Segi Usaha Penerapan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Suamtera Utara

C. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Suamtera Utara

Beranjak dari pengertian efisiensi, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja diantaranya dapat dilihat dari beberapa bagian berikut ini :

1. Segi Usaha

Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah : a Tata Kerja Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari : 1 Pekerjaaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer dan printer. 2 Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU disusun atau dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam Universitas Sumatera Utara pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat. 3 Setiap alat tulis kantor ATK selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya. 4 Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. b Pemakaian Tenaga Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari : 1 Setiap pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada kantor bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU diantaranya komputer dan printer. 2 Setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa memindah-mindahkan benda. 3 Setiap pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan. Pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan tujuan agar langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang. Universitas Sumatera Utara c Pemakaian Waktu Pemakaian waktu pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Hal ini dapat dilihat dari : 1 Rencana Kerja Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun rencana kerja yang disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang telah ditentukan. 2 Displin Disiplin kerja sangat memegang peranan penting, yaitu merupakan ketaatan dan kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan Fathoni, 2006 : 6. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi USU sendiri menurut penulis sudah cukup baik. Selama mengikuti kegiatan magang, penulis melihat para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja tersebut dapat membantu mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal. Displin kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : Universitas Sumatera Utara • Hari Senin sd Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib • Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib • Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Sehingga diantara pimpinan dengan pegawai terjalin komunikasi dan hubungan kerja ang baik. Hingga pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat diusahakan seefektif dan seefisien mungkin. Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai dapat berupa: kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi di masa yang akan datang. Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” Subekti, 2008. Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut : • Pekerjaan jadi lebih cepat selesainnya. • Pada waktu jam kerja, pegawai tidak bermalas-malasan. • Pegawai lebih bersemangat dalam bekerja karena adanya pengingkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada pengingkatan jabatan. • Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalin baik. d Pemakaian Ruang Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja. Universitas Sumatera Utara Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, hal tesebut dapat dilihat dari: 1 Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner AC. Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat. 2 Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi harus segera dimusnahkan paling tidak dua tahun sekali. Hal ini tergantung pada jenis dan masa pakai berkas atau file-file tersebut. 3 Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.

2. Prestasi Kerja Pegawai