Tekhnik Pengumpulan Data Metode Analisis Data Jadwal dan Lokasi Penelitian Data Penelitian 1. Gambaran Umum Perusahaan

Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

C. Tekhnik Pengumpulan Data

Tekhnik pengumpulan data dilakukan dengan : 1. Tekhnik Wawancara, yakni dengan melakukan Tanya jawab secara langsung dengan kepala urusan dalam departemen audit internal dan pihak perusahaan lainnya yang berhubungan dengan penelitian sperti Kepala Audit Internal, Koordinator atau Kepala Divisi Pemasaran, Manager Keuangan atau Akuntansi, Direktur Operasional dan General Manager. 2. Tekhnik Observasi, yakni dilakukan dengan mengadakan pemgamatan langsung terhadap objek yang diteliti untuk memperoleh data yang jelas dan berkaitan dengan penelitian.

D. Metode Analisis Data

Analisis data ini dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif yaitu suatu metode dengan mengumpulkan data, disusun, diinterpretasikan, dan dianalisis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Penelitian ini dimulai pada bulan Mei 2009 sampai dengan selesai, yang dilakukan di PT. Socfin Indonesia SOCFINDO yangn beralamat di Jalan K.L. Yos Sudarso No. 106 Medan. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum Perusahaan

a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Socfin Indonesia mulai berdiri tahun 1930 di Medan dengan nama Socfin Medan SA Societe Financiere Des Cout Choucs Medan Societe Anonyme yang didirikan berdasarkan akta notaris William Leo No. 45 tanggal 7 Desember 1930 dan merupakan perusahaan yang mengelola perusahaan perkebunan didaerah Sumatera Utara, Aceh Barat, Aceh Selatan dan Aceh Timur. Pada tahun 1965 Penetapan Presidebn No. 6 tahun 1965, Keputusan Presiden Kabinet Dwikora No. AD581965 Instruksi Mentri Perkebunan No. 20MPRM. Perk65 dan No. 29Mtr M. Perk65. No. SK. 100Men. Perk 1965 maka perkebunan yang dikelola perusahaan PT. SOCFINDO Medan SA berada dibawah pengawasan Pemerintah RI. Pada tahun 1966 diadakan serah terima hak milik perusahaan oleh pimpinan PT. SOCFINDO Medan SA kepada pemerintah RI sesuai naskah serah terima tanggal 11 Januari 1960 No. 1 Dept66 dan dasar penjualan perkebunan dan harta PT.SOCFINDO Medan SA tersebut. Pada tanggal 29 April 1968 dicapau suatu persetujuan antara pemerintah RI diwakili Mentri Perkebunan dengan Plantatium Nord Sumatera, SA pemilik saham PT. SOCFINDO SA mengenai pembatalan penjualan perkebunan SOCFIN SA dan dikembalikan kepada pemilik semula dengan tujuan mendirikan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. suatu perusahaan perkebunan patungan antara pemerintah RI dengan pengusaha Belgia dengan komposisi modal 40 dan 60. Pada tanggal 17 Juni 1968, Presiden dengan keputusan No. B.68Pres61968 dan Mentri Pertanian dengan keputusan No. 94KptsOP61968 tanggal 17 Juni 1968. Menyetujui terbentuknya perusahaan patungan antara pemerintah RI dengan pengusaha Belgia. Hal ini kemudian dikuatkan dengan akta notaris Chairill Bahri di Jakarta pada tanggal 21 Juni 1968 No.23 dan akta notaris tanggal 12 Mei 1969 No. 129. Pendirian ini disahkan oleh Mentri Kehakiman RI dengan penetapan tanggal 3 September 1969 dan didaftarkan ke pengadilan Negeri Medan tanggal 17 September 1969 serta diumumkan dalam tambahan berita negara RI tanggal 31 Oktober 1967 No. 6869. Anggaran dasar perusahaan telah mengalami perubahan berdasarkan akta No. 10 tanggal 13 September 2001 oleh notaris Ny. R. Arie. Soetardjo mengenai perubahan pemegang saham dengan komposisi modal menjadi 90 pengusaha Belgia dan 10 pemerintah Indonesia. PT. SOCFINDO berdasarkan akta pendiriannya berkeduduka di Medan, Jln. K. L. Yos Sudarso No. 106 PO. BOX 1254 Medan.2001, Bergerak didalam bidang perkebunan kelapa sawit dan karet dan produknya adalah CPO, Olein, Stearin, Fatty, Accid, Kernel, PKO, PKE Pallets, RBO PKO, Crum Rubber. Berada di dua Propinsi yaitu : • Wilayah Propinsi Sumatera Utara terdiri dari : Mata Pao, Bangun Bandar, Tanjung Maria, Tanah Bersih, Tanah Gambus, Limah Puluh, Aek Loba, Aek Pamienke, dan Negeri Lama. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. • Wilayah Propinsi Aceh terdiri dari : Sei Liput, Medang Arah, Seunggan, Seumanyam, dan Lae Butar. Sesuai dengan pasal 3 Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan perusahaan meliputi hal sebagai berikut: a Mengusahakan perkebunan kelapa sawit, karet, dan lain-lain tanaman serta pengusahaannya. b Mengadakan rehabilitasi, pembanganan serta modernisasi perkebunan dan pembibitan, instalasi dan alat-alatnya sampai taraf yang mutahir. c Mendirikan dan mengusahakan perusahaan atau kehutanan. d Melakukan ekspor dan penjualan lokal hasil perkebunan dan hasil hutan tersebut diatas.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan karena akan mempengaruhi pelaksanaan fungsi dan tugas setiap anggota dalam perusahaan. Struktur organisasi juga dapat menggambarkan hubungan dan keterkaitan antara departemen-departemen yang ada pada perusahaan tersebut. Struktur organisasi PT. SOCFINDO menunjukkan adanya hubungan lini dan staf. Struktur organisasi lini dan staf ini memang cukup baik untuk perusahaan berskala sedang dan besar, karena terdapat pengawasan secara langsung dan adanya speliasisasi dalam perusahaan. Kemudian struktur organisasi lini dan staf tersebut akan menciptakan kesatuan pimipnan sehingga membentuk aliran kekuasan dengan jelas. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab PT. SOCFINDO Medan adalah sebagai berikut: 1 Principal Director a Melihat jauh kedepan agar terjamin kontinuitas dan kemajuan produksi dan menyususn program kerja jangka pendek dan jangka panjang. b Mengkoordinir semua kegiatan kepala bagian yang mengurus semua kepentingan produksi. c Memutuskan soal-soal principal yang tidak dapat diselesaikan oleh pembantunya. d Mengamati semua penerimaan dan pengeluaran berupa uang dan barang. 2 Adviser Memberi pendapatnasehatsaran langsung kepada princpal director dimana ada kemungkinan hal-hal yang kurang lancar di dalam maupu n luar perkebunan,hal ini menjadi tugas pihak adviser. 3 General Manager a Mewakili principal director bila pejabat tersebut berhalangan. b Bertanggung jawab pada principal director dalam pelaksanaan tugas. c Melaksanakan manajemen perusahaan dan pengawasan principal director. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 4 Internal Control a Setiap waktu mengadakan penilaian tentang efisiensi kantor besar maupun di kebun dn melaporkan kepada pimpinan. b Mengumpulkan data-data dan mengontorol norma-norma dari pekerjaan yang lazim dilakukan di kantor besar dan di kebun pembelian barang,borongan, dan lain-lain. c Mencatat dan meneliti prestasi kerja dan waktu yang diperlukan untuk suatu pekerjaan. d Memeriksa persediaan gudang pusatkebun. 5 Bagian Umum General Departement Dipimpin oleh seorang kepala bagian yang bertanggung jawab langsung kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut : a Urusan Agraria, Law Securiy, and Public Relation 1 Mengurus masalah HGU PT. SOCFINDO. 2 Mengurus masalah hukum, peraturan yang berhungan dengan kegiatan PT. SOCFINDO. 3 Menangani masalah kemauan yang timbul serta mengatur penjagaan aset perusahaan. 4 Menangani masalah hubungan masyarakat. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. b Urusan Home Affairs, Transportation, Statistic dan Accounting 1 Menangani masalah kepegawaian. 2 Menangani masalah pengangkutan. 3 Pencatatan kegiatan dalam statistik. 4 Menghitung dan mengontrol biaya umum. 5 Membuat daftar gaji dan budget. c Urusan Training, Jamsostek, dan Inner Sosial 1 Memprogram dan melaksanakan training, seminar, bench marketing. 2 Menangani masalah jamsostek, perumahan di seluruh kebun dan umum. d Urusan Head Office dan Estate Security 1 Menangani masalah keamanan kantor besar Medan, kompleks perumahan PT. SOCFINDO. 2 Menangani masalah pencurian karet, penjarahan sawit dan karet. 3 Menangani masalah keamanan dengan instansi terkait. 4 Mengatur sistem keamanan kebun-kebun. 5 Mengamanakan aset perusahaan. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. e Urusan Electric Data Processing dan Communication Instrument Mengurus dan mengatur peralatan komunikasi radio, telepon, HP, dan lain-lain dan peralatan komputer. f Urusan General, Expense dan Nonstaff Personil 1 Menangani personalia pegawai dan masalah asuransi. 2 Membuat perhitungan biaya umum dan daftar golongan staff dan pegawai serta laporan. 3 Administrasi umum. g Urusan Human Resource Recruitment, Security, Statistic dan Administration 1 Menangani administrasi penerimaan pegawai pimpinan. 2 Membuat laporan dan statistik keamanan, medical report dan daftar pelamar. h Urusan Home Affairs and Inventory Equipment 1 Membuat daftar dan rincian rumah staff dan karyawan kantor besar Medan. 2 Membuat dan memeriksa tagihan air, lisrik, telepon dan lain-lain. 3 Menyortir, mengatur dan mengawai pemakaian mess dan bungalow. 4 Menyusun anggaran perabot dan inventaris. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 5 Membuat daftar inventaris kebun dan kantor besar Medan. 6 Memeriksa bangunan rumah staff. i Urusan Working Permit, Vehicle License dan Guest 1 Mengurus izin tenaga kerja asing dan tiket pesawat. 2 Menjemput dan mengantar tamu. 3 Mengadakan hubungan dengan pihak imigrasi dan Depnaker. j Urusan Secretary Principal Director 1 Menyeleksi surat masuk dan keluar. 2 Menyiapkan data kunjungan principal director. 3 Menyiapkan laporan kepada Plantations Nord Sumatera, Laporan untuk rapat komisaris, dan daftar budget. k Urusan Secretary General Manager 1 Menyeleksi surat masuk dan keluar. 2 Menyiapkan data tender bagian pembelian bagian tekniktekhnologi. 3 Membuat laporan data produksi dan data kunjungan. 4 Menyiapkan data realisasi complete capital. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. l Urusan Liasion Office Jakarta dan Banda Aceh 1 Mengurus izin yang diperlukan BKPM, Deptan, Deperindag, dan Depkeu serta seluruh keperluan. 2 Menyiapkan Rapat Komisaris. 3 Mengantar dan menjemput tamu. 6 Bagian Tanaman Agriculture Departement Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dan bertanggung jawab kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut : a Urusan Kultur Teknis Kepala Sawit dan Karet 1 Membuat rekomendasi mengenai kultur teknis kelapa sawit dan karet 2 Mengecek dan mereview program pemupukan kelapa sawit dan karet yang dibuat oleh staff urusan administrasi kelapa sawit dan pemupukan 3 Mengecek dan mereview program sadap, stimulasi, dan rencana klon serta panel deres yang dibuat oleh staff produksi 4 Pengelolaan percobaan pemupukan. b Urusan Control Panen Kelapa Sawit Memeriksa seluruh aspek panen kelapa sawit dan keperluan tanaman. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. c Urusan Eksploitasi Karet Memriksa seluruh aspek eksploitasideresan, stimulasi semua kebun karet. d Urusan Hama dan Penyakit Tanaman 1 Melaksanakan pengendalian hama penyakit sawit dan karet 2 Membuat laporan pengendalian hama penyakit 3 Mengevaluasi pengendalian hama penyakit. e Urusan Survey dan Pemetaan 1 Mensurvey areal dan membuat peta dan ukurannya 2 Membuat laporan hasil ukuran areal program peremajaan, perluasan dan konversi, serta rekapitulasi luas areal kebun sawit dan karet. f Urusan Administrasi Karet Budget, daftar Progress Report dan Laporan Tahunan, Input produksi karet, Membuat Booklet program sadap dan stimulasi, produksi karet, membuat Booklet realisasi klon, Membuat Booklet dan tabel estimated produksi karet. g Urusan Administrasi Kelap Sawit dan Pemupukan 1 Membuat budget produksi, laporan tahunan, Booklet petunjuk pemupukan, serta membuat estimasi produksi TBS, MKS, dan IKS per ha per tahun, membuat program pemupukan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 2 Memeriksa realisasi pemupukan dan mereview realisasi produksi. h Urusan Pesanan KebunBiayaFisik Laporan statistik, Komputerisasi perkebunan, koreksi laporan dan statistik, analisa biaya capital, dan membuat program cuci rumput, pasar rintis, gawangan dan biayannya. 7 Bagian TeknikTeknologi TechnicalTechnology Department Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut: a Urusan Bangunan Pabrik dan Perawatan Instalasi Pengelolaan 1 Membuat desain, kalkulasi dan mengawasi pekerjaan bengunan pabrik dan seluruh instalasi 2 Memeriksa dan memberi petunjuk mengenai perawatan bangunan, instalasi pabrik dan mesin pengolahan 3 Melakukan kunjungan rutin ke kebun-kebun 4 Mengawasi pesanan barang dan mengevaluasi biaya perawatan bangunan, instalasi pabrik dan mesin. b Urusan Pemeliharaan Pabrik dan Mesin-mesin Penggerak 1 Memeriksa pengoperasian boiler, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan, memberikan petunjuk perawatan boiler, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 2 Mengawasi perbaikan mesin-mesin dan instalasi pabrik. c Urusan Bangunan dan Pekerjaan Sipil 1 Mempersiapkan gambar dan bestek pekerjaan mesin-mesin dan bangunan 2 Memeriksa dan mengawasi perbaikanperawatan bangunan pabrik dan perumahan 3 Mengevaluasi biaya pekerjaan sipil, survey titi plat beton 4 Kunjungan rutin ke semua kebun. d Urusan Alat Berat dan Transportasi 1 Memeriksa, mengawasi kondisi alat transportasi dan alat-alat berat 2 Memberikan petunjuk perawatan pengoperasian alat transportasi dan alat-alat berat 3 Memeriksa dan membuat pesanan sparepart alat transportasi dan alat- alat berat 4 Mengevaluasi biaya pebgopersian perawatan dan perbaikan alat transportasi dan alat-alat berat 5 Membuat statistik pengangkutan 6 Melakukan kunjungan rutin ke kebun. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. e Urusan Processing FFB, Qua;ity Control, Influent Treatment 1 Memonitoringmengawasi proses pengolahan produksi 2 Mengawasi air limbah, mutu TBS, MKS dan IKS 3 Membuat statistik pengolahan dan biaya pengolahan 4 Mengawasi kerugian semua proses produksi, dan ekstraksi. f Urusan Processing FRF,PKOF, Amdal, ISO, Transportasi Produksi 1 Mengawasi mutu bahan baku proses produksi dan proses harian FRF, PKOF 2 Mengawasi pengangkutan semua produksi 3 Memonitor harga pembelian TBS pihak ketiga 4 Memeriksa analisa pengolahan dan membuat statistik pengolahan 5 Mengawasi, memeriksa mutu air limbah 6 Mengurus semua urusan Amdal 7 ISO 9001:2000 g Urusan Processing Rubber, Quality Control dan Influent Treatment 1 Mengawasi mutu produksi karet 2 Mengawasi dan memeriksa mutu air limbah pabrik karet Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 3 Memeriksa analisa pengolahan dan membuat statistik pengolahan karet serta memeriksa biaya pengolahan karet 4 Memeriksa dan memonitor pengangkutan bahan baku 5 Memonitor pengangkutan dan penjualan produksi 6 Sertifikasi produksi karet dan ISO 9001:2000. h Urusan Administrasi dan Processing Cost 1 Menerima dan memeriksa surat masuk, faktur 2 Mempersiapkan surat tender, kontrak kerja 3 Membuat surat permintaan pembayaran serta memo dan surat lainnya 4 Memonitor biaya eksploitasi pengolahan pemeliharaan mesin dan alat transport 5 Mempersiapkan Laporan Tahunan 6 Mengkoordinir administrasi bagian technic dan technology. 8 Bagian Penjualan Sales Department Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut : Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. a Export RubberSeeds dan Local Seeds Membuat dan memeriksa dokumen ekspor karet dan kecambah, dokumen penjualan kecambah, serta memeriksa rekening pengangkutan dan ekspedisi karet. b Export Oil Membuat dan memeriksa dokumen ekspor CPO dan turunannya, pembayaran pajak ekspor, memeriksa rekening pengangkutan CPO dan turunannya serta memeriksa rekening PT. Socfindo. c Tanki Instalasi Belawan 1 Melaksanakan ekspor produksi karet dan CPO 2 Membuat dan memeriksa laporan kegiatan nTIB 3 Penyimpanan produksi karet di gudang TIB 4 Membuat dan memeriksa rekening penyimpanan produksi karet. 9 Bagian Pembelanjaan Finance Department Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang bertanggung jawab langsung ke bagian Direksi dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a Urusan General Accountuing 1 Mempersiapkan jurnal untuk mutasi neraca dan laba rugi kebun-kebun, slip jurnal hutang-hutang staff, pegawai dan pensiunan Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 2 Memeriksa jurnal transaksi pembukuan Kantor Besar 3 Mempersiapkan financial results, laporan keuangan 4 Mempersiapkan daftar sisa hutang dan pemotongan hutang pegawai 5 Mempersiapkan laporan-laporan AS-400 balance sheet dan profitloss serta laporan lainnya 6 Memeriksa daftar rekonsiliasi bank 7 Koordinasi data preperation untuk komputer AS-400 antara Sales Dept, Purchase Dept, dan General Dept. b Urusan Estate Verification 1 Koordinasi estate verification 2 Memeriksa kembali statistik dan laporan serta seluruh nota-nota tata buku kebun-kebun yang dipersiapkan oleh Verificator. c Urusan Cost Accounting 1 Mempersiapkan slip jurnal untuk mutasi stock produksi dan cost transfer, financial results 2 Memeriksa jurnal transaksi pembukuan Kantor Besar 3 Mempersiapkan daftar perhitungan alokasi biaya barang jadi, barang dalam proses serta nilai stock akhir Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 4 Mempersiapkan daftar biaya transportasi FOR dan FOB produksi pihak III 5 Mempersiapkan daftar profit dan loss PT. Socfindo dan IRHO 6 Mempersiapkan daftar determination PT. Socfindo dan IRHO 7 Membuat Summary RpKg. Book cost palm oil dan rubber 8 Mempersiapkan daftar perhitungan expected dan alokasi biaya 9 Memeriksa laporan cost rekonsiliasi saldo supplier, laporan cost analysis versi AS-400,dan daftar rekonsiliasi saldo supplier 10 Laporan analisis biaya overdraft untuk biaya umum, Kantor Besar T.I Belawan dan Group Manager, dan laporan analisa biaya overdraft untuk biaya transportasi FOR dan FOB 11 Laporan analisa biaya overdraft untuk biaya depresiasi. d Urusan Sales dan Receivable Accounting 1 Membukukab kredit dan debet nota bank sehubungan dengan hasil penjualan, membukukan pemotongan panjar penjualan sesuai dengan realisasi penyerahan barang, membukukan transaksi pengeluaranpenerimaan dan bank kantor perwakilan Jakarta dan Banda Aceh 2 Memeriksa hasil sales entry ledger ekspor dan lokal oleh sales Dept. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 3 Mempersiapkan daftar penjualan bulanan situsion salaes groos dan net, daftar umur piutang dan panjar penjualan 4 Membuat gaji pegawai non staff dan memasukannya kedalam amplop sesuai dengan daftar dari General Dept. e Urusan Cashier 1 Menerima dan mengeluarkan uang berdasarkan bukti yang sah dan membukukannya ke buku kas 2 Memeriksa permintaan uang muka untuk pengurusan STNK alat-alat pengangkutan dari pembelian kontan. 3 Membuat daftar realisasi permintaan uang muka dan pertanggung jawabannya sekali sebulan 4 Mencatat penerimaan cekgiro pihak III untuk disetor ke bank sesegera mungkin 5 Menyimpan surat-surat berharga cek,giro,bilyet,deposito uang tunai serta stempel di lemari besi perusahaan 6 Mempersiapkan daftar deposito setiap bulan 7 Mempersiapkan mutasi kas selama satu minggu. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. f Urusan TaxesJamsostek 1 Mempersiapkan SPT masa PPh pasal 21, 23,24, PPN, PPDB dan PBB 2 Memeriksa pencatatan pajak penghasilan PPh 21 pada general ledger dan membandingkannya dengan jumlah yang telah disetor ke kantor pajak 3 Melaporkan semua pajak terhutang PPh 21,23,25 dan 26 4 Melaporkan semua pajak SPOP PBB koordinasi dengan bagian teknik dan bagian tanaman.

