Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Sub Bagian Perlengkapan

d. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain 2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai 3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai 4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional 5. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatanpangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti 6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai 7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional 8. Memproses pelanggaran displin pegawai 9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan 4. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi 6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa 8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan mahasiswa 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni 10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni 11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian

f. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian 2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan 3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan 4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan 5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan Universitas Sumatera Utara 6. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan 7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap organisasiperusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU adalah : Universitas Sumatera Utara a Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS Satuan Kredit Semester yang di ambil oleh mahasiswa, jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa. b Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa. c Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa. d Mempersiapkan saranrekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik. e Menghimpun data mutasi mahasiswa per semesterjurusanprogram studi. f Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian datainformasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. g Mempersiapkan bahanmengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjilgenap Tahun Ajaran 20132014. Universitas Sumatera Utara b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester UAS ganjilgenap Tahun Ajaran 20132014. c. Penyusunan Kartu Rencana Studi KRS dan Kartu Hasil Studi KHS semester ganjilgenap. d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa. 2. Rencana kegiatan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik. b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan bukunomor induk mahasiswa. c. Menyusun dan menyajikan datainformasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik. d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran. Universitas Sumatera Utara

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Komunikasi Istilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris, yaitu communicare yang berarti menyampaikan pandangan. Ini sejalan dengan komunikasi dengan kata common yang berarti kesamaan. Jadi komunikasi berkaitan dengan penyampaian sesuatu dalam rangka mendapatkan kesamaan makna. Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan Effendy, 2000:13. Menurut Sedarmayanti 2001:87 dapat diartikan komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian wartaberitainformasi yang mengandung arti dari satu pihak seseorang atau tempat, kepada pihak seseorang atau tempat lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian. Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Menurut Achmad 2007:1 komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain berupa perseorangan, kelompok, atau gabungan di antara keduanya. Universitas Sumatera Utara B. Bentuk Komunikasi Komunikasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu sebagai berikut http:mas-mar.blogspot.ca201301komunikasi-unsur-dan-jenis-jenisnya.html : 1. Komunikasi Langsung dan tidak Langsung a. Komunikasi Langsung direct communication juga disebut komunikasi tatap muka face to face. Si pengirim berita berhubungan langsung dengan si penerima berita tanpa ada perantara. Bentuk komunikasi inilah yang sering dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Tanggapan dari si penerima berita bisa langsung diketahui oleh si pengirim berita. b. Komunikasi Tidak Langsung indirect communication terjadi apabila dalam berkomunikasi dipakai satu atau lebih perantara untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan. Jenis komunikasi ini digunakan karena adanya jarak antara komunikator dan komunikan. 2. Komunikasi Satu Arah dan Komunikasi Timbal Balik a. Komunikasi Satu Arah one way communication terjadi apabila penyampaian berita itu hanya datang dari satu arah, jadi tidak ada tanggapan langsung dari si penerima berita. Misalnya melalui siaran radio atau televisi. b. Komunikasi Timbal Balik reciprocal communication terjadi jika penerima berita dapat memberikan tanggapan langsung kepada pengirim berita. Misalnya pembicaraan melalui telepon, rapat, musyawarah, dan diskusi. Universitas Sumatera Utara 3. Komunikasi Bebas dan Komunikasi Fungsional a. Komunikasi Bebas tidak terikat pada formalitas tertentu. Satu-satunya ikatan adalah kode sosio-kultural pada umumnya. Misalnya komunikasi dalam pergaulan biasa dimana kedua belah pihak diharapkan mengenal aturan sopan santun. b. Komunikasi fungsional institusional terikat pada peraturan institusi yang bersangkutan. Komunikasi ini bersifat fungsional dan stuktural. Misalnya komunikasi seorang sekretaris dengan manajernya. C. Pengertian Surat Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat. Djuharie, 2001:11. Menurut Moekijat 2008:142, surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik atau goodwill terhadap perusahaan. Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain. Universitas Sumatera Utara D. Fungsi Surat Menurut Achmad 2001:9 surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut : 1. Sebagai wakil atau duta orangorganisasi 2. Sebagai alat bukti yang otentik 3. Sebagai alat ukur barometer kegiatan organisasi 4. Sebagai dasar pengambilan keputusan 5. Alat bantu pengingat 6. Sebagai dasar penelusuran sejarah organisasi E. Jenis Surat Menurut Soedarmayanti 2001:164, surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu : 1. Menurut wujudnya : kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum, nota, dan surat pengantar. 2. Menurut tujuannya : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, dan surat pesanan. 3. Menurut sifat isi dan asalnya : surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan surat yang isinya masalah sosial. 4. Menurut jumlah penerima : surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. Universitas Sumatera Utara 5. Menurut keamanan isinya : surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa. 6. Menurut urgency penyelesaiannya : surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa. 7. Menurut prosedur pengurusannya : surat masuk dan surat keluar. 8. Menurut jangkauannya : surat intern dan surat ekstern. Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 lima kelompok yaitu : a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama. b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab. c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam. d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan. Universitas Sumatera Utara e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama. F. Bentuk Surat Menurut Achmad 2007:17 bentuk surat adalah penempatan bagian-bagian surat pada sebuah surat. Masing-masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai pertunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk resmi Indonesia baru new official style. Surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan bagian dari unit kerja yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-menyurat yang diterima maupun dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi. G. Bagian Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : Universitas Sumatera Utara a. Kop surat DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan Telp. 8214545 Fax. 061 8214545 Gambar 2.2 Gambar Kop Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari : 1 Nama organisasi 2 Alamat lengkap 3 Lambanglogo 4 Nomor telepon b. Tanggal Surat Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat. c. Nomor surat Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : Universitas Sumatera Utara Nomor : 6325H5.2. 1. 5SDM2009 Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik Kode unit kerja Fakultas Kode unit kerja Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi Kode perihal Sumber Daya Manusia Tahun pembuatan surat d. Lampiran Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh penulisan lampiran : Lamp : Satu Lembar e. Hal Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal. f. Salam pembuka Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan Hormat “. Universitas Sumatera Utara g. Isi surat Sebelum mengeluarkan surat keluar, bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar dan sopan. h. Salam penutup Surat yang dikeluarkan bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup karena surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi . Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai. i. Tanda tangan penanggung jawab surat Surat yang dikeluarkan bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU. j. Tembusan Surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai. Universitas Sumatera Utara H. Defenisi Korespondensi Korespondensi berasal dari bahas Inggris yaitu Correspondence, yang berarti surat menyurat. Dilihat dari defenisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa korespondensi adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara surat menyurat atau lebih sederhana dapat dikatakan komunikasi yang dilakukan dengan surat. Achmad 2001:4 Suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat. Maka dari itu, pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapat perhatian yang sungguh, karena proses pelaksanaan dalam berkorespondensi itu sangatlah penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Pelaksanaan korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pelaksanaan korespondensi bagi seorang sekret Universitas Sumatera Utara

1. Penanganan Surat Masuk