Kinerja Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan

KINERJA PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN

KERTAS KARYA

Dikerjakan

O

L

E

H

LONA ANGGRIANI HUTAGALUNG

062201031

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS SASTRA

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN D-III

MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kasempatan dan kesehatan kepada penulis, sehingga penulis kertas karya ini dapat terselesaikan dengan sebaik-baiknya sebagai salah satu syarat untuk menempuh tugas akhir pada program studi Perpustakaan D-III Fakultas Sastra USU Medan. Adapun judul dari kertas karya ini adalah “Kinerja Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan”.

Penulis kertas karya ini banyak memperoleh dorongan, petunjuk dan bimbingan dari berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada:

1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, ph.D selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si, selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Dan Informasi.

3. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum, selaku dosen Pembimbing penulis dalam

menyusun dan menyelesaikan kertas karya ini.

4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin M.Pd, selaku dosen pembaca kertas karya

yang telah memberi masukan-masukan berupa perbaikan kartas karya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

5. Seluruh staff pengajar pada Program Studi Perpustakaan Dan Informasi.

6. Ibu Rospika Simarmata, S.Sos, selaku Kepala Perpustakaan Universitas

Darma Agung Medan dan seluruh staff Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan yang telah banyak membantu penulis dalam mengumpulkan data dalam meyelesaikan penulis kartas karya ini.

7. Teristimewa buat Ayahanda Ir. Charles Hutagalung dan Ibunda Hirim Br.Siringo-ringo yang telah banyak memberikan bantuan moril maupun material dalam menyelesaikan kertas karya ini, dan tidak lupa adik-adikku Pince de Bora Hutagalung, Eni Christina Hutagalung, Kiki Rud Hutagalung dan Mixon Binsar Hamonangan Hutagalung dan seluruh

keluarga besarku yang senantiasa Mencurahkan kasih sayang, doa, dan semangat kepada penulis.

8. Buat semua sahabatku Belli Rediana Simanjuntak, Aghata Rebecca Rajaguk-guk, Riris Desi Ujung, Nevri Jana Tobing, BomBom,

Jushary Manalu, Brian Purba, Niswah, Julai, dan teman-teman lainya

stambuk ’06, ‘07 dan ’08, yang telah memberi motivasi semangat kepada penulis baik selama kuliah maupun menyelesaikan kertas karya ini (I miss you all).

9. Buat semua teman-temanku satu pelayanan denganku Yohana Harefa,

Kak Dewi Sinaga, Ika , Yemima, Ringgo ,terima kasih untuk doa,

sharing, dan hati yang menangis bersama yang kalian beri untukku, you all the best I never had!!

10. Sahabat terbaikku Samuel Extrada Simanjuntak Yang setia berdoa untukku, selalu ada untukku memberikan motivasi, setia mendengarkan keluh kesahku, hari-hari yang penuh dengan kasih, tertawa dan disaat aku menangis sekalipun, THANKZ FOR ALL!!!

11. Buat teman seperjuanganku Belli Rediana Simanjuntak dan Abdul

Rahman Harahap teman satu pembimbing, perjuangan kita sudah

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas karya ini masih jauh dari

sempurna, oleh karena itu dengan kerendahan hati penulis mengharapkan saran, kritik, dan masukan untuk kesempurnaan kertas karya ini agar bermanfaat bagi yang

membacanya.

Medan, Juni 2009

Penulis,

Lona anggriani Hutagalung Nim:062201031

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR...i

DAFTAR ISI ... .v

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah……….….…....1

1.2Tujuan……….……....2

1.3Ruang Lingkup……….………...2

1.4Metode Pengumpulan Data……….…….………...2

BAB II PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI 2.1 Pengertian………..…………..3

2.2 Tujuan dan Fungsi………..…….3

2.2.1 Tujuan Perpustakaan………..………3

2.2.2 Fungsi Perpustakaan……….……….4

2.3 Pelayanan Pengguna………..………..5

2.3.1 Pengertian Pelayanan Pengguna ……….…..5

2.3.2 Tujuan Pelayanan Pengguna ……….……6

2.3.3 Fungsi Pelayanan Pengguna………..………….7

2.3.4 Sistem Pelayanan Perpustakaan………..……...7

2.3.4.1 Sistem Pelayanan Terbuka………..……...7

2.3.4.1 Sistem Pelayanan Tertutup……….……...8

2 .4 Jenis Pelayanan Pengguna………..………9

2.4.1 Pelayanan Sirkulasi………..…….9

2.4.2 Pelayanan Referensi………..………..16

2.4.3 Pelayanan Bimbingan Pengguna……….…18

BAB III KINERJA PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DHARMA AGUNG 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Darma Agung .…..20

3.1.1 Pengguna Perpustakaan………..………..21

3.2 Koleksi……….……….22

3.3 Sistem Pelayanan……….……….24

3.4 Pelayanan Sirkulasi………...25

3.4.1 Peminjaman………...25

3.4.2 Pengembalian………... …..26

3.4.3 Perpanjangan Masa Pinjam………..………...27

3.4.4 Penagihan………..……...28

3.4.5 Sanksi………..……... …..28

3.4.6 Surat Keterangan Bebas Pinjaman Pustaka...29

3.5 Pelayanan Referensi………...29

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan……….……...32 4.2 Saran……….….33 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Tabel-1 :Nama-nama pustakawan Perpustakaan Universitas Darma Agung

Medan……...………...21 Tabel-2 :Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung pada tahun

2007……….…...…22 Tabel-3 :Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung pada tahun

2008/2009……….…..23 Tabel-4 :Koleksi Refrens Perpustakaan Universitas Darma Agung pada Tahun 2007………...30 Tabel-5 :Koleksi Refrens Perpustakaan Universitas Darma Agung pada Tahun 2008/2009………..………...………..30

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan pusat informasi di mana bahan-bahan pustaka dikumpulkan, diolah dan kemudian disebarluaskan agar dapat dimanfatkan sacara maksimal oleh penggunnya. Perpustakan menyediakan berbagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, maka dengan ini peranan perpustakaan perguruan tinggi sangatlah penting dalam memberikan jasa layanan kepada sivitas akademika untuk mendukung pelaksanaan tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

Suatu perpustakaan hendaknya dapat melayani pengguna perpustakaan secara cepat dan tepat, sehingga pengguna dapat dengan mudah memperoleh informasi yang dibutuhkan. Pentingnya pelayanan pengguna pada suatu perpustakaan adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna pada suatu perpustakaan.