10. Internal Audit

Dipimpin oleh seorang Kepala Internal Audit dan bertanggung jawab langsung kepada Principal Director dengan kegiatan sebagai berikut : a Kepala Internal Audit 1 menyusun Audit Plan dan anggaran 2 membuat dan mereview program audit 3 melakukan pemeriksaan di Kantor Besar Medan dan kebun 4 membuat dan memeriksa Draft Audit Report 5 memeriksa kertas kerja yang dibuat staff audit 6 memonitor Tindak Lanjut 7 mengkoordinir, mengevaluasi dan membina staff Internal Audit 8 menentukan semua keputusan dari Internal Audit b Staff Internal Audit 1 menyiapkan Draft pemeriksaan dan audit program Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 2 melakukan pemeriksaan sesuai audit program 3 menyusun kertas kerja pemeriksaan 4 memonitor tindak lanjut hasil pemeriksaan

c. Aktivitas Perusahaan

PT. Socfin Indonesia Medan adalah perusahaan Joint Venture yang bergerak di bidang perkebunan dan sampai saat ini telah mengelola 17 perkebunan yang berlokasi di Sumatera Utara dan Aceh. Komoditi utama perusahaan ini adalah kelapa sawit dan karet, produk yang dihasilkan merupakan hasil produksi yang bersifat Agraris sifatnya tidak bias terlalu lama disimpan, jumlah produksinya tergantung pada alam, sifat permintaannya elastis, maka perusahaan selalu berusaha menciptakan system penjualan yang efektif dan bersifat non spekulatif, dimana setiap produksi diusahakan dapat segera terjual agar diperoleh dana untuk keperluan operasional perusahaan ekspansi dan investasi. Adapun produksi yang dihasilkan PT. Socfin Indonesia dari komoditinya dan lokasi perkebunannya sebagai berikut : 1 Kelapa Sawit Dari hasil pengolahan buah sawit akan diperoleh minyak sawit dalam bentuk : a CPO Crude Palm Oil atau disebut juga Minyak Kelapa Sawit MKS CPO ini sebagian besar diolah sendiri dan 25 dijual secara local. CPO ini bila diproses di FRF Fractination and Refining Factory akan menjadi Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. minyak yang siap pakai. Dari CPO ini dapat dihasilkan produksi turunan yaitu: 1 RBD Olein Refening Bleaching and Deodorized Olein RBD adalah minyak kelapa sawit kualitas tinggi yang diolah menjadi bahan baku minyak goring. Dan saat ini produk tersebut dijual 100 secara local. 2 RBD Stearin RBD Stearin juga diproses di FRF untuk menghasilkan bahan baku kosmetik dan lain-lain yang kualitasnya di bawah RBD Olein. 75 dari produk ini dijual secara ekspor dan sisanya dijual local. 3 Fatty Acid Bahan ini juga diproses di FRF untuk menghasilkan bahan baku untuk pembuatan sabun mandi, sabun cuci, dan kosmetik. Seluruh produk ini dijual secara local. b Palm Kernel Inti Kelapa Sawit Komoditi lainnya yang dapat dihasilkan dari buah kelapa sawit adalah inti kelapa sawit, atau disebut juga palm kernel. Bila palm kernel ini diproses di PKOF Palm Kernel Oil Factory akan diperoleh produk turunan yaitu: 1 PKO Palm Kernel Oil PKO ini dijual secara lokal maupun ekspor. Dari PKO ini juga diperoleh produk turunan, yaitu : • CPKO, minyak goreng siap pakai • RBD PKO, minyak mentah Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 2 Cake PKE Palm Kernel Expeller Produk ini adalah ampas dari pemerasan. Palm Kernel yang biasanya digunakan untuk makanan ternak dijual secara local. Pengadaan minyak kelapa yang diusahakan perusahaan merupakan hasil dari perkebunan kelapa sawit yang diusahakan perusahaan yang tersebar di daerah Sumatera Utara dan Aceh. 2 Karet Dari hasil pengolahan karet maka akan diperoleh komoditi: a Ex Latex b Ex Lumps Kedua komoditi ini diolah menjadi crum rubber dengan berbagai mutu yang merupakan bahan baku untuk membuat ban dan lain-lain, dimana orientasi pasarnya adalah keluar negeri.

2. Fungsi dan Tujuan Audit Internal

Auditor Internal maerupakan bagian yang penting pada PT. Socfin Indonesia yang berguna dalam usaha peningkatan nilai ekonomis, efisiensi dan efektifitas di dalam perusahaan tersebut. Adapun fungsi Auditor Internal di dalam perusahaan tersebut adalah : a. Menjaga kehandalan dan integritas informasi. b. Menjamin dipatuhinya kebijakan, rencana, prosedur, hukum, peraturan, dan kontrak. c. Melindungi asset perusahaan. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. d. Menggunakan sumber daya secara ekonomis dan efisien. e. Membantu pencapaian tujuan yang ditetapkan untuk operasional atau program yang bersangkutan. Setelah membandingkan antara teori dengan praktek audit intern pada PT. Socfin Indonesia Medan, penulis berpendapat bahwa audit intern pada perusahaan ini telah berfungsi secara efektif karena Principal Director memberikan wewenang pada pihak audit intern untuk melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan sehingga audit intern dapat melakukan tugasnya sebagai pihak yang bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem manajemen mutu perusahaan. Begitu juga dengan bagian- bagian lain di Kantor Besar dan seluruh kebun yang dimiliki perusahaan telah memahami fungsi audit intern dan memberikan dukungan serta kerjasama yang baik dengan bagian Internal Audit dalam menjalankan tugasnya, karena masing- masing bagian dan semua unit kebun perusahaan telah memiliki uraian tugas job description internal audit. Jadi jelas bahwa Audit Intern secara tidak langsung adalah tangan kanan Principal Director dalam melakukan kegiatan pengendalian pada ruang lingkup objek pemeriksaannya. Adapun fungsi dan peran dari audit intern yang dilakukan pada PT. Socfin Indonesia Medan adalah sebagai berikut : 1 Melaksankan audit di Kantor Besar seluruh bahagian dan seluruh kebun yang dimiliki perusahaan tersebut. 2 Melakukan special audit yang ditugaskan oleh Principal Director dalam hubungannya dengan pekerjaan Audit Intern. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 3 Melakukan penilaian, evaluasi dan konsultasi secara independent ke manajemen atas system manajemen yang bertujuan untuk menambah nilai dan meningkatkan operasional bisnis perusahaan secara keseluruhan. 4 Memastikan independensi, objektifitas, dan profesionalisme Audit Intern dengan melakukan audit pada Kantor Besar dan semua kebun perusahaan secara ekonomis,efektif dan efisien. 5 Menetapkan, menyusun dan memperbaiki kebijakan dan prosedur Audit Intern. 6 Mengkaji kualitas pekerjaan Audit Intern secara internal. 7 Terus menerus merencanakan dan melaksanakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan profesionalisme Internal Audit. 8 Bertindak sebagai konsultan bagi Kantor Besar dan semua kebun, terutama dalam memastikan bahwa organisasi, kebijakan, buku pedoman operasi, prinsip akuntansi proses bisnis, risk management, dan system informasi yang tersedia selaras dengan tujuan PT. Socfin Indonesia telah dilaksanakan secara ekonomis, efisien, dan efektif serta memiliki tingkat resiko yang dapat diterima. Fungsi ini menegaskan bahwa audit intern membantu manajemen dalam melakukan kegiatan pengawasan pada bagian operasional dan melaporkan penemuan yang memungkinkan menghambat kemajuan perusahaan. Agar mutu fungsi Auditor Internal pada PT. Socfin Indonesia tetap terjaga PT. Socfin Indonesia mengharapkan auditor internal baik sebagai individu maupun kelompok untuk menerapkan prinsip-prinsip berikut : Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010.

a. Integrity principle, yaitu dengan membangun kepentingan yang menjadi

landasan dasar profesionalisme. 1 Melakukan pekerjaan audit internal dengan jujur, rajin, adil, dan bertanggung jawab. 2 Mematuhi peraturan PT. Socfin Indonesia yang berlaku. 3 Tidak ikut serta dalam kegiatan yang tidak legal dan melakukan kegiatan yang dilarang oleh profesi auditor internal pada PT. SOCFINDO. 4 menghormati dan berkontribusi pada hokum dan etika yang ditetapkan perusahaan.

b. Objectivity principle, yaitu dengan mempraktekkan perilaku objektif

dalam mengumpulkan, mengevaluasi dan mengkomunikasikan informasi tentang aktivitas atau kegiatan atas manajemen yang diperiksa. Auditor internal membuat penilaian secara bebas dan tidak terpengaruh oleh kepentingan diri sendiri atau pendapat orang lain dalam memberikan pendapat profesionalnya. 1 Tidak berpartisipasi dalam kegiatan yang dapat mempengaruhi penilaian mereka. 2 Tidak menerima apapun yang dapat mempengaruhi penilaian mereka secara professional. 3 Mengungkapkan semua fakta yang tidak dilaporkan yang dapat mengganggu aktivitas yang sedang diperiksa.

c. Confidentiality principle, yaitu dengan menghargai nilai dari informasi

yang diterima dan kepemilikan informasi serta tidak membocorkan informasi yang diperoleh tanpa mendapat kuasa kecuali demi hokum dan profesi. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. 1 Bijaksana dalam mengungkapkan dan melindungi informasi yang didapat dalam melakukan pekerjaan. 2 Tidak menggunakan informasi untuk kepentingan sendiri dengan cara yang tidak legal atau tidak sejalan dengan hokum dan etika pada PT. SOCFINDO.

d. Competency principle, yaitu dengan menggunakan pengetahuan atau

pengalaman dalam melaksanakan audit. 1 Hanya melakkukan audit pada bagian yang sesuai dengan kemempuan dan pengetahuan. 2 Melaksanakan audit sesuai dengan program audit PT. SOCFINDO. 3 Terus menerus meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja. Dalam pelaksanaan audit pada PT. Socfin Indonesia, terdapat tujuan audit yang berbeda sesuai dengan tema audit masing-masing berikut : a Financial Audit Tujuan dari financial audit adalah menilai keandalan system akuntansi, informasi dan laporan keuangan yang dihasilkannya. Pengujian yang dilakukan dalam financial audit bersifat substantive, dalam arti pengujian ini dilakukan untuk meyakinkan keakuratan, kelengkapan, kebenaran, dan konsistensi dari catatan keuangan dan pembukuan perusahaan serta laporan keuangan yang dipersiapkan untuk usaha perusahaan tersebut. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. b Compliance Audit Tujuan dari Compliance Audit adalah menilai kualitas dan kecukupan system yang ada guna meyakini kepatuhannya terhadap hokum, peraturan, kebijakan, dan prosedur yang berlaku. c Operational Audit Tujuan dari Operational Audit adalah untuk menilai kualitas dan kecukupan system dan prosedur lainnya guna menganalisa struktur organisasi dengan pola ukur yang kritis, dan mengevaluasi kecukupan metode dan sumber daya yang berhubungan dengan penugasan audit. d Management Audit Tujuan dari Managament Audit adalah menilai kualitas pendekatan manajemen yang digunakan untuk mengelola resiko dan control dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

3. Prosedur Interbal Audit

Program pemeriksaan adalah tindakan dan langkah-langkah yang terinci dan sistematis dari prosedur audit yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. Hal ini penting agar pelaksanaan pemeriksaan dapat terarah. Di dalam melakukan pemeriksaan, Internal Audit akan mencari bukti-bukti pemeriksaan. Bukti-bukti tersebut diperoleh dengan cara : a. Interview wawancara Melakukan wawancara secara langsung kepada auditee atas temuan yang ada. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. Contoh : Bila ada temuan kesalahan di kebun mak dilakukan wawancara kepada KTU Kepala Tata Usaha kebun bila temuan didapati ada masalah administrasi dan bila perlu dilakukan wawancara ke pihak pengurus kebun. b. Confirmation konfirmasi Mendapat bukti kebenaran dari pihak lain sebagai penegasan atas temuan yang ada. Contoh : Dilakukan pembelian local di kebun yang dianggap auditor tidak wajar maka dikonfirmasi pada pihak-pihak yang terkait dengan transaksi pembelian yang dilakukan. c. Checking to document of transaction dokumen transaksi baik yang bersumber dari eksternal maupun internal. Untuk menentukan kelengkapan suatu dokumen yang harus diperoleh menurut ketentuan yang berlaku. Contoh : Dilakukan pemeriksaan atas kelengkapan dokumen pembelian barang dan siapa yang mengotorisasi dokumen tersebut. d. Computations melakukan perhitungan Untuk memperoleh suatu kebenaran atas hasil informasi berdasarkan prosedur kerja yang berlaku dengan didukung oleh transaksi yang abash dan cukup. Contoh : Melihat apakah transaksi penjualan yang dilakukan perusahaan telah sesuai dengan harga jual berdasarkan harga jual yang telah ditetapkan Principal Director. e. Tracing of transaction penelusuran transaksi f. Checking of the spot inspeksi secara mendadak Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. Melakukan audit secara mendadak atas perintah Principal Director dan bila adanya laporan terjadi kecurangan yang dilakukan oleh pegawai. g. Review polices and procedures review kebijakan dan prosedur Melakukan review atas kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dan bila ditemukan akan memberikan masukan sebagai perbaikan. Setiap temuan audit akan dibicarakan dengan bahagian yang terkait kecuali pemeriksaan khusus hanya dibicarakan dengan Principal Director.

4. Independensi Internal Audit

Untuk menjamin independensinya perlu diperhatikan kedudukan Internal Audit dan objektivitas pemeriksaannya. Dalam melaksanakan fungsi-fungsinya, Internal audit tidak memliki tanggung jawab secara langsung atas-atas aktivitas yang sedang direviewnya. Kedudukan Internal Audit sebagai staff Principal Director memberikan arti bahwa Internal Audit lepas dari fungsi administrasi dan operasional perusahaan dan dapat mereview semua Bagian di Kantor Besar dan seluruh kebun. Selanjutnya jika dilihat dari segi objektivitasnya sudah baik. Dalam pelaksanaannya, Internal Audit terlepas dari pengaruh berbagai pihak. Ia hanya berkewajiban melaksanakan pemeriksaan sesuai dengan tugas dan fungsi yang ditetapkan. Internal Audit yang bertanggung jawab kepada Principal Director yang berari ia akan memberikan laporannya kepada Principal Director. Jika dikaitkan dengan independensi, posisi ini menempatkan ruang lingkup Internal Audit pada Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. tingkat keberadaan ruang lingkup yang luas. Maka dapat diketahui aktivitas Internal Audit akan dapat berjalan dengan baik. Objektivitas memerlukan adanya sikap mental yang teguh, tidak tergoyahkan yang dituntut dari seorang Internal Audit dalam menjalankan tugasnya.

5. Laporan Internal Audit

Salah satu wewenang dari Internal Audit adalah penyusunan laporan hasil audit. Laporan ini merupakan sarana pertanggung jawaban atas hasil kerja Internal Audit . Laporan disusun sedemikian rupa sehingga di dalamnya terlihat secara keseluruhan proses pemeriksaan yang dilaksanakan, serta memuat temuan yang ditemukan selama pemeriksaan berlangsung. Sebelum membuat laporan, Internal Audit mengadakan pemeriksaan sesuai dengan sasaran pemeriksaan. Penyajian laporan merupakan hasil akhir dari pekerjaan Internal Audit. Laporan tersebut ditujukan kepada siapa yang bertanggung jawab sesuai kedudukannya pada struktur organisasi. Isi laporan secara umum meliputi ruang lingkup pemeriksaan, ikhtisar summary, rincian temuan, saran, dan tanggapan. Laporan hasil pemeriksaan harus disajikan dengan baik agar dapat dimengerti dan dapat ditindaklanjuti sepenuhnya. Laporan harus jelas, rapi, cermat, dan mudah dimengerti. Pada perusahaan, laporan hasil pemeriksaan disusun setelah audit selesai dilaksanakan. Laporan yang diterbitkan akan dilaporkan ke Principal Director. Laporan ini merupakan informasi penting bagi Principal Director yang sangat Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. berguna sebagai bahan pertimbangan apakah para bawahan telah bekerja dengan baik dalam arti bebas dari setiap kesalahan baik disengaja maupun tidak. Jika adanya temuan dalam pemeriksaan di kebun, maka Audit Intern terlebih dahulu membicarakannya dengan KTU Kepala Tata Usaha dan bila perlu dengan pengurus kebun agar didapat tanggapan sebelum laporan tertulis disusun. Untuk memberikan petunjuk selanjutnya, maka disusun laporan tertulis oleh Internal Audit dan disampaikan kepada bagian yang terkait. Menurut penulis, laporan realisasi yang dibuat Internal Audit pada PT. Socfin Indonesia Medan sudah dapat dikatakan baik. Dengan penyusunan bidang dan objek pemeriksaan disajikan secara berurutan maka akan lebih mudah dimengerti oleh pembaca dan pengguna laporan tersebut. Dengan demikian, manajemen akan melihat hasil pemeriksaan dan sekaligus mengambil tindakan lebih lanjut dari laporan tersebut.

6. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 a. Kebijakan Mutu

PT. Socfin Indonesia secara resmi memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 pada bulan Mei tahun 2003. Pada tahun 2002 merupakan masa transisi bagi PT. Socfin Indonesia, yaitu masa penyesuaian sistem manajemen mutu perusahaan untuk mendapat sertifikasi ISO9001:2000. Sesuai persyaratan yang telah ditetapkan ISO9001:2000 mengenai tanggung jawab manajemen, pihak manajemen wajib menyusun dan menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu. Kebijakan mutu PT. Socfin Indonesia sesuai Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. dengan dokumentasi pada arsip yang ada pada perusahaan tersebut, yaitu sebagai berikut : 1 Menjamin mutu produk yang dihasilkan sesuai dengan standar mutu produk yang berlaku Nasional maupun Internasional dan standar mutu perusahaan yang ditetapkan untuk mencapai kepuasan pelanggan, 2 Mengembangkan dan meningkatkan kompetensi sumber daya manusia melalui pelatihan-pelatihan yang diberikan secara luas bagi personilnya, 3 Mencegah dan mengurangi pencemaran lingkungan, kecelakaan kerja penyakit akibat kerja dan atau penyakit akibat hubungan kerja dengan melakukan pengecekan terhadap aspek lingkungan dan keadaan yang tidak bisa ditoleransi PT. Socfin Indonesia Medan, 4 Memenuhi peraturan dan persyaratan lain yang terkait dengan aspek lingkungan PT. Socfin Indonesia Medan, 5 Melakukan peningkatan secara berkesinambungan melalui penerapan sistem manajemen mutu dan lingkungan secara konsisten.

b. Sasaran Mutu Perusahaan

Diperlukan langkah-langkah untuk mencapai kebijakan mutu sebagai berikut : 1 Menjamin mutu Crumb Rubber yang diproduksi sesuai persyaratan mutu Standard Indonsian Rubber SIR dan persyaratan pelanggan target 100, 2 Menekankan persentasi : a off grade : maksimum 0,02 terhadap produksi bulanan. Artha L. Tambunan : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu Pada PT Socfin Indonesia Medan, 2010. b getah kotor ex pabrik : maksimum 0,03 terhadap produksi bulanan. c getah limbah : maksimum 0,02 terhadap produksi bulanan. d reject : maksimum 0,02 untuk pengeringan ulang terhadap produksi bulanan. 3 Menjamin persentasi jenis mutu yang diproduksi minimal 85 dari rencana produksi pada SIR 3CV50 dan SIR 3CV60, 4 Limbah cair yang dihasilkan dari kegiatan proses produksi sesuai dengan buku mutu limbah cair yang ditetapkan dalam Kepmen Lh No. 51 tahun 1995 lampiran BVI, 5 Emisi udara yang dihasilkan dari kegiatan proses produksi sesuai dengan buku mutu yang ditetapkan dalam peraturan perundangan yang berlaku, 6 Tidak terjadi kecelakaan dan penyakit akibat kerja sampai akhir tahun 2008.

B. Analisis Hasil Penelitian