D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Dekan
Tugasnya umun dari Dekan adalah : a.
Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan
administrasi fakultas c.
Bertanggung jawab kepada Rektor d.
Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsikomperhensif dan panitia penguji
f. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi.
2. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
Universitas Sumatera Utara
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerja
sama.
3. Sekretaris Dekan
Adapun tugas dari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara ke buku agenda b.
Membuatmenulis nomor surat keluar c.
Menjadwal kegiatan Dekan d.
Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar e.
Menerima Skripsi dan Tugas Akhir Mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
f. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan
g. Mengarsip surat masuk dan surat keluar
h. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
i. Mengetik surat keluar
Universitas Sumatera Utara
j. Menerima telepon
k. Menerima fax
l. Memproses kerja Dekan dan tim
m. Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan,
Sekretaris dan ruang rapat Dekan.
4. Kepala Tata Usaha a. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan. 5.
Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau
pelayanan kepada masyarakat.
Universitas Sumatera Utara
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
Fakultas. 9.
Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. 10.
Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Fakultas.
b. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat 3.
Melakukan administrasi akademik. 4.
Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. 5.
Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
Fakultas. 7.
Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas.
Universitas Sumatera Utara
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan. 3.
Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas 4.
Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran
dan pertanggungjawaban keuangan. 7.
Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta
pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya 8.
Mempersiapkan sistem informasi keuangan 9.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan 10.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
Universitas Sumatera Utara
d. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain
2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai
3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
5. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul
kenaikan jabatanpangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti 6.
Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai 7.
Memproses SK jabatan struktural dan fungsional 8.
Memproses pelanggaran displin pegawai 9.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni 3.
Melakukan administrasi kemahasiswaan 4.
Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan
Universitas Sumatera Utara
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas 7.
Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
mahasiswa 9.
Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni 10.
Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan
Bagian
f. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah : 1.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan 4.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan
Universitas Sumatera Utara
6. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasiperusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua.
Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan
fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU adalah :
Universitas Sumatera Utara
a Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi
data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS Satuan Kredit Semester yang di ambil oleh mahasiswa, jumlah lulusan, putus
kuliah dan mutasi mahasiswa. b
Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.
c Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan
belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa. d
Mempersiapkan saranrekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.
e Menghimpun data mutasi mahasiswa per semesterjurusanprogram studi.
f Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian datainformasi
perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
g Mempersiapkan bahanmengurus penyelenggaraan kegiatan seminar,
lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah : a.
Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjilgenap Tahun Ajaran 20132014.
Universitas Sumatera Utara
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester UAS ganjilgenap Tahun
Ajaran 20132014. c.
Penyusunan Kartu Rencana Studi KRS dan Kartu Hasil Studi KHS semester ganjilgenap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara antara lain : a.
Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan bukunomor induk
mahasiswa. c.
Menyusun dan menyajikan datainformasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.
d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan
pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. e.
Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f.
Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN
A.
Pengertian Komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris, yaitu communicare yang berarti menyampaikan pandangan. Ini sejalan dengan komunikasi dengan kata
common yang berarti kesamaan. Jadi komunikasi berkaitan dengan penyampaian sesuatu dalam rangka mendapatkan kesamaan makna.
Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang
bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang
diharapkan Effendy, 2000:13. Menurut Sedarmayanti 2001:87 dapat diartikan komunikasi adalah
proses kegiatan penyampaian wartaberitainformasi yang mengandung arti dari satu pihak seseorang atau tempat, kepada pihak seseorang atau tempat lain,
dalam usaha mendapatkan saling pengertian. Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting
artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Menurut Achmad 2007:1
komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain berupa perseorangan, kelompok, atau gabungan di antara keduanya.
Universitas Sumatera Utara
B.
Bentuk Komunikasi
Komunikasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu sebagai berikut http:mas-mar.blogspot.ca201301komunikasi-unsur-dan-jenis-jenisnya.html :
1. Komunikasi Langsung dan tidak Langsung
a. Komunikasi Langsung direct communication juga disebut komunikasi
tatap muka face to face. Si pengirim berita berhubungan langsung dengan si penerima berita tanpa ada perantara. Bentuk komunikasi inilah
yang sering dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Tanggapan dari si penerima berita bisa langsung diketahui oleh si pengirim berita.
b. Komunikasi Tidak Langsung indirect communication terjadi apabila
dalam berkomunikasi dipakai satu atau lebih perantara untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan. Jenis komunikasi ini
digunakan karena adanya jarak antara komunikator dan komunikan. 2.
Komunikasi Satu Arah dan Komunikasi Timbal Balik a.
Komunikasi Satu Arah one way communication terjadi apabila penyampaian berita itu hanya datang dari satu arah, jadi tidak ada
tanggapan langsung dari si penerima berita. Misalnya melalui siaran radio atau televisi.
b. Komunikasi Timbal Balik reciprocal communication terjadi jika
penerima berita dapat memberikan tanggapan langsung kepada pengirim berita. Misalnya pembicaraan melalui telepon, rapat, musyawarah, dan
diskusi.
Universitas Sumatera Utara
3. Komunikasi Bebas dan Komunikasi Fungsional
a. Komunikasi Bebas tidak terikat pada formalitas tertentu. Satu-satunya
ikatan adalah kode sosio-kultural pada umumnya. Misalnya komunikasi dalam pergaulan biasa dimana kedua belah pihak diharapkan mengenal
aturan sopan santun. b.
Komunikasi fungsional institusional terikat pada peraturan institusi yang bersangkutan. Komunikasi ini bersifat fungsional dan stuktural. Misalnya
komunikasi seorang sekretaris dengan manajernya.
C.
Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan
kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada
yang dituju oleh penulis surat. Djuharie, 2001:11. Menurut Moekijat 2008:142, surat menunjukkan hubungan antara
perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik atau goodwill terhadap perusahaan.
Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian
informasi dari satu pihak ke pihak lain.
Universitas Sumatera Utara
D.
Fungsi Surat
Menurut Achmad 2001:9 surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Sebagai wakil atau duta orangorganisasi
2. Sebagai alat bukti yang otentik
3. Sebagai alat ukur barometer kegiatan organisasi
4. Sebagai dasar pengambilan keputusan
5. Alat bantu pengingat
6. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi
E.
Jenis Surat
Menurut Soedarmayanti 2001:164, surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu :
1. Menurut wujudnya : kartu pos, warkat pos, surat bersampul,
memorandum, nota, dan surat pengantar. 2.
Menurut tujuannya : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat
keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, dan surat pesanan.
3. Menurut sifat isi dan asalnya : surat dinas, surat niaga, surat pribadi
dan surat yang isinya masalah sosial. 4.
Menurut jumlah penerima : surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
Universitas Sumatera Utara
5. Menurut keamanan isinya : surat sangat rahasia, surat rahasia dan
surat biasa. 6.
Menurut urgency penyelesaiannya : surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa.
7. Menurut prosedur pengurusannya : surat masuk dan surat keluar.
8. Menurut jangkauannya : surat intern dan surat ekstern.
Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 lima kelompok yaitu :
a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang
mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam
jangka waktu lama. b.
Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke
tangan orang yang tidak bertanggung jawab. c.
Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam.
d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena
surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat
sehingga tidak perlu disimpan.
Universitas Sumatera Utara
e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga
tidak perlu disimpan terlalu lama.
F.
Bentuk Surat
Menurut Achmad 2007:17 bentuk surat adalah penempatan bagian-bagian surat pada sebuah surat. Masing-masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu
sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai pertunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut.
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk resmi Indonesia baru new
official style. Surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan bagian dari unit kerja yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-menyurat
yang diterima maupun dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi.
G.
Bagian Surat
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat
komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun
bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Kop surat
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan
Telp. 8214545 Fax. 061 8214545
Gambar 2.2 Gambar Kop Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :
1 Nama organisasi
2 Alamat lengkap
3 Lambanglogo
4 Nomor telepon
b. Tanggal Surat
Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya
berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
c. Nomor surat
Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara adalah :
Universitas Sumatera Utara
Nomor : 6325H5.2. 1. 5SDM2009 Nomor urut surat keluar
Kode unit kerja USU Kode unit kerja Unsur
Pelaksana Akademik
Kode unit kerja Fakultas Kode unit kerja Pembantu
Dekan II Fakultas Ekonomi
Kode perihal Sumber Daya Manusia
Tahun pembuatan surat d.
Lampiran Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri.
Contoh penulisan lampiran : Lamp : Satu Lembar
e. Hal
Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata
lampiran secara vertikal. f.
Salam pembuka Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar
dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan Hormat “.
Universitas Sumatera Utara
g. Isi surat
Sebelum mengeluarkan surat keluar, bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal
ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara
singkat, jelas, lengkap, benar dan sopan. h.
Salam penutup Surat yang dikeluarkan bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup karena surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
bersifat resmi . Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian nama terang,
selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai. i.
Tanda tangan penanggung jawab surat Surat yang dikeluarkan bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU.
j. Tembusan
Surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada
pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai.
Universitas Sumatera Utara
H.
Defenisi Korespondensi
Korespondensi berasal dari bahas Inggris yaitu Correspondence, yang berarti surat menyurat. Dilihat dari defenisi tersebut dapat diambil kesimpulan,
bahwa korespondensi adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara surat menyurat atau lebih sederhana dapat dikatakan komunikasi yang dilakukan
dengan surat. Achmad 2001:4 Suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat. Maka dari itu, pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapat perhatian yang
sungguh, karena proses pelaksanaan dalam berkorespondensi itu sangatlah penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat.
Pelaksanaan korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan
surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pelaksanaan korespondensi
bagi seorang sekret
Universitas Sumatera Utara
1. Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi atau instansi yang dibuat oleh organisasi atau instansi lain yang bersifat kedinasan. Surat yang
masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau perorangan. Surat masuk adalah semua jenis
surat yang diterima dari instansi lain eksternal, dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos kantor pos maupun
yang diterima dari kurir pengirim surat dengan mempergunakan buku pengiriman ekspedisi. Yang dimaksud dengan penanganan surat masuk adalah
proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali Thomas, 2005:21.
Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama
dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran
tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat menyurat, oleh sebab itu
guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap. Pada dasarnya penangan surat masuk dibagi menjadi 6 enam langkah, yaitu :
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat
3. Pembukuan surat
Universitas Sumatera Utara
4. Pencatatan surat
5. Pemrosesan surat
6. Pengarahan surat
Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume
surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat
Dekan antara lain stepler, punch pelubang kertas, klip file, klip kertas, pensil, cutter, lem, stabilo, stempel tanggal, selotip, lembar disposisi atau kartu kendali.
Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya.
Universitas Sumatera Utara
Lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 : DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
LEMBAR DISPOSISI
Tgl Terima: No. Kendali :
Penting Tanggal Surat :
Rahasia No.Surat
: Segera
Hal Kode :
BiasaRutin
Tanggal Kepada
Isi Disposisi Dari
Paraf
DISPOSISI 1. Mohon pertimbangan
2. Mohon pendapat 3. Mohon keputusan
4. Mohon petunjuk 5. Mohon saran
6. Bicarakaan 7. Telitiikuti perkembangan
8. Untuk perhatian 9. Siapkan laporan
10. Untuk diproses 11. Edarkan
12. TIKgandakan 13. File
14. Siapkan konsep 15. Umumkan
16. ……………….
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.1 Gambar Lembar Disposisi
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Kartu kendali adalah tanda terima surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut.
Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dilihat juga keterangan bagian- bagian kartu kendali :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
KENDALI: PENGELOLA:
Kode: Tgl.Surat :
Tanggal :
No.Surat : No.U.B.B :
Asal surat :
Lampiran :
Hal :
Catatan :
Tgl. Penerimaan Paraf
Universitas Sumatera Utara
Keterangan bagian-bagian kartu kendali: 1. Kolom kendali
: tempat nomor surat dan kode surat 2. Kolom pengolah
: tempat satuan organisasi yang dianggap
bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat
3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari
penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku
4. Kolom tanggal : tempat tanggal penerimaan suratsurat diterima
5. Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau
dikirim
6. Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat
7. Kolom asal surat : tempat dari siapamana surat dikirim
8. Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam
lampiran yang ada 9. Kolom hal
: tempat perihal yang termaktub dalam surat
10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau
Universitas Sumatera Utara
ditunjuk silang bila diperlukan. 11. Kolom paraf
: tempat nomor paraf yang menerima surat di
tata usaha pengolah.
Gambar 3.2 Gambar Kartu Kendali
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian Sekretariat
Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor Universitas Sumatera Utara, surat
yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah. Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9 sembilan tahap yaitu :
1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke bagian Sekretariat Dekan.
2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi
bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia, surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang
penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera diproses. 3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. kemudian surat
Universitas Sumatera Utara
masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan tergolong surat masuk atau keluar dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat,
tembusan. 4. Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat
kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam blutter dispositon map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses
untuk diserahkan kepada Dekan. 5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk
lebih lanjut terhadap surat masuk. 6. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris
7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi. Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus
segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter. 8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar
disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian
pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan, surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan
kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan.
Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang berlabel kartu kendali.
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim : Pembantu Rektor I
Nomor Surat : 470H5. 1. R1SSA2010
Hal : Undangan
2. Pengirim : LPTQN
Nomor Surat : 003LPTQN-PTSUI2010
Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU
Penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah baik dan tidak terdapat kendala yang berarti
karena Sekretaris Dekan sudah melakukan penanganan surat sesuai prosedur yang berlaku. Tetapi penanganan surat masuk pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sedikit terkendala karena penanganan surat dibantu juga oleh mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Universitas Sumatera Utara
Sumatera Utara. Adanya kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan buku agenda,
pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pemahaman mahasiswa magang. Untuk
itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga korespondensi dapat berjalan lancar dan
tercapainya suatu tujuan organisasi dengan maksimal.
2. Penanganan Surat Keluar
Kategori