Masalah pelayanan pengguna adalah masalah yang sangat di utamakan sebab dapat dikatakan bahwa suatu prpustakaan dianggap bermutu apabila dapat memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna.

Pengguna yang dilayani pada perpustakaan UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN yaitu terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, dan tata usaha. Perpustakaan UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN didirikan dengan tujuan untuk membantu para staf pengajar dan mahasiswa dalam menambah ilmu pengetahuannya. Juga berperan sebagai penunjang perkuliahan, pembangunan bidang penelitian, ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi. Untuk itu dibutuhkan pelayanan kepada pengguna agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan perpustakaan semaksimal mungkin. Berdasarkan uraian di atas penulis merasa tertarik untuk memilih judul kertas karya ini adalah”Kinerja Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Darma Agung”.

Sesuai dengan judul penulisan kertas karya ini maka masalah yang akan dibahas adalah kagiatan pelayanan pengguna perpustakan UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN.

1.2Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:

a. Untuk mengetahui lebih dalam lagi mengenai pelayanan pengguna pada Perpustakaan UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN.

b. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan dalam pelaksanaan pelayanan pengguna.

1.3Ruang Lingkup

Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka yang akan dibahas dalam penulisan kertas karya ini adalah hal-hal yang berhubungan dengan pelayanan pengguna yang meliputi Pelayanan Sirkulasi, Referensi Pelayanan Pendidikan Pengguna.

1.4Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan kertas karya ini metode yang dipergunakan dalam pengumpulan data adalah:

1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Data diperoleh melalui berbagai literatur yang sesuai dengan masalah yang di bahas dalam kertas karya ini.

2. Penelitian Lapangan (Field Research)

Yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung ke perpustakaan UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN serta mengadakan wawancara dengan staf perpustakaan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi. Tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran. Perpustakaan perguruan tinggi yang baik merupakan satuan yang kokoh dengan lembaga perguruan tinggi.

Salah satu yang dikerjakan oleh perpustakaan pergurun tinggi adalah pemanfaatan koleksi. Pemanfatan koleksi merupakan kegiatan kerja pelayanan teknis. Kegiatan ini sangat penting dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan.

Menurut Sulistyo-Basuki (1991: 51) dalam bukunya pengantar ilmu perpustakaan, mengatakan bahwa: “Perpustakaan pergurun tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang bekerja sama dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utamanya membantu perguruan tinggi dalam mencapai tujuannya”.

Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi, merupakan sebagai pelaksana tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan jurusan, fakultas, universitas, institut, maupun sekolah tinggi, misalnya lembaga penelitian dan lembaga pengabdian masyarakat, juga dimasukkan ke dalam kelompok perpustakaan perguruan tinggi.

2.2 Tujuan dan Fungsi Perguruan Tinggi 2.2.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan merupakan sarana dalam melaksanakan tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, pengajar, penelitian ilmiah, serta pengabdian masyarakat.

Tujuan perpustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo-Basuki (1991: 52) adalah:

a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.

b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tinggkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.

c. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.

d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. e. Menyediakan jasa informasi yang tidak saja terbatas pada lingkungan

perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri local.

Perpustakaan perguruan tinggi sebenarnya juga termasuk dalam kelompok

perpustakaan khusus. Dalam berbagai terbitan berupa direktori perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi juga dimasukkan ke dalam kelompok perpustakaan khusus.

2.2.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 2), Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

a. Fungsi Edukasi

Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademik, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengornganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.

b. Fungsi Informasi

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.

c. Fungsi Riset

Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, tenologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.

d. Fungsi Rekreasi

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

e. Fungsi Publikasi

Perpustakaan seharusnya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf-akademik.

f. Fungsi Deposit

Perpustakaan menjadai pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.

g. Fungsi Interpretasi

Perpustakaan sudah seharusnya melakukankajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

2.3 Pelayanan Pengguna

2.3.1 Pengertian Pelayanan Pengguna

Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna yang berupa layanan bahan putaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi secara optimal serta memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti katalog dan OPAC (Online Public Access Cataloging).

Menurut buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 71) “Pelayanan pengguna adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna melalui layanan perpustakaan”.

Berdasarkan uraian di atas maka dapt disimpulkan bahwa pelayanan pengguna adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna dapat memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya.

2.3.2 Tujuan Pelayanan Pengguna

Pelayanan pengguna merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan. Menurut pendapat Lasa, H.S ( 1994: 2 ), tujuan pelayanan pengguna adalah:

a. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin. b. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya

serta kapan koleksi itu harus kembali.

Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain , akan segera dapat diketahui alamat peminjam dan dinantikan pada waktu pengembalian. c. Terjamin pengembalian peminjam dalam waktu yang jelas.

Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjamin.

d. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

e. Apabila terjadi pelanggaran akan diketahui.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan pelayanan pengguna adalah untuk memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dalam hal mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia di perpustakaan. Fasilitas yang dimaksud adalah semua koleksi yang dimiliki perpustakaan dan tenaga kerja dari staf perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dicari.

Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 3), menyatakan bahwa perputakaan adalah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyediakan, pemanfaatan menyebarluasakan informasi.

Fungsi pelayanan pengguna adalah membantu pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan.

2.3.4 Sistem Pelayanan Perpustakaan

Menurut Soeatminah (1992: 130), dalam proses kegiatan di perpustakaan dikenal dengan dua system pelayanan yang umum digunakan. Kedua system pelayanan ini adalah system pelayanan terbuka ( open access ) dan sistem pelayanan tertutup ( closed access ). Perpustakaan harus dapat menentukan sitem pelayanan yang sesuai dengan keadaan perpustakaan agar para pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan yang baik.

Untuk menentukan system pelayanan yang diberlakukan pada perpustakaan harus diperhatikan kesesuaian koleksi dengn sistem pelayanan. Apabila koleksi perpustakaan masih sederhana maka sistem yang baik digunakan adalah system pelayanan tertutup, tetapi apabila koleksi perpustakaan banyak maka system yang baik diberlakukan adalah system pelayanan terbuka.

2.3.4.1 Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access )

Sistem terbuka adalah suatu cara memungkinkan pengguna untuk masuk keruang koleksi untuk memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu pengguna harus mengetahui system pengelompokkan buku yang dianut oleh perpustakaan.

Menurut Soeatminah (1992: 130) sistem pelayanan terbuka merupakan suatu sistem pelayanan yang memperbolehkan penunjang perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka yang mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang.

Keuntungan sistem ini adalah :

a. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk memilih sendiri.

b. Menghemat tenaga. Dalam system ini petugas tidak perlu mengambil buku yang diinginkan pengguna. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengambilkan buku-buku yang telah dibaca di tempat maupun yang dikembalikan hari itu.

c. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak.

d. Akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat peminjam.

e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula ia dapat memilih judul lain yang relevan.

f. Kecil kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam.

Kelemahan sistem ini adalah : a. Frekuensi kerusakan besar

b. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak satu rak dengan yang lain memerlukaan jarak yang longgar.

c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving.

d. Pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering binggung. 2.3.4.2 Sistem Pelayanaan Tertutup ( Closed Access )

Sistem tertutup adalah salah satu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan yang diinginkannya. Koleksi yang ingin dipinjam harus terlebih dahulu melihat melalui katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambil oleh petugas, setelah pengguna mencatat nomor buku yang akan dipinjamkannya. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting.

Menurut Soeatminah (1992: 137) Sistem pelayanan tertutup adalah suatu system pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui catalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mengambilnya.

a. Daya tampung lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan rak yang lebih dekat.

b. Susunan buku ini akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.

c. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka akan lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka.

d. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi.

Kelemahan sistem ini adalah :

a. Banyak tenaga yang terserap dibagian sirkulasi ini.

b. Terdapat sejumlah koleksi bahan pustaka tidak pernah dipinjam.

c. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam.

d. Antrian peminjaman dan pengembalian buku di bagian ini sering berjubel, keadaan ini membuang waktu

2.4 Jenis Pelayanan Pengguna 2.4.1. Pelayanan Sirkulasi

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 73) layanan yang lazim ditawarkan adalah layanan sirkulasi . layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk meminjam bahan perpustakaan untuk dibawah keluar perputakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan lainnya. Pembahasan ini khusus membahas peminjaman buku.

Kelancaran proses layanan iini tergantung kepada hal-hal berikut : 1. Sistem peminjaman yang dipilih

2. Petugas yang terampil

3. Peraturan peminjaman yang jelas

Layanan peminjaman mengikuti azas sebagai berikut : 1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat 2. prosedur yang ditempuh mudah dan sederhana

3. Kepuasan pengguna atas pelayanan, harus diperhatikan 4. Pencatatan peminjaman dengan tertib dan teratur

Pelayanan sirkulasi terdiri dari peminjaman, perpanjangan, penagihan,pemberian sanksi, dan surat keterangan bebas pustaka. Faktor utama yang perlu mendapat perhatian dalam menjalankan pekerjaan pelayanan sirkulasi ini adalah terciptanya hubungan yang baik antara petugas dan pengunjung, suasana tenang, sikap yang ramah dan suka membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa senang berkunjung keperpustakaan.

Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut : a. Meminjamkan

b. Mengembalikan c. Mencatat pemesanan

d. Memperpanjang masa pinjam e. Penagihan

f. Pemberian sanksi

g. Memberikan keterangan bebas pinjaman

Meminjamkan Bahan Pustaka

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 74), menurut jangka waktunya, cara peminjaman bahan perpustakanya dibedakan menjadi tiga macam :

a. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. b. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai dengan 3 minggu. c. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester.

Prosedur peminjaman bahan pustaka adalah sebagai berikut : 1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan.

2. Petugas memberi tanda pengenal pengguna.

berlangsung sebagai berikut :

1. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi.

2. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir.

b. Pada perpustakaan yang menganut system terbuka, langkah ketiga berlangsug sebagai berikut :

1. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya. 2. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku

yang tersimpan pada kantong buku.

3. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali.

4. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali. 4. Pengguna menbutuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan. 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna. 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut : a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan

b. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan pustaka.

7. Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor.

Mengembalikan Buku

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 81), buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus melihat keadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya.

Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja

layanan; cara kedua bila memungkinkan, diluar jam buka perpustakaan, pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya kedalam kotak pengembalian.

Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut :

a. Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam.

b. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal.

c. Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku ayas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar tanggal.

d. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku.

e. Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman.

f. Petugas mengembalikan kartu buku pada catalog kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.

g. Petugas mengelompokkan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau dikirim kebagian pemeliharaan koleksi. Apabila koleksi rusak tidak dapat diperbaiki di usulkan untuk disiangi.

Mencatat Pemesanan Peminjaman

Menurut Buku pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 82) melalui pemesanan peminjaman, pengguna diberikan kesempatan untuk meminta agar buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, dapat dipinjamkan kepadanya, setelah di kembalikan ke perpustakaan. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan di uraikan di bawah ini.

Prosedur pemesanan peminjaman adalah sebagai berikut : a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi.

b. Memeriksa kartu buku dan katu peminjaman untuk mengetahui peminjaman buku itu dan waktu pengembaliannya.

c. Menyinpan bahan yang di pesan dalam rak khusus.

d. Memberitahu pemesanan bahwa bahan yang di pesan telah tersedia.

Memperpanjang Masa Pinjam

Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam.

Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud ( 2004: 83 ), prosedur perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara :

a. Pengguna membawa buku yang di pinjam ke meja layanan. b. Petugas memeriksa formulir penempaham.

c. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjaman dan girik buku.

d. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan.

Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam di perlukan : a. Kartu pinjam

b. Kartu buku

c. Stempel tanggal kembali

Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri. Lazimnya buku hanya boleh di perpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka yang akan dipinjam.

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 83) bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pad waktunya perpustakaan akan menagih buku agar segera di kembalikan. Penagihan di lakukan dalam beberapa tahap :

a. Penagihan pertama

b. Penagihan ke dua, jika penagihan pertama tidak diindahkan. c. Penagihan ke tiga, jika penagihan ke dua tidak diindahkan.

Prosedur penagihan sebagai berikut :

1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; Pekerjaan ini harus di lakukan setiap hari.

2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; Lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal. 3. Bila bahan di kembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan

proses pengembalian.

Pemberian Sanksi

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 83) pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemerikasaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut.

Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa : 1. Terlambat pengembalian bahan pustaka

2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak 3. Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku 4. Menghilangkan bahan pustaka

Sanksi yang dikenakan pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga di perlukan oleh orang lain, berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggaran.

Dalam buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi Perguruan Tinggi ( 2004: 84 ), dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain:

a. Denda

b. Sanksi administrative, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu.

c. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar.

Prosedur yang ditempuh, yaitu :

1. petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna.

2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya. 3. Untuk sanksi administrative, petugas langsung menyelesaikan menurut

peraturan perpustakaan.

4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinannya perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.

Dengan adanya prosedur pemberian sanksi di atas maka pengguna harus

berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian sanksi dimasukkan untuk menanamkan disiplin para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya diantara para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan sedikit.

Surat Keterangan Bebas Pustaka

Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 85), surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan

Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau staf/pegawai administrasi pensiun.

Prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :

1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.

2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.

3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman.

4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada “bebas pustaka”.

5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna rangkap dua. Foto copy pertama diberikan kepada pengguna, foto copy kedua untuk pertinggal.

Setelah persyaratan bebas pinjam perpustakaan terpenuhi, maka petugas merubah status data anggota dari aktif menjadi data alumni.

2.4.2 Layanan Referensi

Pada umumnya pelayanan referansi banyak terdapat diperpustakaan perpustakaan yang dapat memberikan penjelasan informasi dalam hal tertentu.

Tujuan pelayanan referensi yang di kemukakan oleh Lasa, H.S (1994: 34) sebagai berikut :

a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka di

harapkan mampu dalam menggunakan sumber informasi tersebut.

b. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.

c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda.

d. Mendaya gunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan.

e. Terciptanya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu .

Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004: 87 ) setiap jenis Referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya, yaitu :

a. Umum

Bahan perpustakaan sekunder yang memberikan informasi umum; ruang lingkupnya luas tanpa batasan subjek atau batasan lain yang dapat memberikan spesifikasi tertentu.

b. Khusus

Bahan perpustakaan sekunder yang memberikan informasi khusus mengenai subjek atau pokok bahasan tertentu

Menurut informasinya, bahan perpustakaan referensi terbagi atas : 1. Kamus

Merupakan bahan referensi yang berisi daftar kata-kata terpilih dari satu bahasa yang di susun menurut abjad,setiap kata disertai dengan penjelasan, mengenai artinya, cara mengucapkannya, ejaan, cara memakainya, asal katanya dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan kata-kata tersebut.

2. Ensiklopedi

Bahan rujukan yang berisi uraian mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa, bagaimana, mengapa, dan pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam benak manusia.

Memuat ringkasan data mengenai Negara, orang berprestasi dalam berbagai kegiatan, kejadian penting, dan sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu satu dua tahun, sering disertai dengan statistik.

2.4.3. Pelayanan Bimbingan Pengguna

Pelayanan bimbingan adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien.

Pelayanan pengguna mempunyai peranan sangat penting karena tidak semua pengguna perpustakaan tahu bagaimana cara pemanfaatan perpustakaan. Pelayanan ini sangat baik diberikan kepada pengguna perpustakaan yang sama sekali belum tahu bagaimana cara menggunakan perpustakaan yang sebenarnya .

Menurut Sutarno (2006: 95) “Suatu kegiatan yang bermaksud memberikan panduan, penjelasan tentang pengguna perpustakaan kepada sekelompok pengguna baru perpustakaan. Hal itu dilakukan agar:

a. Pemakai perpustakaan dapat mengenal dan memahami serta menggunakan sistem yang diberlakukan di perpustakaan tersebut.

b. Menggunakan sarana temu balik informasi yang tersedia seperti kode / nomor klasifikasi, kartu katalog, dan penunjuk yang lain.

c. Dengan cepat dan tepat menemukan apa yang di perlukan, tanpa banyak membuang waktu, tidak menemui kesulitan atau hambatan.

Menurut Depdikbub (2004: 95) “bimbingan pengguna adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna atau calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien”.

Tujuan bimbingan pengguna menurut Depdikbub (2004: 95) adalah sebagai berikut :

1. meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri

2. Membekali pengguna dengan theknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan subjek tertentu.

3. Menigkatkan pemanfaatan sumber informasi dan pelayanan pustaka. 4. Mempromosikan layanan perpustakaan

5. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk mencapai tujuan tersebut, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: 1. Petugas harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan pengguna untuk

memanfaatkan sumber daya dan fasilitas perpustakaan secara optimal.

2. Materi dan metode pendidikan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna .

3. Petugas perlu melibatkan dosen, jurusan atau fakultas.

4. Pendidikan dilakukan baik secara terprogram mupun sewaktu – waktu

Pelayanan bimbingan pengguna pada dasarmya ada dua macam yaitu : a. Bimbingan langsung

b. Bimbingan tidak langsung

BAB III

KINERJA PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DARMA AGUNG MEDAN

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Darma Agung

Universitas Darma Agung berdiri pada tahun 1957 dan memiliki perpustakaan yang berlokasi di jl.Bantam No.21. Pada tahun 2001 perpustakaan tersebut memisahkan diri dan bernama “Perpustakaan Hermina Napitupulu” Universitas Darma Agung dengan luas bangunan 1.392 m perpustakaan ini berlokasi di jl.TD.Pardede No.21, di samping perpustakaan universitas, di beberapa fakultas juga ada perpustakaan fakultas.

Universitas Darma Agung memiliki beberapa fakultas, yaitu: Ilmu Sosial dan Politik, Ekonomi, Keperawatan, Hukum, Teknik, Ilmu Pendidikan dan Keguruan, Sastra, Pasca Sarjana, dan setiap fakultas memiliki berbagai jurusan terbagi kepada setiap masing-masing fakultas tersebut, dengan jumlah mahasiswa sebanyak 7615 orang.

