23
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut
diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Pendaftaran mahasiswa baru pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan
Surabaya STIKOSA-AWS yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan
perencanaan yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain
sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi terorganisir dengan baik.
4.1 Analisis Sistem
Sistem yang ada pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya STIKOSA-AWS saat ini belum mempunyai applikasi yang
dapat menunjang kinerja pada bagian pendaftaran mahasiswa baru. Seluruh data calon mahasiswa baru, kuitansi pembayaran dan nilai raport calon mahasiswa
disimpan dalam bentuk dokumen. Bagian Penerimaan Mahasiswa Baru penmaru menangani proses pendaftaran, penentuan mahasiswa diterima, penerimaan
mahasiswa, dan pembuatan laporan, karena masih belum adanya applikasi yang dapat membantu bagian penmaru proses menjadi lama dan tidak efektif. Dengan
tidak adanya sistem yang ada akan membuat kemungkinan terjadinya kehilangan
24
dokumen, dan lambatnya manajemen dalam pengambilan keputusan untuk penerimaan mahasiswa.
Informasi tentang kebutuhan Sistem Informasi diperlukan untuk menghasilkan perencanaan Sistem informasi yang dapat mendukung Sistem
Informasi Pendaftaran mahasiswa baru pada Sekolah Tinggi Komunikasi- Almamater Wartawan Surabaya STIKOSA-AWS dan terintegrasi. Dari hasil
penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data-data calon mahasiswa baru, data nilai calon mahasiswa dan data mahasiswa yang telah
diterima serta data lain - lain yang juga dibutuhkan. Proses-proses pendaftaran, penentuan mahasiswa dan penerimaan dikembangkan ke dalam sistem yang
terintegrasi. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat meminimalkan penggunaan dokumen kertas, meminimalkan terjadinya kehilangan dokumen-
dokumen. Disamping itu seluruh proses yang ada menjadi lebih efisien dan efektif serta dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen
menjadi lebih cepat dan akurat.
4.2 Desain Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada system flow
komputerisasi berikut ini:
4.2.1 System Flow
Dalam sistem informasi penerimaan mahasiswa pada pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya terdapat tiga system flow
yaitu proses pendaftaran mahasiswa baru, proses penentuan penerimaan
25
mahasiswa, dan proses penerimaan mahasiswa baru. Adapun untuk gambar dan penjelasannya dijelaskan pada uraian berikut ini.
A. System Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Dalam sistem pendaftaran, Prosesnya dimulai dari form yang telah diisi data oleh calon mahasiswa diserahkan kepada bagian administrasi untuk
mengecek periode pendaftaran kemudian data di-entry-kan untuk disimpan dalam database calon mahasiswa. Setelah meng-entry-kan data staf administrasi
membuatkan kuitansi pembayaran formulir rangkap 3, diserahkan kepada calon mahasiswa baru, bagian keuangan dan disimpan. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada Gambar 4.1 System Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru.
26
Sistem Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Staff Administrasi Bagian Keuangan
Calon Mahasiswa Baru
Formulir Pendaftaran
Kwitansi Pembayaran
Start
2
Pembayaran Mencetak kwitansi
Pembayaran Input jumlah
Pembayaran Cek Periode
Pendaftaran
Finish Input Tanggal
Daftar
2 1
Kwitansi Pembayaran
Kwitansi Pembayaran
1 3
3
Data Calon Mahasiswa
Mencatat Calon Mahasiswa
Input Data Calon Mahasiswa
Gambar 4.1. System Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
27
B. System Flow Proses Penentuan Mahasiswa Baru
System flow untuk penentuan mahasiswa baru ini dimulai pada saat calon mahasiswa baru menyerahkan nilai raport. Staf administrasi meng-entry-kan tahun
lulus calon mahasiswa baru yang nantinya akan menentukan jalur masuk yaitu reguler, khusus atau umum setelah itu staff administrasi meng-entry-kan nilai
calon mahasiswa baru, kemudian nilai tersebut diserahkan ke kepala bagian untuk di ACC jika nilai memenuhi kriteria maka calon mahasiswa tersebut diterima, jika
tidak memenuhi maka kembali cek nilai raport. Setelah nilai di ACC oleh kepala bagian maka staff administrasi meng-entry-kan data calon mahasiswa baru yang
kemudian dicetak rangkap 2 untuk diserahkan ke kepala bagian dan disimpan. Transaksi tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.2 dibawah ini :
28
Sistem Flow Penentuan Mahasiswa Baru
Kepala Bagian Staff Administrasi
Calon Mahasiswa Baru
2 Data Calon
MahasiswaDiterima 1
Acc ?
Finish Data Calon
MahasiswaDiterima1 Nilai Raport
Start
2 Cek Tahun Masuk
Cek Nilai Raport
Mengupdate Calon Mahasiswa Diterima
2 Input Tahun Lulus
Input Nilai Raport
Input Data Calon Mahasiswa
Ya
Data Calon Mahasiswa
Tidak Nilai
Gambar 4.2 System Flow Proses Penentuan Mahasiswa Baru
29
C. System Flow Proses Penerimaan Mahasiswa Baru
System flow ini dimulai saat calon mahasiswa membawa list mahasiswa diterima yang diserahkan ke bagian administrasi, kemudian staf administrasi
meng-input-kan no formulir untuk mengambil data dari calon mahasiswa yang telah diterima, setelah itu staf administrasi membuatkan kuitansi pembayaran
daftar ulang rangkap 3 untuk diserahkan kepada mahasiswa, bagian keuangan dan disimpan. Saat calon mahasiswa telah melakukan pembayaran daftar ulang maka
calon mahasiswa tersebut telah menjadi mahasiswa STIKOSA-AWS. Data mahasiswa yang telah diterima kemudian di-entry-kan kembali oleh staf
administrasi kemudian dicetak rangkap 2 untuk diserahkan ke kepala bagian dan disimpan. Transaksi ini dapat dilihat pada Gambar 4.3 seperti dibawah ini :
30
Sistem Flow Penerimaan Maba
Kepala Bagian Bag Keuangan
Staff Administrasi Calon Mahasiswa
Daftar Mahasiswa Baru
List Mahasiswa Diterima
Kwitansi Daftar Ulang
Daftar Mahasiswa Baru
1 2
3 Start
1 3
1 Kwitansi Daftar
Ulang 2
Kwitansi Daftar Ulang
2 Cek Data Calon
Mahasiswa
Membuat Kwitansi Daftar Ulang
1 2
Mencatat Data Mahasiswa Baru
Finish Input No Formulir
Input Jumlah Pembayaran
Pembayaran
Input Data Mahasiswa Baru
Mahasiswa Baru
Gambar 4.3 System Flow Proses Penerimaan Mahasiswa Baru
31
4.2.2 Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh
kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
A. Context Diagram
Context Diagram dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS terdapat empat external entity dan aliran datanya masing-masing
yang saling terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Rekap Data Calon Maba Rekap Daftar Maba Registrasi
Rekap Transaksi Pembayaran Daftar Ulang Rekap Transaksi Pembayaran Form ulir
Data Calon Maba
Arsip Pem bayaran Daftar Ulang Arsip Pem bayaran Formulir
Daftar Maba Registrasi Kuitansi Pembayaran Form ulir
Kuitansi Daftar Ulang List mahasiswa diterim a
Data Raport Identitas Calon Maba
SISTEM ADMINISTRASI PENDAFTARAN MABA PADA
STIKOSA_AWS
+
Calon Maba Staff Adm inistrasi
Bagian Keuangan Kepala Bagian PMB
Gambar 4.4 Context Diagram
32
B. Diagram Berjenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram berjenjang terlebih dahulu, karena dengan adanya diagram berjenjang,
alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS dapat dilihat pada
Gambar 4.5 dan yang lainnya.
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN MABA STIKOSA-AWS
1 PENDAFTARAN MABA
3 PENERIMAAN MABA
2 PENENTUAN MABA
1.1 CEK PERIODE
PENDAFTARAN 1.3
CETAK KWITANSI PEMBAYARAN
1.2 CATAT DATA
CALON MABA
2.1 CEK TAHUN
MASUK 2.3
UPDATE DATA CALON MABA
2.2 CEK NILAI
RAPORT 3.1
CEK DATA CALON MABA
3.3 CATAT
MAHASISWA BARU 3.2
BUAT KWITANSI DAFTAR ULANG
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang
C. DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru
Setelah membuat context diagram dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS, untuk selanjutnya context diagram
tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, dan DFD Level 0
itu sendiri terdiri dari tiga proses utama tiga external entity dan delapan data store yang semuanya itu saling berkaitan. Tiga proses utama itu juga dapat dibagi
33
menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali dengan
external entity dan data store yang ada. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 4.6.
melakukan melakukan
simpan Ubah
[Arsip Pembayaran Daftar Ulang] [Daftar Maba Registrasi]
[Rekap Daftar Maba Registrasi] [Rekap Transaksi Pembayaran Daftar Ulang]
Ubah
Sim pan [Data Calon Maba]
[Rekap Data Calon Maba] Sim pan
Sim pan [Identitas Calon Maba]
[Kwitansi Daftar Ulang] [Arsip Pembayaran Form ulir]
[Rekap Transaksi Pembayaran Formulir]
[Data Raport] [Kwitansi Pem bayaran Form ulir]
[List Mahasiswa Diterima] Calon Maba
Staff Adm inistrasi
Staff Adm inistrasi
Staff Adm inistrasi Bagian Keuangan
Bagian Keuangan Kepala Bagian
PMB
Kepala Bagian PMB
Staff Adm inistrasi Staff Adm inistrasi
Staff Adm inistrasi Staff Adm inistrasi
1 Pendaftaran Maba
2 Penentuan Maba
3 Penerimaan Maba
Calon Maba 1
Data Calon Maba
2 Pembayaran
3 Nilai
4 Mahasiswa
Gambar 4.6 DFD Level 0
Pada Gambar 4.7 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Maintenance Master dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS.
DFD Level 1 tersebut terdiri dari dua proses utama yaitu proses menyimpan data pembayaran dan menyimpan data calon mahasiswa baru, seperti yang terlihat
34
pada Gambar 4.7:
[melakukan] [Rekap Transaksi Pembayaran Formulir]
[Kwitansi Pem bayaran Form ulir] [Simpan]
[Simpan] [Identitas Calon Maba]
mencetak mencatat
[Arsip Pembayaran Form ulir] Calon Maba
Bagian Keuangan
Staff Adm inistrasi Staff Adm inistrasi
1 Data Calon
Maba
2 Pembayaran
Penentuan Maba 1.1
Cek Periode Pendaftaran
1.2 Catat Data Calon Maba
1.3 Cetak Kwitasi Pembayaran
Gambar 4.7 DFD Level 1 SubProses pendaftaran
35
Mengupdate Mengecek
[melakukan] [melakukan]
[Ubah] [Data Calon Maba]
[Rekap Data Calon Maba] [Simpan]
[Data Raport] Staff
Administrasi
Kepala Bagian PMB
Staff Adm inistrasi 3
Nilai
1 Data Calon
Maba Pendaftaran Maba
Penerimaan Maba 2.1
Cek Tahun Masuk
2.2 Cek Nilai Raport
2.3 Mengupdate Data Calon Maba
Gambar 4.8 DFD Level 1 SubProses Penentuan Mahasiswa Pada Gambar 4.8 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Transaksi dari
sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS. DFD Level 1 tersebut terdiri dari tiga proses utama yaitu pendaftaran mahasiswa baru,
penentuan mahasiswa baru dan penerimaan mahasiswa baru.
36
mencatat Membuat
[Rekap Daftar Maba Registrasi] [melakukan]
[Daftar Maba Registrasi] [sim pan]
[Arsip Pembayaran Daftar Ulang] [Rekap Transaksi Pembayaran Daftar Ulang]
[Kwitansi Daftar Ulang] [Ubah]
[List Mahasiswa Diterima] Staff
Administrasi
Calon Maba Bagian Keuangan
Kepala Bagian PMB
Staff Adm inistrasi Staff Adm inistrasi
2 Pembayaran
4 Mahasiswa
Penentuan Maba
3.1 Cek Data Calon Maba
3.2 Buat Kwitansi Daftar Ulang
3.3 Catat Mahasiswa Baru
Gambar 4.9 DFD Level 1 SubProses Penerimaan Mahasiswa Baru
Pada Gambar 4.9 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Pembuatan Laporan dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS.
DFD Level 1 tersebut terdiri dari empat proses utama yaitu pembuatan rekap pembayaran formulir, rekap pembayaran daftar ulang, rekap mahasiswa baru
maba registrasi dan rekap calon maba.
37
4.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram ERD merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. Entity Relationship Diagram ERD terbagi
menjadi Conceptual Data Model CDM dan Physical Data Model PDM.
A. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model CDM dari sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru terdapat 8 tabel. Masing-masing tabel mempunyai relasi ke tabel-
tabel yang lain seperti pada Gambar 4.10
38
NILAI_MHS
MHS_SMA PEMBAYARAN_MHS
Neg_Prov Prov_Reg
REG_CITY KOTA_SMA
SMA ID_SMA
ID_KOTA1 NAMA_SMA
ALAMAT_SMA
KOTA ID_KOTA
ID_DAERAH1 NAMA_KOTA
DAERAH ID_DAERAH
ID_PROPINSI NAMA_DAERAH
PROPINSI ID_PROPINSI1
ID_NEGARA NAMA_PROPINSI
NEGARA ID_NEGARA1
NAMA_NEGARA CALON_MABA_PEMBAYARAN
ID_CALON_MABA_PEMBAYARAN ID_CALON_MAHASISWA
DESKRIPSI JUMLAH
NOTES CALON_MABA_NILAI
ID_CALON_MABA_NILAI ID_CALON_MAHASISWA1
MAT_1 MAT_2
MAT_3 MAT_4
IND_1 IND_2
IND_3 IND_4
ING_1 ING_2
ING_3 ING_4
CALON_MAHASISWA ID_CALON_MAHASISWA2
NO_FORMULIR NAMA
JENIS_KELAMIN ALAMAT
NO_TELP EMAIL
TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR
KEWARGANEGARAAN AGAMA
NAMA_ORTU TAHUN_LAHIR
PEKERJAAN PENDIDIKAN_TERAKHIR
ALAMAT_ORTU NO_TELP_ORTU
FAX ASAL_SEKOLAH
ALAMAT_SEKOLAH TAHUN_LULUS
JALUR_MASUK KELAS
INFORMASI_PEMBAYARAN PEMBIAYAAN_STUDI
FOTO_HITAM_PUTIH COPY_IJAZAH
TRANSKIP_NILAI ID_SMA1
JOURNALISTIC BROADCASTING
PUBLIC_RELATION STATUS
TANGGAL
Gambar 4.10 ERD Conceptual Data Model
39
B. Physical Data Model
Physical Data Model PDM adalah hasil dari generate dari CDM. Data tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. Pada
PDM terdapat 8 delapan tabel dengan tipe data dan panjangnya yang masing –
masing tabel memiliki satu primary key dan banyak foreign key. PDM dari sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS dilihat pada Gambar
4.11.
40
SMA PK
ID_SMA INTEGER
FK1 ID_KOTA
INTEGER NAMA_SMA
VARCHAR100 ALAMAT_SMA
VARCHAR200 KOTA
PK ID_KOTA
INTEGER FK1
ID_DAERAH INTEGER
NAMA_KOTA VARCHAR100
DAERAH PK
ID_DAERAH INTEGER
FK1 ID_PROPINSI
INTEGER NAMA_DAERAH VARCHAR100
PROPINSI PK
ID_PROPINSI INTEGER
FK1 ID_NEGARA
INTEGER NAMA_PROPINSI VARCHAR100
NEGARA PK
ID_NEGARA INTEGER
NAMA_NEGARA VARCHAR100
CALON_MABA_PEMBAYARAN PK
ID_CALON_MABA_PEMBAYARAN INTEGER FK1
ID_CALON_MAHASISWA INTEGER
DESKRIPSI VARCHAR255
JUMLAH DECIMAL18,2
NOTES TEXT10
CALON_MABA_NILAI PK
ID_CALON_MABA_NILAI INTEGER FK1
ID_CALON_MAHASISWA INTEGER MAT_1
DECIMAL3,2 MAT_2
DECIMAL3,2 MAT_3
DECIMAL3,2 MAT_4
DECIMAL3,2 IND_1
DECIMAL3,2 IND_2
DECIMAL3,2 IND_3
DECIMAL3,2 IND_4
DECIMAL3,2 ING_1
DECIMAL3,2 ING_2
DECIMAL3,2 ING_3
DECIMAL3,2 ING_4
DECIMAL3,2 CALON_MAHASISWA
PK ID_CALON_MAHASISWA
INTEGER NO_FORMULIR
VARCHAR50 NAMA
VARCHAR100 JENIS_KELAMIN
VARCHAR10 ALAMAT
VARCHAR100 NO_TELP
VARCHAR20 EMAIL
VARCHAR50 TEMPAT_LAHIR
VARCHAR50 TANGGAL_LAHIR
DATETIME KEWARGANEGARAAN
VARCHAR50 AGAMA
VARCHAR50 NAMA_ORTU
VARCHAR100 TAHUN_LAHIR
INTEGER PEKERJAAN
VARCHAR100 PENDIDIKAN_TERAKHIR
VARCHAR20 ALAMAT_ORTU
VARCHAR100 NO_TELP_ORTU
VARCHAR20 FAX
VARCHAR50 ASAL_SEKOLAH
VARCHAR20 ALAMAT_SEKOLAH
VARCHAR100 TAHUN_LULUS
INTEGER JALUR_MASUK
VARCHAR50 KELAS
VARCHAR50 INFORMASI_PEMBIAYAAN VARCHAR50
PEMBIAYAAN_STUDY VARCHAR50
FOTO_HITAM_PUTIH SMALLINT
COPY_IJAZAH SMALLINT
TRANSKIP_NILAI SMALLINT
FK1 ID_SMA
INTEGER JOURNALISTIC
SMALLINT BROADCASTING
SMALLINT PUBLIC_RELATION
SMALLINT STATUS
INTEGER TANGGAL
DATETIME
Gambar 4.11 ERD Physical Data Model
41
4.2.4 Struktur File
Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada uraian berikut:
a. Tabel Calon Maba Pembayaran
Nama Tabel : Calon Maba Pembayaran Primary Key : ID Calon Maba Pembayaran
Foreign Key : ID Calon Mahasiswa Fungsi
: Menyimpan Data Pembayaran Tabel 4.1 Struktur Tabel Calon Maba Pembayaran
No Field
Type Data Length
Constraint
1 ID Calon Maba
Pembayaran Integer
- Primary Key
2 ID Calon
Mahasiswa Integer
- Foreign Key
3 Deskripsi
Varchar 255
4 Jumlah
Decimal 18,2
5 Notes
Text -
b. Tabel Calon Maba Nilai
Kategori