Koleksi Institutional Repository

3. Jenis Koleksi Institutional Repository

Seperti telah dijelaskan diatas bahwa institutional repository merupakan sebuah kegiatan dalam mengumpulkan dan melestarikan koleksi digital yang mencakup semua karya intelektual komunitas tertentu. Hal ini relevan dengan istilah local content yang didefinisikan sebagai semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh perpustakaan perguruan tinggi atau lembaga induk lainnya dari perpustakaan yang bersangkutan. Hanya saja perbedaan mendasar dari institutional repository dengan local content terletak pada formatnya. Institutional repository sudah jelas formatnya berbentuk digital. Menurut Yulia (2009: 1.7) koleksi yang termasuk kedalam local content adalah:

a. Skripsi, tesis, dan disertasi

b. Makalah seminar, simposium, konferensi, dan sebagainya

c. Laporan penelitian, dan laporan kegiatan lainnya

d. Publikasi internal, termasuk majalah, buletin, dan sebagainya

4. Pengelolaan Institutional Repository

a. Analisis Komunitas Universitas merupakan tempat pembelajaran yang tidak ada habianya bagi mahasiswa. Oleh karena itu perpusakaan harus bisa memenuhi kebutuhan informasi bagi civitas akademik dalam rangka menunjang a. Analisis Komunitas Universitas merupakan tempat pembelajaran yang tidak ada habianya bagi mahasiswa. Oleh karena itu perpusakaan harus bisa memenuhi kebutuhan informasi bagi civitas akademik dalam rangka menunjang

1) Masyarakat perguruan tinggi mempunyai tujuan yang sama.

2) Kelompok umur yang rata-rata sama.

3) Latar belakang pendidikan yang sama (semua berasal dari sekolah lanjutan atas).

b. Kebijakan Seleksi Kebijakan seleksi hanya berisi petunjuk mengenai pemilihan bahan pustaka. Untuk koleksi repository, perpustakaan tidak hanya menyediakannya dalam bentuk tercetak tetapi juga dalam format digital yang tentu saja memiliki kebijakan yang berbeda dengan koleksi tercetak. Banyak perpustakaan ketika membuat kebijakan pengembangan koleksi hanya focus kepada koleksi tercetak dan koleksi dalam format lain kurang diperhatikan. Padahal nilai informasi koleksi tersebut tidak kalah pentingnya dengan koleksi tercetak. Hal ini sering menyebabkan koleksi repository mengalami kesalahan dalam pengelolaannya. Kebijakan pengembangan koleksi repository harus mencakup pada siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan repository, akses internet, siapa saja yang boleh menggunakan, copyright , pernyataan mengenai upgrade software dan hardware serta biaya b. Kebijakan Seleksi Kebijakan seleksi hanya berisi petunjuk mengenai pemilihan bahan pustaka. Untuk koleksi repository, perpustakaan tidak hanya menyediakannya dalam bentuk tercetak tetapi juga dalam format digital yang tentu saja memiliki kebijakan yang berbeda dengan koleksi tercetak. Banyak perpustakaan ketika membuat kebijakan pengembangan koleksi hanya focus kepada koleksi tercetak dan koleksi dalam format lain kurang diperhatikan. Padahal nilai informasi koleksi tersebut tidak kalah pentingnya dengan koleksi tercetak. Hal ini sering menyebabkan koleksi repository mengalami kesalahan dalam pengelolaannya. Kebijakan pengembangan koleksi repository harus mencakup pada siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan repository, akses internet, siapa saja yang boleh menggunakan, copyright , pernyataan mengenai upgrade software dan hardware serta biaya

c. Seleksi Bahan Pustaka Terdapat empat kategori dasar dari seleksi sumber elektronik, yaitu:

1) Isi Selama ini kita menganggap bahwa koleksi IR identik dengan tugas akhir mahasiswa berupa skripsi, tesis dan disertasi, namun sebenarnya IR dapat berupa makalah seminar, simposium, laporan penelitian, laporan kegiatan, majalah, bulletin, dan lain sebagainya yang dihasilkan oleh institusi yang bersangkutan. Namun tidak semua koleksi IR tersebut didigitalkan. Untuk digitalisasi konten IR sebaiknya mengutakaman yang update, komplit dan menyediakan informasi yang akurat.

2) Akses Idealnya koleksi IR harus bisa diakses selama 24 jam ketika sudah dilayankan. Maka dari itu perpustakaan harus memberikan hak akses kepada penggunanya. Setiap perguruan tinggi memiliki kebijakan yang berbeda-beda mengenai hak akses terhadap IR masing-masing. Hal ini disebabkan oleh berbagai isu seperti copyright dan plagiarisme. Kebijakan untuk melayankan IR secara open acces atau close acces bagi perpustakaan perguruan tinggi harus berdasarkan pertimbangan yang sangat matang oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Kebijakan yang diambil hendaknya tidak menjadi 2) Akses Idealnya koleksi IR harus bisa diakses selama 24 jam ketika sudah dilayankan. Maka dari itu perpustakaan harus memberikan hak akses kepada penggunanya. Setiap perguruan tinggi memiliki kebijakan yang berbeda-beda mengenai hak akses terhadap IR masing-masing. Hal ini disebabkan oleh berbagai isu seperti copyright dan plagiarisme. Kebijakan untuk melayankan IR secara open acces atau close acces bagi perpustakaan perguruan tinggi harus berdasarkan pertimbangan yang sangat matang oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Kebijakan yang diambil hendaknya tidak menjadi

3) Komponen Pendukung Komponen pendukung untuk membuat IR terdiri dari seperangkat hardware komputer dan software IR yang mendukung seperti D-Space, E-Prints, Fedora, dan Greenstone. Selain itu juga harus didukung oleh jaringan internet yang memadai untuk mengupload dan mengakses koleksi IR.

4) Biaya Koleksi IR tidak memerlukan biaya banyak dalam pengadaannya karena pada dasarnya koleksi tersebut diciptakan oleh lembaga itu sendiri. Namun dalam perawatan komponen pendukung memerlukan biaya yang tidak sedikit, terutama untuk meng-upgrade software IR serta pengadaan dan perawatan seperangkat hardware dan pemasangan jaringan komputer.

d. Akuisisi Pengadaan koleksi IR relatif mudah karena hanya berhubungna

dengan koleksi yang dihasilkan oleh perguruan tinggi. pustakawan harus aktif dalam mengumpulkan hasil karya yang dihasilkan oleh civitas akademik, dan civitas akademik harus mempunyai kesadaran untuk memberikan karyanya dengan koleksi yang dihasilkan oleh perguruan tinggi. pustakawan harus aktif dalam mengumpulkan hasil karya yang dihasilkan oleh civitas akademik, dan civitas akademik harus mempunyai kesadaran untuk memberikan karyanya

Proses digitalisasi IR di perpustakaan memiliki 3 kegiatan utama, yaitu:

1) Scanning, yaitu proses memindai dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya dalam bentuk digital. Bentuk dokumen digital yang paling umum digunakan adalah dalam format PDF.

2) Editting, adalah proses mengolah dokumen PDF dengan cara memberikan password dan watermark. Kebijakan mengenai hal- hal apa saja yang perlu di edit dan dilindungi dalam dokumen tersebut harus mengikuti kebijakan yang telah ditetapkan oleh universitas.

3) Uploading, adalam proses pengisian metadata dan mengungah dokumen tersebut ke dalam software IR yang digunakan.

e. Penyiangan Digitalisasi koleksi merupakan salah satu bentuk dari preservasi

koleksi tercetak. Dengan dilakukannya digitalisasi diharapkan mampu mengatasi keterbatasan ruangan penyimpanan koleksi secara fisik. Selain itu koleksi tercetak. Dengan dilakukannya digitalisasi diharapkan mampu mengatasi keterbatasan ruangan penyimpanan koleksi secara fisik. Selain itu

f. Evaluasi Evaluasi pada koleksi IR harus berfokus kepada kebutuhan pengguna dalam jangka panjang. Perpustakaan harus mendengarkan pendapat pengguna mengenai informasi yang dibutuhkan. Hal ini dijadikan sebagai acuan untuk melakukan seleksi bahan pustaka. Evaluasi dalm koleksi IR mencakup beberapa hal seperti daya guna koleksi, kebijakan dalam hal akses, dan manajemen konservasi dan preservasi.