Dengan adanya berbagai jurusan pada Universitas Darma Agung menuntut perpustakaan sebagai unsur penunjang Tridharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat untuk lebih mengutamakan dan menyediakan koleksi perpustakaan sebagai kebutuhan pengguna pada perpustakaan Universitas Darma Agung. Perpustakaan yang merupakan pusat informasi, tidak hanya merupakan tempat penyimpanan bahan pustaka tetapi harus juga merupakan tempat penyimpanan, pelestarian, pengelolahan, pemanfaatan dan penyebaran informasi.

Perpustakaan Hermina Napitupulu Universitas Darma Agung masih dalam proses penataan penyempurnaan. Perpustakaan dikelola oleh 2 (dua) orang yaitu: 1 (satu) orang sebagai kepala perpustakaan dan 1 (satu) orang bertugas pada bagian pelayanan.

Adapun daftar nama petugas Perpustakaan Hermina Napitupulu Universitas Darma Agung adalah seperti yang tertera dibawah ini:

Tabel-1: Nama-nama pustakawan Perpustakaan Universitas Darma Agung Medan

1 Rospika Simarmata S1 Ilmu Komunikasi Kepala Perpustakaan 2 Sorta Tampubolon SE (Sarjana Ekonomi) Staf Pengawai

Kegiatan yang ada pada organisasi Perpustakaan Universitas Darma Agung dapat dikelompokkan menjadi beberapa kelompok kerja:

1. Pelayanan teknis yang meliputi: a. Pengadaan bahan pustaka b. Pengolahan

c. Pembinaan koleksi

2. Pelayanan pengguna yang meliputi: a. Sirkulasi

b. Referensi

Salah satu aspek yang dapat menentukan berhasilnya kinerja layanan perpustakaan selain dari staf, pustakawan, gedung dan fasilitas yang dimiliki adalah tersedianya koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.

3.1.1 Pengguna Perpustakaan

Syarat-syarat untuk menjadi anggota perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Terdaftar sebagai mahasiswa, Universitas Darma Agung akademik pada saat itu.

2. Mendaftarkan diri pada perpustakaan Universitas Darma Agung, dengan syarat sebagai berikut:

a. Menunjukkan kartu tanda mahasiswa yang telah berlaku dan melampirkan fotocopy kwitansi pembayaran uang kuliah.

b. Memberikan identitas pribadi ke perpustakaan Universitas Darma Agung. c. Menyerahkan pas photo ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar.

d. Membayar uang pendaftaran sebesar Rp.5000.

e. Kartu tanda anggota perpustakaan KTA dipakai sampai tamat kuliah dari Universitas Darma Agung, apabila kartu tersebut hilang diharuskan mengganti mengurus kembali dikenakan biaya Rp.5000.

3.2 Koleksi

Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Jumlah koleksi ditentukan oleh beberapa faktor seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah, dan jumlah pemakai.

Koleksi yang dimiliki perpustakaan Universitas Darma Agung terdiri dari beberapa jenis yaitu:

a. Buku b. Majalah c. Direktori d. Ensiklopedi e. Teks Book f. Skripsi

Adapun jumlah koleksi yang dimiliki Perpustakaan Universitas Darma Agung pada tahun 2007 dan 2008/2009 bisa dilihat dalam tabel-tabel di bawah ini, yaitu:

Tabel-2: Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung pada tahun 2007

No Koleksi / Fakultas Judul Eksemplar

1 Agama / Theology 301 856

2 Hukum 213 474

3 Teknik Mesin 105 532

4 Teknik Elektro 61 97

5 FKIP 120 305

6 Sosial 96 128

7 Ilmu Keperawatan 185 653

8 Ekonomi 52 107

10 Sastra 169 202

11 Pertanian 9 84

12 Skripsi 219 219

Jumlah 1600 3840

Tabel-3: Koleksi Perpustakaan Universitas Darma Agung pada tahun 2008/2009

No Koleksi / Fakultas Judul Eksemplar

1 Agama / Theology 616 1015

2 Hukum 410 921

3 Teknik Mesin 211 845

4 Teknik Elektro 88 102

5 FKIP 241 422

6 Sosial 190 203

7 Ilmu Keperawatan 238 1515

8 Ekonomi 75 227

9 Politik 109 479

10 Sastra 181 308

11 Pertanian 25 137

13 Dari Kantor Walikota 23 54

14 Skripsi 453 453

Jumlah 2860 6681

Dapat diketahui bahwa koleksi yang dimiliki perpustakaan Universitas Darma Agung belum memadai bila dibandingkan dengan jumlah mahasiswa 7615 orang.

Koleksi perpustakaan sudah memiliki kartu katalog, sehingga dapat membantu pengguna menelusur informasi. Setiap buku dibuat call numbernya. Nomor kelasnya ditentukan dengan menggunakan DDC edisi 22. Bahan pustaka disusun berdasarkan fakultas atau jurusan masing-masing.

3.3 Sistem Pelayanan

Pada umumnya perpustakaan memberikan pelayanan kepada penggunanya, melalui 2 (dua) sistem pelayanan, yaitu:

a) Sistem Terbuka (Open access)

Sistem terbuka adalah suatu cara memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu pengguna harus mengetahui system pengelompokan buku yang dianut oleh perpustakaan.

b) Sistem Tertutup (Close access)

Sistem tertutup adalah suatu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan yang diinginkannya. Koleksi yang ingin dipinjam terlebih dahulu dilihat melalui katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambil oleh petugas, setelah pengguna mencatat nomor buku yang akan dipinjamnya. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting.

Sistem pelayanan yang diselenggarakan olah Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah system pelayanan terbuka (open access). Pengguna atau pengunjung perpustakaan dapat memilih langsung atau mengambil sendiri koleksi yang ingin di pinjam atau yang dibaca.

Jam buka pelayanan Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:

a. Senin-sabtu : Pagi 08.00-12.00 WIB b. Senin-sabtu : Siang 14.00-17.00 WIB

Citra perpustakaan terutama ditentukan oleh pendapat masyarakat atas kesanggupan perpustakaan untuk memberikan pelayanan kapada penggunanya. Reputasi perpustakaan didasarkan atas jasa yang diberikannya kepada pengguna perpustakaan. Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah pelayanan sirkulasi. Pelayanan sirkulasi ini merupakan pelayanan perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna.

Adapun pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Darma Agung meliputi: peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, penagihan, dan sanksi.

