3.3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur disini menjelaskan secara sistematis kegiatan – kegiatan
yang dilakukan didalam sistem informasi yang sedang berjalan di Perhutani BKPH Padalarang.
Prosedur penerimaan kayu bernomor dan tak bernomor pada Perum Perhutani BKPH Padalarang diantaranya sebagai berikut :
1. KRPH atau pegawai lapangan membawa formulir DK 301 untuk kayu bernomor dan formulir DK 302 untuk kayu tak bernomor yang berisi data
kayu hasil tebangan dari wilayahnya, kemudian diberikan kepada KAUR Tata Kelola.
2. KAUR Tata Kelola melakukan pencatatan dan menghitung apakah data sudah benar sesuai data yang ada dilapangan, hasil dari pengecekan oleh
KAUR Tata Kelola lalu dipindahkan ke formulir DK305. 3. DK305 ini rangkap dua, diterima oleh ASPER untuk dicek apakah sesuai,
jika sesuai dan benar maka bukti ini disahkan, rangkap satu dikirim ke KPH sebagai bukti ketersediaan kayu di BKPH, rangkap kedua disimpan di
kaur tu sebagai bukti dan arsip. 4. Kaur TU membuat laporan penerimaan kayu dan mengambil data dari arsip
DK305, lalu laporan ini diberikan kepada asper untuk disahkan. 5. Asper lalu mengesahkan laporan ini, dan dikirim lagi kepada kaur tu. Kaur
TU lalu menyerahkan lembar pertama untuk KRPH sebagai bukti bahwa data kayu sudah diterima oleh bkph dan disetor ke KPH, lembar kedua
disimpan untuk arsip KAUR TU.
Prosedur pengeluaran kayu pada Perum Perhutani BKPH Padalarang diantaranya sebagai berikut :
1. Pegawai KPH membawa formulir DK307 yang berisi data dan jenis kayu yang akan diambil, formulir ini diserahkan kepada KAUR Tata Kelola
2. Formulir ini dicek, apakah kayu yang diminta KPH masih tersedia di BKPH atau tidak, jika ada maka dibuatkan surat pengambilan dua rangkap.
3. Rangkap pertama untuk kph sebagai bukti pengambilan kayu dilapangan, rangkap kedua untuk kaur tu sebagai arsip di bkph
4. Lalu kaur tu membuat laporan pengeluaran kayu tiga rangkap dan mengambil data dari surat pengambilan kayu. Lalu laporan dini diberikan kepada asper
untuk disahkan. Sesudah disahkan laporan rangkap pertama di berikan kepada KRPH sebagai bukti, lalu rangkap lainnya diberikan kepada kaur tu
5. Oleh kaur tu rangkap kedua diberikan kepada kph untuk bukti dan rangkap ketiga disimpan untuk arsip
Prosedur penggajian yang berjalan pada Perum Perhutani BKPH Padalarang diantaranya sebagai berikut :
1. Pegawai mengisi data pegawai di Perum Perhutani BKPH Padalarang. 2. Dari data pegawai tersebut kemudian di buat daftar pegawai oleh bagian
TU. Untuk di buat laporan daftar pegawai. Laporan daftar pegawai tersebut dicetak dua rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada bagian TU
sebagai arsip dan rangkap kedua diberikan kepada pimpinan. 3. Dari laporan daftar pegawai tersebut kemudian bagian TU menghitung
dan mencetak gaji berdasarkan tarif yang berlaku di Perum Perhutani.
4. Slip gaji tersebut kemudian diserahkan kepada bagian TU untuk dicek dan kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk disahkan. Setelah itu
diberikan kembali kepada bagian TU untuk dilakukan pembayaran gaji kepada pegawai.
5. Slip gaji beserta uang pembayaran gaji kemudian diserahkan kepada pegawai sebagai bukti pembayaran gaji.
6. Dari slip gaji yang sudah di cek disahkan oleh pimpinan maka dibuatlah laporan gaji.
7. Laporan gaji di cetak dua rangkap. Rangkap pertama diserakan kepada pimpinan untuk diarsipkan, rangkap ke dua diserahkan kepada bagian
TU. 3.3.2.1
Flow Map
Bagan alir Flowmap menunjukkan arus dari pekerjaan secara keseluruhan dari sistem termasuk arus laporan dan formulir beserta tembusan-
tembusannya. Bagan alir ini digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flowmap ini menjelaskan urut-urutan
dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
Flow map penerimaan kayu yang sedang berjalan.
Gambar 3.3 Flow map penerimaan kayu yang sedang berjalan.
Penerimaan Kayu Yang Sedang Berjalan
ASPER KAUR TK
KPH KRPH
Formulir DK 301 atau DK 302
Formulir DK 301 atau DK 302
Mengisi formulir
DK305 Laporan
Disahkan Laporan
Formulir DK305 Yang Disahkan
A 1
Formulir DK305 Yang Disahkan
Formulir DK305 Yang Disahkan
Formulir DK305
Formulir DK305
Formulir DK305 Yang Disahkan
Membuat Laporan
Penerimaan kayu
Laporan penerimaan kayu
Laporan Penerimaan Kayu
Disahkan
Laporan penerimaan kayu
yang sudah disahkan
Laporan penerimaan kayu yang sudah
disahkan Laporan penerimaan
kayu yang sudah disahkan
B 1
1 2
2 1
1 1
2
1 2
1 2
1 2
1 2
1 2
Keterangan : A1 : Arsip DK305
B1 : Arsip Laporan Penerimaan Kayu Yang Disahkan DK301 : Formulir Penerimaan Kayu Bernomor
DK302 : Formulir Penerimaan Kayu Tak Bernomor DK305 : Formulir gabungan kayu
Flow map pengeluaran kayu yang sedang berjalan.
Gambar 3.4 Flowmap pengeluaran kayu yang sedang berjalan
Keterangan : A 1 : Arsip Ketersediaan Kayu
B1 : Arsip Pengeluaran Kayu DK307 : Formulir pengeluaran kayu
Pengeluaran Kayu Yang Sedang Berjalan
KRPH ASPER
KAUR TK KPH
Formulir DK 307
Tersedia Formulir DK 307
Mengecek ketersediaan
kayu
ya
Disahkan Laporan
Pengeluaran Kayu yang Disahkan
A 1 Ketersediaan
Kayu
Tidak
Membuat Laporan
Pengeluaran Kayu
Laporan Pengeluaran
Kayu Laporan
Pengeluaran Kayu
Laporan Pengeluaran
Kayu yang Disahkan
Laporan Pengeluaran
Kayu yang Disahkan
B 1 Laporan
Pengeluaran Kayu Yang
Disahkan DK307
1 2
3 1
2 3
1 2
3 3
1 2
2
Flow map penggajian yang sedang berjalan
Gambar 3.5 Flowmap penggajian yang sedang berjalan
Keterangan : A1 : Arsip daftar pegawai
B1 : Arsip absen
Penggajian Yang Sedang Berjalan
Kaur TU Asper
Pegawai
Data Pegawai
Hitung dan Cetak
Slip Gaji Daftar
Pegawai A 1
B 1 Absen
Gaji Pokok C 1
Tunjangan D 1
Slip Gaji Slip Gaji
Slip Gaji Slip Gaji
Disahkan
Slip Gaji Slip Gaji
yang sudah disahkan
Slip Gaji yang sudah
disahkan E 1
Slip Gaji yang sudah
disahkan
Membuat Laporan
Gaji Slip Gaji Yang
Sudah Disahkan
Laporan Gaji F 1
Laporan Gaji F 1
G 1
1 2
1 2
1 2
1 2
2
1 2
1
C1 : Arsip gaji pokok D1 : Arsip tunjangan
E1 : Arsip slip gaji yang sudah disahkan F1 : Arsip laporan gaji
G1 : Arsip data pegawai
3.3.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks ini merupakan gambaran secara umum sistem yang berjalan secara menyeluruh, dan dengan diagram konteks ini akan diketahui
seluruh masukan ke sistem atau keluaran dari sistem dan siapa saja yang memberikan data ke sistem dan kepada siapa saja data informasi yang dihasilkan
sistem. Adapun gambaran umum sistem dari flow map yang berjalan adalah
sebagai berikut
Gambar 3.6 Diagram konteks yang sedang berjalan
Sistem Informasi modul Penerimaan kayu dan penggajian
KRPH
KPH
Pegawai Penerimaan Kayu
Laporan Penerimaan Formulir
Data Pegawai Slip gaji yang sudah disahkan
Pengeluaran Kayu Formulir
Laporan pengeluaran kayu Laporan Penerimaan kayu
ASPER Slip Gaji
Slip gaji yang sudah di sahkan
3.3.2.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan bagian dari analisis sistem berdasarkan flow map dan digram konteks diatas. Data flow diagram ini juga pemecahan dari
diagram konteks yang didalamnya terdapat proses-proses berikut penyimpanan data.
Gambar 3. 7 Dfd level 1 yang sedang berjalan
1.0 Penerimaan Kayu
2.0 Pengelolaan Gaji
Pegawai
3.0 Pengeluaran Kayu
KRPH Laporan Penerimaan kayu
Formulir Penerimaan Kayu
Arsip Laporan Penerimaan Kayu yang sudah disahkan
Laporan penerimaan kayu yang sudah disahkan
Pegawai Arsip Tarif Gaji
Daftar pegawai Data gaji
Data pegawaii
Arsip Laporan gaji Slip gaji pegawai yang sudah disahkan
Data pegawai Arsip Slip gaji
Slip gaji
KPH Pengeluaran Kayu
Laporan pengeluaran kayu Formulir
Arsip Laporan pengeluaran kayu yang sudah disahkan
Laporan pengeluaran kayu yang sudah disahkan Yang sudah disahkan
Yang sudah disahkan Laporan penerimaan Kayu
yang akan disahkan
Laporan penerimaan kayu yang sudah disahkan
Asper Slip gaji yang sudah disahkan
Slip gaji yang akan disahkan Laporan gaji
Laporan pengeluaran kayu yang sudah disahkan
Laporan pengeluaran Kayu yang akan disahkan
Gambar 3.8 Dfd level 1 proses 2 yang sedang berjalan
3.3.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan