Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koorinasi Kerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatara Utara

PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

OLEH :

ANNISA HIDAYATI

102103038

Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Medan

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : ANNISA HIDAYATI

NIM : 102103038

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM

MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA

Tanggal: ... Januari 2013 Ketua Program StudI DIII Kesekretariatan

(

NIP. 19741012200003 2 003

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM)

Tanggal: ... Januari 2013 Plt. Dekan Fakultas Ekonomi USU

(Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005 )

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ANNISA HIDAYATI

NIM : 102103038

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM

MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA

Medan, Januari 2013

Menyetujui,

Dosen Pembimbing

(

NIP. 19741012200003 2 003

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan curahan rahmat, kesehatan dan keselamatan, pengetahuan kepada Penulis. Dan atas ridho-Nya yang telah memberikan kesempatan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas akhir yang berjudul “PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” ini dimaksudkan guna

memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Selama proses penulisan Tugas Akhir ini, Penulis banyak menemukan berbagai kendala dan kesulitan. Tetapi dengan bantuan, arahan dan bimbingan dari berbagai pihak baik yang berupa; materil, informasi, prosedur, moril, dan spiritual, maka kesulitan tersebut dapat diantisipasi oleh Penulis dengan baik dan proses penulisan Tugas Akhir ini dapat berjalan dengan baik. Untuk membalas bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak pada kesempatan ini dengan ketulusan hati dan penuh rasa hormat, Penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kepada Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc (CTM), Sp. Ak selaku rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Kepada Bapak Drs. Arifin Lubis, M, Ak. Selaku PLT. Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Kepada Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua

Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Pembimbing yang sudah meluangkan waktu untuk Penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.

4. Kepada Seluruh Dosen/Staf Pengajar serta Pegawai yang telah banyak memberikan ilmu kepada Penulis.

5. Kepada teman-teman terdekat Ayu Naimah, Istiqomah Lubis, Destri Liza

Indayu, dan Irmayanti yang telah membantu Penulis dan memberikan semangat sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir.

6. Kepada Orang Tua tersayang Eddy Prayatna HR, Nany Syahrani UM dan

kakak-kakak, abang dan adik tersayang Dian Pratiwi, Dwitri, Adetia Pramitha, Irfan Hanafiah dan Putri Salsa yang memberikan semangat, doa serta menemani dan menghibur Penulis selama ini.

7. Kepada sahabat-sahabat Penulis Elfina Sari, Anggita Putri, Siti

Munawarah, Corry Indhira Silaban, Dian Anggriani dan teman-teman seperjuangan di D-III Kesekretariatan ’10 Grup A dan B yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu Penulis.

Akhirnya atas bantuan dan perhatian yang telah diberikan sekali lagi Penulis tuturkan banyak terima kasih. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi Penulis dan pembacanya. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan karunianya pada kita semua.

Medan, Januari 2013

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL………...v

DAFTAR GAMBAR……….vi

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Manfaat Penelitian ... 3

D. Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan ... 3

1. Jadwal survey / Observasi ... 3

2. Sistematika Pembahasan ... 4

BAB II : PROFIL INSTANSI ... 5

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 5

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8

C. Job Description ... 11

D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 15

E. Kinerja Usaha Terkini ... 16

F. Rencana Kegiatan ... 17

BAB III : PEMBAHASAN ... 18

A. Pengertian Organisasi ... 18

B. Asas-Asas Organisasi ... 19

C. Struktur Organisasi ... 22

D. Bentuk - Bentuk Organisasi ... 22

E. Koordinasi ... 28

1. Pengertian Koordinasi ... 28

2. Bentuk-Bentuk Koordinasi ... 28

3. Sistem Koordinasi ... 29

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 33

A. Kesimpulan ... 33

B. Saran ... 34

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara..9

3.1 Struktur Organisasi Garis ………24

3.2 Struktur Organisasi Garis dan Staf ……….25

3.3 Struktur Organisasi Fungsional ………..26

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Dalam hidup bermasyarakat, perlu adanya kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan keterbatasan kemampuan yang ada pada manusia baik fisik, waktu, pengetahuan dan sebagainya, sehingga untuk memenuhi kebutuhannya ia memerlukan bantuan orang lain.

Proses kerja sama dari kelompok orang untuk mencapai tujuan yang sudah tentu didasarkan atas norma dan ketentuan yang sudah disetujui secara bersama-sama, sehingga bentuk kerja sama tersebut terorganisasi dalam suatu kumpulan yang formil dan dipimpin oleh seorang pemimpin yang diangkat dan diakui oleh anggota perkumpulan tersebut, maka hal ini dinamakan organisasi.

Pengorganisasian didefenisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi).

Agar struktur organisasi dapat mendukung pencapaian tujuan hendaknya mengandung 3 (tiga) hal, yaitu:

1. Cara (sistem) Pendelegasian Tugas dan Wewenang

Pendelegasian tugas dan wewenang yang jelas memungkinkan tenaga kerja mengetahui tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dan yang menjadi tanggung jawabnya. Tenaga kerja juga akan mengetahui ruang lingkup wewenang yang dimilikinya atau tugas-tugas yang akan dilaksanakannya.

Dengan kondisi kerja tersebut tenaga kerja mengetahui sumber pemberi delegasi tugas dan tempat melaporkan hasilnya. Cara atau sistem pendelegasian tugas dan wewenang yang jelas tidak akan menyebabkan dualisme dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan.

2. Koordinasi

Jika pendelegasian tugas dan wewenang sudah jelas maka keadaan tersebut harus diikuti oleh koordinasi, sebab setiap individu maupun bagian dalam organisasi perusahaan sudah mengetahui posisi, tugas, wewenang yang dimiliki. Dengan kata lain koordinasi diperlukan untuk mengatur kondisi tersebut.

3. Komunikasi

Agar koordinasi dapat diterapkan, maka perlu komunikasi yang bermanfaat untuk mendekatkan setiap tenaga kerja maupun kelompok kerja. Hal tersebut dimaksudkan untuk saling memberikan informasi antara tenaga kerja maupun kelompok kerja. Tanpa komunikasi akan terjadi kondisi yang membingungkan dan tidak mendukung aktivitas-aktivitas dalam upaya pencapaian sasaran dari organisasi tersebut.

Jelaslah struktur organisasi sangat penting bagi suatu perusahaan, karena merupakan gambaran umum perusahaan tersebut. Menyadari manfaat struktur organisasi bagi setiap perusahaan maupun instansi yang berhubungan dengan koordinasi maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas mengenai “Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang dijabarkan di atas maka dapat dirumuskan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni Apakah struktur organisasi yang telah diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan koordinasi kerja pegawai?”

3

C. Manfaat Penelitian

Manfaat penulisan Tugas Akhir dari penelitian yang dilakukan adalah :

1. Bagi Fakultas Ekonomi Ekonomi

Memberikan bahan masukan kepada Fakultas Ekonomi dalam mengenai masalah tentang peranan struktur organisasi dalam meningkatkan kerja karyawan.

2. Bagi Peneliti

Dapat membandingkan antara teori dengan praktek yag diterapkan pada obyek penelitian.

3. Bagi peneliti selanjutnya

Sebagai bahan referensi khususnya penelitian tentang struktur organisasi.

D. Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal survey / Observasi

Dalam penulisan skripsi minor ini penulis membuat jadwal kegiatan yang digunakan untuk menyusun waktu yang diperluan agar penyelesaian skripsi minor ini dapat berjalan dengan teratur dan selesai dengan tepat waktu. Jadwal observasi, penulisan sampai dengan skripsi minor ini selesai dimulai pada tanggal 09 Desember 2013 dan berakhir pada tanggal 15 Januari 2013. Observasi dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang beralamat di Jalan Prof. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan

November Desemeber

I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

2. Sistematika Pembahasan

Sistematika pembahasan dari tugas akhir ini terdiri dari beberapa bab dan masing-masing bab terdiri dari beberapa sub bab sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis akan memaparkan alsan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dn manfaat penelitian, metode penelitian, dan ditutup dengan jadwal survey dan sistematika pembahasan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

Dalam bab ini penulis akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan

BAB III : TOPIK PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian organisasi, prinsip-prinsip organisasi, struktur dan bentuk organisasi, pengertian kinerja dan koordinasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari bab topik penelitian setelah dibandingkan dengan hipotesis dan saran berupa tindakan-tindakan perbaikan yang mungkin dapat diterapkan pada fakultas agar permasalahan tidak sampai terjadi atau setidaknya dapat dikurangi.

Bagian akhir sekali akan dicantumkan daftar pustaka dalam lampiran-lampiran.

BAB II PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Diploma III.

Program Studi Strata-1 terdiri dari :

a. Program Studi Manajemen

b. Program Studi Ekonomi pembangunan

c. Program Studi Akuntasi

Sedangkan Program Studi Diploma III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan

b. Program Studi Akuntansi

c. Program Studi Keuangan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmua dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayaan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan

pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional..

7

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

PLT Dekan : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak.

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M,Ak.

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA

Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

Program Studi Stara-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc

Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si Manajemen

Ketua : Dra. Endang Sulistiani Rini, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Keuangan

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

11

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SE,CN

Kasub. Personalia : Kammariyah, SE

Kasub Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasub Akademik : Fepti Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

PMUC : Suparyo,SE

C. Job Description

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun suatu struktur organisasi dengan menguraikan beberapa tugas tiap-tiap bagian. Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Dekan dan Pembantu Dekan

Dekan adalah pimpinan Fakultas yang memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi serta bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan bertugas membantu setiap kegiatan Dekan. Apabila Dekan berhalangan tidak tetap, maka Dekan menunjuk salah seorang Pembantu Dekan bertindak sebagai pelaksana harian Dekan.

2. Kepala Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan

kegiatan fakultas. 2.1

Tugas sub bagian akademik adalah : Sub Bagian Akademik

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik.

d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakuka urusa kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

13

2.2

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah : Sub Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan

kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakuka urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan data dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan

pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan

dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperaikan system informasi keuangan

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

1.3

Tugas sub bagian kepegawaian adalah : Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Melaksanakan proses pengangkatan pegawai. c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

d. Menyerifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan

jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

2.4 Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan, e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

2.5

Tugas sub bagian perlengkapan adalah : Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusunan kerja da anggaran kerja (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengilah data perlengkapan.

c. mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

d. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

e. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

f. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan

15

g. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan

lingkungan.

h. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’aMi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

17

F. Rencana Kegiatan

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: Peningkatan proses belajar – mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

1. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

2. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu

hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid smester dan jadwal ujian smester telah terprogram.

3. Memperbaiki rank kuliah mahasiswa dan dosen serta departemen, ruang baca.

4. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru

diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

5. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied

approach, workshop, seminar, lokakarya.

6. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan

kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

7. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen.

8. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus

dirapatkan oleh departemen.

9. Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program studi S2

dan S3 baik di dalam maupun di luar negeri Universitas Sumatera Utara. 10.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

11.Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan

pimpinan fakultas.

12.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan

magang / praktek kerja lapangan agar mendapatkan kelulusan yang berkualitas.

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Organisasi

Dengan adanya organisasi maka tenaga manusia dan peralatan atau faktor produksi lainnya dapat digunakan secara terpadu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Orang mendirikan organisasi karena alasan bahwa organisasi dapat mencapai sesuatu yang tidak dapat dicapai secara perorangan.

Organisasi adalah sekelompok manusia yang dengan sengaja dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Di samping itu organisasi dapat juga dipandang sebagai suatu system dan bentuk hubungan antara wewenang dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan dalam rangka pencapaia tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien.

Organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, yang artinya alat. Satu alat saja belum lagi menimbulkan organisasi baru dengan penyatuan dengan alat-alat lain timbullah keharusan akan kerja sama rasional (efisien) untuk mencapai hasil atau sasaran tertentu maka timbullah organisasi.

