Penerimaan Pendistribusian Penyalurandistribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat Pencatatan Dan Pelaporan Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah : DepKes RI, 2003.

2.3.3 Penerimaan

Penerimaan adalah suatu kegiatan dengan menerimaobat-obatan yangdiserahkan dari unit pengelolah yang lebih tinggi kepada unit pengeloladibawahnya DepKes RI, 2003. Petugas penerima obat bertanggung jawab atas pemeriksaan fisik, penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan pengguanaan obat berikutkelengkapan catatan yang menyertainya KemenKes RI, 2010.

2.3.4 Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara mendapatkan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang di terima padatempat yang aman dan dapat menjamin mutunya. Hal-hal yang harus dilakukan dalam penyimpanan adalah : 1. Pemeriksaan organoleptik 2. Pemeriksaan kesesuaian antara surat pesanan dan faktur 3. Kegiatan administrasi penyimpanan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan 4. Menyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada tempat yang dapat menjamin mutu bila ditaruh dilantai harus di atas palet, ditata rapi diatas rak, lemari khusus untuk Narkotika dan Psikotropik KemenKes RI, 2006. Penyimpanan obat dan perbekalan kesehatan yang baik bertujuan untukmemelihara mutu obat, menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga kelangsungan persediaan dan memudahkan pencarian danpengawasan. Untuk mencapai tujuan tersebut perlu adanya sarana prasarana yang ada di Instalasi Farmasi.Adapunsaranayang minimal sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut : a. Gedung dengan luas 300 m2 – 600 m2 b. Kenderaan roda dua dan empat, dengan jumlah 1 – 3 unit c. Komputer + printer, dengan jumlah 1 – 3 unit d. Telepon dan Facsimile, dengan jumlah 1 unit e. Sarana penyimpanan, seperti : rak, palet, lemari obat KemenKes RI, 2009. Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatanyang diterima agar aman tidak hilang, terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin. Tujuan dari penyimpanan adalah : Agarobatyangtersedia di unitpelayanankesehatan mutunya dapat dipertahankan DepKes RI, 2003.

A. Persyaratan Gudang Dan Pengaturan Penyimpanan Obat

1. Persyaratan gudang - Cukup luas minimal 3 x 4 m2 - Ruangan kering tidak lembab - Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembabpanas - Perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai pelindung untuk menghindari adanya cahaya langsung dan berteralis - Lantai dibuatdari tegelsemen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain, - bila perlu diberi alas papan palet - Dinding dibuat licin - Hindari dari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam - Gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat - Mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda - Tersedialemarilaci khusus untuk Narkotika danPsikotropika yang selalu terkunci - Sebaiknya ada pengatur suhu ruangan 2. Pengaturan penyimpanan obat : - Obat disusun secara alfabetis - Obat dirotasi secara sistem FIFO dan FEFO - Obat disimpan pada rak - Obat yang disimpan pada lantai harus di letakkan diatas palet - Tumpukan dus harus sesuai dengan petunjuk - Cairan dipisahkan dari padatan - Sera, vaksin, supositoria disimpan dalam lemari pendingin

B. Kondisi Penyimpanan

1. Kelembaban Udaralembab dapat mempengaruhiobat-obatanyangtidaktertutup sehinggamempercepatkerusakan.Untukmenghindari udara lembab tersebut maka perlu dilakukan upaya-upayaberikut : - Ventilasi harus baik, jendela di buka - Simpan obat ditempat yang kering - Wadah harus selalu tertutup rapat, jangan dibiarkanterbuka - Bila memungkinkan pasangkipas angin atau AC.Karena makin panas udara di dalam ruanganmaka udara semakin lembab - Biarkanpengering tetap dalam wadah tablet dan kapsul - Kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki 2. Sinar matahari Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar matahari.Sebagai contoh : injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluarsanya.Cara mencegah kerusakan karena sinar matahari : - Gunakan wadah botol atau vial yang berwarna gelap - Jangan letakkan botol atau vial di udara terbuka - Obat yang penting dapat disimpan di lemari - Jendela-jendela diberi gorden - Kaca jendela dicat putih 3. Temperatur Panas Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindari obat dari udara panas.Sebagai contoh : Salep Oksi Tetrasiklin akan lumer bila suhu penyimpanan tinggi dan akan mempengaruhi kualitas salep tersebut. Ruangan obat harus sejuk, beberapa obat harus disimpan didalam lemari pendingin pada suhu 4-8 derajatcelcius, seperti : - Vaksin - Sera dan produk darah - Antitoksin - Insulin - Injeksi antibiotik yang sudah dipakai sisa - Injeksi oksitosin 4. Kerusakan fisik Untuk menghindari kerusakan fisik : - Dus obat jangan ditumpuk terlalu tinggi karena obat yang ada di dalam dus bagian tengah kebawa dapat pecah dan rusak, selain itu akan menyulitkan pengambilan obat di dalam dus yang teratas - Penumpukan dus obat sesuai dengan petunjuk pada karton, jika tidak tertulis pada karton maka maksimal - ketinggian tumpukan delapan dus - Hindari kontak dengan benda-benda yang tajam 5. Kontaminasi bakteri Wadahobat harus selalu tertutup rapat. Apabila wadah terbuka, maka obat mudah tercemar oleh bakteri atau jamur. 6. Pengotoran Ruanganyang kotor dapatmengundang tikus dan serangga lain yang kemudian merusak obat. Etiket dapat menjadi kotor dan sulit terbaca. Oleh karena itu bersihkan ruangan paling sedikit satu minggu sekali. Lantai disapu dan dipel, dindingdan rak dibersihkan.

C. Bila Ruang Penyimpanan Kecil

- Dapat digunakan sistem dua rak - Bagi obat menjadi dua bagian. Obat yang siap dipakai di letakkan di bagian rak A sedangkan sisanya di bagian rakB - Pada saat mulai menggunnakan obat di rak A maka pesanan mulai dikirimkan ke gudang farmasi sambil menunggu obat datang, sementara itu obat di rak B digunakan. Pada saat obat di rak B habis maka obat yang dipesan diharapkan sudah datang - Jumlah obat yang disimpan di rak A atau rak B tergantung dari beberapa lama waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat diterima waktu tunggu - Misalnya permintaan dilakukan setiap empat bulan dan waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat tiba adalah dua bulan. Maka jumlah pemakaian empat bulan dibagi sama rata untuk rak A dan rak B. Apabila waktu tunggu yang diperlukan hanya satu bulan maka ¾ bagian obat disimpan di rak A dan ¼ bagian di rak B

D. Tata Cara Menyimpan dan Menyusun Obat

1. Pengaturan penyimpanan obat Pengaturan obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sedian dan disusun secara alfabetis berdasarkan nama generiknya. 2. Penerapan sistem FIFO dan FEFO Penyusunan dilakukan dengan sistem First In First Out FIFO untuk masing- masing obat, artinya obat yang datang pertama kali harus dikeluarkan lebih dahuludari obat yang datang kemudian dan First Expired First Out FEFO untuk masing-masing obat, artinya obat yang lebih kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluwarsanya kemudian. Hal ini sangat penting karena: - Obat yang sudah terlalu lama biasanya kekuatannya atau potensinya berkurang - Beberapa obat seperti antibiotik mempunyai batas waktu pemakaian artinya batas waktu dimana obat mulai berkurang efektifitasnya 3. Obat yang sudah diterima Disusun sesuai dengan pengelompokan untuk memudahkan pencarian, pengawasan dan pengendalian stok obat. 4. Pemindahan Harus hati-hati supaya obat tidak pecahrusak. 5. Golongan antibiotik Harus disimpan dalam wadah tertutup rapat, terhindar daricahaya matahari, di simpan di tempat kering. 6. Vaksin dan serum Harus dalam wadah yang tertutup rapat, terlindung dari cahaya dan disimpan dalam lemari es. Kartu teperatur yang terdapat dalam lemari es harus selalu di isi. 7. Obat Injeksi Disimpan dalam tempat yang terhindar dari cahaya matahari. 8. Bentuk dragee tablet salut Disimpan dalam wadah yang tertutup rapat dan pengambilannya menggunakan sendok. 9. Untuk obat yang mempunyai waktu kadaluwarsa Supaya waktu kadaluwarsanya dituliskan pada dos luar dengan menggunakan spidol. 10. Penyimpanan tempat untuk obat dengan kondisi khusus Seperti lemari tertutup rapat, lemari pendingin, kotak kedap udara dan lain sebagainya. 11. Cairan diletakkan di rak bawah 12. Kondisi penyimpanan beberapa obat - Beri tanda kode obat - Beri tanda khusus untuk obat yang akan habis masa pakainya pada tahun tersebut - Jangan menyimpan vaksin lebih dari satu bulan di unitpelayanan kesehatan

2.3.5 Pendistribusian Penyalurandistribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat

secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan DepKes RI, 2003. Kegiatan penyimpanan dan distribusi memegang peranan penting dalam pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan. Kegiatan ini akan berjalan dengan baik apabila didukung oleh sarana penyimpanan dan distribusi yang memadai KemenKes RI, 2011.

2.3.6 Pencatatan Dan Pelaporan Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah : DepKes RI, 2003.

- Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilakukan - Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian - Sumber data untuk pembuatan laporan

BAB III METODE PENGAMATAN

Metode yang digunakan dalam pengamatan ini adalah Deskriptif Non Analitik. Data diperoleh berdasarkan hasil pengamatan selama berlangsungnya Praktek Kerja Lapangan PKL yang diadakan pada tanggal 2 bulan Februari 2015 sampai dengan tanggal 28 Februari 2015. Tempat pengamatandi Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara yang berada di jalan Prof. HM Yamin SH No. 41 AA Medan. Pengamatan ditujukan kepada sistem, ketepatan dan kesesuaian kepada Protap prosedur tetap yang ada di Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara. Adapun prosedur didalam pengelolaan obat secara penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat program malaria yang diamati sebagai berikut:

3.1 Prosedur Pengelolaan Obat 1.

Penerimaan Obat-obatan - Memeriksa kesesuaian fisik terhadap jumlah, nomor batch, tanggal kadaluwarsa, harga perolehan, pabrik dan distributor obat-obatan dengan berita acara serah terima barang dari bendahara barang dinas kesehatan - Menginformasikan kepada bendahara barangapabilaterjadiketidaksesuaian agar dilakukan perbaikan - Mencatatjumlah, nomor batch,tanggalkadaluwarsa,harga perolehanpabrikandan distributor obat-obatan ke dalambuku penerimaan - Membuat berita acara penerimaan obat-obatan

2. Penyimpanan Obat-obatan

- Mencatat informasi obat-obatan kedalam kartu stok dan kartu stok induk