Analisis Sistem Perpustakaan Sekretariat Dewan Pewakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Kuningan

ANALISIS SI

DEWAN PE

Prog

JUR

FAKULT

UNIVE

SISTEM PERPUSTAKAAN SEKRET

PERWAKILAN RAKYAT DAERAH (

KABUPATEN KUNINGAN

KERJA PRAKTEK Diajukan untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek

ogram Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

ASEP KUNAEPPRIATNA,

10106201

URUSAN TEKNIK INFORMATIKA

PROGRAM STRATA-I

LTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUT

IVERSITAS KOMPUTER INDONESI

2010

ETARIAT

H (DPRD)

UTER

SIA

i

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, terucap syukur kepada Allah SWT atas petunjuk, rahmat serta izin-Nya sehingga laporan hasil kerja praktek ini dapat diselesaikan.

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan matakuliah Kerja Praktek pada Jurusan Teknik Informatika di Universitas Komputer Indonesia. Judul laporan ini adalah “ANALISIS SISTEM PERPUSTAKAAN SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH (DPRD) KABUPATEN KUNINGAN

”.

Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. SEKWAN DPRD Tk.II Kabupaten Kuningan atas izin kerja praktek yang diberikan.

2. Kepala Bagian Umum DPRD Tk.II Kabupaten Kuningan. 3. Kepala Bidang Persidangan DPRD Tk.II Kabupaten Kuningan.

4. Kepala Sub Bagian Rapat dan Persidangan DPRD Tk.II Kabupaten Kuningan.

5. Karyawan-karyawan di Sekretariat DPRD Tk.II Kabupaten Kuningan yang telah banyak membantu dan memberikan pengarahan.

6. Rekan-rekan kerja praktek,

7. Bapak Galih Hermawan, S.Kom. sebagai dosen wali sekaligus pembimbing dalam penyelesaian laporan kerja praktek ini.

9. Rekan-rekan mahasiswa Universitas Komputer Indonesia yang selalu memberi semangat belajar.

Penulis sangat menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak. Terima kasih.

Bandung, Januari 2010

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR SIMBOL ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 3

1.3.1 Maksud ... 3

1.3.2 Tujuan ... 3

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Metodologi Penelitian ... 4

1.6 Sitematika Pelaporan Kerja Praktek ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6

2.1 Profil Tempat Kerja Praktek ... 6

1.1.1 Sejarah Instansi ... 6

2.1.1 Logo Instansi ... 7

2.1.1.1 Makna Umum Lambang Daerah Kabupaten Kuningan ... 8

2.1.1.2 Arti Unsur-Unsur Lambang Daerah ... 8

2.1.1.3 Arti Warna ... 9

2.1.2 Badan Hukum Instansi ... 10

2.1.3 Struktur Organisasi dan Job Description ... 10

2.2 Landasan Teori ... 14

2.2.1 Sistem ... 14

2.2.2 Informasi ... 14

2.2.3 Data ... 15

2.2.4 Basis Data ... 15

2.2.5 MySQL ... 16

2.2.6 Delphi ... 18

2.2.7.1 Entity ... 19

2.2.7.2 Atribut ... 19

2.2.7.3 Hubungan / Relasi ... 19

2.2.7.3.1 Satu ke satu (One to one) ... 20

2.2.7.3.2 Satu ke banyak (One to many) ... 20

2.2.7.3.3 Banyak ke banyak (Many to many) ... 21

2.2.8 Diagram Konteks ... 21

2.2.9 Diagram Aliran Data (DAD) ... 21

2.2.10 Data Flow Diagram (DFD) ... 22

2.2.11 Flowmap ... 22

BAB III PEMBAHASAN ... 24

3.1 Kegiatan Kerja Praktek ... 24

3.2 Analisis sistem ... 24

3.2.1 Analisis Permasalahan ... 24

3.2.2 Analisis Sistem Berjalan ... 25

3.2.3 Prosedur yang terlibat ... 26

3.2.3.1 Prosedur pendaftaran anggota ... 26

3.2.3.2 Prosedur pengadaan buku baru ... 27

3.2.3.3 Prosedur Peminjaman Buku ... 28

3.2.3.4 Prosedur Pengembalian Buku ... 29

3.2.4 Aliran Informasi ... 30

3.2.4.1 Dokumen yang dibutuhkan ... 30

3.2.4.2 Informasi yang dihasilkan ... 31

3.2.5 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 31

3.2.5.1 Analisis pengkodean ... 31

3.2.5.2 Analisis User ... 33

3.2.5.3 Analisis Perangkat lunak ... 34

3.2.5.4 Analisis Perangkat Keras ... 34

3.2.5.5 Analisis Basis Data (Database) ... 35

3.2.6 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 36

3.2.6.1 Diagram Konteks ... 36

3.2.6.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 37

3.2.6.3 DFD Level 0 Pengolahan Data ... 38

3.2.6.1 DFD Level 1 Proses Login ... 39

3.2.6.4 DFD Level 1 Pengolahan Data Admin ... 39

3.2.6.6 DFD Level 1 Pengolahan Data Transaksi ... 40

3.2.6.7 DFD Level 1 dari Proses 3 Pengelolaan Data Anggota ... 41

3.2.6.8 DFD Level 2 Pengelolaan Data Buku ... 41

3.2.6.9 Spesifikasi Proses ... 41

3.2.6.10 kamus Data ... 41

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 41

4.1 Kesimpulan ... 41

4.2 Saran ... 41

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Penggunaan komputer saat ini tidak hanya terdapat pada instansi-instansi besar yang bergerak di bidang IT tetapi juga instansi pemerintah. Tidak dapat dipungkiri, bahwa sistem komputerisasi dapat mengolah data dengan cepat dan akurat dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan..

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sebagai lembaga legistlatif yang dimana kegiatan utamanya menghimpun aspirasi rakyat dan dimana tempat dibuatnya peraturan dan perundangan di daerah tersebut berdiri. Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD, dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

Berbagai perlengkapan dewan dari perundangan, peraturan daerah sampai peraturan pusat terdapat di DPRD ini. Salah satu fasilitas yang mungkin harus dimiliki oleh DPRD sebagai penunjang bagi para dewan rakyat sebagai referensi adalah perpustakaan. Dengan adanya perpustakaan ini para dewan wakil rakyat dapat mencari referensi guna pembuatan perundangan baik Raperda (Rancangan Peratuaran Daerah) dsb. Dengan banyak buku yang digunakan sebagai sumber, dari buku hukun, peraturan daerah, peraturan pemerintah, dll.

Perpustakaan memiliki peranan penting sebagai salah satu sarana penunjang penyedia informasi yang dibutuhkan oleh sekretariat DPRD. Namun

saat ini, Pengolahan data perpustakaan masih dikerjakan secara manual. Seperti pada proses peminjaman dan pengembalian, staf admin masih menggunakan berkas dalam pendokumentasiannya sehingga pengolahan data menjadi tidak terstruktur dengan baik. Hal ini mengakibatkan sumber daya manusianya pun sulit untuk memperoleh informasi secara cepat dan efektif.

Kebutuhan akan fitur pengolahan system perpustakaan merupakan hal yang penting dimana pada pengolahan system perpustakaan di antaranya proses penambahan buku, proses peminjaman, proses pengembalian akan lebih efisien dan terorganisir. Selain itu proses pelaporan akan lebih mudah dilakukan apa bil;a tertanam dalam aplikasi tersebut. Proses pencarian catalog dapat memudahkan dalam pencarian informasi buku yang terdapat di perpustakaan.

Dari penjabaran diatas penulis sangat tertarik untuk analisis dan merancang sistem perpustakaan dengan judul “ ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERPUSTAKAAN SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH (DPRD) KABUPATEN KUNINGAN ”.

1.2 Perumusan Masalah

Terkait permasalahan yang terdapat pada latar belakang di atas, ditarik rumusan masalah berupa :

1. Seberapa perlunya perancangan aplikasi perpustakaan Sekretariat dewan di dewan perwakilan rakyat daerah (DPRD) kabupaten kuningan?

