Sistem Satuan Pengawasan Intern Penjualan BBM Pada PT. PERTAMINA

TUGAS AKHIR

SISTEM SATUAN PENGAWASAN INTERN PENJUALAN BBM PADA PT. PERTAMINA

OLEH :

RATIH MAZLINA SARI 082102050

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : RATIH MAZLINA SARI

NIM : 082102050

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM SATUAN PENGAWASAN INTERN

PENJUALAN BBM PADA PT. PERTAMINA

Medan, ...2011

Menyetujui

Pembimbing

( Drs. Rasdianto, M.Si. Ak ) NIP. 19550908 198103 1 005

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RATIH MAZLINA SARI

NIM : 082102050

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM SATUAN PENGAWASAN INTERN

PENJUALAN BBM PADA PT. PERTAMINA

Tanggal : ...2011 Ketua Program Studi D III Akuntansi

( Drs. Rustam, M.Si, Ak ) NIP.19511114 198203 1 002

Tanggal : ...2011 DEKAN

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec ) NIP. 19550810 198303 1 004

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “ SISTEM SATUAN PENGAWASAN INTERN PENJUALAN BBM PADA PT. PERTAMINA ”.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya penulis dapat menulis dengan lebih baik lagi.

Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yang sangat membantu saya, memberi saran – saran terbaik untuk penyelesaian tugas akhir ini.

3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku dosen Penasehat Akademik. 5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

6. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Drs. Chairul Azhar (Ayahanda) dan Sri Maulida Ningsih (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih payah penulis dapat menjadi pelega dan penyejuk keletihan ayah dan bunda selama ini.

7. Kepada Saudara saya tercinta Saskia Eka Lestari, Juanda Arismunandar. Terima kasih atas dukungan yang merupakan pendorong semangat bagi penulis.

9. Kepada sahabat-sahabat terbaikku Winda, Dhara, Ali, Aris, Aryta. Terima kasih sudah membantu dan memberikan semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

10.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Akuntansi Stambuk 2008. Winda, Dhara, Ali, Aris, Aryta, serta seluruh teman-teman DIII Akuntansi lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

11.Teman-teman seperjuangan selama magang Group 09 : Putri, fina, dhara, dahlia, melan dan desy. Delapan minggu kita lewati bersama, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Saya akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian.

12.Terima kasih spesial kepada Eko Nugroho, yang selalu memberikan support kepada saya.

Akhir kata besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi teman-teman pembaca sekalian.

Medan, Juni 2011

Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 1

C. Tujuan Penelitian ... 2

D. Manfaat Penelitian ... 2

E. Jadwal Kegiatan ... 3

F. Sistematika Penulisan ... 3

BAB II PROFIL INSTANSI ... 5

A. Sejarah Ringkas PT. PERTAMINA PERSERO ... 11

B. Profil PT. PERTAMINA PERSERO ... 14

C. Arti lambang PT. PERTAMINA PERSERO ... 15

D. VISI dan MISI PT. PERTAMINA PERSERO ... 15

E. Prinsip Dasar Integritas PT. PERTAMINA PERSERO ... 18

F. Struktur Organisasi... 22

G. Job Description ... 23

BAB III PEMBAHASAN ... 35

TATA CARA KERJA ORGANISASI A. Pembuatan Laporan Realisasi Penjualan BBM & BBK UPMS I ... 35

B. Pembuatan Laporan dan Analisa Realisasi Penjualan Produk Non BBM UPMS I ... 38

C Pelayanan Penjualan BBM Online System... ... 41

D Pembuatan Laporan Bulanan KA. Penjualan... ... 42

E Pelayanan Pembelian BBM/ Pelumas TNI – POLRI... ... 44 iv

F . Pelayanan Penjualan BBM Lembaga Penyalur, Industri Non Kontan... ... 46

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 48

A. Kesimpulan ... B. Saran ... 48

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Marketing and Trading Intrernal auditor Medan ... 18

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pengawasan adalah bentuk pengendalian dalam suatu pekerjaan. Pengawasan dibutuhkan agar suatu pekerjaan tersebut dapat terlaksana dengan baik, sesuai dengan prosedur – prosedur yang telah disusun. Tentunya, pengawasan dilakukan dengan orang yang ahli. Disini, pengawasan yang dilakukan adalah pengawasan Intern dalam Marketing and Trading Medan. Marketing and Trading Medan sebagai suatu bagian dari Pertamina, lebih menekankan pada hal memutuskan, mengarahkan, dan mengendalikan strategi – strategi yang ada, dan kebijakan pengawasan di unit marketing & trading dalam rangka pencapaian sasaran dan tujuan pengawasan yang dilakukan melalui aktivitas assesment, audit dan konsultasi secara efektif sehingga dapat memberikan pertimbangan kepada vice president marketing & Trading internal audit dan pimpinan unit marketing terkait untuk dapat mengambil suatu keputusan yang cepat, tepat dan akurat dalam upaya pencapaian kinerja unit marketing & trading secara optimal.

B. Perumusan Masalah

Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “ Bagaimana sistem pengendalian intern Marketing and Trading, khususnya bagaimana tata kerja organisasi dalam penjualan?”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dari tugas akhir yang dilakukan oleh penulis adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana tata kerja organisasi dalam penjualan BBM. 2. Untuk mengetahui pelayanan pembelian BBM ke lembaga – lembaga.

3. Mengetahui fungsi/ kegiatan marketing and trading dalam menjalankan tugas sebagai Internal Auditor.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang ingin dicapai dari tugas akhir yang dilakukan oleh Penulis adalah :

1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang tata kerja organisasi penjualan BBM ke lembaga – lembaga.

2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi.

3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai tujuannya.

4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan Tugas Akhir bagi peneliti lain yang ingin meneliti mengenai pelayanan kepada mahasiswa.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di PT. Pertamina Region I Bagian Marketing and Tradoing Internal Auditor Medan Jl. K. L Yos Sudarso No. 8/10 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1

Jadwal Penulisan Tugas Akhir

NO. KEGIATAN Minggu I Minggu II Minggu III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulis Laporan

Sumber : penulis (2011)

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 (empat) bab yang setiap bab nya terdiri dari beberapa sub bagian.

Bab I : Pendahuluan

Membahas tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan rencana isi.

Bab II : Profil PT. PERTAMINA

Membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringa usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

Bab III : Topik Penelitian

Berisikan pembahasan masalah yang terdiri dari tata kerja organisasi dari penjulan BBM.

Bab IV : Kesimpulan dan Saran

Membahas mengenai kesimpulan pembahasan, dan saran yang berkaitan dengan bagian marketing and trading internal auditor Medan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas

Sejarah berdirinya PERTAMINA merupakan perjalanan yang panjang dimulai dari tahun 1871. Pada tahun tersebut merupakan awal pencarian dan penemuan minyak di Indonesia hingga pada akhirnya PERTAMINA mengalami perubahan besar dengan adanya perubahan status hukum PERTAMINA. Berikut ini merupakan prolog sejarah panjang yang dialami PERTAMINA :

 Prolog Masa 1871-1885

Masa awal pencarian dan penemuan minyak di Indonesia  Prolog Masa 1885-1945

Masa eksploitasi minyak oleh penjajah

- 1887 : Pencarian minyak di Jawa Timur (Surabaya)

- 1888 : Konsesi Sultan Kutai dengan JH Meeten di Sanga-Sanga - 1890 : Pendirian kilang Wonokromo dan Cepu

- 1892 : Pembangunan kilang minyak di Pangkalan Brandan

- 1894 : Pendirian kilang di Balikpapan oleh Shell Transport and Trading

- 1899 : Undang-Undang Pertambangan Pemerintah Hindia Belanda (Indische Mijnwet) yang mengatur kegiatan pencarian minyak bumi di Indonesia.

 Prolog Masa 1945-1957

Masa perjuangan minyak pra PERTAMINA - 1945 : didirikan PTMSU

Ledok dan Wonokromo

- 1950 : PTMN Sumatera Utara berubah menjadi PTMNRI Sumatera Utara

- 1954 : PTMNRI Sumatera Utara berubah menjadi TMSU

- 22 Juli 1957 : TMSU ditetapkan menjadi PT ETMSU (eksploitasi) - Agustus 1951 : Mosi Muhammad Hasan.

Gubernur Sumatera Utara Mr.Teuku H. Moh Hasan mengajukan sebuah mosi yang memperjuangkan minyak dan disokong oleh kabinet secara bulat pada 2 Agustus 1951 dan dibentuk sebuah komisi. Perjuangan di parlemen salah satunya adalah merintis Undang-Undang pertambangan yang mengganti Indische Mijnwet.

- 24 Oktober 1956 : Peraturan Pemerintah No.24/ 1956

Diputuskan tambang minyak Sumatera Utara tidak dikembalikan ke Shell 1957

- Juli 1957 : Jend. AH. Nasution mendapatkan pelimpahan tugas tambang minyak Sumatera Utara. Rehabilitas lapangan dan ekspor hasil untuk pembangunan.

- 1957 : Pemerintah RI mengambil alih semua perusahaan Belanda di

Indonesia (kecuali Shell karena kepemilikannya bersifat Internasional)

- Perubahan nuansa kedaerahan menjadi nasional (AH. Nasution,1957 :

www. Pertamina.com)

- 10 Desember 1957 : Berdirinya PT Pertamina sebagai perusahaan minyak pertama bersifat nasional

 Pasca 1957

- 1959 : Berdirinya NV NIAM (NV Nederlands Indische Aardolie Maatschappij)

- 31 Desember 1959 : 50% saham diambil alih pemerintah Indonesia dan NIAM berubah menjadi PT. Permindo

- 1961 : PT. Permindo dikukuhkan menjadi PN Permigan

- 1961 : PT Pertamina menjadi PN Pertamina dan PTMN menjadi PN. Permigan

- 4 Januari 1966 : Permigan dilakukan likuidasi karena peristiwa G30S/ PKI (Perbum)

- Aset Permigan diberikan kepada PN Permina dan Pertamin

- 1968 : PN Pertamin dan PN Permina merger menjadi PN Pertamina - 1971 : Diterbitkan Undang-Undang No.8 Tahun 1971 yang

mengukuhkan PN Permina menjadi Pertamina

- 2001 : Diterbitkan Undang-Undang Migas No. 22 Tahun 2001 yang akhirnya mengantar Pertamina menjadi PT Pertamina (Persero)

- 2003 : Peramina berubah status menjadi PT Pertamina (Persero) - Perubahan mendasar ada pada peran regulator menjadi player

 Era Persero

Pertamina adalah Badan Usaha Milik Negara yang telah berubah bentuk menjadi PT. Persero yang bergerak di bidang energi, petrokimia dan usaha lain yang menunjang bisnis Pertamina, baik di dalam maupun di luar negeri yang berorientasi pada mekanisme pasar.

B. PROFIL PERTAMINA

Pertamina adalah perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki oleh pemerintah Indonesia (National Oil Company), yang berdiri sejak tanggal 10 Desember 1957. Dengan bergulirnya Undang-Undang No.8 Tahun 1971 sebutan perusahaan menjadi PERTAMINA. Sebutan ini tetap dipakai setelah PERTAMINA berubah status hukumnya menjadi PT PERTAMINA (PERSERO). Pada tanggal 17 September 2003 berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No.22 Tahun 2001 pada tanggal 23 November 2001 tentang minyak dan gas bumi.

PT PERTAMINA (PERSERO) didirikan berdasarkan akta notaris Lenny Janis Ishak, SH. No. 20 tanggal 17 Setember 2003 dan disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM melalui Surat Keputusan No. C-24025 Ht.01.01 pada tanggal 9 Oktober 2003. Pendirian perusahaan ini dilakukan menurut ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam Undang-Undang No.1 tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas, Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No.12 tahun 1998 dan peralihannya berdasarkan PP No.31 tahun 2003 “ TENTANG PENGALIHAN BENTUK PERUSAHAAN PERTAMBANGAN MINYAK DAN GAS BUMI NEGARA (PERTAMINA) MENJADI PERUSAHAAN PERSEROAN (PERSERO)”.

Sesuai akta pendiriannya, maksud dari Perusahaan Perseroan adalah untuk menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik didalam maupun diluar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha dibidang minyak dan gas bumi tersebut.

Adapun tujuan Perseroan Terbatas adalah untuk :

1. Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perseroan secara efektif dan efisien.

2. Memberikan kontribusi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi untuk kesejahteraan dan kemakmuran rakyat.

Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut :

1. Menyelenggarakan usaha dibidang minyak dan gas beserta hasil olahan dan turunannya.

2. Menyelenggarakan kegiatan usaha dibidang panas bumi yang ada pada saat pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP) yang telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik Perseroan.

3. Melaksanakan Pengusahaan dan Pemasaran Liquified Natural Gas (LNG) dan produk lain yang dihasilkan dari kilang LNG.

4. Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha sebagaimana dimaksud dalam nomor 1,2,dan 3.

Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang Minyak dan Gas (MIGAS) baru, Pertamina tidak lagi menjadi satu-satunya perusahaan yang memonopoli industri Minyak dan Gas (MIGAS) dimana kegiatan usaha minyak dan gas bumi diserahkan kepada mekanisme pasar.

C. ARTI LAMBANG PT PERTAMINA (Persero)

Lambang atau logo merupakan alat identifikasi atau pengenal, alat informasi bagi suatu organisasi atau perusahaan. Logo ini melambangkan citra dan identitas perusahaan atau organisasi tersebut. Logo ini juga dapat menggambarkan cita-cita perusahaan atau organisasi sebagai pembeda antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Sehingga ketika masyarakat melihat suatu logo atau lambang suatu organisasi maupun perusahaan tertentu, maka ia dapat mengenal perusahaan atau organisasi tersebut.

PT Pertamina (Persero) sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan kebutuhan rakyat, banyak memiliki lambang dengan penampilan tersendiri yang dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut :

Gambar 2.1 : Logo PERTAMINA

Sumber : Website PERTAMI

Arti dan makna yang terkandung dalam setiap unsur logo Pertamina (Persero) antara lain :

- Pada huruf “P” lancip bagai panah melambangkan kita akan melesat ke depan menjadi perusahaan dunia.

- Warna biru melambangkan handal, dapat dipercaya dan bertanggung jawab.

- Warna hijau artinya warna lingkungan

- Warna merah melambangkan keuletan, ketegasan, dan keberanian dalam menghadapi kesulitan.

Perubahan Status PT Pertamina (Persero)

Perubahan muncul untuk melakukan perbaikan terhadap suatu metode atau keadaan sebelumnya untuk menuju ke arah yang lebih baik. Tentunya setiap orang munculnya perbedaan mengenai sesuatu yang terdahulu dengan yang sekarang. Perbedaan timbul karena berbagai hal dan perubahan meliputi berbagai hal dan tidak dapat dipungkiri bahwasanya perubahan merupakan proses yang selalu terjadi dalam kehidupan manusia. Inilah upaya yang dilakukan Pertamina menuju perusahaan yang maju, unggul dan terpandang.

Pada Undang-Undang No.31 Tahun 2003 peraturan pemerintah mengenai pengalihan atau perubahan status perusahaan dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN) menjadi Persero. Hal ini dapat dilihat dari restrukturisasi organisasi, budaya kerja, dan uji kompetensi. PT PERTAMINA (Persero) sebagai lambang bisnis jelas telah diatur dalam Undang-Undang No.31 Tahun 2003 dimana hal tersebut mulai diimplementasikan melalui kebijakan internal secara bertahap, mau tidak mau Pertamina harus berubah dan berjalan menuju satu arah dengan visi dan misi yang telah dicanangkan.

Namun, perubahan dalam bentuk apapun Pertamina tetap berjiwa nasionalis, Pertamina masih diharapkan menjadi sokongan perekonomian negara yang terus go public mengingat yang dikelola Pertamina merupakan sumber daya alam (minyak dan gas bumi) yang dikuasai oleh negara untuk keselamatan umat.

D. Visi, Misi, Tata Nilai, dan Prinsip Dasar Integritas PT PERTAMINA (Persero)

- Visi

Menjadi perusahaan minyak nasional Kelas Dunia (To Be A World Class Nation Oil Company).

- Misi

Menjalankan usaha inti minyak, gas dan bahan bakar nabati secara terintegrasi berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat.

- Tata Nilai

Dalam menjalankan visi dan misinya, Pertamina berkomitmen untuk menetapkan nilai-nilai berikut :

• Bersih (Clean)

Dikelola secara professional menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman pada asas-asas tata kelola korporasi yang baik.

• Kompetitif (Competitive)

Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional, mendorong pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya kinerja.

• Percaya Diri (Confident)

Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor dalam reformasi Badan Usaha Milik Negara BUMN dan membangun kebanggaan bangsa.

• Fokus pada pelanggan (Costumer Focused)

Berorientasi pada kepentingan pelanggan dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

• Komersial (Commercial)

Menciptakan nilai tambah dengan berorientasi komersial, mengambil keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang sehat.

• Berkemampuan(Capable)

Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang professional dan memiliki talenta dan penguasaan teknis tinggi berkomitmen dalam membangun kemampuan riset dan pengembangan.

- Prinsip Dasar Integritas ( Pertamina Clean)

Dalam menjaga integritas yang tinggi dalam setiap penyelenggaraan kegiatan perusahaan, maka perlu dibangun komitmen yang harus diterapkan :

• Bertindak Jujur

Bertindak jujur dalam berinteraksi dengan sesama pekerja maupun dengan pihak eksternal serta selalu bertindak berdasarkan niat baik.

• Dapat dipercaya

Tidak menyalahi wewenang, informasi dan rahasia perusahaan untuk kepentingan pribadi, pihak lain atau kegiatan lain.

• Tidak Mentolerir Suap

Tidak menerima suap dalam setiap penyelenggaraan kegiatan perusahaan.

E . Produk-produk PERTAMINA (Persero)

Produk-produk PERTAMINA dikategorikan dalam dua jenis, yaitu :

1. Bahan Bakar Minyak (BBM)

Merupakan senyawa organik yang dibutuhkan dalam suatu pembakaran dengan tujuan untuk mendapatkan energi atau tenaga. Adapun jenis-jenisnya, yaitu :

• Pertamax

Merupakan produk baru yang dikeluarkan PERTAMINA untuk menggantikan premix dan super TT.

• Premium

Merupakan bahan bakar jenis distilat berwarna kekuningan yang jernih, penggunaannya adalah untuk bahan bakar mesin bermotor, seperti mobil, motor, dan lain-lain.

• Minyak Solar

Digunakan untuk bahan bakar mesin jenis diesel dengan putaran tinggi selain itu dapat digunakan sebagai bahan bakar pada pembakaran langsung dalam dapur-dapur kecil.

• Minyak Tanah

Merupakan Bahan Bakar Minyak jenis distilat yang tidak berwarna jernih digunakan untuk keperluan bahan bakar rumah tangga dan

• Minyak Diesel

Digunakan sebagai bahan pembakaran langsung dalam dapur-dapur industri.

• Minyak Bakar

Digunakan untuk bahan bakar pada pembakaran langsung dalam industri-industri besar, tembaga uap,dan lain-lain.

2. Non Bahan Bakar Minyak (BBM)

Terbagi atas : • Elpiji

Merupakan gas yang dihasilkan kilang Bahan Bakar Minyak (BBM) dan kilang gas.

• Bahan Bakar Gas (BBG)

Merupakan bahan bakar alternatif untuk kendaraan bermotor yang relatif murah, bersih dan ramah lingkungan.

• Pelumas (Oli)

a. Pelumas Bensin dan sepeda bermotor 2 dan 4 tak, terdiri dari :

• Fastron

Merupakan pelumas semi sintetis bermutu tinggi yang dikeluarkan tahun 1997

• Prima XP

Untuk kendaraan jenis terbaru dalam multi katup yang dilengkapi DOHC/ Twin Cam.

Untuk jenis kendaraan tahun 1980 ke atas. • Mesran

Untuk kendaraan tahun 1971 ke atas. • 2T Enviro

Merupakan pelumas campur untuk mesin tak berbahan bakar, seperti bemo, bajaj, sepeda motor, gergaji mesin, dll.

• Mesrania 2T Sport TCA

Merupakan pelumas campur untuk mesin 2 tak dengan kapasitas 500 cc berpendingin udara.

• Mesrania 2T OB

Merupakan pelumas samping atau pelumas campur untuk mesin 2 tak berbahan bakar bensin.

• Mesrania 2T Super X

Merupakan pelumas campur untuk mesin 2 tak berpendingin air seperti motor temple.

b. Pelumas Mesin Diesel, terbagi atas : • Meditran SX

Untuk kendaraan diesel terbaru • Meditran SC

Untuk kendaraan diesel terbaru yang membutuhkan kualitas cukup. • Meditran S

Untuk kendaraan diesel terbaru yang membutuhkan kualitas cukup • Meditran

Untuk kendaraan yang lebih tua • Mesran B

c. Petrokimia

Green Coke memiliki fungsi : - Sebagai reduktor peleburan timah

- Sebagai bahan bakar industri timah, semen, pembangkit listrik, aluminium, pelebur baja.

Polytam dan Polypropylene memiliki fungsi : - Sebagai bahan baku pembuatan plastic

- Sebagai tubula film - Sebagai cast film

Lilin memiliki fungsi : - Sebagai alat penerangan

- Untuk industri kosmetik dan farmasi

Aspal memiliki fungsi :

- Sebagai pembuatan jalan tol, landasan pesawat, pelindung anti karat, penyekat suara dan getaran untuk lantai.

Petrosal memiliki fungsi :

- Sebagai komponen untuk bahan pembuatan karet - Untuk cat dan varnish

Tenac stiker dan TB 192 memiliki fungsi : - Sebagai bahan perekat dan perata pestisida - Sebagai bahan penutup luka pohon dan tanaman

Purfield Terathalik Acid (PTA) berfungsi :

- Sebagai bahan baku utama pembuatan serat benang polister untuk industri kecil.

Laws memiliki fungsi :

- Sebagai pelarut pada industri cat, tinner, varnish, dan tinta cetak. - Sebagai pembersih industri kimia

- Untuk tekstil/ printing

Minasol memiliki fungsi :

- Sebagai pelarut pada industri cat, tinner dan tinta cetak. - Sebagai pembersih logam

- Merupakan bahan kimia penunjang industri farmasi

SBP XX memiliki fungsi : - Sebagai bahan baku pembuat lem

- Merupakan bahan penunjang pada industri farmasi dan kosmetik - Sebagai pelarut pada pembuatan komponen karet, cat tinner

Paraffinic Oil memiliki fungsi :

- Sebagai bahan kimia pembantu industri karet - Sebagai base oil tinta cetak

Musicool memiliki fungsi : - Bahan yang digunakan pada AC

F. STRUKTUR ORGANISASI

Merupakan suatu gambaran mengenai mekanisme kerja antar bagian, unit atau departemen yang ada disuatu organisasi atau perusahaan sebagai dasar dalam melaksanakan prosedur kerja menjalankan fungsinya masing-masing. Dengan adanya struktur organisasi maka akan terlihat jelas pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

Adanya struktur organisasi PT PERTAMINA (Persero) Region I Medan dapat dilihat pada gambar 2.2 berikut :

Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Bagian M&T IA ( Marketing and Trading Internal Auditor ) PERTAMINA MEDAN

Sumber : Kantor bagian M&T IA PERTAMINA MEDAN

Manager M&T IA Medan

Administrasi Sekretaris

Junior Auditor Senior Auditor

G. JOB DESCRIPTION

Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian keuangan PT PERTAMINA (Persero) Region I Medan yang terdiri dari :

1. Manager Marketing & Trading Internal Audit Medan

FUNGSI JABATAN :

Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan dan implementasi strategi dan kebijakan pengawasan di unit marketing & Trading Medan dalam rangka pencapaian sasaran dan tujuan pengawasan yang dilakukan melalui aktivitas assesment, audit dan konsultasi secara efektif sehingga dapat memberikan pertimbangan kepada vice president marketing & Trading internal audit dan pimpinan unit marketing terkait untuk dapat mengambil suatu keputusan yang cepat, tepat dan akurat dalam upaya pencapaian kinerja unit marketing & trading secara optimal.

TUGAS/KEGIATAN UTAMA :

1. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan strategi implementasi dan evaluasi implementasi Piagam Audit, Kode Etik Intrrnal Auditor, Norma Internal Audit dan International Standarts for the Professional Practise of Internal Auditing ( Standars) di Marketing & Trading Internal Audit Medan

2. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan materi perencanaan jangka panjang yaitu RJPP dan RIP serta jangka pendek, PKPT & RKAP, di Marketing & Trading Internal Audit Medan yang meliputi mulai dari tahap perencanaan, pelakasanaan, pelaporan sampai pada tindak lanjut hasil pengawasan.

3. Memutuskan, mengarahkan, dan mengendalikan materi penyempurnaan kebijakan assesment dan pengendalian

implementasinya meliputi assesment intrrnal control, risk management, kehandalan Health Safety Environment (HSE) dan Good Corporate Governance (GCG) dan program lainnya pada seluruh proses bisnis si Unit Marketing & Trading Medan.

4. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan materi penyempurnaan dan pengendalian implementasi atas kebijakan audit dan konsultasi terhadap seluruh aktivitas di Unit Marketing & Trading Medan meliputi :

- Penrerapan metodologi Risk-Based Audit, konsultasi, audit universe, rating point of audit universe berbasis risiko.

- Timeframe, anggaran, sumber daya dan program/ prosedur audit,

pelaksanaan program audit dan konsultasi.

5. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan informasi hasil assesment, audit dan konsultasi meliputi informasi area of improvement, rekomendasi terhadap setiap area of improvement, tren penyimpangan, tren penyebab penyimpangan, peta pencapaian sasaran tugas, kendala – kendala dan action plannya, dengan kualitas sesuai standar yang telah ditetapkan dan kuantitas sesuai kebutuhan stakeholder.

6. Memutuskan, mengarahkan dan mengendalikan strategi koordinasi pelaksanaan eksternal auditor (BPK-RI, BPKP) serta instansi lainnya di Unit Marketing & Trading Medan untuk dapat menjadi fasilitator (counterpart) yang efektif dalam hal :

- Koordinasi perencanaan dan pelaksanaan tugas

- Pengelolaan tindak lanjut hasil audit dari eksternal audit dan instansi lainnya dengan unit kerja di direktorat terkait.

- Laporan hasil pemuktakhiran dan konsolidasi tindak lanjut hasil audit dari eksternal auditor dan instansi lainnya dengan unit kerja di direktorat terkait.

TANGGUNG JAWAB UTAMA :

1. Terciptanya tata kelola kegiatan pengawasan yang efektif pada Marketing & Trading Internal Audit Medan melalui pengendalian implementasi Piagam Audit.

2. Terciptanya integritas dan kompetensi internal auditor yang tinggi melalui penentuan, penetapan dan pengendalian implementasi Kode Etik Internal Audit, Norma Internal Audit dan Internasional Standarts for the Professional Practice of Internal Auditing (Standards) di Marketing & Trading Internal Audit Medan

3. Terciptanya acuan pelaksanaan tugas pengawasan yang efektif dan efisien melalui pengendalian implementasi RJPP, RIP, PKPT dan RKAP sehingga dapat mendorong dan mengawal pencapaian kinerja di Unit Marketing & Trading Medan secara optimal.

4. Terciptanya penyempurnaan kebijakan assesment internal control, Risk Management, HSE, GCG dan program lainnya, untuk dapat menciptakan pelaksanaan tugas assesment secara efektif dan mendukung peningkatan efektivitas proses bisnis Unit Marketing & Trading Medan sehingga sasaran kinerja seluruh aktivitas unit kerja terkait dapat tercapai secara afektif, efisien, ekonomis dan produktif.

5. Terciptanya penyempurnaan kebijakan dan metodologi, Risk Based Audit, metodologi konsultasi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko serta timeframe anggaran, sumber daya dan program/prosedur audit dan program/prosedur konsultansi, untuk dapat menciptakan pelaksanaan tugas audit dan

konsultansi secara efektif dan mendukung peningkatan efektivitas proses bisnis di Unit Marketing & Trading Medan melalui penentuan dan penetapan kebijakan, strategi, metodologi dan implementasi audit dan konsultansi.

WEWENANG DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :

1. Memutuskan hasil evaluai kepatuhan terhadap implementasi Piagam Audit, Kode Etik Internal Auditor, Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (Standards) pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan seluruh auditor yang dipimpinnya.

2. Memutuskan Usaha Rencana Pengawasan (URP) untuk mendukung penyusunan materi perencanaan jangka panjang berupa RJPP, RIP, dan jangka pendek berupa PKPT dan RKAP atas kegiatan assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan.

3. Memutuskan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan oleh Marketing and Trading Internal Audit Medan meliputi informasi area of improvement, rekomendasi terhadap setiap area of improvement, informasi mengenai trend penyimpangan, penyebab penyimpangan dan action plan-nya dan informasi mengenai peta pencapaian sasaran tugas, kendala dan action plan-nya.

4. Memutuskan implementasi kebijakan pengembangan /pembinaan SDM, KPI, SMK, performance dialogue dan people review dan mengesahkan realisasinyadi Marketing&Trading Internal Audit Medan.

2. Senior Auditor Marketing & TradingInternal Audit Medan

FUNGSI JABATAN :

Menganalisis dan mengevaluasi implementasi aktivitas assesment, audit dan konsultansi secara efektif sehingga dapat menghasilkan informasi hasil pengawasan sesuai dengan ruang lingkup penugasan, sasaran, jadwal waktu dan standar kualitas yang telah ditentukan.

TUGAS/KEGIATAN UTAMA :

1. Menganalisis, mengevaluasi dan mengendalikan implementasi Kode Etik Internal Auditor pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan anggota tim audit dengan menggunakan formulir standar penilaian Kode Etik Internal Auditor pada setiap penugasan.

2. Menganalisis, mengevaluasi dan mengendalikan implementasi Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada egiatan assesment, audit dan konsultansi, sehingga tercipta kompetensi internal auditor yang mendukung penjaminan standar kualitas kerja yang telah diciptakan melalui evaluasi berdasarkan formulir standar penilaian kompetensi pada setiap penugasan dan pear review setiap tahun.

3. Mengendalikan dan melaksanakan PKPT sesuai dengan penugasan assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas dapat tercapai secara efektif sesuai dengan sasaran yang telah disiapkan.

4. Menganalisis, mengevaluasi dan mengendalikan implementasi kebijakan assesment internal control, risk management, kehandalan Health Safety Ewnvironment (HSE) dan Good Corporate

Trading Medan sehingga dapat menjamin tercapainya standar kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan.

5. Menganalisis, mengevaluasi dan menegendalikan implementasimetodologi audit & konsultansi meliputi Risk-Based Audit, Konsultansi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta program/prosedur audit/ konsultansi dan pelaksanaannya di Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas tersebut dapat tercapai secara efektif sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

6. Menganalis, mengevaluasi dan mengendalikan proses persiapan data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya, sehingga terciptanya data dan informasi yang berkualitas dengan didukung bukti yang cukup kompeten dan relevan serta terjamin kerahasiannya.

TANGGUNG JAWAB UTAMA :

1. Terciptanya integritas auditor yang tinggi melalui analisa, evaluasi dan kendali atas implementasi Kode Etik Internal Auditor pada seluruh anggota tim di setiap penugasan assesment, audit dan konsultansi.

2. Terciptanya kompetensi internal auditor yang mendukung terjaminnya standar kualitas hasil kerja melalui analisa, evaluasi dan kendali atas implementasi Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada seluruh anggota tim di setiap penugasan assesment, audit dan konsultansi.

3. Terlaksananya assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan melalui analisa, evaluasi dan kendali atas implementasi metodologi assesment internal control, risk management, kehandalan Health Safety Environment (HSE), Good Corporate Governance (GCG), Risk Based Audit, Konsultasi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur assesment/ audit/ konsultansi yang telah tercantum dalam PKPT Marketing & Trading Internal Audit 4. Tersedianya data dan informasi yang berkualitas dengan

didukung bukti yang kompeten dan serta terjamin kerahasiaannya melalui analisa, evaluasi dan kendali atas data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultasi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya.

WEWENANG DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :

1. Menentukan hasil evaluasi kepatuhan terhadap implementasi Piagam Audit, Kode Etik Internal Auditor, Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan seluruh auditor yang dipimpinnya.

2. Menentukan program dan prosedur assesment, audit dan konsultansi serta sasaran setiap program tersebut yang akan digunakan oleh para auditor pada setiap pelaksanaan tugas. 3. Menentukan populasi data sampling pada setiap objective

4. Menentukan kecukupan, kompetensi dan relevansibukti yang diperoleh para auditor.

5. Menentukan status proses tindak lanjut hasil assesment, audit dan konsultansi.

3. Auditor Marketing & Trading Intrrnal Audit Medan

FUNGSI JABATAN :

Menganalisis dan mengevaluasi implementasi aktivitas assesment, audit dan konsultansi secara efektif sehingga dapat menghasilkan informasi hasil pengawasan sesuai dengan ruang lingkup penugasan, sasaran, jadwal waktu dan standar kualitas yang telah ditentukan.

TUGAS/KEGIATAN UTAMA :

1. Mengevaluasi dan melaksanakan implementasi Kode Etik Internal Auditor pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi yang dilakukan anggota tim audit dengan menggunakan formulir standar penilaian Kode Etik Internal Auditor pada setiap penugasan.

2. Mengevaluasi dan melaksanakan implementasi Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (Standards) pada kegiatan assesment, audit dan konsultansi, sehingga tercipta kompetensi internal auditor yang mendukung penjaminan standar kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan melalui evaluasi berdasarkan formulir standar penilaian kompetensi pada setiap penugasan dan peer review setiap tahun. 3. Mengarahkan dan melaksanakan PKPT sesuai dengan penugasan

Medan sehingga pelaksanaan tugas dapat tercapai secara efektif sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.

4. Mengevaluasi dan melaksanakan tugas implementasi kebijakan assesment internal control, risk management, kehandalan Health Safety Environment dan Good Corporate Governance dan program lainnya di Unit Marketing & Trading Medan sehingga dapat menjamin tercapainya standar kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan.

5. Mengevaluasi dan melaksanakan implementasi metodologi audit & konsultansi meliputi Risk Based Audit, konsultansi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur audit/ konsultansi dan pelaksanaannyadi Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas tersebut dapat tercapai secara efektif sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

6. Mengevaluasi dan melaksanakan proses persiapan data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya, sehingga dapat terciptanya relevan serta terjaminnya kerahasiaannya.

TANGGUNG JAWAB UTAMA :

1. Terlaksananya assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan melalui analisa, evaluasi dan kendali atas implementasi metodologi assesment internal control, risk management, kehandalan, Health Safety Environment, Good Corporate Governance, Risk Based Audit, konsultansi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko,

timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur assesment/ audit/ konsultansi yang telah tercantum dalam PKPT Marketing & Trading Internal Audit.

2. Tersedianya data dan informasi yang berkualitas dengan didukung bukti yang kompeten dan relevan serta terjamin kerahasiaannya melalui analisa, evaluasi dan kendala atas data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya.

WEWENANG DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN :

1. Menentukan hal – hal teknis yang diperlukan dalam rangka melakukan kegiatan assesment, audit dan konsultansi. 2. Memperoleh akses terhadap dokumen dan personel yang

relevan.

4 . Junior Auditor Marketing & Trading Internal Audit Medan

FUNGSI JABATAN :

Menganalis dan mengevaluasi program dan prosedur assesment, audit dan konsultansi secara efektif sehingga dapat menghasilkan informasi hasil pengawasan yang sesuai dengan ruang lingkup penugasan, sasaran, jadwal waktu dan standar kualitas yang telah ditentukan.

TUGAS/ KEGIATAN UTAMA :

1. Melaksanakan implementasi Piagam Audit, Kode Etik Internal Auditor, Norma Internal Audit dan International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing ( Standards) pada setiap tahapan proses assesment, audit dan konsultansi meliputi perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut hasil ausit.

2. Melaksanakan PKPT sesuai dengan penugasan assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas dapat tercapai secara efektif sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.

3. Melaksanakan implementasi metodologi kebijakan assesment internal control, risk management, kehandalan Health Safety Environment dan Good Corporate Governance dan program lainnya Unit Marketing & Trading Medan sehingga dapat menjamin tercapainya standar kualitas hasil kerja yang telah ditetapkan.

4. Melaksanakan implementasi metodologi audit & konsultansi meliputi Risk Based Audit, konsultasi, audit universe, rating point of audit universe berbasis resiko, timeframe, anggaran, sumber daya serta program/ prosedur audit/ konsultansi dan pelaksanaannya di Unit Marketing & Trading Medan sehingga pelaksanaan tugas tersebut dapat tercapai secara efektif sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

5. Melaksanakan proses persiapan data dan informasi hasil assesment, audit dan konsultansi sesuai penugasan dan monitoring realisasi tindak lanjutnya, sehingga dapat terciptanya data dan informasi yang berkualitas dengan didukung bukti yang kompeten dan relevan serta terjamin kerahasiannya.

TANGGUNG JAWAB UTAMA :

1. Terlaksananya assesment, audit dan konsultansi di Unit Marketing & Trading Medan sesuai dengan standar proses dan kualitas yang telah ditetapkan.

2. Tersedianya materi pendukung, bukti – bukti dan kertas kerja hasil pengawasan yang dibutuhkan dalam proses pembuatan Laporan Hasil Pengawasan yang sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

5 . Staf Administrasi Medan

FUNGSI JABATAN :

Membuat, menyusun dan melaksanakan pekerjaan administrasi marketing & Trading Internasl Audit yang meliputi penyimpanan, perawatan dan penyajian dokumen piagam audit, kode etik internal audit, sistem informasi perawatan, norma internal audit, international standards for the professional practice of internal auditing, RJPP, RIP, PKPT, RKAP, dan dokumen lainnya serta laporan – laporan hasil pengawasan agar terawat dan tersimpan sesuai dengan sistem kearsipan yang berlaku, serta melayani seluruh kegiatan pendukung marketing & trading internal audit Medan.

TUGAS/KEGIATAN UTAMA :

1. Menyimpan dan merawat materi penyempurnaan Piagam Audit, Kode Etik Internal Audit, Norma Interna Audit dan International for the Prpofessional Practice of Internal Auditing, dokumen – dokumen perencanaan dan pelaporan audit lainnya serta menyajikannya bila diperlukan oleh para auditor.

2. Menyiapkan untuk konsolidasi materi internal control assessment, risk management, kehandalan HSE dan kebijakan GCG pada Unit Marketing & Trading Medan. 3. Menyiapkan untuk konsolidasi materi penyempurnaan dan

implementasi kebijakan audit di Unit Marketing & Trading Medan setiap ada penugasan.

4. Mengatur schedule, persiapan peralatan pendukung, kontak dengan SPI Pusat atau Unit Kerja untuk pengumpulan atau penyerahan data setiap akan ada kegiatan pemeriksaan. 5. Mengkompilasi sata pelaksanaan audit, temuan dan tindak lanjutnya.

6. Menyiapkan materi pelaporan lain yang dibutuhkan oleh Manager Marketing & Trading Internal Audit Medan.

7. Mengatur jadwal rapat/ pertemuan dan seluruh kebutuhan kegiatan rapat/ pertemuan dengan Manager Marketing & Trading Internal Audit Medan.

8. Mengatur perlengkapan kantor, mengurus petty cash dan pertanggungjawabannya serta mengatur perjalanan dinas Marketing & Trading Internal Audit Medan.

TANGGUNG JAWAB UTAMA :

1. Terpeliharanya dokumen Piagam Audit, Kode Etik Internal, Norma Internal Auditor dan SPAI, RJPP, RIP, PKPT dan RKAP di Unit Marketing & Trading Medan.

2. Tersedianya materi internal control assesment, risk management, kehandalan HSE dan kebijakan GCG, materi penyempurnaan dan implementasi kebijakan audit untuk

3. Terpeliharanya dokumen – dokumen lain dan laporan hasil pengawasan.

4. Terselenggaranya pelayanan kegiatan Marketing & Trading Internal Audit Medan.

TANGGUNG JAWAB UTAMA :

1. Menentukan penyimoanan dan perawatan dokumen – dokumen Marketing & Trading Internal Audit Medan. 2. Menentukan penyajian dokumen bila diperlukan.

3. Menentukan jadwal pertemuan/ rapat fungsi Marketing & Trading Internal Audit Medan.

6. Secretary

TUGAS/KEGIATAN UTAMA :

1. Untuk menyelenggarakan surat menyurat yang berhubungan dengan perusahaan.

2. Untuk mengatur hubungan dengan pihak di luar atau tamu. 3. Mencatat hasil rapat yang dilakukan manager.

4. Menyusun file dan dokumentasi perusahaan.

G. KINERJA USAHA TERKINI

Adapun beberapa kinerja PERTAMINA yang telah dijalankan hingga sekarang antara lain :

• PERTAMINA merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang diberi tugas oleh pemerintah untuk melaksanakan tugas pemenuhan kebutuhan Bahan Bakar Minyak (BBM) dalam negeri. PERTAMINA telah mendistribusikan pasokan minyak ke setiap

daerah-daerah, serta mengupayakan penyebaran yang merata pada tiap daerah. Selain itu, PERTAMINA merupakan tulang punggung dalam pembinaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) terutama dari sektor migas.

• PERTAMINA juga merupakan produsen gas yang menunjukkan peningkatan produksi secara signifikan dalam lima tahun terakhir. Terbukti pada tahun 2008 hingga 2010, produksi mengalami kenaikan hingga 4%.

• Pelumas PERTAMINA melakukan inisiasi terdepan guna mengeluarkan produk pelumas terbaru, yakni Enduro Matic dan

Enduro Gear. Produk pelumas ini telah memenuhi kriteria standard Jepang untuk motor 4 tak matik.

• Pertamina juga bekerja sama dengan beberapa perusahaan dalam pengadaan BBM demi menunjang operasional beberapa perusahaan, misalnya PT Kideco Jaya sebagai perusahaan tambang batubara. Kerjasama ini telah berjalan selama 2 tahun dan diperpanjang hingga enam tahun. Kerjasama ini diharapkan mampu memberikan kontribusi positif dalam pertumbuhan ekonomi masyarakat sekitar daerah operasi PT Kideco Jaya dan bagi Indonesia.

• Selain itu, bagian Corporate Social Responsibility (CSR) bekerja sama dengan beberapa lembaga guna memperlancar hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat Indonesia. Pertamina telah membangun beberapa sekolah yang diharapkan akan membantu pemerataan pendidikan di Indonesia.

H. RENCANA KEGIATAN

Pada tahun 2015, pelumas Pertamina menargetkan masuk dalam jajaran Top 20 Pemasok Minyak Dunia (Top 20 World Lubricant Player). Untuk mencapai cita-cita tersebut, Pelumas Pertamina harus mencapai volume penjualan sebesar 800.000 kiloliter per tahun.

Langkah-langkah strategis akan diupayakan untuk mencapai target tersebut. Salah satunya dengan melakukan sistem unorganic growth. Yaitu percepatan penambahan volume dengan cara mengakuisisi atau merger dengan merek-merek pelumas lain.

Penetrasi ke pasar overseas akan dilanjutkan ke Belgia, Saudi Arabia, Myanmar, Singapore, Taiwan, Filipina, Timor Leste, Australia, Jepang dan Cina. Sebelumnya telah dilakukan di Nepal.

BAB III PEMBAHASAN

TATA KERJA ORGANISASI

A. Pembuatan Laporan Realisasi Penjualan BBM & BBK UPMS I

I. Unit Kerja / Jabatan / Pelaksana 1. Dinas Pemasaran BBM – Pusat 2. Penjualan UPMS - I Medan 3. Keuangan UPMS - I Medan 4. IMPD – Umum

5. Instalasi / Terminal Transit / Depot / DPPU II. Tujuan dan Ruang Lingkup

A. Tujuan

Membuat laporan realisasi penjualan BBM / BBK UPMS – I Medan periode bulanan dan tahunan. B. Ruang Lingkup

Menghubungi IMPD – Umum untuk mengirimkan data Delivery konsolidasi bulanan UPMS – I yang telah divalidasi oleh Keu/AMI paling lambat pada tanggal 6 setiap bulan agar data Delivery dapat diproses dan divalidasi oleh statistik penjualan untuk dijadikan reporting realisasi penjualan BBM / BBK periode bulanan dan tahunan.

III. Landasan Kebijakan

Permintaan Laporan realisasi penjualan dari Dinas Pemasaran BBM – Pusat.

IV. Formulir Memorandum Cotinous form

V. Pengertian dan Batasan A. Pengertian

GM = General Manajer KP = Kepala Penjualan

KAP = Kepala Administrasi Penjualan DPPU = Dinas Pengisisan Pesawat Udara Keu/Ami = Keuangan / Arus Minyak

BBM = Bahan Bakar Minyak BBK = Bahan Bakar Khusus B. Batasan

Data delivery yang diterima dari IMPD – Umum selambat – lambatnya pada tanggal 6 setiap bulannya dan harus sudah divalidasi oleh Keu/Ami.

VI. Prosedur 1. Keu/Ami

Menerima data dari Inst,Depot/DPPU,Terminal Transit, memvalidasi data delivery dan

mengirimkan ke IMPD untuk konsolidasi. 2. IMPD

Memproses data delivery yang telah divalidasi oleh Keu/Ami dan mengirimkan data delivery ke

Statistik.

3. Ast. Statistik BBM/Adm Penjualan

Menerima data delivery dan dimasukkan ke dalam aplikasi simpatik, divalidasi dan dibuatkan laporan realisasi penjualan. Laporan diteruskan ke Pws Statistik.

4. Pws. Statistik/Adm Penjualan

Menerima laporan dari Ast.BBM, memeriksa dan memaraf laporan dan diteruskan ke Ka. Adm Penjualan.

5. Ka. Adm Penjualan

Menerima Laporan, memeriksa dan memaraf 6. Ka. Penjualan

Menerima Laporan dan menandatangani, mengembalikan ke Pws Statistik.

7. Pws Statistik/ Adm Penjualan

Menerima Laporan yang telah ditandatangani Ka. Penjualan dan menyerahkan ke Ast. BBM untuk diteruskan ke Pertamina Pusat.

8. Ast. Statistik BBM/ Adm Penjualan

Menerima Laporan dan mengirimkan ke Dinas Pemasaran BBM

9. Dinas Pemasaran

Menerima Laporan dari UPMS I VII. Waktu Penyelesaian

Laporan dan analisa Realisasi Penjualan BBM / BBK UPMS – I Medan periode bulanan paling lambat telah dikirim ke Dinas Pemasaran – Pusat tanggal 10 setiap bulannya

B. Pembuatan Laporan dan Analisa Realisasi Penjualan Produk Non BBMUPMS I

I. Unit Kerja / Jabatan / Pelaksana Terkait 1. Dinas Pemasaran Pelumas – Pusat

2. Dinas Pemasaran LPG dan produk khusus 3. Penjualan UPMS – I Medan

4. Keuangan UPMS – I Medan 5. IMPD – Umum

II. Tujuan dan Ruang Lingkup A. Tujuan

Membuat laporan realisasi dan analisis penjualan produk non BBm UPMS – I Medan

B. Ruang Lingkup

Meminta IMPD – Umum mengirimkan data Delivery konsolidasi bulanan UPMS yang telah divalidasi oleh Keu/Ami paling lambat pada tanggal 6 bulan berikutnya agar data Delivery dapat divalidasi oleh statistik penjualan untuk dijadikan reporting realisasi penjualan produk Non BBM periode bulanan dan tahunan.

III. Landasan Kebijakan

Permintaan laporan realisasi penjualan dan Dinas

Pemasaran Pelumas – Pusat. Permintaan Laporan realisasi penjualan dari Dinas Pemasaran LPG dan produk khusus – Pusat.

IV. Prosedur 1. Keu/Ami

Menerima data dari Inst,Depot/DPPU,Terminal Transit, memvalidasi data delivery dan mengirimkan ke IMPD untuk konsolidasi.

Memproses data delivery yang telah divalidasi oleh Keu/Ami dan mengirimkan data delivery ke Statistik. 3. Ast. Statistik BBM/Adm Penjualan

Menerima data delivery dan dimasukkan ke dalam aplikasi simpatik, divalidasi dan dibuatkan laporan realisasi

penjualan. Laporan diteruskan ke Pws Statistik. 4. Pws. Statistik/Adm Penjualan

Menerima laporan dari Ast.BBM, memeriksa dan memaraf laporan dan diteruskan ke Ka. Adm Penjualan.

5. Ka. Adm Penjualan

Menerima Laporan, memeriksa dan memaraf 6. Ka. Penjualan

Menerima Laporan dan menandatangani, mengembalikan ke Pws Statistik.

7. Pws Statistik/ Adm Penjualan

Menerima Laporan yang telah ditandatangani Ka. Penjualan dan menyerahkan ke Ast. BBM untuk diteruskan ke

Pertamina Pusat.

8. Ast. Statistik BBM/ Adm Penjualan

Menerima Laporan dan mengirimkan ke Dinas Pemasaran BBM

9. Dinas Pemasaran

C . Pelayanan Penjualan BBM Online System

I. Unit Kerja / Fungsi / Jabatan Terkait 1. Lembaga Penyalur/ Industri 2. Bank

3. Adm. Penjualan 4. InstalasI L. Deli II. Tujuan

Menjamin terlaksananya pelayanan penjualan BBM kepada Lembaga Penyalur/ Industri berjalan dengan baik dan tetap waktu dan lebih praktis/mudah.

III.Ruang Lingkup

Maksud prosedur Pelayanan Penjualan BBM Online System adalah mengatur tugas dan tanggung jawab petugas dalam melaksanakan kegiatan tersebut sehingga tidak terjadi kesimpang siuran tugas da wewenang.

IV.Pengertian

- Pesanan adalah dokumen yang dikeluarkan UPMS – I dan berfungsi sebagai alat kontrol untuk mengetahui jenis dan jumlah produk yang dipesan.

- Bukti Setor Bank adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti pembayaran yang sah.

V. Prosedur

1. Lembaga Penyalur/Industri

Mengajukan pesanan dan menyetor uang ke Bank 2. Bank

Menerima pesanan, menerima setoran uang tunai, menerbitkan No. KE, meng-entri data untuk PNBP. Mentransfer data ke Penjualan.

3. Adm Penjualan

Memverifikasi data dari Bank dan mentransfer data ke Inst Labuhan Deli

4. Inst Labuhan Deli

Menerima, mengecek data transfer serta mencetak PNBP dan melayani pengambilan BBM

5. Lembaga Penyalur/Industri Menerima Copy PNBP dan BBM

D . Pembuatan Laporan Bulanan KA. Penjualan

I. Unit Kerja/ Jabatan / Pelaksana Terkait 1. Divisi Pemasaran dan Niaga – Pusat 2. General Manager UPMS – I

3. Penjualan UPMS – I 4. Pengadaan UPMS – I

II. Tujuan dan Ruang Lingkup A. Tujuan

Membuat LAPORAN BULANAN KEPALA Penjualan mengenai aktivitas penjualan UPMS – I Medan

B. Ruang Lingkup

Mengumpulkan data aktivitas penjualan dari ADM BBM dan ADM Non BBM, data stock dan objectives thrughput dari fungsi Pengadaan.

III. Landasan Kebijakan

Permintaan laporan aktivitas penjualan dan ketahanan stock BBM di lokasi Supply point oleh Divisi Pemasaran dan Niaga UPMS – I Medan

IV. Prosedur 1. Pengadaan

Mengirimkan data objectives thruput dan ketahanan stock BBM ke MC

2. Adm BBM

Mengirim data aktivitas penjualan BBM ke MC 3. Adm NBBM

Mengirimkan data aktivitas penjualan NBBM ke MC 4. MC

Menerima laporan dari Pengadaan, Adm BBM, Adm NBBM dan membuat laporan bulanan Ka. Penjualan

5. Pws. Statistik

Menerima laporan bulanan yang dibuat MC, memeriksa dan memaraf

6. Ka. Adm Penjualan

Menerima laporan bulanan dari Pws Statistik, memeriksa dan memaraf

7. Ka. Penjualan

Menerima laporan bulanan dari Ka. Adm Penjualan, memeriksa dan memaaf

8. GM

Menerima laporan bulanan yang telah diparaf Ka. Penjualan dan menandatanganinya

9. MC

Menerima laporan bulanan yang telah ditanda tangani GM, mengirimkan ke Pemasaran & Niaga Pusat

10.Pemasaran & Niaga Pusat

Menerima laporan bulanan dari UPMS I

E . Pelayanan Pembelian BBM/ Pelumas TNI – POLRI

I. Unit Kerja / Jabatan / Pelaksana Terkait 1. Mabes TNI – POLRI

2. Angkatan TNI – POLRI 3. Kesatuan TNI – POLDA

4. ADM Penjualan 5. Instalasi

II. Tujuan dan Ruang Lingkup A. Tujuan :

Melayani pembelian BBM/ BBK oleh TNI – POLRI B. Ruang Lingkup

Berlaku untuk semua pembelian produk BBM/ Pelumas III. Prosedur

1. PANGAB/ POLRI

Menerbitkan SA ( Surat Alokasi), diserahkan ke Angkatan TNI/ KAPOLRI

2. Angkatan/ POLRI

Menerima SA, menerbitkan AP2M 3. Kesatuan TNI/ POLDA

Menerrima SP2M, menerbitkan SP3M 4. Adm Penjualan/OB

Menerima SA, SP2M, SP3M dan surat pesanan dari Kesatuan/POLDA, memeriksa, membuatkan PNBP dan menandatanganinya serta mengirimkan ke Instalasi. 5. Instalasi

F . Pelayanan Penjualan BBM Lembaga Penyalur, Industri Non Kontan

I. Unit Kerja / Fungsi/ Jabatan Terkait 1. Konsumen

2. Adm Penjualan 3. Keuangan 4. Bank II. Tujuan

Melayani penjualan BBM kepada konsumen yang telah terdaftar sebagai pelanggan BBM dengan cara kredit

III. Ruang Lingkup

Berlaku untuk semua penjualan produk BBM / BBK IV. Referensi

Panduan Pembekalan BBM V. Pengertian

Sebagai bukti penjualan BBM kepada konsumen L. Penyalur, Industri

VI. Dukomen Terkait - Bukti aplikasi BANK

- PNBP ( Paktur Nota Bon Penyerahan) VII. Prosedur

Memberikan skedul pesanan untuk sejumlah BBM/BBK yang akan diambil, dan menyetorkan uang ke Bank

2. Bank

Menerima setoran Lembaga Penyalur/ Industri, memberikan bukti setoran

3. Keuangan

Menerima bukti setoran, membuatkan daftar saldo dan KP ( Kode Prepayment)

4. Adm. Penjualan

Menerima Skedul BBM/BBK dan memotong jatahnya sesuai dengan pesanan ( yang akan diambil)

Membuat PNBP dan mengesahkannya, memberikan 1 lembar PNBP ke Lembaga Penyalur/Industri

5. Instalasi L. Deli

Menerima PNBP dari Adm Penjualan sebagai dasar penyerahan BBM kepada Lembaga Penyalur/Industri

6. Lembaga Penyalur/Industri

Menerima copy PNBP, membawa ke Instalasi Depot untuk disatukan dengan PNBP Asli Guna pengambilan BBM.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini di berikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Marketing and Trading Internal Auditor Medan.

Setelah menguraikan sistem tata cara organisasi trehadap pelayanan pembelian Bbm dengan teori yang ada, maka penulis dapat menarik kesimpulan:

1. Bagian Marketing and Trading Auditor Medan menyusun tata kerja organisasinya secra terstruktur.

2. Tata kerja Penjualan dimulai dari unit kerja, fungsi, tujuan, ruang lingkup, referensi, pengertian, dokumen terkait, serta prosedurc- prosedur yang harus diikuti dalam hal ini.

B. Saran

Pada akhir penulisan laporan tugas akhir ini, di berikan beberapa saran yang mungkin bermanfaat pada bagian Marketing and Trading Internal Auditor Medan, yaitu.

1. Lebih memperhatikan lagi fungsi jabatan masing – masing, dalam pelaksanaan tugas. Dalam menganalisis, mengevaluasi, mengendalikan sesuatu hal.

2. Meningkatkan lagi kerja sama antar tim, agar tercipta komunikasi yang baik, sehingga memghasilkan kerjaan yang baik pula.

DAFTAR PUSTAKA

Sumber data langsung dari bagian Kantor Marketing and Trading Internal Auditor Medan.

5. Pws. Statistik

Menerima laporan bulanan yang dibuat MC, memeriksa dan memaraf

6. Ka. Adm Penjualan

Menerima laporan bulanan dari Pws Statistik, memeriksa dan memaraf

7. Ka. Penjualan

Menerima laporan bulanan dari Ka. Adm Penjualan, memeriksa dan memaaf

8. GM

Menerima laporan bulanan yang telah diparaf Ka. Penjualan dan menandatanganinya

9. MC

Menerima laporan bulanan yang telah ditanda tangani GM, mengirimkan ke Pemasaran & Niaga Pusat

10.Pemasaran & Niaga Pusat

Menerima laporan bulanan dari UPMS I

E . Pelayanan Pembelian BBM/ Pelumas TNI – POLRI

I. Unit Kerja / Jabatan / Pelaksana Terkait 1. Mabes TNI – POLRI

4. ADM Penjualan 5. Instalasi

II. Tujuan dan Ruang Lingkup A. Tujuan :

Melayani pembelian BBM/ BBK oleh TNI – POLRI B. Ruang Lingkup

Berlaku untuk semua pembelian produk BBM/ Pelumas III. Prosedur

1. PANGAB/ POLRI

Menerbitkan SA ( Surat Alokasi), diserahkan ke Angkatan TNI/ KAPOLRI

2. Angkatan/ POLRI

Menerima SA, menerbitkan AP2M 3. Kesatuan TNI/ POLDA

Menerrima SP2M, menerbitkan SP3M 4. Adm Penjualan/OB

Menerima SA, SP2M, SP3M dan surat pesanan dari Kesatuan/POLDA, memeriksa, membuatkan PNBP dan menandatanganinya serta mengirimkan ke Instalasi. 5. Instalasi

F . Pelayanan Penjualan BBM Lembaga Penyalur, Industri Non Kontan

I. Unit Kerja / Fungsi/ Jabatan Terkait 1. Konsumen

2. Adm Penjualan 3. Keuangan 4. Bank II. Tujuan

Melayani penjualan BBM kepada konsumen yang telah terdaftar sebagai pelanggan BBM dengan cara kredit

III. Ruang Lingkup

Berlaku untuk semua penjualan produk BBM / BBK IV. Referensi

Panduan Pembekalan BBM V. Pengertian

Sebagai bukti penjualan BBM kepada konsumen L. Penyalur, Industri

VI. Dukomen Terkait - Bukti aplikasi BANK

- PNBP ( Paktur Nota Bon Penyerahan) VII. Prosedur

Memberikan skedul pesanan untuk sejumlah BBM/BBK yang akan diambil, dan menyetorkan uang ke Bank

2. Bank

Menerima setoran Lembaga Penyalur/ Industri, memberikan bukti setoran

3. Keuangan

Menerima bukti setoran, membuatkan daftar saldo dan KP ( Kode Prepayment)

4. Adm. Penjualan

Menerima Skedul BBM/BBK dan memotong jatahnya sesuai dengan pesanan ( yang akan diambil)

Membuat PNBP dan mengesahkannya, memberikan 1 lembar PNBP ke Lembaga Penyalur/Industri

5. Instalasi L. Deli

Menerima PNBP dari Adm Penjualan sebagai dasar penyerahan BBM kepada Lembaga Penyalur/Industri

6. Lembaga Penyalur/Industri

Menerima copy PNBP, membawa ke Instalasi Depot untuk disatukan dengan PNBP Asli Guna pengambilan BBM.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini di berikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Marketing and Trading Internal Auditor Medan.

Setelah menguraikan sistem tata cara organisasi trehadap pelayanan pembelian Bbm dengan teori yang ada, maka penulis dapat menarik kesimpulan:

1. Bagian Marketing and Trading Auditor Medan menyusun tata kerja organisasinya secra terstruktur.

2. Tata kerja Penjualan dimulai dari unit kerja, fungsi, tujuan, ruang lingkup, referensi, pengertian, dokumen terkait, serta prosedurc- prosedur yang harus diikuti dalam hal ini.

B. Saran

Pada akhir penulisan laporan tugas akhir ini, di berikan beberapa saran yang mungkin bermanfaat pada bagian Marketing and Trading Internal Auditor Medan, yaitu.

1. Lebih memperhatikan lagi fungsi jabatan masing – masing, dalam pelaksanaan tugas. Dalam menganalisis, mengevaluasi, mengendalikan sesuatu hal.

2. Meningkatkan lagi kerja sama antar tim, agar tercipta komunikasi yang baik, sehingga memghasilkan kerjaan yang baik pula.

DAFTAR PUSTAKA

Sumber data langsung dari bagian Kantor Marketing and Trading Internal Auditor Medan.