Metode Dan Prosedur Kearsipan Pada Perpustakaan Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

ANNISA 072103076

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : ANNISA

NIM : 072103076

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN

PADA PERPUSTAKAAN EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal:……….. Ketua Prodi D-III Kesekretariatan

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

NIP: 19620513 199203 2 001

Tanggal:……… Dekan

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec) NIP: 19550810 198303 1 004

PENAGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ANNISA

NIM : 072103076

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN

PADA PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2010 Menyetujui Pembimbing,

(Dra. Lucy Anna, MS) NIP: 19510421 197603 2 003

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Metode dan Prosedur Kearsipan

Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Dimana

dalam uraian teoritis digunakan bahan referensi dari daftar pustaka yang ada. Data yang diperoleh Penulis melalui wawancara dengan penanggung jawab Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang sangat membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung Penulis baik langsung dan tidak langsung.

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Dra. Lucy Anna, MS selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Bapak OK. Rafi’i selaku Kepala Bagian Perpustakaan sekaligus narasumber Penulis yang telah memberikan bantuan dan masukan kepada Penulis.

6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Teristimewa untuk kedua Orang Tua Penulis, Edi Arifin (Ayahanda) dan

Hanim A. Basri (Ibunda) yang telah membesarkan, mendidik dan

memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan kasih sayang dan doa yang tidak ternilai mulai dari Penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Untuk Abang dan Kakak yang tercinta Ulfahmi dan Fachriza yang telah banyak membantu dan memberikan motivasi, bimbingan dan arahannya.

9. Teman-teman seperjuangan selama magang Group 13: Mardiyah Irfah

10.Sahabat-sahabatku Dwi Ayu Wulandari, Nurma Yunita, dan Wahyuni

Maisyarah yang selalu membantu disaat aku menghadapi beerbagai

kesulitan.

11.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2007. Rina Agustina (teman curhatku yang lucu), Eva Rosalina, Ratna

Sari Dewi (terima kasih sudah meminjamkan baju), K’ Sari Ramadhani.

Seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus, yang telah banyak memberikan dorongan dan membantu setiap masalah Penulis.

Segala budibaik dan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Amin…

Wassalam.

Medan, 2010 Penulis,

Annisa

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL INSTANSI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 10

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Description ... 13

E. Kinerja Usaha Terkini ... 19

BAB III PEMBAHASAN ... 21

A. Pengertian Arsip ... 21

B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip ... 22

C. Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU ... 26

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 36

A. Kesimpulan ... 36

B. Saran ... 38

DAFTAR TABEL

No. Halaman

1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir ... 5 2. Tabel 3.1 Jumlah Buku yang Tersimpan

Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU ... 28 3. Tabel 3.2 Jumlah Arsip Skripsi Pada Perpustakaan

DAFTAR GAMBAR

No. Halaman

1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan informasi yang cepat, tepat dan dapat dipercaya agar dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya.

Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi arsip yang diolah dan diatur pada suatu unit kerja yang dikenal dengan unit kearsipan.

Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengolahan terhadap arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah (Wursanto, 1991 : 216).

Menurut The Liang Gie (2001 : 217-218), arsip dapat dirumuskan sebagai warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya

dapat mempengaruhi kegiatan organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.

Sedangkan menurut Wursanto (2004 : 11), Arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengolah pada setiap badan usaha. Kersipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan.

Kearsipan yang baik mempunyai metode dan prosedur dalam pelaksanaannya, sehingga benar-benar mendukung kinerja suatu organisasi atau perusahaan.

Metode yaitu cara yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan merupakan pola dalam melakukan suatu pekerjaan. Rangkaian metode itu yang menjadi prosedur. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. (Wursanto, 2002:21)

Perpustakaan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu tempat yang mempunyai berwenang dalam mengarsipkan dokumen yang berkaitan dengan karya ilmiah mahasiswa. Dokumen pada perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat diklasifikasikan sebagai dokumentasi publik yang terbuka untuk mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas

meningkatkan ilmu pengetahuannya dan dapat menggali informasi yang berkaitan dengan dokumen. Karena banyaknya jumlah mahasiswa di fakultas Ekonomi maka pengarsipan dokumen harus dilakukan dengan metode dan prosedur yang baik oleh perpustakaan. Hal ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi terhadap arsip yang dikelola dengan baik tersebut.

Dengan alasan tersebut, timbul keinginan Penulis untuk memilih judul “METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA PERPUSTAKAAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” dalam

penyusunan tugas akhir ini.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dibicarakan, maka yang menjadi perhatian utama dalam penyusunan tugas akhir ini adalah:

1. Bagaimana penerapan metode kearsipan pada perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

2. Bagaimana prosedur kearsipan yang dilaksanakan pada perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian yang dilakukan pada perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah untuk mengetahui dan menganalisa Metode dan Prosedur kearsipan pada perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah:

a. Bagi Penulis

Untuk memperdalam pengetahuan penulis tentang metode dan prosedur kearsipan yang baik.

b. Bagi Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar kegiatan kearsipan yang baik.

c. Bagi Peneliti Lain

Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam penelitian.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Table: 1.1.

Table 1.1 Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

BULAN FEBRUARI 2010 Pada Minggu :

Minggu I Minggu II Minggi III 1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama tiga minggu pada Februari 2010 di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi atas bebrapa sub bab antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini, dijelaskan sejarah ringkas fakultas Ekonomi USU, stuktur organisasi dan Job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan arsip, metode dan prosedur pemeliharaan arsip, metode dan prosedur penyusutan dan pemusnahan arsip.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan saran Penulis bagi perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, diperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan memasukannya ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan

c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dan responsif terhadap perkembangan dan perubahan.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu, melakukan penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian pada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan yang tersedia.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan alternatif dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dilaksanakan oleh perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Senat Akademik Komisi-komisi

Pusat Kajian/ Pengembangan

Unit Pelaksana Teknis

Tata Usaha DEKAN

PEMBANTU DEKAN

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah Peraturan Perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada masyarakat dilingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Kerja Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Menyusun konsep juklak atau juknis dibidang kepegawaian.

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit dengan jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan atau pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emeritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

h. Memproses SK jabatan strukturaldan fungsional.

i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan administrasi kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejagteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan

a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU

b. Kinerja Pegawai/ Staf Administrasi Ruang Baca

c. Proses Regristrasi Buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan

d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ Ruang Baca

2. Laporan

a. Sesuai usul mahasiswa/ staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/ tertulis sebagai pendukung proses belajar.

b. Permintaan perlengkapan harian kepada Sub Bagian Perlengkapan.

c. Permintaan pembiatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat (Dekan).

3. Ketetapan

a. Perpustakaan ditetapkan oleh Dekanat (Dekan)

b. Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala dan dibantu oleh empat orang pegawai.

c. Tata kerja, pengangkatan dan pemberhentian Kepala serta Pegawai Perpustakaan ditetapkan oleh Dekan/ Pembantu Dekan-II.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang menetapkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa penyelenggaraan seminar masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, dengan kegiatan bakti sosial pada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas baik.

Kinerja usaha terkini yang dilakukan Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU adalah memperbaharui arsip skripsi alaumni dan menambah buku, jurnal, majalah agar mahasiswa tertarik untuk berkunjung dan mencari informasi, baik untuk referensi karya ilmiah maupun bacaan yang bermanfaat dalam upaya

meningkatkan sumber daya manusia sesuai dengan tujuan perpustakaan itu sendiri.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.

Dengan demikian, menurut Undang-Undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut :

1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

2. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Jadi, arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan administrasi lainnya, sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip-arsip dinamis dari berbagai kantor.

Menurut Wursanto (1991 : 11) dalam bahasa Inggris arsip statis disebut archieves, sedangkan arsip dinamis disebut record. Dua istilah tersebut sering

disebut arsip dalam bahasa Indonesia, yang dalam bahasa Belanda disebut Archief atau archives sehingga record management diterjemahkan menjadi tata kearsipan atau manajemen kearsipan.

Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau terekam baik dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu yang digunakan sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman disket), kertas foto kopi dan lain-lain (Wursanto, 2004 : 19).

Sedangkan pengertian Kearsipan ialah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku mengingat tiga unsur pokok yang meliputi: Penyimpanan (storing), Penempatan (placing) dan, Penemuan Kembali (Mulyono dkk, 1985:3).

B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip 1. Pengorganisasian Arsip

Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.

Menurut Saiman (2002 : 104) di dalam kegiatan pengorganisasian arsip sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti sebagai berikut :

b. File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan.

Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum yang dapat dipergunakan adalah ALFRED (Sutarto, 2004 : 33), yang merupakan singkatan dari Administrative value (nilai administrasi), Legal value (nilai hukum), Financial value (nilai keuangan), Research value (nilai penelitian), Educational value (nilai pendidikan), dan Documentary value (nilai dokumentasi).

