b. Kegiatan membantu pengunjung mencari informasi pelayanan
referensi c.
Kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan perpustakaan
d. Kegiatan menyebarluaskan informasi.
2.7.1 Pelayanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris yaitu ”circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada kata sirkulasi udara uang dan sebagainya.
Dengan demikian pengertian pelayanan sirkulasi menurut 1994 adalah ”Mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan tepat guna
dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”. Kegiatan pelayanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan yang mengedarkan
koleksi perpustakaan kepada pengguna. Pelayanan yang dikatakan berhubungan
secara langsung dengan pengguna perpustakaan adalah pelayanan sirkulasi.
Kegiatan sirkulasi ini merupakan suatu kegiatan pekerjaan perpustakaan dalam usaha jasa layanan perpustakaan dalam kegiatan peminjaman dan
pengembalian bahan perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan berupa buku, journal, CD, atau bahan perpustakaan lainnya.
Kelancaran proses layanan sirkulasi bergantung pada hal – hal berikut: a.
Sistem peminjaman yang dipilih b.
Petugas yang terampl c.
Peraturan peminjaman yang jelas Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut:
1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat
2. Posedur yang ditempuh mudah dan sederhana
3. Kepuasan pengguna atas pelayanan harus diperhatikan
4. Pencatatan peminjaman dengan tertib dan teratur
Universitas Sumatera Utara
Bahan perpustakaan yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan dapat dibedakan atas:
1. Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam
perkuliahan 2.
Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang dgunakan untuk menambah dan meningkatkan pengetahuan pengguna.
Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: a.
Keanggotaan b.
Peminjaman c.
Pengembalian d.
Perpanjangan masa pinjam e.
Penagihan f.
Pemberian sanksi g.
Memberikan keterangan bebasbersih pinjaman bahan pustaka. Semua kegiatan diatas harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk
diketahui dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.
2.7.1.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi
pihakpengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi. Perpustakaan perlu melakukan pencatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan
peminjaman.
Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pengunjungpengguna
perpustakaan dapat meminjam bahan perpustakaan untuk dibaca di ruang baca
Universitas Sumatera Utara
atau juga dapat membawa pulang bahan perpustakaan tersebut, maka mereka harus mendaftar terlebih dulu untuk dapat menjadi anggota.
Menurut Sulystyo – Basuki 1991:257 menyatakan bahwa: ”Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan
maka di harus mengisi formulir keanggotaan. Setelah selesai mengisi, formulir dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai kelengkapan lain, kelengkapan
anggota tergantung kepada kebijakan masing – masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan foto copy tanda pengenal.”
2.7.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Menurut Syahrial – Pamuntjak dalam Buku Pedoman
Penyelenggaraan Perpustakaan 2000:97 dinyatakan bahwa: ”Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca
didalam perpustakaan maupun dibawa ke luar perpustakaan”.
Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan menjadi tiga bagian:
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai 2 minggu
2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampa 3 hari
3. Peminjaman jangka penjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:74 prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan
2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. a Pada perpustakaan yang mengantu sistem tertutup, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut: i.
pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi
Universitas Sumatera Utara
ii. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam
formulir. b
Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah
dipilihnya ii.
petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang telah tersimpan pada katalog buku
iii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan
perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali
iv. petugas mencatat koda bahan perpustakaan dan tanggal kembal
4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna
6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
i. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan.
ii. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama,
disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan. 7.
Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut: a.
Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan perpustakaan, nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang
menganut sistem perpustakaan tertutup ; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang akan dipinjamnya
b. Stempel tanggal kembali memuat tanggal, bulan dan tahun
c. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar
mudah dijalankan. Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial–
Pamuntjak, 2000:97 dinyatakan bahwa: Administrasi dari peminjaman yang harus diatur sedemikian adalah sebagai berikut:
1. Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku
yang diperlukan dengan cepat dan tepat 2.
Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam
Universitas Sumatera Utara
3. Dapat mengetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu
4. Dapat menjamin bahan pustaka dipinjam akan dikembalikan
5. Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman
Setiap bahan perpustakaan yang masuk dan yang keluar harus dicatat agar dapat terorganisir dan terawasi dengan sebaik – baiknya.
2.7.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan perpustakaan merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman bahan perpustakaan dalam sebuah perpustakaan. Apabila batas waktu
dari peminjaman bahan perpustakaan telah habis maka peminjam wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjamnya. Pada perpustakaan kecil,
bagian ini sering dijadikan satu dengan bagian peminjaman, akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri sendiri.
Menurut Nurhadi 1982, ”Pengembalian adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan yang
dipinjam”. Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara
pertama pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang akan dikembalikan kemeja layanan, cara kedua bila memungkinkan diluar jam buka
perpustakaan pengguna mengembalikan buku dengan memasukkan buku tersebut ke dalam kotak pengembalian.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:81, langkah kerja yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam prosedur pengembalian
bahan perpustakaan adalah: a.
Memeriksa kebutuhan buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan
b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
c. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor
anggota yang tertera pada kartu buku
Universitas Sumatera Utara
d. Membutuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal
kembali dan kartu pinjam e.
Mengembalikan kartu buku pada kantong buku f.
Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam g.
Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak buku
h. Memilih buku:
1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu
tempat untuk di kirim ke unit perawatan 2.
Yang rusak dan yang tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.
2.7.1.4 Perpanjangan Masa Pinjam
Perpanjangan bahan pustaka dilakukan dengan menambah batas waktu peminjaman yang sudah berakhir, biasanya perpanjangan bahan pustaka hanya
dapat dilakukan satu kali.
Proses perpanjangan yaitu dengan cara mengembalikan terlebih dahulu buku yang dipinjam sebelumnya, kemudian pustakawan mengubah kembali
tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian bahan pustaka berikutnya. Prosedur perpanjangan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan
b. Petugas memeriksa formulir pemesanan
c. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali
yang baru pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam
dan kartu buku
d. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:59.
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan: 6.
Kartu pinjam 7.
Kartu buku 8.
Stempel tanggal kembali.
Universitas Sumatera Utara
2.7.1.5 Penagihan
Penagihan bahan perpustakaan dilakukan oleh petugas perpustakaan apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya,
dan perpustakaan akan menagih bahan perpustakaan tersebut agar dikembalikan. Penagihan dilakukan dalam beberapa tahap:
a. Penagihan pertama
b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan
Jika sudah beberapa kali dikirimi surat peneguran dan buku yang dipinjam tidak juga dikembalikan, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan berikut:
1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu
2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberi tahu
nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum mengembalikan semua buku. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan
izin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut: a.
Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari
b. Petugas memuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama
dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
c. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya
berdasarkan proses pengembalian. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21
2.7.1.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi diberikan pada pengguna perpustakaan yang sering melanggar jangka waktu pengembalian bahan pustaka. Pemberian sanksi ini
biasanya bersifat mendidik agar pengguna menyadari bahwa bahan pustaka itu
Universitas Sumatera Utara
juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi bergantung pada jenis pelanggarannya. Sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian maupun
sanksi administrasi. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2008:83
dinyatakan bahwa sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak
3. Membawa bahan perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar
4. Menghilangkan bahan perpustakaan
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2000:83 dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna, antara lain
sebagai berkut: 1.
Denda 2.
Sanksi administratif 3.
Sanksi akademik Prosedur yang ditempuh, yaitu:
a. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna tersebut, petugas
menetapkan sanksinya b.
Berdasarkan tingkat pelanggaran tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya
c. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan
sanksinya d.
Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan
e. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada
pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
Universitas Sumatera Utara
2.7.1.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka
Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak memiliki pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan.
Pemberian surat keterangan dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan.
Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan – bahan pustaka karena mahasiswa telah
menyelesaikan studi atau staf pegawai administrasi pensiun. Menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 2004:84, fungsi surat
keterangan bebas pinjam bagi mahasiswa adalah untuk: a.
Ujian akhir b.
Yudisium c.
Penerimaan ijazah d.
Pindah studi ke perguruan tinggi lain. Prosedur pembrian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan
cara sebagai berikut: 1.
Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal
2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota
yang tertera di tanda pengenal 3.
Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dekembalikan pada kartu peminjaman
4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna bebas
pustaka,kartu peminjaman distempel pada” Bebas pustaka ” 5.
Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas diri rangkap dua. Fotocopy pertama diberikan kepada pengguna, fotocopy
kedua untuk pertinggal Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27.
Berdasarkan kutipan diatas, untuk memperoleh surat keterangan bebas pustaka, pertama – tama anggota harus menyerahkan kartu anggota. Dimana
melalui anggota tersebut petugas memeriksa apakah anggota tersebut masih
Universitas Sumatera Utara
memiliki buku yang belum dikembalikan. Jika tidak ada pinjaman lagi, kartu pinjaman tersebut diberi stempel bebas pustaka. Kemudian putugas mengisi berkas
bebas pustaka berdasarkan identitas pengguna dan kemudian diberikan kepada anggota yang bersangkutan.
2.7.2 Pelayanan Referensi
