Perencanaan dalam pengadaan aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Aktiva tetap yang
bernilai 50 – 100 juta akan dilakukan dengan persetujuan Dekan, dan aktiva yang bernilai lebih dari 100 juta akan dilakukan melalui persetujuan Rektor.
Berikut ini merupakan prosedur yang dilakukan dalam hal pengadaanpembelian aktiva tetap, yaitu :
a. Anggaran Investasi Diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II
Fakultas Ekonomi USU. Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini
diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi USU sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva
tetap. b.
Surat Permintaan otorisasi Investasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan II.
Setiap realisasi Investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari Pembantu Dekan II sebelum disetujui
pelaksanaannya oleh Dekan Fakultas Ekonomi USU.
c. Surat Permintaan Otorisasi Reparasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan
II. Surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya
pengeluaran modal harus mendapat persetujuan otorisasi oleh Pembantu
Dekan II.
d. Surat Perintah Kerja Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan.
Work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus
mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
e. Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian
Perlengkapan. Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat
order pembelian berada ditangan Pembantu Dekan II. f.
Laporan Penerimaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan.
Laporan penerimaan barang yang berisi persetujuan penerimaan aktiva tetap yang dikirimkan oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh
fungsi penerimaan. g.
Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan. Bukti kas keluar
yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh
fungsi keuangan.
h. Bukti Memorial Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan. Bukti memorial yang
berisi persetujuan dilaksanakannya updating terhadap kartu aktiva tetap
dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi keuangan.
Fakultas Ekonomi USU setiap enam bulan sekali pertahun mengajukan usulan ke pihak Biro Rektor di bagian perlengkapan untuk
penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva. Adapun dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur pengadaan aktiva tetap, yaitu
bukti kas keluar yang dilampiri dengan surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok
dan buku memorial yang dilampiri dengan surat perintah kerja. Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam
register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
Aktiva Tetap xxx
Bukti Kas Keluar Yang Akan dibayar xxx
Aktiva tetap harus diberi penomoran inventaris sebagai bentuk pengawasan internal atas aktiva tetap yang dilakukan Fakultas Ekonomi
USU. Berikut ini merupakan bagan proses pengadaan inventaris di Fakultas Ekonomi USU.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.1 Proses Pengadaan Inventaris pada Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Disetujui oleh Pembantu Dekan II
Daftar barang yang dibutuhkan diserahkan kepada Biro Rektor
Bag. Perencanaan pada tahun berjalan anggaran
Perencanaan barang oleh Fakultas Ekonomi
Daftar barang permintaan disetujui oleh Biro Rektor
Pembelian barang Barang diserahkan ke bag.
Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU
Penandatanganan penyerahan barang melalui berita acara
Didistribusikan ke Sub Bagian lain yang membutuhkan
Penandatanganan BAP dari bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi
USU ke sub bagian lainnya
Pemberian nomor inventaris pada barang tersebut
Barang digunakan sesuai kebutuhan pada bagian-bagian lain
Universitas Sumatera Utara
2. Donasi atau sumbangan
Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara dihadiahkan disebut nonreciprocal transfer atau transfer yang tidak memerlukan umpan balik.
Aktiva ini wajib dicatat sebesar harga pasar yang wajar atau sebagai penilaian yang dilakukan oleh pihak perusahaan penilai yang independen
appraisal compa dan kredit modal donasi donate capital . Aktiva tetap yang dihadiahkan dicatat sebagai aktiva apabila hak atas
aktiva tetap tersebut telah diterima. Apabila ada biaya-biaya dalam rangka perolehan ini, maka dicatat sebagai resume expenditure.
Contohnya : biaya surat-surat, akte, dan sebagainya. Jurnalnya adalah sebagai berikut :
Aktiva tetap xxx
Modal donasi xxx
D. Metode Penyusutan Aktiva Tetap
