Fasilitas Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

FASILITAS KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

NUR ABRA JUWITA S. 092103003

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : NUR ABRA JUWITA S.

NIM : 092103003

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : FASILITAS KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ………. 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003

)

Tanggal : ………. 2012 Plt. Dekan

(Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

NIP. 19560101 198203 1 005

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : NUR ABRA JUWITA S.

NIM : 092103003

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : FASILITAS KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Desember 2012

Menyetujui Pembimbing

(Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si NIP. 19831008 201012 2 003

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Dengan mengucapkan puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang direncanakan. Shalawat dan salam penulis ucapkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita dari dunia yang gelap ke dunia yang penuh dengan ilmu pengetahuan yang tentunya kita harapkan syafaatnya di Yaumil Akhir kelak.

Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan dan masih banyak terdapat kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki. Untuk itu, penulis dengan kerendahan hati menerima masukan berupa kritik dan saran yang sifatnya membangun guna perbaikan dan penyempurnaan tugas akhir ini.

Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak., selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM., selaku Ketua Program Studi D3 Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si., selaku Dosen Pembimbing

Tugas Akhir.

4. Teristimewa penulis ucapkan terima kasih kepada kedua orang tua penulis Ayahanda Adi Setiawan dan Ibunda Nurhaidawati tersayang yang telah mendidik, mengasuh dan membimbing penulis dengan penuh kasih sayang tanpa kenal lelah serta berkat doa beliau pula penulis dapat menyelesaikan tugas akhir.

5. Terima kasih penulis ucapkan kepada orang yang spesial yang menemani penulis dari awal kuliah sampai penulis menyelesaikan tugas akhir atas bantuan, bimbingan dan saran-saran serta motivasi yang telah diberikan, dan terima kasih juga sudah sabar menanti dan menemani.

6. Kepada adek penulis tersayang Dede Setiawan Putra, penulis sangat berterima kasih atas dukungannya selama penulis menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Kepada sahabat penulis di kampus : Lucky Anisyah, Nia Syahrina, Lasmaida, Anggi Amanda Sari, Fitria Purnama Sari. Terima kasih atas dukungan dan motivasinya selama ini.

8. Kepada teman-teman kelompok magang :Silvia Irnanda, Ika Lestari, Eviwanty dan Bembenk, penulis ucapkan terima kasih atas bantuan dan kerjasamanya.

9. Kepada teman-teman D-III Kesekretariatan Stambuk 2009 tetap semangat dan terima kasih untuk kebersamaannya selama 6 semester ini. Do’a in penulis ya biar cepat kerja.

Mudah-mudahan Allah SWT membalas atas kebaikan yang diberikan kepada penulis. Akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk tugas akhir ini penulis

berharap dapat bermanfaat bagi kita semua, semoga kita selalu di jalan yang di ridhoi oleh Allah SWT. Amin.

Medan, Desember 2012 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan ... 5

1. Jadwal Penelitian ... 5

2. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 7

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 10

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Job Description ... 15

E. Kinerja Usaha Terkini ... 15

BAB III : PEMBAHASAN ... 17

A. Peranan Fasilitas Kerja ... 17

B. Sistem Arsip yang Terdapat di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 22

C. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja Bagian Kemahasiswaan ... 25

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 29

A. Kesimpulan ... 29

B. Saran ... 29

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 5

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang. Dalam menghadapi perkembangan tersebut tentu saja diperlukan fasilitas atau peralatan dalam menunjang kegiatan operasional. Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam melakukan usaha sangat tergantung pada fasilitas atau peralatan kerja. Untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang optimal, sehingga diperlukan keterampilan atau keahlian dalam mengoperasikan fasilitas atau peralatan kerja tersebut.

Menurut Anaroga (2000:54), fasilitas adalah sarana dan prasarana yang berguna untuk memperlancar dan memberikan kemudahan dalam melakukan suatu pekerjaan. Menurut Munir (2005:30), kerja adalah suatu kegiatan yang dilakukan seseorang atau kelompok. Jadi menurut Munir (2005:49) secara harafiah fasilitas kerja adalah segala sesuatu berupa sarana dan prasarana yang dapat membantu mempermudah suatu kegiatan atau aktivitas yang dilakukan seseorang atau kelompok. Dalam setiap proses kegiatan perkantoran, suatu perusahaan harus menyediakan fasilitas kerja yang lengkap dan menunjang kegiatan operasional. Peningkatan produktivitas dapat ditunjang dengan adanya penyediaan fasilitas kerja yang dapat membantu dan memotivasi karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor dengan baik.

Penggunaan fasilitas kerja bertujuan untuk menyelesaikan tugas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor. Masing-masing kantor memiliki kepentingan atau pekerjaan yang beraneka raga, maka fasilitas kantor yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan. Karena setiap jenis peralatan kantor ataupun fasilitas yang tersedia mempunyai fungsi yang berbeda-beda yang berfungsi untuk meningkatkan kegiatan operasional yang efektif dan efisien.

Menurut Bambang (1997:68), suatu organisasi harus membuat perencanaan dalam persediaan fasilitas dengan baik, agar fasilitas yang dipilih sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan fasilitas merupakan suatu kegiatan yang dilakukan sebelum dan setelah operasional. Secara umum perencanaan fasilitas mempunyai beberapa fungsi seperti menunjang peningkatan produktivitas, menggunakan tenaga kerja, peralatan dan ruang serta energi secara efektif, meminimalkan investasi modal, mempermudah pemeliharaan, meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja. Penggunaan fasilitas yang efektif dan efisien akan mampu mempermudah pelaksanaan pekerjaan pegawai, sehingga kinerja atau produktivitas Perguruan Tinggi Negeri akan dapat mewujudkan tujuannya.

Menurut Moekijat (1995:61), fasilitas kerja terbagi atas dua bagian yaitu fasilitas sarana kantor dan fasilitas prasarana kantor, yaitu :

1. Fasilitas sarana merupakan salah satu tempat yang menyediakan alat-alat kantor yaitu : komputer, telepon, faksimile, printer, fotocopy, mesin tik dan

in foccus.

2. Fasilitas prasarana merupakan fasilitas fisik sebagai pendukung dari pada fasilitas kantor agar pegawainya dapat bersemangat dan bergairah dalam melakukan pekerjaan, yaitu : fasilitas pendidikan (ruang baca, kantin,

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki berbagai fasilitas yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan ketepatan waktu pengerjaan tugas oleh karyawan atau pegawai. Dengan tersedianya fasilitas kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan produktivitas kerja secara terus-menerus. Fasilitas kerja yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah fasilitas sarana kantor dan fasilitas prasarana kantor. Fasilitas sarana kantor terdiri dari komputer, printer, faximile, in foccus, mesin tik, dan filling cabinet. Fasilitas prasarana kantor pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari : fasilitas pendidikan (ruang baca, kantin, internet/wi-fi dan musholla).

Fasilitas kerja yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka diharapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan produktivitas kerja pegawai atau karyawan sehingga produktivitas Fakultas Negeri tersebut juga ikut meningkat. Produktivitas karyawan atau pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dari cara kerja atau prosedur kerja para pegawai atau karyawan tersebut dalam memberikan pelayanan yang baik kepada para mahasiswa karena didukung oleh adanya fasilitas kerja yang lengkap.

Betapa pentingnya faktor fasilitas kerja untuk memotivasi dan mendorong karyawan dalam melaksanakan tugasnya agar lebih produktif, maka penulis memilih judul “Fasilitas Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Dalam hal ini masalah yang akan dibahas mengenai fasilitas kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun pembahasan masalah yang akan dikemukakan adalah “Bagaimana Peranan Fasilitas Kerja yang tersedia pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penulisan

Tujuan yang ingin dicapai dalam Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui apakah peranan fasilitas kerja yang tersedia pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan Tugas Akhir dari penelitian yang dilakukan adalah :

1. Bagi Fakultas Ekonomi

Memberikan bahan masukan penyeleksian dalam mengatasi masalah tentang peranan fasilitas kerja terhadap karyawan.

2. Bagi Penulis

Dengan penelitian dapat mengetahui secara langsung pada obyek yang diteliti di dalam hubungan dengan pengetahuan yang diperoleh selama di bangku kuliah sehingga pengetahuannya dapat diterapkan dalam keadaan konkrit (nyata).

3. Bagi pihak lain sebagia bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya.

E. Jadwal Penulisan dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penulisan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini akan dibuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

Tabel 1.1 Jadwal Penulisan

No. Kegiatan

Minggu ke

I II III IV

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan

Sumber Penulis 2012

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan magang selama 4 minggu mulai tanggal 9 Juli 2012 s/d 22 September 2012 di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan dan penulisan laporan Tugas Akhir mulai tanggal 9 Juli 2012 s/d 22 September 2012.

2. Sistematika Penulisan

Berikut merupakan sistematika penulisan yang akan disajikan pada penulisan Tugas Akhir ini :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan, manfaat penelitian, jadwal penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini menjelaskan hasil Tugas Akhir mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir. Pembahasan berupa fasilitas kerja, sistem arsip di bagian Kemahasiswaan dan faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang membangun bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL PERGURUAN TINGGI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, pada tahun 1961. Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 64/1961 tanggal 24 November 1961.

Pada waktu itu yayasan Universitas Sumatera Utara berada di Kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara dimana teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administratif tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan universitas pada waktu itu). Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K.Mendikbud R.I No. 42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No. 568/PTO5.H/SK/Q 87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas Pengelola PAAP Universitas Sumatera Utara. Setelah serah

terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program Diploma III, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar peraturan pemerintah No. 56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tetang Penetapan Unversitas Sumatera Utara sebagai Badan

Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program Strata Reguler (S1), Mandiri, Program Studi Diploma III, Program PPAK dan Program S1 Ekstensi yang telah banyak menghasilkan Alumni yang bekerja baik di dalam negeri maupun di luar negeri dan banyak yang telah berhasil menjalani jenjang karirnya.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Program Studi Kesekretariatan

2. Program Studi Keuangan 3. Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan

(customer) dan stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian

yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan

Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Menurut Sedarmayanti (2001:45), struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar, hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tahun 2012

Rektor dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala Bagian Kemahasiswaan

Unit Penunjang

Fakultas

Ketua Program Studi Intra Departemen

Ketua Lab/ Studi Bengkel Ketua Program

Studi Inter Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Plt. Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak Pudek I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec.Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec ANGGOTA

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Bongsu Hutagalung, SE, M.Si PROGRAM SI

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Ketua Program Studi : Irsyad Lubis. M.Soc, Ph.D

Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat. SE, M.Si

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting S., SE., M.A.F.I.S., Ak Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif. M.Si, Ak

Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM BAGIAN KEMAHASISWAAN

Kepala Bagian Kemahasiswaan : Nina Zailina, S.Sos

Anggota : Emma Deliana, S.Sos

: Chairunisa, SE : Sri Wardani, SE : Safaruddin, SE

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk

mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti

perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fiti, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki

nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Persiapan kuliah mahasiwa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semeter genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Peranan Fasilitas Kerja

Penggunaan fasilitas kerja merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan produktivitas suatu instansi atau organisasi. Menurut Gie (2000:15), menyatakan bahwa perlengkapan kerja merupakan sarana utama untuk mendorong produktivitas kerja manusia dalam suatu instansi. Lieng (2000:16), menyatakan bahwa fasilitas kerja merupakan perlengkapan kerja yang memberikan kemudahan bagi manusia (karyawan atau pegawai) untuk melakukan pekerjaannya, sehingga produktivitas suatu instansi menjadi lebih meningkat. Selain itu

pemeliharaan fasilitas kerja merupakan hal yang harus dipertimbangkan, karena adanya pemeliharaan yang baik dapat menjaga fungsi dan kualitas

perlengkapan kerja sehingga dapat menunjang kinerja para pegawai atau karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.

Fasilitas kerja berperan penting dalam upaya peningkatan kinerja karyawan atau pegawai dalam suatu instansi atau organisasi. Menurut Husman (2002:69), menyatakan bahwa fasilitas kerja merupakan suatu bentuk pelayanan berupa fasilitas kerja yang sangat diperlukan dalam membina prosedur dan tata kerja instansi atau organisasi, mempermudah pekerjaan, menghemat waktu, tenaga dan pikiran manusia dalam melaksanakan tugas-tugas rutin dan insidentil yang harus dihadapi dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan kantor. Fasilitas kerja merupakan salah satu penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.

Perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dan ini dapat ditunjang dengan peralatan kantor yang dapat membantu dan menyelesaikan pekerjaan tersebut. Peranan fasilitas sangat dibutuhkan untuk memperlancar proses pekerjaan karyawan untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan kantor.

Menurut Moekijat (1995:61), fasilitas kerja terbagi atas dua bagian yaitu :

1. Fasilitas sarana kantor. Contohnya : Komputer, Telepon, Faksimile, Printer,

Mesin fotocopy, Mesin Tik, dan In Foccus.

2. Fasilitas prasarana umum contohnya : fasilitas olahraga (lapangan sepak bola, basket, volley dan lain-lain). Fasilitas pendidikan (ruang baca, kantin, internet/wi-fi dan Musholla).

Menurut Munir (2005:65), adapun fungsi dari peralatan kantor adalah sebagai berikut :

1. Untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan pekerjaannya

2. Untuk menghemat waktu

3. Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi

4. Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dilakukan secara manual biasanya terjadi kesalahan. Dengan demikian perlu ada mesin-mesin elektronik dan fasilitas lain yang mendukung efektivitas kerja

Kelebihan mesin-mesin kantor adalah :

1. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian tenaga kerja dapat dipindahkan melakukan pekerjaan yang lain

2. Menghemat waktu

3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan 4. Pekerjaan menjadi lebih baik

5. Mengurangi kelelahan para pegawai dan dengan demikian menambah mutu pekerjaan

Kelemahan dari mesin-mesin kantor adalah :

1. Tingkat penyusutan beberapa mesin sangat tinggi

2. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih 3. Beberapa mesin harganya sangat mahal

4. Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas yaitu : 1. Mendukung tujuan organisasi

2. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang dan energi secara efektif 3. Meminimalkan investasi modal

4. Mempermudah pemeliharaan

5. Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja

Penggunaan pelengkapan dan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisien kantor.

Menurut Munir (2005:100), dalam memilih peralatan kantor perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Tujuan penggunaan peralatan. Sebelum memilih peralatan, tujuan harus ditentukan. Misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peralatan tersebut

2. Menentukan peralatan yang sesuai. Setelah peralatan ditentukan, memilih merk peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang penting 3. Tingkat kegunaan peralatan. Ketika beberapa merk telah diketahui, tingkat

kegunaan harus dipertimbangkan, apakah peralatan itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal

4. Spesifikasi peralatan. Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya, dan struktur yang dibutuhkan 5. Biaya peralatan. Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap

pengembalian investasi perusahaan. Meskipun kegunaan merupakan hal yang paling penting, efisiensi juga harus dipertimbangkan

6. Proses operasional peralatan. Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat fotokopi dan printer

7. Fitur keamanan. Meskipun beberapa peralatan kantor tidak berbahaya, namun fitur ini harus tetap dipertimbangkan

8. Fleksibelitas peralatan. Fleksibelitas peralatan juga sangat penting. Beberapa peralatan dapat dimodifikasi dengan beberapa komponen jika dibutuhkan.

9. Kemudahan penggunaan peralatan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah digunakan dan membutuhkan training tambahan

10.Kecepatan operasi peralatan. Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus indent terlebih dahulu. 11.Masukan dari operator peralatan. Karyawan yang akan mengoperasikan sering

kali diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan yang akan dipilih.

12.Standardisasi peralatan. Penggunaan hanya beberapa merk tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan merawatnya.

Menurut Bambang (1997:72) peralatan kantor yang baik dapat menghemat gerak pegawai, menambah kesehatan dan efisiensi pegawai. Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktivitas yang ada di dalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah maupun swasta. Biasanya fasilitas kantor dipergunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang-ulang dan dalam jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaannya untuk mencegah terjadinya kesalahan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ini selalu berusaha meningkatkan mutu produktivitas kerja dan menggunakan fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan para pegawai. Berbagai fasilitas atau peralatan mempunyai fungsi yang beragam. Pemilihan fungsi peralatan yang tepat dan sesuai akan menghasilkan keefektifan dan keefisienan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan, dengan demikian penggunaan fasilitas kantor akan sangat berperan dalam pencapaian produktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. Sistem Arsip Yang Terdapat di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya, dan untuk membantu produktivitas kerja para karyawan atau pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Menurut Barthos (2005:101), beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1. Komputer dan Perangkatnya

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk

mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai di kantor.

Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 6 PC unit komputer yang disediakan, yang berada di ruangan kemahasiswaan. Dengan 6 PC unit komputer pekerjaan yang ada di bagian kemahasiswaan tidak terhambat karena 6 PC unit komputer masing-masing mempunyai kegunaan pada bagian kemahasiswaan :

a. Untuk mengetik data-data mahasiswa

b. Menyimpan arsip atau dokumen mahasiswa yang penting

2. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencatak hasil

pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 4 unit mesin printer yang berada di ruang kemahasiswaan. Kegunaan printer pada bagian kemahasiswaan yaitu untuk mencetak hasil-hasil dengan 4 unit mesin printer pekerjaan di bagian kemahasiswaan tidak terhambat karena dalam 1 unit komputer bisa menggunakan 1 unit komputer.

Printer mampu mencetak data yang sama dari komputer tanpa mengalami perubahan data tetapi tabung tinta pada printer mudah rusak jika tidak hati-hati dalam pengisian ulang tinta.

3. Filling Cabinet

Filling cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi

empat panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip-arsip. Adapun yang tersimpan di dalam filling cabinet

adalah surat keterangan aktif kuliah, riset mata kuliah mahasiswa, surat keterangan mahasiswa yang ingin riset survey.

Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 5 filling cabinet yang masing-masing sudah terisi dengan berkas-berkas penting. Filling cabinet dapat menyimpan berkas-berkas penting sehingga penyusunannya tersusun rapi dan terstruktur, akan tetapi filling cabinet hanya dapat menyimpan berkas-berkas dalam jumlah terbatas.

4. Lemari Besi

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki 5 (lima) lemari besi yang berguna untuk menyimpan data-data mahasiswa dan dokumen penting lainnya. Adapun isi lemari besi adalah kartu registrasi mahasiswa dari angkatan 2000 sampai dengan 2010.

5. Lemari Kayu

Pada bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara terdapat 3 (tiga) lemari kayu. Lemari kayu yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan adalah untuk menyimpan data beasiswa para mahasiswa dan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar dan sebagian lagi digunakan untuk menyimpan piagam dan piala :

a. Terletak pada ruang tamu bagian Kemahasiswaan b. Terletak pada ruangan Kepala Bagian Kemahasiswaan c. Terletak pada bagian Pengurus Mahasiswa Diploma III 6. Meja

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 9 meja, yang terdiri dari 4 meja kaca yang berfungsi sebagai meja kerja, dan 4 meja komputer serta 1 set meja tamu :

a. Meja Staf Pegawai pada bagian Kemahasiswaan b. Meja Kasubag

c. Meja Ruang Tamu d. Meja Komputer

Meja adalah sebagian prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan. Tetapi yang harus dipertimbangkan untuk pembukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudut dapat dijangkau dengan tangan orang yang mempergunakannya.

7. Kursi

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 9 kursi. Diantaranya adalah 5 kursi yang digunakan untuk kerja pegawai, sementara 4 kursi lainnya sebagia kursi untuk tamu.

C. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja Bagian Kemahasiswaan Menurut Sedarmayanti (2001:75) Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja bagian kemahasiswaan yaitu :

1. Bersumber dari pekerjaan

Bagian kemahasiswaan mendata/mengurus kepentingan mahasiswa/i Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, seperti :

a. Mengurus jenis-jenis beasiswa

b. Mengurus mahasiswa yang akan mengambil beasiswa c. Mengurus kegiatan mahasiswa

d. Mendata mahasiswa wisuda

e. Merekapitulasi daftar mahasiswa yang masih aktif f. Mengurus data mahasiswa baru dalam registrasi manual g. Mengurus surat riset buat mahasiswa S1.

Hal-hal yang bersumber dari pekerjaan antara lain : a. Lingkungan kerja dan iklim kerja

Lingkungan kerja sangat penting diperhatikan seperti : 1) Ruang kerja yang kondusif

Ruangan tenaga yang tidak terganggu suara bising dari luar. 2) Sistem informasi kurang memadai

Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang sudah lama.

b. Teknologi

Fasilitas bagian kemahasiswaan : 1) Komputer

2) CPU

3) Mesin printer 4) Mesin fax 5) Telepon

2. Bersumber dari pegawai itu sendiri

Dalam bagian kemahasiswaan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik. Hal-hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :

a. Pendidikan

Bagian kemahasiswaan sebagian besar pegawainya memiliki predikat pendidikan S1 ada beberapa orang pegawai dan D3 ada beberapa orang pegawai.

b. Motivasi

Menurut Mr. Donald (2001:45), motivasi adalah suatu proses untuk menggiatkan motif-motif menjadi perbuatan/tingkah laku untuk memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan/keadaan dan kesiapan dalam diri individu yang mendorong tingkah lakunya untuk berbuat sesuatu dalam mencapai tujuan, dimana dapat memberi kemudahan mahasiswa untuk mengurus kepentingan di setiap semester perkuliahan yang berjalan di fakultas, seperti :

1. Surat masih aktif kuliah

2. Membuat surat izin dalam pengambilan beasiswa untuk mahasiswa 3. Membuat surat riset survey mahasiswa S1

c. Disiplin kerja

1. Selalu datang tepat waktu

2. Menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan

3. Mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh fakultas kepada para pegawai.

Produktivitas kerja merupakan pelaksanaan pekerjaan dengan cara tertentu tanpa mengurangi maksud dan tujuan yang akan dicapai seperti dengan cara mempermudah sistem pekerjaan sehingga mampu menghemat waktu, sehingga akan terciptanya efisiensi kerja sebagai pendukung daripada produktivitas kerja yang efektif.

Melalui penggunaan fasilitas kerja di bagian kemahasiswaan yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara produktivitas kerja pegawai telah sesuai dengan apa yang diharapkan dan bahkan dapat ditingkatkan. Hal ini terjadi karena penggunaan fasilitas kerja yang baik sehingga tercapainya efisiensi kerja baik itu dalam penggunaan waktu maupun tenaga. Produktivitas kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah mengalami peningkatan. Dengan adanya penggunaan fasilitas kerja yang baik maka dapat memberikan beberapa kelebihan yaitu meningkatnya produktivitas kerja yang dapat dilihat dari meningkatnya pelayanan administrasi terhadap mahasiswa, penggunaan fasilitas kerja yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan para pegawai. Namun demikian hal ini juga harus selalu dilakukan perubahan updated.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Fasilitas kerja yang tersedia pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat menunjang produktivitas kerjanya. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas yang sudah tergolong lengkap sehingga dapat menunjang pekerjaan karyawan baik dalam mencapai produktivitas kerja yang efektif dan efisien.

2. Fasilitsa kerja yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah tergolong lengkap tetapi beberapa teknologi yang tidak up to date

karena tidak mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini yang menyebabkan pekerjaan karyawan sedikit terhambat.

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :

1. Hendaknya penyediaan fasilitas kerja yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu ditingkatkan dan kekurangan yang ada harus diatasi dengan melakukan updated untuk fasilitas kerja yang ada dan berguna dapat meningkatkan produktivitas kerja.

2. Hendaknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu memperhatikan dan mempertimbangkan kemajuan teknologi dalam memilih fasilitas sarana kantor, karena dengan fasilitas sarana kantor yang canggih akan memudahkan pekerjaan pegawai sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Anaroga, Pandji. 2000. Manajemen Bisnis. Jakarta : Penerbit Rineka Cipta. Bambang, 1997. Manajemen Bisnis. Cetakan I. Jakarta : Rineka Cipta. Basir Barthos. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.

Gie, Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Cetakan ketujuh. Yogyakarta : Penerbit Liberty Yogyakarta.

Husman. 2002. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Erlangga. Moekijat. 1995. Manajemen Bisnis. Jakarta : Desa Maju.

Munir, Badri Sukoco. 2005. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Penerbit Erlangga.

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.

a. Mengurus jenis-jenis beasiswa

b. Mengurus mahasiswa yang akan mengambil beasiswa c. Mengurus kegiatan mahasiswa

d. Mendata mahasiswa wisuda

e. Merekapitulasi daftar mahasiswa yang masih aktif f. Mengurus data mahasiswa baru dalam registrasi manual g. Mengurus surat riset buat mahasiswa S1.

Hal-hal yang bersumber dari pekerjaan antara lain : a. Lingkungan kerja dan iklim kerja

Lingkungan kerja sangat penting diperhatikan seperti : 1) Ruang kerja yang kondusif

Ruangan tenaga yang tidak terganggu suara bising dari luar. 2) Sistem informasi kurang memadai

Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang sudah lama.

b. Teknologi

Fasilitas bagian kemahasiswaan : 1) Komputer

2) CPU

3) Mesin printer 4) Mesin fax 5) Telepon

2. Bersumber dari pegawai itu sendiri

Dalam bagian kemahasiswaan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik. Hal-hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :

a. Pendidikan

Bagian kemahasiswaan sebagian besar pegawainya memiliki predikat pendidikan S1 ada beberapa orang pegawai dan D3 ada beberapa orang pegawai.

b. Motivasi

Menurut Mr. Donald (2001:45), motivasi adalah suatu proses untuk menggiatkan motif-motif menjadi perbuatan/tingkah laku untuk memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan/keadaan dan kesiapan dalam diri individu yang mendorong tingkah lakunya untuk berbuat sesuatu dalam mencapai tujuan, dimana dapat memberi kemudahan mahasiswa untuk mengurus kepentingan di setiap semester perkuliahan yang berjalan di fakultas, seperti :

1. Surat masih aktif kuliah

2. Membuat surat izin dalam pengambilan beasiswa untuk mahasiswa 3. Membuat surat riset survey mahasiswa S1

c. Disiplin kerja

1. Selalu datang tepat waktu

2. Menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan

3. Mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh fakultas kepada para pegawai.

Produktivitas kerja merupakan pelaksanaan pekerjaan dengan cara tertentu tanpa mengurangi maksud dan tujuan yang akan dicapai seperti dengan cara mempermudah sistem pekerjaan sehingga mampu menghemat waktu, sehingga akan terciptanya efisiensi kerja sebagai pendukung daripada produktivitas kerja yang efektif.

Melalui penggunaan fasilitas kerja di bagian kemahasiswaan yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara produktivitas kerja pegawai telah sesuai dengan apa yang diharapkan dan bahkan dapat ditingkatkan. Hal ini terjadi karena penggunaan fasilitas kerja yang baik sehingga tercapainya efisiensi kerja baik itu dalam penggunaan waktu maupun tenaga. Produktivitas kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah mengalami peningkatan. Dengan adanya penggunaan fasilitas kerja yang baik maka dapat memberikan beberapa kelebihan yaitu meningkatnya produktivitas kerja yang dapat dilihat dari meningkatnya pelayanan administrasi terhadap mahasiswa, penggunaan fasilitas kerja yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan para pegawai. Namun demikian hal ini juga harus selalu dilakukan perubahan updated.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Fasilitas kerja yang tersedia pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat menunjang produktivitas kerjanya. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas yang sudah tergolong lengkap sehingga dapat menunjang pekerjaan karyawan baik dalam mencapai produktivitas kerja yang efektif dan efisien.

2. Fasilitsa kerja yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah tergolong lengkap tetapi beberapa teknologi yang tidak up to date karena tidak mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini yang menyebabkan pekerjaan karyawan sedikit terhambat.

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :

1. Hendaknya penyediaan fasilitas kerja yang baik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu ditingkatkan dan kekurangan yang ada harus diatasi dengan melakukan updated untuk fasilitas kerja yang ada dan berguna dapat meningkatkan produktivitas kerja.

2. Hendaknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu memperhatikan dan mempertimbangkan kemajuan teknologi dalam memilih fasilitas sarana kantor, karena dengan fasilitas sarana kantor yang canggih akan memudahkan pekerjaan pegawai sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Anaroga, Pandji. 2000. Manajemen Bisnis. Jakarta : Penerbit Rineka Cipta. Bambang, 1997. Manajemen Bisnis. Cetakan I. Jakarta : Rineka Cipta. Basir Barthos. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.

Gie, Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Cetakan ketujuh. Yogyakarta : Penerbit Liberty Yogyakarta.

Husman. 2002. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Erlangga. Moekijat. 1995. Manajemen Bisnis. Jakarta : Desa Maju.

Munir, Badri Sukoco. 2005. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Penerbit Erlangga.

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Penerbit CV Mandar Maju.