Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

SKRIPSI

PERANAN AUDITOR INTERNAL DALAM MEMELIHARA SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT SOCFIN INDONESIA MEDAN

OLEH :

NAMA : ARTHA L TAMBUNAN

NIM : 040503143

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

PERNYATAAN

Dengan ini, saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : “Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT Socfin Indonesia Medan” adalah benar hasil karya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan, atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program S-1 Reguler Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.

Medan,

Yang membuat pernyataan,

Artha L Tambunan NIM : 040503143

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas anugerah dan tuntunan yang senantiasa diberikan dalam menyelesaikan skripsi ini. Saya juga bersyukur untuk setiap penyertaan dan kekuatan yang diberikan dalam menghadapi setiap permasalahan yang timbul dalam pengerjaan skripsi ini. Terimakasih ya Tuhan untuk setiap kasihMu.

Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Adapun judul skripsi ini adalah “Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajamen Mutu Pada PT. Socfin Indonesia Medan.”

Untuk menyelesaikan skripsi ini, penulis telah berusaha sebaik mungkin dengan segenap kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis. Walaupun demikian, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis bersedia menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk menyempurnakan skripsi ini.

Penulis telah mendapat bantuan dan bimbingan baik moril dan materil dari berbagai pihak dalam penyelesaian skripsi ini. Maka pada kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang sebesar – besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis, terutama kepada :

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis dalam proses penyusunan skripsi ini.

4. Bapak Drs, Wahidin Yasin, M.Si, Ak dan Bapak Drs. Chairul Nazwar, MSi, Ak selaku dosen penguji I dan II yang telah membantu penulis melalui saran dan kritik yang diberikan demi kesempurnaan skripsi ini.

5. Kedua orang tua yang sangat saya kasihi Bapak Ir. T. Tambunan dan Mama R. Manurung. Terima kasih untuk semua doa, dukungan baik moril maupun materil yang telah diberikan sejak saya lahir hingga saat ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak. Semoga Tuhan senantiasa melimpahkan berkat dan karuniaNya. Amin

Medan, 29 Juni 2009 Penulis,

Artha L Tambunan NIM 040503143

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan auditor internal dalam memelihara sistem manajemen mutu pada perusahaan.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, teknik pengumpulan data yang digunakan adalah melalui wawancara, dokumentasi, dan kepustakaan.

Hasil penelitian yang dapat disimpulkan menunjukkan bahwa peranan auditor internal sangat bermanfaat dalam memelihara system manajemen mutu pada perusahaan. Kedudukan audit internal berada dibawah Principal Director, sehingga penilaian terhadap pengendalian dilakukan dengan objektif dan independen. Laporan audit mengungkapkan kelemahan yang terjadi dan rekomendasi perbaikan sehingga sistem manajemen mutu yang dijalankan perusahaan akan semakin baik di masa yang akan datang.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

ABSTRACT

The purpose of this research is to recognize the role of audit intern in company to maintain quality management system.

This research use descriptive method. Data type that used are primary data and secondary data, data collecting technique that used are by interviews, documentation, and literature.

The results of this research that can be conclude expressed that the role of audit intern is very useful to maintain the quality management system. The position of audit intern department is below of Principal Director so that appraisal to control is done objectively and independent. Audit report expressed the weakness, recommendation of repair, and success which has been reached so that quality management system perform can improve in the next period.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Batasan dan Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Audit Internal ... 5

B. Fungsi dan Tujuan Internal Audit... 9

C. Independensi Internal Audit ... 13

D. Laporan Internal Audit... 18

E. Pengertian Sistem Manajamen Mutu ... 21

F. Tujuan Sistem Manajamen Mutu. ... 22

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

H. Manfaat Penerapan Sistem Manajamen Mutu ... 25

I. Persyaratan Standar Sistem Manajamen Mutu... 26

J. Kerangka Konseptual... 58

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 60

B. Jenis Data ... 60

C. Teknik Pengumpulan Data ... 61

D. Metode Analisis Data ... 61

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian ... 61

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian ... 62

1. Gambaran Umum Perusahaan ... 62

a. Sejarah Singkat Perusahaan ... 62

b. Struktur Organisasi Perusahaan ... 64

c. Aktivitas Perusahaan ... 81

2. Fungsi dan Tujuan Audit Internal ... 83

3. Prosedur Audit Internal ... 88

4. Independensi Audit Internal ... 90

5. Laporan Audit Internal ... 91

6. Penerapan Sistem Manajamen Mutu ... 92

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

1. Fungsi dan Kedudukan Auditor Internal ... 95 2. Kesesuaian Penerapan Sistem Manajamen Mutu ... 98 3. Peranan Auditor Internal dalam Memelihara

Sistem Manajamen Mutu ... 99

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 105 B. Saran ... 107

DAFTAR PUSTAKA ... 109 LAMPIRAN

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

Gambar 2.1 Internal Audit Department (IAD)

Berada Dibawah Direktur Keuangan 15

Gambar 2.2 Internal Audit Department (IAD)

Berada Dibawah Direktur Utama 16

Gambar 2.3 Internal Audit Department (IAD)

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Halaman

Lampiran 1 Struktur Organisasi PT Socfin

Indonesia Medan 110

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Dewasa ini Indonesia sedang dalam masa perkembangan, sebab itu banyak jenis-jenis usaha yang tumbuh dan berkembang baik jenis usaha jasa, perdagangan, maupun industri yang dilakukan pemerintah maupun swasta. Perkembangan berbagai jenis usaha tersebut merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan pendapatan.

Tujuan utama dari kegiatan usaha bagi perusahaan besar maupun kecil adalah menghasilkan keuntungan atau laba yang dicapai melalui kelancaran operasi kegiatan perusahaan yang bersumber dari perolehan pendapatan yang diterima dari berbagai transaksi penjualan barang dan jasa. Bersamaan dengan itu, meluasnya permasalahn manajemen yang kompleks, serta berkembangnya dunia usaha di indonesia, maka berbagai perusahaan Penanaman Modal Asing mulai berdiri.

Hal ini mengakibatkan persaingan dunia usaha meningkat, sehingga mau tidak mau menuntut kemampuan seorang pemimpin perusahaan untuk mengelola perusahaan secara efektif dan efisien sehingga dapat bersaing dengan perusahaan lain.

Cara lain yang efektif agar perusahaan dapat menghadapi persaingan dengan para kompetitor adalah menjalin hubungan baik dengan konsumen. Konsumen yang semakin cerdas dan kritis dalam menilai kualitas barang dan jasa

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

mendorong para pelaku bisnis untuk selalu mengembangkan strategi bersaingnya agar lebih berfokus pada kualitas produknya.

Barang dan jasa yang berkualitas dapat dihasilkan bila perusahaan menerapkan sistem manajemen yang mengangkat mutu sebagai strategi usaha dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Sedangkan sistem manajemen yang sesuai untuk mengangkat mutu sebagai strategi usaha adalah sistem manajemen mutu yang berfokus pada pelanggan dan continuous improvement dengan didasarkan pada ISO 9001: 2000.

Perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001: 2000 diharuskan untuk melakukan audit mutu. Audit mutu adalah salah satu alat yang digunakan dalam program peningkatan mutu. Audit mutu adalah pengujian yang sistematis dan independen untuk menilai apakah aktivitas mutu dan hasil yang berhubungan dengan mutu memenuhi aturan yang direncanakan dan apakah aturan tersebut diterapkan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan dilakukan audit mutu ketidaksesuaian akan aktivitas manajemen mutu dapat diketahui penyebabnya dan dapat dengan segera diambil tindakan perbaikan. Dengan demikian perusahaan dapat memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggan, dalam arti dapat memenuhi bahkan melebihi kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan. Sehingga resiko adanya keluhan pelanggan dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan. Dengan kata lain, audit mutu yang dilakukan secara teratur dapat membantu perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Sejalan dengan perkembangan perusahaan, pimpinan perusahaan tidak dapat lagi secara langsung mengawasi jalannya sistem manajemen mutu perusahaan. Pimpinan kemudian mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab ini kepada pihak lain yakni pihak auditor internal untuk melakukan audit mutu pada sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh perusahaan. Audit Internal tersebut haruslah audit internal yang memadai dan yang dapat menjamin terpeliharanya sistem manajemen mutu yang telah diterapkan perusahaan tersebut sehingga perusahaan dapat tetap bersing dengan para kompetitor dan hubungan baik dengan para konsumen dapat selalau terjalin dengan baik.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT. Sofin Indonesia Medan”

B. PERUMUSAN DAN BATASAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Apakah Auditor Internal pada PT. Socfin Indonesia Medan sudah berfungsi sebagaimana mestinya dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan?

2. Apakah penerapan Sistem Manajemen Mutu di perusahaan telah sesuai dengan Standar Internasional Sistem Manajemen Mutu?

3. Apakah Auditor Internal sesuai kedudukannya dapat berperan dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT Sofin Indonesia Medan?

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

C. TUJUAN PENELITIAN

Tujuan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui apakah fungsi Auditor Internal pada PT. Socfin Indonesia Medan sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan,

2. Untuk mengetahui apakah penerapan Sistem Manajemen Mutu di perusahaan telah sesuai dengan Standar Internasional Sistem Manajemen Mutu,

3. Untuk mengetahui apakah Auditor Internal sesuai kedudukannya sudah berperan dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT. Socfin Indonesia Medan.

D. MANFAAT PENELITIAN

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:

1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat sebagai bahan masukan yang dapat menambah wawasan mengenai pelaksanaan audit internal dan Sistem Manajamen Mutu di perusahaan.

2. Bagi perusahaan yang diteliti, dimana kesimpulan dan saran-saran yang diajukan oleh penulis dapat bermanfaat bagi Perusahaan dalam meningkatkan sistem manajemen mutu yang baik.

3. Bagi pihak lain, penelitian ini bermanfaat sebagai bahan masukan bagi penelitian sejenis dan bacaan yang bermanfaat untuk menambah wawasan

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Audit Internal

Auditing merupakan kegiatan pemeriksaan dan pengujian suatu pernyataan, pelaksanaan dari kegiatan yang dilakukan oleh pihak independen guna memberikan suatu pendapat. Pihak yang melaksanakan auditing disebut dengan auditor. Pengertian auditing semakin berkembang sesuai dengan kebutuhan yang meningkat akan hasil pelaksanaan auditing.

Dan Guy (2002:5) telah mendefinisikan audit sebagai berikut :

Audit merupakan suatu proses sistematis yang secara obyektif memperoleh dan mengevaluasi bukti yang terkait dengan pernyataan mengenai tindakan atau kejadian ekonomi untuk menilai tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dan kriteria yang telah ditetapkan serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Dilihat dari definisi di atas, unsur penting dalam pelaksanaan auditing adalah proses perolehan serta pengevaluasian bukti-bukti dan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Bukti-bukti yang diperoleh baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan digunakan sebagi bahan evaluasi sehingga hasil audit lebih objektif. Kriteria-kriteria yang ditetapkan digunakan sebagai tolak ukur auditor untuk memberikan pendapatnya yang kemudian dituangkan ke dalam laporan audit. Laporan audit harus dapat memberi informasi kepada para pengguna akan tingkat kesesuaian dari informasi tersebut dengan kriteria-kriteria yang ditetapkan.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Jika dilihat dari pihak yang melakukan pemeriksaan, terdapat dua kelompok auditor yaitu auditor internal dan auditor eksternal. Kedudukan dan tanggung jawab di antara kedua kelompok auditor tersebut sangat berbeda satu sama lain. Seorang auditor internal bekerja pada perusahaan, lembaga pemerintahan, atau perusahaan nirlaba, sedangkan auditor eksternal bekerja pada suatu Kantor Akuntan Publik (KAP). Meskipun pihak yang melakukan internal audit merupakan bagian dari organisasi yang diaudit itu sendiri, tetapi pelaksanaan internal audit harus tetap obyektif dan independen dari aktivitas yang diaudit. Auditor internal umumnya melapor kepada manajer senior atau dewan direksi, sedangkan auditor eksternal hanya memiliki struktur pelaporan yang terbatas kepada kantor akuntan tempat auditor tersebut bekerja dan pihak ketiga (kreditor dan investor).

Untuk dapat memahami dan lebih memperjelas pengertian internal audit secara baik, berikut ini akan dikutip beberapa definisi internal audit. Ikatan Auditor Internal (Institute of Internal Auditors – IIA) dikutip oleh Messier (2005:514), mendefenisikan audit internal sebagai berikut :

Audit internal adalah aktivitas independen, keyakinan obyektif, dan konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi. Audit internal ini membantu organisasi mencapai tujuannya dengan melakukan pendekatan sistematis dan disipilin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas manajemen resiko, pengendalian, dan proses tata kelola.

Definisi ini mengandung pengertian bahwa internal audit merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk membantu manajemen dalam penyediaan informasi, dengan tujuan akhir yaitu menambah nilai perusahaan. Pelaksanaan internal audit dilakukan secara independen dan obyektif yang berarti tidak

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

terpengaruh oleh pihak manapun dan tidak terlibat dalam pelaksanaan kegiatan yang diaudit. Hasil audit yang diperoleh dari pelaksanaan internal audit secara independen dan obyektif tersebut akan dapat diandalkan oleh para pengguna informasi.

Sawyer (2005:10) mengemukakan definisi audit internal yang menggambarkan lingkup audit internal modern yang luas dan tak terbatas sebagai berikut :

Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah :

1. informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan,

2. risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisasi,

3. peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang biasa diterima telah diikuti,

4. kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi,

5. sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis, dan

6. tujuan organisasi telah dicapai secara efektif --semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif.

Definisi ini tidak hanya mencakup peranan dan tujuan auditor internal, tetapi juga mengakomodasikan kesempatan dan tanggung jawab. Definisi tersebut juga memadukan persyaratan-persyaratan signifikan yang ada di Standar dan menangkap lingkup yang luas dari auditor internal modern yang lebih menekankan pada penambahan nilai dan semua hal yang berkaitan dengan risiko, tata kelola, dan kontrol.

Perusahaan yang berkembang di Indonesia memiliki kedudukan yang penting dalam perekonomian dan pembangunan bagi masyarakat Indonesia, maka

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

peran internal audit menjadi semakin penting untuk mengawasi perusahaan secara independen.

Definisi lain menurut Sukrisno (2004:221) mengenai internal audit sebagai berikut :

Internal audit adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku.

Definisi di atas menunjukkan bahwa internal audit telah mengalami perkembangan. Lingkup internal audit tidak lagi hanya terbatas melakukan pemeriksaan di bidang keuangan saja, tetapi juga melakukan pemeriksaan di bidang lainnya seperti pengendalian, kepatuhan, operasional dan lain-lain.

Bertolak dari definisi-definisi di atas, dalam perkembangannya konsep internal audit telah mengalami perubahan. Peranan internal audit sebelumnya hanya sebatas sebagai pengawas di dalam perusahaan yang kerjanya hanya mencari kesalahan, sedangkan saat ini internal audit dapat memberikan saran dan masukan berupa tindakan perbaikan atas sistem yang telah ada. Oleh karena itu, saat ini internal audit dapat juga dikatakan sebagai konsultan perusahaan dalam mencapai tujuannya di masa yang akan datang. Internal auditor harus selalu meningkatkan pengetahuan baik di bidang auditing sendiri maupun pengetahuan di bidang bisnis perusahaan agar dapat memberikan saran dan masukan berupa tindakan perbaikan tersebut.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

B. Fungsi dan Tujuan Internal Audit

Perusahaan perkebunan memiliki kedudukan yang penting dalam perekonomian dan pembangunan, maka fungsi internal audit menjadi semakin penting. Secara umum dapat dikatakan bahwa fungsi internal audit bagi manajemen perusahaan adalah untuk menjamin pelaksanaan operasional yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Di dalam perusahaan, internal audit merupakan fungsi staff, sehingga tidak memiliki wewenang untuk langsung memberi perintah kepada pegawai, juga tidak dibenarkan untuk melakukan tugas-tugas operasional dalam perusahaan yang sifatnya di luar kegiatan pemeriksaan.

Audit internal terlibat dalam memenuhi kebutuhan manajemen, dan staf audit yang paling efektif meletakkan tujuan manajemen dan organisasi di atas rencana dan aktivitas mereka. Tujuan-tujuan audit disesuaikan dengan tujuan manajemen, sehingga auditor internal itu sendiri berada dalam posisi untuk menghasilkan nilai tertinggi pada hal-hal yang dianggap manajemen paling penting bagi kesuksesan organisasi.

Perumusan fungsi internal audit dalam perusahaan biasanya menyangkut sistem pengendalian manajemen, ketaatan, pengungkapan penyimpangan, efisiensi dan efektivitas, manajemen risiko, dan proses tata kelola (good corporate governance).

Fungsi internal audit menjadi semakin penting sejalan dengan semakin kompleksnya operasional perusahaan. Manajemen tidak mungkin dapat mengawasi seluruh kegiatan operasional perusahaan, karena itu manajemen sangat

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

terbantu oleh fungsi internal audit untuk menjaga efisiensi dan efektivitas kegiatan.

Sawyer (2005:32) menyebutkan fungsi internal audit bagi manajemen sebagai berikut :

1. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang tidak dapat diawasi sendiri oleh manajemen puncak.

2. Mengidentifikasi dan meminimalkan risiko. 3. Memvalidasi laporan ke manajemen senior. 4. Membantu manajemen pada bidang-bidang teknis. 5. Membantu proses pengambilan keputusan.

6. Menganalisis masa depan – bukan hanya untuk masa lalu. 7. Membantu manajer untuk mengelola perusahaan.

Tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah untuk membantu semua pimpinan perusahaan (manajemen) dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya. Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut :

1. menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern, dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal

2. memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen

3. memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggung jawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

4. memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya

5. menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen.

6. menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajemen agar internal audit dapat terlaksana efektif dalam membantu manajemen dengan memberikan analisa, penilaian, dan saran mengenai kegiatan yang diperiksanya adalah :

a. Internal audit department harus mempunyai kedudukan independen dalam organisasi perusahaan, yaitu tidak terlibat dalam kegiatan operasional yang diperiksanya.

b. Internal audit department harus mempunyai uraian tugas tertulis yang jelas sehingga dapat mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

c. Internal audit department harus pula memiliki internal audit manual yang berguna untuk :

1) mencegah terjadi penyimpangan pelaksanaan tugas

2) menentukan standar untuk mengukur dan meningkatkan performance 3) memberi keyakinan bahwa hasil akhir internal audit department telah

sesuai dengan requirement kepala internal audit.

d. Harus ada dukungan kuat dari top management kepada Internal audit department, dukungan tersebut dapat berupa :

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2) penempatan audit staf dengan gaji yang menarik

3) penyediaan waktu yang cukup dari top manajemen untuk membaca, mendengarkan dan mempelajari laporan–laporan Internal audit department dan tanggapan yang cepat dan tegas terhadap saran-saran perbaikan yang diajukan

e. Internal audit department harus memiliki sumber daya yang profesional, capable, bisa bersikap objective dan mempunyai integritas serta loyalitas yang tinggi.

f. Internal audit department harus dapat bekerja sama dengan akuntan publik. Hasil kerja satuan audit intern bisa mempercepat dan mempermudah pelaksanaan pekerjaan akuntan publik.

Fungsi audit internal yaitu melakukan evaluasi dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan proses pengelolaan risiko, pengendalian, dan governance, dengan pendekatan yang sistematis, teratur dan menyeluruh. Maksud dari pernyataan tersebut yaitu audit internal membantu organisasi dengan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan pengelolaan risiko dan sistem manajemen mutu. Berdasarkan hasil penilaian risiko tersebut, fungsi audit internal mengevaluasi kecukupan dan efektifitas sistem manajemen mutu, yang mencakup governance, kegiatan operasi, dan sistem informasi organisasi.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

C. Independensi Internal Audit

Salah satu hal yang harus diperhatikan agar suatu perusahaan dapat memiliki departemen audit internal yang efektif adalah departemen audit internal tersebut harus mempunyai kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan.

Sukrisno (2004:227), mengemukakan bahwa independensi internal auditor antara lain tergantung pada :

1. Kedudukan Internal Audit Department (IAD) tersebut dalam organisasi perusahaan, maksudnya kepada siapa IAD bertanggung jawab.

2. Apakah IAD dilibatkan dalam kegiatan operasional.

Jika ingin independen, departemen audit internal tidak boleh terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan. Misalnya tidak boleh ikut serta dalam kegiatan penjualan dan pemasaran, penyusunan sistem akuntansi, proses pencatatan transaksi, dan penyusunan laporan keuangan perusahaan.

Kedudukan departemen internal audit di dalam perusahaan akan menentukan tingkat kebebasannya dalam menjalankan tugas sebagai auditor. Kedudukan ataupun status departemen audit internal dalam suatu organisasi perusahaan mempunyai pengaruh terhadap luasnya kegiatan serta tingkat independensinya didalam menjalankan tugasnya sebagai pemeriksa. Jadi status organisasi dari departemen audit internal harus cukup untuk dapat menyelesaikan tanggung jawab audit.

Departemen audit internal hanyalah akan seefektif seperti yang diinginkan manajemennya jika ia bebas dari aktivitas-aktivitas yang diauditnya. Hal ini hanya akan dapat tercapai bila departemen audit internal mempunyai kedudukan yang memungkinkan baginya untuk mengembangkan sikap independennya

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

terhadap bagian-bagian lain yang harus diperiksanya. Untuk mencapai keadaan seperti ini, maka auditor internal harus memperoleh dukungan dari pihak manajemen dan dewan komisaris.

Terdapat alternatif kedudukan internal auditor dalam perusahaan yaitu sebagai berikut :

1. Internal auditor berada di bawah direktur keuangan.

2. Internal auditor berada di bawah direktur utama yang merupakan staf dari direktur utama.

3. Internal auditor merupakan staf dewan komisaris.

Kedudukan seorang internal auditor juga tidak memiliki wewenang langsung terhadap tingkatan manajemen di dalam organisasi perusahaan, kecuali pihak yang memang berada di bawahnya dalam satuan kerja internal audit itu sendiri.

Untuk lebih dapat menjelaskan tentang kedudukan internal audit (internal audit department) di dalam organisasi perusahaan maupun struktur organisasi dalam satuan kerja internal audit sendiri, maka dapat diperlihatkan gambar berikut di bawah ini :

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

GAMBAR 2.1

Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Keuangan (sejajar dengan Bagian Akuntansi dan Keuangan)

Sumber : Agoes Sukrisno. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Jakarta.2004. hal 243.

RUPS

DEWAN KOMISARIS

DIRUT

DIR. KEU

BAGIAN AKUNTANSI

BAGIAN

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

GAMBAR 2.2

Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Utama IAD merupakan Staf Direktur Utama

Sumber : Agoes Sukrisno. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Jakarta.2004. hal 243.

RUPS

DEWAN KOMISARIS

DIRUT

IAD

DIR. KEU

BAGIAN AKUNTANSI

BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN ANGGARAN

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

GAMBAR 2.3

Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Dewan Komisaris IAD merupakan staf dari Dewan Komisaris

Sumber : Agoes Sukrisno. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Jakarta.2004. hal 243.

RUPS

DEWAN KOMISARIS

DIRUT

IAD

DIR. KEU

BAGIAN AKUNTANSI

BAGIAN KEUANGAN

BAGIAN ANGGARAN

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Internal audit yang independen tidak dibolehkan untuk terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan apalagi kegiatan yang diperiksanya. Sulit bagi seorang auditor untuk memberikan penilaian yang objektif dan independen apabila ternyata ia terlibat dalam kegiatan yang diperiksanya.

Sebagai penilai independen tentang peranan sistem manajemen mutu perusahaan, internal audit hanya menempatkan diri sebagai narasumber dalam pembuatan konsep sistem manajemen mutu. Pihak yang bertanggung jawab penuh dalam perancangan dan implementasi sistem manajemen mutu adalah manajemen dan direksi. Dengan demikian penilaian internal audit terhadap sistem manajemen mutu tetap independen dan objektif, tanpa terlibat langsung dalam perencanaannya.

D. Laporan Internal Audit

Hasil akhir dari pelaksanaan audit internal dituangkan dalam suatu bentuk laporan tertulis melalui proses penyusunan yang baik. Laporan hasil audit internal merupakan suatu alat penting untuk menyampaikan pertanggungjawaban hasil kerja kepada manajemen yaitu sebagai media informasi untuk menilai sejauh mana tugas-tugas yang dibebankan dapat dilaksanakan. Adapun isi atau materi laporan audit internal menurut Boynton (2003:494) yaitu:

a. suatu laporan tertulis yang ditandatangani harus dikeluarkan setelah pemeriksaan audit selesai. Laporan intern itu bisa dalam bentuk tertulis atau lisan dan dapat disampaikan secara formal ataupun informal. b. auditor internal harus membahas kesimpulan dan rekomendasi pada

tingkatan manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan tertulis yang final.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

d. laporan harus menyatakan tujuan, ruang lingkup, dan hasil audit, dan bila tepat, laporan itu juga harus berisi suatu pernyataan pendapat auditor.

e. laporan dapat mencakup rekomendasi untuk perbaikan yang potensial dan mengakui kinerja serta tindakan korektif yang memuaskan.

f. pandangan auditee tentang kesimpulan dan rekomendasi audit dapat disertakan dalam laporan audit.

g. direktur auditing internal atau designee harus mereview dan menyetujui laporan audit final sebelum diterbitkan serta harus memutuskan kepada siapa laporan itu akan dibagikan.

Laporan dari bagian audit internal merupakan suatu alat komunikasi yang di dalamnya terdapat tujuan yang dimulai dari penugasan, luas pemeriksaan, batasan yang dibuat dan juga saran atau rekomendasi kepada pimpinan perusahaan. Tujuan dari laporan audit adalah sebagai berikut:

1. laporan auditor adalah merupakan kesimpulan dari hasil pemeriksaan 2. menyajikan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan yang telah dilakukan 3. sebagai dasar untuk kemudian diambil tindakan oleh manajemen terhadap

penyimpangan yang terjadi.

Untuk mencapai tujuan tersebut maka laporan yang disampaikan haruslah memiliki unsur-unsur berikut ini:

a. Objektif

Laporan yang disusun harus mengungkapkan fakta dengan teliti berdasarkan data yang dapat diuji kebenarannya. Menyampaikan dengan jelas tentang pokok pemeriksaan yang telah dilakukan sehingga dapat diyakini kebenarannya.

b. Clear (jelas)

Laporan disusun dengan menggunakan bahasa yang jelas, tidak menimbulkan kesalahpahaman bagi penggunanya. Menerangkan dengan

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

jelas dan lengkap agar dapat dimengerti oleh pihak-pihak yang menggunakannya.

c. Ringkas

Struktur laporan yang baik melaporkan dengan ringkas pelaksanaan operasional, pengendalian, dan hasil kerja. Laporan itu harus terhindar dari hal-hal yang tidak relevan, tidak material seperti gagasan, temuan, kalimat dan sebagainya yang tidak menunjang tema pokok laporan, namun tetap menjaga kualitas informasi yang disampaikan melalui laporan tersebut sehingga dapat memenuhi kebutuhan pemakainya.

d. Membangun (konstruktif)

Laporan yang bersifat membangun adalah laporan yang sedapat mungkin memaparkan rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengupayakan peningkatan operasi.

e. Tepat waktu

Laporan audit hanya dapat bermanfaat dengan maksimal bila laporan tersebut disajikan pada saat dibutuhkan. Sehingga auditor harus mampu menyajikan laporan yang tepat waktu.

Sebelum disampaikan pada pengguna laporan, peninjauan kembali atas laporan (review) adalah tindakan bijak yang dapat dilakukan audit internal. Hal tersebut bertujuan untuk lebih memastikan kebenaran dan kelengkapannya. Laporan audit akan efektif bila terdapat pelaksanaan tindak lanjut agar proses audit yang berjalan benar-benar memberikan manfaat bagi perusahaan. Untuk itu departemen audit internal bertugas untuk memantau pelaksanaan tindak lanjut,

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

menganalisis kecukupan tindak lanjut disertai identifikasi hambatan pelaksanaanya, dan memberikan laporan atas tindak lanjut tersebut.

E. Sistem Manajemen Mutu

Dewasa ini sistem yang terdapat di dalam organisasi dapat mempengaruhi pelanggan untuk mencoba produk baru yang ditawarkan organisasi, dan kemudian tetap setia untuk terus memakai produk yang ditawarkan organisasi terebut. Semakin mudah pelanggan untuk mendapatkan produk yang ditawarkan organisasi melalui kemudahan sistem yang ada, semakin setia pula pelanggan memakai produk yang ditawarkan organisasi tersebut.

Oleh karena itu, terdapat suatu standar untuk sistem yang diterapkan oleh manajemen, semakin baik sistem yang diterapkam manajemen dalam organisasi, maka semakin mudah bagi organisasi untuk mendapatkan standar Internasional bagi penerapan sistem manajemen di dalam organisasinya. ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari sistem manajemen mutu.

Pengertian Sistem Manajemen Mutu menurut Gasperz (2002;10) adalah sebagai berikut :

“Suatu Sistem Manajemen Mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan Praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi”

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Sistem Manajemen Mutu mendefenisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar.

Sedangkan menurut Stephen (1997;196) ISO 9001:2000 didefenisikan sebagai berikut :

“ISO 9001:2000 is concerned with specifying requirements for a quality system. A quality system is composed of an organizational structure, documented ptrocedures, and tools. The goal is to present attributes of the organization’s structure, procedures and/or tools that must be present in order to satisfy the requirements of ISO 9001:2000”

Sistem Manajemen Mutu menjelaskan bahwa ISO 9001:2000 berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu. Sistem Manajemen Mutu dibentuk dari struktur organisasi, dokumentasi, prosedur dan alat-alat yang terdapat di dalam organisasi. Dan tujuannya adalah untuk memberikan transparansi mengenai struktur organisasi,prosedur, dan alat-alat organisasi yang kemudian dapat memberi kepuasan kepada konsumen.

Dalam hal ini dari dua pengertian yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dikatakan bahwa sistem manajemen mutu merupakan suatu alat yang diterapkan dalam suatu organisasi, yang diterapkan untuk memberikan suatu transparansi mengenai aktivitas dalam organisasi. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan kepuasan, dan dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan dan pasar.

F. Tujuan Sistem Manajemen Mutu

Menurut Gasperz (2002;10) tujuandari sistem manajemen mutu sebagai berikut: 1) Menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Kesesuaian antara kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan pada suatu standar tertentu terhadap proses dan produk yang dihasilkan oleh perusahaan sangat penting.

2) Memberikan kepuasan kepada konsumen melalui pemenuhan kebutuhan dan persyaratan proses dan produk yang ditentukan pelanggan dan organisasi;

Keputusan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif pelanggan. Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan, segenap personil organisasi dituntut untuk memliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing.

G. Beberapa langkah dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu

Penerapan suatu proses dalam suatu organisasi biasanya memiliki beberapa langkah, untuk kasus penerapan sistem manajemen mutu menurut Gasperz (2002;10) urutan-urutan yang diberikan hanya merupakan suatu petunjuk, yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak harus berurut, tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi semua langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten. Dan langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1) Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen mutu itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal ini, sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dapat diplih. 2) Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari

organisasi (top management commitment). Implementasi dari sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi dan semua standar sistem manajemen mutu membuthkan komitmen ini agar dapat didokomentasikan. Komitmen organsasi terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernyataan kebijakan mutu organisasi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. 3) Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite

pengarah (steering committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua manajer senior harus berpartisipasi aktif dan paham secara benar tentang persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

4) Menugaskan wakil manajemen (management representative). Organisasi harus menugaskan wakil manajemen, yang bebas dari tanggung jawab lain, seerta harus mendefenisikan wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu itu diterapkan dan dipelihara.

5) Menetapkan tujuan-tujuan mutu dan implementasi sistem. Tidak ada metode baku atau tunggal dari implementasi sistem manajemen mutu dalam organisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedur-prosedur kerja) harus merupakan tanggung jawab dari semua anggota organisasi dan dilakukan secara benar dari awal.

6) Meninjau ulang sistem manejemen mutu yang sekarang. Berkaitan dengan hal ini perlu dilakukan suatu audit sistem atau penilaian terhadap sistem manajemen mutu yang ada.

7) Mendefenisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan suatu sistem manajemen mutu menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk suautu organisasi melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang struktur manajemen yang ada.

8) Menciptakan keasadaran mutu (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. Kesadaran mutu dapat dibangkitkan melalui serangakaian pelatihan tentang mutu guna menjawab pertanyaan-pertanyaan: apa itu mutu?, mengapa perlu memiliki sistem manajemen mutu?, apa itu manual mutu?, mengapa harus mendokumentasikan sistem manajemen mutu dalam prosedur sistem dan prosedur-prosedur kerja terperinci?, apa itu kebijakan mutu organisasi?, mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi sistem manajemen mutu?, dan lain-lain.

9) Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen mutu dalam manual (buku panduan) mutu. Hal ini berkaitan dengan peninjauan ulang secara singkat dari sistem manajemen mutu itu dan apakah kebijakan dan dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam sistem manajemen.

10) Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur. Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir dari aktivitas bisnis organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi.

11) Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur oprasional atau prosedur terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik terhadap produk, aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan pada lokasi kerja sehingga mudah dibaca oleh karyawan atau pekerja yang terkait.

12) Memperkenalkan dokumentasi. sekali manual mutu dan prosedur-prosedur telah disepakati , maka implementasi dari praktek-praktek sistem manajemen mutu pada tingkat manajemen dapat dilakukan. 13) Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. Tahap ini

akan menjadi sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dari sistem manajemen mutu.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

14) Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen mutu. Peninjauan ulang sistem manajemen mutu diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu.

H. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Dalam menerapkan suatu proses di organisasi selalu memiliki mafaat, dean menurut Gasperz (2002;17) terdapat beberapa manfaat dari penerapan sistem manajemen mutu yaitu:

1) Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan mutu telah direncanakan dengan baik.

2) Perusahaan yang telah bersertifikatkan ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.

3) Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodic agar registrar dari lembaga registrasi sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sitem manajemen mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem manajemen mutu oleh pelanggan.

4) Perusahaan yang telah memperoleh serifikat ISO9001:2000 secara otomati terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin menacari pemasok yang bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga rengistrasi. Jika perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu berarti membuka kesempatan pasar baru.

5) Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operai internal menjadi lebih baik.

6) Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.

7) Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefenisi secara baik.

8) Terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku tiga tahun.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

I. Persyaratan Standar dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

Karena sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen mutu yang berfokus pada pelanggan dan proses, maka pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan standar dari ISO 9001:2000 ini akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu secara sistematik untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan peningkatan terus menerus.

Menurut Gasperz (2002;26-56) berikut klausal-klausal ISO9001:2000 yang penting dan harus dperhatikan oleh manajemen organisasi :

1) Klausal 1. RUANG LINGKUP a) Klausal 1.1 Umum

Ruang lingkup dari ISO 9001:2000 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam hal ini persyaratan-persyaratan standar telah menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui efektifitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk peningkatan terus-menerus dan jaminan kesesuaian.

b) Klausal 1.2 Aplikasi

Klausal ini merupakan klausal baru dan merupakan suatu deskripsi umum tentang aplikasi dari standar internasional ISO 9001:2000. Apabila ada persyaratan-persyaratan dari standar internasional ISO 9001:2000 yang tidak dapat diterapkan karena keadaan organisasi dan produknya, maka persyaratan itu dapat dipertimbangkan atau dikeluarkan. Bagaimanapun juga, persyaratan-persyaratan yang tidak

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

dapat diterapkan itu hanya dibatasi pada persyaratan-persyaratan klausal 7 (Realisasi Produk, dan jika ditemukan persyaratan-persyaratan di luar Klausal 7 (Realisasi Produk) yang tidak diterapkan, maka sistem manajemen mutu organisasi itu dianggap tidak memenuhi persyarata-persyaratan Standar Internasional ISO 9001:2000.

2) Klausal 2. REFERENSI NORMATIF

Klausal ini hanya memutar referensi-referensi dari ISO 9001:2000. 3) Klausal 3. ISTILAH DAN DEFENISI

Kausal ini menyatakan bahwa istilah dari definisi-definisi yang diberikan dalam ISO 9001:2000 (Quality management systems-Fundamentals and vocabulary), diterapkan pada ISO 9001:2000. istilah “organisasi” menggantikan istilah “pemasok”, yang digunakan dalam ISO 9001:1994, dan mengacu pada unit dimana Standar Internasional ISO 9001:2000 ini diterapkan. Demikian pula, istilah “pemasok” menggantikan istilah “subkontraktor. Istilah produk dalam Standar Internasional ISO 9001:2000 dapat berarti barang dan/ atau jasa (good and/ or service).

4) Klausal 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU a) Klausal 4.1 Persyaratan Umum

Klausal ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus (continual improvement). Manajemen organisasi harus menetapkan langkah-langkah untuk implementasi sistem manajemen

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

mutu ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus-menerus melalui:

a) Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu, dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi;

b) Menetapkan sekuens dan interaksi dari proses-proses ini;

c) Menetapkan criteria dan metode-metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas operasional dan pengendalian proses di atas; d) Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang

diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari proses-proses ini;

e) Mengukur, memantau dan menganalisis proses-proses ini; dan f) Menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai

hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus-menerus dari proses-proses ini.

b) Klausal 4.2 Persyaratan Dokumentasi

a) Klausal 4.2.1 Umum

Klausal ini menyatakan bahwa sistem manajemen mutu membutuhkan dokumentasi. Dokumentasi merupakan proses untuk menghasilkan dokumen-dokumen, di mana dokumen dalam ISO 9001:2000 didefenisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya.

Dokumentasi system manajemen mutu harus mencakup : a) Pernyataan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Manual (buku panduan) mutu. Manual mutu merupakan dokumen yang menspesifikasikan sistem manajemen mutu dari suatu organisasi.

c) Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000. Prosedur didefenisikan sebagai cara yang dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau suatu proses. Prosedur dapat didokumentasikan atau tidak. Beberapa prosedur tertulis standar yang dibutuhkan oleh ISO 9001:2000 adalah : pengendalian dokumen, pengendalian catatan mutu, audit internal, pengendalian nonkonformans, tindakan korektif, dan tindakan preventif.

d) Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam organisasi agar menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan pengendalian proses-proses, termasuk proses-proses di luar organisasi (outsource), apabila proses itu mempengaruhi mutu produk sesuai persyaratan yang diterapkan.

e) Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internsional ISO 9001:2000. Catatan didefenisikan sebagai dokumen yang menyatakan hasil-hasil yang dicapai atau memberikan bukti dari aktivitas yang dilakukan.

b) Klausal 4.2.2 Manual Mutu

Klausal ini telah dikembangkan dan mencakup persyaratan untuk suatu organisasi menspeisifikasikan dan mempertimbangkan

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

persyaratan yang tidak dapat diterapkan dalam Manual Mutu dari organisasi itu. Manual mutu harus merupakan suatu deskripsi dari sekuens dan interaksi proses-proses yang tercakup dalam sistem manajemen mutu dan outline dari struktur pendokumentasian yang digunakan dalam sistem manajemen mutu. Dengan demikian, Manual Mutu harus memperhatikan hal-hal berikut :

a) Ruang Lingkup dari Sistem Manajemen Mutu 9001:2000

b) Hal-hal yang berkaitan dengan Klausal 7 (Realisasi Produk) yang dikeluarkan berdasarkan pertimbangan karena tidak dapat diterapkan dalam organisasi.

c) Prosedur-prosedur tertulis atau referensi-referensi yang terkait dengan prosedur-prosedur itu.

d) Deskripsi dari sekuens dan interaksi dari proses yang tercakup dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, berkaitan dengan relevensi terhadap aktivitas organisasi, cakupannya, kompleksitas operasional dan kompetensi personel.

c) Klausal 4.2.3 Pengendalian Dokumen

Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumen yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen harus memperhatikan hal-hal berikut:

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Peninjauan-ulang, pembaharuan apabila diperlukan, dan persetujuan-ulang dokumen-dokumen.

c) Identifikasi status revisi dari dokumen-dokumen.

d) Menjamin bahwa versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan itu tersedia pada tempat-tempat yang diperlukan. e) Menjamin bahwa dokumen-dokumen itu dapat dibaca,

teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali.

f) Menjamin bahwa dokumen-dokumen yang usang atau tidak berlaku lagi, dan menerapkan cara identifikasi yang tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu.

d) Klausal 4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu

Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan mutu yang dibutuhkan untuk manajemen proses-proses. Beberapa catatan mutu yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000, adalah :

1) Hasil-hasil peninjauan ulang manajemen.

2) Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, keterampilan dan pengalaman, kompetensi personel.

3) Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

4) Hasil-hasil dari peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut dari hasil peninjauan-ulang itu.

5) Hasil-hasil dari input desain dan pengembangan yang terkait dengan hasil produk.

6) Hasil-hasil peninjauan-ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan.

7) Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan.

8) Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan.

9) Hasil-hasil peninjuan-ulang perubahan desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan. 10) Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak lanjut yang

diperlukan berdasarkan hasil evaluasi itu.

11) Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan output tidak dapat diverifikasi oleh subsekuens pemantauan atau pengukuran. 12) Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur

(traceability) produk itu diperlukan.

13) Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai penggunaan.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

14) Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional.

15) Validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran.

16) Hasil-hasil dari kalibrasi dan verifikasi peralatan pengukuran. 17) Hasil-hasil audit internal beserta tindak lanjut yang dilakukan

berdasarkan hasil audit internal itu.

18) Pernyataan dari orang yang berwenang mengeluarkan atau meluluskan produk.

19) Keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil, termasuk konsesi atau kelonggaran yang diperoleh.

20) Hasil-hasil dari tindakan korektif. 21) Hasil-hasil dari tindakan pencegahan. 5) Klausal 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

a) Klausal 5.1 Komitmen Manajemen

Klausal ini menekankan pada komitmen manajemen puncak (top management commitment). Manajemen organisasi harus memberikan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 melalui hal-hal berikut:

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

a) Memiliki kesadaran yang cukup terhadap persyaratan-persyaratan dan peraturan-peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkup organisasi dari produk yang ditawarkan.

b) Memulai atau mengajukan tindakan/ukuran-ukuran serta mengkomunikasikannya ke seluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan.

c) Menetapkan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan Tujuan Mutu (Quality Objectives).

d) Meninjau-ulang persyaratan-persyaratan sumber daya, memiliki ukuran-ukuran dan data serta pada saat yang sama menyediakan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan-tujuan mutu.

e) Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu.

f) Melakukan Peninjauan-ulang Manajemen (Management Review) pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000.

b) Klausal 5.2 Fokus Pelanggan

Klausal ini memaksa keterlibatan Manajemen Puncak yang harus menjamin kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. Manajemen organisasi harus memiliki metodologi yang menjamin bahwa kebuthan-kebutuhan dan ekspektasi pelanggan telah ditetapkan melalui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan dikonversikan ke dalam

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

persyaratan-persyaratan serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan.

c) Klausal 5.3 Kebijakan Mutu

Klausal ini dibuat untuk menjamin bahwa manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mutu. Kebijakan Mutu yang dirumuskan harus mamberikan perhatian utama pada komitmen manajemen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan meningkatkan terus-menerus efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta memberikan suatu kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan-ulang tujuan-tujuan mutu.

Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut agar memenuhi persyaratan-persyaratan dalam klausal 5.3 tentang Kebijakan Mutu :

a) Memiliki kebijakan Mutu dari organisasi.

b) Kebijakan Mutu itu ditandatangani oleh manajemen puncak. c) Kebijakan Mutu itu sesuai dengan tujuan dari organisasi.

d) Kebijakan Mutu itu mencakup pertanyaan komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan, kepuasan pelanggan dan peningkatan terus menerus.

e) Kebijakan Mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai. f) Menetapkan mekanisme untuk meninjau-ulang kesesuaian

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

g) Mengendalikan Kebijakan Mutu. d) Klausal 5.4 Perencanaan

a) Klausal 5.4.1 Tujuan Mutu

Klausal ini menetapkan tujuan-tujuan mutu, pada fungsi dan tingkat (level) yang relevan di dalam organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Tujuan-tujuan mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan Kebijakan mutu untuk peningkatan terus menerus. Konsep SMART (Specific,Measureable,Achievable,Result-oriented,Timely)

sebaiknya diterapkan dalam menetapkan tujuan-tujuan mutu, yang berarti tujuan-tujuan mutu harus ditetapkan secara:

a) Spesifik (bukan bersifat umum). b) Dapat diukur

c) Dapat dicapai.

d) Berorientasi pada pencapaian hasil.

e) Tepat waktu untuk mencapai tujuan itu (ada batas waktu yang jelas untuk pencapaian tujuan mutu itu).

b) Klausal 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Di dalam klausal ini manajemen puncak harus menjamin bahwa perencanaan Sistem Manajemen Mutu dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan dalam klausal 4.1, tujuan-tujuan kualitas, dan integritas dari Sistem Manajemen Mutu ISO

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

9001:2000 tetap terpelihara apabila perubahan-perubahan pada Sistem Manajemen Mutu itu direncanakan dan dilaksanakan.

Perencanaan mutu itu harus konsisten dengan semua persyaratan lain dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan didokumentasikan dalam suatu format yang sesuai dengan praktek pengoperasian organisasi. Dan disarankan untuk menggunakan konsep RHUMBA (Realistic, Humanistic, Understandable, Measureable, Behavioral, Attainable) ketika merencanakan mutu organisasi, yang berarti harus bersifat:

a) Realistik – ambisius yang menentang (bukan angan-angan). b) Humanistik – memperhatikan aspek sumber daya manusia. c) Dapat dipahami oleh seluruh anggota organisasi.

d) Memiliki ukuran-ukuran (indicator pengukuran) yang jelas. e) Dapat ditindaklanjuti sampai pada rencana tindakan (action

plan) menggunakan 5W-2H (What, Where, When, Who, Why, How, How-much).

f) Dapat dicapai apabila rencana itu dilaksanakan.

Organisasi harus memberikan pertimbangan pada isi-isu berikut, secara tepat, ketika melakukan perencanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, agar mampu memenuhi persyaratan-persyaratan mutu yang dispesifikasikan :

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Alokasi sumber-sumber daya spesifik, tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan;

c) Proses-proses yang merupakan praktek pengoperasian organisasi dan prosedur-prosedur beserta instruksi-instruksi tertulis spesifik mana yang diterapkan, termasuk mempertimbangkan proses-proses dari persyaratan-persyaratan dalam Klausal 7 (Realisasi Produk) dari ISO 9001:2000 yang dikeluarkan karena tidak dapat diterapkan dalam organisasi (Klausal 1.2 dari ISO 9001:2000);

d) Identifikasi dan akuisisi (tambahan) dari setiap peralatan, sumber-sumber daya dan keterampilan yang mungkin dibutuhkan;

e) Identifikasi dari verifikasi (pengujian) yang sesuai pada tahap-tahap yang tepat selama realisasi dan penyerahan produk agar memenuhi kebutuhan pelanggan;

f) Klarifikasi (penjelasan atau uraian) dari standar-standar penerimaan untuk semua persyaratan mutu, termasuk pertimbangan-pertimbangan subyektif yang ada;

g) Keperluan untuk dan penyiapan catatan-catatan mutu; dan h) Peningkatan terus menerus dari Sistem Manajemen Mutu. e) Klausal 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Klausal ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut:

a) Mengidentifikasi fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan pencapaian efektivitas sistem manajemen mutu.

b) Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi.

c) Membuat struktur organisasi yang secara tegas dan jelas mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional. d) Mendefenisikan tanggung jawab dan wewenang serta

mengkomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000.

b) Klausal 5.5.2 Wakil Manajemen

Klausal ini secara tegas menyatakan bahwa manajemen puncak harus mengangkat secara formal seseorang anggota manajemen, yang bebas dari tanggung jawab lain, serta memiliki wewenang yang didefenisikan secara tegas dan jelas, untuk menjamin efektivitas Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000.

Dengan demikian seorang wakil manajemen harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi :

a) Jaminan bahwa proses-proses dari Sistem Manajemen Mutu diterapkan dan dipelihara.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Laporan kepada manajemen tentang kinerja dari Sistem Manajemen Mutu, termasuk kebutuhan-kebutuhan untuk peningkatan.

c) Promosi kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan pelanggan ke seluruh organisasi.

c) Klausal 5.5.3 Komunikasi Internal

klausal ini menyatakan bahwa manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000.

f) Klausal 5.6 Peninjauan-Ulang Manajemen a) Klausal 5.6.1 Umum

Klausal ini menyatakan bahwa manajemen puncak harus meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta menetapkan dan merencanakan periode waktu peninjauan ulang manajemen agar menjamin keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas dari sistem manajemen mutu.

b) Klausal 5.6.2 Input Peninjauan Ulang

Klausul ini menyatakan bahwa input peninjauan ulang manajemen harus meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan terus – menerus, yang berkaitan dengan :

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

1) Hasil – hasil audit; 2) Umpan balik pelanggan;

3) Kinerja proses dan kesesuaian produk; 4) Status dari tindakan korektif dan preventif;

5) Tindak lanjut dari peninjauan ulang manajemen yang lalu; 6) Perubahan – perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem

Manajemen Mutu.

c) Klausal 5.6.3 Output Peninjauan Ulang

Klausal ini menyatakan bahwa output peninjauan ulang manajemen harus mencakup tindakan – tindakan yang berkaitan dengan :

a) Peningkatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 beserta proses – prosesnya;

b) Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan; c) Sumber – sumber daya yang diperlukan.

6) Klausal 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA a) Klausal 6.1 Penyediaan Sumber Daya

Klausal ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus menetapkan dan memberikan sumber – sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk menerapkan dan mempertahankan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta meningkatkan efektivitasnya terus menerus, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Klausal 6.2 Sumber Daya Manusia a) Klausal 6.2.1 Umum

Klausal ini menyatakan bahwa personel yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas harus didefenisikan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan, pengalaman.

b) Klausal 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan

Ruang lingkup dari klausal ini telah dikembangkan sehingga mencakup tidak hanya kebutuhan pelatihan, tetapi juga kompetensi dan kesadaran. Manajemen organisasi harus memperhatikan hal – hal berikut :

a) Mengidentifikasi dan menerapakan kebutuhan kompetensi untuk personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kualitas produk;

b) Memberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi kebutuhan kompetensi itu serta melakukan evaluasi efektivitas dari tindakan yang dilakukan itu;

c) Menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya aktivitas mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu;

d) Memelihara catatan-catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja dari personel.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

c) Klausal 6.3 Infrastrukstur

Klausal ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastrukturnya yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup :

a) Bangunan, ruang kerja dan fasilitas yang sesuai;

b) Peralatan proses ( perangkat kerja dan perangkat lunak); c) Pelayanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi). d) Klausal 6.4 Lingkungan Kerja

Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus mendefenisikan lingkungan kerja yang sesuai serta menetapkan dan mengelola lingkungan kerja itu untuk mencapai kesesuain terhadap persyaratan produk.

7) Klausal 7. REALISASI PRODUK

a) Klausal 7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus manjamin bahwa proses realisasi produk berada dibawah pengendalian, agar memenuhi persyaratan produk. Manajemen organisasi harus memperhatikan beberapa aspek berikut :

a) Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi produk :

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

a) Tujuan kualitas untuk produk;

b) Kebutuhan menetapkan proses-proses dan dokumentasi serta memberikan sumber-sumber daya dan fasilitas yang spesifik terhadap produk;

c) Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta criteria untuk penerimaan produk;

d) Catatan-catatan yang diperlukan agar memberikan keyakinan akan kesesuaian dari proses-proses dan produk yang dihasilkan.

b) Merencanakan agar realisasi produk konsisten dengan persyaratan-persyaratan lain dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metode-metode operasional yang digunakan organisasi.

c) Memperhatikan apabila ada persyaratan-persyartan dalam Klausal 7 (Realisasi Produk) dari ISO 9001:2000 yang tidak dapat diterapkan oleh organisasi dan telah dipertimbangkan untuk dikeluarkan (tidak diterapkan), maka persyaratan itu telah dinyatakan dan didefenisikan dalam Manajemen Mutu.

b) Klausal 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan

a) Klausal 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Di bawah klausal ini, tiga persyaratan baru telah ditambahkan dalam proses penentuan kebutuhan pelanggan. Persyaratan-persyaratan baru itu adalah :

a) Persyaratan-persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasi atau diterapkan dalam penggunaan, seperti : ketersediaan, penyerahan, petunjuk penggunaan produk, dukungan tekhnikal,dll;

b) Persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang terkait dengan produk;

c) Persyaratan tambahan lain yang ditemukan oleh organisasi.

b) Klausal 7.2.2 Peninjuan-ulang persyaratan yang Terkait dengan

Pelanggan

Klausal ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus melakukan hal-hal berikut :

a) Meninjau ulang persyaratan-persyaratan dari pelanggan dan persyaratan lain yang ditentukan oleh organisasi sebelum memberikan komitmen untuk melawan produk;

b) Menetapkan tahap-tahap peninjauan ulang (seperti pengajuan tender, penerimaan kontrak atau pesanan);

c) Menjamin bahwa proses peninjauan ulang memperhatikan hal-hal berikut :

1) persyaratan produk telah didefenisikan dengan tepat;

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2) dalam hal pelanggan memberikan persyaratan berbentuk persyaratan tidak tertulis, persyaratan itu telah ikonfirmasikan sebelum penerimaan persyaratan itu, dan seyogianya persyaratan itu dicatat;

3) persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari persyaratan-persyaratan terdahulu yang dispesifikasikan (misalnya dalam tender) telah diselesaikan kembali;

4) organisasi harus memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang didefenisikan.

d) Menjamin bahwa proses peninjuan-ulang terhadap perubahan persyaratan-persyaratan produk telah dilakukan dan disadari oleh personel yang relevan dalam organisasi; e) Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil peninjauan

ulang dan tindak lanjut yang berkaitan.

c) Klausal 7.2.3 Komunikasi Pelanggan

Klausal ini merupakan persyaratan baru. Organisasi harus menetapkan dan menerapkan peraturan-peraturan yang efektif untuk mengkomunikasikan dengan pelanggan. Komunikasi dengan pelanggan harus berkaitan dengan :

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Pencarian informasi, kontrak atau penanganan pesanan termasuk tambahan-tambahan yang ada;

c) Umapn-balik dari pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan.

c) Klausal 7.3 Desain dan Pengembangan

a) Klausal 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan

Klausal ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut :

a) Merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk;

b) Menetapkan perencanaan desain dan pengembangan yang memperhatikan;

1) Tahap-tahap proses desain dan pengembangan;

2) Aktivitas-aktivitas peninjuan ulang, verifikasi dan validasi yang tepat pada setiap tahap desain dan pengembangan;

3) Tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan aktivitas desain dan pengembangan.

c) Mengelola keterkaitan antara kelompok-kelompok yang berbeda yang terlibat dalam aktivitas desain dan pengembangan, agar menjamin efektivitas komunikasi dan kejelasan tanggung jawab;

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

d) Memperbaharui output dari aktivitas perencenaan desain dan pengembangan itu, demikian pula kemajuannya.

b) Klausal 7.3.2 Input Desain dan Pengembangan

Klausal ini mengharuskan manajemen organisasi untuk melakukan hal-hal berikut :

a) Mendefenisikan, mendokumentasikan, dan meninjau ulang secara tepat terhadap input yang berkaitan dengan persyaratan produk;

b) Memberikan perhatian utama pada aspek berikut : 1) Persyaratan-persyaratan fungsional dan kinerja;

2) Persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang dapat diterapkan;

3) Informasi relevan yang diturunkan dari desain dan pengembangan produk serupa terdahulu;

4) Persyaratan lain yang penting untuk desain dan pengembangan.

c) Mengidentifikasi dan menyelesaikan kembali semua ketidaklengkapan, ketidakjelasan atau persyaratan-persyaratan yang saling bertentangan selama peninjauan-ulang.

c) Klausal 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan Output desain dan pengembangan harus :

a) Memenuhi persyaratan-persyaratan input desain dan pengembangan;

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

b) Memberikan informasi yang tepat untuk pengoperasian produk dan pelayanan;

c) Memiliki criteria penerimaan (acceptance criteria) produk; d) Mendefenisikan karakteristik produk yang penting dan

berkaitan dengan keselamatan atau keamanan dan penggunaan yang tepat dari produk.

