Metode Double Moving Average Pemodelan Basis Data .1 Conceptual Data Model

Dengan keterangan : α = konstanta penghalusan untuk data 0 α 1 γ = konstanta penghalusan untuk estimasi tren 0 γ 1 X 1 = data yang sebenarnya pada periode t S t = nilai pemulusan b t = estimasi tren m = periode peramalan F t - m = peramalan untuk m periode mendatang

2.9 Metode Double Moving Average

Rata-rata bergerak ganda Double Moving Average adalah suatu metode peramalan yang dilakukan dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan, mencari nilai rata-rata bergerak yang kedua tersebut sebagai ramalan untuk periode yang akan datang. Metode ini disebut rata-rata bergerak ganda tersebut karena setiap kali data observasi baru tersedia, angka rata-rata ganda baru dihitung setelah angka rata-rata tunggal dan digunakan sebagai ramalan Forecast. Untuk menentukan ramalan pada periode yang akan datang memerlukan data historis selama jangka waktu tertentu. Misalnya dengan metode 4 bulanan moving average ramalan bulan ke- 5 baru dapat dihitung setelah bulan keempat berakhir demikian seterusnya. Persamaan matematis double moving averages seperti yang dituliskan oleh Spyros 2001 adalah sebagai berikut: Y t+1 = N Y Y Y Y N t t t t 1 2 1 ....         ………………………………..….2.9 Persamaan 2.1 dapat digunakan untuk menghitung rata-rata bergerak kedua. M 2 t= N M M M M N t t t t 1 2 1 ....         …………………………….2.10 Persamaan 2.3 digunakan untuk menghitung selisih antara kedua rata-rata bergerak tersebut. a t = 2M t + M 2 t ………………………………………………..…..2.11 Persamaan 2.4 adalah faktor penyesuaian tambahan yang mirip dengan slope yang selalu berubah sepanjang suatu serial data. Ŷ t+p = a t + b tp ……………………………………………………....2.12 Persamaan 2.5 digunakan untuk membuat ramalan pada periode n Keterangan : N = jumlah periode dalam rata-rata bergerak Y t =nilai aktual Y pada periode t P = jumlah periode ke depan yang akan datang BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Permasalahan

Permasalahan utama yang dihadapi CV. Jaya Tama adalah untuk menentukan stok minimum,menentukan jumlah pemesanan barang serta menentukan waktu pemesanan barang kembali, hal itu berakibat sering kehabisan barang pada saat ada pesanan dari konsumen, pembelian barang yang berlebihan juga sering terjadi sehingga terjadi penumpukan barang, waktu pemesanan barang juga belum terjadwal. Berdasarkanhasilwawancara yang dilakukan dengan pihak perusahaan, bagian pembelian barang pada CV. Jaya Tama sering merasa kesulitan dalam menentukan stok minimum suatu barang yang harus dipenuhi, bagian pembelian juga memiliki masalah dalam menentukan berapa jumlah pesanan barang yang optimal untuk penjualan periode berikutnya, bagian pembelian kesulitan kapan harus menentukan waktu pemesanan barang kembali. Berdasarkan permasalahan di atas maka dibuat sebuah sistem Pembelian dan Perencanaan Persediaan Barang untuk menentukan stok minimum barang, untuk menentukan waktu pemesanan barang kembali, meramalkan penjualan barang periode berikutnya serta melakukan perhitungan pembelian barang dengan metode EOQ. Penggunaan tiga metode peramalan yang berbeda digunakan yaitu single moving average, double moving average, serta exponential smoothing, pemilihan ketiga metode tersebut dikarenakan pola barang yang ada pada CV. Jaya Tama bersifat siklus yang berulang secara periodik, ketiga jenis peramalan tersebut juga bisa meramalkan pola barang yang jenisnya musiman ataupun trend. Berikut adalah gambar dari flowchart sistem perencanaan dan persediaan barang. Gambar 3.1 Flowchart Sistem Persediaan Barang Pada Gambar 3.1, Dijelaskan bagaimana alur dari peramalan hingga ke perhitungan EOQ, Peramalan yang dipakai adalah data penjualan barang periode tahun 2010.Semua data penjualan mengalami proses peramalan dengan menggunakan metodeSingle moving average, Double moving averages, Exponential smoothing. Menentukan stock minimum dan titik pesan kembali adalah dengan menggunakan metode EOQ Economic Order Quantity.

3.1.1 Hasil Wawancara

Berdasarkan wawancara dengan bagian Pembelian didapatkan fakta-fakta berikut: 1. Menentukan stock barang masih berdasarkan barang yang paling sering terjual,sehingga apabila terjadi pembelian dari customer dalam jumlah banyak,bisa menyebabkan kehabisan stock barang. 2. Sering terjadi keterlambatan melakukan pemesanan barang kembali,karena belum bisa menentukan kapan harus melakukan pemesanan barang,kecuali barang itu stocknya tinggal sedikit. 3. Pembelian barang terkadang berlebihan,sehingga terjadi penumpukan barang digudang yang menyebabkan penambahan biaya penyimpanan .

3.1.2 Hasil Observasi

Berdasarkan observasi, didapatkan hasil bahwa proses yang ada saat ini, seperti proses penghitungan dan proses pembelian masih menggunakan pencatatan manual. Tentunya hal ini cukup menyita waktu dan tenaga sehingga dapat dikatakan tidak efisien. 3.1.3Dokumen Flow Pembelian Pada dokumen flow pembelian barang dijelaskan bahwa bagian pembelian melakukan pengecekan barang dan hasilnya dilaporkan kepada manajer perusahaan. Hasil realisasi dari pengajuan tersebut akan dikirim ke pihak supplier untuk pemenuhan kebutuhan barang, selain itu hasil realisasi pengajuan juga digunakan bagian pembelian untuk melihat perkembangan kinerja perusahaannya. Dokumen flow lama pembelian ditunjukkan pada Gambar 3.2. Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian Barang Bagian Pembelian Manajer Supplier Start Cek Stock Stock Ada Ya End Data barang yg habis dan prediksi jumlah untuk periode depan Tidak Data Barang ACC Kebutuhan Target Barang Data Target barang Pemenuhan Data Pesanan Data Pesanan Data pesan = Data Target Ya Tidak 2 1 Data Barang 2 1 Data Target Barang 3 2 1 Data Target Barang 2 1 Data Pesanan Mengecek Data Pesanan Minyimpan Stock Rekap Ulang Data Target Barang Data Target Barang Melakukan Pengecekan Stock N N N

3.1.4 Dokumen Flow Permintaan

Pada dokumen flow permintaan barang dijelaskan bahwa bagian pembelian melakukan pengecekan barang dari permintaan konsumen. Apabila barang ada dibuatkan surat jalan dan bila persediaan tidak ada bagian pembelianmenginformasikan kepada konsumen. Selain itu data barang yang habis dilaporkan kepada manajer perusahaan untuk mendapat persetujuan untuk barang yang diorder ulang. Adapun penjelasan dokumen flow lama permintaan ditunjukkan Gambar 3.3. Konsumen Bagian Pembelian Manajer Start End Melakukan Permintaan Barang Melakukan Pengecekan Surat Jalan Data Permintaan Tidak ada Merencanakan Order Barang Pertimbangan Data Order ACC Data Order Membuat Surat Jalan Barang = Permintaan Rekap Permintaan Tidak ada Ya Tidak 2 1 Data Permintan Tidak Ada 2 1 Rencana Data Order Rencana Data Order Data Order = Sesuai ACC semestara Data Order Pembatal an Data Order Tidak 2 1 ACC Data Order Ya Pembatalan Data Order Data Perminaan barang N N N Gambar 3.3 Dokumen Flow Permintaan Barang

3.1.5 Dokumen Flow Persediaan Barang

Dokumen flow rancang bangun sistem persediaan barang ditentukan dari ada tidaknya stock barang yang ada pada CV.Jaya Tama. Apabila terjadi kehabisan stock maka bagian pembelian menyerahkan data barang yang dibeli kepada manajer perusahaan untuk mendapat persetujuan terlebih dahulu. Sedangkan prediksi penentuan stock minimum periode berikutnya masih belum ada kepastian yang jelas. Sehingga untuk planing bulan berikutnya, didasarkan atas data barang yang habis dari bagian pembelian yang disetujui oleh manajer perusahaan. Dokumen flow lama persediaan barang ditunjukkan oleh Gambar 3.4. Konsumen Bagian Pembelian Manajer Start Melakukan Pengecekan Stock Jumlah Permintaan Stock Permintaan Penambahan Stock Tetap Order Penambahan Stock 2 kali stock Awal Ya Tidak 2 2 1 Rekap Penambahan Stock Tetap 1 Data Order ACC Data Order Data Order ACC End Data Order Rekap Penambahan Stock Tetap N N Gambar 3.4 Dokumen Flow Persediaan Barang

3.2 Analisa dan Perencanaan Sistem

Dalam pembuatan perancangan dan desain digunakan model – model yang telah ada. Model – model tersebut antara lain dokumen flow, sistem flow ataupun perancangan hubungan relasi antara tabel. Tahap – tahap yang dilakukan dalam merancang sistem persediaan barang dengan menggunakan Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothingdan economic order quantity ini adalah: 1. Membuat sistem flow peramalan dan persediaan barang dengan menggunakan metode Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothing dan economic order quantity. 2. Membuat data flow diagram dan diagram berjenjang. 3. Membuat rancangan hubungan relasional antara entitas atau ERD Entity Relationship Diagram.

3.2.1 Sistem Flow Pembelian

Proses sistem flow pembelian barang dimulai dari bagian pembelian yang melakukan penentuan stock dan jumlah barang yang diorder. Semua data yang berkaitan digunakan untuk penentuan persediaan barang yang dibeli. bagian pembelian juga melaporkan data persediaan yang dibeli kepada manajer perusahaan, untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu manajer perusahaan menentukan target bulan berikutnya berdasarkan data dari bagian pembelian. Data target barang yang telah dibuat oleh manajer perusahaan diserahkan kepada supplier. Sebaliknya supplier memberikan output berupa konfirmasi mengenai data target barang yang diperoleh dari manajer perusahaan. Adapun penjelasannya dapat dilihat pada Gambar 3.5. Bagian Pembelian Manajer Supplier Start Input Peramalan Periode Input Jumlah Stock Barang Penentuan Stock Penentuan Persediaan 2 Data Persediaan Barang Penentuan Rencana Persediaan Bulan Depan Penentuan Target Barang Persedian Bulan Depan Data Target Barang Data Pesan Barang Data Pesan Barang End Perode Jumlah Stock Data Stock 2 1 Target Barang 2 1 Data Barang yg Dipesan 3 2 1 Data Pesan Barang Data Stock 1 DataPersediaan Barang N N N N Gambar 3.5 Sistem Flow Pembelian 3.2.2 Sistem Flow Permintaan Barang Pada sistem flow terkomputerisasi permintaan barang dijelaskan bahwa bagian pembelian melakukan pengecekan barang dari permintaan konsumen. Apabila barang ada dibuatkan surat jalan dan bila persediaan tidak ada bagian pembelian menginformasikan kepada konsumen. Bagian pembelian juga melakukan rekap order pembelian dari data permintaan barang. Adapun penjelasan sistem flow permintaan ditunjukkan Gambar 3.6. Konsumen Bagian Pembelian Manajer Start Permintaan Barang Melakukan Pengecekan Barang Barang = Permintaan Cetak surat Jalan Surat Jalan Surat Jalan Tidak Data Permintaan Tidak ada Metencanakan Order Barang Rekap RencanaOrder Pembelian 2 Pemrosesan Data Order 2 Hasil Rencana Data Order End Rekap Permintaan tidak ada Ya 2 1 Data Permintaan Tidak Ada 1 Rencana Data Order Rencana Data Order 1 Hasli data Order N N Gambar 3.6 Sistem Flow Permintaan Barang 3.2.3 Sistem Flow Persediaaan Barang Sistem flow persediaan barang dimulai dari memasukkan jumlah stock barang pada periode sebelumnya. Kemudian dilakukan peramalan menggunakan Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothing, hasil dari peramalan tersebut dimasukkan kedalam EOQ economic order quantity, hasil dari perhitungan EOQ dilaporkan kepada manajer perusahaan yang digunakan untuk menentukan stock minimum dan titik pemesanan kembali pada bulan berikutnya. Sistem flow terkomputerisasi untuk sistem persediaan barang ditunjukkan oleh Gambar 3.7. Gambar 3.7 Sistem Flow Persediaan Barang Konsumen Bagian Pembelian Manajer Start Permintaan Barang Melakukan Pengecekan Barang Barang Permintaan Ya Tidak Menentukan Jumlah Stock Menentukan Jumlah Permintaan Peramalan Menggunakan Single moving average Menentukan Persediaan dengan EOQ dari Peramalan Penentusn Persedian Bulan Berikutnya 2 Cetak Rekap Data Barang Rekap Data Barang End 1 Penentuan Persediaan Bulan Berikutnya Penentuan Persediaan Bulan Berikutnya N Jumlah Stock

3.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram DFD adalah suatu alat yang digunakan untuk pemodelan atau menggambarkan sistem yang dibuat sekarang. Peracangan sistem dengan menggunakan DFD diawali dengan arus data yang masuk ke dalam proses dan menghasilkan arus data yang keluar dari proses. Setiap proses dilengkapi dengan penjelasan yang lengkap mengenai identifikasi proses dan nama proses. Adapun penjelasan mengenai DFD adalah sebagai berikut:

3.3.1 Context Diagram

Context Diagram merupakan diagram pertama dalam pembuatan rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entitas – entitas yang berhubungan dengan sistem. Context Diagram untuk rancang bangun sistem persediaan barang dapat dilihat pada Gambar 3.8. Gambar 3.8Context Diagram Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang List Barang ACC Laporan Stoc k Barang Laporan EOQ Laporan Peramalan Laporan Penjualan Laporan Pembelian Stock Barang Has il EOQ Has il Peramalan List Permintaan Barang List Permintaan Barang Masuk Barang Permintaan Data Permintaan Barang Nota Peng iriman Data Order Barang Data Barang Supplier Data Supplier Rancang Bang un Sistem Pembelian Perenc anaan Persediaan Barang + Kons umen Supplier Manajer Bag ian Pembelian Pada Context Diagram rancang bangun sistem persediaan barang terdapat 4 external entity yaitu supplier, konsumen, bagian pembelian dan Manajer. Masing – masing dari entity memberikan input dan oleh sistem diberikan output yang berupa laporan atau data yang diperlukan. Pada proses persediaan barang dimulai dari penentuan peramalan dan stock barang sehingga didapatkan stock minimum bagi perusahaan.

3.3.2 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang

DFD level 0 adalah decompose dari context diagram. DFD level 0 menggambarkan tiap – tiap proses yang terdapat dalam rancang bangun sistem persediaan barang. DFD level 0 membentuk semua aliran proses input dan outputyang ada pada context diagram sebelumnya. Tiap – tiap proses tersebut membuat hubungan yang saling terkait sehingga membentuk aliran proses yang menggambarkan proses dari rancang bangun sistem persediaan barang. Adapun secara garis besar, DFD level 0 rancang bangun sistem persediaan barang dapat dilihat pada Gambar 3.9. Pada DFD level 0 terdapat 4 proses utama yaitu : proses penjualan, proses analisa persediaan barang, proses pembelian dan proses pembuatan laporan. Proses penjualan dimulai dari data permintaan oleh konsumen dan stock barang yang keluar dari bagian pembelian. Proses selanjutnya memasukkan data ramalan permintaan barang pada sistem, yang mana hasilnya disimpan dan digunakan sebagai masukkan dalam proses selanjutnya. Proses analisa persediaan barang dimulai dari membaca file tersimpan dari proses penjualan. File ini digunakan untuk penentuan persediaan barang pada bulan selanjutnya. Peramalan dan persediaan barang pada sistem ini menggunakan metode Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothingdan EOQ economic order quantity. Hasil dari penentuan persedian barang tersebut dilaporkan kepada manajer perusahaan, dan digunakan untuk penentuan persediaan barang pada bulan berikutnya. Proses pembuatan laporan dimulai dari memasukkan data tersimpan dari proses sebelumnya, seperti data pembelian, penjualan, supplier, hasil peramalan dan stock barang. Hasil dari pembacaan file tersebut diproses untuk menghasilkan laporan yang digunakan manajer perusahaan dalam penentuan kebijakan pada perusahaannya. Semua proses tersebut tergambar jelas pada Gambar 3.9. Gambar 3.9 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang

3.3.3 DFD Level 1 Proses Penjualan

DFD level 1 proses penjualan menggambarkan proses cek barang, maintenance penjualan dan rekap penjualan. Proses ini dilakukan dengan input data barang yang diminta oleh konsumen pada periode waktu tertentu. Sedangkan untuk menentukan analisa permintaan dilakukan dengan input data tersimpan Data Penjualan Data Peramalan Data Perhitung an Pembelian Stock Barang List Barang ACC Data Stock Laporan Stock Barang Laporan EOQ Laporan Penjualan Laporan Peramalan Data Supplier Detail Supplier Data Pembelian Laporan Pembelian Data Permintaan Order Barang Nota Peng iriman Data Order Barang Data Barang Supplier Data Supplier List Permintaan Barang M asuk Data Barang Detail EOQ Detail Peramalan Stock Barang Hasil EOQ Hasil Peramalan Data Penjualan Rekap Penjualan Data Permintaan ada List Permintaan Barang Barang Permintaan Data Permintaan Barang Supplier Konsumen Bag ian Pembelian Bag ian Pembeli an Manajer 1 Penjualan + 1 Data_Barang 2 Data Penjualan 2 Analisa Persediaan Barang + 3 Peramalan 4 EOQ 5 Data Order Barang 3 Pembelian + 4 Laporan + 6 Data Pembelian 7 Supplier 8 Data Stock Barang permintaan konsumen dan data stock barang yang keluar. Semua proses tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.10. Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 1Penjualan

3.3.4 DFD Level 1 Proses Analisa Persediaan

DFD level 1 proses analisa persediaan menggambarkan proses dari peramalan penjualan dan perhitungan persediaan. Proses peramalan penjualan dimulai dari membaca file tersimpan dari data penjualan. Hasil dari peramalan disimpan oleh bagian pembelian. Sedangkan proses perhitungan persediaan dimulai dari input stock barang dan peramalan penjualan. Output dari proses perhitungan persediaan berupa data economic order quantity dan data order barang. Proses rekap persediaan dimulai dari membaca file terseimpan data economic order quantity. Data dari proses rekap persediaan digunakan sebagai pembanding data peramalan pada periode berikutnya. DFD level 1 proses analisa persediaan dapat dilihat pada Gambar 3.11. Rekap Data Penjualan Baca Data Penjualan Rekap Detail Penjualan Baca Data Barang [Rekap Penjualan] [List Permintaan Barang] [Data Permintaan ada] [Barang Permintaan] [Data Permintaan Barang ] Kons umen Bag ian Pembelia n 1 Data_Barang 2 Data Penjualan 1.1 Cek Barang 1.2 Maintenence Penjualan 9 Detail Penjualan 1.3 Rekap Detil Penjualan Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses 2Analisa Persediaan

3.3.5 DFD Level 1 Proses Pembelian

DFD level 1 proses pembelian menggambarkan proses dari maintenance,order pembelian dan analisa target barang. Proses maintenance digunakan untuk menyimpan barang yang dimiliki supplier. Sedangkan proses order pembelian dimulai dari input data file tersimpan dari proses analisa persediaan. Proses analisa target barang dimulai dari input file tersimpan permintaan barang dan List barang dari bagian pembelian. Proses analisa target barang memiliki output data stock barang yang digunakan untuk acuan proses order pembelian. DFD level 1 proses analisa persediaan dapat dilihat pada Gambar 3.12. Rekap Persediaan Data Barang File EOQ [Data Barang ] [Detail EOQ] Has il Peramalan [Stoc k Barang ] [Hasil EOQ] [Detail Peramalan] [Hasil Peramalan] [Data Penjualan] Bag ian Pembelian 2 Data Penjualan 3 Peramalan 4 EOQ 5 Data Order Barang 2.1 Meramalan Penjualan 2.2 Meng hitung persediaan 2.3 Merekap Persediaan Barang Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses 3 Pembelian

3.3.6 DFD Level 1 Proses Laporan

DFD level 1 proses laporan adalah hasil yang diperoleh dari proses penjualan, analisa persediaan barang dan pembelian. Laporan – laporan yang dihasilkan berupa laporan pembelian, penjualan, peramalan, economic order quantity dan stock barang. Hasil laporan disampaikan kepada manajer perusahaan, yang mana digunakan untuk pemantauan perkembangan perusahaannya pada periode selanjutnya. Laporan yang dihasilkan sistem memberikan gambaran secara umum kondisi perusahaan, sehingga membantu bagian pembelian melihat tingkat pembelian ataupun penjualan. Penjelasan mengenai proses laporan dapat dilihat pada Gambar 3.13. File Detail Pembelian Detail Pembelian Maintence Pembelian Stock Barang [List Barang ACC] [Data Stoc k] [Data Permintaan] [Data Pembelian] [Nota Peng iriman] [Data Order Barang ] [Data Barang Supplier] [List Permintaan Barang Masuk] [Pemesanan Barang ] [Detail Supplier] [Data Supplier] Supplier Manajer 5 Data Order Barang 1 Data_Barang 6 Data Pembelian 7 Supplier 8 Data Stock Barang 3.1 Maintenence 3.2 Order Pembelian 3.3 Analisa Targ et Barang 10 Detail Pembelian Gambar 3.13 DFD Level 1 Proses 4 Laporan

3.3.6 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Pada rancang bangun sistem persediaan barang terdiri dari 4 proses utama yaitu proses penjualan, analisa persediaan barang, pembelian dan proses pembuatan laporan. Masing – masing dari proses utama tersebut dijabarkan kembali kedalam sub proses. Diagram berjenjang berikut ini terlihat dengan jelas masing – masing sub level dari Data Flow Diagram DFD. Adapun penjelasan gambar diagram berjejang dapat dilihat pada Gambar 3.14. [Stoc k Barang ] [Laporan Stock Barang] [Laporan Peramalan] [Laporan EOQ] [Laporan Penjualan] [Data Penjualan] [Data Perhitung an] [Data Peramalan] [Pembelian] [Laporan Pembelian] [Data Supplier] Manajer 7 Supplier 8 Data Stock Barang 6 Data Pembelian 4 EOQ 3 Peramalan 2 Data Penjualan 4.1 Membuat Laporan Pembelian 4.2 Membuat Laporan Peramalan 4.3 Membuat Laporan EOQ 4.4 Membuat Laporan Penjualan 4.5 Membuat Laporan Stoc k Barang Gambar 3.14 Diagram Berjenjang Sistem Persediaan Barang 3.4 Pemodelan Basis Data 3.4.1 Conceptual Data Model Conceptual Data Model CDM menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM masih belum tergambar dengan jelas bentuk tabel – tabel penyusun basis data beserta field – field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel – tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship atau sebuah hubungan, tetapi hubungan tersebut tidak terlihat pada kolom antar tabel tersebut. Pada sebuah Conceptual Data Model sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi kunci atau yang Maintenance Penjulan Rancang Bangun SistemPersediaan Barang

1.2 1.1