Analisis Pelayanan Pembuatan KIPEM (Kartu Identitas Penduduk Musiman) Dan Surat Pindah Pada Bidang Pencatatan Sipil Di Dinas Kependudukan Pemerintah Kota Cimahi

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Peraturan Daerah Kota Bandung No. 25 Retribusi Penyelenggaraan Pendaftaran dan pencatatan Penduduk berisi ”Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) adalah Kartu anda pengenal bagi penduduk musiman di wilayah Kota Cimahi;”artinya penduduk luar kota yang tinggal di Kota Cimahi hanya untuk sementara waktu, wajib hukumnya memiliki Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM). Masa berlaku Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) adalah 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang dengan mengajukan permohonan kembali. Pemegang KIPEM wajib melaporkan setiap perubahan data dirinya kepada Pemerintah Daerah.

Penduduk Warga Negara Indonesia yang pindah dalam wilayah negara kesatuan Republik Indonesia wajib melapor kepada Instansi Pelaksana di Daerah asal untuk mendapatkan Surat Keterangan Pindah Datang.

Dengan melihat keadaan tersebut maka kami tertarik untuk meninjau lebih lanjut mengenai proses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dan Surat Pindah sebagai tempat kami melakukan Kerja Praktek (KP) dengan tujuan agar dapat meninjau lebih lanjut sistem informasi yang sedang berjalan.

Meski dengan adanya Dinas Pencatatan Sipil yang bertujuan untuk mempermudah dalam proses pencatatan sipil tentu tidak luput dari kekurangan yang sewaktu-waktu bisa menghambat kelancaran dalam proses pencatatan sipil. Seperti masih digunakannya mesin tik sebagai alat bantu untuk memproses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) tentu membutuhkan waktu yang cukup lama, banyak kemungkinan terjadi baik dari kesalahanpenulisan nama atau lain sebagainya yang menyebabkan harus mengetik ulang, atau program yang telah dibuat tidak sempurna sehingga dapat menyebabkan hambatan dalam pembuatan KIPEM ini.

Maka dari itu sesuai dengan perkembangan teknologi, banyak Lembaga atau Instansi tertentu sebagian besar sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat. Khususnya pada Dinas

Pencatatan Sipil Kota Cimahi, yang dalam proses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musimam sudah mengaplikasikan perkembangan teknologi komputer yang digunakan untuk menyimpan data para pemohon dan menggunakan sebuah program aplikasi untuk entry data pemohon sampai mencetak Kartu Identitas Penduduk Musiman tersebut.

Mengingat adanya penyajian mengenai sistem pelayanan Kartu Identitas Penduduk Musiman, maka penulis membuat suatu laporan dari hasil penelitian yang berjudul:

“ ANALISIS SISTEM PELAYANAN PEMBUATAN KIPEM (Kartu

Identitas Penduduk Musiman) PADA BIDANG PENCATATAN SIPIL DI DINAS KEPENDUDUKAN, PENCATATAN SIPIL, SOSIAL DAN

TENAGA KERJA PEMERINTAH KOTA CIMAHI “

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Lamanya proses permohonan pembuatan KIPEM dan Surat Pindah di sistem yang berjalan saat ini dirasa kurang efektif.

b. Rumusan Masalah

Bagaimana agar proses permohonan pembuatan KIPEM dan Surat Pindah bisa lebih cepat dan efektif.

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dilaksanakan kerja praktek di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja tersebut adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan kenyataan dunia kerja pemerintahan. Sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja yaitu untuk :

a. Untuk mengetahui proses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dan Surat Pindah, mulai dari proses memasukan data pemohon sampai proses pencetakan KIPEM dan Surat Pindah.

b. Untuk mengetahui penyebab mengapa Pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dan Surat Pindah memerlukan waktu yang lama.

1.4. Batasan masalah

Penelitian ini difokuskan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Cimahi untuk menganalisis Sistem Informasi Pelayanan Pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dan Surat Pindah yang digunakan pada sub bagian tersebut dan mengungkapkan masalah yang ada

1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Lokasi tempat kerja praktek dilaksanakan di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi yang bertempat di Kompleks Perkantoran Pemerintah Kota Cimahi Jl. Rd. Demang Hardjakusumah Blok Jati Cihanjuang – Cimahi. Adapun waktu kerja praktek tersebut dilaksanakan dari tanggal 5 Juli sampai dengan tanggal 5 Agustus.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek Perminggu

No Aktivitas Juli

1 Entry data ke database X X X

3 Memproses dan Mencetak Surat Pindah X X X X 4 Memproses dan Mencetak KIPEM X X X X

5 Rekapitulasi Data X X

6 Memproses dan Mencetak KK X

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan elemen yang berhubungan, yang merupakan

suatu kesatuan. Asal kata “system” berasal dari bahasa yunani yaitu systema,

yang artinya “menempatkan bersama”. Suatu sistem biasanya terdiri atas beberapa komponen (elemen) yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Menurut C.W. Churchman: “Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan“

Sedangkan menurut Susanto(2000 : 16), menyatakan bahwa: “Sistem

adalah kumpulan/ group dari bagian/ komponen apapun baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.

Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Sistem adalah :

“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau fungsi utama dari

perusahaan atau organisasi untuk mencapai sasaran tertentu”.

2.1.1 Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan ( input )

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran ( output )

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas ( boundary )

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan

keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Sistem itu sendiri memiliki karakteristik atau beberapa sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan (environments), penghubung atau antar muka ( interface ) antar komponen, masukan (input), pengolahan ( processing ), keluaran (output), pengolah (process), sasaran ( objectives ) dan tujuan ( goal ),kendali ( control ) dan umpanbalik ( feed back ). Adapun penjelasan mengenai karakteristik dari suatu sistem adalah sebagai berikut:

1. Komponen ( components )

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata atau abstrak. Komponen sistem disebut sebagai sub sistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat di dalam sistem.

2. Batas Sistem ( boundary )

Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem. 3. Lingkungan ( environments )

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.

4. Penghubung atau antar muka ( interface ) antar komponen.

Penghubung atau antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung atau antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap Komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung atau antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya.

5. Masukan ( input )

Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.

6. Pengolahan ( processing )

Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.

7. Keluaran ( output )

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

8. Sasaran ( objectives ) dan tujuan ( goal )

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi atau hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.

9. Kendali ( control )

Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya.

10. Umpan balik ( feed back )

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali ( control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang, antara lain sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem fisis ( physical systems ) dan sistem abstrak ( abstract systems )

Sistem fisis adalah sistem yang komponennya berupa benda nyata yang dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. Contoh sistem fisis adalah sistem perangkat keras ( hardware ) computer yang antara lain terdiri atas unit pusat pengolah ( Central Processing Unit / CPU ), memory, monitor, keyboard, dan lainnya. Sedangkan sistem abstrak adalah sistem yang komponennya tidak dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. Contoh sistem abstrak adalah sistem operasi ( operating system / OS ) computer yang terdiri atas sekumpulan instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh mesin computer. Umumnya suatu sistem terdiri atas gabungan komponen fisis dan abstrak yang saling bekerja sama.

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah ( natural systems ) dan sistem buatan manusia ( human made systems )

Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami atau natural tanpa campur tangan manusia. Sedangkansistem buatan manusia ada sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugusan bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem computer yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan oleh manusia.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu ( deterministicsystems ) dan sistem tidak tentu ( probabilistic systems )

Sistem tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan atau diprediksi sebelumnya. Sedangkan sistem tidak tertentu tingkah lakunya tidak dapat ditentukan atau diprediksi sebelumnya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi komputer dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas, terstruktur dan baku. Dengan demikian, untuk nilai-nilai masukan yang diberikan akan dapat diketahui nilai keluarannya secara pasti sebelumnya. Sedangkan sistem perekonomian dalam suatu negara termasuk klasifikasi sistem tidak tertentu, karena tidak diketahui dengan pasti apa yang akan terjadi terhadap kondisi perekonomian tersebut apabila terjadi suatu kejadian tertentu. Hal ini bias dipahami karena sistem perekonomian suatu bangsa dipengaruhi oleh banyak variable atau hal, misalnya keadaan keamanan, politik dan lainnya.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup ( closed systems ) dansistem terbuka ( open systems )

Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka mempunyai perilaku yang dipengaruhi oleh lingkungannya. Dalam kenyataannya hampir tidak ada suatu sistem yang benar-benar tertutup.Yang ada adalah sistem yang relative tertutup, yaitu sistem yang relative tidak dipengaruhi oleh lingkungannya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem relative tertutup, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi di luar sistem. Sekalipun sistem aplikasi komputer akan terhenti apabila satu daya listrik ke komputer mengalami gangguan atau padam.

2.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat terentu, kesatuan nyata (fact and entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Suatu sistem tanpa informasi akan tidak berguna, karena suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti.

Dengan demikian informasi sangat penting bagi suatu sistem. Informasi sendiri berasal dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.(McFadden, dkk 1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sehingga mempunyai arti dan dapat meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

2.2.1 Kualitas Informasi

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan dari beberapa hal yaitu:

a. Relevan (Relevancy)

Seberapa jauh tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, kejadian hari ini dan kejadian yang akan datang.

b. Akurat (Accuracy)

Suatu informasi dapat dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah tersampaikan (Completeness), seluruh pesan telah benar/ sesuai

(Correctness), serta pesan yang sudah lengkap atau hanya sistem yang diinginkan oleh user (Security).

c. Tepat Waktu (Timeliness)

Berbagai proses dapat diselesaikan tepat waktu, laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu.

d. Ekonomis (Economy)

Informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi.

e. Efisien (Efficiency)

Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang sederhana (tidak berbelit-belit, tidak juga puitis, bahkan romantis), namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam atau bahkan menggetarkan setiap orang atau benda apapun yang menerimanya.

f. Dapat Dipercaya (Reliability)

Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya.

2.2.2 Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya dan sebagian bersar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Menurut Harianto (1994 : 2)”Nilai informasi (value of information) dikatakan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibanding dengan biaya mendapatkannya”..

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi tidak akan berjalan atau bekerja apabila tidak ada sesuatu yang menggerakkannya. Oleh karena itu, diperlukan beberapa komponen untuk menggerakkan sistem informasi tersebut. Kelima komponen dalam sistem informasi dapat diilustrasikan seperti terlihat pada gambar 2.1.

Sumber : Al-Bahra bin Ladjamudin, 2005. Gambar 2.1

1. Perangkat Keras (Hardware)

Yang dimaksud dengan perangkat keras disini adalah komputer yang berperan sebagai alat input, alat proses dan alat output.

2. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak merupakan alat yang dipakai untuk menjalankan perangkat keras yang telah disebutkan diatas. Tanpa adanya perangkat lunak maka perangkat keras yang telah ada tidak akan dapat digunakan. Perangkat lunak ini dapat berupa sistem informasi maupun program aplikasi yang berhubungan dengan sistem informasi.

3. Data

Data merupakan bagian yang penting dari suatu sistem informasi, karena data adalah bahan baku untuk menghasilkan informasi.

4. Prosedur (Procedures)

Prosedur adalah suatu urutan dari suatu pekerjaan agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

5. Manusia (People)

Manusia merupakan bagian terpenting karena hanya manusia yang dapat menangani semua komponen yang telah disebutkan diatas. Kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

a. Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin.

b. People dan procedures yang merupakan manusia dan tata cara kerja menggunakan mesin.

c. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.

2.3.2 Detail Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen - komponen yang disebut dengan istilah Blok Bangunan (Building Block), seperti yang terlihat pada gambar 2.2

Sumber : Al-Bahra bin Ladjamudin, 2005. Gambar 2.2

Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi

1. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data-data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan.

2. Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu: teknisi, perangkat lunak, dan perangkat keras.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di dalam perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Controls Block)

Agar sistem informasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu diterapkan pengendalian - pengedalian didalamnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti human error, api, air, temperatur, debu, kegagalan sistem, sabotase,dan sebagainya.

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang sangat penting, karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan kesalahan di tahapan selanjutnya. Analisis sistem dikerjakan oleh seorang analis sistem yang bertugas untuk menganalisis sistem dan menemukan kelemahan - kelemahan dari sistem tersebut sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Pengembangan sistem dapat berarti penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan dan menemukan kelemahan - kelemahan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem dapat berarti penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:

a. Ketidakberesan

Ketidakberesan pada sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

b. Pertumbuhan Organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas. Volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntasi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang asa.

3. Adanya instruksi-instruksi

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instrukai dari atas pimpinan atau dari luar organisasi, seperti peraturan pemerintah dan sebagainya.

Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini, yaitu sebagai berikut :

1. Performance (kinerja)

Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari :

a. Throughput, yaitu jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.

b. Response time, yaitu rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. 2. Economy (ekonomis)

Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

3. Control (pengendalian)

Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi. 4. Efficiency (efisisensi)

Peningkatan terhadap efisiensi operasi, yaitu bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.

5. Service (pelayanan)

2.4.2. Alat Bantu Analisis

Untuk merancang sistem diperlukan suatu alat bantu yang dalam hal inipenyusun menggunakan alat bantunya yaitu:

2. Flow Map

Flow Map / Functional Chart disebut juga Diagram Prosedur Kerjaatau Diagram Alir fungsional. Flow maf Merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas system informasi dan kegiatan informasi yang berhubungan dengan system informasi.

3. Diagram Kontek

Keadaan sistem secara umum dan hubungan-hubungan sistem tersebut dengan komponen-komponen diluar sistem atau sistem yang lain dapat digambarkan secara logika dengan diagram konteks. Definisi diagram konteks adalah penggambaran semua elemen-elemen yang terlibat dalam suatu sistem dan elemen-elemen yang terlibat dalam suatu sistem arus data yang masuk ke dalam sistem dan luar sistem digambarkan dengan jelas.

Diagram konteks meliputi beberapa sistem antara lain: 1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain.

2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan. 3. Data dihasilkan oleh sistem.

4. Penyimpangan data.

5. Batasan antara sistem yang dirancang dengan lingkungan. 4. Data Flow Diagram

Menurut Jogiyanto(2005 :) Diagram alir atau DFD (Data Flow Diagram)

adalah representasi dari suatu sistem yang menggambarkan bagian-bagian dari sistem tersebut beserta seluruh keterlibatan diantara bagian-bagian yang ada.Sistem yang dimaksud berupa sistem otomatis, manual atau gabungan dari keduanya. Diagram arus data ini digunakan untuk menggambarkan berapa hal

meliputi komponen-komponen dalam sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut, asal dan tujuan data serta penyimpanan data.

Simbol-simbol yang digunakan oleh diagram arus data adalah sebagai berikut: 1. Kesatuan Luar (Exsternal Entity)

Merupakan kesatuan (entity) diluar lingkungan sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada lingkungan luarnya yang akan memberikan masukan (input) atau menerima keluaran (output) dan dari sistem kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak.

2. Arus Data (Data Flow)

Menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses. Disimbolkan dengan suatu panah yang mengalir diantara proses, simpanan data (data store), dan kesatuan luar (external entity).

3. Proses (Process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang yang akan keluar dari proses. Simbol yang digunakan untuk proses ini adalah lingkaran, dimana aliran data yang masuk dan ditransformasikan ke aliran data keluar.

4. Simpanan Data (Data Store)

Suatu simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau arsip. Dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal pararel.Keuntungannya supaya mempermudah pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer. Untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan/ dikerjakan.

5. Kamus Data

Kamus data dapat merupakan hasil property dari data. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi anatara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data

yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di kamus data.

6. Perancangan Basis Data

a. ER-Diagram (Diagram Entity-Relationship)

ER-Diagram diterjemahkan/ ditransformasikan dengan memanfaatkan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data. Maka yang harus lebih dulu diketahui adalah komponen-komponen pembentuk model entity-relationship, sesuai namanya ada 2 (dua) komponen utama pembentuk model

entity-relationship yaitu entitas (entity) dan relasi (relation).Kedua komponen di deskripsikan lebih jauh melalui jumlah atribut/ properti.

1. Entitas (Entity) dan Himpunan Entitas (Entity Sets).

Entitas merupakan individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksitansinya) dan dapat dibedakan dari suatu yang lain. Seorang pegawai yang menjadi pegawai disebuah badan dan sebuah mobil yang melintas di depan kereta adalah entitas. 2. Atribut (Atributes/ Properties)

Setiap Entitas pasti memiliki Atribut yang mendeskripsikan karakteristik

(property) dari entitas tersebut.

3. Hubungan atau Relationship

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antara entitas tersebut, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari himpunan entitas yang

satu ke himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Berikut ini adalah contoh penggambaran relasi antar himpunan entitas lengkap dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya :

1. Satu ke Satu (One to One).

Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya. Setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

B A

Sumber : Fathansyah,1999

Gambar 2.3

Kardinalitas Relasi Satu ke Satu

2. Satu ke Banyak (One to Many)

Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

B A

Sumber : Fathansyah,1999

Gambar 2.4

Kardinalitas Relasi Satu ke Banyak 3. Banyak ke Satu (Many to One).

Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B.

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

B A

Sumber : Fathansyah,1999

Gambar 2.5

4. Banyak ke Banyak (Many to Many).

Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas.

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

B A

Sumber : Fathansyah,1999

Gambar 2.6

Kardinalitas Relasi Banyak ke banyak 2.5. Pengertian KIPEM

Kartu Identitas Penduduk Musiman yang selanjutnya disigkat KIPEM adalah kartu tanda mengenal sementara bagi penduduk musiman di wilayah sebuah kota, dimana masa berlakunya adalah 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang dengan mengajukan permohonan kembali. Pemegang KIPEM wajib melaporkan setiap perubahan data dirinya kepada Pemerintah Daerah

Kartu Identitas Penduduk Musimam (KIPEM) adalah kartu tanda pengenal sementara bagi penduduk musiman di Kota Cimahi. Kartu identitas tersebut untuk membuktikan bahwa yang bersangkutan memang benar sedang berdomisili di Kota Cimahi. Hal tersebut sebagaimana disampaikan oleh Kepala Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil pada Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Tenaga Kerja, dan Sosial Kota Cimahi. Penduduk Musiman adalah orang yang datang dari luar Kota Cimahi bertempat tinggal tidak terus menerus dengan tujuan

belajar dan mencari nafkah dengan tidak bermaksud menjadi penduduk Kota Cimahi.

2.5.1 Dasar Hukum KIPEM

Peraturan Daerah Kota Bandung No. 25 Retribusi Penyelenggaraan Pendaftaran dan Pencatatan Penduduk

Nomor 22 Tahun 2003 Tentang Kependudukan dan Catatan Sipil

2.6. Pengertian Surat pindah

Penduduk adalah setiap orang baik warga negara Indonesia (WNI) maupun warga negara asing (WNA) yang bertempat tinggal tetap di dalam wilayah Indonesia dan telah memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pendaftaran penduduk adalah kegiatan penelitian dan pencatatan data penduduk akibat terjadinya kelahiran kematian, perpindahan, kedatangan, perubahan status kependudukan dan mutasi data. Azas Pendaftaran penduduk menganut azas domisili,artinya setiap penduduk didaftar dimana yang bersangkutan bertempat tinggal. Pencatatan sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang pada register catatan sipil oleh unit yang mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil

Penduduk Warga Negara Indonesia yang pindah dalam wilayah negara kesatuan Republik Indonesia wajib melapor kepada Instansi Pelaksana di Daerah asal untuk mendapatkan Surat Keterangan Pindah Datang. Berdasarkan Surat Keterangan Pindah sebagaimana dimaksud diatas penduduk yang bersangkutan wajib melapor kepada Instansi Pelaksana di Daerah tujuan untuk penerbitan Surat Keterangan Pindah Datang. Surat Keterangan Pindah Datang digunakan sebagai dasar perubahan/penerbitan KK dan KTP bagi penduduk yang bersangkutan.

2.6.1. Dasar Hukum Surat pindah

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Kota Cimahi

Kota Cimahi termasuk ke dalam wilayah Propinsi Jawa Barat dan meliputi 3 Kecamatan yang terdiri dari 15 Kelurahan yaitu :

Kecamatan Cimahi Selatan terdiri dari 5 Kelurahan, Kecamatan Cimahi Tengah terdiri dari 6 Kelurahan dan Kecamatan Cimahi Utara yang terdiri dari 4 Kelurahan.

Secara geografis wilayah ini merupakan lembah cekungan yang melandai ke arah selatan dengan ketinggian di bagian utara ± 1,040 meter dpl (Kelurahan Cipageran Kecamatan Cimahi Utara), yang merupakan lereng Gunung Burangrang dan Gunung Tangkuban Perahu serta ketinggian di bagian selatan sekitar ± 685 meter dpl (Kelurahan Melong Kecamatan Cimahi Selatan) yang mengarah ke Sungai Citarum. Sungai yang melalui Kota Cimahi adalah Sungai Cimahi dengan debit air rata-rata 3.830l/dt, dengan anak sungai nya ada lima yaitu Kali Cibodas, ciputri, Cimindi, cibeureum (masing-masing di bawah 200 l/dt) dan kali Cisangkan (496 l/dt) sementara itu mata air yang terdapat di Kota Cimahi adalah mata air Cikuda dengan debit air 4 l/dt dan mata air Cisintok (93 l/dt).

Cimahi mulai dikenal pada tahun 1811, Gubernur Jendral Willem Daendels membuat jalan Anyer - Panarukan, dengan dibuatnya pos penjagaan (loJi) di Alun-alun Cimahi sekarang. Tahun 1874 – 1893, dilaksanakan pembuatan jalan kereta api Bandung - Cianjur sekaligus pembuatan stasiun kereta api Cimahi. Tahun 1886 dimulainya pembangunan pusat pendidikan militer dan fasilitas lainnya (RS Dustira, rumah tahanan militer, dll). Tahun 1935, Cimahi menjadi kecamatan (lampiran staat blad tahun 1935). Tahun 1962 dibentuk setingkat kewedanaan, meliputi 4 kecamatan : Cimahi, Padalarang, Batujajar dan Cipatat. Tahun 1975, ditingkatkan menjadi kota administratip (pp no. 29 tahun 1975), diresmikannya pada tanggal 29 Januari 1976, merupakan Kotip pertama di

Jawa Barat dan ketiga di Indonesia. Tahun 2001 ditingkatkan statusnya menjadi kota otonom.

Gambar 3.1 Peta Kota Cimahi

Cimahi yang berasal dari status Kecamatan yang berada di wilayah Kabupaten Bandung sesuai dengan perkembangan dan kemajuannya maka berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pemerintahan dan Otonomi Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 1975 tentang Pembentukan Kota Administratif, Cimahi dapat ditingkatkan statusnya dari Kecamatan menjadi Kota Administratif yang berada di wilayah Kabupaten Bandung yang dipimpin oleh Walikota Administratif yang bertanggung jawab kepada Bupati Kepala Daerah Kabupaten Bandung. Kota Administratif Cimahi dengan luas wilayah keselurahan mencapai 4.025,73 Ha, yang merupakan bagian dari Kabupaten Bandung Utara sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah- Daerah Kabupaten dalam lingkungan Propinsi Jawa Barat.

Gambar 3.2

Gedung Pemerintahan Kota Cimahi

3.1.2 Pengenalan Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja

Berdasarkan peraturan daerah kota cimahi nomor 11 tahun 2003 tentang rencana strategis daerah kota cimahi tahun 2003 – 2007 telah ditetapkan Visi kota cimahi yaitu:

“ KOTA CIMAHI YANG MAJU, BERBUDAYA, MANDIRI, SEJAHTERA

DAN AGAMIS ”

Sehubung dengan hal, tersebut, maka visi Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi adalah :

“ TERWUJUDNYA TENAGA KERJA YANG MEMILIKI ETOS KERJA DAN

Sebagai perwujudan Visi Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Cimahi menetapkan 5 ( lima ) misi yaitu :

1. Meningkatkan pelayanan dibidang Penempatan, Pelatihan, Pengawasan dan Perlindungan Tenaga Kerja

2. Meningkatkan Pelayanan dibidang Pendapatan dan pengendalian Penduduk. 3. Meningkatkan Pelayanan dibidang Pencatatan dan Penerbitan Akta-Akta

Catatan Sipil.

4. Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia 5. Meningkatkan Kuantitas Sarana dan Prasarana Penjelasan dari misi yang sudah ditetapkan :

1. Untuk mendorong terciptanya tenaga kerja yang profesional, maju dan mandiri dalam rangka menghadapi era globalisasi dan penerapan otonomi daerah, perlu dilakukan upaya peningkatan kualitas pekerja yang terampil dan produktif, peningkatan kualitas meliputi peningkatan kemampuan kemandirian dan kepercayaan diri, yang pada akhirnya bermula pada meningkatnya produktifitas pekerja. Kualitas tenaga kerja yang memiliki daya saing merupakan faktor penentu keberhasilan pengurangan jumlah pengngguran yang merupakan salah satu masalah strategis. Tujuan yang dicapai dari misi ini adalah meningkatkan tenaga kerja yangtrampil mandiri dan produktif dalam lingkungan kerja yang sehat dan bebas kecelakaan kerja.

2. Yang ingin dicapai dari misi tersebut yaitu meningkatkan sistem informasi kependudukan dan pengendalian arus urbanisasi serta pemerataan penyebaran penduduk

3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelayanan pencatatan dan Penerbitan akta-akta catatan sipil di antaranya terwujudnya peningkatan jumlah yang memiliki akta-akta catatan sipil dan meningkatkan pelayanan catatan sipil dengan proses yang cepat, tetap dan mudah.

4. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan aparatur dalam pelaksanaan tugas pelayanan serta meningkatkan peranserta masyarakat dalam mewujudkan pelayanan yang lebih optimal.

5. Meningkatkan sarana komputerisasi dan saranan pelayanan yang mampu memberikan proses pelayanan yang tetap dan mudah.

3.2 Struktur Organisasi

RANCANGAN SRTUKTUR ORGANISASI

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA CIMAHI KEPALA DINAS BAGIAN TATA USAHA JABATAN FUNGSIONAL SUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN SUBAG PROGRAM DAN KEUANGAN BIDANG ADMINISTRAS I PENDUDUDK BIDANG PERKEMBANGAN PENDUDUDK BIDANG DATA & INFORMASI PENDUDUK BIDANG CATATAN SIPIL SEKSI PENDAFTARA N PENDUDUK SEKSI MUTASI DAN PERUBAHAN SEKSI DATA DAN LAPORAN SEKSI KELAHIRAN DAN KEMATIAN SEKSI IDENTITAS PENDUDUK SEKSI PENGENDALIAN SEKSI PENYIMPANA N DAN INFORMASI SEKSI PERKAWINAN & PERCERAIAN Gambar 3.3

Struktur Organisasi Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil. Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi

3.3 Deskripsi Kerja

Berdasarkan dari bagan yang sudah ada maka akan dijelaskan tentang tugas apa saja yang ada pada bagian dan masing-masing kepala bidang yang sudah terorganisir menurut gambar dalam struktur organisasi.

3.3.1 Kepala Dinas

Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas pokok merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis operasional di bidang Penempatan dan Pelatihan Tenaga Kerja, Pengawasan dan Perlindungan Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil serta melaksanakan urusan ketatausahaan dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai fungsi :

1. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang Penempatan dan Pelatihan tenaga Kerja;

2. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang Pengawasan dan Perlindungan Tenaga Kerja;

3. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis opersional di bidang kependudukan;

4. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis operasional di bidang catatan sipil;

5.Pelaksanaan urusan ketatausahaan dinas;

3.3.2 Kepala Bagian Tata Usaha

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanaan pengelolaan urusan perencaan program, umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan pelaporan. Untuk melaksanakan tugas pokok diatas Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan pengelolaan perencanaan dan program dan pelaporan kegiatan; 2. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi program kegiatan;

3. Pelaksanaan pengelolaan umum dan kepegawaian;

4. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan dan perlengkapan; 5. Pelaksanaan urusan ketatausahaan dinas;

3.3.2.1 Bagian Tata Usaha

Terdapat juga pembagian yang dilakukan oleh bagian Tata Usaha yang ada pada Dinas Tenaga Kerja, Kependudukan dan Catatan Sipil (DISNAKERDUKCAPIL), hal ini dilakukan untuk mempermudah proses yang akan dilakukan ketika melakukan pelayanan terhadap masyarakat.

3.3.2.1.1 Sub bagian program dan pelaporan

Sub Bagian Program dan Pelaporan mempunyai tugas pokok menyiapkan, menyusun perencaan program dan pelaporan kegiatan dinas baik rutin maupun pembangunan. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Sub bagian Program dan Pelaporan mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan pendataan;

2. Pelaksanaan penyusunan program;

3. Pelaksanaan Monitoring kegiatan program;

4. Pelaksanaan evaluasi perencanaan, pelaksanaan dan hasil kegiatan program; 5. Pelaksanaan pelaporan;

3.3.2.1.2 Sub bagian umum dan kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur dan mngendalikan kegiatan administrasi umum dan kepegawaian dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan administrasi umum di bidang perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kebutuhan rumah tangga dinas;

2. Pelaksanaan administrasi surat-menyurat dan tata naskah dinas;

3. Pelaksanaan administrasi kepegawaian di bidang perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kebutuhan kepegawaian;

3.3.2.1.3 Sub bagian keuangan dan perlengkapan

Sub bagian Keuangan dan Perlengkapan mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur dan mengendalikan kegiatan administrasi keuangan dan perlengkapan dinas. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Sub bagian Keuangan dan Perlengkapan mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan administrasi keuangan di bidang perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi serta pelaporan pengelolaan keuangan dinas;

2. Pelaksanaan pengelolaan, pemeliharaan dan inventarisasi perlengkapan dinas;

3.3.3 Kepala Bidang Catatan Sipil

Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan petunjuk teknis pembinaan, pencatatan dan penerbitan akta kelahiran, akta perkawinan, akta perceraian, akta kematian, akta pengakuan dan pengesahan anak. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas Bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta kelahiran;

2. Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta kematian;

3. Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta perkawinan;

4. Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta perceraian;

5. Pelaksanaan dan penyusunan petunjuk teknis pencatatan dan penerbitan akta pengakuan dan pengesahan anak.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Proses pembuatan KIPEM dan Surat Pindah yang berjalan saat ini dirasa masih kurang efektif. Walaupun sistem yang ada saat ini sudah terkomputerisasi, tapi masih ada beberapa proses bisnis yang masih dilakukan secara manual dan cukup menyita waktu.

5.2. Saran

Dalam pelayanan dan proses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Cimahi sebaiknya menambah jumlah pegawai yang dapat mengoperasikan program aplikasi dalam proses pembuatan akta agar prosesnya dapat berjalan dengan cepat sehingga tidak menguras tenaga pegawai untuk membuat Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dengan jumlah yang tidak sedikit.

Program aplikasi masih belum sempurna sehingga masih ada kendala dalam lamanya waktu yang diperlukan untuk proses pembuatan Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM), Selain itu sebaiknya lebih sering melakukan sosialisasi kepada masyarakat pendatang tentang pentingnya mempunyai Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM), sehingga masyarakat pendatang dapat mengetahui lebih dalam tentang Kartu Identitas Penduduk Musiman (KIPEM) dan tidak menganggap remeh terhadap Kartu Identitas diri.

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem 4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan untuk menganalisis atau mempelajari beberapa dokumen yang ada/digunakan dalam sistem yang sedang berjalan saat ini.Untuk selanjutnya dapat digunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan sistem serta dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya jika terdapat kekurangan dari sistem yang sedang berjalan tersebut.Adapun dokumen-dokumen yang digunakan pada proses pembuatan KIPEM dan Surat Pindah adalah sebagai berikut :

a. Nama Dokumen : Form Permohonan KIPEM

Fungsi : Formulir isian permohonan pembuatanKIPEM Sumber : Bagian Pelayanan DUK

Rangkap : 1

Atribut : Id_KIPEM, tgl_permohonan_KIPEM, tgl_cetak_KIPEM, nama_pemohon_KIPEM, pekerjaan, agama, jenis_kelamin, pendatang_dari, alamat_cimahi, id_kelurahan

b. Nama Dokumen : Form Permohonan Surat Pindah

Fungsi : Formulir isian permohonan pembuatanSurat Pindah Sumber : Bagian Pelayanan DUK

Rangkap : 1

Atribut : Id_SP, tgl_permohonan, tgl_cetak, nama_pemohon_SP, alamat_asal_pemohon_SP, alamat_tujuan_pemohon_SP, id_kelurahan

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem. Analisis sistem ini dapat dijadikan sebagai suatu landasan usulan perancangan sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada serta dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat Diagram Alir Dokumen (Flow Map). Adapun analisis prosedur pembuatan KIPEM dan Surat Pindah yang saat ini sedang berjalan pada Pemerintah Kota Cimahi dibagi menjadi dua prosedur, yaitu prosedur pembuatan KIPEM dan prosedur pembuatan Surat Pindah :

Persyaratan

Membawa Surat Pengantar dari RT/RW setempat yang diketahui dan ditanda tangani Lurah;

Membawa Surat Keterangan Jaminan Bertempat Tinggal yang ditandatangani oleh RT, RW, Lurah dan Camat dimana yang bersangkutan berdomisili;

Melampirkan Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku atau Surat jalan dari tempat asalnya; Untuk WNI Keturunan dilengkapi persyaratan :

o Surat Ganti Nama bagi yang telah berganti nama; o Surat Bukti Kewarganegaraan RI

Membawa Surat Keterangan Jaminan Bekerja dari instansi dimana yang bersangkutan bekerja atau Surat Keterangan dari Sekolah / Perguruan Tinggi/ Lembaga Pendidikan lainnya, dimana yang bersangkutan melanjutkan pendidikan yang diketahui oleh Kelurahan dan Kecamatan atau Surat Pernyataan Berpenghasilan Tetap bagi wiraswasta;

1) Prosedur Pembuatan KIPEM

a) Bagian pelayanan DUK memberikan Form Permohonan KIPEM kepada pemohon

b) Pemohon KIPEM kemudian mengisi Formulir tersebut dan menyerahkannya kembali berikut dengan persyaratannya

c) Bagian pelayanan DUK memeriksa apakah persyaratan dan formulir sudah terisi lengkap atau belum. Jika belum, maka persyaratan dan formulir tersebut diserahkan kembali kepada pemohon untuk dilengkapi.

d) Jika semua persyaratan dan formulir sudah terisi dengan lengkap, maka formulir tersebut diberikan kepada bagian kependudukan.

e) Kemudian bagian kependudukan menginput data yang ada di formulir ke dalam database dan kemudian mencetak KIPEM tersebut.

f) Setelah di cetak, KIPEM kemudian di berikan kembali ke bagian pelayanan

g) Bagian pelayanan kemudian memberikan KIPEM yang sudah jadi kepada pemohon

2) Prosedur Pembuatan Surat Pindah

a) Bagian pelayanan DUK memberikan Form Permohonan Surat Pindah kepada pemohon

b) Pemohon Surat Pindah kemudian mengisi Formulir tersebut dan menyerahkannya kembali berikut dengan persyaratannya

c) Bagian pelayanan DUK memeriksa apakah persyaratan dan formulir sudah terisi lengkap atau belum. Jika belum, maka persyaratan dan formulir tersebut diserahkan kembali kepada pemohon untuk dilengkapi.

d) Jika semua persyaratan dan formulir sudah terisi dengan lengkap, maka formulir tersebut diberikan kepada bagian kependudukan.

e) Kemudian bagian kependudukan menginput data yang ada di formulir ke dalam database dan kemudian mencetak surat pindah tersebut.

f) Setelah di cetak, surat pindah kemudian di berikan kepada kepala bagian kependudukan untuk di tanda tangani. Setelah ditandatangani surat pindah di kembalikan kepada bagian pelayanan

g) Bagian pelayanan kemudian memberikan surat pindah yang sudah jadi kepada pemohon

4.1.2.1. Flow Map

Flow Map merupakan hubungan antara entitas yang terlibat yang menunjukkan arus dari dokumen serta formulir-formulir yang termasuk juga tembusan-tembusannya.Dalam perancangan sistem ini menjelaskan tentang rancangan kerja sistem yang diusulkan dengan merubah sebagian dari sistem yang sedang berjalan. Proses perancangan sistem ini diantaranya terdapat beberapa prosedur sistem yang berupa penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Gambar berikut merupakan Flow Map sistem informasi KIPEM dan Surat Pindah yang sedang berjalan.

Flowmap Pembuatan KIPEM yang berjalan

Pemohon Bagian Pelayanan Bagian Kependudukan

Form Permohonan KIPEM Form Permohonan

KIPEM

Mengisi Form Permohonan

Form Permohonan KIPEM isi + Persyaratan

Form Permohonan KIPEM isi + Persyaratan

Lengkap? Memeriksa Kelengkapan

Form dan persyaratan

Form Permohonan KIPEM isi + Persyaratan

Form Permohonan KIPEM isi + Persyaratan

Input data Pemohon

DB Kependudukan

Cetak KIPEM

A1

KIPEM KIPEM

KIPEM

YA TIDAK

Gambar 4.1

Flowmap Pembuatan Surat Pindah yang berjalan

Pemohon Bagian Pelayanan Bagian Kependudukan

Form Permohonan Surat Pindah Form Permohonan Surat Pindah Mengisi Form Permohonan Form Permohonan Surat Pindahisi +

Persyaratan

Form Permohonan Surat Pindah isi +

Persyaratan Lengkap? Memeriksa Kelengkapan Form dan persyaratan Form Permohonan Surat Pindahisi +

Persyaratan

Form Permohonan Surat Pindah isi +

Persyaratan Input data Pemohon DB Kependudukan Cetak Surat Pindah A2 Surat Pindah Kabag. Kependudukan Surat Pindah Menandatangani Surat Pindah

Surat Pindah yang sudah ditandatangan

Surat Pindah yang sudah ditandatangan Surat Pindah yang

sudah ditandatangan Surat Pindah yang

sudah ditandatangan

YA TIDAK

Gambar 4.2

Flow Map Pembuatan Surat Pindah 4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah diagram tingkat atas dari sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan keluar sistem atau entitas-entitas eksternal yang terletak diluar sistem. Dalam diagram konteks ini dapat menggambarkan relasi antar sistem dan lingkungannya. Dimana lingkungan tersebut menggambarkan suatu proses dalam sistem secara keseluruhan, adapun diagram konteks yang sedang berjala seperti yang terlihat pada gambar berikut ini.

SI Pembuatan KIPEM dan Surat Pindah

Pemohon Bag. Pelayanan Bag. Kependudukan KaBag. Kependudukan

FP KIPEM & SP isi

FP KIPEM & SP isi

SP

FP KIPEM & SP isi

SP TTD FP KIPEM & SP

FP KIPEM & SP

SP TTD KIPEM SP TTD KIPEM SP KIPEM

SP = Surat Pindah

KIPEM = Kartu Indentitas Penduduk Musiman FP = Form. Permohonan

TTD = Tanda Tangan Keterangan

Gambar 4.3

Diagram Konteks Pembuatan KIPEM dan Surat Pindah 4.1.2.3. Data Flow Diagram

Diagram Aliran Data atau DFD (Data Flow Diagram) merupakan suatu jaringan yang menggambarkan suatu sistem manual maupun terkomputerisasi atau gabungan keduanya yang penggambarannya disusun kedalam bentuk komponen-komponen sistem yang satu dengan yang lainnya saling berhubungan.Selain itu juga DFD dapat dikatakan sebagai suatu model grafis pada suatu sistem yang menunjukan aliran data atau informasi dari sumber ketujuan dengan proses pengolahannya dan juga menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara hirarki atau tingkatan pada DFD. Adapun DFD dari sistem informasi pembuatan KIPEM dan surat pindahyang sedang berjalan seperti yang terlihat pada gambar.

Pemohon Kabag. Kependudukan Bag. Kependudukan Bag.Pelayanan 1.0 Pembuatan KIPEM 2.0 Pembuatan Surat Pindah FP KIPEM isi

FP KIPEM

FP KIPEM

FP KIPEM isi

KIPEM

FP KIPEM isi KIPEM

KIPEM

FP SP isi

SP TTD

SP

SP TTD FP SP

FP SP isi

SP TTD FP SP isi

FP SP

SP

Gambar 4.4

DFD Level 1 Pembuatan KIPEM dan Surat Pindah

Pemohon Bag. Kependudukan Bag.Pelayanan 1.1 Penyerahan FP KIPEM 1.2 Memeriksa FP KIPEM + Syarat 1.3 Input FP KIPEM 1.4 Cetak KIPEM FP KIPEM FP KIPEM

FP KIPEM isi + Syarat

FP KIPEM isi + Syarat kurang lengkap FP KIPEM isi

Input FP KIPEM

Data KIPEM KIPEM

DB KIPEM Data KIPEM

Gambar 4.5 DFD Level 2 Proses 1.0

Pemohon Bag. Kependudukan Bag.Pelayanan 2.1 Penyerahan FP SP 2.2 Memeriksa FP

SP + Syarat

2.3 Input FP SP

2.4 Cetak SP

FP SP FP SP

FP SP isi + Syarat

FP SP isi + Syarat kurang lengkap FP SP isi

Input FP SP

Data SP SP TTD DB SP Data SP Kabag. Kependudukan 2.5 Penandatangan SP SP SP

Gambar 4.6 DFD Level 2 Proses 2.0 4.1.2.4. Kamus Data

Kamus data dari sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Nama Aliran Data : KIPEM

Aliran Data : Proses 1.4 – Pemohon

Bentuk : Dokumen

Keterangan : Dokumen KIPEM

Struktur Data : Id_KIPEM, tgl_permohonan_KIPEM, tgl_cetak_KIPEM,

nama_pemohon_KIPEM, pekerjaan, agama, jenis_kelamin, pendatang_dari, alamat_cimahi, id_kelurahan

2. Nama Aliran Data : SP

Aliran Data : Proses 2.4 – Pemohon

Bentuk : Dokumen

Struktur Data : Id_SP, tgl_permohonan, tgl_cetak, nama_pemohon_SP,

alamat_asal_pemohon_SP, alamat_tujuan_pemohon_SP, id_kelurahan

4.1.2.5. ER- Diagram

KIPEM Id_KIPEM

Tgl_permohonan_KIPEM Tgl_cetak_KIPEM Nama_pemohon_KIPEM Pekerjaan

Agama Jenis_kelamin Pendatang_dari Alamat_cimahi Id_kelurahan

SP Id_SP

Tgl_permohonan Tgl_cetak

Nama_pemohon_SP Alamat_asal_pemohon_SP Alamat_tujuan_pemohon_SP Id_kelurahan

Kelurahan Id_kelurahan Nama_kelurahan Id_Kecamatan

Kecamatan Id_kecamatan Nama_kecamatan have

have have

Gambar 4.7 ER-Diagram

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan

Evaluasi sistem dilakukan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang dihadapi saat ini hingga dapat menghasilkan beberapa perancangan pemecahan terhadap kesulitan yang dihadapi.

Tabel 4.1

Evaluasi Sistem Yang Berjalan

No Permasalahan Bagian Rancangan Pemecahan

1 Adanya penumpukan warga pemohon KIPEM atau surat pindah

Front Office Membuat sistem informasi yang dapat memberikan layanan permohonan pembuatan KIPEM dan Surat Pindah.

KEPENDUDUKAN PEMERINTAH KOTA CIMAHI

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Anisa Azhani NIM. 10507252 Yuli Rahmadani NIM. 10507270

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

v

LEMBAR JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR SIMBOL ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan ... 2

1.4. Batasan Masalah... 3

1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan... 3

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem ... 5

2.1.1. Elemen Sistem ... 5

2.1.2. Karakteristik Sistem ... 7

2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 10

2.2. Pengertian Informasi ... 12

2.2.1. Kualitas Informasi ... 12

2.2.2. Nilai Informasi ... 13

2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 14

vi

2.4.2. Alat BantuAnalisis ... 20

2.5. Pengertian KIPEM ... 25

2.5.1. Dasar Hukum KIPEM ... 26

2.6. Pengertian Surat Pindah ... 26

2.6.1. Dasar Hukum Surat Pindah ... 26

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ... 27

3.1.1. Sejarah Kota Cimahi ... 27

3.1.2. Pengenalan Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja ... 29

3.2. Struktur Organisasi ... 32

3.3. Deskripsi Kerja... 33

3.3.1. Kepala Dinas ... 33

3.3.2. Kepala Bagian Tata Usaha ... 33

3.3.2.1. Bagian Tata Usaha ... 34

3.3.2.1.1. Sub bagian program dan pelaporan ... 34

3.3.2.1.2. Sub bagian umum dan kepegawaian ... 34

3.3.2.1.3. Sub bagian keuangan dan perlengkapan ... 35

3.3.3. Kepala Bidang Catatan Sipil ... 35

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem ... 36

4.1.1. Analisis Dokumen ... 36

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 37

vii

4.1.2.5. ER-Diagram ... 45 4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan ... 46

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan ... 47 5.2. Saran ... 47

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR PUSTAKA

Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Dokumen DISNAKERDUKCAPIL, 2007 Pemkot Cimahi, 2010, Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi

Fathansyah, Ir. 1999. Basis Dat. Informatika, Bandung.

Kristianto, Harianto. Konsep dan Perancangan Database. 1994. ANDI. Yogyakarta.

Susanto, Azhar. 2000. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Universitas Padjadjaran Lingga Jaya.

http://www.cimahikota.go.id/images/pdf/profil%20kota%20cimahi%202009.pdf

11 Agustus 2010

http://blog.re.or.id/definisi-informasi.htm 20 Agustus 2010

http://www.creativebrain.web.id/media.php?action=readnews&id=84&title=Pen gertian%20Sistem%20Menurut%20Para%20Ahli 15 September 2010

iii

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME, yang dengan rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan kerja praktek yang diberikan tepat pada waktunya.

Laporan kerja praktek ini disusun sebagai syarat kelulusan mata kuliah kerja praktek, di mana laporan ini berisikan kegiatan – kegiatan selama kurang lebih 1 bulan. Kerja praktek di Dinas Kependudukan Pemerintahan Kota Cimahi mulai dari bulan Juli sampai Agustus, dengan mengambil judul “Analisis Sistem Pelayanan Pembuatan KIPEM (Kartu Identitas Penduduk Musiman) dan Surat Pindah Pada Bidang Pencatatan Sipil di Dinas Kependudukan Pemerintahan Kota Cimahi”.

Laporan kerja praktek ini merupakan sebuah hasil pekerjaan, yang dimana tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan dan kerjasama yang baik oleh berbagai pihak, yang telah merelakan waktu dan tenaganya kepada penulis. Untuk itu penulis memberikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada semua pihak yang telah mambantu dan semoga amal baiknya dibalas oleh Tuhan YME, terutama kepada :

1. DR, Ir Eddy Soegoto, M.Sc., selaku Rektor UNIKOM.

2. Prof. DR. Ir. Ukun Sastraprawira. M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM.

3. Dadang Munandar.,S.E.,M,Si., selaku Ketua Jurusan Manajeman Informatika.

4. Citra Noviyasari, S.Si., M.T, selaku Pembimbing yang telah membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktek.

iv

Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja.

6. Ir. Herman Sudjana, selaku Kasi Sistem Informasi dan Pengolahan Data yang telah membantu memfasilitasi kami untuk dapat melakukan praktek kerja lapangan di Dinas Kependudukan Pemerintah Kota Cimahi.

7. Orang tua tercinta dan semua keluarga yang tak henti- hentinya

memberikan semangat, motivasi, terutama do’a sehingga dapat

memudahkan penulis dalam menyelesaikan laporan ini.

8. Seluruh teman dan sahabat di MI-6 Angkatan 2007 dan buat semua pihak lainnya yang telah membantu baik selama pengumpulan data maupun dalam pembuatan laporan, mohon maaf yang sebesar-besarnya tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis mengucapkan banyak-banyak terimakasih untuk semuanya.

Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek yang dibuat masih jauh dari kesempurnaan, masih banyak kekurangan di dalamnya karena penulis hanyalah manusia biasa yang tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Maka dari itu kami menerima segala macam kritik dan saran yang sifatnya membangun, agar penulis dapat membuat sesuatu yang lebih baik di masa yang akan datang.

Akhir kata penulis berharap, semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi penulis maupun semua pihak.

Bandung, 8 Oktober 2010

i

KEPENDUDUKAN PEMERINTAH KOTA CIMAHI

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Anisa Azhani NIM. 10507252 Yuli Rahmadani NIM. 10507270

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

ii

KEPENDUDUKAN PEMERINTAH KOTA CIMAHI

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Anisa Azhani NIM. 10507252 Yuli Rahmadani NIM. 10507270

Bandung, 10 Oktober 2009 Pembimbing Jurusan,

Citra Noviyasari, S.Si, M.T NIP. 4127. 70. 26. 009

Pembimbing Lapangan,

Ir. Herman Sudjana NIP. 195809191988031004

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019

DAFTAR PUSTAKA

Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Dokumen DISNAKERDUKCAPIL, 2007 Pemkot Cimahi, 2010, Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja Kota Cimahi

Fathansyah, Ir. 1999. Basis Dat. Informatika, Bandung.

Kristianto, Harianto. Konsep dan Perancangan Database. 1994. ANDI. Yogyakarta.

Susanto, Azhar. 2000. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Universitas Padjadjaran Lingga Jaya.

http://www.cimahikota.go.id/images/pdf/profil%20kota%20cimahi%202009.pdf 11 Agustus 2010

http://blog.re.or.id/definisi-informasi.htm 20 Agustus 2010

http://www.creativebrain.web.id/media.php?action=readnews&id=84&title=Pen gertian%20Sistem%20Menurut%20Para%20Ahli 15 September 2010

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME, yang dengan rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan kerja praktek yang diberikan tepat pada waktunya.

Laporan kerja praktek ini disusun sebagai syarat kelulusan mata kuliah kerja praktek, di mana laporan ini berisikan kegiatan – kegiatan selama kurang lebih 1 bulan. Kerja praktek di Dinas Kependudukan Pemerintahan Kota Cimahi mulai dari bulan Juli sampai Agustus, dengan mengambil judul “Analisis Sistem Pelayanan Pembuatan KIPEM (Kartu Identitas Penduduk Musiman) dan Surat Pindah Pada Bidang Pencatatan Sipil di Dinas Kependudukan Pemerintahan Kota Cimahi”.

Laporan kerja praktek ini merupakan sebuah hasil pekerjaan, yang dimana tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan dan kerjasama yang baik oleh berbagai pihak, yang telah merelakan waktu dan tenaganya kepada penulis. Untuk itu penulis memberikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada semua pihak yang telah mambantu dan semoga amal baiknya dibalas oleh Tuhan YME, terutama kepada :

1. DR, Ir Eddy Soegoto, M.Sc., selaku Rektor UNIKOM.

2. Prof. DR. Ir. Ukun Sastraprawira. M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM.

3. Dadang Munandar.,S.E.,M,Si., selaku Ketua Jurusan Manajeman Informatika.

4. Citra Noviyasari, S.Si., M.T, selaku Pembimbing yang telah membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktek.

5. Erik Yudha Bhuana, S.E. , selaku Kepala Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja yang telah member kesempatan untuk dapat melaksanakan kerja praktek di Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil, Sosial dan Tenaga Kerja.

6. Ir. Herman Sudjana, selaku Kasi Sistem Informasi dan Pengolahan Data yang telah membantu memfasilitasi kami untuk dapat melakukan praktek kerja lapangan di Dinas Kependudukan Pemerintah Kota Cimahi.

7. Orang tua tercinta dan semua keluarga yang tak henti- hentinya memberikan semangat, motivasi, terutama do’a sehingga dapat memudahkan penulis dalam menyelesaikan laporan ini.

8. Seluruh teman dan sahabat di MI-6 Angkatan 2007 dan buat semua pihak lainnya yang telah membantu baik selama pengumpulan data maupun dalam pembuatan laporan, mohon maaf yang sebesar-besarnya tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis mengucapkan banyak-banyak terimakasih untuk semuanya.

Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek yang dibuat masih jauh dari kesempurnaan, masih banyak kekurangan di dalamnya karena penulis hanyalah manusia biasa yang tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Maka dari itu kami menerima segala macam kritik dan saran yang sifatnya membangun, agar penulis dapat membuat sesuatu yang lebih baik di masa yang akan datang.

Akhir kata penulis berharap, semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi penulis maupun semua pihak.

Bandung, 8 Oktober 2010

i

ANALISIS SISTEM PELAYANAN PEMBUATAN KIPEM

(KARTU IDENTITAS PENDUDUK MUSIMAN) DAN SURAT

PINDAH PADA BIDANG PENCATATAN SIPIL DI DINAS

KEPENDUDUKAN PEMERINTAH KOTA CIMAHI

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Anisa Azhani NIM. 10507252 Yuli Rahmadani NIM. 10507270

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

ii

ANALISIS SISTEM PELAYANAN PEMBUATAN KIPEM

(KARTU IDENTITAS PENDUDUK MUSIMAN) DAN SURAT

PINDAH PADA BIDANG PENCATATAN SIPIL DI DINAS

KEPENDUDUKAN PEMERINTAH KOTA CIMAHI

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Anisa Azhani NIM. 10507252 Yuli Rahmadani NIM. 10507270

Bandung, 10 Oktober 2009 Pembimbing Jurusan,

Citra Noviyasari, S.Si, M.T NIP. 4127. 70. 26. 009

Pembimbing Lapangan,

Ir. Herman Sudjana NIP. 195809191988031004

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019