10
2.6 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
STIKOSA-AWS pada bagian pendaftaran mahasiswa baru saat ini belum memiliki sistem. Seluruh data calon mahasiswa baru, data mahasiswa yang
diterima pertahun dan kwitansi pembayaran formulir masih disimpan dalam bentuk dokumen. Dengan tingginya angka pendaftaran mahasiswa baru membuat
sistem yang ada diantaranya proses pendaftaran, penentuan mahasiswa baru, penerimaan mahasiswa, penyimpanan data mahasiswa dan pembuatan laporan
menjadi tidak efisien dan efektif. Serta belum adanya sistem juga membuat kemungkinan terjadinya kehilangan dokumen, dan lambatnya manajemen dalam
pengambilan keputusan untuk pengembangan bagian pendaftaran mahasiswa baru.
2.6.1 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Pada document flow pendaftaran mahasiswa baru, calon mahasiswa terlebih dahulu mengisi form pendaftaran, setelah terisi form beserta uang
pendaftaran diserahkan kepada bagian administrasi untuk dibuat kwitansi pembayaran. Kwitansi pembayaran formulir diserahkan kepada calon mahasiswa
dan disimpan oleh bagian administrasi juga. Bagian administrasi juga menyerahkan kwitansi keuangan kepada bagian keuangan. Lebih jelasnya
digambarkan pada Gambar 2.3.
11
Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Bagian Keuangan Staff Administrasi
Calon Mahasiswa Baru
Formulir Pendaftaran
Kwitansi Pembayaran
Start
Finish Membuat
kwitansi pembayaran
Melihat Periode Pendaftaran
1 2
2 Kwitansi
Pembayaran 3
Kwitansi Pembayaran
1 3
Gambar 2.3 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
2.6.2 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru
Document flow untuk penentuan mahasiswa baru ini dimulai pada saat calon mahasiswa menyerahkan nilai raport kepada bagian administrasi kemudian
staf mengecek tahun lulus calon mahasiswa kemudian mengecek nilai raport sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Nilai raport kemudian diserahkan kepada
kepala bagian, jika kepala bagian memberikan ACC maka staf administrasi mencatat data calon calon mahasiswa diterima. Staf administrasi juga memberikan
12
laporan mahasiswa diterima kepada kepala bagian. Transaksi tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.4 dibawah ini :
Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru
Kepala Bagian Staf Administrasi
Calon Mahasiswa Baru
Nilai Raport Start
Cek Tahun
Lulus
Cek Nilai Raport
Data Calon MahasiswaDiterima
Acc ?
Mencatat Calon
Mahasiswa Diterima
Finish Ya
Data Calon MahasiswaDiterima
1 1
2 2
Tidak
Gambar 2.4 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru
13
2.6.3 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru
Document flow ini dimulai ketika calon mahasiswa memberikan list mahasiswa diterima kepada staf administrasi kemudian staf administrasi
mengecek data calon mahasiswa dan membuatkan kwitansi daftar ulang. Kwitansi daftar ulang dibuat rangkap 3 untuk diserahkan kepada calon mahasiswa dan
disimpan kemudian rangkap terakhir diberikan kepada bagian keuangan. Setelah membuatkan kwitansi staf administrasi kemudian mencatat data calon mahasiswa
yang telah fix menjadi mahasiswa STIKOSA-AWS, daftar mahasiswa baru dibuat rangkap 2 untuk disimpan dan diserahkan kepada kepala bagian. Transaksi ini
dapat dilihat pada Gambar 2.5 seperti dibawah ini :
Document Flow Penerimaan Maba
Kepala Bagian Bagian Keuangan
Staff Administrasi Calon Mahasiswa
Start
Kwitansi Daftar Ulang
Kwitansi Daftar Ulang
Daftar Mahasiswa Baru
Cek Data Calon
Mahasiswa List Mahasiswa
Diterima Membuat
Kuitansi Daftar Ulang
Mencatat Data
Mahasiswa Baru
Daftar Mahasiswa Baru
Kwitansi Daftar Ulang
1
1 1
1 2
2 2
3 3
2
Gambar 2.5 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru
14
BAB III LANDASAN TEORI
Landasan teori adalah adalah seperangkat konsep, definisi, dan proposisi yang disusun guna menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan
membahas landasan teori yang membahas tentang ilmu dan landasan pemikiran yang terkait dan mendukung dalam tugas akhir ini.
3.1 Sistem
Ada definisi menurut beberapa para ahli yang menerangkan tentang sistem. Menurut Jogianto 2005:2 dengan bukunya yang berjudul Analisis dan
Desain Sistem Informasi menerangkan “sistem adalah sekumpulan dari elemen- elemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu
”. Menurut Azhar Susanto 2004:18 dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan
Pengembangannya yang menyatakan bahwa: “sistem adalah sekumpulangroup dari sub sistem bagian komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan
satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
3.2 Informasi
Definisi informasi menurut Azhar Susanto 2004:46 dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan infornasi sebagai berikut: “informasi
adalah hasil pengol ahan data yang memberikan arti dan manfaat”. Definisi
informasi menurut Jogianto 2005:8 dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi bahwa: “informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi ya ng menerimanya”.