Page | 14
d. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat
e. Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi
f. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan
g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang
h. Dasar hukum
i. Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang lain
j. Peringatan
k. Kualifikasi personel
l. Peralatan dan perlengkapan
3. Flowchart
a. Nomor
b. Aktivitas
c. Pelaksanan atau aktor
d. Mutu baku berupa:
Kelengkapan Waktu
Output
e. Keterangan
K. TEKNIK PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROCEDURE
SOP
Langkah teknis penyusunan SOP dapat diuraikan sebagai berikut. 1.
Persiapan penyusunan SOP Agar penyusunan SOP dapat dilakukan dengan baik, maka perlu
dilakukan pesiapan-persiapan sebagai berikut. a.
Membentuk tim dan kelengkapannya Tim
bertugas melakukan
identifikasi kebutuhan,
mengumpulkan data, melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, mengawal
penerapan, memonitor
dan melakukan
evaluasi, melakukan
penyempurnaan-penyempurnaan, menyajikan
hasil-hasil pengembangan mereka kepada pimpinan SOP, dan tugas-tugas
lainnya. b.
Memberikan pelatihan kepada anggota tim Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik, maka seluruh
anggota tim harus memperoleh pembekalan yang cukup tentang bagaimana menyusun SOP. Petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP ini
menjadi panduan bagi anggota tim dalam melaksanakan tugasnya.
Page | 15
c. Sosialisasi SOP ke seluruh unit
Agar seluruh satuan kerja dalam organisasi mengetahui adanya perubahan yang akan dilakukan, maka pimpinan-pimpinan unit
mengetahui hal ini. Peran pimpinan puncak akan sangat menentukan dalam hal ini.
2. Penilaian kebutuhan SOP
Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun.
Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP, maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan
mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses ini murni merupakan
proses mengidentifikasi kebutuhan SOP. a.
Tujuan penilaian kebutuhan SOP Tujuan penilaian kebutuhan SOP adalah untuk mengidentifikasi ruang
lingkup, format, dan jumlah SOP yang diperlukan. b.
Aspek-aspek peniaian kebutuhan SOP Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan
penilaian kebutuhan antara lain sebagai berikut. 1
Lingkungan operasional Lingkungan operasional adalah lingkungan yang harus
dipertimbangkan dalam melaksanakan tugas dan fungsi, baik internal maupun eksternal.
a Faktor internal meliputi komSOPisi unit-unit kerja,
jumlah pegawai,
jumlah jenis
kegiatan yang
dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi, sumber- sumber daya yang dibutuhkan sarana dan prasarana.
b Faktor eksternal meliputi tuntutan dan keinginan
stakeholders, hubungan
dengan berbagai
lembagaorganisasi lain, baik pemerintah maupun swasta, baik dalam maupun luar negeri, serta berbagai
bentuk jejaring kerja. 2
Kebijakan Kebijakan di sini maksudnya peraturan, seperti
kebijakan perusahaan atau organisasi. Jika di lingkungan
