28
melakukan suatu pekerjaan Wursanto, 2002: 21.
1. Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip a. Metode Penyimpanan Arsip
Ada lima macam metode penyimpanan arsip yaitu: 1
Metode AbjadAlphabetical Filling System Metode abjad adalah salah satu sistem penataan berkas arsip yang
umumnya dipergunakan untuk meneta berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan indeks.
2 Metode MasalahSubject Filling System
Metode masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan. 3
Metode NomorNumerical Filling System Metode nomor adalah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
4 Metode TanggalChronological Filling System
Metode Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, tahun yang mana pada umumnya tanggal yang
dijadikan pedoman yang temiaksud diperhatikan dari datangnya surat. 5
Metode WilayahGeographical Filling System Metode Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
tempat atau lokasi daerah atau wilayah tertentu Sedarmayanti, 2003:
Universitas Sumatera Utara
29
70. Metode penyimpanan arsip yang digunakan oleh Ruang Baca
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk buku dan skripsi yaitu menggunakan metode masalahsubject filling system kemudian
mengurutkannya dengan metode nomornumerical filling system sebagai dasar penataan yang disimpa di dalam rak arsip. Untuk arsip jurnal dan
majalah yaitu menggunakan metode nomornumerical filling system. Untuk CD, diarsipkan menggunakan metode masalah dan diurutkan
nomornumerical filling system sesuai dengan nomor skripsi yang telah diurutkan dan untuk surat masuk dan keluar diarsipkan dengan
menggunakan metode tanggal chronological filling system dan kemudian mengurutkannya dengan metode nomorsubject filling system. Jumlah
buku yang terdapat pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara keseluruhannya adalah 4948 unit. Jumlah skripsi yang
terdapat pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara keseluruhannya adalah 8192 unit. Jumlah CD yang terdapat pada Ruang
Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara keseluruhannya adalah 1529 unit. Jumlah jurnal yang ada pada Ruang Baca Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 524 unit dan jumlah majalah yang ada pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
adalah 224 unit. Jumlah buku, jurnal majalah dan skripsi keseluruhannya adalah 15.417 unit. Daftar jumlah buku dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Universitas Sumatera Utara
30
TABEL 3.1 JUMLAH BUKU YANG TERSIMPAN PADARUANG BACA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA NO.
BUKU JUMLAH
1. Manajemen
1.657 2.
Ekonomi Pembangunan 988
3. Akuntansi
2.303
Total
4.948
Sumber : Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU
Jumlah buku tersebut adalah jumlah dari buku-buku yang telah ada namun terpisah dari jurusan atau program studi yang ada pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, jumlah arsip skripsi dan CD pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat
pada Tabel 3.2 dan Tabel 3.3.
TABEL 3.2 JUMLAH ARSIP SKRIPSI PADARUANG BACA FAKULTAS
EKONOMI USU NO.
DEPARTEMENPROGRAM STUDI JUMLAH
1. Manajemen Reguler S 1
1148 2.
Manajemen Extensi S 1 941
3. Ekonomi Pembangunan Reguler S 1
757 4.
Ekonomi Pembangunan Extensi S 1 144
5. Akuntansi Reguler S1
1079 6.
Akuntansi Extensi S 1 1120
7. Akuntansi D-III
1052 8.
Keuangan D-III 1079
9. Kesekretariatan D-III
899
Total 8192
Sumber : Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara
31
TABEL 3.3 JUMLAH ARSIP CD SKRIPSI PADARUANG BACA FAKULTAS
EKONOMI USU NO.
DEPARTEMENPROGRAM STUDI JUMLAH
1. Manajemen Reguler S 1
179 2.
Manajemen Extensi S 1 117
3. Ekonomi Pembangunan Reguler S 1
123 4.
Ekonomi Pembangunan Extensi S 1 31
5. Akuntansi Reguler S1
190 6.
Akuntansi Extensi S 1 125
7. Akuntansi D-III
216 8.
Keuangan D-III 396
9. Kesekretariatan D-III
152
Total
1.529
Sumber : Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU b. Prosedur Penyimpanan Arsip
Pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara data atau dokumen yang diarsipkan adalah skripsi alumni mahasiswa.
Penyimpanan data tersebut dapat dilakukan setelah arsip skipsi tersebut telah terkumpul di ruang baca. Arsip skripsi dapat di nomori dan di
letakkan sesuai jurusan atau departemen masing-masing. Hal ini dilakukan untuk memudahkan penemuan kembali dan untuk menambah informasi
bagi mahsiswa dalam melakukan penelitian.
2. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip a. Metode Pemeliharaan Arsip
Kategori