Ruang Lingkup Kearsipan Materi Pembelajaran
3
Tahap penciptaan arsip dimulai sejak surat-surat masuk diterima, diolah, dan siap disimpan. Untuk surat keluar sejak adanya perintah pembuatan, pengonsepan,
pengetikan, perijinan, dan penyimpanan. Kegiatan seperti ini sering disebut dengan pengurusan surat mail handling.
2. Penyimpanan Filing
Filling adalah kegiatan menyimpan arsip dengan berdasarkan suatu sistem tertentu. Kegiatan ini merupakan suatu tahapan kearsipan yang sangat penting karena bila
kegiatan ini gagal dilakukan dengan baik, maka tujuan kearsipan tidak akan tercapai dengan baik pula.
3. Penemuan Kembali Finding
Finding adalah kegiatan menemukan kembali mencari arsip yang di butuhkan. Suatu finding dinyatakan berhasil baik apabila jangka waktu penemuan kembali
arsip tidak lebih dari 1 menit per warkat. 4.
Penyelamatan Kegiatan penyelamatan dimulai dari hal-hal berikut ini.
Pengamanan, yaitu menjaga agar orang yang tidak mengetahui informasi yang ada di dalamnya.
Pemeliharaan, yaitu menjaga fisik arsip agar tidak cepat rusak. Perawatan, yaitu memperbaiki arsip yang rusak agar tetap dapat dipergunakan.
5. Penyusutan
Kegiatan penyusutan terdiri 3 aktivitas utama, yakni sebagai berikut. Pemindahan, yaitu kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan. Pemusnahan, yaitu kegiatan memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki
nilai guna lagi. Penyerahan, yaitu kegiatan menyerahkan arsip statis yang memiliki nilai
kegunaan yang tinggi bagi kelangsungan kehidupan kebangsaan kepada ANRI Arsip Nasional RI atau ARDA Arsip Daerah.