2. Bagaimana penggunaan pada sistem perpustakaan berbasis komputerisasi di DPRD kabupaten Kuningan dapat dijalankan untuk mempermudah pekerjaan

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud

Adapun maksud dari kerja praktek ini adalah menganalisis dan merancang sistem perpustakaan di sekreariat DPRD kabupaten Kuningan sebagai sebagai system perpustakaan yang berbasis komputerisasi..

1.3.2 Tujuan

Tujuan dari kerja praktek ini adalah :

1. Dapat membantu dalam pencapaian tujuan pokok instansi untuk meningkatkan sumber daya manusia khususnya di Sekretariat DPRD Kabupaten Kuningan.

2. Dapat membantu dalam pengelolaan data perpustakaan.

3. Dapat membatu dalam proses pencarian buku-buku atau sumber yang diperlukan dalam menjalan kan aktifitas di lingkungan DPRD Kabupten kuningan.

4. Memberikan kemudahan dalam proses laporan perpustakaan. 1.4 Batasan Masalah

Permasalahan yang akan dibahas mencakup beberapa hal yang dibatasi dalam ruang lingkup sebagai berikut :

1. Perangkat lunak yang akan dibangun merupakan software sistem perpustakaan yang berbasis stand alone.

2. Perangkat lunak ini tidak terhubung pada jaringan internet sehingga pengolahan data dan informasi hanya dapat dilakukan oleh pihak intern instansi.

3. Tools yang digunakan untuk merancang sistem perpustakaan ini adalah Delphi sebagai sebuah bahasa pemrograman dan lingkungan pengembangan perangkat lunak. serta MySQL sebagai program aplikasi untuk membangun database-nya.

4. Metode aliran data yang akan digunakan adalah metode terstruktur, yang terdiri dari Data Flow Diagram (DFD) dalam menggambarkan model fungsional dan Entity-Relationship Diagram (ERD) untuk menggambarkan model datanya.

1.5 Metodologi Penelitian

Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah observasi, wawancara dan studi literatur.

1. Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah observasi dan wawancara. Observasi dilakukan dengan melihat langsung keadaan perpustakaan

2. Wawancara dilakukan terhadap pembimbing kerja praktek dan juga kebeberapa staff yang

3. Untuk mendukung penulisan laporan ini, dilakukan juga studi literatur, yaitu mempelajari buku-buku dan artikel yang berkaitan dengan jaringan telekomunikasi wireless dan proses drivetest. Studi literatur ini dilakukan tidak hanya pada masa kerja praktek, tapi juga pada masa pembuatan laporan.

1.6 Sitematika Pelaporan Kerja Praktek

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang Masalah, Perumusan Masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian, dan sistematika pelaporan kerja praktek,

BAB II TINJUAN PUSTAKA

Pada bab ini menjabarkan profil tempat kerja praktek secara singkat mengenai sejarah instansi logo instansi, badan hukum instansi, Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari uraian laporan kerja praktek, analisis dan perancangan aplikasi perpustakaan sekeretariat DPRD kabupaten Kuningan.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan selama melakukan kerja praktek di instansi serta saran yang mungkin berguna bagi para pembaca berhubungan dengan hasil kerja praktek yang dibuat.

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Profil Tempat Kerja Praktek 1.1.1 Sejarah Instansi

Keadipatian Kuningan yang berdiri tanggal 1 September 1498 adalah cikal-bakal Kabupaten Kuningan. Pada tahun 1498 di Kuningan belum ada bentuk dan sistem pemerintahan kabupaten.

Tahun 1819 – ketika Hindia Belanda diperintah oleh komisaris Jenderal (1816-1830) – di Keresidenan Cirebon terjadi lagi reorganisasi pemerintahan. Peraturan Nomor 23 Tahun 1819 (Staatsblad 1819) menetapkan Keresidenan Cirebon terdiri atas lima kabupaten, yaitu Cirebon, Maja, Bengawan Wetan, Kuningan, dan Galuh. Tiap kabupaten memiliki batas daeah yang jelas. Waktu itu batas wilayah Kabupaten Kuningan adalah sebagai beerikut. Batas sebelah utara adalah muara Sungai Cisadane dan Sungai Cilosari ke hulu Sungai Cisadane sampai Desa Susukan terus ke hulu Sungai Cilengkrang (Cisande) dan ke barat sampai puncak Gunung Ciremai. Batas sebelah timur adalah dari titik hilir Sungai Cijolang ke utara sampai ke pertemuan Sungai Cilosari (Cisanggarung) dengan Sungai Cisande. Batas sebelah selatan adalah aliran Sungai Cijolang sampai ke batas daerah KabupatenCilacap. Batas sebelah barat adalah dari puncak Gunung Ciremai ke arah selatan sampai ke Sungai Cijolang. Dengan mengacu pada Peraturan Nomor 23 tahun 1819 pemerintahan kabupaten mulia di bentuk.

Pada zaman Jepang, sistem pemerintahan daerah pada waktu itu semula tidak terdapat dewan-dewan. Namun sejak bulan September 1943 terjadi perubahan dalam sistem pemerintahan Bala Tentara Jepang, yaitu dgn dibentuknya dewan-dewan baik di pusat maupun di daerah yg menjalankan fungsi sebagai Badan Penasehat. Pada pemerintahan pusat, badan tersebut bernama

Tyuuoo Sangi-in dan di daerah disebut Sangi-in. Selanjutnya, dibentuk pula

Komite Nasional Daerah yang kedudukannya diatur dengan Undang-Undang No.1 Tahun 1945 tentang Pembentukan Pemerintahan Nasional Daerah. Menurut UU No.1 pasal 2, ditetapkan Komite Nasional Daerah menjadi Badan Perwakilan Rakyat Daerah, yang bersama-sama & dipimpin oleh Kepala daerah menyelenggarakan pekerjaan mengatur rumah tangga daerahnya. dalam pelaksanaannya, selain itu salah satu pertimbangan ialah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pemerintahan Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Jawa Barat (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 1950)

2.1.1 Logo Instansi

DPRD kabupaten Kuningan memiliki logo yang sama dengan lambang daerah kabupaten Kuningan .

2.1.1.1 Makna Umum Lambang Daerah Kabupaten Kuningan

Dengan modal semangat dinamis, konstruktif, sportif, semangat menegakkan keadilan, melenyapkan kebathilan sanggup berjuang membangun dan bertaqwa kepada Allah SWT untuk mewujudkan masyarakat adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945 dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia.

2.1.1.2 Arti Unsur-Unsur Lambang Daerah a. Dasar

Perisai berbentuk lambang Negara Kesatuan Republik Indonesia berarti tenang, penegak keamanan Pancasila dan UUD 1945 serta lambang keadaan yang selalu aman, tenteram dan sejahtera.

b. Kuda Jantan

Melambangkan sifat masyarakat kuningan yang dinamis, konstruktif, kretif, sportif, semangat menegakan keadilan dan melenyapkan kebathilan. Dalam sejarah perjuangan leluhur Kuningan dan masa gerilya dalam Kabupaten Kuningan, kuda digunakan sarana angkutan dan juga digunakan sebagai alat perjuangan, serta terkenal dengan Leutik-leutik kuda Kuningan (Kecil-kecil kuda Kuningan).

c. Gunung Ciremai

Menunjukan Kuningan berada di kaki gunung Ciremai, gunung tertinggi di Jawa Barat dengan tanahnya yang subur, udaranya sejuk dan nyaman, cocok untuk daerah wisata.

d. Air Sungai Lima Gelombang

Air sungai melambangkan bahwa Kabupaten Kuningan memiliki lima sungai yang besar, yaitu Cisanggarung, Cijolang, Cisande, Cijangkelok dan sungai Citaal.

e. Bokor Kuning

Melambangkan sejarah lahirnya Sang Adipati Kuningan yang kemudian menjadi kepala pemerintahan pertama di Kuningan pada tanggal 1 April 1498. Bokor Kuning diartikan juga sebagai lambang lahirnya Pemerintah Kabupaten Kuningan pada tanggal 1 September 1498.

f. Padi

Melambangkan kesuburan di bidang pangan. g. Kapas

Melambangkan kesuburan di bidang sandang.

2.1.1.3 Arti Warna

a. Hijau : Kemakmuran, kesejukan, ketenangan dan harapan (optimis)

b. Putih : Kesucian, kebersihan, kejujuran, keadilan dan kewibawaan

c. Hitam : Tegak, kuat, kebenaran, ampuh dan teguh

d. Biru : Kesetiaan, ketaatan, kepatuhan, kebesaran jiwa, berpandangan luas, perasaan halus, rendah hati dan berjiwa besar

e. Kuning Emas : Kesejahteraan, keagamaan, keagungan, keluhuran dan keluhungan

2.1.2 Badan Hukum Instansi

DPRD merupakan lembaga Perwakilan Rakyat Daerah yang berkedudukan sebagai lembaga Pemerintah Daerah.DPRD sebagai unsur lembaga Pemerintah daerah memilki tanggung jawab yang sama dengan Pemerintah Daerah dalam membentuk Peraturan Daerah untuk kesejahteraan rakyat.. Sebagai sebuah instansi pemerintahan, DPRD Kuningan tidak memiliki badan hukum seperti halnya perusahaan swasta atau instansi non-pemerintah.

2.1.3 Struktur Organisasi dan Job Description

Susunan organisasi Sekeretariat DPRD kabupaten Kuningan menurut Perda Nomor 10 tahun 2008 Bab III tentang kedudukan, tugas pokok, fungsi dan susunan organisasi, pasal 6 adalah sebagai berikut :

Gambar II.2 Bagan Susunan Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Kuningan

Adapun penjelasan tugas masing-masing bagian dalam susunan organisasi secretariat DPRD Kuningan adalah sebagai berikut:

1. Sekretaris Dewan.

Tugasnya adalah memberikan pelayanan untuk kelancaran kegiatan DPRD mempersiapkan persidangan, menyiapkan produk perundang-undangan, kegiatan kehumasan, pelayanan umum untuk kelancaran kegiatan DPRD dan melaksanakan kegiatan Administrasi dan keuangan.

2. Kepala Bagian Umum. Tugasnya adalah.

Kepala Bagian Umum membawahi dua sub bidang, yaitu:

a. Sub Bagian Tata Usaha, bertugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada sub Bagian Tata Usaha yaitu: menerima, meneliti, mencatat, mengarahkan serta mengendalikan surat masuk DPRD dan Sekwan,Pengetikan, penomoran, pencatatan surat keluar DPRD dan Sekwan, rekapitulasi surat masuk DPRD, rekapitulasi surat masuk Sekwan, Rekapitulasi surat keluar DPRD, rekapitulasi surat keluar Sekwan, pendistribusian surat-surat pada pihak-pihak yang berkepentingan dengan menggunakan ekspedisi surat, membuat serta menyampaikan surat undangan dan melakukan pengecekan kehadiran undangan, mendistribusikan bahan-bahan rapat yang dating dari Gubernur, Dinas, Badan dan kantor kepada Pimpinan dan Anggota DPRD, mengurus ATK yang dibutuhkan pada bagian umum, melaksanakan tugas lainnya dibidang Tata Usaha yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum b. Sub Bagian keuangan, tugas pokok membantu Sekretariat DPRD

dalam menyiapkan penyusunan anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD, mengurus dan menata-usaha keuangan serta menyiapkan laporan pertanggungjawabkan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD.

c. Sub Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga, tugasnya. pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Perlengkapan dan Rumah Tangga

3. Kepala Bagian Persidangan.

Tugasnya memimpin, Mempunyai tugas dan pokok membantu Sekretariat DPRD dalam menyiapkan kegiatan rapat-rapat, seperti materi rapat, risalah rapat/kesimpulan rapat, pidato Pimpinan rapat, produk-produk hukum, koordinasi penyelenggara peninjauan / kunjungan kerja / study banding Pimpinan dan Anggota DPRD. Bidang ini membawahi dua sub bidang, yaitu:

a. Sub Bagian Rapat / Persidangan, tugasnya membantu Sekretaris Dewan dalam melaksanakan persiapan penyelenggaraan persidangan, pembuatan risalah, penyajian bahan penyusunan perundang-undangan, membuat jadwal kegiatan rapat, mempersiapkan dan mendistribusikan bahan-bahan rapat, mempersiapkan dan mengurus absensi rapat Anggota DPRD, mempersiapkan daftar hadir tamu dalam setiap rapat, mempersiapkan tim penyusunan bahan dan hasil rapat, mempersiapkan dan mengkoordinasikan terselenggaranya acara-acara rapat, mempersiapkan konsep pidato ketua DPRD pada rapat-rapat baik didalam gedung maupun di luar gedung, membuat kesimpulan dan catatan rapat, melaksanakan tugas lainnya di bidang persidangan dan rapat-rapat yang diberikan oleh Kepala Bagian;

b. Sub Bagian Risalah, Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian Risalah.

4. Kepala Bagian Humas dan Protokoler.

Tugasnya memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Bagian Protokol dan Humas, bidang ini membawahi dua sub bidang, yaitu:

a. Sub Bagian Humas dan Dokumentasi, tugasnya adalah menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan teknis pembinaan pengembangan hubungan masyarakat, menampung aspirasi yang disampaikan masyarakat ke DPRD dan menyalurkan kepada alat kelengkapan

DPRD sesuai sifat dan keperluannya, melakukan penanganan dan pemberitaan kegiatan DPRD, menghimpun, mengelola, mengkaji data dan menyajikan berbagai kegiatan DPRD melalui protokol dan humas, Mengatur penugasan fotografer dan kameramen berdasarkan kegiatan yang ada,menjaga dan memelihara peralatan audio visual Sub Bagian Dokumentasi agar selalu siap untuk digunakan, mengurus masalah periklanan, meliput berita media cetak dan elektronik, menyimpan semua arsip dokumen sebagai bahan untuk dapat dipertanggungjawabkan, membuat kliping, pers DPRD yang diambil dari berita-berita yang tersebut di Koran dan majalah serta mendistribusikan sesuai keperluan, mengumpulkan biodata Anggota DPRD, mengolah, mengkaji data dan menyajikan berbagai kegiatan DPRD melalui dokumentasi, membuat agenda kerja dan kalender setiap akhir tahun, mendata dan melengkapi bahan-bahan bacaan (referensi/literature) yang diperlukan untuk perpustakaan DPRD, melaksanakan tugas lainnya di bidang Humas dan Dokumentasi yang diberikan oleh kepala bagian

b. Sub Bagian Protokol dan Perjalanan, tugasnya yaitu. mengecek dan melaksanakn tugas yang diinstruksikan Pimpinan pada disposisi surat untuk mencantumkan prioritas kerja, mengurus dan mengatur penerimaam tamu-tamu dalam rapat-rapat dewan, memfasilitasi hubungan timbal balik antara DPRD dengan Pemerintah dan Masyarakat, mengatur pelaksanaan acara kegiatan DPRD, mengadakan hubungan kerja sama dengan instansi lain yang bersangkutan dengan kegiatan keprotokolan, mendampingi Pimpinan dan Anggota DPRD dalam melaksanakan kegiatan diluar kantor sesuai petunjuk pimpinan, mengatur persiapan rapat-rapat, pertemuan yang memerlukan pelayanan bersifat keprotokolan, membuat buku panduan protap (prosedur tetap) bagi kelancaran pelaksanaan tugas protocol, melaksanakan tugas lainnya di bidang protokol yang diberikan oleh kepala bagian

2.2 Landasan Teori 2.2.1 Sistem

Sistem menurut Jogianto (1990) dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Fathansyah (2002), sistem adalah :

“..sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi/tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses / pekerjaan tertentu”.

