Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru

10

2.6 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

STIKOSA-AWS pada bagian pendaftaran mahasiswa baru saat ini belum memiliki sistem. Seluruh data calon mahasiswa baru, data mahasiswa yang diterima pertahun dan kwitansi pembayaran formulir masih disimpan dalam bentuk dokumen. Dengan tingginya angka pendaftaran mahasiswa baru membuat sistem yang ada diantaranya proses pendaftaran, penentuan mahasiswa baru, penerimaan mahasiswa, penyimpanan data mahasiswa dan pembuatan laporan menjadi tidak efisien dan efektif. Serta belum adanya sistem juga membuat kemungkinan terjadinya kehilangan dokumen, dan lambatnya manajemen dalam pengambilan keputusan untuk pengembangan bagian pendaftaran mahasiswa baru.

2.6.1 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru

Pada document flow pendaftaran mahasiswa baru, calon mahasiswa terlebih dahulu mengisi form pendaftaran, setelah terisi form beserta uang pendaftaran diserahkan kepada bagian administrasi untuk dibuat kwitansi pembayaran. Kwitansi pembayaran formulir diserahkan kepada calon mahasiswa dan disimpan oleh bagian administrasi juga. Bagian administrasi juga menyerahkan kwitansi keuangan kepada bagian keuangan. Lebih jelasnya digambarkan pada Gambar 2.3. 11 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru Bagian Keuangan Staff Administrasi Calon Mahasiswa Baru Formulir Pendaftaran Kwitansi Pembayaran Start Finish Membuat kwitansi pembayaran Melihat Periode Pendaftaran 1 2 2 Kwitansi Pembayaran 3 Kwitansi Pembayaran 1 3 Gambar 2.3 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru

2.6.2 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru

Document flow untuk penentuan mahasiswa baru ini dimulai pada saat calon mahasiswa menyerahkan nilai raport kepada bagian administrasi kemudian staf mengecek tahun lulus calon mahasiswa kemudian mengecek nilai raport sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Nilai raport kemudian diserahkan kepada kepala bagian, jika kepala bagian memberikan ACC maka staf administrasi mencatat data calon calon mahasiswa diterima. Staf administrasi juga memberikan 12 laporan mahasiswa diterima kepada kepala bagian. Transaksi tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.4 dibawah ini : Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru Kepala Bagian Staf Administrasi Calon Mahasiswa Baru Nilai Raport Start Cek Tahun Lulus Cek Nilai Raport Data Calon MahasiswaDiterima Acc ? Mencatat Calon Mahasiswa Diterima Finish Ya Data Calon MahasiswaDiterima 1 1 2 2 Tidak Gambar 2.4 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru 13

2.6.3 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru

Document flow ini dimulai ketika calon mahasiswa memberikan list mahasiswa diterima kepada staf administrasi kemudian staf administrasi mengecek data calon mahasiswa dan membuatkan kwitansi daftar ulang. Kwitansi daftar ulang dibuat rangkap 3 untuk diserahkan kepada calon mahasiswa dan disimpan kemudian rangkap terakhir diberikan kepada bagian keuangan. Setelah membuatkan kwitansi staf administrasi kemudian mencatat data calon mahasiswa yang telah fix menjadi mahasiswa STIKOSA-AWS, daftar mahasiswa baru dibuat rangkap 2 untuk disimpan dan diserahkan kepada kepala bagian. Transaksi ini dapat dilihat pada Gambar 2.5 seperti dibawah ini : Document Flow Penerimaan Maba Kepala Bagian Bagian Keuangan Staff Administrasi Calon Mahasiswa Start Kwitansi Daftar Ulang Kwitansi Daftar Ulang Daftar Mahasiswa Baru Cek Data Calon Mahasiswa List Mahasiswa Diterima Membuat Kuitansi Daftar Ulang Mencatat Data Mahasiswa Baru Daftar Mahasiswa Baru Kwitansi Daftar Ulang 1 1 1 1 2 2 2 3 3 2 Gambar 2.5 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru 14

BAB III LANDASAN TEORI

Landasan teori adalah adalah seperangkat konsep, definisi, dan proposisi yang disusun guna menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang membahas tentang ilmu dan landasan pemikiran yang terkait dan mendukung dalam tugas akhir ini.

3.1 Sistem

Ada definisi menurut beberapa para ahli yang menerangkan tentang sistem. Menurut Jogianto 2005:2 dengan bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menerangkan “sistem adalah sekumpulan dari elemen- elemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu ”. Menurut Azhar Susanto 2004:18 dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya yang menyatakan bahwa: “sistem adalah sekumpulangroup dari sub sistem bagian komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.

3.2 Informasi

Definisi informasi menurut Azhar Susanto 2004:46 dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan infornasi sebagai berikut: “informasi adalah hasil pengol ahan data yang memberikan arti dan manfaat”. Definisi informasi menurut Jogianto 2005:8 dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi bahwa: “informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi ya ng menerimanya”.