Tabel 4.2 System Improvements Objective Tujuan Perbaikan Sistem
System Objective Tujuan sistem
System Constraint Batasan sistem
1. Menyimpan arsip surat dalam bentuk digital
1.1 Hanya melakukan konversi dari bentuk jpg kedalam bentuk text.
2. Mempercepat dan mempermudah proses
penulusuran informasi 2.1. Hanya menulusuri informasi surat
yang sudah dikonversi dan disimpan didalam database.
Kebutuhan sistem yang dijelaskan pada tabel System Improvement Objectives sebagian besar merupakan hasil permintaan para pengguna
sehingga diharapkan tidak ada lagi penulusuran informasi yang rumit dan memakan waktu yang relatif lama.
4.2.2. Analisis Persyaratan Requirement Analysis
Fase ini merupakan fase yang sangat penting dalam pengembangan sebuah aplikasi. Fase ini bertujuan untuk menentukan apa yang dapat
dilakukan oleh aplikasi dan harus memenuhi System Objectives dari aplikasi tersebut. Hal ini dilakukan agar terciptanya sebuah aplikasi yang dapat
membantu kinerja pemantauan ketinggian air menjadi lebih efisien dan efektif.
Requirements yang ada akan dibagi menjadi 2 dua bagian. Bagian pertama adalah Functional Requirement yaitu aktivitas dan service yang
harus disediakan oleh aplikasi yang akan dikembangkan. Bagian kedua
adalah Nonfunctional Requirement yaitu fitur-fitur lain yang diperlukan oleh aplikasi agar aplikasi dapat lebih memuaskan.
Berikut adalah requirements dari Aplikasi Penelusuran Informasi Surat
.
4.2.2.1. Functional Requirements
Sistem yang dikembangkan harus mempunyai functional requirements sebagai berikut:
1. Mempercepat dalam proses penulusuran informasi surat yang ada. 2. Dapat melihat data hasil penulusuran informasi dengan akurat.
4.2.2.2. Nonfunctional Requirements
Nonfunctional Requirements dari sistem yang dikembangkan akan dijelaskan lebih rinci pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3 Nonfunctional Requirements
Jenis Kebutuhan Penjelasan
1. Model Tampilan Performance a Mengefisienkan
waktu penelusuran
informasi persuratan.
2. Model Penyimpanan Data Information a Menyimpan
surat persuratan
dalam bentuk digital
b Data tersurattasi dan terstruktur.
3. Model Segi Ekonomi Economic a Mengefisiensi
pengadaan lemari
dan map
untuk pengarsipan.
b Mengefisiensi ruangan yang akan
ditempati oleh lemari arsip
4. Model Efisiensi Sistem Eficiency a Mengefisienkan
waktu apabila surat dibutuhkan segera.
b Meminimalisasi biaya dan sumber
daya yang
dibutuhkan.
5. Model Pelayanan Sistem Service a Menghasilkan
informasi yang
akurat dan cepat b Memberi kemudahan
dalam perancangan operasional sistem.
4.2.3. Analisis Keputusan Decision Analysis
Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem berjalan serta persyaratan dan kebutuhan sistem yang diinginkan,
maka fase selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun
dan diimplementasikan. Berikut merupakan komponen-komponen yang dibutuhkan:
1. Surat Persuratan dalam bentuk fisik Data yang akan digunakan untuk mendapatkan contoh untuk dapat di
lakukan proses pendigitalisasi dan dapat disimpan di database agar memudahkan dalam melakukan proses penelurusan informasi
persuratan dikemudian hari. 2. Aturan Penyimpanan
Dalam hal ini aturan penyimpanan agar pada saat dilakukan proses digitalisasi dapat dilakukan dengan baik dan benar. Agar saat dilakukan
penelusuran informasi dikemudian hari, data yang disimpan sudah disimpan terstruktur dan rapi.
Setelah mengetahui komponen-komponen sistem yang diusulkan, selanjutnya adalah menentukan jenis perangkat sistem yaitu berupa tools
atau alat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem sehingga menghasilkan arsitektur aplikasi yang diinginkan. Dalam menentukan
arsitektur sistem usulan yang terpenting adalah pemahaman terhadap jenis tools yang akan digunakan karena harus sesuai dengan kebutuhan pengguna
dan fungsi-fungsi sistem yang terdapat di dalamnya. Pada sistem lama, proses penelusuran informasi masih dilakukan
dengan proses manual, sedangkan aplikasi yang akan dikembangkan adalah aplikasi berbasis komputerisasi desktop. Sistem usulan dirancang dengan
menggunakan UML Unified Modeling Language dan bahasa pemograman Java. Sehingga konsep tentang UML dan Java harus benar-benar dikuasai.
Selain itu, pada perancangan sistem database akan menggunakan diagram Database Relational dan mengimplementasikannya pada MySQL.
4.3. Perancangan Sistem System Design
