Page | 7
pekerjaannya sehingga dapat mengakibatkan sulitnya mendapat hasil kerja yang baik.
Dari uraian diatas maka dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor antara
lain usia, jenis kelamin, adanya target yang jelas, adanya prioritas kerja, penundaan pekerjaan, pendelegasian tugas, penataan ruang kerja.
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas dan benar 1.
Jelaskan peranan perencanaan dalam manajemen waktu 2.
Jelaskan arti penting disiplin diri dalam manajemen waktu 3.
Sebutkan aspek-aspek manajemen waktu menurut Canfield
4. Apa yang dimaksud dengan menentukan prioritas?
5. Sebutkan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi manajemen waktu menurut
Srijanti
F. Prinsip-prinsip Manajemen Waktu
Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan
berdaya guna. Berikut prinsip dasar manajemen waktu yang penting untuk diperhatikan.
1. Menyusun Rencana
Ada ungkapan yang mengatakan “if you fail to plan, you plan to fail”.
Apabila kita menjalani hari kita tanpa ada gambaran apa yang harus dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya, kita akan menghabiskan
sebagian besar waktu kita untuk bertanya “ Apa yang harus saya kerjakan sekarang ya?” Alokasikan sedikit waktu untuk menyusun rencana
sehingga kita bisa mengelompokkan tugas-tugas yang sesuai dan memberikan prioritas serta waktu pengerjaannya.
Susunlah rencana di pagi hari atau hari sebelumnya. Kita bisa mulai dari catatan kecil saja atau bahkan menyusunnya di kepala untuk sekedar
memberikan sinyal kepada otak mengenai apa yang harus kita selesaikan hari itu. Gunakan strategi yang cerdas dalam menyusun rencana. Kapan
biasanya kita merasa energi kita tinggi, baik mental maupun fisik.
Disaat itu manfaatkanlah untuk memulai atau menyelesaikan tugas- tugas dengan prioritas tinggi. Waktu yang tersisa biasanya digunakan
untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dengan prioritas lebih rendah. Jangan lupa untuk menyisipkan waktu untuk istirahat. Pada prinsipnya,
kita melakukan manajemen diri untuk kita sendiri. Belajar mengelola waktu adalah latihan yang bagus untuk disiplin diri.
2. Fokus
Seringkali dalam bekerja kita membiarkan diri kita larut dalam beberapa pekerjaan sekaligus, istilahnya multi-tasking. Mengerjakan dua
Latihan Mandiri 2
Page | 8
hal pada saat bersamaan bukan saja membagi perhatian kita tetapi juga membuat kita kurang fokus yang akibatnya butuh waktu lebih lama untuk
menyelesaikan pekerjaan itu. Fokus dalam bekerja membuat kita lebih produktif dan mengurangi beban stress. Buat skala prioritas apabila kita
harus menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam kurun waktu yang bersamaan.
3. Hindari Interupsi
Dua hal dalam dunia kerja sekarang ini yang menjadi sering menjadi sumber interupsi adalah: telepon dan email. Tentu saja interupsi ini tidak
bisa dihindari tetapi gunakan keahlian kita dalam manajemen diri untuk menanganinya:
a. Jawab telepon orang-orang yang berkepentingan saja pada saat
kita sedang fokus bekerja. Apabila terpaksa harus menjawab, usahakan waktunya seminimal mungkin. Kita bisa menelepon
balik ketika kita sudah agak bebas.
b. Cek email di saat-saat tertentu saja. Kita bisa coba, apabila tidak
mungkin, usahakan untuk tidak menjawab semua email tiap kali itu datang. Jawablah email yang berkaitan dengan pekerjaan kita
saat itu dan hindari multi-tasking.
Manajemen diri erat kaitannya dengan bagaimana kita mengatur waktu kita sehari-hari. Jangan biarkan faktor-faktor eksternal
mengganggu produktivitas kita.
G. Teknik Manajemen Waktu
Agar manajemen waktu dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka ada beberapa teknik yang dapat digunakan dalam manajemen waktu yaitu
sebagai berikut.
1. Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Skala Prioritas
Dalam hidup banyak hal yang kita hadapi, yang kita inginkan, yang perlu dilakukan, yang ingin dicapai. Akan tetapi sering kita dihadapkan pada
pilihan-pilihan karena kemampuan sumberdaya, juga waktu yang terbatas. Sementara waktu yang kita miliki sangat terbatas, tidak ada jalan lain selain
membuat skala prioritas, yaitu melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas berdasarkan urutan kepentingannya.
Skala prioritas yang tepat, yaitu dengan mendahulukan lebih dulu pekerjaan yang penting dan mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak
meski tidak begitu penting, dilajutkan dengan pekerjaan yang penting dan tidak mendesak. Prioritas terakhir adalah pekerjaan yang tidak penting dan
juga tidak mendesak.
a. Menentukan Urutan Prioritas
Ketika membuat skala prioritas, kita harus mengurutkannya dulu dari yang paling penting dan mendesak, hingga yang tidak mendesak sama
sekali. Berikut ini adalah empat skala prioritas. 1
Mendesak dan Penting Urgent and Important
