Tata Ruang Kantor Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(1)

TUGAS AKHIR

TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN PENDIDIKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA OLEH :

IRMAYANTI 072103068

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN


(2)

(3)

(4)

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, karunia, dan kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan paper ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd) pada Program Diploma III Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyajikan paper yang berjudul “Tata Ruang Kantor Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Adapun tujuan penulis membuat paper ini adalah untuk memberikan informasi mengenai pentingnya tata ruang kantor. Didalam penyelesaian paper ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyajian baik dari isi maupun pemaparannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan paper ini.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak, oleh karena itu izinkanlah penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.


(5)

3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani,SE,MSi, selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.

5. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE selaku Kasub. Akademik Fakultas Ekonomi USU, yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian dan meluangkan waktu untuk memberikan penjelasan terhadap data yang dibutuhkan.

6. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta, Ayahanda Irwansyah dan Ibunda Akmal,S.Pd yang telah memberikan segalanya kepada ananda dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Untuk adik-adikku tercinta Wilda Triyani dan Dedi Ansari.

8. Untuk sahabat - sahabatku Silvy Anggraini, Rina Julia, Winny Silvina, Dinda Riszianty, Nurul Fadhillah dan Mardyah Irfah.

9. Untuk kelompok magangku Wahyu Sampurna, Candra Halim, Fakhrurozi, Indra Siregar, Rianti Kemala Rosa, Sari Rahmadhani dan Azdhani Lubis.


(6)

10. Untuk teman – teman Diploma III Kesekretariatan stambuk 2007 yang telah memberi keceriaan pada masa perkuliahan penulis.

Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun Tugas Akhir ini dengan sebaik mungkin, namun dengan keterbatasan ilmu yang Penulis miliki, maka hanya demikianlah yang dapat Penulis sajikan dan Penulis dengan senang hati menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun. Akhirnya, Penulis berharap semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.

Medan, Juni 2010 Penulis

Irmayanti NIM. 072103068


(7)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ……… i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ……….. vi

DAFTAR GAMBAR ……….. vii

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Tujuan Penelitian... 2

D. Manfaat Penelitian... 2

E. Jadwal Kegiatan... 3

F. Sistematika Penulisan... 4

BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU ... 6

A. Sejarah Singkat ... 6

B. Struktur Organisasi dan Personalia... 9

C. Job Description…..……… 14

D. Jaringan Usaha/ Kegiatan... 19

E. Kinerja Usaha Terkini... 20

F. Rencana Kegiatan... ... 21

BAB III. PEMBAHASAN... ... 22

A. Uraian Teoritis... 22

B. Tata Ruang Kantor Pada Bagian Pendidikan... 24

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN... 35

A. Kesimpulan ... 35

B. Saran ... 36


(8)

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Laporan Tugas Akhir... 4 Tabel 3.1 Warna Yang Mempengaruhi Perasaan Manusia... 31


(9)

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU………. 10


(10)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kantor merupakan pusat administrasi perkantoran, dimana segala aktivitas perusahaan berlangsung. Suasana yang baik dan teratur akan memberikan kenyamanan kerja yang dapat meningkatkan efisiensi kerja.

Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat yang layak untuk bekerja. Penyusunan perabotan dan peralatan kantor yang baik, akan membuat karyawan dinamis dalam bekerja sehingga semangat dan kegairahan kerja para karyawan akan meningkat dan pada akhirnya tujuan kantor tersebut akan tercapai sebagaimana yang diharapkan.

Oleh karena itu diperlukan penerapan tata ruang kantor ( layout ) yang baik yang ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja, karena tata ruang kantor yang diatur sedemikian rupa akan memberikan kenyamanan dalam bekerja. Perasaan nyaman adalah langkah awal untuk menciptakan produktivitas kerja karyawan.

Tata ruang kantor yang kurang baik akan mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga karyawan, dengan demikian produktivitas kerja mereka akan menurun. Hal ini menyebabkan biaya yang dikeluarkan semakin besar dan hasil yang dicapai kurang memuaskan atau dengan kata lain tidak efektif dan tidak efisien.

Tata ruang kantor (layout) yang baik adalah susunan tata ruang kantor yang ditata atau diatur dengan baik, artinya ruangan tersebut tidak mengakibatkan


(11)

pemborosan tenaga, waktu dan tempat. Disamping itu ruangan kantor harus cukup memadai agar pegawai dapat bergerak lebih leluasa dan bebas sehingga komunikasi antar pegawai semakin lancar, koordinasi dan pengawasan semakin mudah dilakukan. Dengan demikian tata ruang kantor yang baik harus mampu menjamin agar penyimpangan dan pemborosan arus pekerjaan tidak terjadi.

Berdasarkan uraian tersebut penulis berkeinginan untuk memilih judul “Tata Ruang Kantor Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

B. Perumusan Masalah

Adapun masalah yang akan dibahas adalah “bagaimana tata ruang kantor pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan apakah tata ruang kantor tersebut dapat mendukung efektivitas dan efisiensi kerja?”

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tata ruang kantor pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti


(12)

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana tata ruang kantor yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

a. Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan tata ruang kantor dengan efisien dan efektif pada masa yang akan datang. b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan tata ruang kantor pada

bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa peneliti untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah No. 9 Kampus USU Medan. Jadwal kegiatan penelitian ini adalah sebagai berikut :


(13)

Table 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

BULAN

APRIL MEI JUNI

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 16 April 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan.

Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu pertama dan kedua bulan Mei 2010. Pada tahap ini Penulis akan melakukan wawancara dengan Kasubbag bagian Pendidikan dan para pegawai bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan mengumpulkan sebanyak mungkin data sekunder.

F. Sistematika Penulisan

Pembahasan Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab, yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.


(14)

BAB 2 : PROFIL INSTANSI.

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat tata ruang kantor pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB 4 : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.


(15)

BAB II

PROFIL PERGURUAN TINGGI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Kutaraja (Banda Aceh), yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, tetapi Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961. Berdasarkan Surat Keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli


(16)

Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada Pendidikan Tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, maka pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.

Dengan serah terima itu maka nama Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi yang mengelola tiga departemen pada Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) hingga saat ini telah menghasilkan tenaga – tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluarnya Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.


(17)

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 1. Visi Fakultas Ekonomi USU

Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi USU

Misi Fakultas Ekonomi USU antara lain :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.


(18)

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi ( organizational structure ) menentukan bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan. Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan ( Stephen P. Robbins, 2008: 212 )

Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut adalah struktur organisasi perusahaan. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. ( Moekijat, 2008 : 90 )


(19)

_ _ _ _ _ _

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen


(20)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor :

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc,M.Sc,Ph,D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pembantu Dekan II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, Msi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS ANGGOTA

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution, SE. M, Acc. Ak Drs. Ami Dilham, M. Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak. Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac,Ak


(21)

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr. Paham Ginting MS

Prof. Dr. Rismayani, MSi Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin Sembiring, M. Ec Prof. Dr. lic.rer.reg. Sirozujilam, SE, M.Ec Wahyu Ario Pratomo,SE, MEc

Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Drs. M. Lian Dalimunthe, Mec. Ac, Ak Drs. Bongsu Hutagalung, Msi

Dr. Murni Daulay, SE, Msi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak


(22)

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE


(23)

C. Job Description 1. Dekan

a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing – masing bagian.

b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing – masing bagian.

c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing – masing bagian.

2. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.


(24)

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

3. Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.


(25)

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Bagian Umum dan Keuangan :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan kegiatan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.


(26)

5. Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.


(27)

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian. 7. Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.


(28)

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada didalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang.


(29)

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi tersebut, Hal ini membutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah untuk mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras, disiplin dan loyalitas yang tinggi dalam bekerja.

Untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.


(30)

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa


(31)

BAB III PEMBAHASAN

1. Uraian Teoritis

A. Pengertian Tata Ruang Kantor

Ada beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George F. Terry dalam buku Office Management dan Control tahun 1958 menyatakan “Office layout in determination of space requitment and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable costs”.

(Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan – kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor – faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak).

( Sedarmayanti,2001:125)

Tata ruang kantor yang diatur dengan baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur dengan tertib dan lancar. Pengawasan akan semakin mudah dilakukan sehingga efisiensi kerja dapat tercapai.

Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat :

1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif 2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai. 3) Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan. 4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.


(32)

5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

B. Tujuan tata ruang kantor :

1) Arus pekerjaan yang efektif..

2) Ruang yang luas, tetapi dipergunakan dengan baik. 3) Kesenangan dan rasa puas pegawai

4) Memudahkan pengawasan.

5) Kesan yang baik bagi para langganan dan tamu.

6) Fleksibilitas yang besar untuk kebutuhan – kebutuhan yang berlainan. ( Sedarmayanti,2001:126)

C. Asas – asas pokok tata ruang kantor

Dalam buku Practical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang asas-asas pokok tata ruang kantor yaitu :

1) Asas Jarak Terpendek

Merupakan suatu tata ruang dimana proses penyelesaian suatu pekerjaan dapat dilakukan sependek-pendeknya atau dengan waktu yang efektif yaitu dengan jarak antara dua titik dalam garis lurus. 2) Asas Rangkaian Kerja

Yaitu penempatan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan penyelesaian pekerjaan.


(33)

3) Asas Penggunaan Segenap Ruang

Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal keatas maupun ke bawah. 4) Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja.

Apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah.

Misalnya, tata ruang kantor terpaksa diubah dengan mudah, karena : a. Perubahan proses kerja / prosedur kerja kantor.

b. Penemuan teknologi baru, dan lain lain. (Sedarmayanti,2001:126)

2. Tata ruang kantor pada bagian pendidikan.

Adapun tata ruang kantor yang terdapat pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah tata ruang kantor terbuka, yakni suatu ruangan besar yang digunakan beberapa pegawai sebagai tempat bekerja bersama – sama tanpa dipisah oleh penyekat. Dengan digunakannya tata ruang kantor terbuka maka membawa keuntungan bagi pegawai di bagian Pendidikan ( Akademik) Fakultas Ekonomi USU yaitu

a. Memudahkan dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi.

b. Menjadikan gerak para pegawai luwes atau fleksibel.

c. Tidak memerlukan biaya yang tinggi jika diperlukan perubahan ruangan.

d. Memudahkan hubungan langsung, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.


(34)

e. Menghemat energi karena AC, lampu dan lain – lain tidak terhalang oleh banyak dinding.

Akan tetapi di samping keuntungan tata ruang kantor terbuka di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU juga mempunyai kerugian, yaitu:

a. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit ditemuka n. b. Kurangnya konsentrasi dalam bekerja.

c. Terjadinya kegaduhan atau kebisingan.

d. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas. e. Adanya tumpukan tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja

lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan kurang baik.

Prinsip- prinsip tata ruang kantor yang dijalankan oleh Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

1. Meja disusun dengan rapi.

2. Perlengkapan kantor diletakkan dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

3. Bagian – bagian yang mempunyai banyak hubungan dengan mahasiswa ditempatkan di bagian depan kantor sehingga mudah didatangi sehingga tidak menggangu bagian –bagian yang lain.

4. Bagian –bagian yang mempunyai tugas yang sama dan yang berhubungan ditempatkan secara berdekatan atau berdampingan untuk memperlancar pekerjaan.


(35)

6. Pekerjaan yang memerlukan konsentrasi ditempatkan di ruangan tertentu ( Ruang Pembantu Dekan I dan Database )

2.1 Peralatan dan Perlengkapan

Penyusunan perabot-perabot kantor akan menimbulkan keharmonisan dalam penggunaan ruangan yang tersedia sangat penting untuk menciptakan iklim kerja yang sehat dan memberikan kesan bagi orang yang datang ke kantor tersebut. (Sedarmayanti,2001:127).

Penataan ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruangan dan penggunaan secara terperinci mengenai penyusunan perabot serta alat pelengkap, sehingga mempunyai hubungan dengan efektivitas kerja.

Peralatan dan perlengkapan yang terdapat di Bagian di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU yaitu :

a. Kursi. b. Meja Kerja. c. Filling Cabinet. d. Lemari Penyimpanan. e. Alat Tulis Kantor.

Seperti pena, pensil, penggaris, buku agenda, kertas dengan berbagai jenis dan ukuran, kertas dengan kepala/ kop surat, kertas memo, karbon, Stapler dan Stapless, jepitan kertas (paper clips), alat pelubang kertas ( punch ), jepitan dokumen tebal (binder clips), lem perekat,dan gunting.


(36)

f. Televisi.

g. AC ( Air Conditioner ). h. Kalender.

i. Kalkulator. j. Mesin tik. k. Pesawat telepon. l. Jam.

m. Komputer dan printer. n. Alat pemadam kebakaran.

2.2. Lingkungan dan kondisi fisik

Penataan lingkungan kantor dan kondisi fisik membawa pengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan kantor. Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung. Kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor, yaitu : A. Faktor Intern

1) Manusia

adalah salah satu aspek penting yang memiliki peran yang sangat besar dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung efisiensi dan efektivitas kerja. Manusia merupakan individu yang melakukan pekerjaan di kantor sesuai dengan bidang tugas dan kewajiban masing-masing.


(37)

2) Waktu

adalah salah satu indikator penting dalam melakukan pekerjaan dimana dari aspek ini dapat diketahui sejauh mana efisiensi dan efektivitas dapat tercapai.

3) Biaya

adalah seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik materil maupun materil yang ada.

B. Faktor Ekstern 1. Cahaya

Penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai. Pencahayaan di lingkungan kerja dikatakan efektif apabila pegawai merasa nyaman secara visual akibat pencahayaan yang seimbang. Para pegawai menerima informasi menggunakan indera penglihatan ( mata ) seperti membaca surat, menulis, dan lainnya. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan terhambat dan banyak kesalahan terjadi.Hal ini akan mempengaruhi produktivitas kerja pegawai. Kelelahan pada mata pegawai akibat cahaya yang tidak sesuai di tempat kerja akan mengakibatkan ketegangan pada matanya, hal ini akan mengakibatkan kinerja pegawai menurun dan tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.


(38)

Menurut McShane, ada empat jenis pencahayaan yang digunakan di kantor antara lain:

a) Ambient Lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan ke seluruh ruangan yang biasanya dipasang pada langit-langit luar kantor.

b) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang

pegawai, misalnya meja kerja.

c) Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area

yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain yang dibutuhkan.

d) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, kaca, dinding, serta cahaya lainnya. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai. Namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap. Untuk itu perusahaan sebaiknya menggunakan sistem penyimpanan cahaya matahari (solar energy saving system) sehingga jenis cahaya ini tetap dapat digunakan.

Quible menjelaskan bahwa ada empat jenis cahaya yang dapat digunakan di kantor yaitu :

a) Cahaya alami

Yaitu cahaya yang berasal dari cahaya matahari. b) Cahaya Fluorescent

Yaitu pencahayaan melalui lampu yang dipasang di langit – langit kantor. Keuntungan penggunaan jenis cahaya ini adalah mengurangi bayangan dan silau pada area kerja.


(39)

c) Cahaya Incandescent

Dengan menggunakan tabung filamen, cahaya ini paling sering digunakan di rumah.

d) High Intensity Discharge Lamps

Penggunaan cahaya ini pada perkantoran adalah sesuatu yang baru. Lampu ini biasanya digunakan pada jalan raya dan stadion olahraga, yang memberikan sistem pencahayaan yang kurang efisien.

( Sukoco,2007:210 – 212 ) .

Penerangan yang terdapat di bagian pendidikan ialah Amblient lighting.

2. Warna

Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan, pengertian, dan fikiran. Sifat dan pengaruh warna dapat menimbulkan rasa senang, sedih, dan lainnya. Warna tidak hanya mempercantik kantor. Warna mempunyai pengaruh yang penting terhadap tekanan darah dan ketegangan syaraf. Warna tertentu akan mempengaruhi fikiran beberapa orang dengan perasaan atau fikiran yang baik. Warna lain mempunyai pengaruh yang sebaliknya.


(40)

Keuntungan penggunaan warna yang baik :

a. Memungkinkan kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan.

b. Mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap produktivitas pegawai.

Tabel 3.1

Warna yang mempengaruhi perasaan Manusia

Warna Sifat Pengaruh Untuk ruangan

1. Merah Dinamis, merangsang dan panas

Menimbulkan semangat kerja

Pekerjaan sepintas lalu ( singkat )

2. Kuning Keanggunan, bebas, hangat

Menimbulkan rasa gembira dan merangsang urat syaraf mata.

Gang – gang jalan lorong

3. Biru Tenang, tentram, dan sejuk

Mengurangi tekanan atau ketegangan

Berpikir konsentrasi

Sumber: (Sedarmayanti,2001 :131)

Warna pada ruang kantor bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU adalah kuning dan coklat dalam satu ruangan.

3. Udara

Faktor lingkungan kantor lainnya yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor. Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur, kelembaban, ventilasi serta kebersihan udara. Mengenai udara ini, kantor pada bagian pendidikan fakultas ekonomi USU juga sudah memenuhi


(41)

lingkungan fisik yang baik, karena seluruh ruangan sudah menggunakan Air Conditioner (AC) sehingga akan meningkatkan produktivitas kerja para pegawai dan juga pimpinan. Hal ini disebabkan karena udara pada ruangan kerja tidak panas dan terasa sejuk, sehingga tidak mengganggu pekerjaan. Udara yang panas akan membuat orang kurang bersemangat dan juga dapat membuat orang yang berada dalam tuangan itu tidak betah berada di dalamnya.

4. Musik

Musik dipergunakan untuk membantu kelancaran pekerjaan. Lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejemuan serta menambah kegembiraan kerja. Mempergunakan musik saat bekerja dapat memperbaiki kondisi-kondisi yang kurang baik saat bekerja.

Musik dapat membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan.

Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan musik saat bekerja, namun tidak semua ruangan kantor menggunakan musik. Masih ada ruangan yang sama sekali tidak menghidupkan musik saat bekerja. Penggunaan musik oleh para pegawai dan pimpinan juga tidak terlalu sering dilakukan.


(42)

Tata ruang tersebut sangat besar manfaatnya bagi jalannya kegiatan suatu kantor. Sejauh ini kantor bagian pendidikan USU telah melakukan penerapan mekanisme penataan ruangan yang cukup baik. 5. Suara

Pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi yang tinggi seperti ruangan Pembantu Dekan I dan ruangan Database di bagian Pendidikan USU. Karenanya pada bagian tersebut, suara bising dihindarkan dan ruangan tersebut ditempatkan di ruangan khusus. Agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efisien dan efektif sehingga produktivitas kerja dapat meningkat. Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan fikiran, dalam menggunakan telepon, dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik..

6. Dekorasi

Masalah dekorasi berhubungan dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja, tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.

Pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU umumnya dekorasi kantor sudah tertata dengan baik. Hal ini terlihat pada penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan yang disusun secara berdekatan, menggunakan tirai berwarna putih untuk bagian depan kantor dan ruangan pembantu dekan I.


(43)

7. Keamanan

Dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu dipertimbangkan secara hati – hati dan teliti. Keamanan yang perlu diperhatikan ialah mencegah kecelakaan kerja, kemalingan (kriminalitas), pengamanan rahasia, dan tangga darurat. Dan di satu sisi pada kantor Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU terdapat tabung pemadam kebakaran.


(44)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian tersebut, dapat ditarik kesimpulan :

1. Konsep tata ruang yang dipakai pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU adalah konsep tata ruang kantor terbuka karena dianggap lebih mudah untuk merawat ruang kantornya. Tidak hanya itu saja, tata ruang ini juga bertujuan agar lebih mudah berkomunikasi satu sama lain sehingga efektivitas pekerjaan lebih mudah dicapai.

2. Dari pengamatan penulis dapat diambil kesimpulan antara perbandingan teori yang telah dipelajari dengan yang ada di organisasi, bahwa bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan teori yang ada. Hal ini terbukti dari penyusunan tata letak ruang kantor pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU memenuhi aspek-aspek yang ada. Aspek-aspek itu diantaranya adalah aspek lingkungan yang mencakup perkakas kantor, dan kondisi fisik dalam kantor.

3. Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan asas tata ruang kantor yang baik. Ini terbukti dari penyusunan tata letak ruang kantornya dan penempatan perabot-perabot kantor.

4. Tata ruang kantor bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU sudah memenuhi kriteria tata ruang kantor yang dapat membantu penghematan tenaga, waktu dan biaya, sehingga dapat meningkatkan efektivitas kerja para pegawainya.


(45)

5. Pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU para pegawai yang memiliki pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain ditempatkan berdekatan agar pekerjaan yang mereka kerjakan lebih efektif.

B. Saran

Adapun saran yang ingin disampaikan penulis adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya penyusunan arsip harus lebih diperhatikan karena masih belum sempurna agar di dalam mencari arsip yang dibutuhkan tidak kewalahan.

2. Kebersihan ruangan harus lebih diperhatikan lagi agar keindahan ruangan dapat terjaga. Khususnya pada kebersihan meja para pegawai, hendaknya barang-barang atau kertas-kertas yang tidak terpakai lagi sebaiknya disingkirkan dari atas meja agar tidak mengganggu pekerjaan. 3. Kesehatan ruangan juga harus dijaga. Dalam menciptakan ruangan yang

sehat sebaiknya dilakukan bersama-sama, dan juga diperlukan kesadaran yang tinggi bagi setiap individu yang berada di ruangan tersebut. Bagi para pegawai yang merokok, sebaiknya jangan merokok di dalam ruangan sehingga sirkulasi udara dapat terjaga.

4. Tata ruang kantor pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU dirancang sedemikian rupa agar penataannya dapat diubah kembali jika diperlukan, hal ini bertujuan untuk menghilangkan kejenuhan dalam bekerja


(46)

DAFTAR PUSTAKA

Gie, T.L., 2000. Administrasi Perkantoran Modern. edisi ketujuh. Liberty Offset, Yogyakarta.

Haryadi, Hendi, 2009. Administrasi Perkantoran. Visimedia, Jakarta.

Moekjizat, 2002. Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan, Mandar Maju, Bandung.

Moekijat, 2008. Administrasi Perkantoran. Cetakan Kedelapan, Mandar Maju, Bandung.

Munir Sukoco, Badri, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran. Erlangga, Jakarta.

Sastradipoera, Komarudin, 2001. Asas – Asas Manajemen Perkantoran. Kappa Sigma, Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Dasar – Dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi, Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Pasar-Pasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Cetakan kedua, Mandar Maju, Bandung.

Sukoco Badri, Munir,2005. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga, Surabaya.


(1)

lingkungan fisik yang baik, karena seluruh ruangan sudah menggunakan Air Conditioner (AC) sehingga akan meningkatkan produktivitas kerja para pegawai dan juga pimpinan. Hal ini disebabkan karena udara pada ruangan kerja tidak panas dan terasa sejuk, sehingga tidak mengganggu pekerjaan. Udara yang panas akan membuat orang kurang bersemangat dan juga dapat membuat orang yang berada dalam tuangan itu tidak betah berada di dalamnya.

4. Musik

Musik dipergunakan untuk membantu kelancaran pekerjaan. Lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejemuan serta menambah kegembiraan kerja. Mempergunakan musik saat bekerja dapat memperbaiki kondisi-kondisi yang kurang baik saat bekerja.

Musik dapat membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan.

Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan musik saat bekerja, namun tidak semua ruangan kantor menggunakan musik. Masih ada ruangan yang sama sekali tidak menghidupkan musik saat bekerja. Penggunaan musik oleh para pegawai dan pimpinan juga tidak terlalu sering dilakukan.


(2)

Tata ruang tersebut sangat besar manfaatnya bagi jalannya kegiatan suatu kantor. Sejauh ini kantor bagian pendidikan USU telah melakukan penerapan mekanisme penataan ruangan yang cukup baik.

5. Suara

Pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi yang tinggi seperti ruangan Pembantu Dekan I dan ruangan Database di bagian Pendidikan USU. Karenanya pada bagian tersebut, suara bising dihindarkan dan ruangan tersebut ditempatkan di ruangan khusus. Agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efisien dan efektif sehingga produktivitas kerja dapat meningkat. Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan fikiran, dalam menggunakan telepon, dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik..

6. Dekorasi

Masalah dekorasi berhubungan dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja, tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.

Pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU umumnya dekorasi kantor sudah tertata dengan baik. Hal ini terlihat pada penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan yang disusun secara berdekatan, menggunakan tirai berwarna putih untuk bagian depan kantor dan ruangan pembantu dekan I.


(3)

7. Keamanan

Dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu dipertimbangkan secara hati – hati dan teliti. Keamanan yang perlu diperhatikan ialah mencegah kecelakaan kerja, kemalingan (kriminalitas), pengamanan rahasia, dan tangga darurat. Dan di satu sisi pada kantor Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU terdapat tabung pemadam kebakaran.


(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian tersebut, dapat ditarik kesimpulan :

1. Konsep tata ruang yang dipakai pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU adalah konsep tata ruang kantor terbuka karena dianggap lebih mudah untuk merawat ruang kantornya. Tidak hanya itu saja, tata ruang ini juga bertujuan agar lebih mudah berkomunikasi satu sama lain sehingga efektivitas pekerjaan lebih mudah dicapai.

2. Dari pengamatan penulis dapat diambil kesimpulan antara perbandingan teori yang telah dipelajari dengan yang ada di organisasi, bahwa bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan teori yang ada. Hal ini terbukti dari penyusunan tata letak ruang kantor pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU memenuhi aspek-aspek yang ada. Aspek-aspek itu diantaranya adalah aspek lingkungan yang mencakup perkakas kantor, dan kondisi fisik dalam kantor.

3. Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan asas tata ruang kantor yang baik. Ini terbukti dari penyusunan tata letak ruang kantornya dan penempatan perabot-perabot kantor.

4. Tata ruang kantor bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU sudah memenuhi kriteria tata ruang kantor yang dapat membantu penghematan tenaga, waktu dan biaya, sehingga dapat meningkatkan efektivitas kerja


(5)

5. Pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU para pegawai yang memiliki pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain ditempatkan berdekatan agar pekerjaan yang mereka kerjakan lebih efektif.

B. Saran

Adapun saran yang ingin disampaikan penulis adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya penyusunan arsip harus lebih diperhatikan karena masih belum sempurna agar di dalam mencari arsip yang dibutuhkan tidak kewalahan.

2. Kebersihan ruangan harus lebih diperhatikan lagi agar keindahan ruangan dapat terjaga. Khususnya pada kebersihan meja para pegawai, hendaknya barang-barang atau kertas-kertas yang tidak terpakai lagi sebaiknya disingkirkan dari atas meja agar tidak mengganggu pekerjaan. 3. Kesehatan ruangan juga harus dijaga. Dalam menciptakan ruangan yang

sehat sebaiknya dilakukan bersama-sama, dan juga diperlukan kesadaran yang tinggi bagi setiap individu yang berada di ruangan tersebut. Bagi para pegawai yang merokok, sebaiknya jangan merokok di dalam ruangan sehingga sirkulasi udara dapat terjaga.

4. Tata ruang kantor pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi USU dirancang sedemikian rupa agar penataannya dapat diubah kembali jika diperlukan, hal ini bertujuan untuk menghilangkan kejenuhan dalam bekerja


(6)

DAFTAR PUSTAKA

Gie, T.L., 2000. Administrasi Perkantoran Modern. edisi ketujuh. Liberty Offset, Yogyakarta.

Haryadi, Hendi, 2009. Administrasi Perkantoran. Visimedia, Jakarta.

Moekjizat, 2002. Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan, Mandar Maju, Bandung.

Moekijat, 2008. Administrasi Perkantoran. Cetakan Kedelapan, Mandar Maju, Bandung.

Munir Sukoco, Badri, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran. Erlangga, Jakarta.

Sastradipoera, Komarudin, 2001. Asas – Asas Manajemen Perkantoran. Kappa Sigma, Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Dasar – Dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi, Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Pasar-Pasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Cetakan kedua, Mandar Maju, Bandung.

Sukoco Badri, Munir,2005. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga, Surabaya.