Menurut Sedarmayanti (2003 : 21-22), asas pengorganisasian pengelolaan arsip terbagi atas :

a. Asas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu tempat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit tidak bayak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

b. Asas Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang dilakukan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau Desentralisasi.

Pengorganisasian arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU terdapat didalamnya kriteria arsip Research Value (Nilai Penelitian), yakni keberadaan arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung didalamnya. Contohnya: skripsi atau karya ilmiah mahasiswa. Educational Value (Nilai Pendidikan), adalah keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikanyang terkandung didalamnya. Misalnya: buku sebagai sumber informasi mahasiswa. Documentary Value (Nilai Dokumentasi), adalah keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung didalamnya. Contohnya: foto dokumentasi Fakultas Ekonomi USU, penghargaandan piagam. Asas yang digunakan untuk metode dan prosedur pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU adalah asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi. Hal ini disebabkan karena Perpustakaan Fakultas Ekonomi dapat menyimpan dokumen atau data yang bersifat umum.

2. Penataan Arsip

Menurut Sulaiman, (1999 : 30), penataan arsip adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali dengan cepat. Dengan

kegiatan ini pengendalian arsip baik secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara optimal.

Dalam sistem panataan arsip, yang perlu mendapat perhatian bukan hanya pada sistem yang baik dan tepat saja, tetapi yang paling penting adalah pengelolaannya (manajemen). Meskipun sistem yang dipergunakan baik, apabila manajemennya lemah, maka sistem yang telah ditentukan tidak akan ada artinya.

Penataan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :

a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. Sistem penataan arsip yang digunakan oleh masing-masing organisasi pencipta arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini dikarenakan :

a. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengkibatkan perbedaan jenis kegiatan.

b. Jenis peralatan yang digunakan tidak sama.

c. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi.

d. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.

e. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik apabila diterapkan pada organisasi lain.

C. Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU

Metode Kearsipan adalah cara atau sistem yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan merupakan pola dalam melakukan kegiatan kearsipan. Rangkaian metode inilah yang kemudian menjadi prosedur. Prosedur kearsipan adalah suatu rangkaian metode kearsipan yang telah menjadi bentuk tetap dalam melakukan suatu pekerjaan. (Wursanto, 2002: 21)

1. Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip

a. Metode Penyimpanan Arsip

Ada lima macam Metode Penyimpanan arsip yaitu: 1) Metode Abjad / Alphabetical Filling System

Metode Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas arasip yang umumnya dipergunakan untuk meneta berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan indeks.

Metode Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan.

3) Metode Nomor / Numerical Filling System

Metode Nomor adalah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

4) Metode Tanggal / Chronological Filling System

Metode Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman yang termaksud diperhatikan dari datangnya surat. 5) Metode Wilayah / Geographical Filling System

Metode Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi daerah atau wilayah tertentu. (Sedarmayanti, 2003: 70)

Metode penyimpanan arsip yang digunakan oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU yaitu Metode Masalah / Subject Filling System kemudian mengurutkannya dengan Metode Nomor / Numerical Filling System sebagai dasar penataan yang didimpan di dalam rak arsip. Arsip skripsi yang disimpan pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU disusun berdasarkan jurusan atau program studi. Jumlah buku yang terdapat pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU dari

tahun 1999-2010 keseluruhanya adalah 2427. Daftar tahun buku dan jumlahnya dapat dilihat pada table: 3.1.

TABEL 3.1

JUMLAH BUKU YANG TERSIMPAN PADA

PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU (DALAM TAHUN)

NO. BUKU (TAHUN) JUMLAH

1. 1999-2000 560

2. 2001-2002 844

3. 2003-2004 194

4. 2005-2006 504

5. 2007-2010 325

Total 2427

Jumlah buku tersebut penggabungan dari buku-buku yang telah ada namun tidak terpisah dari jurusan atau program studi yang ada pada Fakultas Ekonomi USU dan jumlah arsip skripsi pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat pada Tabel: 3.2

PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU

NO. DEPARTEMEN/ PROGRAM STUDI JUMLAH

1. Manajemen Reguler (S1) 1148

2. Manajemen Extensi (S1) 941

3. Ekonomi Pembangunan Reguler (S1) 757 4. Ekonomi Pembangunan Extensi (S1) 144

5. Akuntansi Reguler (S1) 1079

6. Akuntansi Extensi (S1) 1120

7. Akuntansi (D-III) 1052

8. Keuangan (D-III) 1079

9. Kesekretariatan (D-III) 899

Total 8192

b. Prosedur Penyimpanan Arsip

Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU data atau dokumen yang diarsipkan adalah skripsi alumni mahasiswa. Penyimpanan data tersebut dapat dilakukan setelah arsip skipsi tersebut telah terkumpul di perpustakaan. Arsip skripsi dapat di nomori dan di letakkan sesuai jurusan

atau departemen masing-masing. Hal ini dilakukan untuk memudahkan penemuan kembali dan untuk menambah informasi bagi mahsiswa dalam melakukan penelitian.

2. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip

a. Metode Pemeliharaan Arsip

Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. (Wursanto, 1991: 220)

Usaha pemeliharaan arsip dapat berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip dan informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.

Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU menggunakan metode pemeliharaan arsip yang umum digunakan oleh perpustakaan lainnya. Metode pemeliharaan arsip yang terdapat pada Perpustakaan yakni sebagai berikut:

1. Pengaturan Ruangan

Yang dimaksud ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU diatur sebagai berikut:

a. Ruangan penyimpanan arsip selalu dijaga agar tetap kering.

b. Ruangan penyimpanan arsip harus terang, tetapi sebaiknya mempergunakan penerangan alami, yaitu sinar matahari.

2. Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara langsung agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain : rak arsip dan almari arsip (Wursanto, 1991 : 224-226).

1. Rak Arsip

Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan dengan udara luar, sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Sedangkan kelemahan penggunaan rak arsip adalah arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila tidak rajin dibersihkan, debu-debu tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan dapat mempercepat proses kerusakan arsip.

2. Almari Arsip

Almari merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu-debu.

Tempat penyimpanan arsip yang berada pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU adalah rak arsip. Penggunaaan rak arsip ini adalah untuk memudahkan penemuan kembali dan pengembalian setelah dipakai.

Jumlah rak arsip yang terdapat pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU adalah 30 unit. Akan tetapi, tidak terdapat almari arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.

3. Kebersihan

Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU mengusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak menimbulkan serangga perusak atau pemakan kertas arsip. Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU penyimpanan arsipnya dibersihkan melalui cara-cara sebagai berikut:

a. Membersihkan rak penyimpanan arsip yang dilakukan setiap hari.

b. Dilarang merokok dan makan (makanan dalam bentuk dan wujud apapun) didalam ruangan penyimpanan arsip.

c. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena pengembalian ketempat semula tidak tepat maka sesegera mungkin di tempel agar kerusakan tidak meluas.

b. Prosedur Pemeliharaan Arsip

Dari hasil penelitian penulis, prosedur pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU dengan cara:

1. Ruangan penyimpanan arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU diatur penerangannya, yaitu dengan cahaya lampu dan sinar matahari. Tetapi, sinar matahari tidak langsung mengenai kertas-kertas arsip melainkan melalui jendela dan celah-celah. Sebab sinar matahari

2. Arsip-arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU selalu dijaga kebersihannya dengan cara membersihkan debu yang menempel pada arsip dan dapat dilakukan pencegahan kerusakan dengan cara menempel arsip yang rusak dengan selotip atau menggunakan lem kertas. Pencegahan kerusakan ini dilakukan untuk membuat arsip dapat berfungsi lagi.

3. Metode dan Prosedur Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

a. Metode dan Prosedur Penyusutan arsip 1. Metode Penyusutan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003 : 103), tujuan penyusutan arsip adalah : a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai

referensi.

b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan. c. Mempercepat penemuan kembali arsip.

d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan jangka simpan arsip (retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Program tersebut perlu dituangkan pada apa yang dinamakan jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan

penyusutan arsip yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta.

Ada 2 macam metode penyusutan arsip, yaitu: 1. Metode berkala

Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang ditentukan berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut.

Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu:

a. Metode Berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu. b. Metode Berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu. c. Metode berkala atas waktu minimum-maksimum. 2. Metode berulang-ulang atau terus-menerus

Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu. (Sedarmayanti, 2003: 105)

Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU tidak menggunakan kedua metode diatas. Hal ini disebabkan karena tidak adanya arsip skripsi yang akan disusutkan dan juga untuk menjaga agar informasi yang terkandung didalam arsip skripsi.

2. Prosedur Penyusutan Arsip

Prosedur penyusutan arsip tidak dapat dilakukan, dikarenakan arsip yang terdapat pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU mempunyai sifat

dapat digunakan jika sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.

b. Metode dan Prosedur Pemusnahan Arsip 1. Metode Pemusnahan Arsip

Metode pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta arsip yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. (Thomas Wiyasa, 2001: 47)

Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU pemusnahan arsip terjadi apabila arsip tersebut rusak atau tidak dapat dipakai. Arsip yang rusak menjadi tidak dapat digunakan oleh sebab itu dikatakan musnah. Namun, Perpustakaan tidak menyimpan data-data buku yang dimusnahkan. Karena buku yang terdapat pada Perpustakaan Ekonomi USU masih menjadi milik Pemerintah. Oleh sebab itu, tidak terdapat data yang rusak atau dimusnahkan.

2. Prosedur Pemusnahan Arsip

semua arsip skripsi mahasiswa ada di Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. Hal ini disebabkan, sebagian dari arsip skripsi diminta oleh Perpustakaan Universitas Sumatera Utara untuk didata kemudian dipublikasikan melalui internet. Kemudian, arsip skripsi kembalidisimpan untuk menjaga informasi yang terdapat didalamnya.

BAB IV

1. Pengorganisasian arsip yang dilakukan pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan asas gabungan antara asas Sentralisasi dengan asas Desentralisasi.

2. Kriteria arsip yang terdapat pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU adalah Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), dan Documentary Value (Nilai Dokumentasi). Jumlah keseluruhan criteria arsip adalah 10.619 (sepuluh ribu enam ratus Sembilan belas), dengan rincian jumlah buku: 2427 (dua ribu empat ratus dua puluh tujuh) dan arsip skripsi: 8192 (delapan ribu seratus sembilan puluh dua).

3. Penataan arsip yang dilakukan pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan menggunakan metode Masalah/ Subject Filling System kemudian melalui prosedur yang tepat diurutkan dengan metode Abjad/ Alphabetical Filling System. Contoh: Meletakkan nomor arsip pada arsip skripsi, kemudian diurutkan berdasarkan tahun dan menyimpannya berdasarkan jurusan atau departemen.

4. Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyimpan arsip di rak arsip yang berada di ruangan terpisah. Tempat arsip terpisah adalah rak arsip untuk skripsi dan jumlah rak arsip adalah 30 unit.

5. Metode pemeliharaan arsip yang digunakan pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan menjaga kebersihan pada ruangan arsip.

6. Pencegahan kerusakan arsip dapat dilakukan dengan menempel arsip yang rusak dengan selotip dan lem kertas. Hal ini ditujukan agar arsip dapat dipergunakan kembali.

7. Metode dan prosedur penyusutan dan pemusnahan tidak terdapat pada perpustakaan Fakultas Eonomi Universitas Sumatera Utara, karena arsip yang berada di perpustakaan Universitas Sumatera Utara bersifat permanen dan tidak dapat disusutkan.

8. Arsip yang dikatakan musnah adalah arsip yang telah rusak akibat dimakan usia. Arsip yang musnah tidak dimasukkan kedalam daftar arsip karena arsip tersebut masih disimpan akan tetapi, tidak dapat dipergunakan. Untuk itu arsip masih disimpan dan dikatakan telah rusak dan tidak dapat dipergunakan kembali.

B. SARAN

ada dapat terpelihara dengan baik. Disarankan agar arsip pada perpustakaan ditambah tempat penyimpanan arsipnya.

2. Dalam pemeliharaan arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi. misalnya dengan menambah Air Conditioning dan lemari arsip. Karena kedua benda tersebut sangat berguna untuk penyimpanan data.

3. Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU harus mendata buku atau arsip skripsi yang telah rusak. Karena sangat berguna untuk informasi dimasa mendatang.

Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran edisi revisi. Bandung : Mandar Maju.

Mulyono Sularso, Muhsin dan Marimin. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Malang : Ghalia Indonesia

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern

cetakan ketiga. Bandung : Mandar Maju.

