Penentuan tajuk subjek disebut juga dengan pengindeksan yang menghasilkan deskripsi indeks Index Description yang merupakan deskripsi
ringkas mengenai isi dokumen, oleh karena itu semua tahap dalam pengindeksan subjek dipengaruhi oleh analisis subjek.
Dalam pengindeksan dokumen, yang mengindeks harus mengetahui apa dokumen tersebut baik secara umum ataupun khusus. Oleh sebab itu pengindeks
harus memiliki pengetahuan mengenai sifat, struktur dan hubungan yang terdapat diantara bidang-bidang pengetahuan.
2.2 Fungsi dan Tujuan Tajuk Subjek
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan sebelumnya, maka tajuk subjek diperlukan dengan alasan Suwarno, 2007: 52 berikut :
a. Adanya proses temu kembali informasi
Artinya seorang pengindeks harus dapat memperkirakan kebutuhan informasi para pengguna. Hal ini terdapat pada tahap analisis
subjek dimana pengindeks harus selalu bertanya bagaimanakah dokumen yang diharapkan pengguna dapat ditemukan kembali.
b. Karena adanya kebutuhan informasi bagi pengguna perpustakaan
Apabila dokumen yang relevan dengan suatu permintaan dapat diketahui eksistensinya di perpustakaan, maka hal ini ada
kecocokan Match antara informasi yang ditemukan, dengan kata lain informasi yang terdapat dalam dokumen dalam batas-batas
tertentu cocok dengan informasi yang dikehendaki. Kecocokan inilah yang merupakan inti dari penemuan kembali informasi.
c. Banyaknya koleksi bahan pustaka di perpustakaan, sehingga
pengguna mudah menentukan informasi yang bagaimana sesuai dengan kebutuhan. Bagaimanapun besarnya dokumen,
perpustakaan tidak akan ada artinya jika dokumen yang relevan tidak dapat diketahui tempatnya bila diperlukan, oleh karena itu
perpustakaan perlu membangun katalog yang merupakan suatu sistem penemuan kembali informasi Information Retrieval
System.
d. Menyusun atau menyimpan di rak mempermudah petugas pada
khususnya dan mempermudah pengguna mengakses langsung informasi yang terdapat pada bahan pustaka.
e. Informasi langsung dapat dipecah-pecah menjadi kategori yang
relatif tidak banyak.
Universitas Sumatera Utara
f. Informasi dapat digolongkan berdasarkan kelas ilmu pengetahuan
menjadi seri kategori yang disusun secara logis.
Seperti telah diketahui bahwa perpustakaan membeli buku untuk kepentingan penggunanya. Katalog perpustakaan mencatat data mengenai buku
itu sehingga pembaca dapat menemukannya dengan cepat. Karena itu harus mencatat data yang lengkap mengenai buku yang ada di perpustakaan.
Sejalan dengan fungsi tersebut di atas, maka tujuan pembuatan katalog perpustakaan sebagaimana dikemukakan oleh pustakawan C.A. Cutter pada tahun,
1876 yang diangkat oleh Needham, 1971 sebagai berikut: a.
Memberikan kemudahan kepada seseorang untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul, atau
subjeknya secara cepat, tepat, dan akurat.
b. Menunjukakan bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu
perpustakaan oleh pengarang tertentu berdasarkan subjek tertentu atau subjek-subjek yang berhubungan dan jenis atau bentuk
literatur tertentu.
c. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasarkan edisi dan
karakternya sastra atau berdasarkan topik.
2.3 Prinsip-Prinsip dasar