Untuk mengetahui arti dan defenisi organisasi tersebut, berikut terdapat beberapa defenisi organisasi:

1. “Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang harus

dilaksanakan oleh orang-orang, atau kelompok-kelompok dengan kekuasaan yang diperlukan untuk pelaksanaan itu, sehingga kewajiban yang dilaksanakan demikian itu memberikan saluran-saluran yang terbaik bagi penyelenggaraan usaha yang efisien, teratur, positif dan dikoordinasikan” (Pfiffner dan Lane dalam Supardi dan Anwar, 2002:4)

2. “Organisasi adalah alat yang digunakan orang-orang secara individu

maupun kelompok untuk mencapai beberapa tujuan. Organisasi menggabungkan pengetahuan kolektif, nilai, dan visi orang-orang yang secara sadar (dan kadang tidak sadar) berusaha untuk memperoleh sesuatu yang mereka inginkan.” ( Wisnu dan Nurhasanah, 2005:3)

19

B. Asas-Asas Organisasi

Pengorganisasian mempersatukan sumber-sumber daya pokok dengan cara yang teratur dan mengatur orang dalam pola yan demikian rupa, hingga mereka dapat melaksakan aktifitas-aktifitas guna mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Istilah pengorganisasian berasal dari perkataan Organism (Organisme) yang merupakan bagian-bagian yang terintegrasi demikian rupa hinggga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan.

Untuk membentuk atau menyusun suatu organisasi yang efektif dan efisien perlu diperhatikan dan dipedomani beberapa asas atau prinsip-prinsip organisasi yang menjadi landasan dalam melaksankan kegiatan.

Prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh Sutarto adalah sebagai berikut: 1. Asas Perumusan Tujuan

Dalam mencapai tujuan organisasi diperlukan perumusan tujuan yang jelas dan tertulis. Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman dalam menyusun fungsi-fungsi dan tugas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam bekerja. Tujuan yang jelas mempermudah pencapaian sasaran organisasi yang telah ditetapkan, karena tujuan hanya tercapainya melalui kerjasama yang baik, teratur antar pegawai. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi adanya kesatuan antara pimpinan dan kesatuan gerak pegawai atau karyawan.

2. Asas Departementasi

Departementasi adalah pengelompokan individi-individu kedalam departemen dan pengelompokan departemen secara total. Dalam mencapai efisiensi kegiatan perlu dikelompokkan menurut jenis dan hubungannya sehingga setiap unit kerja mempunyai batas-batas kerja yang jelas dan tegas.

3. Asas Pembagian Kerja

Pembagian kerja dapat menciptakan keseimbangan terhadap tugas, tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga setiap bagian mempunyai beban dan tanggung jawab yang sesuai dengan tingkat pekerjaannya.

4. Asas Delegasi Kekuasaan

Delegasi merupakan penyerahan hak dalam mengambil keputusan melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Pelimpahan wewenang atau kekuasaan harus dirumuskan secara tertulis dengan kata-kata yang mudah dipahami dan jelas sehingga pendelegasian wewenang menunjukkan isi materi dan batasan-batasan tugas sehingga tidak terjadi kesalah pahaman.

5. Asas Kesatuan Komando

Asas kesatuan komando adalah asas dimana perintah dan tanggung jawab barada pada keputusan pemimpin. Dengan tidak adanya kesatuan komando dapat menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan.

6. Asas Koordinasi

Asas koordinasi adalah keselarasan melaksanakan aktivitas satuan, tugas dalam organisasi.

Adapun manfaat dari asas koordinasi adalah :

a. Menjamin kesatuan kebijaksanaan

b. Menjamin kesatuan sikap

c. Menjamin kesatuan pelaksanaan

d. Menghindari konflik

e. Menghindari kesalahan dalam pekerjaan f. Menghindari dalam perebutan fasilitas

g. Menghindari kekosongan dalam bekerja

7. Asas Rentang Kontrol

Asas ini dimaksudkan agar pimpinan mudah dalam melakukan pengawasan atas perintah-perintah yang diberikan kepada bawahan secara tepat. 8. Asas Organisasi

Yang dimaksud asas organisasi adalah tingkatan-tingkatan suatu organisasi yang di dalamnya terdapat pimpinan, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang dari pimpinan ke bawahan dalam fungsi tertentu.

9. Asas Fleksibelitas

Asas ini membantu organisasi dalam menyelesaikan organisasi dengan melihat perubahan dari lingkungan internal atau eksternal organisasi.

