Pengawasan Intern Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP

PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh :

NAMA : NURAINI BR TARIGAN NIM : 112102213

JURUSAN : D-III AKUNTANSI

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : NURAINI BR TARIGAN

NIM : 112102213

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ………. 2015 Ketua Program Studi D-III Akuntansi

(Drs.Rustam, M.Si ,Ak, CA NIP. 19511114 198203 1 002

)

Tanggal : ………. 2015 DEKAN

(Prof. Dr.Azhar Maksum M.Ec.AK.CA NIP. 195604071980021001

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : NURAINI BR TARIGAN

NIM : 112102213

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, ….………2015

(NURAINI BR TARIGAN) 112102213

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Syukur alhamdulilah penulis lafadzkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat, Karunia dan Hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Pengawasan Intern Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”. Shalawat beriring salam penulis sampaikan kepada Junjungan Nabi BesarMuhammad SAW yang telah memberikan suri tauladan yang baik pada umat manusia.

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk melengkapi salah satusyarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Akuntansi dan memperoleh gelar Amd Ekonomi pada jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum M.Ec. Ac, Ak, CA.,selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, Msi, Ak, CA.,selaku Ketua Program Studi Diploma III

Akuntansi Fakultas dan Bisnis Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Rustam, Msi, Ak, CA., selaku Dosen Pembimbing yang telah

4. Bapak/Ibu Staf Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Teristimewa buat kedua orang tuaku,Almarhum Abdul Kadir Tarigan, Muslim

Br Sembiring, Paman/Kilaku, Prof. DR. Dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc (CTM), Sp.A (K) danBibikku Hj. Linda br Ginting, yang mungkin tidak terhitung dan terbalas jasa-jasanya serta memberikan semangat dan dukungan kepada saya sehingga Tugas Akhir ini telah selesai.

6. Buat Kakak saya, Jamina, Kamariah, Salmiah, Rasmika, Jami’ah dan Adik

saya Ainun, Harisun, juga buat sahabat-sahabat saya:Pretty, Lina, Endang, Amel, Nadiya, Opi, Henny, Annisa Saragih, terimakasih atas dukungannya sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan waktu yang penulis miliki, maka dengan kerendahan hati dan dengan tangan terbuka penulis menerima saran dan kritik yang membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini.Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan bagi semua pihak yang membutuhkan.Semoga Allah SWT selalu memberikan Rahmat, Karunia, Rizki serta Keridhoan kepada kita semua.Amin.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Medan,Januari 2015 Penulis,

Nuraini Br Tarigan 112102213

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI. ... iii

DAFTAR TABEL……….... v

DAFTAR GAMBAR………... . vi

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Survey/Observasi………... . 4

2. Rencana Isi……… ... 5

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU 7 1. Visi Fakultas Ekonomidan Bisnis ... 8

2. Misi Fakultas Ekonomidan Bisnis ... 8

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi. ... 10

E. Kinerja Kegiatan Terkini... 15

F. Rencana Kegiatan... 16

BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Pengertian Aktiva Tetap ... 17

B. Jenis-jenis Aktiva Tetap... . 18

C. Perolehan Aktiva Tetap... ... 23

D. Metode Penyusutan Aktiva Tetap ... 30

E. Penggantian Aktiva Tetap... 36

F. Pengawasan Intern Aktiva Tetap ... 37

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 45 LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

No. Keterangan Halaman

DAFTAR GAMBAR

No. Keterangan Halaman

3.1 Proses Pengadaan Inventaris pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan, baik perusahaan industri, jasa maupun perusahaan dagang tentu memiliki aktiva tetap.Aktiva tetap adalah harta berwujud yang

diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam

rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.Harta tetap terdiri dari peralatan, kendaraan, gedung, tanah dan mesin.

Perusahaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan berbagai cara, misalnya pembelian tunai, pembelian cicilan, hadiah, tukar tambah, dibuat sendiri dan sebagainya. Perusahaan menempatkan sumber-sumber ekonomi yang dimiliki atau dikuasai dalam bentuk berbagai macam aktiva tetap dengan tujuan pokok untuk digunakan dalam proses produksi atau pengadaan dan distribusi barang atau jasa.

Bila kita perhatikan dalam laporan keuangan perusahaan, aktiva tetap memiliki saldo yang relatif besar, oleh karena itu perlu dibuat suatu penilaian khusus dari sudut akuntansi. Untuk menginvestasikan dana dalam bentuk aktiva tetap, perusahaan harus terlebih dahulu memiliki pertimbangan dan perencanaan yang baik, karena pengembalian dana yang telah diinvestasikan tersebut membutuhkan jangka waktu yang agak lama.

Seluruh aktiva tetap milik perusahaan memerlukan biaya perawatan dan pemeliharaan agar dapat digunakan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan rencana. Pengeluaran- pengeluaran guna pemeliharaan dan perawatan aktiva tetap tersebut dapat menambah masa manfaat aktiva tetap, meningkatkan kapasitas, dan meningkatkan mutu produksinya. Aktiva tetap sangat berpengaruh tehadap berbagai kegiatan operasional perusahaan demi tercapainya efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian dan pengawasan internal yang begitu besar terhadap aktiva tetap.

Pengendalian dan pengawasan tersebut dilakukan untuk melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Dalam hal ini, pengawasan terhadap aktiva tetap merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan oleh perusahaan, sebab jika terdapat kesalahan pengelolaan aktiva karena kurangnya perhatian dari perusahaan akan membawa pengaruh pada kegiatan ekonomi dan juga merugikan perusahaan.

Sebaliknya, apabila pengawasan terhadap aktiva dilaksanakan dengan baik akan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan. Kebenaran aktiva tetap harus dipertanggungjawabkan, dipergunakan secara wajar, diasuransikan secukupnyadan ditangani dengan cara lain sebagaimana yang telah ditetapkan oleh manajemen dan diawasi oleh pengawas perusahaan.

Dari segi akuntansi, pengawasan intern aktiva tetap dilakukan agar perlakuan terhadap aktiva tetap sesuai dengan kebijaksanaan akuntansi yang lazim sehingga diharapkan kesalahan-kesalahan pencatatan yang sehubungan dengan aktiva tetap dapat dihindari.

Melihat begitu besarnya pengaruh pengawasan aktiva tetap terhadap perusahaan seperti yang telah dikemukakan diatas, maka penulis berkeinginan untuk membahasnya lebih lanjut dalam bentuk penulisan paper dengan judul: “Pengawasan Internal Atas Aktiva Tetap Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil pada umumnya selalu menghadapi masalah dalam menjalankan kegiatannya.Masalah merupakan faktor yang dapat menghambat kelancaran kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan. Setiap perusahaan mempunyai cara tersendiri untuk menyelesaikan permasalahannya termasuk dalam hal pengawasan.

Dalam hal ini yang ingin diketahui adalah apakah pengawasan dalam perusahaan tersebut telah dilakukan dengan “benar” atau tidak. Oleh karena itu penulis berkeinginan untuk membahas pengawasan yang berkaitan dengan aktiva tetap di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis USU, yaitu: “Bagaimana Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU menerapkan pengawasan internal terhadap aktiva tetapnya”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengawasan internal atas aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah:

a. Bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara menentukan kebijakan dalam pengawasan internal terhadap aktiva tetap pada masa yang akan datang.

b. Bagi Penulis

Sebagai bahan masukan kepada penulis agar dapat mengetahui secara langsung mengenai pengawasan internal terhadap aktiva tetap di Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU dan dapat menambah ilmu pengetahuan peneliti, serta dapat mengaplikasikan teori-teori yang di dapat dari perkuliahan dengan sebenarnya.

c. Bagi Pembaca

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan yang nantinya dapat bermanfaat sebagai referensi bagi rekan-rekan mahasiswa dalam

membuat paper di tahun-tahun mendatang yang berkaitan dengan

pengawasan intern terhadap aktiva tetap.

D. Rencana Penulisan

Sistematika penelitian terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.

1. Jadwal Survey/Observasi

Jadwal survey/observasi yang akan dilakukan penulis adalah sebagai

Tabel 1.1

Jadwal Survey/Observasi

2. Rencana Isi

Rencana isi tugas akhir ini terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis akan menguraikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta rencana penelitian yang terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.

No. Kegiatan

Desember Januari

2014 2015

I II III IV I II III

1 Pengesahan Penulisan Tugas Akhir

2 Pengajuan Judul

3 Permohonan Izin Riset

4 Penunjukan Dosen Pembimbing

5 Pengumpulan Data

6 Penyusunan Tugas Akhir

7 Bimbingan Tugas Akhir

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS USU Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, jenis kegiatan, struktur organisasi, job description, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Bab ini berisikan teori yang menjelaskan tentang pengertian aktiva tetap dan jenis-jenisnya, cara perolehan aktiva tetap, dan metode penyusutan aktiva tetap, penggantian aktiva tetap, serta pengawasan intern aktiva tetap.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan berdasarkan uraian serta saran guna meningkatkan pengawasan intern terhadap aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.

BAB II

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi dan Bisnis lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu DR. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi Dan Bisnis yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (Sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Dan BIsnis Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai tanggal 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I.No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987,No.25/DIKTI/Kep/1987,No.26/DIKTI/Kep/1987.Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu:

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan

c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi Terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global

2. Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Mengabdi lembaga yang berkemampuan melaksanakan

penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika.Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.Gambar Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUSU dapat dilihat dalam Lampiran I.

D. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU terdiri dari:

1. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

b. Menghimpun dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan

kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan

kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan

laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

j. Menyusun laporan Kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

d. Melaksanakan uruan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan

jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyususun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan adminstrasi kemahasiswaan

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. f. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

g. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan

h. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

i. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus

berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kerja Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.

BAB III

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP

PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Pengertian Aktiva Tetap

Sebelum penulis membahas lebih lanjut mengenai aktiva tetap, maka penulis akan menjelaskan terlebih dahulu defenisi dari aktiva tetap. Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang digunakan dalam operasi perusahaan dan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan.

Adapun defenisi aktiva tetap menurut beberapa ahli akuntansi, yaitu menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2004:58) “Aktiva tetap adalah aktiva tetap berwujud yang diperoleh dengan membangun lebih dahulu yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai manfaat lebih dari satu tahun.

Soemarso S.R (2005:20) berpendapat bahwa aktiva tetap adalah aktiva berwujud (tangible fixedassets) yang masa manfaatnya lebih dari satu tahun, digunakan dalam kegiatan perusahaan, dimiliki tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, serta nilainya cukup besar.

Menurut Dunia (2005:151) aktiva tetap adalah aktiva yang diperoleh untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan untuk waktu yang lebih dari satu tahun, tidak dimaksudkan untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, dan merupakan pengeluaran yang nilainya besar atau material.

Warren, dkk (2005 :492) berpendapat bahwa:

Aktiva tetap merupakan aktiva jangka panjang atau aktiva yang relatif permanen. Mereka merupakan aktiva berwujud karena secara fisik, aktiva tersebut dimiliki dan digunakan oleh perusahaan serta tidak dimaksudkan untuk dijual sebagai bagian dari operasi normal.

Pengertian aktiva tetap menurut Mulyadi (2001) adalah:

Kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, diperoleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan operasional perusahaan, dan bukan bertujuan untuk dijual kembali, bersifat jangka panjang dan merupakan subyek penyusutan.

Arti penting aktiva tetap berwujud berbeda dari perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, tergantung pada sifat, jenis dan skala usahanya. Perusahaan menempatkan sumber-sumber ekonomi yang dimiliki atau dikuasai dalam bentuk berbagai jenis aktiva tetap dengan tujuan pokok untuk digunakan dalam proses produksi atau pengadaan dan distribusi barang atau jasa dalam jangka waktu relatif lama.

Dengan demikian, aktiva tetap harus mempunyai syarat: 1. Dimiliki atau dikuasai oleh perusahaan.

2. Mempunyai bentuk fisik.

3. Memberikan manfaat dimasa yang akan datang.

4. Dipakai atau digunakan secara aktif di dalam kegiatan normal perusahaan,

atau dimiliki tidak sebagai suatu investasi atau dijual kembali.

5. Mempunyai masa manfaat relatif permanen.

B. Jenis-jenis Aktiva Tetap

Aktiva tetap dapat dikelompokan dalam beberapa segi, yaitu sebagai berikut:

1. Substansi

Substansi yaitu aktiva tetap yang dapat digantikan dengan sejenisnya. Aktiva tetap dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

a. Aktiva berwujud (Tangible Fixed Asset)

Contoh: Tanah, mesin, gedung, peralatan, dan kendaraan. b. Aktiva tidak berwujud (Intangible Fixed Asset)

Contoh: Goodwill, paten, merk dagang (trademark), hak cipta (copyright).

2. Umur

a. Aktiva tetap berwujud yang umur atau masa kegunaannya tidak terbatas.

Misal: Tanah, bangunan pabrik, gudang dan kantor.

b. Aktiva tetap berwujud yang umur atau masa kegunaannya terbatas dan dapat diganti dengan aktiva sejenis apabila masa kegunaannya telah berakhir. Misal: Bangunan, mesin, perlengkapan kantor, kendaraan dan alat transport.

c. Aktiva berwujud yang umur atau masa kegunaannya terbatas, dan tidak

dapat diganti dengan aktiva sejenis apabila masa kegunaannya sudah habis, seperti tambang hutan atau biasa disebut Aktiva Sumber Alam.

3. Penyusutan

a. Aktiva tetap yang disusutkan (Depreciated Plant Asset) Contoh: Gedung, mesin, kendaraan, dan lain-lain

b. Aktiva tetap yang tidak disusutkan (Undepreciated Plant Asset) Contoh: Tanah

4. Jenis

Aktiva tetap menurut jenisnya adalah:

a. Tanah

Sebagai tempat berdirinya bangunan untuk operasioanal perusahaan, termasuk perizinan dan tidak disusutkan.

b. Pengembangan tanah

Seperti: Jalan untuk mobil, peralatan parkir, dan pagar.

c. Bangunan/Gedung

Seperti: Toko, pabrik, gudang termasuk tata letak (lay out). d. Peralatan

Seperti: Komputer, furniture, mesin pabrik, peralatan pengiriman, termasuk kendaraan penunjang.

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara menggolongkan aktiva tetap ke dalam 4 golongan yaitu:

1. Machineries Terdiri dari:

a. Overhead projector,

b. LCD projector/infocus

c. Focusing screen/Layar LCD Projector

d. Sepeda motor

e. Mesin ketik

g. Mesin penghisap debu h. Camera digital

i. Generator

j. Genset

2. Tools and Equiptment Terdiri dari:

a. Alat pemotong kertas

b. Lemari es

c. AC (Window, Split)

d. Kipas angin e. Televisi f. Dispenser g. Printer

h. Telepon

i. Tabung pemadam api

j. Microphone

3. Furniture and Fixture Terdiri dari:

a. Filling kabinet besi

b. Brankas

c. Papan visual/papan nama

d. White board

f. Meja kerja kayu g. Kursi besi/metal

h. Kursi kayu

i. Meja komputer

j. Meja ketik

k. Meja telepon

l. Karpet

m. PC unit

n. CPU

o. Keyboard

p. Lemari penyimpanan

q. Lemari besi/metal

r. Lemari kayu

s. Rak kayu

t. Cermin besar

u. Jam elektronik

v. Laptop

w. Scanner

4. Installation Terdiri dari: a. Elektrik

b. Kabel elektronik

C. Perolehan Aktiva Tetap 1. Pembelian tunai

Nilai perolehan aktiva tetap yang didapat melalui transaksi pembelian tunai diukur dengan jumlah uang atau kas yang dibayar dalam transaksi dan pengeluaran-pengeluaran lain yang terjadi dalam hubungannnya dengan usaha untuk mendapatkan dan menempatkan aktiva hingga siap digunakan oleh perusahaan.Suatu kerugian harus diakui apabila ada potongan tunai yang ditawarkan tetapi tidak dimanfaatkan.

2. Pembelian kredit

Beberapa jenis aktiva tetap bias saja diperoleh melalui pembelian secara kredit berjangka panjang dengan program pembayaran secara angsuran atau sekaligus pada tanggal tertentu dikemudian hari.

3. Sewa guna usaha

Sewa guna usaha adalah setiap kegiatan pembiayaan perusahaan dalam bentuk penyediaan barang-barang modal untuk digunakan oleh

suatu perusahaan untuk suatu jangka waktu tertentu berdasarkan pembayaran-pembayaran secara berkala disertai hak pilih (optie) bagi perusahaan tersebut untuk membeli barang-barang modal bersangkutan atau memperpanjang jangka waktu sewa guna usaha.

Ada dua kemungkinan yang sering digunakan :

a. Sewa guna usaha dianggap sebagai persetujuan sewa menyewa (operating lease), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa

guna usaha tidak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha.

b. Sewa guna usaha dianggap sebagai transaksi pembelian/penjualan (finance lease), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa guna usaha pada akhir masa kontrak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha berdasarkan nilai sisa yang disepakati bersama.

4. Pertukaran dengan aktiva lain

Ada dua jenis pertukaran yang terjadi, yaitu: a. Pertukaran dengan aktiva tetap yang sejenis

Adalah perolehan aktiva tetap dengan mengadakan pertukaran aktiva tetap yang sama jenisnya. Apabila pertukaran tersebut menimbulkan kerugian maka ruginya dibebankan pada periode terjadinya pertukaran. b. Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis

Misalnya, pertukaran tanah dengan mesin-mesin, gedung, dan lain-lain.Perbedaan antara nilai buku aktiva tetap yang diserahkan dengan nilai wajar yang digunakan sebagai dasar pencatatan aktiva yang diperoleh pada tanggal transaksi terjadi harus diakui sebagai dasar pencatatan aktiva yang diperoleh pada tanggal transaksi terjadi harus diakui sebagai laba/rugi pertukaran aktiva tetap.

5. Pertukaran dengan sekuritas

Perusahaan bisa mendapatkan aktiva tetapnya melalui pertukaran dengan

surat-surat berharga atau sekuritas yang diterbitkan oleh perusahaan yang bersangkutan, baik berupa sekuritas hutang maupun sekuritas saham.

Pada dasarnya, nilai perolehan aktiva yang didapat melalui transaksi pertukaran dengan sekuritas harus diukur berdasarkan:

a. Harga pasar dari sekuritas yang diserahkan dalam transaksi. b. Harga pasar yang didapat.

6. Dibangun sendiri

Ada beberapa alasan yang mendorong perusahaan untuk membangun atau membuat sendiri aktiva tetap yang diperlukan untuk menjalankan operasinya:

a. Memanfaatkan fasilitas yang menganggur

b. Menghemat biaya konstruksi

c. Mencapai standar kualitas konstruksi yang lebih tinggi d. Agar dapat segera dioperasikan

7. Donasi atau sumbangan

Di dalam akuntansi, donasi yang diterima atau diberikan kepada pihak lain disebut transfer non-resiprokal, yaitu transfer barang dan jasa satu arah.

Terhadap aktiva yang di dapat atau dikorbankan dalam transaksi non- resiprokal, standar akuntansi yang lazim menetapkan harga pasar

aktiva harus dipakai sebagai dasar pengukurannya.

Dari beberapa cara perolehan aktiva tetap diatas, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara pada umumnya memperoleh aktiva tetapnya dengan cara pembelian tunai dan donasi/sumbangan.

1. Pembelian Tunai

Aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang dilakukan dengan cara pembelian tunai, yaitu: komputer, kipas angin, meja dan peralatan-peralatan kantor, dan lain-lain. Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui prosedur dan perencanaan yang matang. Perencanaan dalam pengadaan aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Aktiva tetap yang bernilai 50-100 juta akan dilakukan dengan persetujuan Dekan, dan aktiva yang bernilai lebih dari 100 juta akan dilakukan melalui persetujuan Rektor.

Berikut ini merupakan prosedur yang dilakukan dalam hal pengadaan/pembelian aktiva tetap, yaitu:

a. Anggaran Investasi Diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II

Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap.

b. Surat Permintaan otorisasi Investasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan

II.Setiap realisasi Investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari Pembantu Dekan II sebelum disetujui

c. Surat Permintaan Otorisasi Reparasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan II.Surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat persetujuan otorisasi oleh Pembantu Dekan II.

d. Surat Perintah Kerja Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan.

Work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.

e. Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian

Perlengkapan.Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan Pembantu Dekan II.

f. Laporan Penerimaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan.Laporan

penerimaan barang yang berisi persetujuan penerimaan aktiva tetap yang dikirimkan oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh fungsi penerimaan.

g. Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh fungsi keuangan.

h. Bukti Memorial Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti memorial yang

berisi persetujuan dilaksanakannya updating terhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi keuangan.

Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU setiap enam bulan sekali pertahun mengajukan usulan ke pihak Biro Rektor di bagian perlengkapan untuk penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva. Adapun dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur pengadaan aktiva tetap, yaitu bukti kas keluar (yang dilampiri dengan surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan buku memorial (yang dilampiri dengan surat perintah kerja). Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut:

Aktiva Tetap xxx

Bukti Kas Keluar Yang Akan dibayar xxx

Aktiva tetap harus diberi penomoran inventaris sebagai bentuk pengawasan internal atas aktiva tetap yang dilakukan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU. Berikut ini merupakan bagan proses pengadaan inventaris di Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.

Gambar 3.1

Proses Pengadaan Inventaris pada Fakultas Ekonomi USU Sumber: Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

Disetujui oleh Pembantu Dekan II

Daftar barang yang dibutuhkan diserahkan kepada Biro Rektor Bag.

Perencanaan pada tahun berjalan anggaran

Perencanaan barang oleh Fakultas dan Ekonomi

Daftar barang permintaan disetujui oleh Biro Rektor

Pembelian barang

Barang diserahkan ke bag. Perlengkapan Fakultas Ekonomi

dan Bisnis USU

Penandatanganan penyerahan barang melalui berita acara

Didistribusikan ke Sub Bagian lain yang membutuhkan

Penandatanganan BAP dari bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi

USU ke sub bagian lainnya

Pemberian nomor inventaris pada barang tersebut

Barang digunakan sesuai kebutuhan pada bagian-bagian lain

2. Donasi atau sumbangan

Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara dihadiahkan disebut nonreciprocal transfer atau transfer yang tidak memerlukan umpan balik. Aktiva ini wajib dicatat sebesar harga pasar yang wajar atau sebagai penilaian yang dilakukan oleh pihak perusahaan penilai yang independen (appraisal compa) dan kredit modal donasi (donate capital).

Aktiva tetap yang dihadiahkan dicatat sebagai aktiva apabila hak atas aktiva tetap tersebut telah diterima. Apabila ada biaya-biaya dalam rangka perolehan ini, maka dicatat sebagai resume expenditure.

Contohnya: Biaya surat-surat, akte, dan sebagainya. Jurnalnya adalah sebagai berikut :

Aktiva tetap xxx

Modal donasi xxx

D. Metode Penyusutan Aktiva Tetap

Penyusutan adalah penurunan kemampuan aktiva tetap dalam menyediakan manfaat dalam rangka aktivitas operasional perusahaan.Hal ini dikarenakan pemakaian yang terus-menerus, sehingga mengakibatkan fungsi aktiva tetap tersebut menurun dari hari ke hari.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002:16:2): “Penyusutan adalah alokasi sistematik jumlah yang dapat disusutkan dari suatu aktiva sepanjang masa manfaat”.

Menurut Baridwan (2000 : 310) penyusutan adalah suatu proses alokasi biaya aktiva berwujud dan merupakan suatu penurunan dalam potensi pelayanan dari aktiva bersangkutan sepanjang umur kegunaaannya.

Beberapa istilah khusus di dalam akuntansi mengenai kategori aktiva terkait dengan proses harga alokasi harga perolehan aktiva tetap, antara lain:

1. Depresiasi

Yaitu yang digunakan pada proses alokasi harga perolehan untuk aktiva tetap berwujud yang dibebankan ke penghasilan secara periodik.

2. Deplesi

Yaitu istilah yang digunakan pada proses alokasi harga perolehan (penyusutan) untuk aktiva tetap berupa sumber-sumber alamyang dibebankan ke penghasilan secara periodik.

3. Amortisasi

Yaitu istilah yang dipakai pada proses alokasi harga perolehan (penyusutan) untuk aktiva tetap berwujud yang dibebankan ke penghasilan secara periodik. Faktor-faktor yang menyebabkan penurunan manfaat dapat dibagi dalam dua kategori, yaitu:

a. Penyusutan Fisik

Penyusutan yang disebabkan karena keusangan suatu aktiva tetap, dan hal tersebut tidak dapat dihindari.Keusangan dikarenakan pemakaian yang sudah terlalu lama dan keausan karena gerakan elemen-elemen.

b. Penyusutan Fungsional

Penyusutan ini disebabkan oleh aktiva tetap yang tidak layak pakai dan sudah ketinggalan zaman (obsolenscense).Suatu aktiva tetap dikatakan tidak layak lagi apabila kemampuannya untuk memberi manfaat sudah tidak memadai dan tidak seperti yang diharapkan.

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan untuk menetapkan besar beban penyusutan setiap periode, yaitu:

1. Harga perolehan aktiva

Yaitu seluruh pengeluaran atau pengorbanan yang berkaitan dengan perolehan dan penyiapannya untuk dapat digunakan.

2. Nilai residu

Nilai residu merupakan jumlah yang diperkirakan dapat direalisasikan pada saat aktiva sudah tidak digunakan lagi.

3. Masa manfaat

Aktiva tetap selain tanah memiliki masa manfaat terbatas karena faktor-faktor fisik dan fungsional tertentu.

4. Pola penggunaan

Untuk menandingkan harga perolehan aktiva tetap terhadap pendapatan, beban penyusutan periode harus mencerminkan setepat mungkin pola penggunaan.

Ada beberapa metode yang biasanya digunakan untuk menentukan besarnya penyusutan aktiva tetap, yaitu:

1. Metode Garis Lurus

Dengan metode garis lurus dalam menghitung penyusutan berarti beban penyusutan dibebankan secara merata selama estimasi umur aktiva tersebut.Untuk menentukan besarnya beban penyusutan tiap tahun, harga pembelian aktiva dikurangi taksiran nilai residu dibagi dengan umur ekonomis yang ditaksir. Atau dengan rumus:

ekonomis Umur

ekonomis Nilai

perolehan Harga

tahunan

Contoh: Suatu aktiva dengan harga Rp 1.000.000 umur ekonomis diperkirakan 5 tahun, nilai residu ditaksir Rp 100.000

Maka beban penyusutan tiap tahun dihitung sebagai berikut:

5 100.000 Rp -1.000.000 Rp tahunan Penyusutan =

= Rp 180.000

Apabila disusun jurnal penyesuaian pada akhir periode akuntansi akan tampak:

Beban Penyusutan Mesin Rp 180.000

Akumulasi Penyusutan Mesin Rp 180.000

2. Metode Saldo Menurun Berganda

Metode saldo menurun menghasilkan beban penyusutan periodik yang semakin menurun sepanjang umur estimasi aktiva itu.Cara menghitung beban penyusutan yaitu dengan menggunakan persentase penyusutan yang tetap, dihitung dari nilai buku (harga perolehan - akumulasi penyusutan).

Contoh: Sebuah aktiva tetap yaitu peralatan kantor dimiliki dengan harga perolehan Rp 15.000.000, nilai residu Rp 1.500.000, umur ekonomis 5 tahun. 5 500.000 . 1 Rp -15.000.000 Rp nya Penyusutan Maka =

= Rp 2.700.000

Tarif penyusutan saldo menurun:

tahun 5

100%

= 20% Tarif ganda = 20% x 2 = 40%

Penyusutan Menurut Metode Saldo Menurun Ganda

Tahun Beban Penyusutan Akumulasi

Penyusutan Nilai Buku I

II III IV V

40% x 15.000.000 = 6.000.000 40% x 9.000.000 = 3.600.000 40% x 5.400.000 = 2.160.000 40% x 3.240.000 = 1.296.000 40% x 1.944.000 = 6.000.000

6.000.000 9.600.000 11.760.000 13.056.000 13.833.000 9.000.000 5.400.000 3.240.000 1.944.000 1.166.400

3. Metode Satuan Unit Produksi

Menurut metode ini, besarnya penyusutan tiap periode akuntansi dihitung berdasarkan kapasitas produksi yang diperkirakan dapat dihasilkan oleh suatu aktiva.

Contoh: Harga beli sebuah mesin Rp 12.000.000 dan nilai residu Rp 2.000.000. Selama umur produksi diperkirakan dapat menghasilkan

80.000 unit produk.

Maka beban penyusutan per satuan produksi:

80.000 2.000.000 Rp -12.000.000 Rp produksi unit per Penyusutan =

= Rp 125

Berdasarkan contoh di atas, apabila selama periode pertama mesin itu dapat menghasilkan 10.000 unit produk maka besarnya beban penyusutan adalah 10.000 x Rp 125 = Rp 1.250.000. Pada tahun berikutnya, mesin tersebut

dapat menghasilkan 9.000 unit produk, maka besarnya beban penyusutan = 9.000 x Rp 125 = Rp 1.125.000

4. Metode Jumlah Angka Tahun

Beban penyusutan periodik akan menurun secara tetap sepanjang umur estimasi itu karena angka pecahan yang dikalikan setiap tahun terhadap harga perolehan aktiva tetap dikurangi estimasi nilai residu, semakin kecil. Jumlah angka tahun dihitung dengan rumus:

2 1) (n n tahun angka

Jumlah = +

n = Lama penyusutan (umur ekonomis aktiva)

Contoh: Jika harga beli sebuah aktiva Rp 15.500.000 dan nilai residu Rp 500.000 dengan umur ekonomis 5 tahun.

Maka penyusutannya tiap tahun adalah:

Tahun I = 5/15 x (Rp 15.500.000 – Rp 500.000) = Rp 5.000.000 Tahun II = 4/15 x (Rp 15.500.000 – Rp 500.000) = Rp 4.000.000 Tahun III = 3/15 x (Rp 15.500.000 – Rp 500.000) = Rp 3.000.000 Tahun IV = 2/15 x (Rp 15.500.000 – Rp 500.000) = Rp 2.000.000 Tahun V = 1/15 x (Rp 15.500.000 – Rp 500.000) = Rp 1.000.000

Pada Fakultas Ekonomi Dan Universitas Sumatera Utara, semua aktiva tetap disusutkan dengan menggunakan metode penyusutan garis lurus/straight line method. Metode garis lurus menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahun sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap.

Hasil penyusutan aktiva tetap diterbitkan setiap enam bulan sekali per tahun. Alasan menggunakan metode penyusutan garis lurus (straight line method) adalah kegunaan ekonomis dari suatu aktiva tetap akan menurun secara

proporsional setiap periode, biaya reparasi dan pemeliharaan tiap-tiap periode jumlahnya relatif tetap, kegunaan ekonomis pasti berkurang dari waktu ke waktu, penggunaan (kapasitas) aktiva tiap-tiap periode relatif tetap.

Dokumen sumber yang dipakai dalam pencatatannya adalah bukti memorial. Pencatatan beban penyusutan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU adalah sebagai berikut:

Beban penyusutan xxx

Akumulasi penyusutan aktiva tetap xxx

E. Penggantian Aktiva Tetap

Perusahaan mengambil suatu kebijakan terkait penggantian aktiva tetap dikarenakan aktiva tersebut tidak lagi dapat dipergunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Aktiva tetap yang sudah tidak terpakai lagi dapat ditarik dari pemakaian dengan tiga cara, yaitu:

1. Dengan cara dibuang

Suatu aktiva tetap dibuang disebabkan aktiva tetap tersebut sudah tidak lagi berguna untuk perusahaan, disertai tidak lagi memiliki nilai residu atau nilai pasar.

2. Dengan cara dijual

Aktiva tetap yang sudah tidak terpakai lagi dapat dijual dengan cara lelang. Ayat jurnal untuk mencatat penjualan aktiva tetap sama dengan ayat jurnal yang telah diilustrasikan sebelumnya, kecuali bahwa kas atau aktiva lainnya yang diterima juga harus dicatat.

3. Dengan cara ditukar dengan aktiva lain

Dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan yang baru yang sama penggunaannya. Jika nilai tukar aktiva lebih besar dari pada nilai buku,

maka diperoleh keuntungan.

F. Pengawasan Intern Aktiva Tetap

Pengawasan internal merupakan prosedur-prosedur mekanis yang dilakukan untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi.Pengawasan yang baik atas

aktiva tetap merupakan salah satu hal yang penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan.Pengawasan terhadap aktiva harus dilakukan secara tepat dan

terorganisir.

Ikatan Akuntan Indonesia (2002:29) mendefenisikan pengawasan intern sebagai berikut :

Pengawasan intern meliputi organisasi serta metode ketentuan yang

terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan.

Sedangkan pengertian pengawasan intern menurut Mulyadi (2002:180), yaitu:

Pengawasan intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian pada tiga tujuan, yaitu:

a. Laporan keuangan yang dapat diandalkan

b. Kepatuhan terhadap hukuman peraturan yang berlaku

Aktiva tetap memerlukan perencanaan dan pengawasan yang baik agar tidak terjadi penggelapan, kecurangan, ataupun penyelewengan terhadap aktiva tersebut.Penetapan sistem pengawasan intern yang baik dapat menunjang peningkatan efisiensi dan kualitas kegiatan operasional perusahaan.

Pada dasarnya tujuan sistem pengawasan intern aktiva tetap bagi suatu perusahaan adalah untuk mengamankan harta benda perusahaan, mendapatkan data akuntansi tepat dan dapat dipercaya serta mendorong tingkat kepatuhan terhadap kebijaksanaan pihak manajemen.

Pimpinan bertanggungjawab penuh dalam usaha pengawasan intern terhadap aktiva tetap. Manajemen perlu memperhatikan dan menentukan cara yang baik untuk menciptakan sistem pengawasan yang efektif dan efisien agar pelaksanaan prosedur-prosedur pengawasan dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Pengawasan intern merupakan kebijakan dan prosedur spesifik yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi manajemen bahwa sasaran dan tujuan perusahaan dapat dipenuhi.

Pengawasan internal meliputi dua hal, yaitu :

1. Pengendalian Akuntansi, yaitu catatan dan pemeriksaan fisik meliputi

pengamanan terhadap kekayaan perusahaan termasuk pemisahan kerja antara fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan serta pengawasan fisik atas harta sehingga menghasilkan suatu catatan yang memadai.

2. Pengendalian Administrasi, yaitu pengendalian yang meliputi peningkatan

efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan. Pengendalian ini pada umumnya tidak berhubungan langsung dengan catatan akuntansi.

Beberapa tujuan dari pengawasan internal aktiva tetap lainnya adalah sebagai berikut:

1. Membatasi pengeluaran modal saham limit yang disetujui sesuai kebutuhan

perusahaan.

2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan aktiva tetap dalam

menjalankan aktivitas perusahaan.

3. Menetapkan prosedur-prosedur perlindungan dan pemeliharaan fisik suatu

aktiva tetap.

4. Menekankan bahwa aktiva tetap merupakan fasilitas yang penting dalam

pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.

5. Mendorong usaha perawatan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan

berikut cara yang paling menguntungkan untuk membiayai aktiva tetap.

6. Melindungi aktiva perusahaan terhadap segala bentuk penyelewengan yang

mungkin terjadi dan dapat merugikan perusahaan.

7. Menetapkan tanggungjawab yang wajar untuk aktiva tetap.

8. Merencanakan waktu yang tepat untuk melakukan pengeluaran modal.

Ada tiga jenis pengawasan internal atas aktiva tetap yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Pengawasan Administrasi

Pengawasan ini meliputi pengawasan sistem dan prosedur penyelenggaraan inventaris serta yang berhubungan dengan masalah teknik dan materi inventarisasi.Misalnya, induk barang atau buku lainnya.

2. Pengawasan Fisik

Pengawasan ini meliputi penyesuaian keadaan fisik aktiva tetap di lapangan dengan laporan yang terdapat dalam daftar inventaris maupun administrasi inventarisasinya.

3. Pengawasan Penggunaan

Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah aktiva tetap digunakan dengan memperhatikan efisiensi penggunaannya atau tidak.

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara melakukan pengawasan internal atas aktiva tetapnya sebagai berikut:

1. Pengawasan melalui persetujuan

Persetujuan atas pemakaian aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.

2. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik

Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi, maka Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU melakukan sejumlah prosedur-prosedur atau peraturan-peraturan yang dilakukan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU untuk perlakuan tindak lanjut atas aktiva tersebut. Namun biasanya aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu oleh teknisi.

3. Pemberian nomor urut

Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unversitas Sumatera Utara agar pengendalian intern baik dokumen maupun aktiva dapat berjalan efektif.

4. Prosedur atas pengawasan intern

Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan-pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Fakultas mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan.

5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan

Fakultas melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang dihitung dengan catatan yang bersangkutan sebagai pengendalian dasar untuk mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode.

6. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai

Aktiva tetap yang tidak dipakai/digunakan oleh Fakultas Ekonomi USU, tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak, maupun tidak dapat berfungsi.

BAB IV

PENUTUP

Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan penulis, maka penulis ingin membuat kesimpulan dan saran mengenai penerapan pengawasan internal atas aktiva tetap di Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.

A. Kesimpulan

1. Aktiva tetap yang terdapat pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utarapada umumnya diperoleh dengan cara pembelian tunai, donasi atau sumbangan dan dibangun sendiri. Setiap perolehan aktiva selalu dilakukan pencatatan.

2. Metode penyusutan yang dipakai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utaraadalah metode garis lurus/straight line method.

3. Dalam pengadaan/pembelian aktiva tetap dilakukan melalui prosedur dan perencanaan yang matang. Aktiva tetap yang bernilai 50-100 juta biasanya dilakukan dengan persetujuan Dekan, sedangkan pengadaan aktiva tetap yang bernilai lebih dari 100 juta dilakukan dengan persetujuan rektor.

4. Jenis pengawasan internal atas aktiva tetap yang dapat dilakukan, yaitu:

a. Pengawasan administrasi

b. Pengawasan fisik

5. Pengawasan internal atas aktiva tetap yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis adalah:

a. Pengawasan melalui persetujuan b. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik

c. Pemberian tanda/cap

d. Prosedur atas pengawasan intern

e. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan f. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai

B. Saran

1. Dalam hal perolehan aktiva tetap, baik dengan pembelian tunai, maupun dari donasi/sumbangan sebaiknya tetap dilakukan pencatatan atau pembukuan aktiva secara wajar dan transparan.

2. Metode garis lurus yang digunakan Fakultas hanya melandaskan perhitungan berdasarkan ketetapan pemerintah. Ada baiknya jika Fakultas membuat perhitungan sendiri atas aktiva tetap yang dimiliki, sehingga Fakultas memiliki estimasi sendiri atas aktiva tetapnya.

3. Fakultas hendaknya harus tetap konsisten dalam hal pelaksanaan prosedur pengadaan/pembelian aktiva tetapnya, yaitu dengan selalu melakukan perencanaan yang matang dan melalui persetujuan Pembantu Dekan II, Dekan, maupun Rektor.

4. Pengawasan atas aktiva tetap sebaiknya terus ditingkatkan untuk mencapai pengawasan intern yang lebih baik dan untuk mencegah terjadinya penyelewengan atas aktiva tetap.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, 1994, Sistem Akuntansi: Penyusunanan Prosedur dan Metode,Edisi Kelima, Cetakan Kelima, Penerbit: Badan Percetakan Fakultas Ekonomi, Yogyakarta.

Dunia, Firdaus, 2005, Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi 2, Penerbit: Fakultas Ekonomi UI, Jakarta.

Farahmita, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta. Harahap, Sofyan Syafri. 2004. Akuntansi Aktiva Tetap. Edisi Ketiga, Penerbit:

PT. Raja Grafindo, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2007. Standar Akuntansi Keuangan. Edisi 2007. Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 1, Cetakan Tiga, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Soemarso, SR. 2002.Akuntansi Suatu Pengantar.Buku 1. Edisi Kelima. Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Stice, Eral K, James D Stice, K Fred Skousen. 2005. Intermediate Accounting, Buku Satu, Edisi 15, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Warren, Reeve, Fess. 2006. Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi 21, diterjemahkan oleh Aria

Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan-pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Fakultas mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan.

5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan

Fakultas melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang dihitung dengan catatan yang bersangkutan sebagai pengendalian dasar untuk mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode.

6. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai

Aktiva tetap yang tidak dipakai/digunakan oleh Fakultas Ekonomi USU, tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak, maupun tidak dapat berfungsi.

BAB IV

PENUTUP

Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan penulis, maka penulis ingin membuat kesimpulan dan saran mengenai penerapan pengawasan internal atas aktiva tetap di Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.

A. Kesimpulan

1. Aktiva tetap yang terdapat pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utarapada umumnya diperoleh dengan cara pembelian tunai, donasi atau sumbangan dan dibangun sendiri. Setiap perolehan aktiva selalu dilakukan pencatatan.

2. Metode penyusutan yang dipakai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utaraadalah metode garis lurus/straight line method.

3. Dalam pengadaan/pembelian aktiva tetap dilakukan melalui prosedur dan perencanaan yang matang. Aktiva tetap yang bernilai 50-100 juta biasanya dilakukan dengan persetujuan Dekan, sedangkan pengadaan aktiva tetap yang bernilai lebih dari 100 juta dilakukan dengan persetujuan rektor.

4. Jenis pengawasan internal atas aktiva tetap yang dapat dilakukan, yaitu: a. Pengawasan administrasi

b. Pengawasan fisik

Ekonomi dan Bisnis adalah:

a. Pengawasan melalui persetujuan b. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik c. Pemberian tanda/cap

d. Prosedur atas pengawasan intern

e. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan f. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai

B. Saran

1. Dalam hal perolehan aktiva tetap, baik dengan pembelian tunai, maupun dari donasi/sumbangan sebaiknya tetap dilakukan pencatatan atau pembukuan aktiva secara wajar dan transparan.

2. Metode garis lurus yang digunakan Fakultas hanya melandaskan perhitungan berdasarkan ketetapan pemerintah. Ada baiknya jika Fakultas membuat perhitungan sendiri atas aktiva tetap yang dimiliki, sehingga Fakultas memiliki estimasi sendiri atas aktiva tetapnya.

3. Fakultas hendaknya harus tetap konsisten dalam hal pelaksanaan prosedur pengadaan/pembelian aktiva tetapnya, yaitu dengan selalu melakukan perencanaan yang matang dan melalui persetujuan Pembantu Dekan II, Dekan, maupun Rektor.

4. Pengawasan atas aktiva tetap sebaiknya terus ditingkatkan untuk mencapai pengawasan intern yang lebih baik dan untuk mencegah terjadinya penyelewengan atas aktiva tetap.

Baridwan, Zaki, 1994, Sistem Akuntansi: Penyusunanan Prosedur dan Metode,Edisi Kelima, Cetakan Kelima, Penerbit: Badan Percetakan Fakultas Ekonomi, Yogyakarta.

Dunia, Firdaus, 2005, Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi 2, Penerbit: Fakultas Ekonomi UI, Jakarta.

Farahmita, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta. Harahap, Sofyan Syafri. 2004. Akuntansi Aktiva Tetap. Edisi Ketiga, Penerbit:

PT. Raja Grafindo, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2007. Standar Akuntansi Keuangan. Edisi 2007. Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 1, Cetakan Tiga, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Soemarso, SR. 2002.Akuntansi Suatu Pengantar.Buku 1. Edisi Kelima. Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Stice, Eral K, James D Stice, K Fred Skousen. 2005. Intermediate Accounting, Buku Satu, Edisi 15, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Warren, Reeve, Fess. 2006. Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi 21, diterjemahkan oleh Aria