dan fatur diterima dari penerima kas, pemegang kas mengarsipkannya kedalam buku pengeluaran. Pemegang kas juga wajib mengirim
kwitansi dan faktur rangkap 2 kepada pembukuan untuk dicatat dibuku pembantu dan dipertanggung jawabkan. Agar lebih efektif dan
efisien harus mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh dinas, setiap pengeluaran harus dibawah anggran yang telah dibuat dan juga harus
diotorisasi oleh atasan langsung yang berwenang kepala dinas. Ada empat ciri-ciri sistem pengawasan intern yang memadai yang
merupakan unsur-unsur pengawasan intern, yaitu:
1. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat
Pada dasarnya syarat pengawasan intern yang baik dalam organisasi adalah terdapatnya pemisahan fungsi tugas dan wewenang. Secara umum
dapat dikatakan antara pelaksanaan dan penyimpanan dan pencatatan harus ada pemisahan. Seorang tidak diberikan merangkap dua atau lebih tugas dari
setiap bagian. Pemisahan tidak hanya menghindari adanya manipulasi, akan tetapi
sekaligus merupakan alat yang saling mengecek pekerjaan antara petugas. Struktur atau bagan organisasi yang dimiliki Dinas Pertambangan dan Energi
Provinsi Sumatera Utara menggambarkan suatu tugas, dan setiap bagian mengetahui dengan jelas kebijaksanaan prosedur dan kegiatan yang langsung
Universitas Sumatera Utara
dan tidak langsung mempengaruhi mereka dalam melaksanakan kegiatan dinas.
2. Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak
Salah satu unsur pengawasan intern adalah adanya sistem otorisasi. Maksud dari sitem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan dan pengeluartan
kas harus disahkan oleh petugas yang berwenang. Dalam pelaksanaannya merupakan pendelegasian wewenang harus diawasi. Dalam dinas ini terlihat
adanya otorisasi atas hal-hal diatas, dimana setiap penerimaan dan pengeluaran diwewenangkan langsung kepada pihak yang bersangkutan.
3. Perusahaan yang sehat dalam melaksanakan tugas dari setiap unit organisasi
Perusahaan yang mempunyai praktek-praktek yang sehat dapat membantu tercapainya pengawasan intern yang baik, ini dapat dilihat dengan
membri cuti periodik kepada para karyawan dan diadakannya rotasi pegawai agar tidak timbul kerjasama untuk berbuat kecurangan didalam dinas.
Praktek yang sehat ini hanya berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian tidak dipegang oleh satu kerja.
4. Pegawai-pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya.