d) Klausal 7.3.4 Peninjauan-Ulang Desain dan Pengembangan Proses peninjuan ulang harus memperhatikan :

a) kesesuaian dari output desain dan pengembangan terhadap persyaratan input desain dan pengembangan;

b) Area masalah dan kelemahan potensial;

c) Setiap kekurangan atau kelemahan yang teridentifikasi dalam setup proyek atau operasi dari proses desain dan pengembangan;

d) Tindakan-tindakan yang diperlukan sebagai suatu hasil dari peninjauan ulang.

e) Klausal 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan

Menurut klausal ini, pada tahap-tahao yang tepat dari desain dan pengembangan, verifikasi harus dilakukan untuk menjamin bahwa output desain dan pengembangan itu memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

e) Klausal 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan

Menurut klausal ini, validasi desain dilakukan untuk menjamin produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan-persyaratan penggunaan dari produk itu. Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan harus dicatat dan didokumentasikan.

g) Klausal 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan

Pengembangan

Klausal ini sekarang menuntut organisasi untuk menentukan dampak dari perubahan-perubahan pada komponen utama dan produk yang telah diserahkan. Perubahan-perubahan desain dan pengembangan harus ditinjau ulang, diverifikasi, divalidasi, dan disetujui sebelum implementasi. Hasil-hasil tersebut harus dicatat dan didokumentasikan.

d) Klausal 7.4 Pembelian

a) Klausal 7.4.1 Proses Pembelian

Menurut klausal ini, manajemen organisasi harus melakukan hal-hal berikut :

a) Mengendalikan proses pembeliannya agar menjamin produk yang dibeli sesuai dengan persyaratannya;

b) Mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan pemasok berdasarkan kemampuan mereka menawarkan produk berkaitan dengan persyaratan-persyaratan organisasi;

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

c) Mendefenisikan criteria untuk pemilihan dan evaluasi periodic terhadap pemasok;

d) Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil dari evaluasi pemasok dan tindak lanjut yang sesuai.

b) Klausal 7.4.2 Informasi Pembelian

Menurut klausal ini organisasi harus mendefenisikan hal-hal pokok dan penting dalam dokumen pembelian.

c) Klausal 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli

Menurut klausal ini, organisasi harus mengidentifikasi dan menerapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produk-produk yang dibeli, serta menspesifikasikan peraturan verifikasi yang diinginkan.

e) Klausal 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan

a) Klausal 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Menurut Klausal ini, organisasi harus mengendalikan produksi dan pelayanan melalui :

a) Menyediakan informasi yang menspesifikasikan karakteristik dari produk;

b) Apabila diperlukan, menyediakan instruksi-instruksi kerja; c) Menggunakan dan memelihara peralatan yang sesuai untuk

produksi dan pelayanan;

d) Menyediakan dan menggunakan peralatan pengukuran dan pemantauan;

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

2. Internal Audit melakukan pemeriksaan secara rutin dalam satu periode tahun buku. Jadwal pemeriksaan dituangkan dalam program audit yang dibuat oleh Bahagian Internal Audit sendiri. Setiap Bahagian di Kantor Besar dan seluruh kebun, minimal dilakukan pemeriksaan satu kali dalam satu periode tahun buku pemeriksaan. Dan terdapat juga pemeriksaan yang dilakukan untuk hal-hal yang mendadak dan dianggap sangat diperlukan dengan segera demi kepentingan perusahaan.

3. Kesesuaian penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan standar internasional Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang berlaku telah sangat sesuai. Hal ini dapat dilihat dari Sistem Manajemen Mutu, Tanggung Jawab Manajemen, Sumber Daya, Realisasi Produk, dan Pengukurun, analisis dan penilaian atas sertifikasi yang didapat oleh PT. Socfin Indonesia telah sesuai dengan syarat-syarat standar Internasional Sistem Manaajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah ditetapkan.

4. Peranan Internal Audit sangat bermanfaat dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu. Hal ini dapat dilihat dari sasaran dan ruang lingkup tugas satuan kerja internal audit yang mengajukan bidang penerapan ISO 9001:2000 pada lingkup penugasannya yaitu dengan melakukan penilaian dan evaluasi terhadap penerapan Sistem Manajamen Mutu ISO 9001:2000 oleh pelaku-pelaku bisnis dalam perusahaan termasuk penilaian atas kebijakan penerapan Sistem Manajamen Mutu yang telah ditetapkan perusahaan.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

B. Saran

Untuk mengakhiri penulisan skrpsi ini, penulis mencoba memberikan beberapa saran sebagai berikut :

1. Internal Audit tetap dipertahankan kedudukannya bertanggung jawab langsung kepada Principal Director. Hal ini untuk menjamin tingkat independensi dan lebih memberikan ruang lingkup yang luas dan bebas untuk melakukan pemeriksaan pada semua kegiatan bisnis dalam perusahaan, dan untuk meningkatkan efektifitas pemeriksaan, dirasa perlu untuk menambah staff Bahagian Internal Audit agar sebanding dengan luas sasaran pemeriksaan yang meliputi wilayah Aceh dan Sumut, tetapi dalam hal perekrutan staff Bahagian Internal Audit perlu dilakukan dengan cermat dengan memperhatikan kompetensi dan pengalaman dari calon staff.

2. Untuk meningkatkan kemampuan staff Bahagian Internal Audit, perlu dilakukan pelatihan, bimbingan, kursus-kursus dan seminar secara berkala bagi auditor internal perusahaan sesuai dengan perkembangan dunia bisnis. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan staff mengenai teori dan praktek audit.

3. Pihak Manajemen harus tetap mempertahankan penerapan Sistem Manajamen Mutu ISO 9001:2000 yaitu dengan tetap memberikan pelatihan-pelatihan terhadap karyawan yang telibat dalam urusan ISO seperti urusan Processing, Rubber Quality dan Influent Treatment serta urusan Processing FRF, PKOF, Amdal, ISO, Transportasi Produksi.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

4. Peranan Auditor Internal sangat membantu perusahaan khususnya manajemen dalam pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu sehingga harus tetap mempertahankan keberadaan Auditor Internal. Selain itu, manajemen besera Principal Director harus memberikan dukungan penuh terhadap auditor internal agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, salah satu caranya dengan mengadakan program pendidikan dan pelatihan bagi auditor internal untuk meningkatkan fungsi dan tugasnya sebagai auditor iternal.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A., Randal J. Elder dan Mark S. Beasley, 2004. Auditing dan Pelayanan Verifikasi: Pendekatan Terpadu, Edisi Ke-9, PT. Indeks, Jakarta.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jurusan Akuntansi, 2004. Buku Petunjuk Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan.

Gasperz, Vincent, 2002. ISO 9001 : 2000 and Contunial Quality Improvement, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Hadi Wiardjo, Bambang H. dan Sulistiarningsih, 2000. Memasuki Pasar Internasional dengan ISO 9000, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Indranata, Iskandar, 2006. Total Quality Management, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal, 2004. Standar Profesi Audit Internal.

Messier, William f. Jr., Steven M. Lover dan Douglas F. Prawitt, 2005. Auditing and Assurance Service A Systematic Approach, Buku Dua, Salemba Empat Jakarta.

Nasution, M.N., 2001. Manajemen Mutu Terpadu, Edisi kedua, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Sawyer, Lawrence B., Mortimer A. Dittenhoffer dan James H. Scheiner, 2005. Sawyer’s Internal Auditing, Fifth Edition, Alih Bahasa: Desi Adhariani, Salemba Empat, Jakarta.

Soekirno, Agoes, 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.

Sugiyono, 2000. Metode Penelitian Bisnis, CV. Alfabeta, Bandung.

Tugiman, Hiro, 1997. Standar Professional Audit Internal. Kanisius, Jakarta. Tugiman, Hiro, 1997. Pandangan Baru Internal Auditing. Kanisius, Jakarta.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

Mulia Perangin-Angin HEAD - MEDAN

HEAD OFFI CE – MEDAN - P. Sihombing - A. Situmorang

GROUP I II – AEK LOBA Edi Kurniawan

GROUP I I – T. MARI A K. S. Siregar

GROUP I – SEUMANYAM Mustarizal

Lilik Suhardi Clerk