PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada Bagian Penerimaan Mahasiswa Baru STIKOSA-AWS.
MAHASISWA BARU STIKOSA-AWS
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: CAROLINA ANGGUN EKA SARI
NIM
: 11.39010.0031
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
(2)
vi
ABSTRAK
Sekolah Tinggi Komunikasi Ilmu Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) adalah salah satu perguruan tinggi komunikasi di Jawa Timur, memiliki salah satu bagian yaitu Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru) yang menangani proses pendaftaran mahasiswa baru setiap tahunnya.
Permasalahan yang dihadapi oleh Penmaru adalah prosedur pendaftaran mahasiswa baru masih menggunakan aplikasi office pada umumnya, yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excel. Data yang belum terintegrasi menyebabkan seringkali terjadi kesalahan dalam pencatatan data yang berulang atau bahkan terselip. Penyimpanan data juga masih belum tersimpan ke database sehingga mengakibatkan sehingga mengakibatkan proses yang ada menjadi terhambat dan penyampaian informasi masih sangat lama.
Pada Sistem Informasi ini terdapat fasilitas-fasilitas yaitu: entry data calon mahasiswa, maintenance data sekolah. Sistem Informasi ini dapat membantu pihak Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru) dalam melakukan proses-proses yang menyangkut transaksi-transaksi tersebut dan data-data yang tadinya kurang valid menjadi data yang akurat dan tepat sehingga sistem informasi ini dapat memperlancar pendaftaran di bagian Penmaru.
(3)
x
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II HASIL SURVEY ... 5
2.1 Sejarah Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) ... 5
2.2 Logo Perusahaan ... 6
2.3 Visi dan Misi STIKOSA-AWS ... 7
2.3.1 Visi STIKOSA-AWS...7
2.3.2 Misi STIKOSA-AWS...7
2.4 Struktur Organisasi ... 8
2.5 Deskripsi Tugas ... 9
(4)
xi
Halaman
2.6.1 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 10
2.6.2 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru ... 11
2.6.3 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru ... 13
BAB III LANDASAN TEORI ... 14
3.1 Sistem ... 14
3.2 Informasi ... 14
3.3 Sistem Informasi ... 15
3.4 Analisis Sistem ... 15
3.5 Perancangan ... 16
3.6 Desain Sistem ... 17
3.7 Pendaftaran ... 17
3.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 17
3.9 Teknik Wawancara ... 20
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 23
4.1 Analisis Sistem ... 23
4.2 Desain Sistem ... 24
4.2.1 System Flow ... 24
4.2.2 Data Flow Diagram ... 31
4.2.3 Entity Relationship Diagram ... 37
4.2.4 Struktur File ... 41
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 64
5.1 Sistem yang Digunakan ... 64
(5)
xii
5.2.1 Form Master ... 68
5.2.2 Form Transaksi ... 77
5.2.3 Form Laporan ... 88
BAB VI PENUTUP ... 92
6.1 Kesimpulan ... 92
6.2 Saran ... 92
DAFTAR PUSTAKA ... 91
(6)
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Deskripsi Tugas... 9
Tabel 4.1 Struktur Tabel Calon Maba Pembayaran ... 41
Tabel 4.2 Struktur Tabel Calon Maba Nilai ... 42
Tabel 4.3 Struktur Tabel Calon Mahasiswa ... 42
Tabel 4.4 Struktur Tabel SMA ... 43
Tabel 4.5 Struktur Tabel Kota ... 44
Tabel 4.6 Struktur Tabel Detil Daerah ... 44
Tabel 4.7 Struktur Tabel Propinsi ... 44
(7)
xiv
Gambar 2.1 Logo STIKOSA-AWS ... 6
Gambar 2.2 Struktur Organisasi STIKOSA-AWS ... 8
Gambar 2.3 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 11
Gambar 2.4 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru ... 12
Gambar 2.5 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru ... 13
Gambar 4.1 System Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 26
Gambar 4.2 System Flow Proses Penentuan Mahasiswa Baru ... 28
Gambar 4.3 System Flow Proses Penerimaan Mahasiswa Baru ... 30
Gambar 4.4 Context Diagram ... 31
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang ... 32
Gambar 4.6 DFD Level 0 ... 33
Gambar 4.7 DFD Level 1 SubProses pendaftaran ... 34
Gambar 4.8 DFD Level 1 SubProses Penentuan Mahasiswa ... 35
Gambar 4.9 DFD Level 1 SubProses Penerimaan Mahasiswa Baru ... 36
Gambar 4.10 ERD Conceptual Data Model ... 38
Gambar 4.11 ERD Physical Data Model ... 40
Gambar 4.12 Desain Form Utama ... 46
Gambar 4.13 Desain Form Login ... 48
Gambar 4.14 Desain Form Sign Up ... 49
Gambar 4.15 Desain Form Lupa Password ... 49
Gambar 4.17 Desain Form Maintenance Propinsi ... 51
(8)
xv
Halaman
Gambar 4.19 Desain Form Maintenace Kota ... 52
Gambar 4.20 Desain Form Maintenace SMA ... 53
Gambar 4.21 Desain Form Calon Mahasiswa ... 54
Gambar 4.22 Desain Form Formulir Pendaftaran ... 55
Gambar 4.24 Desain Form Nilai ... 57
Gambar 4.25 Desain Form Pembayaran Calon Mahasiswa ... 58
Gambar 4.26 Desain Form Pembayaran ... 59
Gambar 4.27 Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa ... 59
Gambar 4.28 Desain Form Laporan Calon Mahasiswa ... 60
Gambar 4.29 Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa Diterima ... 61
Gambar 4.30 Desain Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima ... 62
Gambar 4.31 Desain Form Cetak Laporan Total SMA ... 62
Gambar 4.32 Desain Form Laporan Total SMA ... 63
Gambar 5.1 Form Utama... 66
Gambar 5.2 Form Login ... 66
Gambar 5.3 Form Login Gagal ... 67
Gambar 5.4 Form Sign Up ... 67
Gambar 5.5 Form Listing Negara ... 68
Gambar 5.6 Form Input Maintenance Negara... 69
Gambar 5.7 Form Maintenance Negara Gagal ... 69
Gambar 5.8 Form Listing Propinsi... 70
Gambar 5.9 Form Input Maintenance Propinsi ... 71
(9)
xvi
Gambar 5.12 Form Input Maintenance Daerah... 73
Gambar 5.13 Form Maintenance Daerah Gagal ... 73
Gambar 5.14 Form Listing Kota ... 74
Gambar 5.15 Form Input Maintenance Kota ... 75
Gambar 5.16 Form Maintenance Kota Gagal ... 75
Gambar 5.17 Form Listing SMA ... 76
Gambar 5.18 Form Input Maintenance SMA ... 77
Gambar 5.19 Form Maintenance SMA Gagal ... 77
Gambar 5.20 Form Daftar Calon Mahasiswa ... 78
Gambar 5.21 Form Pendaftaran ... 79
Gambar 5.22 Form Calon Mahasiswa Berhasil Disimpan ... 79
Gambar 5.23 Form Calon Mahasiswa Gagal ... 80
Gambar 5.24 Form Calon Mahasiswa ... 80
Gambar 5.25 Form Nilai ... 81
Gambar 5.26 Form Calon Mahasiswa Diterima ... 82
Gambar 5.27 Form Calon Mahasiswa Telah Diterima ... 83
Gambar 5.28 Form Nilai Calon Mahasiswa Diterima ... 83
Gambar 5.29 Form Pembayaran ... 84
Gambar 5.30 Form Data Pembayaran ... 85
Gambar 5.31 Form Data Pembayaran Disimpan ... 86
Gambar 5.32 Form Data Pembayaran Dicetak ... 87
(10)
xvii
Halaman
Gambar 5.34 Form Kwitansi ... 88
Gambar 5.35 Form Laporan Calon Mahasiswa ... 89
Gambar 5.36 Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima ... 90
(11)
xviii
Halaman
Lampiran 1. Surat Hasil Survey ...97
Lampiran 2. Hasil Wawancara ...98
Lampiran 3. Laporan Calon Mahasiswa ...99
Lampiran 4. Laporan Calon Mahasiswa Diterima ...100
Lampiran 5. Laporan Total SMA ...101
Lampiran 6. Listing Program Pendaftaran ...102
Lampiran 7. Listing Program Nilai ...106
(12)
5
BAB II HASIL SURVEY
2.1 Sejarah Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS)
Pada tahun 1964, Akademi Wartawan Indonesia (AWS) berdiri. AWS merupakan akademi jurnalis yang pertama dan tertua di Indonesia, didirikan oleh sekelompok pemimpin Jawa Timur seperti gubernur, kepala departemen informasi jawa timur, asosiasi jurnalis, dll. Mereka mendirikan sebuah yayasan yaitu yayasan wartawan jawa timur yang dikelola AWS. Meskipun nama itu mengenai wartawan, AWS tidak hanya populer di kalangan wartawan dan jurnalis tetapi juga untuk public relation. Pada tahun 1987 AWS menjadi STIKOSA-AWS.
STIKOSA-AWS memiliki gedung sendiri (1600 m2) pada tanah pemerintahan (18000 m2), disewa untuk jangka waktu yang tidak terbatas. Setelah sukses sebagai satu-satunya sekolah untuk wartawan selama bertahun-tahun, di awal 90-an mulai muncul dan berkembang fakultas komunikasi di perguruan tinggi di surabaya, dengan adanya fakultas tersebut STIKOSA-AWS berusaha untuk tetap mempertahankan popularitasnya melalui studi jurnalistik dan public relations.
Pengurus STIKOSA-AWS periode 2003-2007 yang ditunjuk langsung oleh yayasan menghadapi tantangan dengan mempromosikan program studi yang dimilikinya. STIKOSA-AWS memang berbeda dari fakultas atau departemen komunikasi lainnya karena masih satu-satunya sekolah untuk studi yang lebih tinggi, yang independen. STIKOSA-AWS memiliki otonomi tidak seperti
(13)
departemen yang lain. STIKOSA-AWS juga menekankan pada pendidikan komunikator skillfull dan profesional, baik jurnalistik dan public relation.
STIKOSA-AWS memiliki tiga program studi; jurnalistik, broadcasting dan public relations. Untuk beradaptasi dengan tren pasar dan kebutuhan pasar, studi jurnalisme menambah kursus dan ekstra-kursus tentang penyiaran; sementara program public relation menambahkan kursus kewirausahaan dan iklan jadi, lulusan STIKOSA-AWS akan dilengkapi dengan teori dan konsep komunikasi yang memadai, pada saat yang sama juga adalah skillfull pekerjaan di jurnalisme, penyiaran, public relation, dan adversiting bidang.
STIKOSA-AWS buka pada hari Senin sampai Jumat pagi dan sore, terkadang buka pada hari Sabtu dan Minggu untuk kegiatan mahasiswa atau tambahan partical learning. STIKOSA-AWS memiliki 28 staf Offiice.
2.2 Logo Perusahaan
(14)
7
2.3 Visi dan Misi STIKOSA-AWS 2.3.1 Visi Stikosa-AWS
“Menjadi Sekolah Tinggi terkemuka dalam bidang ilmu komunikasi yang menghasilkan lulusan berdaya saing global dan berjiwa entrepreneur”
2.3.2 Misi Stikosa-AWS
a. Menyelenggarakan program pendidikan untuk menghasilkan tenaga profesional yang berkarakter entrepreneur serta mampu menjawab kebutuhan industri media penyiaran, jurnalistik dan kehumasan
b. Melakukan kajian dan penelitian demi pengembangan ilmu dan profesi di bidang Ilmu Komunikasi
c. Meningkatkan Kerjasama Nasional dan Internasional
d. Mengembangkan tata kelola sekolah tinggi yang baik (good governance university)
e. Mengimplementasikan bidang ilmu komunikasi untuk pemberdayaan masyarakat
(15)
8 u k tur Or gan isas i
Dewan Penyantun Yayasan Pendidikan Wartawan Jawa Timur
Drs. Ismojo Herdono, M.Med.Kom Ketua
Senat Akademik
Yokhanan Kristiono, ST., M.Med.Kom Pembantu Ketua 1
Dra. Puasini Aprilyanti, M,Si Pembantu Ketua II
Dra. N. Wibawanti Ratna. A., M.Si Pembantu Ketua III
BAAK Ka. ProgDi LPPM BAUK HUMAS Alumni QA Perpustakaan
Penerimaan & Registrasi Adm.Akademik Sarana Pendidikan Monitoring & Evaluasi Penelitian &
Pengabdian Masy Jurnal
TU & Kepegawaian Keuangan Umum & RT Div.Kom (PMB) BEM BSO UKM Organisasi Mahasiswa Pengembangan
Karir Kerjasama Ikatan Alumni
(16)
9
2.5 Deskripsi Tugas
Tabel 2.1 Deskripsi Tugas
NO JABATAN TUGAS
1 Ketua Memimpin sekolah setiap hari, yang
bertanggung jawab untuk yayasan
2 Asisten 1 (wakil ketua) Mengelola masyarakat akademik dan aktivitas, termasuk mengevaluasi dan mengembangkan kurikulum dan dosen; memilih dan mengusulkan dosen untuk ditingkatkan; memelihara dan menciptakan kerjasama dan jaringan.
3 Asisten 2 Mengelola sumber daya manusia dan
sumber daya keuangan, pengawasan operasi hari ke hari di kampus
4 Asisten 3 Mengelola kegiatan siswa, menciptakan dan memelihara pengembangan masyarakat dan hubungan masyarakat
5 Kepala Program Mengawasi siswa pada kebutuhan
akademik di kedua program (jurnalisme dan hubungan masyarakat)
6 Kepala penelitan, pembangunan dan pelayanan publik:
Perencanaan dan pelaksanaan penelitian signifikan untuk program studi dan masyarakat, mengusulkan dan mendukung pembangunan dan pelayanan publik program seperti magang, on the job training, desa / kampoeng kunjungan dsb.
7 PR Officer Berkomunikasi kepada STIKOSA-AWS
atas kebijakan baru dan produk kepada masyarakat, terutama melalui media relation, dan juga menjaga komunikasi internal untuk membangun suasana positif dalam kerja dan lingkungan belajar.
(17)
2.6 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
STIKOSA-AWS pada bagian pendaftaran mahasiswa baru saat ini belum memiliki sistem. Seluruh data calon mahasiswa baru, data mahasiswa yang diterima pertahun dan kwitansi pembayaran formulir masih disimpan dalam bentuk dokumen. Dengan tingginya angka pendaftaran mahasiswa baru membuat sistem yang ada diantaranya proses pendaftaran, penentuan mahasiswa baru, penerimaan mahasiswa, penyimpanan data mahasiswa dan pembuatan laporan menjadi tidak efisien dan efektif. Serta belum adanya sistem juga membuat kemungkinan terjadinya kehilangan dokumen, dan lambatnya manajemen dalam pengambilan keputusan untuk pengembangan bagian pendaftaran mahasiswa baru.
2.6.1 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Pada document flow pendaftaran mahasiswa baru, calon mahasiswa terlebih dahulu mengisi form pendaftaran, setelah terisi form beserta uang pendaftaran diserahkan kepada bagian administrasi untuk dibuat kwitansi pembayaran. Kwitansi pembayaran formulir diserahkan kepada calon mahasiswa dan disimpan oleh bagian administrasi juga. Bagian administrasi juga menyerahkan kwitansi keuangan kepada bagian keuangan. Lebih jelasnya digambarkan pada Gambar 2.3.
(18)
11
Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Bagian Keuangan Staff Administrasi
Calon Mahasiswa Baru
Formulir Pendaftaran Kwitansi Pembayaran Start Finish Membuat kwitansi pembayaran Melihat Periode Pendaftaran 1 2 2 Kwitansi Pembayaran 3 Kwitansi Pembayaran 1 3
Gambar 2.3 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
2.6.2 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru
Document flow untuk penentuan mahasiswa baru ini dimulai pada saat calon mahasiswa menyerahkan nilai raport kepada bagian administrasi kemudian staf mengecek tahun lulus calon mahasiswa kemudian mengecek nilai raport sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Nilai raport kemudian diserahkan kepada kepala bagian, jika kepala bagian memberikan ACC maka staf administrasi mencatat data calon calon mahasiswa diterima. Staf administrasi juga memberikan
(19)
laporan mahasiswa diterima kepada kepala bagian. Transaksi tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.4 dibawah ini :
Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru
Kepala Bagian Staf Administrasi
Calon Mahasiswa Baru
Nilai Raport Start Cek Tahun Lulus Cek Nilai Raport Data Calon MahasiswaDiterima Acc ? Mencatat Calon Mahasiswa Diterima Finish Ya Data Calon MahasiswaDiterima 1 1 2 2 Tidak
(20)
13
2.6.3 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru
Document flow ini dimulai ketika calon mahasiswa memberikan list mahasiswa diterima kepada staf administrasi kemudian staf administrasi mengecek data calon mahasiswa dan membuatkan kwitansi daftar ulang. Kwitansi daftar ulang dibuat rangkap 3 untuk diserahkan kepada calon mahasiswa dan disimpan kemudian rangkap terakhir diberikan kepada bagian keuangan. Setelah membuatkan kwitansi staf administrasi kemudian mencatat data calon mahasiswa yang telah fix menjadi mahasiswa STIKOSA-AWS, daftar mahasiswa baru dibuat rangkap 2 untuk disimpan dan diserahkan kepada kepala bagian. Transaksi ini dapat dilihat pada Gambar 2.5 seperti dibawah ini :
Document Flow Penerimaan Maba
Kepala Bagian Bagian Keuangan Staff Administrasi Calon Mahasiswa Start Kwitansi Daftar Ulang Kwitansi Daftar Ulang Daftar Mahasiswa Baru Cek Data Calon Mahasiswa List Mahasiswa Diterima Membuat Kuitansi Daftar Ulang Mencatat Data Mahasiswa Baru Daftar Mahasiswa Baru Kwitansi Daftar Ulang 1 1 1 1 2 2 2 3 3 2
(21)
14
BAB III LANDASAN TEORI
Landasan teori adalah adalah seperangkat konsep, definisi, dan proposisi yang disusun guna menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang membahas tentang ilmu dan landasan pemikiran yang terkait dan mendukung dalam tugas akhir ini.
3.1 Sistem
Ada definisi menurut beberapa para ahli yang menerangkan tentang sistem. Menurut Jogianto (2005:2) dengan bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menerangkan “sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu”. Menurut Azhar Susanto (2004:18) dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya yang menyatakan bahwa: “sistem adalah sekumpulan/group dari sub sistem/ bagian/ komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
3.2 Informasi
Definisi informasi menurut Azhar Susanto (2004:46) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan infornasi sebagai berikut: “informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”. Definisi informasi menurut Jogianto (2005:8) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi bahwa: “informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
(22)
15
3.3 Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2003), sistem informasi adalah sebuah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Hall (2006:6), sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.
Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi yang teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi ke dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan tertentu yang berguna untuk memproses data menjadi informasi dan pengetahuan.
3.4 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem
(23)
yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisis sistem, ruang-lingkup tugasnya adalah lebih terperinci (detail). Di analisis sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem merupakan penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahulunya.
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini.
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
3.5 Perancangan
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski yang telah diterjemahkan oleh Jogiyanto (2005:196) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menyebutkan bahwa: “desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”. Definisi perancangan menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:51) yang terdapat dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, menjelaskan bahwa: “perancangan adalah kemampuan untuk membuat beberapa alternatif pemecahan masalah”. Azhar Susanto (2004:331) menjelaskan dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya yaitu: “perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis”.
(24)
17
3.6 Desain Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2005:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan–kebutuhan fungsional. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.7 Pendaftaran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:285), Pendaftaran adalah proses, cara, perbuatan mendaftar (mendaftarkan); pencatatan nama, alamat, dan sebagainya ke dalam daftar.
3.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau Software Development Life Cycle (SDLC) dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak adalah proses pembuatan atau pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-tahap:
(25)
requirement elicitation (elisitasi kebutuhan), requirements analysis (analisis kebutuhan), software design (perancangan sistem), software construction (penulisan kode program), software testing (uji coba aplikasi) dan implementation (instalasi).
a. Requirements Elicitation
Elisitasi kebutuhan adalah sekumpulan aktivitas yang ditunjukkan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem melalui komunikasi dengan pelanggan, pengguna sistem dan pihak lain yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem (Sommerville dan Sawyer, 1997). Sejalan dengan proses rekayasa kebutuhan secara keseluruhan, elisitasi kebutuhan bertujuan untuk (Leffingwell dan Widrig, 2000):
1. Mengetahui masalah apa saja yang perlu dipecahkan dan mengenali batasan-batasan sistem.
2. Mengenali siapa saja para pemangku kepentingan.
3. Mengenali tujuan dari sistem yaitu sasaran-sasaran yang harus sistem selesaikan.
b. Requirements Analysis
Dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, analisis kebutuhan mencakup pekerjaan-pekerjaan penentuan kebutuhan atau kondisi yang harus dipenuhi dalam suatu produk baru atau perubahan produk, yang mempertimbangkan berbagai kebutuhan yang bersinggungan antar berbagai pemangku kepentingan. Kebutuhan dari hasil analisis ini harus dapat
(26)
19
dilaksanakan, diukur, diuji, terkait dengan kebutuhan bisnis yang teridentifikasi, serta didefinisikan sampai tingkat detail yang memadai untuk desain sistem.
c. Software Design
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian kompurisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
d. Software Construction
Software Construction (SC) adalah bagian dari disiplin rekayasa perangkat lunak. Didasarkan pada rincian pengerjaannya, yang berarti software melalui kombinasi dari koding, verifikasi, unit testing, testing terintegrasi dan debugging.
e. Software Testing and Implementation
Testing adalah suatu proses yang dibuat sedemikian rupa untuk mengidentifikasikan adanya ketidaksesuaian suatu hasil sebuah sistem informasi dengan apa yang diharapkan. Tujuan dari testing adalah untuk memastikan kualitas dari suatu produk apakah sesuai dengan kualitas yang dipersyaratkan dan untuk memastikan/menjaga (quality assurance) mutu suatu produk. Testing dibagi menjadi beberapa tahap, dimulai dari Software Testing Fundamentals yang melingkupi definisi dasar tentang testing dan hubungannya dengan kegiatan lain. Tahap kedua adalah Test Levels yang dibagi menjadi dua topik, yaitu daftar
(27)
pembagian level testing dan testing untuk kondisi tertentu. Tahap ketiga adalah Test Techniques yang menjelaskan teknik-teknik testing yang dapat digunakan. Tahap keempat adalah Tes-related Measures yang menjelaskan ukuran-ukuran pencapaian untuk dapat dievaluasi kembali. Tahap terakhir adalah Test Process yang menjelaskan tentang aktivitas testing.
3.9 Teknik Wawancara
Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai. Seperti halnya dengan teknik pengumpulan data yang lain, wawancara bukanlah satu-satunya teknik yang terbaik untuk semua situasi. Wawancara selain mempunyai kebaikan-kebaikan, tetapi juga mempunyai kejelekan-kejelekan yang harus dipertimbangkan untuk situasi-situasi tertentu. Kebaikan dari wawancara adalah sebagai berikut ini:
a. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
b. Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
c. Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik raut wajah orang yang diwawancarai.
d. Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.
(28)
21
Disamping wawancara mempunyai beberapa kebaikan, tetapi juga mempunyai beberapa kejelekan sebagai berikut ini:
a. Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatip mahal dibandingkan dengan teknik lainnya.
b. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.
c. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai.
d. Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.
Persiapan merupakan kunci sukses dari wawancara. Sebelum wawancara dimulai, analis sistem harus mempersiapkan terlebih dahulu hal-hal yang berhubungan dengan wawancara. Wawancara juga harus didukung oleh semua manajer yang akan dilibatkan dalam proyek sistem. Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu di dalam mempersiapkan wawancara dan untuk memperlancar jalannya wawancara.
a. Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu. b. Utarakanlah maksud dari wawancara.
c. Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai.
d. Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda.
(29)
e. Buatlah suatu panduan wawancara supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Panduan wawancara adalah daftar pengecekan dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya. Pertanyaan-pertanyaan harus benar-benar dipilih dengan hati-hati dan mewakili semua data yang ingin didapatkan. Jogiyanto (2005:617-619).
(30)
23
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Pendaftaran mahasiswa baru pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi terorganisir dengan baik.
4.1 Analisis Sistem
Sistem yang ada pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) saat ini belum mempunyai applikasi yang dapat menunjang kinerja pada bagian pendaftaran mahasiswa baru. Seluruh data calon mahasiswa baru, kuitansi pembayaran dan nilai raport calon mahasiswa disimpan dalam bentuk dokumen. Bagian Penerimaan Mahasiswa Baru (penmaru) menangani proses pendaftaran, penentuan mahasiswa diterima, penerimaan mahasiswa, dan pembuatan laporan, karena masih belum adanya applikasi yang dapat membantu bagian penmaru proses menjadi lama dan tidak efektif. Dengan tidak adanya sistem yang ada akan membuat kemungkinan terjadinya kehilangan
(31)
dokumen, dan lambatnya manajemen dalam pengambilan keputusan untuk penerimaan mahasiswa.
Informasi tentang kebutuhan Sistem Informasi diperlukan untuk menghasilkan perencanaan Sistem informasi yang dapat mendukung Sistem Informasi Pendaftaran mahasiswa baru pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) dan terintegrasi. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data-data calon mahasiswa baru, data nilai calon mahasiswa dan data mahasiswa yang telah diterima serta data lain - lain yang juga dibutuhkan. Proses-proses pendaftaran, penentuan mahasiswa dan penerimaan dikembangkan ke dalam sistem yang terintegrasi. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat meminimalkan penggunaan dokumen kertas, meminimalkan terjadinya kehilangan dokumen-dokumen. Disamping itu seluruh proses yang ada menjadi lebih efisien dan efektif serta dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen menjadi lebih cepat dan akurat.
4.2 Desain Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada system flow komputerisasi berikut ini:
4.2.1 System Flow
Dalam sistem informasi penerimaan mahasiswa pada pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya terdapat tiga system flow yaitu proses pendaftaran mahasiswa baru, proses penentuan penerimaan
(32)
25
mahasiswa, dan proses penerimaan mahasiswa baru. Adapun untuk gambar dan penjelasannya dijelaskan pada uraian berikut ini.
A.System Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Dalam sistem pendaftaran, Prosesnya dimulai dari form yang telah diisi data oleh calon mahasiswa diserahkan kepada bagian administrasi untuk mengecek periode pendaftaran kemudian data di-entry-kan untuk disimpan dalam database calon mahasiswa. Setelah meng-entry-kan data staf administrasi membuatkan kuitansi pembayaran formulir rangkap 3, diserahkan kepada calon mahasiswa baru, bagian keuangan dan disimpan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.1 System Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru.
(33)
Sistem Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Staff Administrasi Bagian Keuangan Calon Mahasiswa Baru
Formulir Pendaftaran Kwitansi Pembayaran Start 2 Pembayaran Mencetak kwitansi Pembayaran Input jumlah Pembayaran Cek Periode Pendaftaran Finish Input Tanggal Daftar 2 1 Kwitansi Pembayaran Kwitansi Pembayaran 1 3 3 Data Calon Mahasiswa Mencatat Calon Mahasiswa Input Data Calon
Mahasiswa
(34)
27
B.System Flow Proses Penentuan Mahasiswa Baru
System flow untuk penentuan mahasiswa baru ini dimulai pada saat calon mahasiswa baru menyerahkan nilai raport. Staf administrasi meng-entry-kan tahun lulus calon mahasiswa baru yang nantinya akan menentukan jalur masuk yaitu reguler, khusus atau umum setelah itu staff administrasi meng-entry-kan nilai calon mahasiswa baru, kemudian nilai tersebut diserahkan ke kepala bagian untuk di ACC jika nilai memenuhi kriteria maka calon mahasiswa tersebut diterima, jika tidak memenuhi maka kembali cek nilai raport. Setelah nilai di ACC oleh kepala bagian maka staff administrasi meng-entry-kan data calon mahasiswa baru yang kemudian dicetak rangkap 2 untuk diserahkan ke kepala bagian dan disimpan. Transaksi tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.2 dibawah ini :
(35)
Sistem Flow Penentuan Mahasiswa Baru
Kepala Bagian Staff Administrasi
Calon Mahasiswa Baru
2 Data Calon MahasiswaDiterima 1 Acc ? Finish Data Calon MahasiswaDiterima1 Nilai Raport Start 2 Cek Tahun Masuk
Cek Nilai Raport
Mengupdate Calon Mahasiswa Diterima
2 Input Tahun Lulus
Input Nilai Raport
Input Data Calon Mahasiswa Ya Data Calon Mahasiswa Tidak Nilai
(36)
29
C.System Flow Proses Penerimaan Mahasiswa Baru
System flow ini dimulai saat calon mahasiswa membawa list mahasiswa diterima yang diserahkan ke bagian administrasi, kemudian staf administrasi meng-input-kan no formulir untuk mengambil data dari calon mahasiswa yang telah diterima, setelah itu staf administrasi membuatkan kuitansi pembayaran daftar ulang rangkap 3 untuk diserahkan kepada mahasiswa, bagian keuangan dan disimpan. Saat calon mahasiswa telah melakukan pembayaran daftar ulang maka calon mahasiswa tersebut telah menjadi mahasiswa STIKOSA-AWS. Data mahasiswa yang telah diterima kemudian di-entry-kan kembali oleh staf administrasi kemudian dicetak rangkap 2 untuk diserahkan ke kepala bagian dan disimpan. Transaksi ini dapat dilihat pada Gambar 4.3 seperti dibawah ini :
(37)
Sistem Flow Penerimaan Maba
Kepala Bagian Bag Keuangan Staff Administrasi Calon Mahasiswa Daftar Mahasiswa Baru List Mahasiswa Diterima Kwitansi Daftar Ulang Daftar Mahasiswa Baru 1 2 3 Start 1 3 1 Kwitansi Daftar Ulang 2 Kwitansi Daftar Ulang 2
Cek Data Calon Mahasiswa Membuat Kwitansi Daftar Ulang 1 2 Mencatat Data Mahasiswa Baru Finish Input No Formulir
Input Jumlah Pembayaran Pembayaran Input Data Mahasiswa Baru Mahasiswa Baru
(38)
31
4.2.2 Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
A. Context Diagram
Context Diagram dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS terdapat empat external entity dan aliran datanya masing-masing yang saling terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Rekap Data Calon Maba
Rekap Daftar Maba Registrasi Rekap Transaksi Pembayaran Daftar Ulang Rekap Transaksi Pembayaran Form ulir
Data Calon Maba
Arsip Pem bayaran Daftar Ulang Arsip Pem bayaran Formulir Daftar Maba Registrasi Kuitansi Pembayaran Form ulir
Kuitansi Daftar Ulang
List mahasiswa diterim a Data Raport
Identitas Calon Maba
0
SISTEM ADMINISTRASI PENDAFTARAN MABA PADA
STIKOSA_AWS +
Calon Maba Staff Adm inistrasi
Bagian Keuangan
Kepala Bagian PMB
(39)
B. Diagram Berjenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram berjenjang terlebih dahulu, karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS dapat dilihat pada Gambar 4.5 dan yang lainnya.
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN MABA STIKOSA-AWS
1 PENDAFTARAN MABA 3 PENERIMAAN MABA 2 PENENTUAN MABA 1.1 CEK PERIODE PENDAFTARAN 1.3 CETAK KWITANSI PEMBAYARAN 1.2 CATAT DATA CALON MABA 2.1 CEK TAHUN MASUK 2.3 UPDATE DATA CALON MABA 2.2 CEK NILAI RAPORT 3.1 CEK DATA CALON MABA 3.3 CATAT MAHASISWA BARU 3.2 BUAT KWITANSI DAFTAR ULANG
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang
C. DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru
Setelah membuat context diagram dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil.
Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, dan DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari tiga proses utama tiga external entity dan delapan data store yang semuanya itu saling berkaitan. Tiga proses utama itu juga dapat dibagi
(40)
33
menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali dengan external entity dan data store yang ada. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 4.6.
melakukan melakukan
simpan
Ubah
[Arsip Pembayaran Daftar Ulang] [Daftar Maba Registrasi] [Rekap Daftar Maba Registrasi] [Rekap Transaksi Pembayaran Daftar Ulang]
Ubah
Sim pan
[Data Calon Maba]
[Rekap Data Calon Maba]
Sim pan Sim pan
[Identitas Calon Maba]
[Kwitansi Daftar Ulang] [Arsip Pembayaran Form ulir]
[Rekap Transaksi Pembayaran Formulir]
[Data Raport]
[Kwitansi Pem bayaran Form ulir]
[List Mahasiswa Diterima]
Calon Maba Staff Adm inistrasi
Staff Adm inistrasi
Staff Adm inistrasi
Bagian Keuangan Bagian Keuangan Kepala Bagian PMB Kepala Bagian PMB Staff Adm inistrasi Staff Adm inistrasi
Staff Adm inistrasiStaff Adm inistrasi 1 Pendaftaran Maba 2 Penentuan Maba 3 Penerimaan Maba Calon Maba
1 Data Calon Maba
2 Pembayaran
3 Nilai
4 Mahasiswa
Gambar 4.6 DFD Level 0
Pada Gambar 4.7 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Maintenance Master dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS. DFD Level 1 tersebut terdiri dari dua proses utama yaitu proses menyimpan data pembayaran dan menyimpan data calon mahasiswa baru, seperti yang terlihat
(41)
pada Gambar 4.7:
[melakukan]
[Rekap Transaksi Pembayaran Formulir] [Kwitansi Pem bayaran Form ulir]
[Simpan]
[Simpan] [Identitas Calon Maba]
mencetak mencatat
[Arsip Pembayaran Form ulir]
Calon Maba
Bagian Keuangan
Staff Adm inistrasi Staff Adm inistrasi
1 Data Calon Maba
2 Pembayaran
Penentuan Maba 1.1
Cek Periode Pendaftaran
1.2
Catat Data Calon Maba
1.3
Cetak Kwitasi Pembayaran
(42)
35 Mengupdate Mengecek [melakukan] [melakukan] [Ubah]
[Data Calon Maba]
[Rekap Data Calon Maba] [Simpan]
[Data Raport] Staff
Administrasi
Kepala Bagian PMB
Staff Adm inistrasi
3 Nilai
1 Data Calon Maba Pendaftaran Maba
Penerimaan Maba 2.1 Cek Tahun Masuk
2.2 Cek Nilai Raport
2.3
Mengupdate Data Calon Maba
Gambar 4.8 DFD Level 1 SubProses Penentuan Mahasiswa
Pada Gambar 4.8 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Transaksi dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS. DFD Level 1 tersebut terdiri dari tiga proses utama yaitu pendaftaran mahasiswa baru, penentuan mahasiswa baru dan penerimaan mahasiswa baru.
(43)
mencatat Membuat
[Rekap Daftar Maba Registrasi] [melakukan]
[Daftar Maba Registrasi] [sim pan]
[Arsip Pembayaran Daftar Ulang] [Rekap Transaksi Pembayaran Daftar Ulang]
[Kwitansi Daftar Ulang] [Ubah] [List Mahasiswa Diterima]
Staff Administrasi Calon Maba Bagian Keuangan Kepala Bagian PMB Staff Adm inistrasi Staff Adm inistrasi 2 Pembayaran
4 Mahasiswa
Penentuan Maba
3.1
Cek Data Calon Maba
3.2
Buat Kwitansi Daftar Ulang
3.3
Catat Mahasiswa Baru
Gambar 4.9 DFD Level 1 SubProses Penerimaan Mahasiswa Baru
Pada Gambar 4.9 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Pembuatan Laporan dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS. DFD Level 1 tersebut terdiri dari empat proses utama yaitu pembuatan rekap pembayaran formulir, rekap pembayaran daftar ulang, rekap mahasiswa baru (maba) registrasi dan rekap calon maba.
(44)
37
4.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. Entity Relationship Diagram (ERD) terbagi menjadi Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).
A. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) dari sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru terdapat 8 tabel. Masing-masing tabel mempunyai relasi ke tabel-tabel yang lain seperti pada Gambar 4.10
(45)
NILAI_MHS MHS_SMA PEMBAYARAN_MHS Neg_Prov Prov_Reg REG_CITY KOTA_SMA SMA ID_SMA ID_KOTA1 NAMA_SMA ALAMAT_SMA KOTA ID_KOTA ID_DAERAH1 NAMA_KOTA DAERAH ID_DAERAH ID_PROPINSI NAMA_DAERAH PROPINSI ID_PROPINSI1 ID_NEGARA NAMA_PROPINSI NEGARA ID_NEGARA1 NAMA_NEGARA CALON_MABA_PEMBAYARAN ID_CALON_MABA_PEMBAYARAN ID_CALON_MAHASISWA DESKRIPSI JUMLAH NOTES CALON_MABA_NILAI ID_CALON_MABA_NILAI ID_CALON_MAHASISWA1 MAT_1 MAT_2 MAT_3 MAT_4 IND_1 IND_2 IND_3 IND_4 ING_1 ING_2 ING_3 ING_4 CALON_MAHASISWA ID_CALON_MAHASISWA2 NO_FORMULIR NAMA JENIS_KELAMIN ALAMAT NO_TELP EMAIL TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR KEWARGANEGARAAN AGAMA NAMA_ORTU TAHUN_LAHIR PEKERJAAN PENDIDIKAN_TERAKHIR ALAMAT_ORTU NO_TELP_ORTU FAX ASAL_SEKOLAH ALAMAT_SEKOLAH TAHUN_LULUS JALUR_MASUK KELAS INFORMASI_PEMBAYARAN PEMBIAYAAN_STUDI FOTO_HITAM_PUTIH COPY_IJAZAH TRANSKIP_NILAI ID_SMA1 JOURNALISTIC BROADCASTING PUBLIC_RELATION STATUS TANGGAL
(46)
39
B. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) adalah hasil dari generate dari CDM. Data tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. Pada PDM terdapat 8 (delapan) tabel dengan tipe data dan panjangnya yang masing– masing tabel memiliki satu primary key dan banyak foreign key. PDM dari sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS dilihat pada Gambar 4.11.
(47)
SMA
PK ID_SMA INTEGER
FK1 ID_KOTA INTEGER
NAMA_SMA VARCHAR(100)
ALAMAT_SMA VARCHAR(200)
KOTA
PK ID_KOTA INTEGER
FK1 ID_DAERAH INTEGER
NAMA_KOTA VARCHAR(100)
DAERAH
PK ID_DAERAH INTEGER
FK1 ID_PROPINSI INTEGER
NAMA_DAERAH VARCHAR(100)
PROPINSI
PK ID_PROPINSI INTEGER
FK1 ID_NEGARA INTEGER
NAMA_PROPINSI VARCHAR(100)
NEGARA
PK ID_NEGARA INTEGER
NAMA_NEGARA VARCHAR(100)
CALON_MABA_PEMBAYARAN
PK ID_CALON_MABA_PEMBAYARAN INTEGER
FK1 ID_CALON_MAHASISWA INTEGER
DESKRIPSI VARCHAR(255)
JUMLAH DECIMAL(18,2)
NOTES TEXT(10)
CALON_MABA_NILAI
PK ID_CALON_MABA_NILAI INTEGER
FK1 ID_CALON_MAHASISWA INTEGER
MAT_1 DECIMAL(3,2) MAT_2 DECIMAL(3,2) MAT_3 DECIMAL(3,2) MAT_4 DECIMAL(3,2) IND_1 DECIMAL(3,2) IND_2 DECIMAL(3,2) IND_3 DECIMAL(3,2) IND_4 DECIMAL(3,2) ING_1 DECIMAL(3,2) ING_2 DECIMAL(3,2) ING_3 DECIMAL(3,2) ING_4 DECIMAL(3,2) CALON_MAHASISWA
PK ID_CALON_MAHASISWA INTEGER
NO_FORMULIR VARCHAR(50) NAMA VARCHAR(100) JENIS_KELAMIN VARCHAR(10) ALAMAT VARCHAR(100) NO_TELP VARCHAR(20) EMAIL VARCHAR(50) TEMPAT_LAHIR VARCHAR(50) TANGGAL_LAHIR DATETIME KEWARGANEGARAAN VARCHAR(50) AGAMA VARCHAR(50) NAMA_ORTU VARCHAR(100) TAHUN_LAHIR INTEGER PEKERJAAN VARCHAR(100) PENDIDIKAN_TERAKHIR VARCHAR(20) ALAMAT_ORTU VARCHAR(100) NO_TELP_ORTU VARCHAR(20) FAX VARCHAR(50) ASAL_SEKOLAH VARCHAR(20) ALAMAT_SEKOLAH VARCHAR(100) TAHUN_LULUS INTEGER JALUR_MASUK VARCHAR(50) KELAS VARCHAR(50) INFORMASI_PEMBIAYAAN VARCHAR(50) PEMBIAYAAN_STUDY VARCHAR(50) FOTO_HITAM_PUTIH SMALLINT COPY_IJAZAH SMALLINT TRANSKIP_NILAI SMALLINT
FK1 ID_SMA INTEGER
JOURNALISTIC SMALLINT
BROADCASTING SMALLINT
PUBLIC_RELATION SMALLINT
STATUS INTEGER
TANGGAL DATETIME
(48)
41
4.2.4 Struktur File
Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada uraian berikut:
a. Tabel Calon Maba Pembayaran
Nama Tabel : Calon Maba Pembayaran Primary Key : ID Calon Maba Pembayaran Foreign Key : ID Calon Mahasiswa
Fungsi : Menyimpan Data Pembayaran
Tabel 4.1 Struktur Tabel Calon Maba Pembayaran
No Field Type Data Length Constraint
1
ID Calon Maba
Pembayaran Integer - Primary Key
2
ID Calon
Mahasiswa Integer - Foreign Key
3 Deskripsi Varchar 255
4 Jumlah Decimal 18,2
5 Notes Text -
b. Tabel Calon Maba Nilai
Nama Tabel : Calon Maba Nilai Primary Key : ID Calon Maba Nilai Foreign Key : ID Calon Mahasiswa
(49)
Tabel 4.2 Struktur Tabel Calon Maba Nilai
No Field Type Data Length Constraint
1 ID Calon Maba Nilai Integer - Primary Key
2 ID Calon Mahasiswa Integer - Foreign Key
3 MAT 1 Decimal 3,2
4 MAT 2 Decimal 3,2
5 MAT 3 Decimal 3,2
6 MAT 4 Decimal 3,2
7 IND 1 Decimal 3,2
8 IND 2 Decimal 3,2
9 IND 3 Decimal 3,2
10 IND 4 Decimal 3,2
11 ING 1 Decimal 3,2
12 ING 2 Decimal 3,2
13 ING 3 Decimal 3,2
14 ING 4 Decimal 3,2
c. Tabel Calon Mahasiswa
Nama Tabel : Calon Mahsiswa Primary Key : ID Calon Mahasiswa Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan dan Memaintenance Data Calon Mahasiswa Tabel 4.3 Struktur Tabel Calon Mahasiswa
No Field Type Data Length Constraint
1
ID Calon
Mahasiswa Integer - Primary Key
2 No Formulir Varchar 50
3 Nama Varchar 100
4 Jenis Kelamin Varchar 10
5 Alamat Varchar 100
6 No Telp Varchar 20
7 Email Varchar 50
8 Tempat Lahir Varchar 50
9 Tanggal Lahir Datetime - 10 Kewarganegaraan Varchar 50
11 Agama Varchar 50
12 Nama Ortu Varchar 100
(50)
43
No Field Type Data Length Constraint
14 Pekerjaan Varchar 100
15 Pendidikan
Terakhir Varchar 20
16 Alamat Ortu Varchar 100
17 No Telp Ortu Varchar 20
18 Fax Varchar 50
19 Asal Sekolah Varchar 20 20 Alamat Sekolah Varchar 100
21 Tahun Lulus Integer -
22 Jalur Masuk Varchar 50
23 Kelas Varchar 50
24 Informasi
Pembiayaan Varchar 50
25 Pembiayaan Study Varchar 50 26 Foto Hitam Putih Smallint -
27 Copy Ijazah Smallint -
28 Transkip Nilai Smallint -
29 ID SMA Varchar 10
30 Journalistic Smallint - 31 Public Relation Smallint - 32 Broadcasting Smallint -
d. Tabel SMA
Nama Tabel : SMA Primary Key : ID_SMA Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data SMA
Tabel 4.4 Struktur Tabel SMA
No Field Type Data Length Constraint
1 ID_SMA Varchar 15 Primary Key
2 ID_Kota Varchar 10
3 Nama_SMA Varchar 100
4 Alamat_SMA Varchar 200
e. Tabel Kota
Nama Tabel : Kota Primary Key : ID_Kota
(51)
Foreign Key : ID_Daerah
Fungsi : Menyimpan Data Kota
Tabel 4.5 Struktur Tabel Kota
No Field Type Data Length Constraint
1 ID_Kota Varchar 10 Primary Key
2 ID_Daerah Varchar 6 Foreign Key
3 Nama_Kota Datetime 100
f. Tabel Daerah
Nama Tabel : Daerah Primary Key : ID_Daerah Foreign Key : ID_Provinsi
Fungsi : Menyimpan dan Memaintenance Data Daerah Tabel 4.6 Struktur Tabel Detil Daerah
No Field Type Data Length Constraint
1 ID_Daerah Varchar 6 Primary Key
2 ID_Provinsi Varchar 4 Foreign Key
3 Nama_Daerah Varchar 100
4 Status_Daerah Varchar 1
g. Tabel Propinsi
Nama Tabel : Propinsi Primary Key : ID_Propinsi Foreign Key : ID_Negara
Fungsi : Menyimpan Data Propinsi
Tabel 4.7 Struktur Tabel Propinsi
No Field Type Data Length Constraint
1 ID_Propinsi Integer - Primary Key
2 ID_Negara Integer - Foreign Key
(52)
45
h. Tabel Negara
Nama Tabel : Negara Primary Key : ID_Negara Foreign Key : -
Fungsi : Memaintenance Data Negara Tabel 4.8 Struktur Tabel Negara
No Field Type Data Length Constraint
1 ID_Negara Varchar 2 Primary Key
2 Nama_Negara Varchar 100
4.2.5 Desain Input/Output
Desain input output merupakan langkah pertama untuk membuat sebuah aplikasi sistem informasi. Dalam tahap ini user akan diberikan gambaran tentang bagaimana sistem ini nantinya dibuat.
A.Desain Input
Desain input merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari tampilan atau user interface dari suatu program. Pada sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru dibuat beberapa desain input sebagai interface.
(53)
1. Desain Form Utama
Gambar 4.12 Desain Form Utama
Form ini adalah form utama dari aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran Penmaru. Form utama ditampilkan saat applikasi ini dijalankan, menu yang muncul adalah menu setup. Setelah login maka terdapat menu-menu untuk mengakses form lain, misalnya : Form Maintenance Negara, Form Pendaftaran. Menu-menu yang terdapat pada form ini yaitu :
1a. System Login Logout
Ubah password Keluar
(54)
47
Daftar Calon Mahasiswa 1c. Cetak Laporan
Laporan Calon Mahasiswa Laporan Mahasiswa Diterima Laporan Tiap Sekolah
1d. Master Negara Propinsi Daerah Kota SMA
Calon Mahasiswa 1e. Setup
Login Logout
Ubah Password Keluar
(55)
2. Desain Form Login
Gambar 4.13 Desain Form Login
Form login ini berfungsi sebagai filter terhadap user maupun staf administrasi pada aplikasi ini. Hak akses diberikan sesuai dengan ketentuan untuk mengakses aplikasi ini. Agar dapat menjalankan aplikasi ini maka pengguna harus mengisi text user serta password setelah itu tekan tombol sign in, jika user lupa password yang digunakan maka user dapat menekan link Lupa Password, apabila belum terdaftar sebagai user maka dapat menekan link sign up.
3. Desain Form Sign Up
Form Sign Up berfungsi apabila terdapat user baru yang belum terdaftar sebagai pengguna aplikasi. User perlu menginputkan nama user dan password kemudian mengulangi password yang sama dan menekan tombol Buat User Baru, maka secara otomatis data user tersimpan ke database. User baru sudah dapat mengakses applikasi pendaftaran mahasiswa baru.
(56)
49
Gambar 4.14 Desain Form Sign Up
4. Desain Form Lupa Password
Form ini digunakan jika user lupa password sehingga tidak dapat masuk menggunakan applikasi maka user dapat mengecek password dengan menginputkan nama pada text user setelah itu text password akan secara otomatis memberitahukan password yang digunakan sebelumnya. Pada form ini terdapat tombol Exit setelah tombol exit ditekan maka akan kembali ke form Login .
(57)
5. Desain Form Maintenance Negara
Form ini digunakan melihat daftar semua Negara meng-input (Menmasukkan), dan Meng-update (mengubah) data master negara. Pada form ini terdapat tombol Baru, digunakan apabila staf administrasi ingin menyimpan data negara baru, sedangkan tombol Kembali Ke Menu Utama digunakan untuk menutup form master negara dan kembali ke form utama. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data yang sudah diinputkan dan tombol Batal digunakan untuk membatalkan atau menghapus data sebelum disimpan.
Gambar 4.16 Desain Form Maintenance Negara
6. Desain Form Maintenance Propinsi
Form ini digunakan untuk melihat semua nama Propinsi, memasukkan dan menyimpan data baru. Pada form ini terdapat tombol Buat Baru dan Keluar. Tombol Baru ditekan ketika staf administrasi ingin membuat nama propinsi baru, sebelum meng-input-kan nama propinsi pilih dahulu daftar nama negara yang
(58)
51
sebelumnya telah disimpan dalam data master negara. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data propinsi yang baru dimasukkan ke dalam database. Tombol Batal digunakan untuk membatalkan atau menghapus data sebelum disimpan, sedangkan tombol kembali ke menu utama digunakan untuk menutup form maintenance Propinsi dan kembali ke form utama.
Gambar 4.17 Desain Form Maintenance Propinsi
7. Desain Form Maintenance Daerah
Form ini digunakan untuk melihat semua data nama Daerah dan menyimpan data baru. Pada form ini terdapat tombol Baru dan Kembali ke Menu. Tombol Baru digunakan apabila staf administrasi ingin menyimpan data daerah baru, sedangkan tombol kembali ke menu digunakan untuk menutup form maintenance daerah dan kembali ke form utama. Data daerah terdiri dari : ID_Daerah(Primary Key) yang akan otomatis ter-counter apabila staf administrasi melakukan proses input daerah baru, Nama Provinsi (Foreign Key dari Tabel Provinsi), Nama Daerah.
(59)
Gambar 4.18 Desain Form Maintenance Daerah
8. Desain Form Maintenance Kota
Gambar 4.19 Desain Form Maintenace Kota
Form ini digunakan untuk melihat dan meng-input (memasukkan) data kota. Pada form ini terdapat tombol Baru dan Kembali ke Menu. Tombol Baru digunakan apabila staff administrasi ingin menyimpan data kota baru, tombol kembali ke menu digunakan untuk menutup form maintenance kota dan kembali
(60)
53
ke form utama. Data Kota dari : ID_Kota (Primary Key), Nama_Daerah (Foreign Key dari table daerah), dan Nama_Kota.
9. Desain Form Maintenance SMA
Gambar 4.20 Desain Form Maintenace SMA
Form ini digunakan untuk melihat dan meng-input (memasukkan) data SMA. Pada form ini terdapat tombol Import, Baru dan Kembali ke Menu. Tombol Import digunakan untuk memindahkan data SMA yang penmaru telah miliki sebelumnya dari Microsoft Excel sehingga penmaru tidak perlu memasukkan datanya dari awal kembali. Tombol Baru digunakan apabila staf administrasi ingin menyimpan data SMA baru, tombol kembali ke menu digunakan untuk menutup form maintenance SMA dan kembali ke form utama. Data SMA dari : ID_SMA (Primary Key), ID_Kota (Foreign Key dari table kota), Nama_SMA dan Alamat_SMA.
(61)
10. Desain Form Daftar Calon Mahasiswa
Gambar 4.21 Desain Form Calon Mahasiswa
Form Daftar Calon Mahasiswa ini digunakan untuk melihat data calon mahasiswa yang telah terdaftar dan disimpan pada database. Data yang akan dicari kemudian dimasukkan menggunakan no formulir atau nama calon mahasiswa. Setelah memasukkan informasi yang ingin ditampilkan, tekan tombol proses untuk memulai proses penampilan data pada gridview, namun jika terdapat calon mahasiswa baru maka tekan tombol calon mahasiswa baru untuk menyimpan datanya.
(62)
55
11. Desain Form Formulir Pendaftaran
Gambar 4.22 Desain Form Formulir Pendaftaran
Form formulir pendaftaran digunakan saat ada calon mahasiswa baru, semua data pribadi mengenai calon mahasiswa di-input-kan pada form ini. Pada form ini terdapat tombol Simpan dan Batal. Formulir pendaftaran ini terdiri dari : No.Formulir, Tanggal Daftar (saat calon mahasiswa mendaftar), Kelengkapan yang terdiri dari: 3 lembar foto hitam putih, 2 lembar copy ijazah terakhir, dan 2 lembar transkip nilai. Kemudian terdapat data pribadi yang terdiri dari : Nama Lengkap (Calon Mahasiswa), Jenis Kelamin, Alamat, No.Telp, Email, Tempat Tanggal Lahir (TTL), Kewarganegaraan, Agama. Pada kotak konsentrasi terdapat pilihan jurusan yang nantinya akan dipilih oleh calon mahasiswa berupa Journalistic, Broadcasting atau Public Relation. Calon Mahsiswa juga dapat
(63)
memilih kelas Pagi atau Malam. Pada saat pendaftaran terdapat beberapa kali gelombang yaitu gelombang 1, gelombang 2 dan gelombang 3. Pembiayaan study juga dipilih berdasarkan biaya dari orang tua, diri sendiri, wali ortu atau lain-lain. Jalur masuk dibagi menjadi 4 yaitu Bidik misi, Prestasi, Umum, atau Khusus, jika calon mahasiswa tahun lulus tidak fresh graduate maka jalur masuk akan secara otomatis memilih jalur umum.
Data yang kemudian perlu diisi adalah infomasi keluarga yang terdiri dari : Nama Orang Tua, Tahun Lahir, Pekerjaan, Pendidikan terakhir, Alamat, No.telp, dan Fax.
Informasi akademik terdiri dari : Asal Sekolah, Alamat Sekolah dan Tahun lulus. Setelah semua data lengkap diisi maka tekan tombol Simpan atau Batal untuk membatalkan.
12. Desain Form Calon Mahasiswa Detil
Form ini berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang sudah tersimpan pada Formulir Pendaftaran. Pada form ini terdapat tombol Input nilai untuk menyimpan data raport dari calon mahasiswa yang nantinya akan digunakan sebagai bahan pembuatan keputusan oleh kepala bagian. Tombol Input Pembayaran digunakan saat calon mahasiswa melakukan pembayaran. Pembayaran yang dilakukan dapat berupa pembayaran formulir atau pun pembayaran daftar ulang.
(64)
57
Gambar 4.23 Desain Form Calon Mahasiswa Detil
13. Desain Form Nilai
Gambar 4.24 Desain Form Nilai
Form ini berfungsi untuk memasukkan nilai dari calon mahasiswa. Nilai yang perlu dimasukkan berupa nilai matematika, bahasa indonesia dan bahasa inggris mulai dari kelas XI sampai kelas XII. Setelah semua data nilai disimpan
(65)
maka tekan tombol Simpan untuk menyimpan data ke database atau Batal untuk membatalkan proses.
14. Desain Form Pembayaran Calon Mahasiswa
Gambar 4.25 Desain Form Pembayaran Calon Mahasiswa
Form ini digunakan jika calon mahasiswa baru melakukan pembayaran. Tekan tombol Pembayaran Baru untuk memasukkan data pembayaran. Maka akan muncul form seperti dibawah ini :
(66)
59
Gambar 4.26 Desain Form Pembayaran
Form Pembayaran terdiri dari deskripsi, jumlah dan notes. Jika semua data telah diisi tekan tombol Simpan untuk menyimpan atau tombol Batal untuk membatalkan proses.
15. Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa
(67)
Staf administrasi dapat melihat rekap laporan calon mahasiswa selama beberapa periode dengan memasukkan tanggal awal yang akan dilihat dan tanggal akhir periodenya. Jika staf administrasi hanya ingin mencetak berdasarkan no form saja dapat memasukkan di kolom no form. Rekap laporan juga dapat di-filter berdasarkan asal SMA. Form ini terdapat tombol Preview dan Cetak. Tombol Preview digunakan jika staf administrasi hanya ingin melihat data calon mahasiswa dari periode yang telah dimasukkan pada text tanggal. Tombol Cetak digunakan saat Laporan Rekap Calon Mahasiswa ingin dicetak.
(68)
61
16. Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa Diterima
Gambar 4.29 Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa Diterima Staf administrasi dapat melihat rekap laporan calon mahasiswa yang telah diterima selama beberapa periode dengan memasukkan tanggal awal yang akan dilihat dan tanggal akhir periodenya. Jika staf administrasi hanya ingin mencetak berdasarkan no form saja dapat memasukkan di kolom no form. Rekap laporan juga dapat di-filter berdasarkan asal SMA. Form ini terdapat tombol Preview dan Cetak. Tombol preview digunakan jika staf administrasi hanya ingin melihat data calon mahasiswa yang telah diterima dari periode yang telah dimasukkan pada text tanggal. Tombol Cetak digunakan saat Laporan Rekap Calon Mahasiswa Diterima ingin dicetak.
(69)
Gambar 4.30 Desain Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima
17. Desain Form Cetak Laporan Total SMA
Gambar 4.31 Desain Form Cetak Laporan Total SMA
Staf administrasi dapat melihat rekap laporan calon mahasiswa yang telah diterima selama beberapa periode dari SMA tertentu dengan memasukkan tanggal awal yang akan dilihat dan tanggal akhir periodenya. Form ini terdapat tombol Preview dan Cetak. Tombol Preview digunakan jika staf administrasi
(70)
63
hanya ingin melihat data calon mahasiswa yang telah diterima dari periode yang telah dimasukkan dan berdasarkan SMA yang telah dipilih pada text tanggal dan combobox asal SMA. Tombol cetak digunakan saat Laporan Total SMA ingin dicetak.
(71)
64
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Sistem yang Digunakan
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru pada bagian penerimaan mahasiswa baru STIKOSA-AWS, yaitu:
a. Hardware
Hardware yang dapat mendukung aplikasi ini memerlukan perangkat keras dengan spesifikasi:
1. CPU minimal pentium 3 dengan kecepatan 633 Mhz 2. Ram 256 MB
3. Hard disk minimal 10 GigaByte 4. Monitor
5. Keyboard dan Mouse 6. Printer
b. Software
Software yang mendukung aplikasi ini diantaranya: a. Microsoft Visual Basic .NET 2005
b. Cristal Reports 8.0
(72)
65
5.2 Cara Setup Program
Di bawah ini akan diuraikan cara setup program, dari aplikasi yang telah dihasilkan pada laporan ini.
1. Setelah memasukkan compact disc program, maka akan otomatis proses setup berjalan, karena program telah di setting dengan autorun.
2. Pada saat proses setup berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan–pernyataan, dan tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya.
3. Pastikan Microsoft SQL Express 2005 sudah terinstall dalam komputer tersebut.
5.3 Penjelasan Pemakaian Program
Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari halaman home.
Form menu merupakan tampilan utama atau tampilan home dari sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru yang terintegrasi tersebut. Di dalam form menu tersebut terdapat menu setup untuk pertama kali masuk.
(73)
Gambar 5.1 Form Utama
Di dalam menu tersebut terdapat menu file yang berisi pilihan untuk login, logout, ubah password dan keluar.
a. Form Login
Form login digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap username dan password yang telah ada pada sistem informasi penjadwalan tersebut.
Gambar 5.2 Form Login
Apabila login berhasil maka staf penmaru dapat langsung masuk ke homepage awal aplikasi, namun jika user tidak sesuai dengan password atau
(74)
67
sebaliknya maka muncul form yang bertuliskan “User tidak cocok” seperti dibawah ini :
Gambar 5.3 Form Login Gagal
Di dalam form login juga disediakan fitur untuk meng-input-kan jika ada user baru yaitu dengan menekan link Sign Up.
Gambar 5.4 Form Sign Up
Setelah semua field diisi, tekan tombol Buat User Baru maka user dapat menggunakan aplikasi pendaftaran tersebut.
Hak akses dalam program ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu hak akses untuk bagian staf administrasi dan kepala bagian. Admin dapat mengakses semua menu yang ada, diantaranya semua menu-menu master, menu-menu transkasi dan
(75)
menu-menu laporan. Sedangkan kepala bagian memliki hak akses untuk menentukan mahasiswa yang nantinya akan diterima.
5.2.1 Form Master
Dalam aplikasi sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru terdapat menu-menu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Form-form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.
a. Form Maintenance Negara
Gambar 5.5 Form Listing Negara
Master negara digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan negara yang terdiri dari id negara dan nama negara. Langkah-langkah untuk menyimpan data negara adalah sebagai berikut:
1. Tekan tombol Buat Baru 2. Input nama negara 3. Tekan tombol Simpan
(76)
69
4. Selesai
Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
Gambar 5.6 Form Input Maintenance Negara
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
(77)
b. Form Maintenance Propinsi
Gambar 5.8 Form Listing Propinsi
Master propinsi digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan propinsi yang terdiri dari id propinsi, nama negara dan nama propinsi. Langkah-langkah untuk menyimpan data propinsi adalah sebagai berikut:
1. Tekan tombol Buat Baru
2. Pilih nama negara sesuai dengan pilihan pada combobox 3. Input nama propinsi
4. Tekan tombol Simpan 5. Selesai
Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
(78)
71
Gambar 5.9 Form Input Maintenance Propinsi
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
(79)
c. Form Maintenance Daerah
Gambar 5.11 Form Listing Daerah
Master daerah digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan daerah yang terdiri dari id daerah, nama propinsi dan nama daerah. Langkah-langkah untuk menyimpan data daerah adalah sebagai berikut:
1. Tekan tombol buat baru
2. Pilih nama propinsi sesuai dengan pilihan pada combobox 3. Input nama daerah
4. Tekan tombol Simpan 5. Selesai
Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
(80)
73
Gambar 5.12 Form Input Maintenance Daerah
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
(81)
d. Form Maintenance Kota
Gambar 5.14 Form Listing Kota
Master kota digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan kota yang terdiri dari id kota, nama daerah dan nama kota. Langkah-langkah untuk menyimpan data kota adalah sebagai berikut:
1. Tekan tombol Buat baru
2. Pilih nama propinsi sesuai dengan pilihan pada combobox 3. Input nama kota
4. Tekan tombol Simpan 5. Selesai
Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
(82)
75
Gambar 5.15 Form Input Maintenance Kota
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
(83)
e. Form Maintenance SMA
Gambar 5.17 Form Listing SMA
Master SMA digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan SMA yang terdiri dari id SMA, nama SMA, alamat SMA dan nama kota. Langkah-langkah untuk menyimpan data kota adalah sebagai berikut:
1. Tekan tombol Buat Baru 2. Input nama SMA
3. Input Alamat SMA
4. Pilih nama kota berdasarkan combobox 5. Tekan tombol Simpan
6. Selesai
Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
(84)
77
Gambar 5.18 Form Input Maintenance SMA
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
Gambar 5.19 Form Maintenance SMA Gagal
Penmaru juga dapat meng-import data SMA dari excel yang telah dipunyai dengan menekan tombol Import dan memilih data SMA disimpan.
5.2.2 Form Transaksi
Pada form utama terdapat menu pendaftaran yang digunakan untuk proses pendaftaran mahasiswa baru, mulai tahap pendaftaran sampai penerimaannya. Form-form master digunakan mengelola data-data transaksi yang ada.
(85)
a. Form Pendaftaran Calon Mahasiswa
Form pendaftaran ini digunakan untuk meng-input-kan data calon mahasiswa baru yang mendaftar di STIKOSA-AWS, data dimasukkan oleh staf administrasi. Langkah-langkah untuk memulai form pendaftaran calon mahasiswa adalah:
a. Pada homepage klik menu pendaftaran. b. Pilih Daftar Calon Mahasiswa.
c. Klik tombol Calon Mahasiswa Baru. d. Selesai
Form ini juga dapat digunakan untuk mencari data calon mahasiswa yang telah diinputkan dengan memasukkan no form atau nama dari calon mahasiswa, kemudian tekan tombol Proses, jika data ada maka akan ditampilkan ke dalam gridview.
Gambar 5.20 Form Daftar Calon Mahasiswa
Setelah tombol Calon Mahasiswa Baru ditekan maka sub menu yang muncul pertama kali adalah sub menu seperti dibawah ini :
(86)
79
Gambar 5.21 Form Pendaftaran
Setelah semua field dari sub menu utama diisi tekan tombol Simpan, maka akan muncul messagebox “ Data Calon Mahasiswa Berhasil Disimpan” seperti di bawah ini :
(87)
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “Form belum diisi secara lengkap” seperti di bawah ini :
Gambar 5.23 Form Calon Mahasiswa Gagal
Form selanjutnya yang akan ditampilkan setelah field berhasil disimpan adalah seperti di bawah ini:
(88)
81
b. Form Nilai
Form nilai digunakan untuk memasukkan nilai raport dari calon mahasiswa baru yang nantinya akan digunakan oleh kepala bagian untuk pembuatan keputusan apakah calon mahasiswa teresebut memenuhi persyaratan dditerima atau tidak. Berikut ini adalah gambar ketika tombol Input Nilai diklik:
Gambar 5.25 Form Nilai
c. Form Calon Mahasiswa Detil
Form ini digunakan oleh kepala bagian untuk menyetujui calon mahasiswa yang akan diterima berdasarkan pertimbangan nilai raport yang telah dibuat oleh staf administrasi. Ketika calon mahasiswa telah di-approve, staf administrasi dapat menerima pembayaran selanjutnya dari mahasiswa. Berikut langkah-langkah untuk dapat meng-approve calon mahasiswa :
1. Pastikan anda login sebagai kepala bagian
(89)
3. Klik 2x pada baris nama yang akan di-approve 4. Tekan tombol approve
5. Selesai
Berikut gambar lebih detail :
Gambar 5.26 Form Calon Mahasiswa Diterima
Setelah tombol Approve ditekan maka akan muncul messagebox “ Calon Mahasiswa telah diterima dan dapat melakukan pembayaran” seperti di bawah ini :
(90)
83
Gambar 5.27 Form Calon Mahasiswa Telah Diterima
Kepala bagian juga dapat melihat nilai dari calon mahasiswa sebelum menekan tombol Approve sebagai bahan pengambilan keputusannya yaitu dengan menekan tombol Lihat Nilai. Berikut gambar lebih detail:
Gambar 5.28 Form Nilai Calon Mahasiswa Diterima
d. Form Pembayaran
Form pembayaran digunakan untuk memasukkan anggaran yang dibayarkan oleh calon mahasiswa ketika telah menjadi mahasiswa STIKOSA-AWS. Berikut ini langkah-langkah untuk memasukkan anggaran:
(91)
1. Pastikan anda login sebagai staf administrasi 2. Pada menu homepage pilih sub menu pendaftaran
3. Klik 2x pada baris nama yang akan melakukan pembayaran. Data juga dapat dimasukkan melalui no form atau nama calon mahasiswa kemudian tekan tombol Proses.
4. Klik Input Pembayaran 5. Klik Pembayaran Baru 6. Selesai
Berikut gambar lebih detail:
Gambar 5.29 Form Pembayaran
Setelah tombol Pembayaran Baru diklik maka akan muncul menu seperti gambar dibawah:
(92)
85
Gambar 5.30 Form Data Pembayaran
Setelah semua field diisi maka tekan tombol Simpan. Data akan selanjutnya akan ditampilkan ke dalam gridview seperti pada gambar dibawah:
(93)
Gambar 5.31 Form Data Pembayaran Disimpan
Setelah berhasil disimpan data dapat dicetak yaitu dengan klik 2x pada baris pembayaran yang akan dicetak, selanjutnya akan muncul form seperti pada gambar dibawah dan tekan tombol cetak.
(94)
87
Gambar 5.32 Form Data Pembayaran Dicetak
Ketika tombol Cetak diklik, maka akan muncul messagebox “ Setelah mencetak kwitansi, transaksi pembayaran tidak akan dapat diubah atau diganti. Lanjutkan mencetak?” jika sudah yakin klik Yes seperti di bawah ini :
Gambar 5.33 Form Pengecekan Data Pembayaran Berikut adalah tampilan kwitansi yang berhasil dicetak:
(95)
Gambar 5.34 Form Kwitansi
5.2.3 Form Laporan
Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana data-data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan.
a. Form Laporan Calon Mahasiswa
Form laporan calon mahasiswa ini berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang belum diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan calon mahasiswa : 1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran
2. Pilih Laporan Calon Mahasiswa
3. Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4. Klik preview untuk melihat data
(96)
89
6. Selesai
Berikut gambar lebih detailnya :
Gambar 5.35 Form Laporan Calon Mahasiswa
b. Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima
Form laporan calon mahasiswa diterima ini berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang telah diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan calon mahasiswa :
1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran 2. Pilih Laporan Calon Mahasiswa Diterima
3. Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4. Klik preview untuk melihat data
(97)
6. Selesai
Berikut gambar lebih detailnya :
Gambar 5.36 Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima
c. Form Laporan Tiap Sekolah
Form laporan tiap sekolah berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang telah diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu berdasarkan SMA yang telah dipilih. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan tiap sekolah :
1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran 2.Pilih Laporan Tiap Sekolah
3.Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4.Masukkan nama SMA yang akan dicari datanya
(1)
89
6. Selesai
Berikut gambar lebih detailnya :
Gambar 5.35 Form Laporan Calon Mahasiswa
b. Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima
Form laporan calon mahasiswa diterima ini berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang telah diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan calon mahasiswa :
1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran 2. Pilih Laporan Calon Mahasiswa Diterima
3. Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4. Klik preview untuk melihat data
(2)
90
6. Selesai
Berikut gambar lebih detailnya :
Gambar 5.36 Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima
c. Form Laporan Tiap Sekolah
Form laporan tiap sekolah berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang telah diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu berdasarkan SMA yang telah dipilih. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan tiap sekolah :
1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran 2. Pilih Laporan Tiap Sekolah
3. Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4. Masukkan nama SMA yang akan dicari datanya
(3)
91
5. Klik preview untuk melihat data 6. Pilih cetak untuk mencetak 7. Selesai
Berikut gambar lebih detailnya :
(4)
92 BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Pada proses pengembangan Sistem Informasi Penerimaan mahasiswa baru pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
a. Pengembangan sistem yang lama ke proses terkomputerisasi dan terintegrasi dapat membuat kinerja sistem menjadi lebih baik, sehingga kesalahan manusia (Human Error) dapat diminimalkan.
b. Implementasi dari sistem ini dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan yang dapat mendukung dalam pengambilan keputusan, seperti laporan calon mahasiswa baru, laporan mahasiswa yang diterima, laporan transaksi nilai calon mahasiswa baru, laporan pembayaran formulir, serta laporan mengenai daftar ulang.
6.2 Saran
Dalam pengembangan aplikasi Sistem Informasi Penerimaan mahasiswa baru ini, dapat diajukan beberapa saran, yaitu:
a. Apabila aplikasi sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru ini digunakan oleh pihak penmaru, maka untuk kedepannya diharapkan untuk dibuatkan website agar pelayanan dapat semakin flexibel.
b. Berdasarkan aplikasi yang telah dibuat, maka dapat dikembangkan lagi menjadi aplikasi yang bersifat portable dan dapat terintegrasi dengan bagian keuangan.
(5)
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Jakarta: Graha Ilmu.
Darmayuda, Ketut. 2007. Program Aplikasi Client Server. Bandung: Informatika.
Djuandi, Feri. 2002. SQL Server 2000 untuk Profesional. Jakarta: Media Komputinda.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi: Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.
Hartono, Jogiyanto.2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offest.
Kusrini, Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi. Akuntansi Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta:
Andi.
Leffingwell, Dean dan Widrig, Don. 2000. Managing Software Requirements: A
Unified Approach. Canada: Addison-Wesley.
Madcom. 2003. Program Aplikasi Terintegrasi Inventory Hutang dan Piutang
dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: Andi.
Nugroho, Bunafit dan Indriyana, Indah. 2007. Membuat Aplikasi. Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Gava Media.
O’Brien, James A. 2003. Introduction to Information Systems: Essentials for the E-Business Enterprise. Boston: McGraw-Hill.
Santosa, Budi. 2008. Manajemen Proyek Konsep dan Informasi. Jakarta: Graha Ilmu.
(6)
Sommerville, Ian dan Sawyer, Pete. 1997. Requirements Engineering: A Good
Practice Guide. England: Willey.
Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.
Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Manajemen dan Pengembangannya. Bandung: Lingga Jaya.