Dapat dimisalkan sebuah komputer merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem tersebut dapat terdiri dari komponen-komponen yang lebih kecil lagi. Subsistem perangkat keras terdiri dari perangkat masukan, perangkat pemroses, perangkat keluaran, dan perangkat penyimpanan luar. Subsistem-subsistem tersebut saling berhubungan dan berinteraksi membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem dapat tercapai.

2.2.2 Informasi

Menurut Jogianto (1990), informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya. Informasi ini harus menggambarkan kejadian yang nyata sehingga nantinya dapat digunakan untuk mengambil keputusan oleh penerima informasi tersebut.

Informasi diperoleh dari kegiatan pengumpulan data. Setelah terkumpul, data kemudian diolah dan dianalisis serta dipilah-pilah sehingga didapatkan informasi yang berguna dan sesuai dengan kebutuhan. Kualitas dari sebuah

informasi ditentukan oleh tiga hal yaitu keakuratan informasi, ketepatan waktunya (up-to-date), dan relevan dengan keadaan atau kebutuhan.

2.2.3 Data

Data adalah sumber informasi yang bentuknya masih mentah. Menurut Jogianto (1990), data adalah

“kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data dapat diperoleh dalam bentuk simbol-simbol karakter huruf, angka, gambar, suara, sinyal, dan lain sebagainya. Agar dapat digunakan, data harus diolah lebih lanjut. Hasil pengolahan terhadap data ini nantinya dapat menjadi informasi.”

Dalam hubungannya dengan basis data, data item merupakan komponen data terkecil yang memiliki arti. Kumpulan dari data item yang saling berhubungan dan dianggap satu bagian oleh sebuah aplikasi disebut dengan

record.

2.2.4 Basis Data

Pengertian Basis Data menurut Fathansyah (2002) adalah:

“Sekumpulan data persistence yang saling terkait, menggambarkan suatu organisasi (Enterprise)."

Basis data digunakan karena memiliki keuntungan sebagai berikut: a. Mengurangi redundansi

b. Data dapat di-share antar aplikasi c. Dapat dilakukan standardisasi data d. Batasan security dapat diterapkan

e. Mengelola integritas data (akurasinya terjamin)

f. Independensi data (objektif DBS), basis data dapat berkembang tanpa mempengaruhi aplikasi yang telah ada

Secara definitif, basis data merupakan suatu objek terstruktur (Powell, 2006). Objek terstruktur tersebut terdiri atas data dan metadata. Data pada basis data merupakan informasi deskriptif yang benar-benar tersimpan, misalnya ‘Nama’ atau ‘Alamat’. Sedangkan metadata merupakan bagian yang menjelaskan tentang struktur data tersebut dalam basis data, misalnya field untuk ‘Nama’ dan ‘Alamat’, panjang field, atau tipe data untuk masing-masing field.

Untuk menentukan struktur suatu basis data digunakan pemodelan basis data. Pemodelan basis data ada banyak macamnya. Beberapa diantaranya yaitu:

1. File Systems

2. Hierarchical Database Model

3. Network Database Model

4. Relational Database Model

Dari keempat pemodelan basis data di atas, relational database model

merupakan solusi terbaik saat ini untuk menangani proses penyimpanan maupun pengambilan data.

2.2.5 MySQL

Pada awalnya, MySQL merupakan proyek internal sebuah firma asal Swedia, TcXDataKonsult. MySQL kemudian dirilis untuk publik pada tahun 1996. Karena MySQL menjadi sangat populer, pada tahun 2001 firma tersebut mendirikan sebuah perusahaan baru, MySQL AB, yang khusus menawarkan layanan dan produk berbasis MySQL.

Dari awal pembuatannya, para pengembang MySQL menitikberatkan pengembangan MySQL pada sisi performa dan skalabilitasnya. Hasilnya adalah sebuah perangkat lunak yang sangat teroptimasi, walaupun dari sisi fitur memiliki kekurangan dibandingkan solusi basis data kelas enterprise lain. Akan tetapi

MySQL menarik minat banyak pengguna. Saat ini, tercatat lebih dari lima juta basis data MySQL yang terpasang dan aktif di seluruh dunia. Beberapa perusahaan dan instansi penting dunia seperti Yahoo!, Google dan NASA menggunakan

MySQL untuk mengolah basis data mereka.

Ada beberapa kelebihan yang dimiliki MySQL sehingga dapat menarik banyak pengguna. Kelebihan tersebut yaitu:

1. Fleksibilitas.

Saat ini, MySQL telah dioptimasi untuk dua belas platform seperti HP-UX, Linux, Mac OS X, Novell Netware, OpenBSD, Solaris, Microsoft Windows dan lain-lain. MySQL juga menyediakan source code yang dapat diunduh secara gratis, sehingga pengguna dapat mengkompilasi sendiri sesuai platform yang digunakan. Selain itu, MySQL juga dapat dikustomisasi sesuai keinginan penggunanya, misalnya mengganti bahasa yang digunakan pada antarmukanya.

2. Performa.

Sejak rilis pertama, pengembang MySQL fokus kepada performa. Hal ini masih tetap dipertahankan hingga sekarang dengan terus meningkatkan fiturnya.

3. Lisensi.

MySQL menawarkan berbagai pilihan lisensi kepada penggunanya. Lisensi open source yang ditawarkan yaitu lisensi GNU General Public License dan Free/Libre and Open Source Software (FLOSS) License Exception. Selain itu ditawarkan juga lisensi komersil berbayar yang memiliki fasilitas dukungan teknis.

2.2.6 Delphi

Delphi adalah sebuah bahasa pemrograman dan lingkungan pengembangan perangkat lunak. Produk ini dikembangkan oleh CodeGear

sebagai divisi pengembangan perangkat lunak milik Embarcadero, divisi tersebut sebelumnya adalah milik Borland. Bahasa Delphi, atau dikenal pula sebagai object pascal (pascal dengan dengannnnnnn ekstensi pemrograman berorientasi objek (PBO/OOP)) pada mulanya ditujukan hanya untuk Microsoft Windows, namun saat ini telah mampu digunakan untuk mengembangkan aplikasi untuk

Linux dan Microsoft .NET framework Dengan menggunakan Free Pascal yang merupakan proyek opensource, bahasa ini dapat pula digunakan untuk membuat program yang berjalan di sistem operasi Mac OS X dan Windows CE

Pada tanggal 8 Februari 2006, Borland mengumumkan akan melepas seluruh jajaran produk pengembangan aplikasi komputernya termasuk di antaranya Delphi. Saat ini Delphi menjadi bagian dari jajaran IDE milik

Embarcadero Technologies setelah Embarcadero Technologies mengakuisisi

CodeGear, anak perusahaan Borland yang menangani tool pengembangan aplikasi.

2.2.7 Entity RelationShip Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.

ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :

2.2.7.1 Entity

Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.

Simbol dari entiti adalah sebagai berikut:

Simbol 2.1 Entiti

2.2.7.2 Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

Simbol dari atribut adalah sebagai berikut :

Simbol 2.2 Atribut

2.2.7.3 Hubungan / Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :

Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) :

Simbol dari relasi adalah sebagai berikut :

Simbol 2.3 Hubungan / Relasi

2.2.7.3.1 Satu ke satu (One to one)

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

Simbol satu ke satu

I I

Simbol 2.4 satu ke satu

2.2.7.3.2 Satu ke banyak (One to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

Simbol satu ke banyak :

I N

2.2.7.3.3 Banyak ke banyak (Many to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.

Symbol banyak ke banyak :

N N

Simbol 2.6 banyak ke banyak

2.2.8 Diagram Konteks

Diagram konteks disebut juga model konteks, merupakan tingkat tertinggi dari diagram aliran data, dalam diagram konteks menggambarkan batasan sistem sebagai suatu lingkaran dengan dikelilingi oleh entitasentitas luar/external entity.

2.2.9 Diagram Aliran Data (DAD)

Diagram aliran data merupakan alat Bantu utama yang digunakan oleh sistem analis :

Tabel II.1 Diagram Aliran Data

Symbol Deskripsi

Entitas luar/Terminator

Proses

Aliran Data

Penyimpanan data manual

2.2.10 Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah sebuah alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Data Flow Diagram sering digunakan untuk manggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD ini merupakan kalanjutan dari diagram konteks.

2.2.11 Flowmap

Bagian alir atau flowmap adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagian alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi.

Bagian alir dokumen atau sering disebut juga flowmap merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari aliran formulir termasuk tembusannya.

Berikut simbol-simbol yang biasa digunakan dalam pembuatan bagan alir atau flowmap:

simbol-simbol flowmap

Tabel II.2 Simbol-simbol flowmap

Simbol Arti Simbol Arti

Formulir Disk/DataBase

Tampilan ke

monitor Arsip

Proses Komputer

Komunikasi Jarak jauh

Proses

Manual Pilihan

File konektor antar

24

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Kegiatan Kerja Praktek

Nama Perusahaan : Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kab.Kuningan

Alamat : Jl. RE Martadinata No.517 Ancaran−Kuningan Pelaksanaan : Tanggal 13 Juli − 31 Agustus 2009

Jadwal Praktek : Senin−Jumat Pkl 07.00− 15.00 WIB

3.2 Analisis sistem

Analisis sistem merupakan tahap yang bertujuan untuk memahami sistem, mengetahui kekurangan sistem, dan menentukan kebutuhan sistem perpustakaan. Dengan menganalisis prosedur sistem yang sedang berjalan maka sistem yang sedang berjalan dapat dievaluasi sehingga dapat dibuat satu usulan untuk sistem yang baru dari hasil evaluasi tersebut. Selain itu juga dibahas analisis kebutuhan non-fungsional yang terdiri dari analisis perangkat keras, analisis perangkat lunak dan analisis user.

3.2.1 Analisis Permasalahan

Analisis permasalahan merupakan sebuah asumsi dari permasalahan yang akan diuraikan dalam prosedur-prosedur pengolahan peminjaman dan pengembalian buku di DPRD kab. Kuningan. Analisis permasalahan dari prosedur yang ada, yaitu :

1. Sistem yang digunakan masih bersifat manual sehingga terbukanya peluang manipulasi, kesalahan pencatatan, maupun hilangnya catatan peminjaman.

2. Kurang akuratnya pencatatan data peminjaman buku di perpustakaan. 3. Kurangnya efisien waktu dalam pelayanan peminjaman buku.

3.2.2 Analisis Sistem Berjalan

Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana kerja suatu sistem dan mengetahui masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan landasan usulan perancangan sistem. Tahap analisa ini merupakan tahapan yang sangat penting di dalam merancang suatu sistem. Analisa sistem yang dilakukan untuk memenuhi masalah apa yang sedang dihadapi oleh instansi.

Sistem yang sedang berjalan diartikan sebagai sistem yang sedang dipakai, sedangkan analisa sistem yang sedang berjalan diartikan sebagai cara untuk memahami terlebih dahulu masalah yang dihadapi oleh sistem, seperti mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional dari sistem sehingga dapat diketahui apa saja kebutuhan-kebutuhan pemakai yang belum terpenuhi oleh sistem yang sedang berjalan tersebut.

Tujuan dari analisa sistem untuk menentukan bentuk dari rancangan sistem yang akan diterapkan. Analisa tersebut juga dapat menentukan langkah-langkah perancangan yang akan dibuat sehingga rancangan sistem sesuai dengan kebutuhan pemakai dan sistem mempunyai unjuk kerja yang efisien dan efektif, dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.

Di DPRD kab. Kuningan didalam pengolahan data perpustakaan masih bersifat manual yaitu dalam pengolahan datanya masih menggunakan berkas sehingga menyebabkan terlambatnya informasi mengenai data-data buku yang dibutuhkan, tetapi jika menggunakan sistem perpustakaan yang terkomputerisasi dapat membantu staff perpustakaan dalam mengolah data buku dengan cepat dan akurat.

3.2.3 Prosedur yang terlibat

Prosedur merupakan urutan langkah-langkah atau yang dilakukan dalam sistem yang sedang berjalan. Adapun beberapa prosedur yang terlibat dalam sistem ini adlah sebagai berikut :

1. Prosedur pendaftaran anggota 2. Prosedur pengadaan buku 3. Prosedur peminjaman buku 4. Prosedur pengembalian buku

3.2.3.1 Prosedur pendaftaran anggota

Dalam tahap ini prosedur yang dilakukan :

1. apabila ada calon anggota yang akan mendaftar menjadi anggota, maka petugas perpustakaan akan memberikan form biodata kosong yang harus di isi oleh calon anggota.

2. Calon anggota mengisi form biodata

3. Form biodata yang terisi lengkap diserahkan ke petugas perpustakaan. 4. Petugas perpustakaan melakukan pencetakan kartu anggota dan kartu

5. Kartu anggota diserahkan pada anggota sedangkan kartu peminjam di pegang oleh petugas perpustakaan.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam flow map di bawah ini :

Gambar III.1 flowmap procedure pendaftaran anggota

3.2.3.2 Prosedur pengadaan buku baru

Dalam pengadaan buku baru pada perpustakaan DPRD Kab. Kuningan dilakukan dengan :

1. Supplier menyerahkan form acara serah terima (BAST) buku kepada DPRD Kab. Kuningan.

2. Kepala Bagian Umum menerima form berita acara serah terima (BAST) buku kemudian ditanda tangani dan di cap.

3. Form BAST buku yang telah ditanda tangani dan di cap kemudian di serahkan ke petugas perpustakaan.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada flow map dibawah ini :

Gambar III.2 flowmap prosedur pengadaan buku

3.2.3.3 Prosedur Peminjaman Buku

Dalam prosedur peminjaman buku pada perpustakaan DPRD Kab. Kuningan dilakukan dengan :

1. Anggota menyerahkan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan, kemudian petugas memeriksa kelayakan buku untuk dipinjam. Kemudian apabila status buku layak maka dapat dipinjam. 2. Petugas menyiapkan buku yang akan dipinjam, kartu peminjam dan

kartu anggota kemudian melakukan pengisian pada buku peminjaman anggota. Setelah selesai maka petugas memberikan buku yang akan dipinjam dan kartu anggota kepada anggota.

Gambar III.3 flowmap peminjaman buku

3.2.3.4 Prosedur Pengembalian Buku

Dalam prosedur pengembalian buku pada prpustakaan DPRD Kab. Kuninngan dilakukan dengan :

1. Anggota menyerahkan buku yang akan dikembalikan serta kartu anggota kepada petugas perpustakaan, kemudian petugas memeriksa sesuai atau tidak kondisi buku. Apabila sesuai maka data di kartu peminjaman dan di buku peminjaman di coret.

2. Petugas memberikan kartu anggota kepada anggota, transaksi selesai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada flow map di bawah ini

Gambar III.4 flowmap prosedur pengembalian buku

3.2.4 Aliran Informasi

Aliran sistem informasi adalah siklus dari peredaran data pada sistem informasi sampai dihasilkannya laporan. Aliran Informasi yang terdapat pada sistem pengadaan barang ini digunakan untuk memudahkan proses pelaporan pengadaan barang yang akan dirancang.