21

10. Asas Kelangsungan

Dalam membentuk organisasi diharapkan organisasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai harapan, oleh karena itu sebelum membentuk organisasi para pembentuk harus menyediakan sarana yang ada dalam menunjang aktivitas operasional organisasi secara baik dan terus-menerus.

11. Asas Keseimbangan

Asas keseimbangan yaitu penetapan susunan organisasi dalam yang sesuai dengan tugas, wewenang, peran dan tanggung jawab masing-masing bagian. Hal ini dilakukan agar penempatan lebih mudah dilakukan sesuai dengan jenjang organisasi yang setingkat sehingga dapat meningkatkan efisiensi sewaktu bekerja dan aktifitas operasi organisasi berjalan terus-menerus.

C. Struktur Organisasi

Dalam hal ini struktur organisasi diartikan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja,maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama. Struktur organisasi ini harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan organisasi dan menurut sumber-sumber kemampuannya, biasanya disusun oleh pihak pimpinan. Pengembangan struktur organisasi harus ditekankan pada prinsip-prinsip organisasi komunikasi, pada azas pertukaran informasi dan kewajiban bawahannya untuk selalu melaporkan kepada atasan tentang jalannya operasi pada azas kewajiban pimpinan untuk selalu mengadakan pengecekan terhadap jalannya pelaksanaan perintah-perintahnya.

Fungsi dari struktur organisasi adalah untuk menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan dan berupa pewadahan atau pengaturan lebih lanjut daripada kekuasaan, pekerjaan, tanggung jawab dan orang-orang yang harus sehingga setiap orang tahu apa kedudukannya, apa tugasnya, apa tanggung jawabnya, kewajibannya, fungsinya, pekerjaannya maupun wewenangnya.

D. Bentuk - Bentuk Organisasi

Bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu : 1. Organisasi Garis (Line Organization)

Tipe organisasi yang paling umum terdapat dalam perusahaan, dan di mana ada garis-garis otoritas langsung dari bagian puncak sampai bagian terbawah, dimana tiap pimpinan memikul tanggung jawab tertentu untuk seksinya dalam perusahaan.

Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Bentuk sederhana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relative kecil.

b. Bawahan hanya mengenal satu pimpinan.

c. Pucuk pemimpin merupakan sumber dari pada wewenang.

23

e. Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan

hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain.

f. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks.

g. Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.

h. Alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan masih

sederhana.

i. Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah. j. Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.

k. Dari pucuk pimpinan sampai kebawah, segala sesuatu berlangsung

menurut garis komando.

Organisasi Garis memiliki kebaikan dan kelemahan yaitu : a. kebaikan organisasi garis yaitu :

1. kesatuan dalam pimpinan dan perintah 2. pengambilan keputusan lebih cepat 3. solidaritas karyawan tinggi

4. biayanya rendah

b. Kelemahan organisasi garis, yaitu :

1. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga, kalau ia tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.

2. Adanya kecendrungan pimpinan untuk bertindak otokratis.

Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai berikut :

Sumber : Dalam buku Supardi dan Anwar (2002:23) Gambar 3.1

Struktur Organisasi Garis

2. Organisasi Garis dan Staf (Line Staf Organization)

Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut : a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks b. Jumlah anggotanya relatif banyak.

c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut

garis komando mulai top manager sampai dengan unit lini yang paling bawah.

2. Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf. Unit staf adalah unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan. Dalam struktur organisasi garis dan staf juga dijumpai kebaikan dan kelemahan.

Adapun kebaikan organisasi garis dan staf yaitu : 1. Relavan untuk perusahaan besar.

2. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli.

3. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place” .

DIRECTUR

25

Adapun kelemahan organisasi garis dan staf yaitu : 1. Koordinasi kadang-kadang sukar di terapkan.

2. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak

sehingga mereka tidak saling mengenal.

3. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi.

Sumber : Dalam buku Supardi dan Anwar (2002:26) Gambar 3.2

Struktur Organisasi Garis dan Staff

3.Organisasi fungsional

Organisasi dimana ahli-ahli ditempatkan dan dibebani dengan suatu macam pekerjaan tertentu di seluruh organisasi.

Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut : a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga.

b. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian fungsi.

c. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan

organisasi yang ada di bawahnya, dan pimpinan dari setiap organisasi. PIMPINAN

STAFF AHLI STAFF AHLI

STAFF STAFF

LINI LINI

LINI LINI

Sumber : Dalam buku Supardi dan Anwar (2002:29) Gambar 3.3

Struktur Organisasi Fungsional

4.Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk struktur organisasi fungsional juga memiliki kebaikan dan kelemahan, antara lain:

Kebaikan struktur organisasi fungsional dan staf yaitu : a. Pembagian tugas jelas

b. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan

Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf yaitu : a. Sukar mengadakan mutasi.

b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi.

c. Kurangnya solidaritas sesama karyawan karena tidak saling mengenal. DIREKTUR

UTAMA

D. PRODUKSI D. LITBANG D. PEMASARAN D. PERSONALIA

Kepala Produksi

Kepala Administrasi

Kepala Pemasaran

27

Sumber : Dalam buku Supardi dan Anwar (2002:44) Gambar 3.4

Struktur Organisasi Fungsional dan Staff

Dari bentuk struktur organisasi ini jelas bahwa struktur organisasi yang digunakakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah struktur organisasi fungsional dan staf atau gabungan dari antara struktur organisasi fungsional dengan struktur organisasi garis.

Direktur

Staff Penasehat

Produksi _{Perdagangan Personalia Keuangan}

Proyek C Proyek B

E. Koordinasi

1. Pengertian Koordinasi

Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan serangkaian kegiatan yang selalu berhubungan satu sama lain sesuai dengan prinsip organisasi yaitu dengan membagi-bagi pekerjaan, misalnya bagian produksi, pemasaran, administrasi, keuangan dan lain-lain.

Untuk mengelola bagian-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai

keahlian (skill) pada bagian masing-masing sehingga setiap bagian dapat

beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian, pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksud diadakannya spesialisasi ini supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua faktor-faktor produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.

Melaksanakan departemenisasi dan spesialisasi ini tanpa melaksanakan koordinasi akan menimbulkan masalah pada setiap suatu organisasi atau setiap pejabat untuk berjalan sendiri tanpa kesatuan arah dan kemudian akan menyimpang dari tujuan perusahaan keseluruhan.

2. Bentuk-Bentuk Koordinasi

Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir segala kegiatan yang dilaksanakan bawahan, menunjukkan orang yang tepat dan sesuai, memerintah kepada bawahan untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

29

a. Koordinasi Vertikal

Kordinasi vertikal adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.

b. Koordinasi Horizontal

Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama dalam mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahakan untuk saling mengisi.

3. Sistem Koordinasi

Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar diperlukan beberapa syarat, antara lain :

a. Authority

Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan memberikan usaha pada usaha bersama. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertikal maupun horizontal dalam pencapaian tujuan secara keseluruhan.

Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority. b. Mutual Service

Yaitu kesediaan untuk saling membantu antar para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujudnya koordinasi,

tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya kesadaran untuk bekerjasama dan saling membantu.

c. Doktrin

Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping memuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.

Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seluruh aktivitas.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu:

a. Para pejabat dan satuan-satuan organisasi merasa satu dalam organisasi.

b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat

dalam memecahkan masalah.

c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.

d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar

pejabat.

F. Hambatan Dalam Koordinasi

Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah, tujuan serta kedudukannya tentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah administrasi.

Ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara lain: 1. Dalam Bidang Organisasi

Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan organisasi didasarkan atas faktor diluar administrasi, seperti faktor politik, sosial, para

31

pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadikan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat yang berhenti karena pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.

2. Dalam Bidang Manajemen

Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan.

3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi

Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.

4. Dalam Bidang Kepegawaian

Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat, pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar.

5. Dalam Bidang Tata Keuangan

Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam

bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.

6. Dalam Bidang Tata Warkat

Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Peranan struktur organisasi ini sangat penting dalam mewujudkan

hubungan kerjasama dengan baik dan hubungan wewenang maupun tanggung jawab baik secara vertical dan horizontal yang menunjukkan bagian-bagian maupun fungsi-fungsi dari tenaga kerja dalam suatu perusahaan.

