Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

3.3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur disini menjelaskan secara sistematis kegiatan – kegiatan yang dilakukan didalam sistem informasi yang sedang berjalan di Perhutani BKPH Padalarang. Prosedur penerimaan kayu bernomor dan tak bernomor pada Perum Perhutani BKPH Padalarang diantaranya sebagai berikut : 1. KRPH atau pegawai lapangan membawa formulir DK 301 untuk kayu bernomor dan formulir DK 302 untuk kayu tak bernomor yang berisi data kayu hasil tebangan dari wilayahnya, kemudian diberikan kepada KAUR Tata Kelola. 2. KAUR Tata Kelola melakukan pencatatan dan menghitung apakah data sudah benar sesuai data yang ada dilapangan, hasil dari pengecekan oleh KAUR Tata Kelola lalu dipindahkan ke formulir DK305. 3. DK305 ini rangkap dua, diterima oleh ASPER untuk dicek apakah sesuai, jika sesuai dan benar maka bukti ini disahkan, rangkap satu dikirim ke KPH sebagai bukti ketersediaan kayu di BKPH, rangkap kedua disimpan di kaur tu sebagai bukti dan arsip. 4. Kaur TU membuat laporan penerimaan kayu dan mengambil data dari arsip DK305, lalu laporan ini diberikan kepada asper untuk disahkan. 5. Asper lalu mengesahkan laporan ini, dan dikirim lagi kepada kaur tu. Kaur TU lalu menyerahkan lembar pertama untuk KRPH sebagai bukti bahwa data kayu sudah diterima oleh bkph dan disetor ke KPH, lembar kedua disimpan untuk arsip KAUR TU. Prosedur pengeluaran kayu pada Perum Perhutani BKPH Padalarang diantaranya sebagai berikut : 1. Pegawai KPH membawa formulir DK307 yang berisi data dan jenis kayu yang akan diambil, formulir ini diserahkan kepada KAUR Tata Kelola 2. Formulir ini dicek, apakah kayu yang diminta KPH masih tersedia di BKPH atau tidak, jika ada maka dibuatkan surat pengambilan dua rangkap. 3. Rangkap pertama untuk kph sebagai bukti pengambilan kayu dilapangan, rangkap kedua untuk kaur tu sebagai arsip di bkph 4. Lalu kaur tu membuat laporan pengeluaran kayu tiga rangkap dan mengambil data dari surat pengambilan kayu. Lalu laporan dini diberikan kepada asper untuk disahkan. Sesudah disahkan laporan rangkap pertama di berikan kepada KRPH sebagai bukti, lalu rangkap lainnya diberikan kepada kaur tu 5. Oleh kaur tu rangkap kedua diberikan kepada kph untuk bukti dan rangkap ketiga disimpan untuk arsip Prosedur penggajian yang berjalan pada Perum Perhutani BKPH Padalarang diantaranya sebagai berikut : 1. Pegawai mengisi data pegawai di Perum Perhutani BKPH Padalarang. 2. Dari data pegawai tersebut kemudian di buat daftar pegawai oleh bagian TU. Untuk di buat laporan daftar pegawai. Laporan daftar pegawai tersebut dicetak dua rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada bagian TU sebagai arsip dan rangkap kedua diberikan kepada pimpinan. 3. Dari laporan daftar pegawai tersebut kemudian bagian TU menghitung dan mencetak gaji berdasarkan tarif yang berlaku di Perum Perhutani. 4. Slip gaji tersebut kemudian diserahkan kepada bagian TU untuk dicek dan kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk disahkan. Setelah itu diberikan kembali kepada bagian TU untuk dilakukan pembayaran gaji kepada pegawai. 5. Slip gaji beserta uang pembayaran gaji kemudian diserahkan kepada pegawai sebagai bukti pembayaran gaji. 6. Dari slip gaji yang sudah di cek disahkan oleh pimpinan maka dibuatlah laporan gaji. 7. Laporan gaji di cetak dua rangkap. Rangkap pertama diserakan kepada pimpinan untuk diarsipkan, rangkap ke dua diserahkan kepada bagian TU. 3.3.2.1 Flow Map Bagan alir Flowmap menunjukkan arus dari pekerjaan secara keseluruhan dari sistem termasuk arus laporan dan formulir beserta tembusan- tembusannya. Bagan alir ini digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flowmap ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Flow map penerimaan kayu yang sedang berjalan. Gambar 3.3 Flow map penerimaan kayu yang sedang berjalan. Penerimaan Kayu Yang Sedang Berjalan ASPER KAUR TK KPH KRPH Formulir DK 301 atau DK 302 Formulir DK 301 atau DK 302 Mengisi formulir DK305 Laporan Disahkan Laporan Formulir DK305 Yang Disahkan A 1 Formulir DK305 Yang Disahkan Formulir DK305 Yang Disahkan Formulir DK305 Formulir DK305 Formulir DK305 Yang Disahkan Membuat Laporan Penerimaan kayu Laporan penerimaan kayu Laporan Penerimaan Kayu Disahkan Laporan penerimaan kayu yang sudah disahkan Laporan penerimaan kayu yang sudah disahkan Laporan penerimaan kayu yang sudah disahkan B 1 1 2 2 1 1 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 Keterangan : A1 : Arsip DK305 B1 : Arsip Laporan Penerimaan Kayu Yang Disahkan DK301 : Formulir Penerimaan Kayu Bernomor DK302 : Formulir Penerimaan Kayu Tak Bernomor DK305 : Formulir gabungan kayu Flow map pengeluaran kayu yang sedang berjalan. Gambar 3.4 Flowmap pengeluaran kayu yang sedang berjalan Keterangan : A 1 : Arsip Ketersediaan Kayu B1 : Arsip Pengeluaran Kayu DK307 : Formulir pengeluaran kayu Pengeluaran Kayu Yang Sedang Berjalan KRPH ASPER KAUR TK KPH Formulir DK 307 Tersedia Formulir DK 307 Mengecek ketersediaan kayu ya Disahkan Laporan Pengeluaran Kayu yang Disahkan A 1 Ketersediaan Kayu Tidak Membuat Laporan Pengeluaran Kayu Laporan Pengeluaran Kayu Laporan Pengeluaran Kayu Laporan Pengeluaran Kayu yang Disahkan Laporan Pengeluaran Kayu yang Disahkan B 1 Laporan Pengeluaran Kayu Yang Disahkan DK307 1 2 3 1 2 3 1 2 3 3 1 2 2 Flow map penggajian yang sedang berjalan Gambar 3.5 Flowmap penggajian yang sedang berjalan Keterangan : A1 : Arsip daftar pegawai B1 : Arsip absen Penggajian Yang Sedang Berjalan Kaur TU Asper Pegawai Data Pegawai Hitung dan Cetak Slip Gaji Daftar Pegawai A 1 B 1 Absen Gaji Pokok C 1 Tunjangan D 1 Slip Gaji Slip Gaji Slip Gaji Slip Gaji Disahkan Slip Gaji Slip Gaji yang sudah disahkan Slip Gaji yang sudah disahkan E 1 Slip Gaji yang sudah disahkan Membuat Laporan Gaji Slip Gaji Yang Sudah Disahkan Laporan Gaji F 1 Laporan Gaji F 1 G 1 1 2 1 2 1 2 1 2 2 1 2 1 C1 : Arsip gaji pokok D1 : Arsip tunjangan E1 : Arsip slip gaji yang sudah disahkan F1 : Arsip laporan gaji G1 : Arsip data pegawai

3.3.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks ini merupakan gambaran secara umum sistem yang berjalan secara menyeluruh, dan dengan diagram konteks ini akan diketahui seluruh masukan ke sistem atau keluaran dari sistem dan siapa saja yang memberikan data ke sistem dan kepada siapa saja data informasi yang dihasilkan sistem. Adapun gambaran umum sistem dari flow map yang berjalan adalah sebagai berikut Gambar 3.6 Diagram konteks yang sedang berjalan Sistem Informasi modul Penerimaan kayu dan penggajian KRPH KPH Pegawai Penerimaan Kayu Laporan Penerimaan Formulir Data Pegawai Slip gaji yang sudah disahkan Pengeluaran Kayu Formulir Laporan pengeluaran kayu Laporan Penerimaan kayu ASPER Slip Gaji Slip gaji yang sudah di sahkan

3.3.2.3 Data Flow Diagram

Data flow diagram merupakan bagian dari analisis sistem berdasarkan flow map dan digram konteks diatas. Data flow diagram ini juga pemecahan dari diagram konteks yang didalamnya terdapat proses-proses berikut penyimpanan data. Gambar 3. 7 Dfd level 1 yang sedang berjalan 1.0 Penerimaan Kayu 2.0 Pengelolaan Gaji Pegawai 3.0 Pengeluaran Kayu KRPH Laporan Penerimaan kayu Formulir Penerimaan Kayu Arsip Laporan Penerimaan Kayu yang sudah disahkan Laporan penerimaan kayu yang sudah disahkan Pegawai Arsip Tarif Gaji Daftar pegawai Data gaji Data pegawaii Arsip Laporan gaji Slip gaji pegawai yang sudah disahkan Data pegawai Arsip Slip gaji Slip gaji KPH Pengeluaran Kayu Laporan pengeluaran kayu Formulir Arsip Laporan pengeluaran kayu yang sudah disahkan Laporan pengeluaran kayu yang sudah disahkan Yang sudah disahkan Yang sudah disahkan Laporan penerimaan Kayu yang akan disahkan Laporan penerimaan kayu yang sudah disahkan Asper Slip gaji yang sudah disahkan Slip gaji yang akan disahkan Laporan gaji Laporan pengeluaran kayu yang sudah disahkan Laporan pengeluaran Kayu yang akan disahkan Gambar 3.8 Dfd level 1 proses 2 yang sedang berjalan

3.3.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan