Prosedur pengeluaran kas Salah satu pengeluaran kas Koperasi Eka Bakti Dinas Koperasi Dan
UMKM Provinsi Sumatera Utara adalah pemberian pinjaman kepada anggota, adapun prosedur-prosedurnya antara lain :
1. Prosedur pemberian pinjaman
a Permohonan dari anggota :
Prosedur permohonan pinjaman dimulai dengan kedatangan pemohon pinjaman ke Koperasi Eka Bakti yang ditemui oleh bendahara. Pemohon
kredit kemudian mengisi surat permohonan kredit,kecuali rincian gaji karena yang berhak mengisinya adalah bendahara gaji kantor Dinas
Koperasi dan UMKM Provinsi Sumatera Utara. b
Verifikasi permohonan Di bagian ini calon pemohon kredit akan melakukan verifikasi dulu untuk
ditetapkan sebagai calon pemohon kredit, verifikasi yang dilakukan adalah mengisi formulir yang di berikan oleh pengurus , dan pengurus memeriksa
perlengkapan berkas calon pemohon kredit yang harus sesuai dengan persyaratan.
c Penetapan calon peminjam
Setelah calon peminjam melakukan verifikasi, di tahap inilah calon pemohon kredit ditetapkan sebagai calon pemohon kredit yang sah oleh
pengurus karena telah melengkapi persyaratan kelengkapan berkas. d
Persetujuan dari pengurus
Keputusan pemberian kredit didasarkan pada rincian gaji pemohon kredit yang dimintakan bendahara ke bendahara kantor. Jika pemohon kredit
dapat membayar angsuran kredit, maka pemberian kredit akan disetujui. e
Realisasi pinjaman Prosedur realisasi pencairan kredit dilakukan oleh bendahara. Otoritas
kwitansi kas keluar dilakukan oleh bendahara dan ketua. Sebagai bukti atas pemberian kredit oleh koperasi, debitur juga menandatangani kwitansi
tersebut. Bendahara melakukan perhitungan pemberian kredit. Penghitungan pemberian kredit dilakukan dengan cara mengurangi jumlah
pinjaman yang diberikan dengan sisa pinjaman sebelumnya dan potongan- potongan yang harus di bayar oleh debitur. Potongan-potongan itu adalah
simpanan wajib kredit dan dana resiko kredit. Setelah perhitungan dilakukan , bendahara membuat kwitansi kas keluar rangkap dua lembar,
lembar 1 diserahkan untuk bendahara sedangkan lembar 2 untuk debitur bersamaan dengan penyerahan uang. Surat permohonan kredit dan rincian
gaji di arsip oleh bendahara.
E. Unsur – unsur Pengendalian Internal Kas Koperasi Eka Bakti Dinas
Koperasi Dan UMKM Provinsi Sumatera Utara
Adapun unsur-unsur pengendalian internal kas yang di terapkan oleh Koperasi Eka Bakti Dinas Koperasi Dan UMKM Provinsi Sumatera Utara
secara umum sama dengan perusahaaninstansi lain yang diantaranya : 1.
Pelaksanaan yang kompeten dan dapat dipercaya
Pelaksanaan yang kompeten dan dapat dipercaya merupakan unsur paling penting, orang-orang jujur, bekerja secara efesien, selalu mampu bekerja
dengan segala kesungguhan meskipun kelima unsur lainnya begitu kuat, tetapi orang-orang yang tidak berkompeten serta tidak memiliki kejujuran
dalam dirinya akan lebih mudah membuat sistem pengendalian tersebut menjadi tidak teratur. Agar sistem pengendalian dapat berjalan
sebagaimana mestinya dan penyelenggaraan pekerjaan dilaksanakan sebaik-baiknya, harus ditetapkan pertanggungjawabannya dari orang-
orang tertentu. Orang yang diberi pertanggungjawaban tersebut akan bekerja lebih giat, hati-hati dan manajemen dapat lebih mudah
mengawasinya. 2.
Pembagian tugas yang jelas 1.
Tujuan pembagian tugas yang jelas untuk mencegah kekeliruan yang sengaja atau tidak sengaja. Untuk itu ada empat pedoman yang
dilakukan, yaitu:Pemisahan penanganan aktiva serta akuntansinya apabila fungsi ini dipegang oleh satu orang, sangat besar kemungkinan
akan terjadi aktiva tersebut untuk kepentingan pribadi, dan memanipulasi pembukuannya untuk menghindarkan diri dari
pertanggungjawaban. 2.
Pemisahan otorisasi dari penanganan setiap aktiva sebaiknya orang yang memberi otorisasi transaksi tidak ikut partisipasi dalam
pengendalian terhadap aktiva. 3.
Pemisahan fungsi dalam tugas akuntansi
Dengan cara ini, akan terbuka banyak kesempatan bagi karyawan yang bekerja dalam sistem untuk melakukan pemeriksaan silang.
4. Pemeriksaan otorisasi yang tepat.
a. Prosedur otorisasi yang tepat
Agar pengendalian dapat berjalan dengan baik, setiap transaksinya harus diotorisasi dengan semestinya. Otorisasi ini
dapat berbentuk umum maupun khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijaksaan yang dirumuskan
untuk dilaksanakan di dalam organisasi. Setiap orang melaksanakan kebijaksaan ini dengan diberikan otorisasiuntuk
setiap transaksi dalam batasan yang telah ditetapkan oleh kebijakantersebut. Sedangkan otorisasi khusus hanya berlaku pada
transaksi saja. b.
Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen berfungsi sebagai penerus informasi di lingkungan
organisasi atau di antara organisasi yang berbeda. Dokumen ini harus cukup memadai untuk memberikan jaminan bahwa aktiva
telah berada dalam pengawasan yang semestinya dan setiap transaksi telah dicatat dengan benar.
c. Verifikasi internal
Koperasi Eka Bakti Dinas Koperasi Dan UMKM Provinsi Sumatera Utara menghasilkan suatu pengendalian internal yang
baik dalam perusahaan diperlukan adanya unsur-unsur yang
dirancang dan diimplementasikan manajemen guna membentuk kepastian yang layak bahwa tujuan pengendalian internalnya akan
tercapai. Seperti yang telah dijelaskan bahwa pengendalian internal kas sangat penting peranannya dalam melindungi harta perusahaan
dari ancaman-ancaman yang dapat merugikan perusahaan, terutama dari tindakan-tindakan yang tidak bertanggung jawab
yang datangnya dari dalam perusahaan itu sendiri. Kas yang tersedia pada Koperasi Eka Bakti Dinas Koperasi Dan UMKM
Provinsi Sumatera Utara digunakan untuk membayar biaya operasi perusahaan, baik pembayaran biaya non rutin yang dipakai untuk
mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan operasi dari suatu kegiatan usaha yang bertujuan untuk mendapatkan manfaat
dari kegiatan tersebut, maupun untuk membayar rutin perusahaan yaitu biaya gaji, biaya operasional, dan lain-lain. Sehingga
Koperasi Eka Bakti Dinas Koperasi Dan UMKM Provinsi Sumatera Utara menetapkan suatu sistem pengendalian internal kas
dalam perusahaannya guna memperlancar semua kegiatan organisasi serta untuk menghindari berbagai macam tindakan yang
tidak wajar atau kecurangan-kecurangan. Hal ini dapat dihindari dengan mengetahui terlebih dahulu unsur-unsur pengendalian
internal kas yang diterapkan dalam perusahaan.
