Data disimpan kedalam suatu file. Sebelumnya disimpan suatu data diberi kode atau kata kunci menurut jenisnya. Pengaturan dilakukan sedemikian rupa
sehingga mudah melakukan pencarian apabila diperlukan seketika. Pengkodean memegang peranan yang sangat penting. Kode yang salah akan menyebabkan data
yang akan masuk ke dalam file akan salah dalam penempatannya, sehingga akan menyulitkan dalam melakukan pencarian data tersebut saat dibutuhkan.
2.5 Pengertian Sistem Informasi
2.5.1 Pengertian Sistem
Istilah sistem merupakan suatu istilah yang tidak asing lagi dan banyak digunakan secara luas pada lembaga-lembaga atau bidang-bidang ilmu pengetahuan
dan teknologi. Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “SYSTEMA”. Ditinjau dari asal katanya, sistem berarti sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama untuk
menghasilkan suatu kesatuan metode yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa yang berfungsi mencapai tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem
yang saling berhubungan yang membentuk suatu kesatuan sehingga sasaran atau tujuan sistem tersebut dapat tercapai.
Berikut ini adalah pengertian sistem menurut beberapa pendapat : 1. Menurut Enid Squire.
Sistem adalah serangkaian metide, prosedur atau teknik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yang terpadu.
Universitas Sumatera Utara
2. Menurut Gordon B.Davis. Sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lain
untuk suatu tujuan bersama. 3. Menurut T.Hani Handoko.
Sistem adalah sekumpulan elemen yang bergabung dan bergantung antara satu dengan yang lainnya. Apabila berbagai elemen tersebut berinteraksi, maka
akan membentuk suatu kesatuan secara menyeluruh. 4. Menurut Robert G.Murdict.
Sistem adalah suatu kumpulan elemen yang dijadikan satu untuk satu tujuan. 5. Menurut Drs. Mulyadi.
Pada dasarnya sekelompok elemen yang erat dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan.
Dari beberapa devenisi sistem diatas yang beranekaragam, maka dapat dibuat suatu pengertian yang sederhana dari sistem yaitu kesatuan yang terdiri dari unit-unit
kesatuan yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan suatu usaha tertentu.
Pada umumnya ciri-ciri sistem adalah bertujuan, punya batas, terbuka, tersusun dari subsistem, ada saling keterkaitan dan saling tergantung, merupakan satu
kebulatan yang utuh, melakukan kegiatan transformasi, ada mekanisme kontrol, dan memiliki kemampuan mengatur dan menyesuaikan diri sendiri.
2.5.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan fakta atau data yang telah diproses transformasi data sehingga berubah bentuk menjadi informasi atau informasi adalah data yang telah
Universitas Sumatera Utara
diambil kembali diolah atau sebaliknya digunakan untuk tujuan informatif, argumentasi ataupun sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Informasi ini adalah
hasil proses data yang bentuknya kurang berguna menjadi data yang berguna.
Kegunaan dari informasi itu sendiri pada hakekatnya adalah untuk memberitahukan sipenerima informasi mengenai suatu masalah agar sipenerima
informasi lebih dapat menguasai masalah yang dihadapinya. Informasi juga dapat mengurangi ketidakpastian tentang suatu masalah yang dapat digunakan untuk
memilih resiko yang paling kecil dan keuntungan yang besar dalam pemilihan alternatif bagi suatu proses pengambilan keputusan.
Suatu informasi harus datang tepat pada waktunya dan kebenarannya dapat di jamin, sebab jika informasi datang terlambat dan kebenarannya tidak terjamin maka
dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal bagi instansi.
Nilai informasi berhubungan dengan informasi, bila tidak ada pilihan atau keputusan informasi menjadi tidak diperlukan. Nilai informasi dituliskan paling
berarti dalam konteks sebuah keputusan.
Dalam lingkungan sistem informasi, informasi memiliki beberapa ciri-ciri sebagai berikut :
1. Benar atau salah, ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainnya, akibatnya sama seperti
yang benar. 2. Baru, informasi dapat sama sekali baru segar bagi penerimanya.
Universitas Sumatera Utara
3. Tambahan, informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif, informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah satu atau palsu sebelumnya.
5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran
informasi tersebut.
Dari defenisi-defenisi sistem dan informasi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebagai seperangkat elemen-elemen yang sistematis terpadu dan
formal yang diperoleh dari pengolahan data guna mendukung fungsi operasi untuk mengambil keputusan atau kebijaksanaan dengan tujuan tertentu. Agar perkembangan
sistem informasi dapat memenuhi prinsip tepat waktu dan tepat guna maka diperlukan suatu cara untuk melaksanakannya, adapun teknis pelaksanaannya adalah pengolahan
data, pemeliharaan data, penyimpanan data dan peremajaan data.
2.5.3 Peranan Komputer Dalam Sistem Informasi
Kata komputer berasal dari bahasa Inggris yaitu to compute yang berarti hitung. Dengan demikian komputer dapat diartikan sebagai alat hitung atau mesin
hitung. Komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data bukanlah suatu alat yang berdiri sendiri tetapi terdiri dari sekelompok peralatan yang melaksanakan pekerjaan
yang dikendalikan serta dikontrol oleh instruksi yang dimasukkan ke dalam memori atau storage untuk mengolah data menjadi lebih berguna atau disebut juga dengan
informasi.
Universitas Sumatera Utara
Komputer mempunyai peran penting untuk membantu manusia dalam menyelesaikan dan memecahkan masalah yang dihadapinya. Setiap pemecahan
persoalan yang dilakukan manusia, hendaknya mempunyai dua unsur yaitu : 1. Adanya fakta dan data.
2. Bagaimana proses pemecahannya.
Jika pengolahan data dilakukan secara manual, maka hal ini tidak akan menjamin ketelitian serta kebenaran hasil atau informasi yang diinginkan. Masalah
pendataan dan pengolahan data dapat dipecahkan dengan mudah dan dalam waktu singkat dengan menggunakan alat bantu komputer.
Dalam hal hubungan inilah diperlukan suatu sistem pengolahan data yang cepat dan tepat untuk memberikan informasi yang sangat menjamin benarnya
keputusan yang telah ditetapkan. Dilihat dari aspek praktisnya, maka tidak jarang seseorang terlambat atau belum selesai didalam pengambilan keputusan dan mendapat
informasi yang cepat dalam pengolahan data secara manual. Tetapi dengan adanya pengolahan data dengan komputer hal tersebut dapat diatasi.
Peranan komputer dalam suatu sistem informasi sangatlah penting, hal ini diakibatkan besarnya dan banyaknya data yang akan diolah dengan beranekaragam
jenis data. Disinilah komputer memegang peranan penting untuk melakukan pengolahan data yang banyak dan beranekaragam informasi dapat diperoleh dengan
cepat dan tepat.
Universitas Sumatera Utara
BAB III
DESKRIPSI PT.SARI SURYA PERWIRA MEDAN
Sejarah Perusahaan
PT.Perkebunan Nusantara IV Persero adalah salah satu perusahaan Badan Milik Usaha Negara BUMN, yang didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No.9
Tahun 1996 tentang pelabuhan perusahaan Perseroan PT.Perkebunan VIII menjadi Perusahaan Perseroan PT.Perkebunan Nusantara IV Lembaga Negara Tahun 1996
No.5, sesuai dengan Akte Notaris Harum Kamikl, S.H.No.37 tanggal 11 Maret 1996. Kemudian sesuai dengan surat Notaris Sri Rahayu Hadi Prasetyo, S.H. diadakan
perubahan akte pendirian perusahaan vide: Tambahan Berita Negara Republik Indonesia, tanggal 25 Maret 2003 No.24, dimana kantor pusat PTPN-IV
berkedudukan di Medan, Propinsi Sumatera Utara.
Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT.Perkebunan Nusantara IV yaitu menjadikan Perusahaan Agribisnis Perkebunan yang tangguh dan mampu bersaing, baik disektor hulu di
tingkat Nasional dan Regional.
Universitas Sumatera Utara
Adapun Misi dari PT.Perkebunan Nusantara IV yaitu : 1. Menjalankan usaha Agribisnis perkebunan dibidang perkebunan kelapa
sawit komoditi utama, teh dan kakao, serta menghasilkan produk minyak sawit, inti sawit, teh jadi, biji kakao kering serta produk turunannya yang
berkualitas untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan. 2. Meningkatkan daya saing produk secara terus-menerus yang didukung oleh
sistem, cara kerja dan lingkungan kerja yang mendorong munculnya kreativitas dan inovasi untuk peningkatan produktivitas dan efisiensi.
3. Menghasilkan laba yang berkesinambungan untuk menjamin pertumbuhan, perkembangan, dan kesehatan perusahaan serta memberikan manfaat dan
nilai tambah yang optimal bagi pemegang saham, karyawan dan stakeholder lainnya.
4. Mengolah usaha secara professional untuk meningkatkan nilai perusahaan dengan berpegang teguh pada nilai-nilai etika bisnis dan senantiasa
berpedoman pada tata kelola perusahaan secara sehat. 5. Memberikan perhatian dan peran yang sungguh-sungguh dalam
membangun kemitraan dan mengembangkan masyarakat lingkungan serta kelestarian lingkungan hidup.
Kepegawaian
PTP NUSANTARA IV Medan dapat dikatakan sebagai Perkebunan terbesar di Sumatera, oleh karena itu cukup banyak karyawan atau pegawai dan para pekerja yang
terbagi atas beberapa bagian sesuai dengan tugas masing-masing :
Universitas Sumatera Utara
1. Sentral Kantor
2. Gudang Sentral
3. Bagian Umum
4. Tehnik Umum
5. Keamanan
6. Transport
7. Tanaman
Struktur Organisasi
Mekanisme kerja berdasarkan struktur organisasi PTP NUSANTARA IV Medan, Administratur ADM adalah salah satu seorang pembantu direksi yang
diberikan hak untuk mengkoordinir dan mengawasi kebununit PTP NUSANTARA IV PERSERO.
Administratur dibantu kepala dinas dan staf dalam menjalankan tugas-tugas perusahaan antara lain :
1. Asisten Kepala Aska, yang bertugas untuk mengawasi organisasi Afdeiling
dengan memeriksa dan melengkapi alat-alat kegiatan personil agar tingkat kewaspadaan tetap terjaga dan sebagai ganti fungsi Administratur saat tidak ada
di tempat. 2.
Kepala Administratur Ka Adm, bertugas untuk mengadakan pengawasan kepada asisten gudang yang ada di perkebunan sekalipun pembukuannya.
3. Petugas Umum PU, untuk menangani masalah sosial dan menyelesaikan
masalah dan kesejahteraan karyawan atau pegawai.
Universitas Sumatera Utara
4. Asisten Tehnik Umum, bertanggung jawab kepada Adm, dan mengatur
pekerjaan yang menyangkut tehnik. 5.
Asisten Transport, bertanggung jawab kepada pengemudi, loko, dan pembagian tugas kepada truk yang mengangkut buah dan tanaman buah segar.
6. Petugas Keamanan Pa.Pam, bertugas untuk menjaga keamanan perkebunan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM
4.1 Sistem Kerja Yang Lama
