Pembangunan Sistem Pengawasan Untuk Divisi Pemasaran dan Penjualan di PT. Citra Tiara Bersama

PEMBANGUNAN SISTEM PENGAWASAN UNTUK DIVISI PEMASARAN DAN PENJUALAN DI PT. CITRA TIARA BERSAMA SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana

FAKHRIAN FADLIA ADIWIJAYA 10110008 PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA 2014

DAFTAR RIWAYAT HIDUP DATA PRIBADI

NIM : 10110008 Nama Lengkap : Fakhrian Fadlia Adiwijaya Jenis Kelamin : Laki-laki Tempat & Tgl Lahir : Purwakarta, 27 April 1992 Alamat : Puri Cipageran Indah I G.128 RT.02/27 Kel.

Cipageran Kec. Cimahi Utara Kota Cimahi No. Telepon : 083820209492 / (022)-61114567 E-mail : tkj.fakhrian@gmail.com

PENDIDIKAN FORMAL

1998

– 2004 : SD Negeri Jalan Kaum Cimahi 2004
– 2007
: SMP Negeri 2 Cimahi
2007
– 2010 : SMK Teknologi Industri Pembangunan Cimahi 2010
– 2014 : Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung

DAFTAR ISI ABSTRAK ....................................................................................................... i

ABSTRACT ..................................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ..................................................................................... iii

DAFTAR ISI .................................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... viii

DAFTAR TABEL ............................................................................................ x

DAFTAR SIMBOL .......................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xiv

BAB 1 PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................... 1

1.2 Perumusan Masalah ........................................................................... 2

1.3 Maksud dan Tujuan............................................................................ 2

1.3.1 Maksud ............................................................................................... 2

1.3.2 Tujuan ................................................................................................ 2

1.4 Batasan Masalah ................................................................................ 3

1.5 Metodologi Penelitian ........................................................................ 3

1.5.1 Metode Pengumpulan Data ................................................................ 3

1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak ........................................... 4

1.6 Sistematika Penulisan ........................................................................ 5

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 7

2.1 Tinjauan Umum Perusahaan .............................................................. 7

2.1.1 Sejarah PT. Citra Tiara Bersama ....................................................... 7

2.1.2 Logo PT. Citra Tiara Bersama ........................................................... 8

2.1.3 Visi dan Misi Perusahaan................................................................... 9

2.1.4 Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja ........................................... 10

2.2 Landasan Teori................................................................................... 12

2.2.1 Sistem Informasi ................................................................................ 12

2.2.2 Karakteristik Data dan Informasi ....................................................... 12

2.2.3 Karakteristik Sistem Informasi Strategis ........................................... 14

2.2.4 KPI (Key Performance Indicator) ...................................................... 16

3.1.8 Analisis Spesifikasi Perangkat Lunak ................................................ 60

4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak .......................................................... 95

4.1.1 Implementasi Perangkat Keras .......................................................... 95

4.1 Implementasi Sistem .......................................................................... 95

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM .............................. 95

3.2.5 Perancangan Prosedural ..................................................................... 91

3.2.4 Perancangan Jaringan Semantik ........................................................ 90

3.2.3 Perancangan Pesan ............................................................................. 89

3.2.2 Perancangan Struktur Menu ............................................................... 88

3.2.1 Perancangan Antar Muka ................................................................... 75

3.2 Perancangan Sistem ........................................................................... 75

3.1.11 Analisis Kebutuhan Fungsional ......................................................... 65

3.1.10 Analisis Pengkodean .......................................................................... 63

3.1.9 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional ................................................. 61

3.1.7 Analisis Data Mart ............................................................................. 46

2.2.5 Monitoring ......................................................................................... 16

3.1.6 Analisis Alat Bantu Pengawasan ....................................................... 45

3.1.5 Analisis Pengawasan .......................................................................... 41

3.1.4 Analisis Kebutuhan Informasi Strategis ............................................ 40

3.1.3 Analisis Aturan Bisnis ....................................................................... 38

3.1.2 Analisis Sistem yang Berjalan ........................................................... 21

3.1.1 Analisis Masalah ................................................................................ 21

3.1 Analisis Sistem................................................................................... 21

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ................................. 21

2.2.10 Dashboard .......................................................................................... 20

2.2.9 Intelegensi Bisnis ............................................................................... 19

2.2.8 Data Mart ........................................................................................... 18

2.2.7 Model Konseptual Data Warehouse .................................................. 18

2.2.6 Data Warehouse ................................................................................. 17

4.1.3 Implementasi Basis Data.................................................................... 96

4.1.4 Implementasi Antar Muka ................................................................. 101

4.2 Pengujian Sistem ................................................................................ 102

4.2.1 Rencana Pengujian ............................................................................. 102

4.2.2 Skenario Pengujian ............................................................................ 103

4.2.3 Hasil Pengujian .................................................................................. 105

4.2.4 Evaluasi .............................................................................................. 141

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN.......................................................... 143

5.1 Kesimpulan ........................................................................................ 143

5.2 Saran .................................................................................................. 143

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 145

DAFTAR PUSTAKA

[1] R. S. Pressman, Software Engineering, 7th ed. 2010.

[2] A. Kadir, Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2003.

[3] H. M. Jogiyanto, Sistem Informasi Berbasis Komputer : Konsep Dasar dan

Komponen, 3rd ed. Yogyakarta, Indonesia: BPEE, 2000.

[4] J. G. Burch and G. Grudnitski, Information System Theory and Practive, 5th

ed. John Wiley & Sons, Inc, 1989. [5] (2014, Mar.) Monitoring. [Online]

[6] S. B. Doro Edi, "Analisis Data dengan Menggunakan ERD dan Model

Konseptual Data Warehouse," Jurnal Informatika, vol. V, pp. 71-85, Jun. 2009.

[7] H. Febrianto. (2011, Nov.) Wordpress (Business Intelligence). [Online].

[8] E. Nugroho, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi, 2008.

[9] H. Febrianto. (2011, Nov.) Wordpress (Dashboard). [Online].

[10] Imelda, "Business Intelligence," Majalah Ilmiah UNIKOM, vol. 11, no.

Jurnal Ilmiah, p. 111, Feb. 2014.

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kehadirat Allah SWT karena atas rahmat, hidayah, nikmat,

dan keridhoannya yang tidak tehitung jumlahnya, penulis dapat menyelesaikan

skripsi yang berjudul “Pembangunan Sistem Pengawasan untuk Divisi Pemasaran

dan Penjualan di PT. Citra Tiara Bersama”. Skripsi ini disusun dengan maksud untuk memenuhi syarat kelulusan ujian

akhir sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik

dan Ilmu Komputer.

Pada proses penyusunan skripsi ini, penulis mendapat banyak bantuan,

dorongan, bimbingan, arahan serta dukungan yang sangat berarti dari berbagai

pihak, oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada :

1. Kedua orang tua beserta keluarga yang telah ikut serta membantu baik dalam hal materil, moril dan spiritual.

2. Bapak Adam Mukharil Bachtiar, S.Kom., M.T. selaku pembimbing, atas bimbingan, arahan, serta sarannya yang sangat membantu dalam pembuatan tugas akhir ini.

3. Bapak Ir. Taryana Suryana, M.Kom. selaku reviewer dan penguji 1 atas

sarannya yang sangat membantu dalam penyempurnaan tugas akhir ini.

4. Ibu Dian Dharmayanti, S.T., M.Kom. selaku penguji 3 atas sarannya yang sangat membantu dalam penyempurnaan tugas akhir ini.

5. Ibu Nelly Indriani W, S.Si selaku dosen wali kelas IF-1 angkatan 2010 atas dukungannya.

6. Seluruh dosen yang telah memberikan ilmunya dan staff UNIKOM yang telah membantu.

7. Bapak Pratama Yudokusumo, Bapak Hendra Gunawan, dan Bapak Andrew Arristianto yang telah bersedia memberikan masukan dan kesempatan untuk melakukan penelitian di PT. Citra Tiara Bersama.

8. Dewan Direksi PT. Citra Tiara Bersama yang telah memberikan beasiswa dari semester II hingga saya lulus.

9. Teman-teman asep irawan, elsa widiati, iip saepurrahman, erin erina, arif hidayat yang telah memberikan dukungan serta kerja samanya dalam menyelesaikan tugas akhir ini, dan semua teman-teman bimbingan bapak Adam Mukharil Bachtiar dan teman-teman IF-1 yang tidak bisa disebutkan satu-persatu, atas perhatian, dukungan, dorongan, dan bantuan yang telah diberikan.

10. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, karena

keterbatasan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman penulis, oleh karena itu

penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun yang diharapkan sebagai

bahan perbaikan di masa yang akan datang.

Penulis juga berharap semoga kelak skripsi ini dapat bermanfaat bagi para

pembaca dan dapat dijadikan pertimbangan bagi pihak-pihak yang

berkepentingan, Amin.

Bandung, Juli 2014 Penulis

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Citra Tiara Bersama atau lebih dikenal dengan nama Citi Trans Travel

merupakan perusahaan yang bergerak di bidang transportasi darat khususnya

travel dan pengiriman barang dengan tujuan Bandung

– Jakarta PP dengan
beberapa cabang dan tujuan diantaranya Sudirman, Fatmawati, Bintaro, Central

Park, Kelapa Gading, Plaza Festival, Bandara Soekarno Hatta, Cihampelas Walk,
dan Pasteur dengan kantor pusat di jalan Dipatiukur No.53 Kota Bandung.

PT. Citra Tiara Bersama memiliki beberapa divisi yang membantu dalam

operasional perusahaan, divisi pemasaran dan penjualan merupakan bagian

terpenting bagi perusahaan yang bergerak di bidang jasa. pada divisi pemasaran

dan penjualan di PT. Citra Tiara Bersama memiliki beberapa tugas, diantaranya

melakukan analisis terhadap data penjualan dan pemesanan pelanggan terhadap

tiket dan pengiriman barang seperti jumlah pelanggan yang menggunakan layanan

tiket dan paket, jumlah kursi yang terjual, tujuan mana saja yang lebih banyak

dituju, metode apa yang biasa digunakan oleh pelanggan dalam melakukan

pembayaran atau pemesanan. Tujuan dari analisa tersebut yaitu untuk menentukan

strategi bisnis yang nantinya akan diambil oleh PT. Citra Tiara Bersama. Dalam

melakukan tugas tersebut, divisi pemasaran dan penjualan di PT. Citra Tiara

Bersama memiliki kesulitan, hal ini dikarenakan belum tersedianya fasilitas yang

dapat memudahkan penganalisaan untuk divisi pemasaran dan penjualan.

Analisa yang dilakukan saat ini oleh divisi pemasaran dan penjualan masih

bergantung kepada divisi keuangan dan akuntansi untuk mengolah laporan yang

berasal dari data operasional (Online Transaction Processing / OLTP) dimana

masih banyak kolom-kolom yang tidak diperlukan oleh divisi pemasaran dan

penjualan. Hasil pengolahan dari divisi keuangan dan akuntansi akan digunakan

oleh divisi pemasaran dan penjualan untuk melakukan analisa pola atau kebiasaan

pelanggan dalam menggunakan layanan yang disediakan oleh PT. Citra Tiara Berdasarkan permasalahan yang ada pada divisi pemasaran dan penjualan di

PT. Citra Tiara Bersama maka diperlukan perangkat lunak data mart, dimana

tabel-tabel dan kolom pada data operasional akan dipilih sesuai dengan kebutuhan

pada divisi pemasaran dan penjualan agar data yang diperlukan dapat

tersentralisasi. Dalam melakukan pengawasan, diperlukan perangkat lunak yang

dapat merepresentasikan data pada data mart ke dalam grafik yang mudah

dipahami untuk mempermudah ditampilkannya informasi yang dibutuhkan oleh

pihak berwenang di divisi pemasaran dan penjualan.

1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka dirumuskan sebuah masalah yaitu

bagaimana membangun perangkat lunak pengawasan untuk divisi pemasaran dan

penjualan di PT. Citra Tiara Bersama.

1.3 Maksud dan Tujuan

I.3.1 Maksud Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penelitian dan

pembuatan sistem informasi ini adalah membangun perangkat lunak pengawasan

untuk divisi pemasaran dan penjualan di PT. Citra Tiara Bersama.

I.3.2 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Membantu divisi pemasaran dan penjualan dalam mendapatkan informasi

penjualan.

2. Memudahkan pihak manajer di divisi pemasaran dan penjualan dalam

menganalisa data penjualan.

3. Memudahkan pihak manajer di divisi pemasaran dan penjualan dalam

melakukan pengawasan penjualan.

1.4 Batasan Masalah

Batasan masalah yang diterapkan dalam pembangunan sistem pengawasan ini antara lain, yaitu :

1. Sistem pengawasan yang dibuat, akan digunakan untuk divisi pemasaran

dan penjualan di PT. Citra Tiara Bersama.

2. Sistem pengawasan akan ditampilkan dalam bentuk grafik mengenai data

penjualan tiket dan pengiriman barang di PT. Citra Tiara Bersama.

3. Sistem pengawasan menggunakan Key Performace Indicator yang dibentuk

dari indikator pengawasan, yakni data penjualan tiket dan pengiriman barang serta penjadwalan pengemudi.

4. Data yang akan diolah adalah data transaksional yang tersimpan di database

operasional OLTP (Online Transaction Processing).

5. Analisis dan perancangan perangkat lunak menggunakan analisis

terstruktur.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian

deskriptif, yaitu proses penyelesaian masalah dengan menggambarkan keadaan

subyek dan objek penelitian saat ini berdasarkan fakta yang ada. Metodologi ini

terbagi dalam dua tahapan, yaitu :

I.5.1 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Studi Literatur Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data melalui buku-buku, jurnal, situs internet, dan bacaan-bacaan yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan.

2. Observasi Pada tahap ini dilakukan pengamatan langsung ke tempat penelitian yaitu PT. Citra Tiara Bersama terhadap laporan penjualan yang dikirimkan dari sistem OLTP yang sudah berjalan di sana.

3. Wawancara Pada tahap ini dilakukan analisis dengan melakukan wawancara atau tanya jawab langsung kepada pihak terkait yang dapat membantu dalam menyelesaikan penelitian yang diambil.

I.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak

Metode pembangunan perangkat lunak yang dibangun ini menggunakan model waterfall yang dapat dilihat pada Gambar 1.1 [ 1 ]. communication planning modeling construction deployment

Gambar 1.1 Model Waterfall

Adapun langkah-langkah dalam model waterfall adalah :

a. Communication Communication merupakan tahap awal dalam proses pengerjaan perangkat lunak. Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap kebutuhan dari perangkat lunak yang akan dibangun.

b. Planning Planning merupakan lanjutan dari proses communication. Pada tahap ini terdapat tiga proses yaitu perkiraan waktu dan biaya, penjadwalan, dan tracking apakah perangkat lunak telah sesuai dengan kebutuhan. c. Modeling Modeling merupakan lanjutan dari proses planning. Pada tahap ini terdapat dua proses yaitu proses analisis dari perangkat lunak yang akan dibangun dan proses perancangan, baik perancangan fungsionalitas dan perancangan antarmuka.

d. Construction Construction merupakan tahap pembangunan perangkat lunak. Pada tahap ini terdapat proses yaitu pembuatan kode program, dan pengujian pada perangkat lunak yang dibangun.

Deployment e. Deployment merupakan proses pengiriman instalasi perangkat lunak, memberikan pelatihan kepada pengguna perangkat lunak, dan menerima tanggapan dan saran dari pelanggan tentang perangkat lunak yang telah dibangun.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika yang digunakan dalam penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan

masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian yang

digunakan, serta sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini akan membahas tentang tinjauan umum perusahaan dan teori-teori

yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang berguna

dalam proses analisis permasalahan serta tinjauan terhadap penelitian-penelitian

serupa yang pernah dilakukan sebelumnya termasuk sintesisnya.

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan membahas analisis kebutuhan sistem dan pengguna,

diantaranya yaitu analisis masalah, analisis prosedur yang sedang berjalan,

analisis basis data, analisis kebutuhan fungsional, dan perancangan sistem yang

dimulai dari perancangan data, perancangan menu, dan perancangan antar muka

program (interface).

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Bab ini akan membahas mengenai implementasi dan pengujian terhadap

sistem yang telah dibuat, yang terdiri dari menerapkan rencana implementasi,

melakukan kegiatan implementasi, dan tindak lanjut implementasi. Selain itu juga

berisi pengujian program.

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan membahas mengenai kesimpulan terhadap hasil penelitian yang dilakukan berikut saran-saran.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Tinjauan umum perusahaan merupakan pembahasan mengenai sejarah,

struktur organisasi, serta deskripsi jabatan pada perusahaan yang akan menjadi

tempat dibangunnya sistem ini.

2.1.1 Sejarah PT. Citra Tiara Bersama

Dengan dibukanya jalan tol Cipularang yang menghubungkan langsung

antara Kota Jakarta dan Kota Bandung, mendukung berbagai bisnis terutama di

kota Bandung yang merupakan tujuan perjalanan utama wisata penduduk Jakarta,

dan Jakarta yang merupakan tujuan perjalanan untuk melakukan bisnis. Hal inilah

yang dapat dimanfaatkan oleh pelaku bisnis, terutama bisnis transportasi. Dengan

melihat terbukanya akses jalan tol tersebut maka dipandang jasa transportasi

merupakan salah satu bisnis potensial yang dapat dikembangkan.

Bisnis transportasi dari berbagai jenis seperti travel, kereta api, pesawat,

dan bis antar kota antar provinsi mulai mengembangkan bisnisnya untuk menarik

minat pelanggan, terutama untuk tujuan Bandung

– Jakarta setelah dibukanya
jalan tol penghubung Cipularang. Pelaku bisnis melihat adanya peluang dan

kesempatan bagus di bidang travel, hal ini dikarenakan alat transportasi travel

dianggap dapat menyediakan keamanan dan kenyamanan dibandingkan alat
transportasi lain.

PT. Citra Tiara Bersama atau lebih dikenal dengan nama CITI TRANS

merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa transportasi darat khususnya

travel Bandung

– Jakarta yang merupakan travel pertama yang menggunakan

single seat untuk setiap armada yang dimilikinya, hal ini dilakukan demi

meningkatkan rasa aman dan nyaman bagi pelanggan yang menikmati perjalanan

menggunakan CITI TRANS. Perusahaan ini berdiri pada 11 September 2005 yang

didirikan oleh lima orang yaitu Andrew Arristianto, Hendra Gunawan, Wilche

Henry, Sidharta Sullistio, dan Stefanus Bintoro. Saat pertama kali berdiri nama

Bonjol no 18 dan hanya menyediakan jalur ke arah Sudirman dengan

pemberangkatan setiap dua jam.

Pada tahun 2006 CITI TRANS memindahkan kantor pusatnya ke Jln.

Dipatiukur no 53 dan menambah jalur baru ke Fatmawati, Bintaro kemudian pada

tahun 2007 dibuka jalur tujuan Kelapa Gading, pada tahun 2008 dibuka jalur

tujuan Central Park dan Kuningan. Dan hingga sekarang Citi Trans melayani jalur

PP setiap satu jam.

Pada tahun 2011 merupakan titik balik dari perusahaan CV. Citra Tiara

Transport, dikarenakan perusahaan terus berkembang dengan ditandai

bertambahnya jumlah karyawan dan jumlah investor yang masuk maka

perusahaan berganti nama menjadi PT. Citra Tiara Bersama. Diikuti pada tahun

berikutnya CITI TRANS membuka jalur executive untuk tujuan Bandara

Soekarno

– Hatta dan membentuk anak usaha baru berupa restoran di dekat
cabang Ciwalk untuk menunjang operasional cabang baru yang dibuka dan

membuka usaha rental mobil untuk pariwisata perorangan atau perkantoran yang
diberi nama CITI Premium Rent.

2.1.2 Logo PT. Citra Tiara Bersama

Logo perusahaan PT. Citra Tiara Bersama dapat dilihat pada

Gambar 2.1 Logo Perusahaan

Makna dari simbol-simbol yang ada pada logo perusahaan adalah : a.

Keberlangsungan yang terus menerus, ditandai dengan simbol ekor yang ada di awal logo dan belakang logo. Maksudnya adalah perusahaan akan terus selalu memberikan inovasi baru untuk pelanggan. b.

Melindungi, ditandai dengan simbol oval yang melingkari tulisan.

Maksudnya adalah perusahaan akan memberikan layanan prima dengan memperhatikan aspek keamanan dan kenyamanan pelanggan.

Tulisan Citi merupakan singkatan dari nama perusahaan yaitu Citra Tiara.

Tulisan trans merupakan singkatan dari transportasi yang berarti Citra Tiara merupakan perusahaan transportasi.

Tulisan Executive Shuttle memiliki arti bahwa perusahaan memberikan layanan travel dengan kualitas eksekutif dikarenakan travel ini dimaksudkan untuk para pelanggan yang mencari kenyamanan dalam melakukan perjalanan. Arti dari keseluruhan logo tersebut adalah pelayanan jasa transportasi yang

disediakan oleh PT. Citra Tiara Bersama yang memberikan layanan kelas

eksekutif tanpa mengesampinkan aspek kenyamanan dan keamanan pelanggan.

2.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan Misi perusahaan dalam menjalankan operasionalnya antara lain : a.

Visi Berperan serta dalam transportasi sebagai penyedia jasa transportasi yang berkualitas yang memberikan segala kemudahan serta kenyamanan dalam perjalanan dan terus menerus melayani permintaan pelanggan.

Misi Memberikan pelayanan prima dan inovatif yang difokuskan kepada kepuasan pelanggan, dengan melaksanakan prinsip efektifitas dan efisiensi serta memperhatikan aspek kelestarian lingkungan.

Kebijakan Mutu Citi Trans, sebagai perusahaan jasa yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu berdasarkan ISO 9001:2008 memiliki komitmen untuk :

1. Memberikan pelayanan jasa bagi para pengguna jasa berdasarkan

kepedullian yang tinggi terhadap mutu pelayanan dan keselamatan.

2. Memberikan kepuasan kepada pemakai jasa dengan menciptakan nilai lebih dalam layanan dan melakukan penyempurnaan yang berkesinambungan dengan memperhatikan aspek detail atas layanan yang diberikan.

3. Melakukan perbaikan berkesinambungan pada sistem manajemen mutu. Dalam mewujudkan komitmen tersebut, Citi Trans memiliki nilai-nilai perusahaan yang diterapkan pada seluruh jajaran organisasi meliputi :

1. Motto perusahaan adalah Primus Inter Pares (The First Among Equals).

2. Mengutamakan identifikasi dan antisipasi terhadap kebutuhan para pelanggan.

3. Menerapkan perencanaan, menjalankannya dan mengendalikan semua aktivitas dan pemenuhan kebutuhan pelanggan dengan cara yang terstruktur, terukur dan konsisten.

4. Melakukan pengembangan dan perbaikan prosedurm sarana dan prasarana perusahaan dengan totalitas penuh.

5. Selalu lebih baik dalam elakukan setiap pekerjaan.

6. Memberikan perhatian terhadap masukan dari pelanggan dan petugas lapangan.

7. Menjadi pemasok yang baik untuk pelanggan intern dan ekstern.

2.1.4 Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja

Struktur organisasi adalah pola hubungan antara bagian-bagian dari instansi

atau menggambarkan dengan jelas pemisah kegiatan pekerjaan antar bagian dalam

suatu instansi sedangkan deskripsi kerja adalah tugas yang dibebankan kepada

setiap bagian yang ada pada suatu instansi sesuai dengan jabatan yang di

embannya. Adapun penjelasan mengenai struktur organisasi dan deskripsi kerja pada divisi pemasaran dan penjualan di PT. Citra Tiara Bersama adalah : a.

Struktur Organisasi Divisi Pemasaran & Penjualan

Struktur organisasi dari divisi pemasaran dan penjualan dapat dilihat pada

Manajer Penjualan

& HR

Kadiv Kadiv Kadiv

Kadiv Staff Customer Pemasaran & HR

Ticketing Service Public Relations Koordinator Pusat &

Public Relations / Staff Cabang Media Officer

Pemasaran Staff Ticketing Kurir

Customer

Service

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

Berdasarkan kebutuhan sistem, bagian yang akan terlibat langsung dengan sistem

adalah bagian Kadiv HR, Kadiv Pemasaran & Public Relations, dan Manajer

Penjualan & HR.

Deskripsi Kerja Berdasarkan struktur organisasi yang ada, maka disusunlah uraian tugas dari

masing-masing bagian yang terkait dalam instansi ini yang terkait dengan sistem

yang akan dibangun. Maka dijabarkan uraian tugas masing-masing bagian sebagai

berikut : 1.

Manajer Penjualan & HR Manajer Penjualan & HR bertugas untuk memantau, dan bertanggung jawah atas seluruh kegiatan dibawah divisi pemasaran & penjualan di PT. Citra Tiara Bersama.

2. Kadiv Pemasaran & Public Relations Pemasaran & Public Relations bertugas untuk memantau dan bertanggung jawab atas semua kegiatan dari staff pemasaran dan staff public relations. Dan setiap kegiatannya harus dilaporkan kepada Manajer Penjualan & HR.

2.2 Landasan Teori

2.2.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas

orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dari

manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering

digunakan merujuk kepada interaksi antara manusia, proses algoritmik, data, dan

teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya

pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi, tetapi juga

untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung

proses bisnis.

2.2.2 Karakteristik Data dan Informasi Suatu sistem dapat dikatakan dapat memberikan informasi yang bermanfaat bagi pengguna memiliki beberapa karakteristik [

2 ], diantaranya : a.

Tipe Data Dalam pemilihan tipe data perlu dipertimbangkan dikarenakan setiap tipe data memiliki karakteristiknya masing-masing dan agar mengurangi penggunaan memori, misal untuk tipe data terformat untuk tanggal transaksi dapat menggunakan tipe data date dan text, namun akan lebih optimal menggunakan tipe data date, karena tipe data teks memiliki karakteristik untuk menyimpan data yang panjang.

Akurasi dan Presisi Kakurasian terhadap informasi yang disajikan menyatakan derajat kebenaran terhadap informasi dan menentukan kehandalan atau reliabilitas informasi, sedangkan presisi berkaitan dengan tingkat kerincian suatu informasi, dalam sebuah sistem informasi terkadang diperlukan akurasi dan presisi, namun untuk beberapa sistem informasi akurasi saja sudah dianggap cukup.

Usia dan Rentang Waktu Karakteristik informasi yang berkaitan dengan waktu adalah usia informasi (age), ketepatan waktu (timeliness), dan rentang waktu (time horizon). Usia suatu informasi biasanya dipengaruhi interval dan keterlambatan informasi, sebagai contoh apabila suatu informasi yang dikirimkan oleh sistem memiliki interval waktu mingguan dengan penundaan tiga hari, maka usia dari informasi tersebut adalah sepuluh hari.

Tingkat Keringkasan dan Kelengkapan Dalam membuat sebuah sistem informasi tingkat keringkasan dalam menyampaikannya perlu diperhatikan dikarenakan terkadang informasi yang terlalu detail tidak memberikan hasil yang lebih baik. Kenali setiap kebutuhan dari pengguna dan informasi apa saja yang sebenarnya dibutuhkan.

Kemudahan Akses Pengaksesan terhadap sistem informasi oleh calon pengguna harus lancar dan terjamin, oleh sebab itu biasanya pihak-pihak yang berkompeten dengan informasi biasanya dilengkapi dengan komputer yang terhubung dengan server baik menggunakan jaringan LAN ataupun menggunakan jasa ISP (Internet Service Provider) dalam mengakses informasi yang dibutuhkan.

f. Sumber Sumber informasi terbagi menjadi dua, yaitu sumber data internal yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri, dan sumber data eksternal yang berasal dari lingkungan luar dari perusahaan.

Relevansi dan Nilai Informasi yang disampaikan harus memiliki relevansi, yang berarti informasi yang disampaikan memiliki manfaat bagi pemakai, tentu saja relevansi terhadap informasi akan berbeda untuk setiap pengguna. Nilai informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk

3 mendapatkannya [ ]. Suatu informasi dianggap bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya, misalnya jika suatu informasi dapat menghasilkan hal yang mengurangi ketidakpastian bagi pengambil keputusan, maka nilai informasinya tinggi, sekiranya informasi kurang memberikan relevansi bagi pengambil keputusan, informasi tersebut dikatakan kurang bernilai atau nilai informasinya rendah.

Kualitas Informasi Kualitas informasi terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik. Kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan Relevansi, ketepatan waktu, dan keakuratan. Kualitas informasi dapat dianalogikan sebagai pilar-

4 pilar dalam bangunan [ ] dapat dilihat padadan menentukan baik tidaknya pengambilan keputusan

Gambar 2.3 Kualitas Informasi

2.2.3 Karakteristik Sistem Informasi Strategis

Sistem informasi strategis adalah sistem informasi yang digunakan untuk

menangani masalah-masalah strategis dalam organisasi. Sistem ini sangat

bermanfaat untuk mendukung operasi dan proses-proses manajemen yang

menyediakan jasa dan produk strategis untuk menuju keunggulan yang kompetitif

2 [ ] . Adapun karakteristik dari sistem informasi strategis (SIS) adalah : a. Memiliki fokus ke luar (eksternal), bukan ke dalam (internal) Perencanaan SIS akan memanfaatkan pengetahuan mengenai kondisi lingkungan bisnis, keinginan customer-supplier, perkembangan teknologi dalam proses identifikasi keunggulan, dan bagaimana sistem informasi yang diperlukan untuk mencapainya.

b. Memiliki nilai (adding value), bukan mengurangi biaya (cost reduction) Hal ini tidak berarti bahwa tidak ada upaya melakukan pengurangan biaya.

Prinsip utama dari karakteristik ini adalah ‘doing better, not cheapper’. Ada keunggulan-keunggulan yang mungkin tidak akan diakomodasi dalam rencana bila prinsip utama adalah pengurangan biaya.

c. Berbagi keuntungan Dalam mencapai keunggulan kompetitif organisasi dapat juga berusaha memberikan keuntungan tidak hanya bagi dirinya sendiri, tetapi juga untuk customer, supplier, bahkan juga pesaing untuk membentuk lingkungan bisnis yang lebih baik.

d. Memahami pelanggan Dalam mencapai tujuan bisnis tentu pelanggan adalah tujuan utama diperlukannya SIS, selain demi keuntungan, memahami pelanggan juga ditujukan supaya pelanggan tetap bertahan dalam menggunakan layanan yang diberikan.

e. Business driven innovation, not technology driven Salah satu kegagalan dot.com adalah penggunaan teknologi yang lebih baik, tetapi visi bisnis yang buruk. Keberhasilan datang dari teknologi yang cukup

baik, tetapi dengan pemahaman yang jelas tentang customer, dan bisnis.

f. Pengembangan yang bertahap (incremental development) Pendekatan yang paling baik adalah pendekatan bertahap (stepped approach) mengerjakan satu hal, dan kemudian mengembangkan (extending) di atasnya untuk pengembangan lebih lanjut. g. Menggunakan informasi yang sudah didapatkan Gunakan informasi yang didapatkan dari analisa produk dan pasar, juga analisis yang dilakukan oleh reset eksternal. Gabungkan, potong, dan sambung untuk mengidentifikasi kesempatan bisnis yang baru.

2.2.4 KPI (Key Performance Indicator) KPI atau Key Performace Indicator merupakan seperangkat ukuran yang

fokus terhadap aspek kinerja organisasi yang paling kritis bagi kesuksesan

organisasi saat ini maupun di masa mendatang. Terdapat tujuh karakteristik dari

KPI, yaitu : a.

KPI adalah ukuran nonfinansial (tidak dinyatakan dalam rupiah, yen, pound,

euro, dll).

Frekuense pengukuran sering (misalnya 24/7 [24 jam sehari, 7 hari sepekan],

harian, atau mingguan).

Dilaksanakan oleh CEO (Chief Executive Officer) dan tim manajemen senior.

Mengindikasikan secara jelas tindakan yang perlu dilakukan oleh staf.

KPI adalah ukuran yang mengikat tanggung jawab tim.

Memiliki dampak signifikan.

Mendorong tindakan yang tepat.

2.2.5 Monitoring Monitoring adalah pemantauan yang dapat dijelaskan sebagai kesadaran

(awareness) tentang apa yang ingin diketahui, pemantauan berkadar tingkat tinggi

dilakukan agar dapat membuat pengukuran melalui waktu yang menunjukkan

pergerakan ke arah tujuan atau menjauh dari itu. Monitoring akan memberikan

informasi tentang status dan kecenderungan bahwa pengukuran dan evaluasi yang

diselesaikan berulang dari waktu ke waktu, pemantauan umumnya dilakukan

untuk tujuan tertentu, untuk memeriksa terhadap proses berikut objek atau untuk

mengevaluasi kondisi atau kemajuan menuju tujuan hasill manajemen atas efek

tindakan dari beberapa jenis antara lain tindakan untuk mempertahankan

5 manajemen yang sedang berjalan [ ].

2.2.6 Data Warehouse

Data Warehouse merupakan basis data yang menyimpan data sekarang dan

data masa lalu yang berasal dari berbagai sistem operasional dan sumber yang lain

(sumber eksternal) yang menjadi perhatian penting bagi manajermen dalam

organisasi dan ditunjukkan untuk keperluan analisis dan pelaporan manajemen

dalam rangka pengambilan keputusan. Data Warehouse hanya berisi informasi-

informasi yang relevan bagi kebutuhan pemakai yang digunakan untuk

pengambilan keputusan bukan sebagai pemprosesan transaksi.

Tabel 2.1 memperlihatkan perbedaan sistem OLTP (Online Transaction

Processing atau sistem yang dapat digunakan untuk memproses transaksi secara

online) dan sistem data warehouse

Tabel 2.1 Perbedaan OLTP dan data warehouse

OLTP Data Warehouse 1.

1. Menangani data saat ini. Lebih cenderung menangani data masa 2. lalu. Data bisa saja disimpan pada beberapa platform.

2. Data disimpan dalam satu platform.

3. Data diorganisasikan berdasarkan fungsi atau operasi seperti penjualan,

3. Data diorganisasikan menurut subjek produksi, dan pemrosesan pesanan. seperti pelanggan atau produk.

Pembangunan Sistem Pengawasan Untuk Divisi Pemasaran dan Penjualan di PT. Citra Tiara Bersama