Sulaiman. 1999. Akuisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia

Sutarto. 2004. Manajemen Kearsipan. Bandung : Alfabeta

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip

Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

Wursanto, Ignatius. 1991. Kearsipan cetakan ke-1. Yogyakarta : Kanisius Wursanto, Ignatius. 2002. Kearsipan cetakan ke-2. Yogyakarta : Kanisius

Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi Offset.

dapat digunakan jika sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.

b. Metode dan Prosedur Pemusnahan Arsip 1. Metode Pemusnahan Arsip

Metode pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta arsip yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. (Thomas Wiyasa, 2001: 47)

Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU pemusnahan arsip terjadi apabila arsip tersebut rusak atau tidak dapat dipakai. Arsip yang rusak menjadi tidak dapat digunakan oleh sebab itu dikatakan musnah. Namun, Perpustakaan tidak menyimpan data-data buku yang dimusnahkan. Karena buku yang terdapat pada Perpustakaan Ekonomi USU masih menjadi milik Pemerintah. Oleh sebab itu, tidak terdapat data yang rusak atau dimusnahkan.

2. Prosedur Pemusnahan Arsip

Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU tidak dapat melakukan proses pemusnahan arsip skripsi atau buku tidak dapat dimusnahkan. Karena tidak

semua arsip skripsi mahasiswa ada di Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. Hal ini disebabkan, sebagian dari arsip skripsi diminta oleh Perpustakaan Universitas Sumatera Utara untuk didata kemudian dipublikasikan melalui internet. Kemudian, arsip skripsi kembalidisimpan untuk menjaga informasi yang terdapat didalamnya.

BAB IV

1. Pengorganisasian arsip yang dilakukan pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan asas gabungan antara asas Sentralisasi dengan asas Desentralisasi.

2. Kriteria arsip yang terdapat pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU adalah Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), dan Documentary Value (Nilai Dokumentasi). Jumlah keseluruhan criteria arsip adalah 10.619 (sepuluh ribu enam ratus Sembilan belas), dengan rincian jumlah buku: 2427 (dua ribu empat ratus dua puluh tujuh) dan arsip skripsi: 8192 (delapan ribu seratus sembilan puluh dua).

3. Penataan arsip yang dilakukan pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan menggunakan metode Masalah/ Subject Filling System kemudian melalui prosedur yang tepat diurutkan dengan metode Abjad/ Alphabetical Filling System. Contoh: Meletakkan nomor arsip pada arsip skripsi, kemudian diurutkan berdasarkan tahun dan menyimpannya berdasarkan jurusan atau departemen.

4. Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyimpan arsip di rak arsip yang berada di ruangan terpisah. Tempat arsip terpisah adalah rak arsip untuk skripsi dan jumlah rak arsip adalah 30 unit.

5. Metode pemeliharaan arsip yang digunakan pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan menjaga kebersihan pada ruangan arsip.

6. Pencegahan kerusakan arsip dapat dilakukan dengan menempel arsip yang rusak dengan selotip dan lem kertas. Hal ini ditujukan agar arsip dapat dipergunakan kembali.

7. Metode dan prosedur penyusutan dan pemusnahan tidak terdapat pada perpustakaan Fakultas Eonomi Universitas Sumatera Utara, karena arsip yang berada di perpustakaan Universitas Sumatera Utara bersifat permanen dan tidak dapat disusutkan.

8. Arsip yang dikatakan musnah adalah arsip yang telah rusak akibat dimakan usia. Arsip yang musnah tidak dimasukkan kedalam daftar arsip karena arsip tersebut masih disimpan akan tetapi, tidak dapat dipergunakan. Untuk itu arsip masih disimpan dan dikatakan telah rusak dan tidak dapat dipergunakan kembali.

B. SARAN

ada dapat terpelihara dengan baik. Disarankan agar arsip pada perpustakaan ditambah tempat penyimpanan arsipnya.

2. Dalam pemeliharaan arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi. misalnya dengan menambah Air Conditioning dan lemari arsip. Karena kedua benda tersebut sangat berguna untuk penyimpanan data.

3. Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU harus mendata buku atau arsip skripsi yang telah rusak. Karena sangat berguna untuk informasi dimasa mendatang.

Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran edisi revisi. Bandung : Mandar Maju.

Mulyono Sularso, Muhsin dan Marimin. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Malang : Ghalia Indonesia

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern cetakan ketiga. Bandung : Mandar Maju.

Sulaiman. 1999. Akuisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia

Sutarto. 2004. Manajemen Kearsipan. Bandung : Alfabeta

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

Wursanto, Ignatius. 1991. Kearsipan cetakan ke-1. Yogyakarta : Kanisius Wursanto, Ignatius. 2002. Kearsipan cetakan ke-2. Yogyakarta : Kanisius

Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi Offset.