3.2.4.1 Dokumen yang dibutuhkan

Tabel III.1 Dokumen yang dibutuhkan

No Nama Fungsi

1 Daftar Buku Untuk mengetahui buku yang tersedia 2 Daftar Anggota Untuk Mengetahui data anggota

3 Daftar Peminjaman Untuk data transaksi peminjaman buku 4 Daftar Pengembalian Untuk data transaksi pengembalian

buku

3.2.4.2 Informasi yang dihasilkan

Tabel III.2 Informasi yang Dihasilkan

No Nama Tujuan Fungsi

1 Info anggota Petugas perpustakaan

Menginformasikan data anggota

2 Informasi Peminjaman Buku Petugas perpustakaan Menginformasikan peminjaman buku

3 Informasi pengembalian buku Petugas perpustakaan Menginformasikan data pengembalian buku

3.2.5 Analisis Kebutuhan Non Fungsional 3.2.5.1 Analisis pengkodean

Kode yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan sekarang menggunakan nomor peminjaman untuk peminjaman dan pengembalian sementara kode buku dan kode anggota sudah ada. Semua pengolahan transaksi peminjaman dan pengembalian buku di DPRD Kab. Kuningan masih menggunakan buku peminjaman sehingga dirasa kurang efektif karena pencatatan datanya masih menggunakan cara manual.

No pinjam

Format : 999999 Menunjukan Nomor Pinjam Contoh : 000123

Dalam menjalankan aplikasi ini bukan hanya no pinjam yang di perlukan. Kode buku dan anggota juga sangat penting. Maka perlu kode buku dan anggota. Format kode yang disarankan adalah sebagai berikut :

1. Kode Buku Format LL 9999

4 digit kedua no urut buku

2 digit pertama nama jenis buku

Contoh : AG 001

AG = Menerangkan Nama Jenis Buku 001 = Menerangkan Nomor Urut Buku 2. Kode Anggota

Format

L 99 99 9999

4 digit keempat kode anggota 2 digit ketiga kode anggota 2 digit kedua kode anggota 1 digit pertama kode anggota

D 07 08 0001

D = Menerangkan Status Anggota 07 = Menerangkan Tanggal Lahir 08 = Menerangkan Bulan Lahir

1961 = Menerangkan Nomor Urut Anggota

Keterangan : D = Dewan P = PNS

3.2.5.2 Analisis User

User atau pengguna yang nantinya akan mengoprasikan sistem informasi merupakan Petugas perpustakaan DPRD Kab. Kuningan, adapun maksud dari analisis ini adalah untuk mengetuhui siapa saja user yang terlibat beserta karakterstiknya sehingga dapat diketahui tingkat pengalaman dan pemahaman user terhadap komputer. Adapun karakteristik user adalah sebagai berikut :

1. Petugas perpustakaan Nama : Dedi

Jabatan : petugas perpustakaan dan bagian persidangan Umur : 36

Pengalaman menggunakan Komputer : 5 Tahun Latar Belakang Pendidikan : S1

Sistem Operasi yang pernah/sering digunakan : Win 98, Win 2000, WinXp

Berdasarkan analisis user ini maka hanya ada satu user yaitu user petugas perpustakaan dimana hak aksesnya adalah sebagai admin.

3.2.5.3 Analisis Perangkat lunak

Pada sistem yang berjalan perangkat lunak yang digunakan Ms.Office dan perangkat Lunak yang dibutuhkan dalam membangun informasi perpustakaan di DPRD Kab. Kuningan adalah Borland Delphi 7.0.

3.2.5.4 Analisis Perangkat Keras

Analisis perangkat keras merupakan proses analisis yang lebih menekankan pada aspek pemanfaatan perangkat keras yang selama ini telah dimiliki. Perpustakaan memiliki 1 komputer. Spesifikasi komputer yang ada di perpustakaan DPRD Kab. Kuningan adalah :

1. Komputer bagian perpustakaan memiliki spesifikasi antara lain : a. Monitor

b. Processor Pentium 4 c. Harddisk 80 GB d. RAM 512 e. DVD-ROM

f. Mouse dan keyboard g. Printer

Dengan perangkat keras yang digunakan untuk pemakai sistem informasi perpustakaan ini secara optimal memerlukan spesifikasi minimum komputer sebagai berikut :

a. Processor dengan kecepatan 1700 Mhz (Pentium III) b. Kapasitas RAM 128 MB

c. Kapasitas Hardisk 20 GB d. Monitor VGA

e. CD-ROM

f. Floppy Disk Drive

g. Mouse, keyboard, dan mouse

Secara keseluruhan spesifikasi komputer yang ada di DPRD Kab. Kuningan telah mencukupi untuk menjalankan sistem yang dibuat.

3.2.5.5 Analisis Basis Data (Database)

Database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan satu dengan lainnya yang direalisasikan dengan relation key yang digambarkan dalam entity Relationship Diagram. Dalammemodelkan data dan menggambarkan hubungan antara data yang ada pada sistem yang sedang berjalan di perpustakaa DPRD Kab. Kuningan digunakan alat bantu yaitu Entity Relationship Diagram (ERD).

Gambar III.5 E-R Diagram

3.2.6 Analisis Kebutuhan Fungsional 3.2.6.1 Diagram Konteks

Diagram Konteks merupakan suatu model yang menjelaskan secara global bagaimana digunakan dan ditransformasikan untuk proses atau yang menggambarkan aliran data kedalam dan keluar sistem.

Berikut adalah gambar diagram konteks yang diusulkan pada Analisis Sistem Perpustakaan pada DPRD Kab. Kuningan :

Gambar III.6 Diagram konteks sistem perpustakaan

3.2.6.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah representasi dari suatu sistem yang menggambarkan bagian-bagian dari sistem tersebut beserta seluruh keterlibatan diantara bagian yang ada. Arus data pada DFD dapat berupa masukan untuk sistem ataupun keluaran yang disampaikan kepada pengguna sistem.

3.2.6.3 DFD Level 0 Pengolahan Data

3.2.6.1 DFD Level 1 Proses Login

Gambar III.8 DFD Level 1 Proses Login

3.2.6.4 DFD Level 1 Pengolahan Data Admin

3.2.6.5 DFD Level 1Pengolahan Data

Gambar III.10 DFD Level 1 Pengolahan Data

3.2.6.6 DFD Level 1 Pengolahan Data Transaksi

3.2.6.7 DFD Level 1 dari Proses 3 Pengelolaan Data Anggota

Gambar III.12 DFD Level 1 Proses 3 Pengelolaan Data Anggota

3.2.6.8 DFD Level 2 Pengelolaan Data Buku

3.2.6.9 Spesifikasi Proses

Dari Penggunaan DFD sebelumnya, dapat diketahui banyaknya aliran data baik arah serta tujuannya. Untuk lebih mengetahui kegunaannya dan hasil keluarannya dapat dilihat pada tabel spesifikasi proses di bawah ini.

Tabel III.3 Spesifikasi Proses

No Proses Keterangan

1

No. Proses 1.0 Nama Proses Login

Sumber Petugas Perpustakaan Input − dt login

Output − login valid (sebagai petugas Perpustakaan)

− Info login invalid Tujuan Petugas Perpustakaan Logika

Proses

Begin

{ Petugas Perpustakaan memasukan data login masing-masing}

If dt login ada then tampil login valid Else tampil info login invalid

End No.Proses 3.1.1

Nama Proses Tambah Data Anggota

Sumber Administrator dan Staff Perpustakaan

Input − nip

− nama

− Tanggal _lahir

2 − Jns_kelamin − jabatan − Tempat_lahir − Tanggal_berlaku − Telepon − Alamat Output Info anggota yang telah ditambah Tujuan Petugas Perpustakaan

Logika Proses

Begin

{ petugas perpustakaan melihat info anggota } If tambah dt_anggota then data anggota akan masuk disimpan dt_anggota ke database

Else batal End

3

No. Proses 3.1.2

Nama Proses Edit Data Anggota Sumber Petugas Perpustakaan

Input − Nip

− Nama − Jns_klmn − Jabatan − Tempat_lahir − Tanggal_lahir − Tanggal_pendaftaran − Tanggal_berlaku − Telepon − Alamat Output Info dt anggota yang telah diubah Tujuan Petugas perpustakaan

Logika Proses

Begin

{petugas perpustakaan melihat info anggota } If dt_anggota ketemu then ubah dt_anggota dan

simpan di database

Else batal ubah dt_anggota End

4

No. Proses 3.1.3

Nama Proses Hapus Data Anggota Sumber Petugas perpustakaan

Input − Nip

− Nama − Jns_klmn − Jabatan − Tempat_lahir − Tanggal_lahir − Tanggal_pendaftaran − Tanggal_berlaku − Alamat − telepon Output Info anggota yang telah dihapus Tujuan Petugas perpustakaan

Logika Proses

Begin

{ petugas perpustakaan melihat info anggota} If dt_anggota yang akan dihapus ketemu then hapus dt_anggota dan simpan dt_anggota setelah dihapus di

database

Else batal End

5

No. Proses 3.2.1

Nama Proses Tambah Data Buku Sumber Petugas perpustakaan

− Jns_buku − Pengarang − Kode_rak − Penerbit − Thn_terbit − Sumber − Kota − Keterangan − Status_buku

Output Info buku yang telah ditambah Tujuan Petugas perpustakaan

Logika proses Begin

{ petugas perpustakaan melihat info buku }

If tambah dt_buku then data buku baru akan masuk simpan dt_buku ke database

Else batal End

6

No. Proses 3.2.2

Nama proses Ubah Data Buku Sumber Petugas perpustakaan input − Kode_buku

− Jns_buku − Pengarang − Kode_rak − Penerbit − Thn_terbit − Tgl_terima − Sumber − Kota − Keterangan − Status_buku

Output Info buku yang telah diubah Tujuan Petugas perpustakaan

Logika proses Begin

{ petugas perpustakaan melihat info buku } If dt_buku yang akan diubah ketemu then ubah dt_buku dan simpan dt_buku setelah diubah di

database

Else batal ubah dt_buku End

7

No. Proses 3.2.2

Nama proses Hapus Data Buku Sumber Petugas perpustakaan Input − Kode_buku

− Jns_buku

− Pengarang

− Kode_rak

− Penerbit

− Thn_terbit

− Tgl_terima

− Sumber

− Kota

− Keterangan

− Status_buku

Output Info buku yang telah dihapus Tujuan Petugas perpustakaan

Logika proses Begin

{ petugas perpustakaan melihat info buku} If dt_buku yang akan dihapus ketemu then hapus dt_buku dan simpan dt_buku setelah dihapus di

database

End

8

No. Proses 4.1

Nama proses Pengolahan peminjaman Sumber Petugas perpustakaan Input − No_anggota

− Kode_anggota

− Tgl_peminjaman

− Tgl_jatuhtempo

− Jumlah

− Status Output Info peminjaman

Tujuan Petugas perpustakaan Logika proses Begin

If dt_peminjaman masuk ke database then tampil info peminjaman buku (status buku dipinjam)

Else status buku tersedia End

9

No. Proses 4.1.1

Nama proses Tambah data peminjaman Sumber Petugas perpustakaan

Input Dt_peminjaman yang akan ditambah Output Info peminjaman buku yang telah ditambah Tujuan Petugas perpustakaan

Logika proses Begin

{petugas perpustakaan melihat info peminjaman buku}

masuk simpan dt_peminjaman ke database Else batal

End

10

No. Proses 4.1.2

Nama proses Simpan data peminjaman Sumber Petugas perpustakaan

Input Dt_peminjaman yang akan diubah Output Info peminjaman buku yang akan diubah Tujuan Administrator dan Petugas perpustakaan

Begin

{petugas perpustakaan melihat info peminjaman buku}

If dt_peminjaman ketemu then simpan dt_peminjaman dan simpan di database

Else batal simpan dt_peminjaman End

11

No. Proses 4.1.3

Nama proses Hapus data peminjaman Sumber Petugas perpustakaan

Input Dt_peminjaman yang akan dihapus Output Info peminjaman buku yang telah dihapus Tujuan Petugas perpustakaan

Logika proses Begin

If dt_peminjaman yang akan dihapus ketemu then hapus dt_peminjaman dan simpan dt_peminjaman setelah dihapus di database

Else batal hapus dt_peminjaman End

12

No. Proses 4.2

Nama proses Pengolahan pengembalian Sumber Petugas perpustakaan Input Dt_pengembalian Output Info pengembalian Tujuan Petugas perpustakaan Logika proses Begin

If dt_buku and dt_anggota sesuai dengan database then tampil dt_peminjaman dan info pengembalian buku (status buku tersedia_

Else status buku dipinjam End

13

No. Proses 4.2.1

Nama proses Proses data pengembalian Sumber Petugas perpustakaan

Input Dt_pengembalian yang akan diproses Output Info pengembalian buku yang telah diproses Tujuan Petugas perpustakaan

{ petugas perpustakaan melihat info pengembalian buku }

If proses dt_pengembalian then data pengembalian akan masuk simpan dt_pengembalian ke database Else batal

End

14

No. Proses 4.2.2

Nama proses Batal data pengembalian Sumber Petugas perpustakaan

Input Dt_pengembalian yang akan dikembalikan Output Info pengembalian buku yang telah dikembalikan Tujuan Petugas perpustakaan

Logika proses Begin

{ petugas perpustakaan melihat info pengembalian buku }

If dt_pengembalian ketemu then batal dt_pengembalian dan simpan di database Else batal ubah dt_pengembalian

End

3.2.6.10 kamus Data

kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

Tabel III.4 Kamus Data

No Kamus Keterangan

1

Nama aliran data Dt login (sebagai petugas perpustakaan) Dimana digunakan Petugas−proses 1 (input), proses 1−petugas

(output)

Deskripsi Data ini merupakan data login admin yang dimasukan oleh admin agar dapat mengakses aplikasi

Struktur data Nama+password+pertanyaan+jawaban Nama

Password Pertanyaan Jawaban simbol

[ A-Z | a-z | 0-9 ] [ a-z | 0-9 | simbol ] [ A-Z | a-z | 0-9 ] [ A-Z | a-z | 0-9 ]

[! | @ | # | $ | ^ | & | * | . ]

2

Nama aliran data Dt login (sebagai petugas)

Dimana digunakan Petugas perpustakaan-proses 1.1 (input), 1.2-petugas perpustakaan (output)

Deskripsi Data ini merupakan data login petugas perpustakaan yang dimasukkan oleh petugas perpustakaan agar dapat mengakses aplikasi Struktur data Nama+password+pertanyaan+jawaban Nama

Password

[ A-Z | a-z | 0-9 ] [ a-z | 0-9 | simbol ]

Pertanyaan Jawaban simbol

[ A-Z | a-z | 0-9 ] [ A-Z | a-z | 0-9 ]

[! | @ | # | $ | ^ | & | * | . ]

3

Nama aliran data Login valid (petugas)

Dimana digunakan Proses 1.1−proses 1.2(output)

Deskripsi Informasi bahwa login telah sukses sehingga admin atau petugas perpustakaan dapat melakukan proses selanjutnya

4

Nama aliran data Info login petugas invalid

Dimana digunakan Proses 1.1−petugas (output), proses 1.2−petugas (output)

Deskripsi Informasi ini merupakan hasil pengecekan verifikasi username dan verifikasi password admin, dimana login gagal

5

Nama aliran data Info login petugas perpustakaan invalid Dimana digunakan Proses 1.1−petugas perpustakaan (output),

proses 1.2−petugas perpustakaan (output) Deskripsi Informasi ini merupakan hasil pengecekan

verifikasi username dan verifikasi password petugas per Pustakaan, dimana login petugas perpustakaan gagal

Nama aliran data Dt buku

6

3.0−dt_buku (output).

Deskripsi Data ini merupakan data buku yang akan diolah oleh petugas perpustakaan untuk menyimpan, mengubah, menghapus, dan mencari.

