Page | 8
hal pada saat bersamaan bukan saja membagi perhatian kita tetapi juga membuat kita kurang fokus yang akibatnya butuh waktu lebih lama untuk
menyelesaikan pekerjaan itu. Fokus dalam bekerja membuat kita lebih produktif dan mengurangi beban stress. Buat skala prioritas apabila kita
harus menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam kurun waktu yang bersamaan.
3. Hindari Interupsi
Dua hal dalam dunia kerja sekarang ini yang menjadi sering menjadi sumber interupsi adalah: telepon dan email. Tentu saja interupsi ini tidak
bisa dihindari tetapi gunakan keahlian kita dalam manajemen diri untuk menanganinya:
a. Jawab telepon orang-orang yang berkepentingan saja pada saat
kita sedang fokus bekerja. Apabila terpaksa harus menjawab, usahakan waktunya seminimal mungkin. Kita bisa menelepon
balik ketika kita sudah agak bebas.
b. Cek email di saat-saat tertentu saja. Kita bisa coba, apabila tidak
mungkin, usahakan untuk tidak menjawab semua email tiap kali itu datang. Jawablah email yang berkaitan dengan pekerjaan kita
saat itu dan hindari multi-tasking.
Manajemen diri erat kaitannya dengan bagaimana kita mengatur waktu kita sehari-hari. Jangan biarkan faktor-faktor eksternal
mengganggu produktivitas kita.
G. Teknik Manajemen Waktu
Agar manajemen waktu dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka ada beberapa teknik yang dapat digunakan dalam manajemen waktu yaitu
sebagai berikut.
1. Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Skala Prioritas
Dalam hidup banyak hal yang kita hadapi, yang kita inginkan, yang perlu dilakukan, yang ingin dicapai. Akan tetapi sering kita dihadapkan pada
pilihan-pilihan karena kemampuan sumberdaya, juga waktu yang terbatas. Sementara waktu yang kita miliki sangat terbatas, tidak ada jalan lain selain
membuat skala prioritas, yaitu melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas berdasarkan urutan kepentingannya.
Skala prioritas yang tepat, yaitu dengan mendahulukan lebih dulu pekerjaan yang penting dan mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak
meski tidak begitu penting, dilajutkan dengan pekerjaan yang penting dan tidak mendesak. Prioritas terakhir adalah pekerjaan yang tidak penting dan
juga tidak mendesak.
a. Menentukan Urutan Prioritas
Ketika membuat skala prioritas, kita harus mengurutkannya dulu dari yang paling penting dan mendesak, hingga yang tidak mendesak sama
sekali. Berikut ini adalah empat skala prioritas. 1
Mendesak dan Penting Urgent and Important
Page | 9
Tipe pekerjaan yang penting dan mendesak harus diprioritaskan untuk diselesaikan lebih dahulu. Tugas tersebut bisa diseleksi dari
kapan tugas tersebut masuk ke daftar kerja kita hingga kapan tugas itu harus selesai. Jika jarak antara tanggal masuk dan tanggal selesai
sangat dekat, bisa dipastikan kalau tugas itu memang sangat penting dan mendesak. Oleh karenanya, jangan pernah menunda pekerjaan
yang masuk dalam kategori ini.
Kegiatan yang termasuk dalam kelompok merupakan hal penting dan harus segera dilakukan, tidak bisa ditunda pada lain waktu.
Contohnya: mengantar keluarga ke rumah sakit. Dalam kelompok ini juga ada kegiatan-kegiatan yang diakibatkan karena kebiasaan
menunda-nunda pekerjaan. Ada juga kelompok orang-orang yang justru bisa bekerja dibawah tekanan. Semangat dan idenya muncul
pada saat-saat terakhir. Namun, dalam keadaan demikian banyak resiko yang mendadak muncul sebagai hambatan dan dapat
mengakibatkan tugas tidak selesai, antara lain mendadak komputer error, data hilang, terkena virus atau sakit mendadak. Kebiasaan
bekerja dalam kelompok ini, mengakibatkan stress, kelelahan, dan prestasi biasa-biasa saja.
2 Penting Not Urgent but important
Tipe pekerjaan dengan prioritas seperti ini, sebaiknya disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan kembali. Ada baiknya kita
menggunakan waktu produktif untuk mengerjakan setiap pekerjaan yang bernilai Penting sebelum pekerjaan ini naik ke skala prioritas
yang penting dan mendesak.
Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan-kegiatan penting yang dapat dilakukan secara bertahap, rutin, dan terjadwal sehingga
apabila muncul kegiatan darurat, tidak akan terlalu mengganggu pencapaian target-target lainnya. Contoh: relaksasi, mengerjakan tugas
lebih awal, olahraga terjadwal dan sebagainya. Orang-orang yang berada pada kelompok ini adalah orang-orang yang memiliki visi,
mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melakukan perencaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan
yang penting terlebih dahulu, dan menyelesaikan sisanya kemudian. Kesulitan memasuki kelompok ini adalah tetap komit, konsisten dan
disiplin menjalani rencana kerjanya. Meskipun semua kegiatannya penting dan tidak mendesak, akibatnya godaan untuk menunda
pekerjaan juga tinggi. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini akan hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.
3 Mendesak Urgent but Not Important
Pekerjaan ini terkadang datang dari orang diluar lingkungan pekerjaan. Misalnya ketika mereka meminta bantuan. Hal ini bisa saja
menggangu waktu produktif kita untuk mengerjakan pekerjaan yang skalanya Penting. Oleh karena itu, sah-sah saja apabila kita
menolaknya. Apalagi jika pekerjaan mendesak ini membuat kita kewalahan menyelesaikan tugas penting kita, utau kita kita bisa