2. Struktur organisasi yang digunakan di Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara berbentuk fungsional dan staf yang merupakan pembagian personalia dari suatu bagian-bagian tertentu, dalam struktur organisasi tersebut pimpinan organisasi melimpahkan suatu pekerjaan pada bawahannya menurut bagian-bagiannya dalam bidang kerja tertentu, dan pimpinan organisasi dapat meminta pertanggung jawaban dari semua pimpinan masing-masing bagian yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

3. Struktur organisasi yang diterapkan dalam organisasi sudah dapat

dijalankan fungsinya sebagai alat untuk suatu pengawasan, pengarahan, mengendalikan, dan menyalurkan para anggota untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai dalam suatu organisasi.

B. Saran

1. Dalam pengkoordinasian perlu adanya suatu komunikasi yang jelas antara pimpinan dan bawahannya agar tidak ada suatu pekerjaan yang terhambat.

2. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar pimpinan

tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan.

3. Agar suatu kerja sama dapat lebih ditingkatkan antara pimpinan dan

karyawan ataupun karyawan dan karyawan perlu adanya suatu hubungan informal dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

35

DAFTAR PUSTAKA

Arep Ishak, Hendri Tanjung, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Ke – 2, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2003.

Daft L, Richard, Manajemen, Edisi 6 Buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2007.

Supardi, Syaiful Anwar, Dasar-Dasar Perilaku Organisasi, Cetakan Pertama, UII Press, Jogjakarta, 2002.

Soyandi Herman, Manajemen Sumber Daya Manusia, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2008.

UR, Dicky Wisnu, Siti Nurhasanah, Teori Organisasi Struktur dan Design, Edisi Ke – 2, Universitas Muhammadiyah Malang Press, Malang, 2005.

31

pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadikan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat yang berhenti karena pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.

2. Dalam Bidang Manajemen

Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan.

3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi

Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.

4. Dalam Bidang Kepegawaian

Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat, pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar.

5. Dalam Bidang Tata Keuangan

Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam

32

bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.

6. Dalam Bidang Tata Warkat

Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Peranan struktur organisasi ini sangat penting dalam mewujudkan hubungan kerjasama dengan baik dan hubungan wewenang maupun tanggung jawab baik secara vertical dan horizontal yang menunjukkan bagian-bagian maupun fungsi-fungsi dari tenaga kerja dalam suatu perusahaan.

2. Struktur organisasi yang digunakan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berbentuk fungsional dan staf yang merupakan pembagian personalia dari suatu bagian-bagian tertentu, dalam struktur organisasi tersebut pimpinan organisasi melimpahkan suatu pekerjaan pada bawahannya menurut bagian-bagiannya dalam bidang kerja tertentu, dan pimpinan organisasi dapat meminta pertanggung jawaban dari semua pimpinan masing-masing bagian yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

3. Struktur organisasi yang diterapkan dalam organisasi sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk suatu pengawasan, pengarahan, mengendalikan, dan menyalurkan para anggota untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai dalam suatu organisasi.

B. Saran

1. Dalam pengkoordinasian perlu adanya suatu komunikasi yang jelas antara pimpinan dan bawahannya agar tidak ada suatu pekerjaan yang terhambat.

2. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar pimpinan tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan.

3. Agar suatu kerja sama dapat lebih ditingkatkan antara pimpinan dan karyawan ataupun karyawan dan karyawan perlu adanya suatu hubungan informal dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

35

DAFTAR PUSTAKA

Arep Ishak, Hendri Tanjung, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Ke – 2, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2003.

Daft L, Richard, Manajemen, Edisi 6 Buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2007.

Supardi, Syaiful Anwar, Dasar-Dasar Perilaku Organisasi, Cetakan Pertama, UII Press, Jogjakarta, 2002.

Soyandi Herman, Manajemen Sumber Daya Manusia, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2008.

UR, Dicky Wisnu, Siti Nurhasanah, Teori Organisasi Struktur dan Design, Edisi Ke – 2, Universitas Muhammadiyah Malang Press, Malang, 2005.