3.2 Dokumen Flow
Dokumen Flow adalah suatu penjabaran singkat mengenai suatu sistem
informasi. Dokumen flow mempunyai alur yang jelas dan dokumentasi yang nantinya dapat digunakan sebagai bahan laporan kepada instansi - instansi yang
terkait maupun ke lembaga - lembaga terkait yang memerlukan. Prosedur maintenance sistem informasi pembelian barang ini dapat
dijabarkan menjadi dua yaitu dokumen flow secara manual dan terkomputerisasi.
3.2.1 Dokumen flow pembelian barang yang lama
X Department Purchase Department
Store Department Supplier
Start
Create Indent 2
Items For Indent 2 Store Remark
2 Item Which 1
Approved by Store Itemindent had
Approved by HOD Approve Indent
Indent has Approved
Create RFQ Requisition For Quotation
RFQ RFQ
Createinput Suppliers Quotation
Quotation Suppliers
Quotation Suppliers Rate
Negoitation Comparative Of
Price Supplier Final Rate
Approval
Create PO 3
2 Purchase Order 3
RFQ Received Create Quotation
Approve by HOD Head Of Department
Item Which Approved by Store
Itemsindent Appr by HOD
End Items For Indent 1
N N
N Stock
Sumary Available Stock
Available Stock
Purchase Document Flow
Supplier which Approved
Purchase Order 1 N
Purchase Order 2
Gambar 3.1 Dokumen Flow Pembelian Barang Yang Lama
Semua proses pembelian barang ke supplier yang dilakukan atas permintaan departemen manapun dimulai dari indent, indentor akan mengecek
barang yang tersedia di gudang Store, baik itu barang yang digunakan sebagai bahan produksi maupun yang non produksi.
Setelah di setujui pihak store, indent akan diteruskan ke bagian Purchasing
untuk diproses lebih lanjut. Departemen purchase akan mengirim penawaran awal Request For Quotation ke supplier berdasar data pembelian
sebelumnya, setelah mendapat quotation dari supplier purchaser akan melakukan negoisasi dengan supplier yang bersangkutan. Kemudian akan ditentukan supplier
mana barang tersebut akan di beli. Dan selanjutnya akan dilakukan proses perjanjian pembelian.
Barang yang datang dari supplier tidak akan lansung di terima oleh departemen yang indent, malainkan akan diterima di bagian store yang
selanjutnya akan dilakukan pengecekan dan penerbitan issue slip oleh store. Dan proses tersebut tidak akan dibahas dalam sistem ini.
3.2.2 Dokumen flow pembelian barang yang baru
X Department Purchase Department
Store Department Supplier
Create Indent
Start
Stock Summary
MRP Report
Store Remark Stock
Summary
Approve by HOD Head Of
Department Approve Indent
Create RFQ Requisition For
Quotation Indent has
Approved
RFQ RFQ
N RFQ
Received Create Quotation
Quotation Create input
Suppliers Quotation
Suppliers Quotation
Suppliers Rate Negoitation
Comparative Of Price
Supplier Final Rate Approval
Supplier which Approved
Create Purchase Order
3 2
Purchase Order 1 Draft Order
PO Approval By
HOD N
Purchase Order 2 Purchase Order 3
End Indent Slip 2
Indent Slip 1
N
Indent Slip 2
RFQ DataBase
Quotation DataBase
Rate Nego
DataBase Indent
DataBase Indent
DataBase
Indent DataBase
Final Price
DataBase
PO DataBase
Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian Barang Yang Baru
Dijelaskan pada gambar 3.2 bahwa untuk malakukan indent, departemen tersebut bisa mendapatkan informasi dari data persediaan barang di
gudang dan dari laporan MRP Material Requirements Planning khusus untuk bahan dasar produksi.
Customer Sales Department
Production Department
Start Order From
Customer Order From
Customer
Create Input Sales Order
Approve Sales Order
Create Production Schedule
Generate MRP
MRP Report Primary
MRP Report Pegging
Sales Order
DataBase Sales
Order DataBase
Production DataBase
BOM Master
Item
End
3.2.3 Dokumen flow MRP
Kategori