Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Puji dan syukur penulis panjatkan Kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir guna melengkapi salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis memilih judul “Fungsi dan Peranan Public Relations pada PDAM Tirtanadi Medan”

Pada penyelesaian Tugas Akhir ini maupun saat belajar di Fakultas Ekonomi, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec. sebagai Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, M.Si. sebagai Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan sekaligus Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, membimbing dan memberikan arahan selama proses penulisan Tugas Akhir.

3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE. MBA. sebagai Sekretaris Progaram Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Seluruh staff dan pegawai PDAM Tirtanadi Medan yang telah banyak

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

5. Seluruh staff dan pengajar atau dosen Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara yang telah membimbing saya.

6. Buat tante Asni, SE di Tangerang, terima kasih atas bantuannya baik moril dan meteril.

7. Bapak Achmad Kusnan yang telah memberikaqn ide, meteil dan wawasan

bagi penulis.

8. Buat bu Irma dan Suami yang telah memberikan bantuan moril dan materil.

9. Buat kak Deli Mahyuni dan kak Mylita, SE yang telah memberikan

bantuannya.

10. Buat kak Ayu dan bang Hendra yang telah memberikan bantuan materil. 11. Buat adikku yang terbaik Arni Syahfithri yang telah memberikan bantuannya. 12. Buat seluruh keluarga yang telah memberikan semangat buat penulis.

13. Buat teman-teman D3_53C semoga makin solit aja.

Disamping rasa hormat dan ucapkan terima kasih yang tiada terhingga penulis sampaikan kehadapan Ayahanda Mhd. Armin dan Ibunda Umi Kalsum Srg, kedua orang tua penulis yang telah mendidik dan mencurahkan kasih sayangnya yang tulus dan ikhlas.

Akhirnya dengan kerendahan hati penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini, sehingga dapat berguna bagi kita semua. Semoga ALLAH SWT senantiasa melimpahkan Taufiq dan Hidayah-nya bagi kita semua, Amin.

Medan, 2009 Penulis

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR LAMPIRAN ... v

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Penelitian ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN ... 6

A. Sejarah Berdiri Perusahaan ... 6

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 16

D. Jenis Usaha Dan Kegiatan ... 21

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

F. Rencana Kegiatan ... 25

BAB III : PEMBAHASAN ... 29

A. Fungsi Public Relations ... 29

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

C. Ruang Lingkup Public Relations ... 30

D. Pelaksanaan Kegiatan Public Relations Pada PDAM ... 32

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 35

A. Kesimpulan ... 35

B. Saran ... 36

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Jadwal Penelitian ... 4

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1. Struktur Organisasi ... 38

2. Struktur Permohonan Riset ... 39

3. Surat Balasan Riset ... 40

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009. BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang Masalah

Suatu perusahaan dalam menjalankan tugasnya tidak dapat berdiri sendiri, tetapi juga harus berhubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, apakah itu masyarakat luas ataupun perusahaan lain. Untuk itu perusahaaan harus berusaha menciptakan hubungan yang baik, selaras dan harmonis antar perusahaan dengan lingkungan baik dengan perusahaan lain maupun dengan masyarakat yang berada di sekitar perusahaan.

Berdasarkan hal tersebut di atas, maka perlu adanya suatu departemen yang dapat menciptakan komunikasi yang efektif dan kerja sama yang baik diantara orang-orang yang bergerak dalam berbagai bidang. Departemen tersebut adalah departemen yang dapat menghubungkan antara pimpinan dengan pegawai, khususnya antara departemen yang satu dengan yang lainnya, ataupun departemen masyarakat umum. Menyadari akan hal ini, baik organisasinya dengan suatu departemen yang bergerak dalam bidang komunikasi yang dikenal dengan nama Public Relations.

Sejalan dengan perubahan zaman dan era globalisasi, dimana dengan semakin pesatnya kemajuan IPTEK dan semakin tajamnya persaingan antar perusahaan, maka sangat penting adanya peranan Public Relations dalam setiap kegiatan-kegiatan perusahaan. Sebab opini publik merupakan kekuatan inti bagi maju mundurnya suatu perusahaan.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

Public Relations atau biasa disingkat “PR” dalam bahasa Indonesia disebut dengan Hubungan Masyarakat (HUMAS), yaitu suatu bidang ilmu yang sedang berkembang di Indonesia. Pengertian Public Relations adalah suatu usaha perusahaan untuk menciptakan pengertian terhadap perusahaan yang lebih baik, yaitu dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau organisasi dengan tujuan untuk memperolehdukungan atas kegiatan tersebut.

Dalam suatu perusahaan untuk menjalankan tugas dan kegiatannya tidak dapat berdiri sendiri dan tidak dapat menjalankan sendiri, tetapi harus berhubungan dengan pihak-pihak di luar perusahaan. Oleh karena itu setiap perusahaan memasukan bagian atau bidang Public Relations ke dalam strukturnya. Pimpinan-pimpinan perusahaan semakin menyadari bahwa peranan Public Relations sangatlah penting dan bermanfaat bagi perusahaan mereka. Hal ini dikarenakan dapat meningkatkan perhatian dan keinginan publik untuk menggunakan jasa atau produk yang ditawarkan oleh suatu perusahaan, sehingga perusahaan dapat memperluas dan meningkatkan jasa dan produknya.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penelitian dimaksudkan agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan. Adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “Bagaimanakah Fungsi dan Peranan Public Relations pada PDAM Tirtanadi Jl. Sisingamaraja No. 1 Medan?”

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

C. Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui fungsi dan peranan Public Relations pada PDAM Tirtanadi Medan.

D. Manfaat Penelitian

Diharapkan penelitian ini dapat memperoleh hasil dalam memberikan manfaat serta memiliki kegunaan sebagai berikut :

1. Bagi Penulis

Dapat menambah wawasan dan pengetahuan, khususnya mengenai fungsi dan peranan Public Relations sebagai salah satu bagian untuk memperoleh informasi pada PDAM Tirtanadi Medan.

2. Bagi Perusahaan

Semoga menjadi bahan masukan dan dapat memberikan informasi yang bermanfaat pada PDAM Tirtanadi Medan yang bersifat ilmiah dalam melakukan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dalam pengembangan Public Relations.

3. Bagi Pihak Lain

Dapat dijadikan sebagai salah satu sumber informasi dan studi perbandingan dalam rangka mengkaji ilmu pengetahuan, dan mengetahui Fungsi dan Peranan Public Relations pada PDAM Tirtanadi Medan.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

E.Jadwal Penelitian

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis membuat jadwal penelitian dan penulisan yang dibuat dalam bentuk tabel yang terdiri dari kegiatan dan waktu (minggu).

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III

Persiapan

Pengumpulan Data

Penulisan Laporan

F. Sistematika Penulisan

Untuk mendapatkan gambaran sistematika penulisan yang lebih terarah dalam penulisan tugas akhir ini, maka penulis membagi dalam empat bab.

Bab I berisikan pendahuluan. Pada bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei / observasi dan sistematika penulisan.

Bab II berisikan tentang PDAM Tirtanadi Medan. Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

Bab III berisikan pembahasan. Dalam bab ini penulis menguraikan tujuan, tugas, fungsi, ruang lingkup, dan pelaksanaan kegiatan Public Relations pada PDAM Tirtanadi Medan.

Bab IV berisikan penutup. Dalam bab yang terakhir, penulis akan mencoba menarik suatu kesimpulan terhadap hasil penelitian dan memberikan saran yang membangun kepada kepada PDAM Tirtanadi Medan dan juga diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak lain.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi milik Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah perusahaan penyedia air minum dan pengelola air limbah yang mengutamakan kepuasan pelanggan dan sebagai salah satu sumber Pendapatan Asli Daerah (PAD) Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi sejak berdirinya telah melampaui 3 (tiga) zaman yakni zaman penjajahan Belanda, zaman penjajahan Jepang, dan zaman Kemerdekaan.

1. Zaman Penjajahan Belanda

Atas kebijaksanaan pemerintah pada tahun 1930 atas nama Deli Maatschappij mengadakan hubungan dengan ahli-ahli di bidang pengolahan air antara lain dengan Ir. J. Schotel di Rotterdam dan sebagai penyelidik dikontrak juga saudara F. Boshunyer. Pada bulan Februari tahun 1904 F. Boshunyer mengajukan usulan bahwa penyediaan air untuk kota Medan hanya air alami yang berasal dari sumber mata air dataran tinggi Bandar Baru, yaitu sungai Petani dan sungai Betimus yang dipercayakan kepada Firma Vander Berg & Co. yang berkedudukan di Amsterdam. Oleh sebab itu, akhirnya pemerintah Belanda mendirikan “N. V Waterleiding Maatschappij Ajer Beresih”,

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

yang dikenal dengan nama Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 23 September 1905 dan kantor pusatnya terletak di Amsterdam Negara Belanda. Perusahaan ini berkembang sesuai dengan fungsinya sampai kemudian Jepang masuk ke Indonesia.

2. Zaman Penjajahan Jepang

Pada tahun 1943 Jepang merebut Indonesia dari kekuasaan Belanda. Dengan berpindahnya kekuasaan ini maka N. V Waterleiding Maatschappij Ajer Beresih juga beralih kekuasaan. Kekuasaan Jepang atas proyek air bersih ini beralih pada tahun 1945 setelah Jepang menyerah pada sekutu.

3. Zaman Kemerdekaan

Setelah melalui berbagai kendala serta prosedur yang panjang maka tanggal 14 April 1959 Badan Pengusahaan Belanda menyerahkan perusahaan ini kepada Bangsa Indonesia atas nama Menteri Pekerjaan Umum. Pada tahun 1964 Pemerintah Pusat (BPU – PBM) menyerahkan seluruh daerah yang dinasionalisasikan kepada Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara termasuk di dalamnya adalah Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi.

Dengan melewati zaman penjajahan Belanda dan zaman Jepang serta memasuki zaman Kemerdekaan Repulik Indonesia dengan berganti-ganti nama dan status maka pada tahun 1979 berdasarkan Peraturan Daerah No. 11 tahun 1979 yang berpedoman kepada Undang-Undang No. 5 tahun 1962, maka perusahaan ini kemudian ditetapkan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

(PDAM) Tirtanadi yang berkedudukan di kota Medan tepatnya di Jl. Sisingamaraja No. 1 Medan.

Seiring dengan perjalanan waktu, peran dan fungsi perusahaan terus

berkembang. Berdasarkan Peraturan Daerah No. 25 tahun 1985 yang disempurnakan dengan Peraturan daerah No. 6 tahun 1991, dalam Peraturan Daerah ini Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi di samping menangani air bersih juga ditugaskan mengelola air limbah. Selanjutnya pada tanggal 29 April 1999, Peraturan No. 6 tahun 1991 diperbaharui lagi dengan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara No. 3 tahun 1999. Dengan perjalanan sejarah yang relatif panjang, eksistensi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi semakin diakui di masyarakat. Hal ini dibuktikan dengan dijadikannya menara air yang berdiri sejak tahun 1908 sebagai simbol dan kebanggaan kota Medan.

Meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen sebagai salah satu wujud keberadaan Perusahaan Daerah Air minum (PDAM) Tirtanadi sebagai milik masyarakat merupakan prinsip yamg harus direalisasikan. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi Medan sebagai Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang berada di bawah Pemerintahaan Sumatera Utara selain memberdayakan dirinya sendiri, juga telah memberikan solusi dan terobosan baru dalam peningkatan pelayanan air bersih bagi masyarakat Sumatera Utara yaitu dengan melakukan Kerja Sama Operasi (KSO). Tujuan kerja sama ini selain untuk meningkatkan pelayanan air bersih dan juga meningkatkan kinerja Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten/Kota, diharapkan pula dapat

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

meningkatkan pendapatan bagi kedua belah pihak dalam bentuk kontribusi dana baik kepada Pemerintah Provinsi maupun Pemerintah Kabupaten/Kota.

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam suatu organisasi dengan segala aktivitasnya terdapat hubungan di antara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Pada prinsipnya struktur organisasi dimaksudkan sebagai suatu alat yang rasional untuk mencapai sasaran. Oleh sebab itu, rancangan organisasi yang disusun haruslah berdasarkan sasaran yang diemban oleh organisasi tersebut. Rancangan organisasi yang dihasilkan tersebut diwujudkan dalam bentuk struktur organisasi.

Suatu struktur organisasi merupakan suatu gambaran secara skematis akan hubungan-hubungan kerja sama yang saling terkait antara orang-orang ataupun satu bagian dengan bagian lainnya untuk melaksanakan segala kegiatan perusahaan. Struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja, menunjukan bagaimana berbagai tingkatan aktivitas satu sama lain, sampai tingkat tertentu juga menunjukan tingkat spesialisasi dari aktivitas kerja, menunjukan hierarki organisasi, memberikan stabilitas dan kontiunitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang datang dan pergi serta mengkoordinasikan hubungannya dengan lingkungan. Dengan adanya struktur organisasi akan memberikan manfaat bagi suatu badan usaha/perusahaan, yaitu agar mempunyai landasan dan pola pelaksanaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Setiap perusahaan berusaha untuk dapat mencapai tujuan dan hasil yang semaksimal mungkin, untuk itu perlu suatu tata kerja dan kegiatan-kegiatan dari

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

setiap orang yang mengambil bagian dalam pekerjaan itu. Maka di dalam struktur organisasi dapat diketahui penetapan tugas, wewenang, tanggung jawab, hak dan kewajiban dari masing-masing orang dalam setiap bagian dari perusahaan tersebut

Guna mendukung komitmen manajemen dalam peningkatan kualitas pelayanan kepada pelanggan, Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi telah menerapkan struktur organisasi yang dinamis dan profesional. Dengan struktur ini pelimpahan tugas, wewenang dan tanggung jawab dilakukan secara tegas, transparan dan terkoordinasi antara 1 (satu) unit kerja dengan unit kerja lainnya.

Dengan komitmen perusahaan yang berorientasi pada pelanggan (customer oriented), struktur organisasi dibagi menjadi blok-blok kegiatan utama yang mengarah kepada spesialisasi dan kompetensi. Secara garis besar aspek kompetensi tersebut dapat dilihat dengan dipisahkannya manajemen kegiatan produksi dan kegiatan pelayanan.

Berdasarkan Keputusan Direksi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara No. 01/KPTS/04 tanggal 2 januari 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi Medan, adapun struktur organisasi pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi dapat dilihat pada Lampiran I dan uraian di bawah ini.

1. Organisasi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara Terdiri : a. Gubernur

b. Badan Pengawas c. Direksi

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009. d. Divisi

e. Bidang f. Cabang g. Bagian

2. Gubernur adalah Gubernur Provinsi Sumatera Utara.

3. Badan Pengawas PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara terdiri dari

ketua, sekretaris, dan anggota.

4. Direksi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara terdiri dari : a. Direktur Perencanaan dan Produksi

b. Direktur Administrasi dan Keuangan c. Direktur Operasi

5. Direktur Utama PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara adalah manajemen

tertinggi memimpin jalannya perusahaan yang bertanggung jawab kepada gubernur membawahi :

a. Direktur Perencanaan dan Produksi b. Direktur Administrasi dan Keuangan c. Direksi Operasi

6. Direktur Perencanaan dan Produksi adalah anggota Direksi, bertanggung

jawab kepada Direktur Utama yang secara khusus membawahi : a. Divisi Perancanaan

b. Divisi Sistem Informasi Manajemen c. Divisi Produksi

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

7. Direktur Administrasi dan keuangan adalah anggota Direksi, bertanggung

jawab kepada Direktur Utama yang secara khusus membawahi : a. Divisi Keuangan

b. Divisi Umum

c. Divisi Sumber Daya Manusia

8. Direktur Operasi adalah anggota Direksi, bertanggung jawab kepada Direktur Utama yang secara khusus membawahi :

a. Divisi Peralatan Teknik b. Divisi Jaringan Perpipaan

9. Direktur Utama bersama Direktur Perencanaan dan Produksi, Direktur

Administrasi, Direktur Keuangan, dan Direktur Operasi secara umum membawahi seluruh Divisi, Cabang dan Instalasi.

10. Penelitian dan Pengembangan, Public Relations dan satuan Pengawas Intern langsung dibawah

11. Penelitian dan Pengembangan bertanggung jawab kepada Direktur Utama yang membawahi :

a. Bidang Pengembangan Teknik

b. Bidang Pengembangan Administrasi

12. Public Relations bertanggung jawab kepada Direktur Utama yang membawahi :

a. Bidang Hukum

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

13. Satuan Pengawasan Intern bertanggung jawab kepada Direktur Utama yang

membawahi :

a. Bidang Pengawasan Teknik

b. Bidang Pengawasan Administrasi dan Keuangan

14. Divisi Perencanaan bertanggung jawab kepada Direktur Perencanaan dan

Produksi yang membawahi : a. Bidang Anggaran

b. Bidang Perencanaan Teknik

c. Bidang Pengawasan dan Arsip Teknik

15. Divisi Produksi bertanggung jawab kepada Direktur Perencanaan dan

Produksi yang membawahi : a. Bidang Pengendalian Mutu b. Bidang Pengolahan Air Bersih

c. Bidang Pengolahan Air Limbah

16. Divisi sistem informasi Manajemen bertanggung jawab kepada Direktur

Perencanaan dan Produksi yang membawahi : a. Bidang Pengolahan Data Elektronik b. Bidang Analisa Sistem Informasi

17. Divisi Keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi dan

Keuangan yang membawahi : a. Bidang Akuntansi

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

18. Divisi Umum bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi dan

Keuangan yang membawahi : a. Bidang Logistik

b. Bidang Sekretariat

19. Divisi Sumber Daya Manusia bertanggung jawab kepada Direktur

Administrasi dan Keuangan yang membawahi :

a. Bidang Kepegawaian

b. Bidang Pengembangan SDM

20. Divisi Peralatan Teknik bertanggung jawab kepada Direktur Operasi yang

membawahi :

a. Bidang Pemeliharaan Mekanikal dan Elektrial

b. Bidang Pemeliharaan Komputer dan Alat Komunikasi

21. Divisi Jaringan Perpipaan bertanggung jawab kepada Direktur Operasi yang membawahi :

a. Bidang Transmisi / Distribusi Air Bersih b. Bidang Transmisi / Distribusi Air Limbah

22. Instalasi Pengolahan Air Bersih Kelas “A” bertanggung jawab kepada Direksi yang membawahi :

a. Bagian Produksi

b. Bagian Pengendalian Mutu

c. Bagian Perawatan Mekanikal dan Elektrikal

d. Bagian Umum dan Personalia

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

23. Instalasi Pengolahan Air Bersih Kelas “B” bertanggung jawab kepada Direksi yang membawahi :

a. Bagian Produksi

b. Bagian Umum dan Personalia

c. Bagian Pengawasan

24. Instalasi Pengolahan Air Limbah Medan bertanggung jawab kepada Direksi

yang membawahi : a. Bagian Pengolahan

b. Bagian Umum dan Personalia

c. Bagian Pengawasan

25. Cabang kelas “A” bertanggung jawab kepada Direksi yang membawahi :

a. Bagian Jaringan Perpipaan b. Bagian Pemasaran

c. Bagian Keuangan

d. Bagian Umum dan Personalia

e. Bagian Hubungan Layanan

f. Bagian Pengawasan

26. Cabang Kelas “B” bertanggung jawab kepada Direksi yang membawahi :

a. Bagian Jaringan Perpipaan

b. Bagian Pemasaran dan Hubungan Langganan

c. Bagian Keuangan

d. Bagian Umum dan Personalia

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

27. Cabang KSO Kelas “B” bertanggung jawab kepada Direksi yang

membawahi:

a. Bagian Produksi dan Jaringan Perpipaan

b. Bagian Pemasaran dan Hubungan Langganan

c. Bagian Keuangan

d. Bagian Umum dan Personalia

e. Bagian Pengawasan

28. Cabang Kelas “C” bertanggung jawab kepada Direksi yang membawahi :

a. Bagian Produksi dan Jaringan Perpipaan

b. Bagian Pemasaran dan Hubungan Langganan

c. Bagian Keuangan

d. Bagian Umum dan Personalia

e. Bagian Pengawasan

29. Cabang kelas “D” bertanggung jawab kepada Direksi yang membawahi :

a. Bagian Umum dan Personalia

b. Bagian Teknik

C. Job Description

1. Direktur Utama

Direktur Utama sebagai pimpinan perusahaan bertanggung jawab kepada Gubernur Provinsi Sumatera Utara dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

b. Menetapkan dan menyelenggarakan kebijakan serta strategi perusahaan.

c. Memajukan, meningkatkan dan mempertahankan kinerja serta mengelola

kekayaan perusahan.

d. Menjalin hubungan kerja eksternal.

e. Mengangkat, memutasikan, mempromosikan dan memberhentikan

pegawai.

2. Divisi Perencanaan

Kepala Divisi Perencanaan bertanggung jawab kepada Direktur Perencanaan dan Produksi dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :

a. Menerapkan kebijaksanaan perencanaan standar biaya pelaksanaan untuk

pekerjaan sipil, mekanikal, elektrikal dan mengevaluasi secara berkala.

b. Mengkoordinir penyusunan anggaran rencana pendapatan, biaya dan

investasi tahunan perusahaan.

c. Menerapkan spesifikasi bahan kimia dan peralatan mekanikal / elektrial maupun perpipaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

d. Memberikan rekomendasi atas spesifikasi yang dibutuhkan oleh semua

unit kerja yang belum ditetapkan standarnya. e. Membuat standar harga pengadaan barang dan jasa.

3. Divisi Produksi

Kepala Divisi Produksi bertanggung jawab kepada Direktur Perencanaan dan Produksi dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut:

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

a. Merencanakan dan mengatur pengelolaan air limbah dan produksi air

bersih sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

b. Melakukan optimalisasi dan proses produksi air bersih dan proses

pengolahan air limbah.

c. Melakukan perbaikan, perawatan, dan pemeliharaan seluruh sarana dan

prasarana pada setiap unit instalasi.

d. Memeriksa, mengawasi, dan menguji kualitas air yang dihasilkan dan

merekomendasi tindak lanjutnya.

e. Menetapkan jumlah produksi air bersih yang dihasilkan oleh

masing-masing instalasi.

4. Divisi Sistem Informasi Manajemen

Kepala Divisi Sistem Informasi Manajemen bertanggung jawab kepada Direktur Perencanaan dan Produksi dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :

a. Merencanakan dan melaksanakan program kerja Divisi Sistem Informasi

Manajemen.

b. Merencanakan dan mengevaluasi sistem program menurut kebutuhan

perusahaan.

c. Membuat dan mengembangkan seluruh sistem informasi di seluruh unit

kerja.

d. Mengelola dan mengevaluasi data sistem informasi serta kebutuhan sarana dan prasarana elektronik.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

e. Mengamankan, memelihara seluruh data yang berhubungan dengan sistem

informasi.

5. Divisi Keuangan

Kepala Divisi Keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi dan Keuangan dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :

a. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta

pengeluaran perusahaan.

b. Mengatur dan menyusun rencana pembayaran hutang jangka pendek,

menengah dan jangka panjang perusahaan.

c. Mencari sumber-sumber pendanaan eksternal untuk pengembangan

perusahaan.

d. Mengambil kebijakan atas keterlambatan atau kecepatan penerimaan

piutang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

e. Membuat dan menyampaikan laporan keuangan perusahaan.

6. Divisi Umum

Kepala Divisi Umum bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi dan Keuangan dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :

a. Mencatat, menyimpan, mengamankan dan memelihara dokumen

perusahaan.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

c. Mengelola dan mengendalikan serta bertanggung jawab terhadap

pengarsipan surat-surat dan dokumen perusahaan.

d. Menyediakan dan mengatur fasilitas transportasi untuk kepentingan

perusahaan.

e. Melaksanakan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan

peraturan yang ditetapkan.

7. Divisi Sumber Daya Manusia

Kepala Divisi Sumber Daya Manusia bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi dan Keuangan dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :

a. Merencanakan dan melaksanakan program rekruitment, pendidikan dan

pelatihan, kesejahteraan pegawai, kesehatan dan keselamatan kerja (K3).

b. Mengelola, menyimpan dan mengamankan data-data kepegawaian.

c. Mengajukan dan membuat kriteria-kriteria jabatan, promosi, kenaikan

pangkat, penghasilan, sanksi dan biaya perjalanan dinas.

d. Menjatuhkan sanksi kepada pegawai sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

e. Mengevaluasi hasil-hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan.

8. Divisi Peralatan Teknik

Kepala Divisi Peralatan Teknik bertanggung jawab kepada Direktur Operasi dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut :

a. Melakukan uji coba terhadap barang peralatan teknik maupun peralatan

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

b. Melaksanakan pengelolaan perbengkelan untuk pemeliharaan peralatan

mekanikal dan elektrikal, sistem komputer dan peralatan komunikasi perusahaan.

c. Mengatur dan mengendalikan jadwal perbaikan / pemeliharaan

barang-barang teknik yang dipergunakan perusahaan dan merekomendasikan ke unit kerja yang menggunakan untuk dilaksanakan.

d. Mengendalikan kebutuhan perbekalan material sesuai dengan kebutuhan

divisinya.

e. Melakukan pengkajian atau analisa setiap pengembangan sistem jaringan perpipaan sebelum dan sesudah dilaksanakan.

D. Jenis Usaha dan Kegiatan

Jenis usaha dari PDAM Tirtanadi Medan adalah Perusahaan Daerah Air Minum sesuai dengan namanya. PDAM Tirtanadi merupakan perusahaan daerah milik Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan juga sebagai salah satu sumber Pendapatan Asli Daerah ( PAD) Provinsi Sumatera Utara.

Selain melayani pelanggan rumah tangga yang menyalurkan air bersih, PDAM Tirtanadi juga melayani penyaluran air limbah khususnya di Kota Medan dan Parapat. Air limbah ini merupakan produksi dari rumah tangga seperti kamar mandi, dapur, closet dan jenis air limbah lainnya. Pengelolaan air limbah ini dibangun sejak tahun 1995 di Cemara dengan areal 10 hektar dan kapasitas 60 ribu m3 per hari, dan sekarang baru dioperasikan dengan kapasitas 16 ribu m3 perhari.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

PDAM Tirtanadi menjalin Kerja Sama Operasi (KSO) dengan pemerintah daerah kabupaten/kota, sehingga PDAM Tirtanadi memiliki 9 (sembilan) cabang di daerah kabupaten/kota.

Adapun 9 (sembilan) cabang PDAM Tirtanadi kabupaten/kota adalah : 1. Deli Serdang

2. Padang Sidempuan 3. Mandailing Natal 4. Toba Samosir 5. Tapanuli Tengah 6. Parapat

7. Gunung Sitoli 8. Nias Selatan 9. Samosir

Dalam kurun waktu 1 (satu) tahun pelaksanaan Kerja Sama Operasi (KSO) telah terjadi peningkatan pelayanan baik ditinjau dari segi kualitas maupun kontinuitas.

E. Kinerja Usaha Terkini

Hingga akhir tahun 2007, jumlah pelanggan PDAM Tirtanadi sudah mencapai 373.336 pelanggan. Angka ini mengalami peningkatan dibanding tahun 2006 sebanyak 12.841 pelanggan (3,56%). Sementara rata-rata peningkatan jumlah pelanggan dalam kurun 5 tahun terakhir mencapai 3,12 persen. Sedangkan

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

jumlah produksi air minum tahun 2007 mencapai 167 juta m3 atau 5.605 meter/detik dan terjual sebesar 126.554.000 m3.

Dalam operasinya, PDAM Tirtanadi memperoleh keuntungan Rp 7,486 miliar pada tahun 2007. Sedangkan biaya operasinya menurun menjadi 11,24 miliar atau 25,86%. Dari keuntungan itu, Tirtanadi memberikan kontribusi bagi PAD Pemprovsu pada tahun 2007 sebesar Rp 4,1 miliar. Total aset yang dimiliki sudah mencapai 366,247 miliar atau meningkat 4,88 % dibanding tahun sebelumnya.

PDAM Tirtanadi Medan mengemukakan bahwa manajemen dan seluruh pegawai berupaya memegang teguh komitmen untuk selalu memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, sehingga kepuasan pelanggan sebagai indikator keberhasilan dapat tercapai. Hal itu telah dibuktikan dengan hasil survey kepuasan pelanggan dalam 3 tahun berturut-turut dengan memperoleh nilai CSI yang terus meningkat.

Usaha PDAM Tirtanadi untuk melayani kebutuhan air minum bagi penduduk Kota Medan dan sekitarnya juga merupakan suatu kinerja manajemen PDAM Tirtanadi Medan untuk memberikan pelayanan yang terbaik. Dengan 360 ribu sambungan, PDAM Tirtanadi mampu melayani lebih dari 1,8 juta dari 2,1 juta warga Ibukota Sumatera Utara tersebut.

Pihaknya terus melakukan peningkatan sumber daya manusia secara

berkesinambungan serta perbaikan kesejahteraan para pegawai sehingga berdampak pada peningkatan pelayanan air minum kepada masyarakat. Menurutnya peningkatan pengetahuan dan keahlian para pegawainya

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

mempengaruhi perilaku pegawai dalam meningkatkan kuantitas, kualitas serta kontinuitas pelayanan. Dengan pelayanan yang maksimal, masyarakat akan termotivasi untuk membayar tepat waktu karena air dapat mengalir selama 24 jam.

Selain itu PDAM Tirtanadi yang mulai dirintis pada 1905 oleh pemerintahan Belanda, kini PDAM Tirtanadi melakukan sistem kerja sama operasional (KSO) sebagai “abang angkat” dengan pemerintah kabupaten di sekitar Medan dan kini jumlahnya sudah 9 kabupaten yang memperoleh bantuan teknik dan manajemen. Bantuan manajemen diatur dalam MoU yang antara lain menempatkan pimpinan cabang yang berasal dari PDAM yang pada tahun 2002,2004 dan 2006 mendapat penghargaan antara lain Piala Citra Pelayanan Prima itu.

Pada tahun 1999 PDAM Tirtanadi melakukan kerjasama dengan investor Prancis Lyonnaise Des Eux dan membentuk PT Tirta Lyonnaise Medan dengan bermitra membangun Instalasi Pengolahan Air (IPA) dengan sistem BOT. Usaha patungan itu mengelola IPA dan menjual produksi 500 l/dtk ke PDAM Tirtanadi. Transfer pengelolaan IPA ke Tirtanadi yang terletak di daerah Limau Manis itu akan dilakukan setelah 25 tahun. Saat ini kapasitas produksi air minum PDAM Tirtanadi untuk kota Medan dan daerah sekitarnya sebesar 5465 liter per detik dan kapasitas terpasangnya 5521 liter per detik.

Kinerja mengelola hutang sehingga menjadi sehat dan untung juga patut dicatat. Hal ini berawal dari pinjaman yang diperoleh sejak 1990 sebesar Rp. 135 miliar dan berhasil diangsur sehingga saldo pinjaman tersisa Rp. 35 miliar. Selain

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

itu hutang dari MUDP sebesar US$13 juta yang juga lancar dicicil oleh PDAM Tirtanadi. Walaupun memiliki beban pembayaran cicilan hutang, namun sejak 1996 PDAM Tirtanadi berhasil meraup keuntungan dan dapat memberikan kontribusi bagi Pendapatan Asli Daerah yang setiap tahun meningkat yakni Rp. 3 miliar pada tahun 2004, Rp. 3.3 miliar pada 2005, Rp. 3.7 miliar pada 2006, dan Rp. 4.1 miliar pada 2007. Atas kinerja dan prestasinya itu PDAM ini ingin menjadi salah satu yang terbaik dalam lima tahun mendatang.

Sebagaimana diketahui, PDAM Tirtanadi Medan sebelumnya telah memperoleh 8 sertifikat ISO diantaranya ISO untuk IPA (Instalasi Pengolahan Air) Deli Tua yakni ISO 9001;2000, sistem manajemen mutu dan ISO 14001:2004, IPA Sunggal ISO 9001:2000 Sistim Manajemen Mutu dan ISO 14001;2004 Sistem Manajemen Lingkungan. Untuk Cabang Padang Bulan ISO 9001;2000 Sistem Manajemen Mutu, Cabang Sunggal ISO 9001:2000, untuk Laboratorium PDAM Tirtanadi ISO 17025; 2005 akreditasi Laboratorium. Sedangkan untuk Kantor Pusat PDAM Tirtanadi yakni ISO 9001:2000 Sistem Manajemen Mutu.

F. Rencana Kegiatan

PDAM Tirtanadi Medan Provinsi Sumatera Utara sampai tahun 2013 menargetkan pengembangan pelayanan air minum bagi masyarakat berpenghasilan rendah (MBR) Kota Medan sebanyak 17.500 KK yang dimulai tahun 2009. Kepala Public Relations PDAM Tirtanadi mengatakan pelayanan air minum kepada MBR itu ditargetkan 3.500 KK setiap tahun. pelayanan ini sesuai

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

dengan yang dicanangkan oleh pemerintah pusat dengan program 10 juta sambungan sampai tahun 2013 serta visi dan misi Gubernur Sumatera Utara agar rakyat tidak sakit, lapar dan bodoh.

PDAM Tirtanadi Medan telah menyusun Rencana Investasi Jangka Menengah (RIJM) periode tahun 2009 sampai 20013 bersama dengan pemerintah Kota Medan untuk pengembangan pelayanan air minum Kota Medan. Salah satu prioritas utama dari RIJM pengembangan air minum dimaksudkan adalah pengembangan sarana pelayanan air minum bagi MBR Kota Medan.

Pelayanan air minum MBR ini juga merupakan komitmen PDAM Tirtanandi untuk berperan aktif dalam membantu meningkatkan derajat hidup dan kesehatan masyarakat Kota Medan yang juga sesuai dengan program Millenium Development Goals (MDG’s). Mengingat masih banyaknya MBR di Kota Medan yang belum mendapatkan fasilitas pelayanan air bersih saat ini maka PDAM Tirtanadi bekerja sama dengan pemerintah Kota Medan telah merealisasikan pembangunan fasilitas air minum bagi 3.543 KK MBR di tiga kelurahan yaitu kelurahan Bagan Deli, Kelurahan Belawan I, dan Kelurahan Belawan Bahagia yang merupakan program tahun 2008. Pada progaram MBR tersebut, PDAM Tirtanadi bekerja sama dengan ESP-USAID yang merupakan lembaga swadaya Amerika yang juga telah mengembangkan fasilitas air minum untuk MBR di kelurahan Young Panah Hijau Belawan, Kelurahan Sei Mati Kampung Baru dan Sunggal.

Disamping itu PDAM Tirtanadi juga membantu dalam pembangunan sarana air minum bagi perunahan Tenaga Bongkar Muat (TKBM) di Sei Mati

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

Labuhan Deli. Dalam rangka mendukung RPIJM pelayanan air minum bagi MBR Kota Medan, pada tanggal 29 April 2009 bertempat di Kantor Pusat Maynilad Water Services Inc. (MWSI) Manila Philippina ditandatangani MoU kerja sama antara PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara dengan Maynilad Water Services Inc, of the Philippines yang disponsori oleh ECO-Asia USAID yang merupakan lembaga swadaya Amerika di Asia. Penandatangan dilaksanakan oleh Direktur Utama PDAM Tirtanadi Sumatera Utara Drs. Sjahril Effendy Pasaribu, Msi, MA, President of Maynilad Water Services Inc. Mr. Rogelio L. Singson dan Mr. Jay Y. Tecson dari ECO-Asia. Kerjasama ini menyatakan komitmen dari Maynilad Water Services Inc. dan ECO-Asia akan melaksanakan kegiatan guna membantu PDAM Tirtanadi dalam mengembangkan pelayanan air minum kepada MBR kota Medan.

Maynilad Water Services Inc. dan ECO-Asia akan membantu dalam melaksanakan Mapping dan survey MBR kota Medan, transfer pengalaman, keahlihan dan teknologi, memberikan training serta technical assisstant bagi PDAM Tirtanadi dan lembaga swadaya MBR. Staf dari Maynilad akan berkunjung ke Medan untuk mengaplikasikan pengalaman dan teknologi. Staf dari PDAM Tirtanadi juga akan belajar ke Maynilad untuk melihat aplikasi pelayanan MBR di sana.

Maynilad Water Services Inc. adalah perusahaan yang melayani air minum masyarakat di Metro Mnila yang sudah dikenal secara Internasional berhasil mengembangkan air minum bagi masyarakat miskin dalam skala besar di kota Metro Manila sejak tahun 1999. Maynilad Water Services Inc. telah

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

mengembangkan sejumlah metode pelayanan air minum bagi masyarakat miskin di sembilan kota dan tiga distrik di bawah Metro Manila. Metode pelayanan tersebut antara lain sistem paket pengolahaan air oleh LSM untuk pengoperasian sistem pelayanan air minum dan beberapa metode lainnya. Diharapkan bahwa dengan pengalaman ini dapat membantu PDAM Tirtanadi dalam melayani MBR di kota Medan.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Fungsi Public Relations

Fungsi Public Relations menurut Abdurahman adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi dengan publiknya internal maupun extern dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi masyarakat dalam upaya menciptakan pendapat (opini publik) yang menguntungkan organisasi publik.

Jadi dapat diperoleh kesimpulan bahwa fungsi Public Relations adalah sebagai berikut :

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari

organisasi.

3. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan

umum.

4. Operasionalisasi dan organisasi Public Relations adalah bagaimana membina hubungan antara organisasi dengan publiknya untuk mencegah terjadinya maupun rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

B. Peranan Public Relations

Peranan Public Relations menurut Djaja (2000 : 9) adalah melaksanakan segala yang berkaitan dengan kehumasan dan menjadi wakil perusahaan di pengadilan, serta berusaha memberikan yang terbaik bagi pihak dalam maupun luar perusahaan. Seperti diketahui pelanggan merupakan orang yang paling penting, karena adanya pelanggan maka PDAM Tirtanadi Medan dapat menjalankan fungsi ataupun kegiatannya dan menyadari bahwa pelanggan adalah raja, maka petugas Public Relations harus menyadari :

1. Apa keinginan pelanggan ?

2. Memberikan pelayanan yang baik. 3. Menangani keluhan pelanggan.

C. Ruang Lingkup Kegiatan Public Relations

1. Penemuan Fakta (fact finding)

Penemuan fakta dilakukan untuk mengetahui apakah situasi dan pendapat dalam masyarakat menunjang atau justru menghambat kegiatan organisasi, Instansi Perusahaan.

Dalam fase penemuan fakta ini seorang PRO dituntut :

a. Memperhatikan berbagai kejadian atau perkembangan sosial, politik, maupun ekonomi yang sejalan langsung atau tidak langsung berhubungan dengan perusahaannya.

b. Mengumpulkan berbagai macam data untuk diolah menjadi informasi.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

d. Selalu siap menyajikan berbagai informasi yang dirasakan masih kurang

memadai.

e. Melengkapi simpanan data dan informasi antara lain dengan

menyelenggarakan dokumentasi.

2. Perencanaan (Planning)

Merupakan bagian di dalam usaha memperoleh opini publik yang menguntungkan. Perencanaan ini merupakan bidang yang cukup penting karena menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan dan perusahaan mengetahui tujuan dari cita-cita perusahaan serta harus mempunyai kemampuan untuk menghubungkan berbagai masalah manajemen, masalah sosial, politik, dan ekonomi dengan masalah manajemen, atau permasalahan apabila perusahaanya bergerak dalam bidang penjualan barang dan jasa.

Dalam tahap perencanaan yang merupakan kelanjutan dari tahap penemuan fakta atas hasil penelitiannya, seorang PRO merencanakan bagaimana sebaiknya dengan tetap memperhatikan faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi, dan politik.

Berdasarkan hasil penemuan fakta dalam tahap ini sejumlah langkah harus dilakukan yaitu :

a. Merumuskan apa tujuan yang harus dicapai oleh Public Relations ketika

mengirim pesan tertentu.

b. Mengolah data yang diperoleh tentang berbagai faktor sosial, politik, dan sebagainya.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

d. Menentukan teknik komunikasinya.

3. Komunikasi (communication)

Tahapan komunikasi tidak hanya terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa yang dikomunikasikan. Sebenarnya tidak terlepas dari tujuan yang hendak dicapai berbentuk lisan, tertulis, visual, atau dengan menggunakan lambang-lambang tertentu.

4. Evaluasi

Setelah komunikasi dilaksanakan maka suatu perusahaan tertentu ingin mengetahui dampak atau pengaruh terhadap publik. Hal ini dilakukan melalui evaluasi.

D. Pelaksanaan Kegiatan Public Relations pada PDAM Tirtanadi Medan

Kegiatan Public Relations pada PDAM Tirtanadi Medan dilakukan oleh Public Relations dan marketing Departement yang bertanggung jawab kepada General Manager. Pelaksanaan kegiatan Public Relations ini terbagi atas Internal Public Relations dan External Public Relations.

1. Internal Public Relations

Internal Public Relations yang berada pada PDAM Tirtanadi Medan adalah direktur, kepala divisi, kepala bagian, dan karyawan. Kegiatan Internal Public Relations pada PDAM Tirtanadi Medan dilakukan dengan cara :

a. Membuat pengumuman untuk menyampaikan informasi mengenai kebijakan

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

bentuk penyampaian pesan yang ditempatkan dalam setiap ruangan divisi perusahaan.

b. Mengadakan pertemuan berkala antar departemen dan seluruh karyawan

seminggu sekali.

Untuk menambah keakraban antara seluruh karyawan dari atasan / manajer sampai kepada bawahan, maka PDAM Tirtanadi Medan mengadakan kegiatan-kegiatan seperti :

a. Melaksanakan buka puasa bersama dan pengajian antara manajer dan seluruh

karyawan yang beragama Islam pada bulan Ramadhan.

b. Melaksanakan pengarahan setiap pagi antara manajer dan seluruh karyawan. c. Melaksanakan kegiatan-kegiatan olahraga seperti senam bersama, bola kaki,

badminton dan lain-lain.

2. External Public Relations

Eksternal Public Relations adalah media massa, media elektronik, dan orang-orang atau masyarakat yang menggunakan jasa PDAM Tirtanadi Medan, maupun yang belum menggunakan jasa PDAM Tirtanadi Medan. Adapun cara yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan External Public Relations antara lain :

a. Personal Contact dalam hubungan ini yang diperhatikan adalah perlakuan PDAM Tirtanadi Medan terhadap masyarakat yang berhubungan dengannya.

b. Memberikan bantuan kepada lembaga-lembaga sosial seperti panti asuhan

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

c. Berkomunikasi dengan masyarakat baik secara langsung maupun melalui

pemberian brosur-brosur mengenai PDAM Tirtanadi Medan.

d. Mengadakan kerja sama dengan pencetakan media massa seperti surat kabar

untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat secara luas.

Dalam melaksanakan kegiatan Public Relations pimpinan perusahaan dan staff Public Relations mengadakan pendekatan terhadap para karyawan dan masyarakat di luar perusahaan yang secara tidak langsung dilakukan dalam kegiatan-kegiatan rutin maupun dilakukan secara langsung dalam waktu-waktu tertentu seperti acara HUT Perusahaan dan acara HUT RI. Pendekatan ini dimaksudkan untuk mengetahui sikap, pengetahuan dan pengalaman-pengalaman publik, sehingga dalam menyampaikan suatu berita atau keterangan-keterangan dapat disesuaikan dengan cara berfikir, situasi, dan kondisi masyarakat.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian pada PDAM Tirtanadi Medan, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. PDAM Tirtanadi Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa

penyediaan air kepada masyarakat dengan status Badan Usaha Milik Daerah (BUMD).

2. Pelaksanaan kegiatan Public Relations sangat berperan dalam

memperkenalkan dan mempromosikan jasa penyediaan air sebagai kebutuhan masyarakat yang salah satunya adalah dengan mengadakan kerja sama dengan lembaga pemerintahan swasta.

3. Kegiatan Public Relations pada PDAM Tirtanadi Medan dijalankan oleh

Public Relations dan Marketing Departement, sedangkan untuk membina hubungan External Public Relations PDAM Tirtanadi Medan, diwakili oleh seorang Public Relations Officer (PRO).

4. Kegiatan Internal Public Relations dilakukan dengan membuat pengumuman

sebagai penyampaian informasi yang ditempatkan dalam setiap ruangan divisi.

5. Kegiatan Exsternal Public Relations dilakukan dengan menyampaikan

informasi melalui media massa, media elektonik, dan juga melakukan berbagai kegiatan bakti sosial.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

B. Saran

1. Departement Public Relations PDAM Tirtanadi Medan sebaiknya berdiri sendiri dalam menjalankan kegiatannya dan tidak disatukan dengan bagian pemasaran, sehingga Public Relations Officer (PRO) dapat berkonsentrasi penuh dengan memikirkan dan melaksanakan kegiatan Public Relations dengan cara yang sebaik-baiknya.

2. Pihak pengelola PDAM Tirtanadi Medan, sebaiknya tetap mempertahankan

pelayanan yang diberikan kepada para tamu atau pengguna jasa yang lain dan harus lebih ditingkatkan pelayanan yang telah ada.

3. Walaupun opini publik masyarakat kota Medan dan sekitarnya mengenai

PDAM Tirtanadi sudah cukup baik, kegiatan External Public Relations harus tetap dijalankan, sehingga masyarakat dan konsumen mengetahui perkembangan PDAM Tirtanadi.

4. Kegiatan-kegiatan yang berbentuk sosial lebih sering dilakukan guna

membina hubungan yang lebih baik dan menciptakan rasa saling memiliki antara PDAM Tirtanadi dengan masyarakat.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

DAFTAR PUSTAKA

Abdulrachman, Oemi, dasar-dasar Public Relations

Djaja, Danan,

, Penerbit Citra Aditya Bakti, Bandung : 2000

Peranan Humas Grener, Tony,

, Penerbit Alumni, Bandung : 2000 Sukses Public Relations

Rachmadi,

, Penerbit Bumi Aksara Jakarta : 1996 Public Relations dalam Praktek

Ruslan,

, Penerbit Gramedia, Jakarta : 2002 Humas dan Komunikasi, Penerbit Grafindo, Surabaya : 1999

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009. B. Saran

1. Departement Public Relations PDAM Tirtanadi Medan sebaiknya berdiri sendiri dalam menjalankan kegiatannya dan tidak disatukan dengan bagian pemasaran, sehingga Public Relations Officer (PRO) dapat berkonsentrasi penuh dengan memikirkan dan melaksanakan kegiatan Public Relations dengan cara yang sebaik-baiknya.

2. Pihak pengelola PDAM Tirtanadi Medan, sebaiknya tetap mempertahankan pelayanan yang diberikan kepada para tamu atau pengguna jasa yang lain dan harus lebih ditingkatkan pelayanan yang telah ada.

3. Walaupun opini publik masyarakat kota Medan dan sekitarnya mengenai PDAM Tirtanadi sudah cukup baik, kegiatan External Public Relations harus tetap dijalankan, sehingga masyarakat dan konsumen mengetahui perkembangan PDAM Tirtanadi.

4. Kegiatan-kegiatan yang berbentuk sosial lebih sering dilakukan guna membina hubungan yang lebih baik dan menciptakan rasa saling memiliki antara PDAM Tirtanadi dengan masyarakat.

Rudi Hartanto : Peranan Dan Fungsi Public Relations Pada PDAM Tirtanadi Medan, 2009.

DAFTAR PUSTAKA

Abdulrachman, Oemi, dasar-dasar Public Relations

Djaja, Danan,

, Penerbit Citra Aditya Bakti, Bandung : 2000

Peranan Humas Grener, Tony,

, Penerbit Alumni, Bandung : 2000 Sukses Public Relations

Rachmadi,

, Penerbit Bumi Aksara Jakarta : 1996 Public Relations dalam Praktek

Ruslan,

, Penerbit Gramedia, Jakarta : 2002 Humas dan Komunikasi, Penerbit Grafindo, Surabaya : 1999