Oleh karena itu, perusahaan harus merancang sistem akuntansi kas yang didalamnya terdapat prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang
dapat digunakan sebagai sarana unruk pengendalian terhadap kas.
B. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi mempunyai tujuan menghasilkan informasi informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya atau
untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan. Manajemen memerlukan informasi tersebut untuk mengetahui, mengevaluasi, dan mengambil
keputusan dalam menjalankan perusahaan. Disamping itu, sistem akuntansi tersebut harus benar-benar diperhatikan agar jangan ada satu transaksi yang
berhubungan dengan kas awal sampai akhir dikerjakan oleh satu orang. Pada dasarnya, sistem akuntansi adalah jaringan dari prosedur-prosedur
yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam perusahaan. Sistem ini sendiri
diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau secara rutin terjadi dan sistem dibuat dengan sedemikian rupa sehingga tidak memberikan
peluang kepada siapa saja untuk melakukan penyelewengan. Berikut ini beberapa definisi sistem akuntansi menurut bebrapa ahli:
Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi 2010:182 sistem akuntansi
adalah : “Organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa untuk menyediakan laporan keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Universitas Sumatera Utara
Menurut Warren, Reeve, dan Fees, dalam buku Pengantar Akuntansi, 2008:206
sistem akuntansi adalah : “ Metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan,
mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.”
Menurut Niswronger dan Fees, dalam buku Prinsip-Prinsip Akuntansi, 2004:182
: “Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan,
mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan mendapatkan informasi keuangan dan operasi usaha.”
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah keseluruhan tata cara dari prosedur-prosedur yang meliputi dokumen-
dokumen yang berbentuk catatan yang saling berkaitan dan berhubungan erat antara satu dengan yang lain sehingga dapat menghasilkan suatu keputusan
atau kebijaksanaan dalam melakukan terhadap jalannya operasi perusahaan. Dengan demikian, sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur, yaitu:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam suatu transaksi keuangan dan catatan usaha yang digunakan sebagai dasar untuk
menganalisa dan mencatatat transaksi termasuk didalamnya faktur, bukti penerimaan, potongan cek, dan dokumen-dokumen lain sebagainya.
Formulir dalam sistem akuntansi harus didesain sedemikian rupa sehingga berfungsi sebagai perintah kepada para pelaksana yang terlibat untuk
Universitas Sumatera Utara
melaksanakan suatu pekerjaan guna menjaga keabsahan transaksi. Prinsip perencanaan formulir yang baik, yaitu sederhana, murah, mudah diisi, dan
membuat informasi secara tepat dan ringkas. Formulir dan catatan yang digunakan oleh Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara
sehubungan dengan pengawasan pengeluaran kas adalah:
Cek
Faktur 2.
Jurnal Buku Harian Jurnal adalah formulir khusus yang digunakan untuk mencatat secara
kronologis transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan, merupakan nama perkiraan dan jumlah yang harus didebit maupun kredit. Jurnal
merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
Sumber informasi adalah formulir yang digunakan pada Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara, yang berkaitan dengan
Formulir terdiri dari: faktur pembelian alat tulis kantor dan faktur pemeliharaan barang sebagai bukti pengeluaran kas.
3. Buku Besar General Ledger
Buku besar adalah kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling berhubungan dan yang merupakan suatu kesatuan tersendiri. Merupakan
tempat untuk menampung informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dengan demikian susunan informasi yang akan disajikan dalam
laporan keuangan merupakan dasar untuk menyusun rekening-rekening yang ada dalam buku besar. Selanjutnya rekening-rekening yang ada
Universitas Sumatera Utara
dalam buku besar digunakan sebagai dasar penggolongan transaksi yang dicatat dalam jurnal. Pada Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi
Sumatera Utaradigunakan BKU Buku Kas Umum yang didalamnya mencatat semua jenis biaya pengeluaran dan penerimaan Negara.
4. Buku Pembantu Subsidiary Ledgers
Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar general ledger, yang dibentuk untuk
memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. Rekening buku besar yang dirinci informasinya dalam buku
pembantu disebut rekening control controlling account, sedangkan rekening-rekening rincian yang terdapat dalam buku pembantu disebut
rekening pembantu subsidiary account. Pada Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara buku pembantu dibuat sebagai buku
catatan pengeluaran harian.
C. Sistem Pengendalian Intern Kas di Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara
