2.7 Alur Penerimaan Barang di Gudang
Supplier
GUDANG
PRODUKSI
Surat Jalan P.O.P.R
CoA
OK? Bukti
Penerimaan Barang
Gudang Penyimpanan
Finance
REKANAN
Karantina
Ya Dikembalikan
ke Rekanan
TidakDitolak
PPIC QC
Priyambodo, 2007
2.8 Manajemen Pergudangan
Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain: 1. Mengatur orang atau petugas SDM.
2. Mengatur penerimaan barang. 3. Mengatur penataan atau penyimpanan barang.
4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang Priyambodo, 2007. Adapun sasaran pengelolaan gudang manajemen pergudangan adalah:
1. Fasilitas a. Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas
perlengkapanperalatan yang dibutuhkan dalam gudang. b. Pemakaian ruang seefektif mungkin.
Universitas Sumatera Utara
c. Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua fasilitas gudang.
d. Fleksibilitas terhadap perubahan. 2. Tenaga Kerja
a. Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin. b. Mengurangi risiko kecelakaan.
c. Memungkinkan pengawasan yang baik. 3. Barang
a. Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi kualitasnya.
b. Menghindari terjadinya kehilangan barang. c. Mengatur letak agar hemat tempat atau ruang.
d. Pengaturan aliran keluar masuknya barang Priyambodo, 2007.
2.8.1 Manajemen Inventaris
Inventaris merupakan bagian penting dari modal kerja suatu perusahaan, dan dilaporkan kepada petugas pencatat persediaan barang dalam laporan tahunan.
Kegiatan yang paling banyak berhubungan dengan manajemen bahan ialah rencana produksi dan pengawasan inventaris Lachman, 2008.
Inventaris diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Bahan-bahan. Merupakan bahan kimia seperti bahan berkhasiat, bahan
pengencer, dan bahan tambahan yang diperlukan untuk pengolahan bahan setengah jadi atau komponen-komponen dari produk jadi. Termasuk dalam
kategori ini dan paling baik bila diperlihatkan secara terpisah ialah
Universitas Sumatera Utara
2. Komponen-komponen. Merupakan bagian-bagian atau sub bagian yang
diperlukan untuk pembuatan terakhir dari produk jadi tablet-tablet yang sudah jadi dan menunggu untuk dikemas.
3. Pekerjaan dalam proses. Meliputi bahan-bahan dan komponen-komponen
pada waktu sedang dalam proses pembuatan.
4. Barang-barang jadi. Adalah barang-barang yang dapat dijual, sampel,
atau barang-barang promosi lain yang diinventarisasikan sambil menunggu pesanan langganan atau dibuat untuk langganan-langganan
khusus Lachman, 2008.
2.8.2 Manajemen Bahan Pengemas
Pengadaan, penanganan dan pengawasan bahan pengemas primer dan bahan pengemas cetak, serta bahan cetak lain hendaklah diberi perhatian yang
sama seperti terhadap bahan awal BPOM, 2006. Perhatian khusus hendaklah diberikan kepada bahan cetak. Bahan cetak
tersebut hendaklah disimpan dengan kondisi keamanan yang memadai dan orang yang tidak berkepentingan dilarang masuk. Label dan bahan cetak hendaklah
disimpan dan diangkut dalam wadah tertutup untuk menghindarkan campur baur. Bahan pengemas hendaklah diserahkan kepada orang yang berhak sesuai prosedur
tertulis yang disetujui BPOM, 2006. Tiap penerimaan atau tiap bets bahan pengemas primer hendaklah diberi
nomor atau penandaan yang menunjukkan identitasnya BPOM, 2006.
Universitas Sumatera Utara
Bahan pengemas primer, bahan pengemas cetak atau bahan cetak lain yang tidak digunakan lagi hendaklah dimusnahkan dan pemusnahannya dicatat
BPOM, 2006. Untuk menghindari campur baur, hanya satu jenis bahan pengemas cetak
atau bahan cetak tertentu saja yang diperbolehkan diletakkan di tempat kodifikasi pada saat yang sama. Hendaklah ada sekat pemisah yang memadai antar tempat
kodifikasi tersebut BPOM, 2006. Bahan yang akan dimusnahkan hendaklah ditempatkan di area terpisah,
diberi label ‘ditolak’ dan dikeluarkan dari sistem persediaan. Tindakan ini untuk menghindari kesalahan dalam pengambilan bahan pengemas BPOM, 2009.
Sistem persediaan dapat dibuat secara manual atau elektronik yang mencakup antara lain:
1. Nomor kode dan nama bahan atau produk. 2. Tanggal penerimaan dan pengeluaran atau penyerahan.
3. Jumlah penerimaan atau penyerahan dan sisa persediaan. 4. Nomor betslot.
5. Nama pemasok. 6. Tanggal kadaluarsa.
7. Status bahan karantina, diluluskan atau ditolak BPOM, 2009.
2.9 Administrasi Gudang
Administrasi gudang diperlukan untuk mempermudah pengawasan dan pengendalian perbekalan farmasi yang meliputi:
1. Buku Induk.
2. Kartu Stok.
Universitas Sumatera Utara
3. Buku Harian Penerimaan Barang. 4. Buku Harian Pengeluaran Barang.
5. Surat Bukti Barang Masuk SBBM. 6. Surat Bukti Barang Keluar SBBK Badan Nasional Penanggulangan
Bencana, 2009.
2.10 Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut: 1. Penerimaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini
dilakukan: a. Pendataan jumlah dan mutu material dan peralatan harus sesuai
dengan ketentuan yang berlaku. b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat
dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan. 2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan material dan peralatan yang
diterima: a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian. c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimia dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
Universitas Sumatera Utara
e. Aman dari kebakaran. f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3. Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan material dan peralatan
agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk digunakan secara efektif, efisien dan dapat diterapkan, melalui prinsip material dan peralatan disusun
di atas pallet secara rapi dan teratur, sesuai dengan ketentuan. 4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran material dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada
yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini
dilakukan berdasarkan permintaan sesuai kebutuhan. 5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya material dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan
dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat, dan akurat serta dapat diterapkan.
6. Penghapusan a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan material dan
peralatan dalam rangka pembebasan milikkekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1 Penghapusan merupakan bentuk pertanggungjawaban administrasi petugas terhadap material dan peralatan yang dikelola, yang sudah
ditetapkan untuk dihapuskandimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2 Menghindari pembiayaan biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan, dan lain-lain atau barang yang sudah tidak layak untuk
dipelihara. 3 Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.
c. Kegiatan penghapusan adalah sebagai berikut: 1 Membuat daftar material dan peralatan yang akan dihapuskan
beserta alasan-alasannya. 2 Pisahkan material dan peralatan yang kadaluarsarusak pada tempat
tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan. 3 Melaporkan kepada atasan mengenai material dan peralatan yang
akan dihapuskan. 4 Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan material dan
peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang. 5 Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan material
dan peralatan yang akan dihapuskan. 6 Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang
berwenang. 7 Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada
keputusan dari pejabat yang berwenang Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009.
Universitas Sumatera Utara
2.11 Pengelolaan Stok
Kategori