TUGAS, FUNGSI DAN PROSES PUBLIC RELATIONS

commit to user 10

B. TUGAS, FUNGSI DAN PROSES PUBLIC RELATIONS

Ada dua lingkup tugas Public Relations yang penulis kutip dari buku Public Relations Perusahaan, antara lain : a. Menyampaikan informasi yan objektif tentan perusahaan yang diwakilinya kepada public. b. Bertanggung jawab secara profesional, sosial, dan moral. c. Menciptakan kondisi yang menguntungkan bagi perusahaan. d. Menilai sikap dan opini public tentang perusahaan yang diwakilinya. e. Mengembangkan kreasi perencanaan dan pelaksanaannya. Suhandang, 2004 : 78-81. Melihat beberapa tugas PR dalam sebuah perusahaan begitu banyak dan berat maka, PT. Telkom Drive IV mempunyai divisi yang merupakan penyelenggara kegiatan dalam membina hubungan baik dengan publik,baik dari publik yang berasal dari luar perusahaan. Selain memenuhi kebutuhan publik akan informasi,PR juga menyelenggarakan berbagai kegiatan sosial untuk kesejahteraan masyarakat dan membawa masyarakat menuju perkembangan sebagai jembatan antara perusahaan dengan publik. PR PT.Telkom memiliki tanggung jawab untuk menjaga hubungan yang kondusif antara manajemen dengan publik yang senantiasa meberikan Service Exellent. Public Relations memiliki beberapa fungsi, demikian fungsi PR: 1. Penyusunan Kegiatan Progamming Kegiatan ini meliputi analisis masalah dan alernatif, penetapan tujuan dan publikatau kelompok yan dukungan atau pengertiannya di perlukan, dan pemberian saran serta perencanaan aktivitas. 2. Keterpautan Relationships PR yang berhasil, mengembangkan keterampilan pribadinya dalam mengumpulkan informasi dari manajemen, dari rekan dalam commit to user 11 organisasinya, dan dari sumber eksternal. PR juga berfungsi untuk mewakili organisasinya dalam suatu pertemuan yang formal. 3. Penulisan dan Penyuntingan Write and Editing Karena PR seringkali berusaha menjangkau kelompok besar dalam masyarakat, maka alat yang sering diguanakan adalah kata-kata tercetak. Contoh-contoh penggunaannya bisa didapati dalam laporan berita news release, brosur, pidato, naskah,artikel,majalah,surat berita news letter,dan sebagainya. 4. Informasi Information Menetapkan saluran yang tepat bagi penyebaran materi kepada surat kabar,stasiun radio, dan majalah,serta melakukan kontak dengan mereka untuk mengetahui kepentingannya dalam mempublikasikan berita dan feature organisasi, yang merupakan aktivitas PR secara umum. 5. Produksi Production Brosur dan program multimedia adalah cara-cara penting dalamberkomunikasi. 6. Peristiwa khusus Special Events Konferensi pers,pameran,perayaan ulang tahun, dan program berhadiah,serta pertemuan khusus yang dapat digunakan untuk menarik perhatian dan memperoleh penerimaan dari masyarakat. 7. Pidato Spiking Pekerjaan PR seringkali menuntut keterampilan dalam berkomunikasi tatap muka, mencari forum yang cocok,menyiapkan pidato untuk orang lain dan menyampaikan pidato. 8. Penelitian dan Penilaian Research and Evaluation Aktivitas pertama yang selalu harus dilaksanakan oleh seorang PR adalah Fact Finding pengumpulan data.Moore,2005 : 150-152. Pada intinya PR merupakan jembatan yang berfungsi baik kedalam maupun keluar, untuk mendukung pergerakan perusahaan baik dalam hal manajemen, marketing, komunikasi, dan informasi. Maupun sebagai mitra kerja perusahaan yang siap untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Public Relations dalam melaksanakan pekerjaannya dengan menggunakan sistematika yang terarah dalam kegiatannya melalui empat tahap, yaitu tahapan penelitian research, perencanaan planning, pelaksanaan action, dan penilaian evaluation. commit to user 12 1. Penelitian Research Tahapan ini merupakan kegiatan pengumpulan,pengolahan,analisa dan penyajian data yang dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memecahkan suatu persoalan, atau untuk menguji hipotesis untuk mengembangkan prinsip-prinsip umum. 2. Perencanaan Planning Tahapan ini PR menyusun rencana kerja kegiatan yang bersifat rasional,flexibel, dan berkelanjutan untuk melaksanakan tujuan dan cara mencapainya. 3. Pelaksanaan Action Dalam tahapan ini PR memadukan tenaga kerja,alat kerja,informasi,uang,tempat,dan waktu kerja yang akhirnya dapat mewujudkan produk yang dinamakan hasil kerja,penempatan tenaga kerja dan kegiatan untuk menggerakkan para pelaksana agar mau dan mampu bekerja mencapai tujuan yang telah ditentukan. 4. Penilaian Evaluation Melalui tahapan ini dapat diketahui hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian lebih lanjut demi kesempurnaan cita-cita perusahaan selanjutnya.Tahapan ini merupakan barometer terhadap pelaksanaan kerja.Suhandang,2004 : 142-159. C . HUBUNGAN INTERNAL INTERNAL RELATIONS Dalam sebuah organisasi Public Relation sering diposisikan sebagai corong atau suara dari perusahaan tersebut dalam hubungannya dengan publik, baik kedalam maupun keluar. Ini jelas posisi yang terhormat, tinggi, strategis dan terhormat, serta melekat pada tanggung jawab dan kemampuan. PRO Public Relations Officer haruslah orang yang banyak mengetahui banyak hal dilingkup organisasi atau perusahaannya, mampu mengolah informasi untuk keadaan kedalam dan keluar dengan baik. Internal Public Relations berasal dari kata “publik” yang berarti orang banyak: “relasi” artinya hubungan dengan orang lain, berangkaian satu dengan yang lain, dan intern artinya bersifat ke dalam, maksudnya ke dalam perusahaan terkait dengan elemen-elemen kerja. Fungsi hubungan intern tersebut pada dasarnya merupakan komunikasi internal antar pegawai yang sifatnya fungsionaldan timbal balik. commit to user 13 Internal Public Relations adalah suatu fungsi manajemen yang membantu, menetapkan dan memelihara garis terbuka antara kebijakan perusahaan dan karyawan agar tercapai komunikasi dan kerja sama yang efektif. Selain itu, internal public relations merupakan salah satu kunci sukses suatu manajemen lebih terbuka dan menutup gap yang tercipta antara dua pihak yaitu pihak manajemen dan karyawan perusahaan. Internal PR dalam melaksanakan tugasnya berhubungan dengan pihak intern perusahaan yang terkait dengan perkembangan perusahaan. Hubungan- hubungan tersebut antara lain yaitu : a. Employee Relations Hubungan dengan karyawan Seorang ahli humas Archibald Williams, dalam karyanya yang berjudul “Employee Relations” menyatakan sebagai berikut : “Employee relations are a living and dinamic force and are built up or torn down in the day-by-day personal relationship established at the bench, machine, or office desk”. Hubungan dengan karyawan merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis, yang dibangun dan diruntuhkan dalam hubungan dengan perseorangan sehari- hari, terbina dibelakang bangku kerja, mesin, dan meja tulis. Effendy,1986 : 141-144. b. Stockholder Relations Hubungan dengan pemegang saham Publik pemegang saham terdapat pada organisasi dalam bentuk perusahaan. Bahwa para pemegang saham merupakan faktor penting bagi suatu perusahaan, tak dapat dimungkiri, karena banyaknya pemegang saham dan besarnya saham menentukan perkembangan perusahaan. Oleh karena itu, hubungan dengan para pemegang saham harus selalu dibina, dalam rangka menumbuhkan kepercyaan mereka kepada perusahaan. Pembinaan merupakan kegiatan komunikai yang menjadi tugas pekerjaan kahumas. Komunikasi dalam rangka pembinaan hubungan dengan pemegang saham stockholder relations itu antara lain sebagai berikut : 1. Menyatakan selamat kepada pemegang saham baru 2. Menyampaikan laporan tahunan 3. Mengirimkan berkala organisasi. Effendy,1986 : 141-144. Internal PR yang baik adalah yang memperlakukan tiap karyawan dengan sikap yang sama, tanpa membedakan tingkat atau status,pendidikan dan sebagainya.Tapi bertindak adil, bijaksana, dan tidak memihak. Setiap anggota, commit to user 14 mulai dari pimpinan sampai dengan pesuruh merupakan bagian dari keseluruhan organisasi tersebut. Mencapai karyawan yang mempunyai kegairahan kerja adalah tujuan internal public relations. Ini dapat diciptakan bila pimpinan memperhatikan kepentingan-kepentingan para pegawai baik ditinjau dari segi ekonomi, sosial maupun psikologis. Kesejahteraan seperti kesehatan dan tempat kerja para karyawan dapat mempengaruhi aktivitas dan perusahaan itu. Antara yang memimpin dan yang dipimpin, termasuk keluarga kedua belah pihak dan antara teman sejawat harus ada hubungan konstan dan baik sehingga mereka itu merupakan suatu keluarga yang saling mengerti, menghargai, dan mempercayai. Sudah tentu suasana didalam media itu sendiri yang menjdi target internal public relations, terutama suasana diantara para karyawan yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan perusahaan tersebut. Kegiatan PR kedalam perusahaan tersebut perlu untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan diantara paraa karyawan, komunikasi antara bawahan dan pimp[inan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan. Didalam usaha-usaha untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dalam perusahaan itu, komunikasi yang bersifat two way communication penting sekali dan mutlak harus ada. Komunikasi dipandang sebagai sarana penghubung antar individu dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Saling pengertian dapat terwujud melalui komunikasi yang baik antara pihak perusahaan dengan commit to user 15 publiknya. Untuk menciptakankomunikasi yang baik antara perusahaan dengan karyawannya, perlu pendekatan secara pribadi dengan tetap berpegang pada profesionalisme kerja.

D. KOMUNIKASI INTERNAL