3.4.1 Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan oleh setiap anggota perpustakaan yang telah memiliki kartu anggota perpustakaan. Sedangkan yang bukan anggota perpustakaan tidak dapat meminjam bahan pustaka untuk dibawa keluar perpustakaan. Bahan pustaka yang dapat dipinjam oleh anggota perpustakaan ditentukan oleh perpustakaan sebanyak 2 judul, peminjaman bahan pustaka adalah selama 4 hari, ditambah masa perpanjangan dengan waktu 2 hari.

Syarat-syarat peminjaman buku di Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:

1. Telah terdaftar menjadi mahasiswa Universitas Darma Agung. 2. Mempunyai kartu tanda mahasiswa (KTM).

3. Mempunyai kartu tanda anggota perpustakaan. 4. Lama waktu peminjaman 4 hari.

5. Perpanjangan peminjaman buku diperbolehkan 2 hari.

6. Mahasiswa berhak dapat meminjaman buku hanya 2 eksemplar.

7. Keterlambatan peminjaman buku dikenakan biaya denda setiap harinya Rp.500, tidak dihitung hari libur. Jika tidak dipulangkan tidak bisa pinjam lagi dan yang rusak harus diganti oleh pengguna.

8. Koleksi refren tidak boleh dipinjam kecuali di fotocopy.

Prosedur peminjaman bahan pustaka yang dilakukan di Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:

1. Peminjam menunjukkan kartu anggota kepada petugas perpustakaan. 2. Peminjam mencari bahan pustaka yang akan dipinjam.

3. Setelah menemukan bahan pustaka yang akan dipinjam kemudian pengguna menuliskan nama, tanggal pinjam pada kartu buku kemudian menyerahkan bahan pustaka tersebut kepada petugas perpustakaan.

4. Petugas mengecek ulang kartu buku dan kemudian mencatat pada kartu anggota kode bahan pustaka dan tanggal pengembalian.

5. Tanggal pengembalian juga dicatat pada slip pengembalian bahan pustaka. Slip pengembalian ini ditempelkan di halaman pertama buku. Dengan demikian pengguna tidak akan lupa tanggal pengembalian bahan pustaka. 6. Bahan pustaka diberikan kepada pengguna. Kartu buku dan kartu anggota

disusun menurut tanggal pengembalian.

Mengingat pengguna Perpustakaan Universitas Darma Agung banyak dan

petugas yang melayani hanya 2 (dua) orang saja, maka pengguna sistem kartu anggota sangat tepat diterapkan. Keuntungan sistem ini adalah pengguna yang ingin meminjam bahan pustaka tidak perlu menunggu lama.

3.4.2 Pengembalian

Pelayanan pengembalian bahan pustaka di perpustakaan, merupakan kelanjutan dari pelayanan peminjaman bahan pustaka. Apabila masa peminjaman bahan pustaka telah berakhir maka pengguna wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya.

Prosedur pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:

1. Pengguna mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam. 2. Petugas menerima bahan pustaka yang dikembalikan.

3. Petugas memeriksa apakah bahan pustaka dalam keadaan baik.

4. Jika tidak terjadi kerusakan maka petugas memeriksa apakah pengembalian bahan pustaka tersebut terlambat atau tidak.

5. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak kartu buku yang sedang dipinjam.

6. Petugas mencantumkan tanggal kembali pada kartu buku kemudian memberi paraf pada kartu buku dan kartu anggota.

7. Kartu buku dimasukkan kekantong buku dan kartu anggota di kembalikan. Pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Darma Agung dapat dikatakan baik karena sudah menggunakan kartu buku dan pada bahan pustaka sudah ada slip pengembalian, sehingga peminjaman dapat mengembalikan bahan pustaka tepat pada waktunya.

3.4.2 Perpanjangan Masa Pinjam

Apabila bahan pustaka yang dipinjam telah habis batas masa pinjamannya, maka sipeminjam berkewajiban mengembalikan bahan pustaka tersebut keperpustakaan. Namun pengguna dapat memperpanjang masa pinjamnya apabila bahan pustaka tersebut masih diperlukan.

Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:

1. Peminjam membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang.

2. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas.

3. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak penyimpanan. 4. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku serta memberi paraf dan

pada kartu anggota diberikan paraf.

5. Petugas menuliskan kembali kode bahan pustaka dan tanggal pengembalian pada kartu anggota sedangkan pada kartu buku dituliskan tanggal peminjaman.

6. Petugas menyerahkan kembali bahan pustaka tersebut kepada peminjam. Batas perpanjangan masa pinjam bahan pustaka selama 2 hari dan pengguna dapat melakukan perpanjangan masa pinjam bahan pustaka cuma 1x (satu kali).

Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah melewati batas waktu peminjaman.

Petugas melakukan penagihan apabila bahan pustaka yang dipinjam telah tiba batas waktu pengembaliannya.

Prosedur penagihan di Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:

a. Nama-nama peminjam yang terlambat mengembalikan buku ditempelkan di papan pengumuman perpustakaan.

b. Jika pengumuman tersebut belum juga ditanggapi, maka akan dikirim pesan pada salah seorang teman terdekat si peminjam, agar disampaikan pada sipeminjam.

3.4.5 Sanksi

Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan yang telah ditentukan, misalnya keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak dan sebagainya. Pemberian sanksi yang sering terjadi pada Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah keterlambatan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam pengguna dan menghilangkan bahan pustaka.

Sanksi yang diberikan adalah sebagai berikut:

1. Bila terlambat mengembalikan bahan pustaka diberikan sanksi sebesar Rp.500,00 per hari per buku.

2. Jika bahan pustaka yang dipinjam pengguna mengalami kerusakan, maka bahan pustaka tersebut harus diperbaiki/diganti oleh peminjam.

3. Jika bahan pustaka yang dipinjam hilang, peminjam wajib mengganti dengan bahan pustaka yang sama atau diganti dengan uang sesuai dengan harganya.

3.4.6 Surat Keterangan Bebas Pinjaman Pustaka

Surat keterangan bebas peminjaman bahan pustaka ini wajib diurus oleh mahasiswa apabila akan menyelesaikan studinya dan surat ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Darma Agung.

Pada surat keterangan bebas pinjaman bahan pustaka tercantum keterangan sebagai berikut:

a. Nomor surat b. Nama mahasiswa

c. Nomor induk mahasiswa d. Program studi (S1/D3) e. Fakultas

f. Keterangan tidak ada peminjaman buku

g. Tanggal surat dan tanda tangan kepala perpustakaan

Syarat-syarat pengambilan surat keterangan bebas pinjaman bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Memberikan surat keterangan dari fakultas

2. Menyumbangkan 1 buku sesuai dengan judul masing-masing 3. Memberikan 1 skripsi

3.5 Pelayanan Referens

Jenis koleksi referens khusus dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. Informasi dapat berupa suatu kata, pokok masalah, pustaka, nama tokoh, petunjuk-petunjuk dan sebagainya. Koleksi referens tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagaimana buku teks maupun fiksi.

Adapun koleksi referens yang dimiliki Perpustakaan Universitas Darma Agung dalam 2 tahun trakhir, yaitu tahun 2007 dan 2008/2009 terdapat pada tabel-tabel di bawah ini adalah:

Tabel-4: Koleksi Refrens Perpustakaan Universitas Darma Agung pada Tahun 2007

No Koleksi Judul Eksemplar

1 Direktori 35 35

2 Kamus Bahasa Inggris-Indonesia 1 1

4 Text Book 105 323

5 Terbitan Pemerintah 48 62

6 Ensiklopedia Americana 130 305

7 Ensiklopedia Nasional Indonesia 31 46

8 Ensiklopedia Britanica 33 89

9 Colliers’s Ensiklopedia 18 36

10 Pictured Ensiklopedia 16 20

11 Majalah 8 24

Jumlah 426 942

Tabel-5: Koleksi Refrens Perpustakaan Universitas Darma Agung pada Tahun 2008/2009

No Koleksi Judul Eksemplar

1 Direktori 48 48

2 Kamus Bahasa Inggris-Indonesia 1 1

3 Kamus Bahasa Indonesia-Inggris 1 1

4 Text Book 121 538

5 Terbitan Pemerintah 65 309

6 Ensiklopedia Americana 132 54

7 Ensiklopedia Nasional Indonesia 35 89

8 Ensiklopedia Britanica 33 36

9 Colliers’s Ensiklopedia 18 23

10 Pictured Ensiklopedia 18 41

11 Majalah 13 41

Jumlah 485 1181

Semua koleksi referens yang ada di Perpustakaan Universitas Darma Agung disusun dalam rak yang berbeda tidak disatukan dengan koleksi lainnya, sehingga dapat dengan mudah menemukannya. Koleksi referens tidak dipinjamkan kepada pengguna.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Petugas perpustakaan terdiri dari 2 (dua) orang dan salah satunya

berpendidikan S1 Ilmu Komunikasi.

2. Pelayanan pengguna pada perpustakaan Universitas Darma Agung terdiri dari sirkulasi, referens, dan pelayanan bimbingan pengguna.

3. Pelayanan sirkulasi perpustakaan Universitas Darma Agung meliputi kegiatan keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan,

penagihan, pemberian sanksi, dan surat keterangan bebas pustaka. Semua kegiatan tersebut memiliki prosedur masing-masing yang terarah dan sangat mudah diikuti.

4. Pelayanan referensi masih mengalami kendala karena koleksinya masih bergabung dengan koleksi lain.

5. Dapat dikatakan koleksi yang ada belum cukup memadai untuk membantu kelancaran proses belajar mengajar dan sivitas akademika Universitas Darma Agung yang digunakan oleh 60 anggota perpustakaan per harinya terdiri dari mahasiswa, dosen, dan tata usaha Universitas Darma Agung.

6. Perpustakaan Universitas Darma Agung menggunakan sistem pelayana terbuka (open access) yang memungkinkan pengguna dapat menelusuri informasi bahan pustaka secara langsung ke rak buku.

7. Bimbingan pengguna pada perpustakaan Universitas Darma Agung diberikan setiap penerimaan anggota baru yang mendaftar sebagai

4.2 Saran

Berdasarkan pembahasan dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan, maka penulis mencoba mengemukakan beberapa saran dan masukaan diantaranya, adalah:

1. Agar perpustakaan melakukan fungsinya dengan baik hendaknya

Perpustakaan Universitas Darma Agung menambah petugas yang mempunyai latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan sehingga pengelola perpustakaan dapat dilakukan secara professional.

2. Untuk menarik minat pengguna agar datang ke perpustakaan hendaknya dilakukan penambahan koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. 3. Sebaiknya untuk meningkatkan pelayanan pengguna, perpustakaan

mempertimbangkan untuk menggunakan catalog on-line agar temu balik bahan pustaka lebih mudah.

4. Sebaiknya koleksi referens dipisahkan dari koleksi yang lain dan disusun dalam ruang khusus.

5. Perpustakaan Universitas Darma Agung hendaknya membuat statistik

pelayanan sirkulasi untuk mengetahui perkembangan kegiatan pelayanan sirkulasi dari satu periode keperiode berikutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2004. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Depdikbud. Lasa, NS. 1994. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : UGM Press.

Sirengar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : UniversitasSumatera Utara Press.

Soeatminah. 1992 . Perpustakaan Pustakawan dan Kepustakawanan. Yogyakarta : Kanisius.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia pustaka utama.

Sumardji, P. 1993. Perpustakaan Organisasi dan Tata Kerja. Yogyakarta : Kanisius.

Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia.

Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.

Syahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000 . Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan.

Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah melewati batas waktu peminjaman.

Petugas melakukan penagihan apabila bahan pustaka yang dipinjam telah tiba batas waktu pengembaliannya.

Prosedur penagihan di Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah sebagai berikut:

a. Nama-nama peminjam yang terlambat mengembalikan buku ditempelkan di papan pengumuman perpustakaan.

b. Jika pengumuman tersebut belum juga ditanggapi, maka akan dikirim pesan pada salah seorang teman terdekat si peminjam, agar disampaikan pada sipeminjam.

3.4.5 Sanksi

Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan yang telah ditentukan, misalnya keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak dan sebagainya. Pemberian sanksi yang sering terjadi pada Perpustakaan Universitas Darma Agung adalah keterlambatan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam pengguna dan menghilangkan bahan pustaka.

Sanksi yang diberikan adalah sebagai berikut:

1. Bila terlambat mengembalikan bahan pustaka diberikan sanksi sebesar Rp.500,00 per hari per buku.

2. Jika bahan pustaka yang dipinjam pengguna mengalami kerusakan, maka bahan pustaka tersebut harus diperbaiki/diganti oleh peminjam.

3. Jika bahan pustaka yang dipinjam hilang, peminjam wajib mengganti dengan bahan pustaka yang sama atau diganti dengan uang sesuai dengan harganya.

3.4.6 Surat Keterangan Bebas Pinjaman Pustaka

Surat keterangan bebas peminjaman bahan pustaka ini wajib diurus oleh mahasiswa apabila akan menyelesaikan studinya dan surat ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Darma Agung.

Pada surat keterangan bebas pinjaman bahan pustaka tercantum keterangan sebagai berikut:

a. Nomor surat b. Nama mahasiswa

c. Nomor induk mahasiswa d. Program studi (S1/D3) e. Fakultas

f. Keterangan tidak ada peminjaman buku

g. Tanggal surat dan tanda tangan kepala perpustakaan

Syarat-syarat pengambilan surat keterangan bebas pinjaman bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Memberikan surat keterangan dari fakultas

2. Menyumbangkan 1 buku sesuai dengan judul masing-masing 3. Memberikan 1 skripsi

3.5 Pelayanan Referens

Jenis koleksi referens khusus dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. Informasi dapat berupa suatu kata, pokok masalah, pustaka, nama tokoh, petunjuk-petunjuk dan sebagainya. Koleksi referens tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagaimana buku teks maupun fiksi.

Adapun koleksi referens yang dimiliki Perpustakaan Universitas Darma Agung dalam 2 tahun trakhir, yaitu tahun 2007 dan 2008/2009 terdapat pada tabel-tabel di bawah ini adalah:

Tabel-4: Koleksi Refrens Perpustakaan Universitas Darma Agung pada Tahun 2007

No Koleksi Judul Eksemplar

1 Direktori 35 35

2 Kamus Bahasa Inggris-Indonesia 1 1 3 Kamus Bahasa Indonesia-Inggris 1 1

4 Text Book 105 323

5 Terbitan Pemerintah 48 62

6 Ensiklopedia Americana 130 305

7 Ensiklopedia Nasional Indonesia 31 46

8 Ensiklopedia Britanica 33 89

9 Colliers’s Ensiklopedia 18 36

10 Pictured Ensiklopedia 16 20

11 Majalah 8 24

Jumlah 426 942

Tabel-5: Koleksi Refrens Perpustakaan Universitas Darma Agung pada Tahun 2008/2009

No Koleksi Judul Eksemplar

1 Direktori 48 48

2 Kamus Bahasa Inggris-Indonesia 1 1 3 Kamus Bahasa Indonesia-Inggris 1 1

4 Text Book 121 538

5 Terbitan Pemerintah 65 309

6 Ensiklopedia Americana 132 54

7 Ensiklopedia Nasional Indonesia 35 89

8 Ensiklopedia Britanica 33 36

9 Colliers’s Ensiklopedia 18 23

10 Pictured Ensiklopedia 18 41

11 Majalah 13 41

Jumlah 485 1181

Semua koleksi referens yang ada di Perpustakaan Universitas Darma Agung disusun dalam rak yang berbeda tidak disatukan dengan koleksi lainnya, sehingga dapat dengan mudah menemukannya. Koleksi referens tidak dipinjamkan kepada pengguna.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Petugas perpustakaan terdiri dari 2 (dua) orang dan salah satunya

berpendidikan S1 Ilmu Komunikasi.

2. Pelayanan pengguna pada perpustakaan Universitas Darma Agung terdiri dari sirkulasi, referens, dan pelayanan bimbingan pengguna.

3. Pelayanan sirkulasi perpustakaan Universitas Darma Agung meliputi kegiatan keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan,

penagihan, pemberian sanksi, dan surat keterangan bebas pustaka. Semua kegiatan tersebut memiliki prosedur masing-masing yang terarah dan sangat mudah diikuti.

4. Pelayanan referensi masih mengalami kendala karena koleksinya masih bergabung dengan koleksi lain.

5. Dapat dikatakan koleksi yang ada belum cukup memadai untuk membantu kelancaran proses belajar mengajar dan sivitas akademika Universitas Darma Agung yang digunakan oleh 60 anggota perpustakaan per harinya terdiri dari mahasiswa, dosen, dan tata usaha Universitas Darma Agung.

6. Perpustakaan Universitas Darma Agung menggunakan sistem pelayana terbuka (open access) yang memungkinkan pengguna dapat menelusuri informasi bahan pustaka secara langsung ke rak buku.

7. Bimbingan pengguna pada perpustakaan Universitas Darma Agung diberikan setiap penerimaan anggota baru yang mendaftar sebagai

4.2 Saran

Berdasarkan pembahasan dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan, maka penulis mencoba mengemukakan beberapa saran dan masukaan diantaranya, adalah:

1. Agar perpustakaan melakukan fungsinya dengan baik hendaknya

Perpustakaan Universitas Darma Agung menambah petugas yang mempunyai latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan sehingga pengelola perpustakaan dapat dilakukan secara professional.

2. Untuk menarik minat pengguna agar datang ke perpustakaan hendaknya dilakukan penambahan koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. 3. Sebaiknya untuk meningkatkan pelayanan pengguna, perpustakaan

mempertimbangkan untuk menggunakan catalog on-line agar temu balik bahan pustaka lebih mudah.

4. Sebaiknya koleksi referens dipisahkan dari koleksi yang lain dan disusun dalam ruang khusus.

5. Perpustakaan Universitas Darma Agung hendaknya membuat statistik

pelayanan sirkulasi untuk mengetahui perkembangan kegiatan pelayanan sirkulasi dari satu periode keperiode berikutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2004. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Depdikbud.

Lasa, NS. 1994. Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : UGM Press.

Sirengar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : UniversitasSumatera Utara Press.

Soeatminah. 1992 . Perpustakaan Pustakawan dan Kepustakawanan. Yogyakarta : Kanisius.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia pustaka utama.

Sumardji, P. 1993. Perpustakaan Organisasi dan Tata Kerja. Yogyakarta : Kanisius.

Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia.

Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.

Syahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000 . Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan.