Dokumen flow pembelian barang yang lama Dokumen flow pembelian barang yang baru

3.2 Dokumen Flow

Dokumen Flow adalah suatu penjabaran singkat mengenai suatu sistem informasi. Dokumen flow mempunyai alur yang jelas dan dokumentasi yang nantinya dapat digunakan sebagai bahan laporan kepada instansi - instansi yang terkait maupun ke lembaga - lembaga terkait yang memerlukan. Prosedur maintenance sistem informasi pembelian barang ini dapat dijabarkan menjadi dua yaitu dokumen flow secara manual dan terkomputerisasi.

3.2.1 Dokumen flow pembelian barang yang lama

X Department Purchase Department Store Department Supplier Start Create Indent 2 Items For Indent 2 Store Remark 2 Item Which 1 Approved by Store Itemindent had Approved by HOD Approve Indent Indent has Approved Create RFQ Requisition For Quotation RFQ RFQ Createinput Suppliers Quotation Quotation Suppliers Quotation Suppliers Rate Negoitation Comparative Of Price Supplier Final Rate Approval Create PO 3 2 Purchase Order 3 RFQ Received Create Quotation Approve by HOD Head Of Department Item Which Approved by Store Itemsindent Appr by HOD End Items For Indent 1 N N N Stock Sumary Available Stock Available Stock Purchase Document Flow Supplier which Approved Purchase Order 1 N Purchase Order 2 Gambar 3.1 Dokumen Flow Pembelian Barang Yang Lama Semua proses pembelian barang ke supplier yang dilakukan atas permintaan departemen manapun dimulai dari indent, indentor akan mengecek barang yang tersedia di gudang Store, baik itu barang yang digunakan sebagai bahan produksi maupun yang non produksi. Setelah di setujui pihak store, indent akan diteruskan ke bagian Purchasing untuk diproses lebih lanjut. Departemen purchase akan mengirim penawaran awal Request For Quotation ke supplier berdasar data pembelian sebelumnya, setelah mendapat quotation dari supplier purchaser akan melakukan negoisasi dengan supplier yang bersangkutan. Kemudian akan ditentukan supplier mana barang tersebut akan di beli. Dan selanjutnya akan dilakukan proses perjanjian pembelian. Barang yang datang dari supplier tidak akan lansung di terima oleh departemen yang indent, malainkan akan diterima di bagian store yang selanjutnya akan dilakukan pengecekan dan penerbitan issue slip oleh store. Dan proses tersebut tidak akan dibahas dalam sistem ini.

3.2.2 Dokumen flow pembelian barang yang baru

X Department Purchase Department Store Department Supplier Create Indent Start Stock Summary MRP Report Store Remark Stock Summary Approve by HOD Head Of Department Approve Indent Create RFQ Requisition For Quotation Indent has Approved RFQ RFQ N RFQ Received Create Quotation Quotation Create input Suppliers Quotation Suppliers Quotation Suppliers Rate Negoitation Comparative Of Price Supplier Final Rate Approval Supplier which Approved Create Purchase Order 3 2 Purchase Order 1 Draft Order PO Approval By HOD N Purchase Order 2 Purchase Order 3 End Indent Slip 2 Indent Slip 1 N Indent Slip 2 RFQ DataBase Quotation DataBase Rate Nego DataBase Indent DataBase Indent DataBase Indent DataBase Final Price DataBase PO DataBase Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian Barang Yang Baru Dijelaskan pada gambar 3.2 bahwa untuk malakukan indent, departemen tersebut bisa mendapatkan informasi dari data persediaan barang di gudang dan dari laporan MRP Material Requirements Planning khusus untuk bahan dasar produksi. Customer Sales Department Production Department Start Order From Customer Order From Customer Create Input Sales Order Approve Sales Order Create Production Schedule Generate MRP MRP Report Primary MRP Report Pegging Sales Order DataBase Sales Order DataBase Production DataBase BOM Master Item End

3.2.3 Dokumen flow MRP