Struktur data Kodebuku + kode_jns + jdlbuku + pengarang + koderak + penerbit + thnterbit + tglterima +sumber +kota +harga + keterangan + kode_jrsn Kodebuku Kode_jns Jdlbuku Pengarang Koderak Penerbit Thnterbit Tanggalterima Sumber Kota Harga Keterangan Kode_jrsn

[ A-Z | 0-9 ] [ 0-9 ]

[ A-Z | a-z | 0-9 ] [ A-Z | a-z ] [ A-Z | 0-9 ] [ A-Z | a-z ] Date

Date

[ A-Z | a-z ] [ A-Z | a-z] [ 0-9 ] Text

54

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Dari analisis yang di dapat dari system Perpustakaan DPRD kabupaten kuningan, yang masih manual dapat di tingkatkan lebih baik dengan menggunakan system komputerisasi sehingga dapat menarik kesimpulan

1. Memudahkan dalam pengolahan data perpustakaan

2. Dapat membatu dalam proses pencarian buku-buku atau sumber yang diperlukan dalam menjalankan aktifitas di lingkungan DPRD Kabupten kuningan.

3. Memberikan kemudahan dalam proses laporan perpustakaan 4.2 Saran

Untuk perancangan dan pengembangan lebih lanjut maka disarankan : 1. Diperlukan analisis yang lebih mendalam dan mengacu pada sistem

yang telah dibuat ini untuk pengembangan pada sistem selanjutnya 2. Diperlukannya perbaikan tampilan yang lebih User friendly

3. Hendaknya suatu instansi yang cukup besar peranannya terhadap pelayanan masyarakat, sudah saatnya menggunakan situs website yang berkualitas.

Untuk program aplikasi database yang telah dibuat oleh penulis pada dasarnya merupakan program yang sangat sederhana, perlu adanya perbaikan-perbaikan dan tambahan-tambahan yang lebih banyak lagi, sehingga akan mendekati nilai sempurna.

55

DAFTAR PUSTAKA

1. Fathansyah, Ir. ( 2002 ), Basis Data, Elex Media Komputindo, Jakarta. 2. MADCOMS. (2007), Pemrograman Borland Delphi 7, Andi Publishing,

Yogyakarta

3. Kadir,Abdul. (2008), Tuntunan Praktis: Belajar Database Menggunakan MySql, Andi Publishing, Yogyakarta.

4. Faesal,Andri, ( 15/12/2009 15.35 WIB ), Mengenal Boland Delphi 7, http://andrisfaesal.blogspot.com/2009/02/mengenal-borland-delphi-70.html 5. Wikipedia. (20/12/2009 20.30 WIB), MySQL,

{ petugas perpustakaan melihat info pengembalian buku }

If proses dt_pengembalian then data pengembalian akan masuk simpan dt_pengembalian ke database Else batal

End

14

No. Proses 4.2.2

Nama proses Batal data pengembalian Sumber Petugas perpustakaan

Input Dt_pengembalian yang akan dikembalikan Output Info pengembalian buku yang telah dikembalikan Tujuan Petugas perpustakaan

Logika proses Begin

{ petugas perpustakaan melihat info pengembalian buku }

If dt_pengembalian ketemu then batal dt_pengembalian dan simpan di database Else batal ubah dt_pengembalian

End

3.2.6.10 kamus Data

kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

51

Tabel III.4 Kamus Data

No Kamus Keterangan

1

Nama aliran data Dt login (sebagai petugas perpustakaan) Dimana digunakan Petugas−proses 1 (input), proses 1−petugas

(output)

Deskripsi Data ini merupakan data login admin yang dimasukan oleh admin agar dapat mengakses aplikasi

Struktur data Nama+password+pertanyaan+jawaban Nama

Password Pertanyaan Jawaban simbol

[ A-Z | a-z | 0-9 ] [ a-z | 0-9 | simbol ] [ A-Z | a-z | 0-9 ] [ A-Z | a-z | 0-9 ]

[! | @ | # | $ | ^ | & | * | . ]

2

Nama aliran data Dt login (sebagai petugas)

Dimana digunakan Petugas perpustakaan-proses 1.1 (input), 1.2-petugas perpustakaan (output)

Deskripsi Data ini merupakan data login petugas perpustakaan yang dimasukkan oleh petugas perpustakaan agar dapat mengakses aplikasi Struktur data Nama+password+pertanyaan+jawaban Nama

Password

[ A-Z | a-z | 0-9 ] [ a-z | 0-9 | simbol ]

Pertanyaan Jawaban simbol

[ A-Z | a-z | 0-9 ] [ A-Z | a-z | 0-9 ]

[! | @ | # | $ | ^ | & | * | . ]

3

Nama aliran data Login valid (petugas)

Dimana digunakan Proses 1.1−proses 1.2(output)

Deskripsi Informasi bahwa login telah sukses sehingga admin atau petugas perpustakaan dapat melakukan proses selanjutnya

4

Nama aliran data Info login petugas invalid

Dimana digunakan Proses 1.1−petugas (output), proses 1.2−petugas (output)

Deskripsi Informasi ini merupakan hasil pengecekan verifikasi username dan verifikasi password admin, dimana login gagal

5

Nama aliran data Info login petugas perpustakaan invalid Dimana digunakan Proses 1.1−petugas perpustakaan (output),

proses 1.2−petugas perpustakaan (output) Deskripsi Informasi ini merupakan hasil pengecekan

verifikasi username dan verifikasi password petugas per Pustakaan, dimana login petugas perpustakaan gagal

Nama aliran data Dt buku

53

6

3.0−dt_buku (output).

Deskripsi Data ini merupakan data buku yang akan diolah oleh petugas perpustakaan untuk menyimpan, mengubah, menghapus, dan mencari.

Struktur data Kodebuku + kode_jns + jdlbuku + pengarang + koderak + penerbit + thnterbit + tglterima +sumber +kota +harga + keterangan + kode_jrsn

Kodebuku Kode_jns Jdlbuku Pengarang Koderak Penerbit Thnterbit Tanggalterima Sumber Kota Harga Keterangan Kode_jrsn

[ A-Z | 0-9 ] [ 0-9 ]

[ A-Z | a-z | 0-9 ] [ A-Z | a-z ] [ A-Z | 0-9 ] [ A-Z | a-z ] Date

Date

[ A-Z | a-z ] [ A-Z | a-z] [ 0-9 ] Text

54

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Dari analisis yang di dapat dari system Perpustakaan DPRD kabupaten kuningan, yang masih manual dapat di tingkatkan lebih baik dengan menggunakan system komputerisasi sehingga dapat menarik kesimpulan

1. Memudahkan dalam pengolahan data perpustakaan

2. Dapat membatu dalam proses pencarian buku-buku atau sumber yang diperlukan dalam menjalankan aktifitas di lingkungan DPRD Kabupten kuningan.

3. Memberikan kemudahan dalam proses laporan perpustakaan

4.2 Saran

Untuk perancangan dan pengembangan lebih lanjut maka disarankan : 1. Diperlukan analisis yang lebih mendalam dan mengacu pada sistem

yang telah dibuat ini untuk pengembangan pada sistem selanjutnya 2. Diperlukannya perbaikan tampilan yang lebih User friendly

3. Hendaknya suatu instansi yang cukup besar peranannya terhadap pelayanan masyarakat, sudah saatnya menggunakan situs website yang berkualitas.

Untuk program aplikasi database yang telah dibuat oleh penulis pada dasarnya merupakan program yang sangat sederhana, perlu adanya perbaikan-perbaikan dan tambahan-tambahan yang lebih banyak lagi, sehingga akan mendekati nilai sempurna.

55

DAFTAR PUSTAKA

1. Fathansyah, Ir. ( 2002 ), Basis Data, Elex Media Komputindo, Jakarta. 2. MADCOMS. (2007), Pemrograman Borland Delphi 7, Andi Publishing,

Yogyakarta

3. Kadir,Abdul. (2008), Tuntunan Praktis: Belajar Database Menggunakan MySql, Andi Publishing, Yogyakarta.

4. Faesal,Andri, ( 15/12/2009 15.35 WIB ), Mengenal Boland Delphi 7, http://andrisfaesal.blogspot.com/2009/02/mengenal-borland-delphi-70.html 5. Wikipedia. (20/12/2009 20.30 WIB), MySQL,