Dari uraian fungsi-fungsi pelayanan referensi di atas, dapat dikatakan bahwa bagian pelayanan referensi merupakan bagian yang tidak kalah
pentingnya dengan bagian lain, seperti bagian pengadaan koleksi, pengolahan koleksi, pelayanan sirkulasi, dan lain sebagainya. Di sini diperlukan pustakawan
referensi yang benar-benar mampu, mau dan mempunyai semangat yang tinggi untuk membantu pengguna, sehingga pengguna merasa puas karena
mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan pelayanan referensi, sehingga fungsi pelayanan referensi dapat berjalan,
yaitu:
1. Tata Ruang.
Perlu disediakan ruang khusus dan meja pustakawan berada tidak jauh dari pintu masuk ruang referensi, dilengkapi dengan sarana temu kembali
koleksi seperti pangkalan data terautomasi. Bahkan jika memungkinkan dilengkapi dengan fasilitas internet. Ruangan harus selalu bersih, rapi,
nyaman, dan tenang.
2. Koleksi Referensi.
Koleksi yang tersedia dapat digunakan untuk memberikan informasi kepada pengguna. Koleksi referensi sebisa mungkin lengkap dan berbobot
ilmiah, yang disajikan dalam rak terbuka yang rapi, bersih, dan mudah dicapai. Koleksi referensi meliputi: ensiklopedi, kamus, direktori, buku
tahunan, buku pegangan handbook, manual, almanak, bibliografi, indeks,
abstrak, penerbitan pemerintah, sumber geografi, sumber biografi, dan
Murniaty : Promosi Jasa Pelayanan Referensi di Perpustakaan, 2006
USU Repository © 2006
lain sebagainya. Koleksi yang dimiliki harus selalu dievaluasi sehingga senantiasa
up to date digunakan sebagai bahan rujukan.
Adapun ciri-ciri dari koleksi referensi adalah: •
Koleksi referensi ditujukan untuk keperluan konsultasi dan tidak dimaksudkan untuk dibaca keseluruhan isinya seperti buku teks biasa.
• Koleksi referensi seringkali terdiri dari entri-entri yang terpotong-
potong. •
Pada koleksi referensi informasi disusun untuk memudahkan penelusuran secara cepat dan menyeluruh.
• Di Perpustakaan koleksi referensi biasanya tidak dipinjamkan karena
buku tersebut diperlukan setiap waktu untuk konsultasi.
3. Pustakawan Referensi.
Apalah artinya tata ruang yang menarik dan koleksi referensi yang lengkap jika pustakawan yang memberikan pelayanan tidak ramah,
penampilannya tidak rapi, terkesan enggan memberikan bantuan dan sebagainya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap keinginan pengguna
untuk kembali lagi. Kalau akhirnya kembali, mungkin karena tidak ada pilihan lain. Jika hal ini berlangsung lama, lambat laun tidak akan ada lagi
pengguna yang datang. Selanjutnya pustakawan seperti apa yang tepat untuk diposisikan di bagian referensi ?
Pustakawan Referensi
Untuk memberikan pelayanan prima, pustakawan di bagian referensi terlebih dahulu harus benar-benar paham akan fungsi pelayanan referensi.
Murniaty : Promosi Jasa Pelayanan Referensi di Perpustakaan, 2006
USU Repository © 2006
Berangkat dari pemahaman tersebut, selanjutnya pustakawan harus memiliki kepribadian dan berkemampuan sebagai berikut:
1. Bangga dengan pekerjaan sebagai pustakawan referensi sehingga
mencintai pekerjaannya itu. Ada kerelaan dan keikhlasan untuk melayani pengguna dan selalu melakukan yang terbaik dalam bekerja. Tidak akan
mau melakukan hal-hal yang dapat menurunkan kredibilitasnya.
2. Memiliki wawasan yang luas dan memiliki keterampilan yang cukup dalam
menggunakan berbagai koleksi referensi. Pustakawan referensi dituntut untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya dalam menelusur
informasi. Hal ini sangat diperlukan Karena perkembangan ilmu pengetahuan yang demikian cepat. Menjadi ironis jika pustakawan tidak
memahami perkembangan ilmu pengetahuan dan selalu menjawab “tidak tahu” bila ditanya oleh pengguna Perpustakaan.
3. Selalu berpenampilan menarik, rapi dalam berbusana, berpikir positif,
tekun, cermat, telaten dan ramah.
4. Mampu memberikan bimbingan ataupun petunjuk praktis kepada para
pengguna Perpustakaan dalam upaya memilih dan menggunakan koleksi referensi yang dikehendaki sesuai dengan bidang pengetahuan masing-
masing.
5. Mampu menyenangkan orang lain. Pustakawan akan selalu tersenyum dalam
memberikan pelayanannya. Sikap selalu menghormati dan menghargai pengguna yang datang. Telaten dan sabar dalam memberikan bimbingan,
Murniaty : Promosi Jasa Pelayanan Referensi di Perpustakaan, 2006
USU Repository © 2006
sehingga pengguna akan merespon positif apa yang kita lakukan untuk mereka.
6. Mampu berkomunikasi dengan baik, yaitu menyampaikan informasi kepada
pengguna dengan bahasa yang dipahami pengguna dan juga ada kemauan untuk mendengarkan pengguna.
Macam Kegiatan Jasa Pelayanan Referensi
Jasa pelayanan referensi ini terbagi atas tiga kelompok kegiatan, yaitu:
1. Jasa Dasar
