Pelaksanaan Azas-Azas Efisiensi Pekerjaan Oleh Pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN AZAS-AZAS EFISIENSI PEKERJAAN OLEH PEGAWAI KANTOR BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh : MUTIARA SARI

082103053

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : MUTIARA SARI

NIM : 082103053

JUDUL : PELAKSANAAN AZAS-AZAS EFISIENSI

PEKERJAAN OLEH PEGAWAI KANTOR BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

Tanggal : . . . Maret 2011 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan

NIP. 19741012 200003 2 003 ( Dr. Beby K. F. Sembiring, SE, MM)

Tanggal : . . . . Maret 2011 DEKAN

NIP. 19550810 198303 1 004 (Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : MUTIARA SARI

NIM : 082103053

JUDUL : PELAKSANAAN AZAS-AZAS EFISIENSI

PEKERJAAN OLEH PEGAWAI KANTOR BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

Medan, ….. Maret 2011 Menyetujui

Pembimbing

NIP: 19550914 198103 1 005 (Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Syukur alhamdulillah Penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, karunia, dan kemudahan sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd) pada Program Diploma III Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Pelaksanaan Azas-azas Efisiensi Pekerjaan oleh Pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Adapun tujuan Penulis membuat Tugas Akhir ini adalah untuk memberikan informasi mengenai pentingnya pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor. Didalam penyelesaian Tugas Akhir ini Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyajian baik dari isi maupun pemaparannya, oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan Tugas Akhir ini.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini Penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak, oleh karena itu izinkanlah penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian Tugas Akhir, sehingga penulisan dapat terselesaikan dengan baik.

4. Ibu Fepty Aniar, SE selaku Kasub. Akademik Fakultas Ekonomi USU, yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian dan meluangkan waktu untuk memberikan penjelasan terhadap data yang dibutuhkan.

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta, Ayahanda Ridwan Ritonga dan Ibunda Paulina Nasution yang telah memberikan segalanya kepada ananda dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga Penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Untuk adik-adikku tercinta Juwita Sari Ritonga dan Rifai Ramadhan Ritonga yang selalu memberikan dukungan dan semangat selama penulisan Tugas Akhir ini.

8. Untuk sahabat-sahabatku Grace Y Marpaung, Fitri Rahmawati, Langga Sari Nasution yang selalu menjadi rekan terbaik selama masa kuliah. 9. Untuk teman-temanku Di Program Studi Diploma III Kesekretariatan

stambuk 2008, Nani, Windi, Ermi, Nurul, Maya, Catrin, Wahyu, dan Reni.

10.Teman-teman magang grup 10 Yoan, Devi, Maya, Lia, Desi, dan Ami yang menjadi rekan kerja selama 8 minggu menjalani proses magang. Segala budi baik dan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Amin...

Wassalam.

Medan, Maret 2011 Penulis

MUTIARA SARI

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Jadwal Kegiatan ... 5

E. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Singkat ... 8

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... 15

D. Jaringan Usaha/ Kegiatan ... 20

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III. PELAKSANAAN AZAS-AZAS EFISIENSI PEKERJAAN A. Makna Efisiensi Pekerjaan ... 23

1. Azas Perencanaan ... 26

2. Azas Penyederhanaan ... 27

3. Azas Penghematan ... 28

4. Azas Penghapusan ... 29

5. Azas Penggabungan ... 29

C. Evaluasi Kinerja ... 30

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 32

B. Saran ... 33

DAFTAR TABEL

Halaman

DAFTAR GAMBAR

Halaman

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, untuk mencapai tujuannya diperlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping, harus pula ditetapkan kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.

Menurut Zaenudin Achmad (2007:2), kantor adalah suatu unit organisasi yang berfungsi memberikan pelayanan kegiatan kerja dan kegiatan lainnya untuk keperluan manajemen dalam usahanya mencapai tujuan organisasi, dengan menggunakan sumberdaya manusia dengan segala fasilitas dan perlengkapannya dalam fungsi pelayanan sehingga tercapai tujuan kantor yang telah direncanakan sebelumnya. Sumberdaya kantor yang dimamfaatkan untuk mencapai tujuan adalah personalia kantor, permodalan atau uang, peralatan dan perlengkapan kantor, mesin-mesin kantor, metode kerja, waktu kerja, dan tempat kerja.

Menurut Sedarmayanti (2001:2), Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan. Efisiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah

mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya.

Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif, ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggungjawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efesiensi pekerjaannya dan mereka hanya mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan.

Efisiensi pekerjaan kantor adalah penggunaan sumberdaya manusia secara terorganisir untuk menemukan cara-cara yang lebih baik guna meniadakan pemborosan apapun juga termasuk pemborosan waktu, energi, ruangan, bahan, alat-alat dan sebagainya. Sedangkan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor adalah azas-azas yang mempengaruhi perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input).

Perbandingan antara output dan input ini dapat dilihat dari 2 segi, yaitu dari segi usaha dan segi hasil. Dilihat dari segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi apabila suatu hasil tertentu dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Usaha pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda termasuk uang.

Dilihat dari segi hasil, suatu kegiatan dikatakan efisien apabila dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak.

Menurut The Liang Gie (2009:174), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu, azas perencanaan, azas penyederhanaan, azas penghematan, azas penghapusan, dan azas penggabungan. Azas perencanaan adalah menggambarkan mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Azas penyederhanaan adalah membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah/ ringan. Azas penghematan adalah mencegah pemakaian bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi mahal. Azas penghapusan adalah meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.

Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai masalah azas-azas efisiensi pekerjaan kantor, maka dari itu penulis memilih judul mengenai

“Pelaksanaan azas – azas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Adapun rumusan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “bagaimanakah pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pegawai pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Manfaat penulisan antara lain : 1. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Hasil Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam bidang efisiensi pekerjaan kantor . Khususnya mengenai pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.

2. Pihak yang berkepentingan

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya.

3. Bagi penulis

Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen perkantoran yang diterima penulis selama perkuliahan.

D. Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di Table 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

BULAN

JANUARI 2011 FEBRUARI 2011 MARET 2011

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan

2

Pengumpulan Data

3

Penulisan Laporan

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 4 Februari 2011, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan Februari 2011. Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing

oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

E. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan oleh pegawai kantor bagian Akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

A. Sejarah Singkat

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Kemudian Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Repubilk Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961, dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli

Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Visi Fakultas Ekonomi USU

Visi Fakultas Ekonomi USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomiterkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi USU

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan

melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat di gambar ini,

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

1. Pimpinan Universitas

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc(CTM),Sp.A(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, M.Sc

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Sekretariat Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac

2. Pimpinan Fakultas Ekonomi

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si

3. Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

4. Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

5. Departemen

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si

b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

c. Akuntansi

Ketua : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

6. Program Studi

a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

b. Program Studi S1 Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si

c. Program Studi S1 Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

d. Program Studi DIII Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

e. Program Studi DIII Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar M.Si, Ak

f. Program Studi DIII Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

1. Dekan

a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing – masing bagian.

b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing – masing bagian.

c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing – masing bagian.

2. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

3. Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan.

7. Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai 4. dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada 5. masyarakat.

6. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

7. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuan.

8. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran

terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III

PELAKSANAAN AZAS-AZAS EFISIENSI PEKERJAAN

A. Makna Efisiensi Pekerjaan

Menurut pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU, efisiensi pekerjaan kantor adalah rasio antara hasil pekerjaan kantor dengan hasil manajemen yang dipergunakan atau sebagaimana lazimnya adalah perbandingan

output (sumber efisiensi) terhadap input (hasil dari pekerjaan kantor itu sendiri). Adapun sumber efisiensi utama pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah pegawai itu sendiri dengan menggunakan akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien.

Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yaitu:

1. Keahlian pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai disetiap

masing-masing bagian yang telah ditentukan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.

2. Kesadaran pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan dengan proses yang panjang.

3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU antara lain dilakukan penyebaran tugas (job description) dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka.

Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut :

a. Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda termasuk uang.

b. Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutu ataupun jumlah suatu hasil tersebut.

Dalam beberapa hal ada persamaan antara efisiensi dari produktivitas terutama dalam pencapaian kinerja. Namun demikian kedua istilah itu tidak selamanya dapat dipergunakan karena lapangan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sangat luas, mulai pemakaian, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan dari perencanaan, sedangkan produktivitas berkenaan dengan sesuatu yang dapat diukir secara jelas dan luas lingkupnya terbatas pada hasil secara nyata atau fisik.

Pelaksanaan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU tidak hanya meliputi di tingkat atas saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan yang paling bawah justru efisiensi tingkat bawah ini yang sulit untuk dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat kelihatan dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi harus dilakukan terus-menerus hingga merupakan suatu kebiasaan. Efisiensi dalam pekerjaan kantor adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan pula dengan pengertian produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan memperhatikan faktor-faktor yang mendukung atau menunjang.

Adapun faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah

adanya spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara. Contohnya adalah pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas operasional pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dimana barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan teruji coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi barang mengikuti spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU memakai terhadap barang-barang yang diperlukan sesuai dengan standar aturan spesifikasi Universitas Sumatera Utara.

B. Azas - azas Efisiensi Pekerjaan 1. Azas Perencanaan

Azas perencanaan adalah azas yang menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan pekerjaan. Azas perencanaan membantu pegawai untuk mempertahankan imbangan yang tepat dalam bidang pekerjaan, bagian terbesar dari waktu serta usahanya dikerahkan ke arah sasaran-sasaran pokok. Kegagalan merencanakan pekerjaan akan mengakibatkan timbulnya ketidak efisienan.

Adapun indikasi-indikasi yang menunjukka n kurangnya perencanaan adalah : Keterlambatan dalam hal menyelesaikan pekerjaan kantor.

a. Moril rendah

b. Ketiadaan arah bagi kelompok kerja c. Pemborosan bahan-bahan

d. Kehilangan waktu para pekerja

Perencanaan yang tepat akan membantu menunjukkan saat yang tepat untuk mengajukan sebuah ide atau program kepada pihak atasan atau kepada bawahan. Secara logis, apabila pegawai berada dalam suasana receptive atau sedang mengalami masalah maka perencanaan tersebut merupakan sebuah pemecahan. Dalam hal ini timing sangat penting, dalam kebanyakan kasus bijaksana untuk menyusun sebuah rencana secara menyeluruh, kemudian menyimpannya, dan mengeluarkannya bilamana diperlukan. Perwujudan azas perencanaan ini pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU meliputi penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian, dan melakukan administrasi Akademik terhadap apa yang diperlukan dan dibutuhkan oleh setiap unit Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU agar apa yang direncanakan dapat tercapai dan terlaksana sesuai dengan visi dan misi Fakultas Ekonomi USU.

2. Azas Penyederhanaan

Azas penyederhanaan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan azas ini yaitu :

a. Pedoman tentang Tatacara. Tatacara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih benar-benar menghemat sumber kerja yaitu cara-cara yang termudah, yang teringan, yang tercepat, terdekat dan termurah.

b. Pedoman tentang perlengkapan yang akan digunakan oleh para pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dari material sampai mesin

dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan dalam menggunakan dan merawatnya.

Dalam perwujudannya, Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU tidak memakai azas penyederhanaan pekerjaan. Hal ini dikarenakan Fakultas Ekonomi USU adalah sebuah fakultas yang sudah berdiri sejak lama, sehingga para pegawai tinggal menjalankan dan mengikuti sistem yang sudah ada sejak dulu. Semua pelaksanaan kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Azas Penghematan

Azas penghematan adalah mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi tidak mahal. Azas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman berikut ini :

a. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, dalam menetapkan prosedur Akademik dan data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat, hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan kemanfaatan yang diterima.

b. Pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, dalam memperbanyak warkat hendaknya diperhitungkan secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berkelebihan sehingga menghamburkan material atau warkat itu bertahun-tahun tidak habis.

Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU mempergunakan dan mengolah kebutuhan operasional kantor sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Salah satu perwujudan azas penghematan adalah dari segi

anggaran (budgeting). Dengan melakukan penghematan dalam penggunaan peralatan kantor baru bisa dikatakan suatu perwujudan azas penghematan. Realisasi azas penghematan pada peralatan dan perlengkapan kantor tampak pada pelaksanaan kerja para pegawai.

4. Azas Penghapusan

Azas penghapusan adalah meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan azas ini dapat diwujudkan dalam hal sebagai berikut :

a. Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, dalam pelaksanaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya. Gerak yang berlebihan atau langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan.

b. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya, dalam pelaksanaan ini tembusan-tembusan surat kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan hendaknya ditiadakan.

5. Azas Penggabungan

Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman dalam pelaksanaan azas penggabungan ini adalah sebagai berikut :

a. Pedoman tentang kerja sekali jalan, kekembaran kerja dalam administrasi Akademik hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis.

b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serba guna, dalam pengadaan perbekalan Akademik hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serba guna atau setidaknya merupakan penggabungan antara dua satuan yang lebih sederhana.

Adapun perwujudan azas penggabungan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU tampak pada penggabungan dua kegiatan dari masing-masing unit bagian menjadi satu kegiatan yang saling berkaitan dan sejalan. Pengaplikasian kegiatan ini terjadi pada kegiatan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

C. Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja pegawai sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai pada Kantor Bagian Akademik

Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai sesuai dengan job description setiap unit bagian.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah :

1. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU ditempuh dengan mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya

2. Pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan pencapaian efisiensi pekerjaan kantor. Disertai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang the right man on the right place. Sehingga berdampak terhadap kinerja pegawai yang dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif.

3. Semua pekerjaan kantor di Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah dilakukan dengan sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit dihindarkan dan dicarikan alternatif yang lebih mudah. Sehingga sedapat mungkin menghindarkan penggandaan pekerjaan yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Diharapkan azas perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.

2. Diharapkan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan pelaksanaan efisiensi pekerjaan kantor yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi dengan selalu memperhatikan efisiensi setiap pekerjaan yang dilakukan dan selalu menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan efisien.

3. Diharapkan pegawai dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan, baik mahasiswa, dosen maupun sesama pegawai dalam hal pengurusan administrasi mahasiswa S1 maupun Diploma III.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Mitra Wacana Media

Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi. Medan : Fakultas Ekonomi USU

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. Sedarmayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran Suatu Pengantar. Bandung: Bandar Maju

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

anggaran (budgeting). Dengan melakukan penghematan dalam penggunaan peralatan kantor baru bisa dikatakan suatu perwujudan azas penghematan. Realisasi azas penghematan pada peralatan dan perlengkapan kantor tampak pada pelaksanaan kerja para pegawai.

4. Azas Penghapusan

Azas penghapusan adalah meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan azas ini dapat diwujudkan dalam hal sebagai berikut :

a. Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, dalam pelaksanaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya. Gerak yang berlebihan atau langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan.

b. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya, dalam pelaksanaan ini tembusan-tembusan surat kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan hendaknya ditiadakan.

5. Azas Penggabungan

Azas penggabungan adalah mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman dalam pelaksanaan azas penggabungan ini adalah sebagai berikut :

a. Pedoman tentang kerja sekali jalan, kekembaran kerja dalam administrasi Akademik hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis.

b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serba guna, dalam pengadaan perbekalan Akademik hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serba guna atau setidaknya merupakan penggabungan antara dua satuan yang lebih sederhana.

Adapun perwujudan azas penggabungan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU tampak pada penggabungan dua kegiatan dari masing-masing unit bagian menjadi satu kegiatan yang saling berkaitan dan sejalan. Pengaplikasian kegiatan ini terjadi pada kegiatan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

C. Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja pegawai sangat penting dalam pencapaian tujuan kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap masing-masing individu pegawai dalam menyelesaikan beban tugas yang harus diselesaikan.

Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana pekerjaan para pegawai di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai pada Kantor Bagian Akademik

Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai sesuai dengan job description setiap unit bagian.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis dari pembahasan ini adalah :

1. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU ditempuh dengan mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya

2. Pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan pencapaian efisiensi pekerjaan kantor. Disertai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki pegawai Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang the right man on the right place. Sehingga berdampak terhadap kinerja pegawai yang dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif.

3. Semua pekerjaan kantor di Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah dilakukan dengan sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit dihindarkan dan dicarikan alternatif yang lebih mudah. Sehingga sedapat mungkin menghindarkan penggandaan pekerjaan yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Diharapkan azas perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.

2. Diharapkan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan pelaksanaan efisiensi pekerjaan kantor yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi dengan selalu memperhatikan efisiensi setiap pekerjaan yang dilakukan dan selalu menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan efisien.

3. Diharapkan pegawai dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan, baik mahasiswa, dosen maupun sesama pegawai dalam hal pengurusan administrasi mahasiswa S1 maupun Diploma III.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Mitra Wacana Media

Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi. Medan : Fakultas Ekonomi USU

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. Sedarmayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran Suatu Pengantar. Bandung: Bandar Maju

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Erlangga