Penerapan Pengendalian Internal Pada Badan Usaha Koperasi

4.2. Penerapan Pengendalian Internal Pada Badan Usaha Koperasi

4.2.1. Pemahaman Badan Usaha Koperasi Mengenai Pengendalian Internal

Pada sub bab ini merupakan jawaban dari mini question pertama mengenai pemahaman dan bentuk pengendalian internal pada badan usaha koperasi. Dalam penelitian ini meskipun informan memaparkan pengertian yang berbeda mengenai pengendalian internal tapi peneliti dapat menyimpulkan bahwa pada intinya tetap sama. Berikut adalah pemaparan informan mengenai pengendalian internal adalah suatu aturan yang dibuat sesuai kesepakatan bersama antara anggota dan pengurus mengenai prosedur dan aktivitas koperasi. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh ketua koperasi : “Pengendalian internal itu ya aturan yang kita buat sesuai kesepakatan bersama antara anggota dan pengurus mengenai prosedur dan aktivitas koperasi. Keuangan ya harus dipantau terus, pemasukan, pengeluaran, pinjaman- pinjaman.” Informan R Pemahaman tentang pengendalian internal lebih identik dengan peraturan dan prosedur yang ditetapkan dalam menjalankan semua aktivitas koperasi. Dari kegiatan utama prosedur simpan pinjam, Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. pembukuan pencatatan keuangan serta pengawasan yang dilakukan koperasi untuk memantau pegawai. Dari pemaparan tersebut peneliti menyimpulkan bahwa pemahaman koperasi mengenai pengendalian internal, hampir sesuai dengan teori yang dijelaskan dimana pengertian pengendalian internal adalah kebijakan- kebijakan dan prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan dan sasaran yang penting bagi satuan usaha dapat dicapai.

4.2.2 Program Kerja dan Anggaran Koperasi

Berhasil tidaknya suatu organisasi dalam mewujudkan tujuannya dapat dinilai melalui berbagai upaya yang dilakukan organisasi tersebut sesuai dengan jati dirinya masing-masing. Adapun suatu alat manajerial yang dapat memfasilitasi perencanaan dan pengendalian manajemen dalam suatu organisasi yang disebut anggaran. Sistem penganggaran tiap organisasi tidaklah sama dengan yang lainnya, termasuk sistem penganggaran pada badan usaha koperasi. Sistem penganggaran yang baik harus disertai dengan proses perencanaan planning dan pengendalian control. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Setiap setahun sekali Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim mengadakan Rapat Anggota Tahunan RAT guna menetapkan penyusunan anggaran dan pendapatan belanja satu tahun ke depan dan bentuk pertanggungjawaban atas RAPB Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja tahun sebelumnya yang biasanya dilaksanakan pada bulan Maret. Bentuk pertanggungjawaban pengurus ini ditujukan kepada seluruh anggota koperasi. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh ketua koperasi dan pengawas koperasi sebagai berikut : “Bentuk perencanaan pendapatan dan belanja ditetapkan dalam RAT tiap tahun yang biasanya dilakukan bulan Maret. RAPB nanti ya sebagai acuan pengendalian. Disitu di evaluasi dari masing perencanaan yang telah dibuat sebelumnya dan ada bentuk pertanggungjawaban pengurus kepada para anggota koperasi.” Infornan R “Dengan adanya RAT, pengelola koperasi membentuk laporan keuangan terkait dengan aktivitas giri loka, simpan pinjam ataupun usaha yang lain.” Informan K Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim menyusun anggaran berdasar tahun sebelumnya, dengan menyesuaikan kondisi pada tahun yang Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. berlaku. Dimana ada penyesuaian biaya-biaya yang dikeluarkan. Hal ini terjadi karena setiap tahun ada kenaikan harga barang. Sehingga koperasi perlu mengadakan penyesuaian atas biaya-biaya tersebut. Untuk peningkatan kredit, Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim telah menetapkan sistem perencanaan target kredit yang harus dicapai selama satu tahun kedepan. Hal ini koperasi selalu merencanakan kenaikan 10- 15 tiap tahunnya dalam satu tahun kedepan. Berikut pemaparannya : “Iya kita harus menargetkan itu. Pendapatan yang kita target misal pendapatan tahun ini 10 juta, tahun depan kita harus merencanakan tambahan 10- 15” Informan R

4.2.3. Sistem Pengendalian Internal atas Pengelolaan Keuangan Koperasi

Sistem pengendalian internal atas pengelolaan keuangan Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim dibentuk dan diatur sendiri oleh pengurus dengan anggota koperasi yang ditetapkan dalam RAT. Seperti dijelaskan pada sub bab sebelumnya mengenai program kerja dan anggaran koperasi. Dimana dasar pelaksanaan anggaran koperasi ditetapkan sebelumnya dalam bentuk Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja RAPB dan Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. setiap akhir tahun harus dievaluasi dan dipertanggungjawabkan oleh pengurus dalam Rapat Anggota Tahunan RAT. Meskipun prosedur mengenai pengelolaan keuangan dibentuk dan diatur sendiri oleh pengurus bersama pengawas dan disepakati oleh anggota koperasi, tanggungjawab seluruh pengelolaan keuangan atas aktivitas koperasi terletak pada ketua beserta pengurus dan staf yang berada dalam struktur organisasi koperasi. Hanya saja mengenai prosedur pelaksanaan dan teknisnya, pengelolaan keuangan koperasi adalah tanggungjawab pengurus khususnya bendahara. Dimana tanggungjawab bendahara adalah menyusun laporan keuangan, mengkoordinir setiap anggaran yang telah disetujui dalam Rapat Anggota Tahunan RAT dan juga bertugas mengecek pengelolaan keuangan dari setiap transaksi unit usaha koperasi. Dari unit simpan pinjam, unit pertokoan dan unit perdagangan jasa. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh internal auditor koperasi yang juga mengetahui penyusunan atas laporan keuangan dan mereview laporan keuangan koperasi. Dikarenakan peneliti kesulitan saat ingin bertemu untuk berwawancara dengan bendahara, sehingga ketua koperasi menyarankan agar mewawancarai internal auditor. Berikut pemaparannya : “Prosedurnya ya kalau ada transaksi ya dibikinin bukti. Buktinya ada tanda tangannya penerima atau yang membayar. Prosedur untuk tiap unit Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. usahanya juga sama, mereka karyawan kopearasi setor kadang gak setiap hari sih tapi mereka paling gak beberapa hari disetor. Kalau belanja ya minta uang ke bendaharanya terus dibikinin laporannya setiap bulan, pembelian, penj ualannya juga ada semua catatannya.” Informan C Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim merupakan organisasi yang berfokus pada peningkatan laba tanpa menghilangkan unsur-unsur kekeluargaan dalam aktivitasnya, jadi setiap hari ada aktivitas dari masing-masing unit usaha. Dari masing-masing unit tersebut dilakukan pencatatan atas semua transaksi setiap harinya kemudian direkap dalam laporan bulanan dan laporan tahunan dalam laporan keuangan pertahun sebagai bentuk tanggungjawab pengurus kepada pengurus RAT Rapat Anggota Tahunan. Sesuai dengan unsur pengendalian internal untuk menghasilkan laporan keuangan yang handal yaitu semua transaksi yang diproses adalah sah, setiap transaksi yang terjadi dicatat dan setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

4.2.4 Sistem Pengendalian Internal atas Aktivitas Operasi Koperasi

Dalam organisasi profit atau non profit setiap bagian dari aktivitas operasi memerlukan prosedur pembagian yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab dari masing-masing pihak. Hal ini ditujukan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Demikian juga dengan organisiasi koperasi yang bertanggungjawab penuh terhadap seluruh anggota koperasi. Dimana pengurus koperasi dituntut untuk memberikan pertanggungjawaban yang maksimal selama menjadi pengurus koperasi. Pada sub bab ini peneliti memaparkan sistem pengendalian internal yang diterapkan pada koperasi dan sekaligus merupakan jawaban dari mini question yang kedua terkait sejauh mana unsur-unsur dalam pengendalian internal telah diterapkan. Pada intinya tetap sama dimana pengendalian internal dibuat untuk dilaksanakan oleh masing-masing pihak dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi yang memisahkan setiap tugas dan tanggung jawab koperasi telah diterapkan koperasi ini dengan baik. Meskipun kendalanya masih ada dari 1 orang koperasi yang kurang mahir dan terampil dalam tugasnya sehingga terkadang harus perlu bantuan dari pegawai lainnya. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Pada koperasi ini pelaksanaannya sudah baik, untuk yang melaksanakan dan mengecek persediaan barang serta mengurusi semua aktivitas dari unit pertokoan dan giri mart adalah setiap karyawan khususnya yang diberi tugas untuk menjaga dan mengurusi dari setiap unit pertokoan dan giri mart tersebut. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh ketua koperasi : “Untuk bu Karmi yang mengurusi bagian toko ini, untuk giri martnya ya petugasnya yg di giri mart itu. Lalu untuk lapornya ya ke bu Sukimah yang menangani masalah administrasi.” Informan R Koperasi juga telah membuat pemisahan pencatatan antara masing- masing unit usaha. Hal ini dilakukan untuk mempermudah proses pelaksanaan dari setiap unit usaha selain itu juga bertujuan untuk menghindari kesalahan yang mungkin terjadi. Pelaporan dari setiap unit tersebut di serahkan pada bagian administrasi, yang nantinya bagian administrasi tersebut mencatat keuangan, pengeluaran kasnya dan pencatatan barang dagangan. Lalu bendahara hanya merekap ulang dan mengontrol dari pelaporan tersebut. Berikut pemaparannya : “Untuk pelaporan di masing-masing unit usaha sudah dipisahkan. Toko dan giri mart yang mencatat laporannya bu Sukimah. Yang mengurus Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. simpan pinjam bu Yuni. Meskipun kadang-kadang gak tiap hari mereka setor kesini koperasi tapi ya pengurus menerima laporan dari tiap-tiap unit usaha itu. Bendahara hanya mengotrol dan mencatat saja. ” Informan R Pada Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim pemisahan fungsi antara bagian pencatatan dengan bagian keuangan telah dilakukan dengan baik dan professional. Dimana disini terjadi perbedaan tanggungjawab yang sangat jelas antara bagian pencatatan dengan bagian keuangan. Yang berhak melakukan pengeluaran uang dan menerima semua pemasukan pembayaran dari nasabah adalah bagian keuangan. Bagian pencatatan transaksi nasabah dilakukan oleh bagian pencatatan. Dari semua transaksi yang terjadi setiap hari dilakukan tutup buku harian dan dilakukan pengecekan antara bagian pencatatan dengan bagian keuangan. Berikut pemaparan dari ketua koperasi dan internal auditor koperasi : “Sudah, pisah. Kalau keuangan itu ya cuma untuk keluar masuknya uang. Kalau mau pinjam apa itu kan harus kesana dulu ke bu Yuli bendahara. Terutama dibagian keuangan untuk keluar masuknya uang dan pinjaman harus diatas pengetahuan bendahara. ” Informan R Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. “Sudah, pisah” Informan C Prosedur dari masing-masing aktivitas operasi telah terbagi menurut unit usahanya. Pada Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim unit usaha dilakukan oleh pegawai koperasi dan telah dibedakan menurut tugas dan tanggungjawabnya. Dalam pelaksanaannya pada unit giri mart untuk menanggulangi adanya barang yang hilang, maka tiap bulan harus diadakan SO stock opname. Selain itu guna mengecek barang yang masuk dan keluar itu apakah sudah sesuai. Berikut ini penjelasan ketua koperasi: “Untuk unit usahanya giri mart itu kalau ada barang yang hilang termasuk kerugian. Makanya tiap bulan harus ada SO stock opname biar saya informan tau dan juga untuk menanggulangi adanya barang yang hilang. SO stock opname ya juga untuk mengetahui bener gak barang yang masuk dan keluar kalau enggak kan bisa rugi.” Informan R Selain itu dalam aktivitas unit simpan pinjam prosedur pengajuan kredit juga telah dibuat untuk mempermudah masyarakat melakukan transaksi kredit. Dimana koperasi telah membuat form pengajuan kredit yang diisi oleh nasabah dengan persyaratan yang harus dipenuhi. Form yang telah diisi lengkap, ditanda tangani oleh peminjam yang Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. mengajukan, lalu ditanda tangani satker, kemudian ditanda tangani oleh bendahara UPN “Veteran” Jatim, baru diajukan kepada ketua koperasi untuk disetujui pengajuan kreditnya. Setelah disetujui oleh ketua koperasi, peminjam bisa mengambil pinjamannya kepada bagian simpan pinjam. Berikut pemaparan dari ketua koperasi : “Untuk simpan pinjam, anggota mengisi form sesuai syarat-syarat. Kemudian ditanda tangani dia peminjam atau istri bagi yang berkeluarga, ditanda tangani satker, lalu ditanda tangani bendahara UPN, baru di ajukan ke ketua koperasi.” Informan R Unsur pengendalian internal yang lain harus diperhatikan adalah terkait penaksiran resiko. Pada unit koperasi ini berhubungan dengan analisis kredit sebelum memberikan pinjaman kepada nasabah. Tujuan analisis kredit ini untuk menghindari adanya kredit macet. Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim menerapkan analisis kredit dengan cara pemotongan provisi asuransi bagi anggota koperasi yang meminjam. Karena koperasi masih mengutamakan prinsip kepercayaan dan kekeluargaan. Selain itu bentuk jaminan hanya dari pemotongan gaji bagi anggota koperasi yang meminjam 50 juta sedangkan yang meminjam 50 juta jaminan dalam bentuk sertifikat atau surat kepemilikan lainnya. Hal ini dikemukakan oleh ketua koperasi : Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. “Kalau mau pinjam itu cuma ada pemotongan provisi asuransi, jadi asuransi itu asuransi jiwa. Kalau dia meninggal otomatis sudah tidak membayar. Analisis resiko l ainnya gak ada. Ini ya dipotong gaji semua.” “Kalau dia masih menerima 10 juta pinjamannya gak ada jaminan asal bisa dipotong gajislip gaji. Selama gajinya bisa dipotong untuk angsuran, boleh pinjam dengan plafon sesuai dengan gajinya. Maksimum kan 50 juta, kalau lebih dari 50 juta baru ada jaminan BPKB motormobil ataupun sertifikat rumah.” Informan R Hal ini dibenarkan oleh salah satu nasabah terkait jaminan dengan analisis sebelum pengajuan kredit disetujui oleh pihak koperasi. Koperasi juga memberlakukan sistem BS bon sementara khusus untuk anggota koperasi yang akan mengajukan dana untuk pengerjaan proyek. Berikut pemaparan anggota koperasi yang menjadi informan : “Untuk simpan pinjam maksimal 50 juta pinjamannya dengan memenuhi kriteria-kriteria, disamping pinjam itu nanti kalau ada anggota yang butuh itu boleh BS bon sementara. itu diberlakukan khusus misalnya anggota itu butuh dana untuk penelitian, atau untuk apamengerjakan proyek apa mengajukan ke koperasi sistemnya dengan BS bon sementara itu. Jangka waktunya bisa secepatnya 1-10 bulan. Maksimal Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 10x BS bon sementara. Yang jelas kalau BS bon sementara itu dikenakan bunga 2 kalau pinjaman akan dikenakan 1. Karena BS bon sementara itu ada sifat komersialnya. ” Informan H Unsur pengendalian yang ketiga terkait penyampaian informasi dan komunikasi pada koperasi ini telah diterapkan. Dengan menggunakan media rapat bulanan untuk penyampaian segala informasi dan sebagai media komunikasi antar pengurus koperasi. Dimana dalam rapat tersebut dibahas semua permasalahan yang telah terjadi terkait aktivitas koperasi dan mencari solusi terbaik secara bersama-sama. Berikut ini pemaparan dari ketua koperasi mengenai penyampaian informasi : “Ya, rapat. Rapat pengurus dengan badan pengawas yang dilakukan tiap bulan sekali. Kalau mereka karyawan dari tiap unit usaha ada yang perlu disampaikan terkait aktivitas unit-unit itu atau ada penyimpangan biasanya juga mereka langsung menghadap saya atau pengurusnya.” “Saya kira gak ada itu. Sampai sejauh ini belum terlalu ada permasalahan yang sampai rumit ya apalagi antar pengurus. Karena prosedurnya didalam pengelolaan koperasi sudah baik.” Informan R Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Aktivitas pengendalian pada koperasi juga diterapkan dengan mempertimbangkan biaya-biaya dan manfaat yang akan diperoleh koperasi. Dimana setiap prosedur dari unit usaha dibuat dan dilaksanakan dengan mempertimbangkan efisiensi biaya untuk mendapatkan keuntungan bagi koperasi. Berikut pemaparan dari ketua koperasi : “Tentunya semua prosedur dari masing-masing unit usaha dibuat dengan mempertimbangkan biaya yang harus dikeluarkan dengan pendapatan atau keuntungan yang akan kita peroleh. Jadi biaya dan manfaat banyak manfaatnya mbak. ” Informan R Kejelasan dari prosedur aktivitas koperasi ini juga diakui oleh anggota koperasi. Berikut pemaparan anggota koperasi yang menjadi informan : “Rasanya kalau kekurangannya itu sudah tidak ada, karena pelayanannya sangat baik sekali sekarang itu. Jadi prosedurnya juga oke. Prosedurnya juga sudah dipatuhi.” Informan H Unsur pengendalian yang terakhir adalah yang terkait sistem pengawasan yang ada pada koperasi. Dalam proses pengawasan, pengawas disamping mengawasi mereka juga membuat kebijakan dan Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. memberikan saran, guna menemukan permasalahan yang terjadi terkait tentang kebijakan yang dikeluarkan oleh koperasi dan untuk mencoba mencari solusi atas permasalahan tersebut. Berikut pemaparan yang diungkapkan oleh salah satu pengawas koperasi : “Bentuk pengawasan ya kita ada RAT atau ada metode kebijakan tentang pinjaman dan unit usaha. Tentunya kita rapat nanti, disitu juga kita akan memberikan saran dan diberi suatu laporan yang terkait tentang apa yang akan menjadi kebijakan ketua koperasi. Jadi badan pengawas selama ini disamping pengawasnya nanti di dalam membuat kebijakan atau ada laporan, kita selalu rapat.” Informan K Dimana dalam pengendalian atas aktivitas koperasi disini sudah sesuai dengan unsur pengendalian internal adanya 1 pembagian tugas yang jelas, 2 penaksiran resiko dengan mengadakan identifkasi, analisis resiko serta seperangkat rencana untuk mengelola resiko, 3 informasi diperlukan guna dikomunikasikan agar karyawan yang bersangkutan dapat melaksanakan tanggungjawabnya, 4 pemantauan karyawan yang dilakukan setiap hari dan audit struktur pengendalian intern dan data akuntansi. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

4.2.5 Sistem Pengendalian Internal Pada Pengelolaan Sumber Daya

Manusia Koperasi Pada Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim pengelolaan sumber daya manusia sangat diperhatikan. Koperasi sering mengikut sertakan pengurus dan pegawai pada pelatihan yang diadakan oleh Dinas Koperasi. Hal ini bertujuan memberikan pembekalan dan mengetahui perkembangan informasi terbaru mengenai koperasi. Jika ada program kerja yang baru setiap staf diberi training agar pekerjaan lebih tertata dan bertanggungjawab atas tugasnya. Primer Koperasi UPN “Veteran” Jatim juga telah menerapkan pengelolaan pegawai yang lebih baik. Dimana dimulai dari proses awal perekrutan pengurus dilakukan dengan selektif. Dengan mengajukan satu nama ke satker-satker untuk dijadikan ketua. Kemudian hasil dari satker-satker tersebut keluar banyak nama, tetapi yang dikeluarkan hanya 56 nama yang kemudian anggota akan memilih siapa saja yang ada dari ke 56 nama tersebut. Nama yang terbanyak dan terendah itulah yang akan menenentukan pengurus-pengurus koperasi yang telah dipilih. Berikut pemaparan dari ketua koperasi : “Jadi prosesnya yaa koperasi minta ke satker-satker mengajukan satu nama untuk jadi ketua kemudian dari beberapa satker kan nanti hasilnya ada banyak nama. Tapi nanti yang dikeluarkan hanya 56 nama, terus kan Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. anggota milih sapa aja namanya. Yang terbanyak itu yang jadi ketua, no.2 jadi sekretaris, ke 3 jadi bendahara. Yang ngarahin ya Dinas K operasi.” “Kalau ada program yang baru setiap staf koperasi diberi training sehingga pekerjaan lebih tertata sesuai dengan job disk masing-ma sing.” Informan R Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 57 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan