Peranan Sistem Informasi Akuntansi Atas Aktiva Tetap Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PROVINSI SUMATERA UTARA

Oleh :

DESY MAYA SARI 112102105

PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2014

KATA PENGANTAR

Tiada untaian kata terindah yang patut penulis ucapkan selain kata syukur Alhamdulillah hanya kepada Allah SWT atas segala nikmat dan karunia yang Allah SWT limpahkan kepada penulis. Atas rahmat dan kemudahan-Nya jualah sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Atas Aktiva Tetap Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara

”.

Adapun tugas akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa dalam pelaksanaan pembuatan Laporan Tugas Akhir ini banyak sekali kekurangan dan tidak dapat terlaksana tanpa adanya pihak-pihak yang telah memberikan bantuan moril dan materil kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya dan tulus kepada semua pihak yang membantu selama mengerjakan Laporan ini kepada :

1. Allah SWT yang maha kuasa menciptakan langit dan bumi ini beserta isinya karena berkat Rahmat dan Hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.

2. Untuk Ibunda tercinta Marlina karo-karo yang senantiasa berpeluh keringat dan bergelimangan doa di lisannya untuk memperjuangkan penulis, terima kasih ibu atas kenyamanan hidup yang diberikan sehingga penulis tidak pernah merasa kekurangan kasih sayang dan juga materi,

terima kasih ibu karena selalu memberi semangat berupa masukan kepada penulis sehingga dapat berpikir dewasa, penulis akan membuktikan dan berjuang menjadi orang sukses yang seperti ibu inginkan, maafkan jika penulis belum bisa menjadi yang seperti ibu inginkan. Terima kasih ibu karena engkau sumber bahagiaku dan terima kasih karena penulis memiliki ibu yang gigih.

3. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac. Ak, CA selaku dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sekaligus Dosen Pembimbing penulis, terimakasih karena telah banyak membantu, membimbing penulis dengan sabar dan meluangkan waktu nya dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 6. Semua dosen yang telah mengajar dan mendidik penulis selama

menjalankan pendidikan di Universitas Sumatera Utara diploma III akuntansi ini hingga akhirnya penulis bisa menyelesaikan pendidikannya. 7. Bapak Eddy Sofian Tanjung S.Sos selaku ayah dari sahabat saya dan para

staf pegawai terima kasih banyak karena telah membantu penulis mendapatkan persetujuan riset di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara dan telah memberikan informasi yang dibutuhkan penulis. 8. Kakak-kakak sepupuku Yusnita Ginting, Srina Ginting, Novia karo-karo

yang selalu bertanya kapan Tugas Akhir penulis selesai, terima kasih untuk doa, masukam dan selalu melindungi penulis.

9. Sahabat-sahabatku Dini, Trisna, Syarifah, Fauziah, Popy, Nurul, Pani dan Lina terima kasih karena telah membantu dan memberikan semangat kepada penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Terima kasih karena mau berbagi suka dan duka bersama selama ini, semoga persahabatan kita terus berlanjut sampai kita tua.

10.Sahabatku Tio Pardamean terimakasih karena telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

11.Teman-teman group B di D3-Akuntansi stambuk 2011 semoga kita menjadi orang sukses di masa depan dan cita-cita kita terkabulkan.

Penulis menyadari bahwa tidak ada yang sempurna didunia ini terutama dalam penyusunan tugas akhir ini untuk itu penulis menerima kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini dimasa yang akan datang dan semoga penulisan tugas akhir ini dapat memberikan manfaat untuk calon peneliti – peneliti lainnya, Terimakasih.

Medan , 2014

Penulis

Desy Maya Sari 1121021

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... ..i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB I: PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal survei/observasi ... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II: PROFIL BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara ... 7

B. Struktur Organisasi ... 9

D. Jaringan kegiatan ... 22 E. Kinerja Terkini... 22 F. Rencana Kegiatan ... 23

BAB III: PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap ... 25 1. Pengertian sistem Informasi Akuntansi ... 25 2. Pengertian dan Klasifikasi Aktiva Tetap ... 27 B. Aktiva Tetap pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi

Sumatera Utara ... 29 C. Transaksi yang mengubah Aktiva Tetap ... 31 D. Dokumen yang digunakan pada Badan Kepegawaian

Daerah Provinsi Sumatera utara ... 39 E. Catatan Akuntansi yang digunakan Badan Kepegawaian

Daerah Provinsi Sumatera Utara ... 41

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 43 B. Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... ..45 LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian……….. 5

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

2.1 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian 11

Provinsi Sumatera Utara

BAB I

PENDAHULUAN

A . Latar Belakang Masalah

Semakin pesatnya persaingan usaha, perkembangan ilmu pengetahuan, dan perkembangan yang luar biasa pada teknologi jelas akan membawa dampak bagi ilmu akuntansi. Akuntansi sebagai media informasi keuangan memegang peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Salah satu perannya adalah sebagai alat berpikir dalam membuat perencanaan dan pengendalian perusahaan. Agar peran-perannya dapat berfungsi dengan baik, untuk itu sangat di perlukan informasi akuntansi yang relevan dan dapat di andalkan. Untuk dapat menghasilkan informasi yang memenuhi kualitas relevan dan dapat di andalkan diperlukan suatu sistem yang mengatur dan mengelola data akuntansi serta menghasilkan informasi akuntansi yang di sebut sistem informasi akuntansi.

Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Untuk melaksanakan suatu sistem informasi akuntansi unsur-unsur yang terlibat adalah manusia sebagai pelaksana dari sistem, organisasi sebagai obyek yang membutuhkan sistem, dan pengolahan data transaksi untuk menghasilkan informasi. Salah satu bagian dari sistem informasi akuntansi yang memiliki faktor yang cukup besar dan memiliki andil untuk menghasilkan laporan keuangan adalah aktiva tetap. Hampir

setiap perusahan, baik bergerak dalam bidang jasa, perdagangan maupun industri pasti memiliki aktiva tetap untuk menjalankan kegiatan operasional setiap harinya. Aktiva tetap merupakan harta perusahaan yang masa penggunaannya lebih dari satu periode normal akuntansi (biasanya di atas satu tahun penggunaan). Perolehan aktiva tetap dapat ditempuh dengan berbagai cara.

Di dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan, proses perolehan aktiva tetap tersebut tentu memerlukan pertimbangan-pertimbangan bagi pihak perusahaan. Karena kesalahan dalam mempertimbangkan cara memperoleh aktiva tetap juga akan mempengaruhi operasi perusahaan, terutama dari segi dana yang tersedia untuk memperoleh aktiva tersebut.

Selain itu, aktiva tetap yang telah dimiliki perusahaan juga tentunya mempunyai batas waktu tertentu untuk beroperasi, serta memerlukan perbaikan-perbaikan yang kadangkala juga membutuhkan dana yang tidak sedikit jumlahnya, disamping biaya-biaya pemeliharaan rutin agar dapat menunjang kegiatan pengoperasiaannya yang berkesinambungan. Untuk itu diperlukan suatu penerapan sistem informasi akuntansi aktiva tetap sebagai perencanaan atas kebijakan-kebijakan apa yang perlu diambil dalam penanganan aktiva tetap. Penanganan aktiva tetap bertujuan untuk memperoleh efesiensi dan pengamanan terhadap aktiva agar dana yang diinvestasikan ke dalam aktiva tetap memperoleh manfaat yang maksimum sesuai dengan jangka waktu pemakaiannya, serta untuk menghindari ketidakwajaran pelaporan biaya dalam satu periode akuntansi.

Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara juga memiliki berbagai macam aktiva tetap seperti tanah, gedung, kendaraan, komputer, mesin fotokopi, mesin genset, air conditioner, mesin penghancur kertas dan peralatan lainnya. Badan kepegawaian daerah provinsi sumatera utara tidak dapat menjalankan kegiatan operasional tanpa adanya aktiva tetap tersebut. Mengingat pentingnya aktiva tetap (fixed assets) bagi sebuah organisasi/ perusahaan khususnya Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tertarik mengambil judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Atas Aktiva Tetap Pada Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah :

1. Bagaimana Peranan Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap pada Bandan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara?

2. Apakah Sistem Informasi Akuntansi pada Badan Kepegawaian daerah Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik ?

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Dalam mengadakan suatu penelitian tentu ada tujuan yang ingin dicapai. Tujuan dari penelitian ini adalah :

Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi.

2. Untuk mengetahui seberapa besar pentingnya peranan sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Bagi penulis, dapat menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan secara teoritis maupun praktis mengenai pengawasan intern gaji dan upah. b. Bagi Fakultas Ekonomi USU, dapat menjadi bahan bacaan dan

pertimbangan untuk semakin meningkatkan kualitas sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU yang sudah berjalan selama ini.

c. Bagi penulis selanjutnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Penelitian

Pelaksanaan dilaksanaan di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara Jln. Diponegoro No.30 Medan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat jadwal penelitian dan penyusunan tugas akhir pada table 1.1 dibawah ini.

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

Kegiatan

Juni 2014

Juli 2014

I II III IV I II

1 Pengesahan Tugas Akhir 2 Pengajuan Judul

3 Permohonan Izin Riset

4 Penunjukan Dosen Pembimbing 5 Pengumpulan Data

6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas Akhir 8 Penyelesaian Tugas Akhir 2. Rencana Isi

Penulis akan memberikan gambaran rencana isi tugas akhir yang akan mempermudah penulisan tugas akhir, maka penulis membaginya dalam 4 bab. BAB I: PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, rencana penulisan.

Adapun rencana penulisan terdiri dari jadwal penelitian dan rencana isi.

BAB II: PROFIL BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

Pada bab ini penulis akan membahas tentang sejarah ringkas Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja terkini, rencana kegiatan.

BAB III: PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS

AKTIVA TETAP PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

Bab ini penulis akan membahas tentang pengertian dari Sistem Informasi Akuntansi dan Aktiva Tetap, membahas Aktiva Tetap yang terdapat di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara, transaksi yang akan mengubah aktiva tetap dan membahas dokumen dan catatan yang digunakan di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara.

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini yang berisikan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan juga beberapa saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara Badan kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah unit pelaksana teknis di bidang kepegawaian dilingkungan Pemerintah Daerah Sumatera Utara yang bertanggung jawab kkepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Utara yang beralokasi di jalan Pangeran Diponegoro no.30 Medan.

Dengan terbitnya Undang-Undang no.3 Tahun 2004 perubahan atas Undang-undang No.22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, dalam arti daerah diberikan kewenangan mengurus dan mengatur semua urusan Pemerintah diluar menjadi urusan Pemerintah yang ditetapkan dalam Undang-Undang ini. Dalam penjelasan Undang-Undang No.32 Tahun 2004, dijelaskan bahwa sejalan dengan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan pemerintahan, maka ada sebagian kewenangan di Bidang Kepegawaian untuk diserahkan kepada daerah yang dikelola dalam sistem Kepegawaian Daerah.

Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem prosedur yang diatur dalam peraturan perundang-undang sekurang-kurangnya meliputi Perencanaan, Pengangkatan, Penempatan, Pendidikan dan Pelatihan, Penggajian,

Pembinaan, Kedudukan hak, Tanggung jawab. Kewajiban dan Larangan sanksi, Penghargaan, Pemberitahuan dan Pensiun merupakan Sub sistem dari sistem Kepegawaian secara nasional. Dengan demikian Kepegawaian Daerah merupakan suatu kesatuan jaringan birokrasi dalam kepegawaian nasional.

Visi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara

Visi dari Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah dirumuskan dan ditetapkan adalah:

“Aparatur Pemerintah Provinsi Sumatera Utara Yang Profesional, Bermain, Bersih Dan Berwibawa”

Untuk member penjelasan agar tidak meninggalkan persepsi dan pengertian berbeda perlu dijelaskan makna yang ada didalam visi tersebut, yakni :

a. Aparatur yang Profesional

Adalah penyelenggara Pemerintah yang memiliki kemampuan, keterampilan dan perilaku kerja produktivitas dalam melaksanakan tugas jabatannya.

b. Aparatur yang Beriman

Adalah penyelenggara Pemerintah yang memiliki rasa ketuhanan/percaya kepada Tuhan Yang Maha Esa. Sesuai dengan sila pertama dalam filsafah Negara yakni Pancasila. Dengan tumbuhnya rasa ketakwaan kepada Tuhan, maka dari sini akan lahir budaya self

control (kontrol dari dalam).

c. Aparatur yang Bersih dan Berwibawa

Adalah penyelenggara Pemerintah yang mampu berbuat dan bekerja secara jujur, adil dan bertanggung jawab

Misi dari Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara

a. Meningkatkan daya saing dan profesionalisme Sumber Daya Aparatur sehingga terwujud Pemerintahan good governance dan clean

governance.

b. Meningkatkan pembinaan dan kesejahteraan pegawai.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan kerangka yang mengelompokkan hubungan antara orang-orang pada suatu organisasi. Setiap bagian dalam organisasi memiliki pengertian tentang tanggung jawab dan pembagian tugas, bagaimana masing-masing bagian berhubungan satu dengan yang lainnya dan wewenang yang didelegasi pada masing-masing bagian.

Struktur organisasi yang terencana akan sangat membantu kelancaran usaha dan berfungsi menjelaskan kewajiban dan tanggung jawab serta menghindarkan kesimpang siuran dalam melaksanakan pekerjaan. Dalam struktur organisasi tersebut tercermin pembagian kerja dan tanggung jawab yang dimaksud untuk mempermudah penentuan serta mengarahkan dan mengatasi pelaksanaan pekerjaan tersebut. Dengan demikian, sudah merupakan keharusan bagi seorang pimpinan atau atasan

untuk memikirkan dan menciptakan pembagian tugas yang tepat bagi setiap tingkat bila ia ingin mencapai tujuan usaha.

Berikut ini merupakan struktur organisasi badan kepegawaian daerah provinsi sumatera utara yang dapat dilihat pada gambar 2.1

Struktur Organisasi

Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Sumatera Utara

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara

Sumber : BKD Provinsi sumatera utara KA. BADAN 

KEL. JABATAN 

FUNGSIONAL 

SEKRETARIS 

SUBBAG UMUM  SUBBAG KEUANGAN  

SUBBAG PROGRAM 

BIDANG  

INFORMASI  

SUB BIDANG 

ARSIP  

KEPEGAWAIAN  

SUB BIDANG 

KEPANGKATAN 

DAN PENGGAJIAN 

SUB BIDANG 

PENGOLAHAN 

DATA 

SUB BIDANG 

PEMINDAHAN 

DAN PENSIUN  BIDANG  MUTASI  BIDANG  PENGEMBANGAN  DAN  PEMBERDAYAAN

SUB BIDANG  JABATAN DAN 

FUNGSIONAL 

SUB BIDANG  PENDIDIKAN DAN 

PELATIHAN   BIDANG 

PENGADAAN 

DAN PEMBINAAN 

SUB BIDANG  FORMASI DAN 

PENGADAAN  

SUB BIDANG  PEMBINAAN DAN 

C. Job Description

Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian Kepala Bidang Kepegawaian Daerah, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah, Bidang Pengadaan dan Pembinaan, Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan, Bidang Mutasi dan Bidang informasi.

1. Bagian kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara

Tugasnya adalah:

a. Menyelenggarakan pembinaan pegawai di lingkungan badan.

b. Menyelenggarakan arahan bimbingan kepada pejabat struktural pada badan.

c. Menyelenggarakan instruksi pelaksanaan tugas badan. d. Menyelenggarakan penyusunan program badan.

e. Menyelenggarakan formasi pegawai negeri sipil (PNS). f. Menyelenggarakan pengadaan pegawai negeri sipil (PNS).

g. Menyelenggarakan pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS).

h. Menyelenggaran pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS) menjadi pegawai negeri sipil (PNS).

i. Menyelenggarakan kordinasi pendidikan dan pelatihan. j. Menyelenggarakan kenaikan pangkat.

dalam dan dari jabatan.

l. Menyelenggarakan perpindahan pegawai negeri sipil (PNS) antar instansi.

m. Menyelenggarakan pemberhentian sementara dari jabatan negeri. n. Menyelenggarakan pemberhentian sementara pegawai negeri sipil

(PNS) akibat tindak pidana.

o. Menyelenggarakan pemberhentian pegawai negeri sipil (PNS) atau calon pegawai negeri sipil (CPNS).

p. Menyelenggarakan kemuktahiran data pegawai negeri sipil (PNS). q. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian.

r. Menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan managemen pegawai negeri sipil (PNS).

2. Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah

Mempunyai tugas membantu kepala badan bidang umum/kerumahtanggaan, perlengkapan, administrasi kepegawaian dan registrasi, keuangan, pembinaan/penataan kelembagaan organisasi dan hukum.

Untuk melaksanakan tugasnya, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah menyelenggarakan fungsi :

a. Menyusun dan menyempurnakan konsep standar pelaksanaan administrasi keuangan / organisasi dan ketatalaksanaan serta evaluasi dan pelaporan.

penataan organisasi ketatalaksanaan, perencanaan serta evaluasi dan pelaporan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Pengkordinasian penyusunan bahan / data penata usaha, kepegawaian sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditentukan.

Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah dibantu oleh:

a. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan b. Kepala Sub Bagian Keuangan

c. Kepala Sub Bagian Registrasi

d. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum

3. Bidang Pengadaan dan Pembinaan

Tugas dan tanggung jawab bidang pengadaan dan pembinaan adalah sebagai berikut :

a. Menyelenggarakan penyusunan formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD).

tahun anggaran.

c. Menyelenggarakan koordinasi usulan penetapan formasi PNSD di kabupaten / kota setiap tahun anggaran.

d. Menyelenggarakan pelaksanaan pengadaan PNSD di provinsi. e. Menyelenggarakan usulan penetapan nomor induk pegawai (NIP). f. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan pengadaan PNSD

kabupaten/kota.

g. Menyelenggarakana pembinaan disiplin PNS melalui pemprosesan usul penjatuhan sanksi hukum disiplin PNS serta memproses izin perkawinan dan pereraian PNS di lingkungan pemerintah provinsi sumatera utarasesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

h. Menyelenggarakan monitoring proses penjatuhan hukuman disiplin, permohonan perkawinan/perceraian PNS dilingkunga pemerintah provinsi sumatera utara dan kabupaten/kota sesumatera utara.

i. Menyelenggarakan pengusulan dan pengolahan bingkisan ucapan terimakasih Gubernur bagi PNS yang memasuki batas usia pension (BUP), penghargaan satya Lencana Karya Satya X,XX, dan XXX tahun bagi PNS dilingkungan pemerintah provinsi.

j. Menyelenggarakan medical check up bagi PNS di lingkungan pemerintah provinsi sumatera utara.

kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

l. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

m. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditetapkan.

Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Bidang Pengadaan dan Pembinaan dibantu:

a. Sub Bidang Formasi dan Pengadaan b. Sub Bidang Pembinaan dan Disiplin c. Sub Bidang Kesejahteraan

4. Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan

fungsi bidang pengembangan dan pemberdayaan adalah sebagai berikut :

a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang pengembangan dan pemberdayaan.

b. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada pejabat struktura pada lingkup bidang pengembangan dan pemberdayaan.

c. Penyelenggaraan penetapan kebutuhan diklat PNSD Provinsi. d. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan diklat skala provinsi.

e. Penyelenggaraan penetapan pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian PNS Provinsi dalam dan dari jabatan struktural

eselon II kebawah atau jabatan fungsional yang jenjangnya setingkat.

f. Penyelenggaraan usulan pengangkatan dan pemberhentian sekretaris daerah provinsi.

g. Penyelenggaraan pengangkatan Sekretaris Daerah Kabupaten/kota. h. Penyelenggaraan usulan konsultasi pengangkatan dan

pemberhentian Sekretaris Daerah Kabupaten/kota.

i. Penyelenggaraan koordinasi pengangkatan, pemindahan dalam dan dari jabatan struktural eselon II di lingkup kabupaten/kota

j. Penyelenggaraan penetapan pemberhentian sementara dari jabatan negeri bagi PNSD provinsi yang menduduki jabatan struktural eselon I kebawah dan jabatan struktural eselon II kebawah dan fungsional yang setingkat.

k. Penyelenggaraan orientasi dan prajabatan sepanjang telah memiliki lembaga diklat yang telah terakreditasi.

Kepala Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan mempunyai tugas :

a. menyelenggarakan koordinasi, perencanaan dan kerjasama dengan unit kerja terkait dalam penyusunan dan penyempurnaan standar jabatan struktural, jabatan fungsional dan pelaksanaan pengangkatan personil untuk menduduki jabatan struktural dan fungsional sesuai standaryang ditetapkan.

b. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja terkait dalam penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaa

pengkajian kebutuhan ujian dinal PNS, pendidikan dan pelatihan pegawai.

c. menyelenggarakan koordinasi pengangkatan, pemindahan dalam dan dari jabatan struktural dari eselon II dilingkungan kabupaten/kota.

d. menyelenggarakan kesekretariatan badan pertimbangan jabatan dan kepangkatan provsu.

e. Menyelenggarakan kesekretariatan Pokja kegiatan KPK dengan Gubernur Sumatera Utara.

f. Menyelenggarakan kesekretariatan pokja monitoring dan evaluasi pelaksanaan inpres nomor 5 tahun 2004 tentang percetakan pemberantasan korupsi pemprovsu.

g. Menyelenggarakan pembentukan tim penilai anga kredit jabatan fungsional analisa kepegawaian.

h. Menyelenggarakan koordinasi/konsultasi penataan jabatan struktural, fungsional dan perencanaan diklat PNS ke instansi terkait/departemen/lembaga pemerintahan non departemen (LPND).

i. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

j. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

pengembangan dan pemberdayaan pegawai dibantu :

a. Kepala Sub Bidang Jabatan Struktural dan Fungsional b. Kepala Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan

5. Bidang Mutasi

Fungsi bidang mutasi adalah sebagai berikut :

a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang mutasi. b. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada

lingkup bidang mutasi.

c. Penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan standar kenaikan pangkat, penggajian, pemindahan, pemberhentian dan penetapan pension pegawai.

d. Penyelenggaraan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai bidang dan fungsinya.

e. Penyelenggaraan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan sesuai bidang dan fungsinya.

f. Penyelenggaraan pelaporan dan

g. pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditetapkan.

Tugas dan tanggungjawab bidang mutasi adalah sebagai berikut :

a. Menyelenggarakan pelaksanaan pengangkatan CPNS dilingkungan provinsi.

(CPNS) provinsi.

c. Menyelenggarakan penempatan CPNS menjadi PNS dilingkungan provinsi.

d. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan pengangkatan CPNSD menjadi PNSD kabupaten/kota.

e. Menyelenggarakan penetapan kenaikan pangkat PNSD provinsi menjadi gol/ruang I/b s/d IV/b.

f. Menyelenggarakan penetapan kenaikan pangkat PNSD kabupaten /kota mennjadi gol/ruang IV/a dan IV/b.

g. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan kenaikan pangkat dilingkungan kabupaten/kota.

h. Menyelenggarakan penetapan perpindahan PNSD antar kabupaten/kota dalam/provinsi.

i. Menyelenggarakan pemberhentian sementara PNSD untuk golongan IV/c kebawah.

Untuk pelaksanaan tugas, fungsi dan uraian tugas kepala bidang mutasi dibantu :

a. Sub Bidang Pemindahan dan Pensiun b. Sub Bidang Pengangkatan dan Penggajian

6. Bidang Informasi

Fungsi bidang informasi adalah sebagai berikut :

informasi.

b. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada jabatan struktural pada lingkup bidang informasi.

c. Penyelenggaraan pemuktahiran data PNS di provinsi.

d. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan pemuktahiran data PNS di kabupaten/kota.

e. Penyelenggaraan pembinaan dan pengawasan manajemen PNS di lingkungan provinsi.

f. Penyelenggaraan koordinasi pembinaan dan pengawasan manajemen PNSD di kabupaten/kota.

Tugas dan tanggungjawab kepala bidang informasi adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaa pengolahan arsip PNS dan pengolahan data berdasarkan SIMPEG dan SAPK.

b. Melaksanakan perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan arsip PNS baik provinsi maupun kabupaten/kota dan pengolahan data menjadi bahan informasi.

c. Melaksanakan pemuktahiran data PNS secara berkala baik dilingkungan pemprovsu maupun kabupaten/kota sesuai standar yang ditetapkan.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya.

e. Melaksanakan pemberian masukan/saran yang dianggap perlu kepada kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya.

f. Melaksanakan pelaporan pertanggungjawaban dan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar yang ditetapkan.

Untuk melaksanakan tugas, fungsi ddan uraian di atas kepala bidang informasi dibantu :

a. Sub Bidang Arsip Pegawai b. Sub Bidang Pengolahan Data

D. Jaringan Kegiatan

Badan Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem prosedur yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang sekurang-kurangnya meliputi Perencanaan, Pengangkatan, Penempatan, Pendidikan dan Pelatihan, Penggajian, Pembinaan, Kedudukan hak, Tanggung jawab. Kepegawaian Daerah merupakan suatu kesatuan jaringan birokrasi dalam kepegawaian nasional. Badan Kepegawaian Daerah merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah menyelenggarakan program pemulangan pegawai yang pensiun (Pemberian Bingkisan dan Plakat Ucapan Terima Kasih Gubsu) kepada PNS yang memasuki pensiun dilingkungan pemprovsu, monitoring perpindahan tugas PNS dilingkungan pemprovsu dan pemkab/kota se sumatera utara, pembuatan listing PNS yang mencapai batas usia pensiun dilingkungan pemprovsu, memfasilitasi penyelesaian pensiun PNS gol/ruang IV/ c keatas ke BKN dan sekretaris cabinet di Jakarta, pengambilan sumpah/janji PNS.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dan lain-lain) sehingga para pegawai selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah :

ucapan terima kasih Gubsu) kepada PNS yang memasuki pensiun dilingkungan pemprovsu.

b. Monitoring perpindahan tugas PNS dilingkungan pemprovsu dan pemkab/kota se sumatera utara.

c. Pembuatan listing PNS yang mencapai batas usia pensiun dilingkungan pemprovsu.

d. Memfasilitasi penyelesaian pensiun PNS gol/ruang IV/c keatas ke BKN dan sekretaris cabinet di Jakarta.

e. Penyelenggaraan seleksi praja IPDN.

f. Pendidikan Pasca Sarjana bagi PNS provsu dan kabupaten/kota. g. Test urine bagi pejabat struktural di lingkungan pemprovsu. h. Bantuan Diklatpim Tk. II, Tk. III, dan Tk. IV.

i. Pelatihan emosional spiritual Quotion (ESQ) bagi pejabat di lingkungan pemprovsu.

BAB III

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA BADAN KEPEGAWAIAN

DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Nilai kegunaan akuntansi sebagai salah satu fungsi dalam suatu perusaahaan semakin meningkat,sejalan dengan semakin besarnya skala operasi dan kompleksnya kegiatan. Akuntansi merupakan suatu sistem pengukuran dan pengkomunikasian untuk menyediakan informasi bagi suatu unit organisasi dalam membantu pihak-pihak yang berkepentingan membuat pertimbangan dan keputusan yang beralasan guna mengendalikan sumber-sumber ekonomik yang optimal dalam rangka pencapaian sasaran ( goal ) yang telah ditetapkan. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara dalam kegiatan operasionalnya tak lepas dari penerapan sistem informasi akuntansi sebagai alat perencanaan,pengendalian dan dasar pengambilan keputusan.

Menurut Hall (2001:6) Sistem adalah dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama.

Menurut Bodnar (2006:1) Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan

keputusan yang tepat.

Menurut Soemarso (2004:14) Akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.

Berdasarkan defenisi di atas maka dapat di tarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi menurut (Kieso, 2007 : 72) menyatakan bahwa “Sistem informasi akuntansi adalah sistem pengumpulan dan pemrosesan data transaksi serta penyebaran informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan .” Sedangkan menurut (Widjajanto, 2001 : 4) menyatakan bahwa :

Sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.

Maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan data lainnya menjadi informasi, dan informasi ini akan dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan.

Menurut (Romney dan Steinbart, 2006 : 6) sistem informasi Akuntansi terdiri dari 6 komponen, yaitu:

1. People yang mengoperasikan sistem tersebut dan melakukan berbagai macam fungsi.

2. Procedures and instructions, baik manual maupun otomatis, yang

termasuk dalam kegiatan pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi.

3. Data tentang organisasi dan proses bisnisnya.

4. Software digunakan untuk memproses data organisasi.

5. Informationtechnology infrastructure.

6. Internal control and security measures, yang mengamankan data

dalam sistem informasi akuntansi.

2. Pengertian dan Klasifikasi Aktiva Tetap

Didalam menghasilkan laporan keuangan, Aktiva Tetap mempunyai pengaruh yang besar dalam pengunaan Sistem Informasi Akuntansi. Hampir setiap perusahan, dalam bidang jasa, perdagangan maupun industri pasti memiliki aktiva tetap untuk menjalankan kegiatan operasional setiap harinya,termasuk pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara.

Menurut (Soemarso,2004 : 233) , dikemukakan definisi aktiva tetap adalah “Aktiva tetap adalah aktiva bernilai besar yang sifatnya tetap atau permanen, digunakan dalam kegiatan perusahaan dan tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal dan memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun.”

tetap adalah sebagai berikut: Aktiva tetap adalah salah satu pos dalam laporan keuangan khususnya Neraca dan juga mempengaruhi laporan laba rugi melalui pos biaya penyusutan.

Dari definisi aktiva tetap di atas dinyatakan bahwa aktiva tetap mempunyai masa manfaat lebih dari satu periode akuntansi, digunakan dalam bentuk operasi perusahaan, dan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan. Menurut (Harahap, 2002 : 22) penggolongan aktiva tetap dipandang dari berbagai sudut yaitu:

a. Berdasarkan sudut substansi :

1. Tangible Assets ( aktiva tetap berwujud ) seperti Lahan,

Mesin, Gedung, dan Peralatan.

2. Intangible Assets ( aktiva yang tidak berwujud ) seperti HGU,

HGB, Goodwill-Patents, Copyright, Hak Cipta, Franchise, dan lain-lain.

b. Berdasarkan sudut disusutkan atau tidak

1. Depreciated Plant Assets yaitu aktiva tetap yang disusutkan

seperti Building (Bangunan), Equipment (Peralatan),

Machinary (Mesin), Inventaris, Jalan, dan lain-lain.

2. Undepreciated Plant Assets, aktiva tetap yang tidak

c. Berdasarkan Jenis

Aktiva tetap berdasarkan jenis dapat dibagi sebagai berikut: 1. Tanah

2. Bangunan Gedung 3. Mesin

4. Kendaraan 5. Perabot

6. Inventaris/Peralatan 7. Prasarana

B. Aktiva Tetap pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara

Berdasarkan hasil riset (survey) yang telah dilakukan oleh peneliti, Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara memiliki rincian aktiva tetap yang digolongkan berdasarkan jenis seperti disebutkan di bawah ini : 1. Tanah

Tanah merupakan harta yang dimiliki dan digunakan selama kegiatan perusahaan masih berlangsung. Masa pemakaiannya tidak terbatas dan biasanya dijadikan tempat pendirian bangunan seperti kantor, gudang, parkir, dan lainnya. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara terletak di daerah jln. P Diponegoro no.30 di kota Medan. Badan Kepegawaian Daerah ini memiliki luas tanah,bangunan,pendidikan dan latihan 9534 Ha, pada badan kepegawaian daerah memiliki 1 (satu) tingkat gedung yang

dipergunakan untuk seluruh aktivitas perusahaan, tanah yang dimilikinya dijadikan sebagai pendirian gedung perkantoran, gudang, lapangan parkir, dan lainnya.  

2. Gedung

Badan Kepegawaian daerah mempunyai gedung dan bangunan yang cukup luas dengan berbagai kategori seperti ruang perkantoran, ruang diskusi/rapat, ruang kepala jabatan, gudang dan lain-lain yang merupakan sarana yang menunjang kegiatan perusahaan.

3. Mesin

Mesin-mesin yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sumatera utara terdiri dari mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik,mesin kas register, mesin absen (time recording), mesin penghitung uang, mesin stensil manual folio, mesin foto copy dengan kertas folio, mesin penghisap debu (vacuum cleaner).

4. Kendaraan

Berdasarkan hasil survey oleh peneliti , diketahui kenderaan yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah sedan, jeep, mini bus (penumpang 14 orang ke bawah), sepeda motor, yang berfungsi sebagai sarana penunjang bagi pegawai dalam kegiatan kepentingan perusahaan dan juga sebagai alat transportasi untuk mengantar surat keluar ke berbagai instansi pemerintahan dan non pemerintahan.

5. Peralatan/Inventaris

Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara peralatan terbagi ke dalam 2 kategori, yakni peralatan administrasi untuk keperluan yang ditempatkan pada perkantoran dan peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan diluar perkantoran.

Aktiva tetap yang terdapat di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara merupakan Barang Milik Negara (BMN). Klasifikasi dan kodefikasi BMN didasarkan pada ketentuan tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) yang berlaku. Pada Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi (SIMAK) Barang Milik Negara (BMN), barang dapat diklasifikasi ke dalam: golongan, bidang, kelompok, sub kelompok dan sub-sub kelompok. Jika terdapat Barang Milik Negara (BMN) yang belum terdaftar pada ketentuan tersebut, agar menggunakan klasifikasi dan kode barang yang mendekati jenis dan atau fungsinya. Dalam hal ini pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara telah menggunakan metode di atas dan dapat dilihat pada pemberian kode mini bus seperti di bawah ini:

Mini Bus 02.03.01.02.03

Keterangan : 3, alat bergerak. 02, alat angkutan.

03, alat angkutan darat bus. 01, sepeda motor.

C. Transaksi yang mengubah aktiva tetap

Transaksi-transaksi yang mengubah aktiva tetap terdiri dari tiga kelompok yaitu :

a) Transaksi yang mengubah rekening aktiva tetap

b) Transaksi yang mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan,

c) Transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.

Jenis transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap terdiri dari transaksi, perolehan (pembelian, pembangunan dan sumbangan), pengeluaran modal, revaluasi, pertukaran, penghentian pemakaian dan penjualan. Jenis transaksi yang mengubah akumulasi depresiasi aktiva tetap terdiri dari depresiasi, penghentian pemakaian, penjualan dan pertukaran. Dan jenis transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap adalah konsumsi berbagai sumber daya antara lain bahan dan suku cadang, sumber daya manusia,energi, peralatan, dan sumber daya lain untuk kegiatan reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.

1. Transaksi Perolehan

Yang dimaksud dengan harga perolehan aktiva tetap adalah jumlah uang yang dikeluarkan atau utang yang timbul untuk memperoleh aktiva tetap. Dengan demikian pencatatan perolehan aktiva tetap, dimana nilai aktiva tetap yang diperoleh dicatat sebesar harga beli ditambah dengan biaya – biaya yang dikeluarkan sampai aktiva

tersebut siap digunakan. Biaya-biaya tersebut meliputi biaya ongkos angkut, biaya pemasangan, dan biaya percobaan.Jika aktiva tetap diperoleh dari pertukaran maka harga pasar aktiva yang diserahkan tidak diketahui, maka harga pasar yang diterima dicatat sebagai hasil perolehan aktiva tetap. Sesudah harga perolehan dan dalam masa penggunaan maka untuk aktiva yang umurnya tidak terbatas seperti tanah, dilaporkan dalam neraca sebesar harga perolehannya, sedangkan untuk aktiva tetap yang umurnya terbatas dicantumkan dalam neraca sebesar harga perolehan dikurangi dengan akumulasi depresiasi/deplesi. Harga perolehan dikurangi akumulasi depresiasi/deplesi disebut nilai buku.

Aktiva tetap pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sumatera Utara diperoleh dengan cara pembelian tunai, dan donasi atau sumbangan. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sumatera Utara setiap enam bulan sekali per tahun mengajukan usulan ke pihak atasan di bagian perlengkapan untuk penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva. Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :

Aktiva Tetap xxx

Kas Keluar ( yang dibayar ) xxx

Jika aktiva tetap diperoleh dari sumbangan, harga pokok aktiva tetap dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:

Aktiva tetap xxx

Modal Sumbangan xxx

2. Transaksi Pengeluaran Aktiva Tetap

Selama penggunaan aktiva tetap dalam perusahaan tentu akan mengalami perbaikan atau penambahan agar aktiva tetap tersebut tetap dapat digunakan dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan tidak dapat menghindarkan diri dari pengeluaran-pengeluaran biaya untuk perbaiakan dan pertambahan aktiva tetap tersebut. Pengeluaran-pengeluaran itu harus dianalisis karena akan mempengaruhi harga pokok (cost) yang kemudian mempengaruhi biaya penyusutan. Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dilakukan untuk aktiva tetap setelah perolehan aktiva tetap tersebut pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sumatera Utara membedakannya atas:

1. Pengeluaran Biaya (Revenue Expenditure)

Pengeluaran yang bersifat umum dan memerlukan dana relatif kecil dan hanya memberikan tambahan manfaat pada periode akuntansi dimana biaya itu ditetapkan. Misalnya biaya

pemeliharaan gedung, seperti biaya pengecatan gedung, biaya pemeliharaan kenderaan, seperti biaya penggantian oli, biaya pemeliharaan inventaris, komputer, dan mesin-mesin seperti servis secara berkala.

2. Pengeluaran Modal (Capital Expenditure)

Pengeluaran biaya atas aktiva tetap yang bersifat pengeluaran tidak rutin dan memerlukan dana yang relatif besar dan dapat memberikan tambahan manfaat lebih dari sartu periode akuntansi. Misalnya perluasan bangunan atau lahan parkir, penambahan ruangan kantor, pemasangan AC, dan pemasangan listrik.

Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dikeluarkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara atas pemakaian aktiva tetap biasanya untuk :

A. Biaya pemeliharaan (Maintenance), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk memelihara aktiva tetap dalam kondisi baik. Biaya ini sifatnya biasa dan berulang-ulang serta tidak menambah umur aktiva,

B. Biaya perbaikan (Repairs), yaitu pengeluaran untuk memperbaiki aktiva tetap dari kerusakan sehingga menjadi baik dan dapat dipergunakan kembali,

C. Biaya penambahan (Additional), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menambah aktiva-aktiva lain yang lebih baru sehingga menambah

mutu dan aktiva yang lebih baik,

D. Biaya perombakan (Rearrangement), yaitu pengeluaran biaya untuk perombakan mesin dan peralatan kemudian dipasang kembali, sehingga lebih ekonomis dan lebih efisien,

E. Biaya penggantian (Replacement), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menggantikan bagian-bagian dari aktiva tetap yang rusak agar aktiva tersebut berfungsi kembali sebagaimana mestinya.

Jurnal pengeluaran biaya reparasi aktiva tetap yang harus dicatat oleh Badan Kepegawaian Daerah provinsi sumatera Utara adalah : Biaya reparasi dan penambahan aktiva xxx

Kas xxx

3. Transaksi Penyusutan ( Depreciation ) Aktiva Tetap

Menurut Jay dan Fred ( 1987, 491) “Penyusutan adalah pengalokasian harga perolehan aktiva secara sistematik dan rasional selama masa manfaat dari aktiva bersangkutan. Penyusutan untuk periode akuntansi dibebankan ke pendapatan baik secara langsung maupun tidak langsung.”

Dari definisi diatas, jelas menunjukkan bahwa penyusutan bukanlah merupakan suatu proses penilaian aktiva atau prosedur pengumpulan dana untuk mengganti aktiva. melainkan merupakan suatu metode untuk mengalokasikan harga perolehan aktiva tetap ke periode-periode akuntansi berikutnya.  _{Faktor-faktor yang}

teknis dan pola pemakaian.

Dalam menyusutkan aktiva tetap terdapat beberapa metode dimana pemilihan metode penyusutan tergantung dari sifat dan karakteristik aktiva tetap masing-masing. Menurut Harahap (2002 : 56) metode-metode tersebut adalah sebagai berikut :

A. Metode yang didasarkan pada faktor waktu Metode ini terbagi 4 yaitu :

1. Penyusutan garis lurus (Straight line method)

2. Penyusutan pembebanan menurun (Decreasing charge depreciation)

- Metode jumlah angka tahun (Sum of year’s-digits method) - Metode saldo menurun (Declining balance method)

- Metode saldo menurun ganda (Double declining balance method)

3. Metode anuitas (Annuity method)

4. Metode penyisihan dana (Sinking Fund method) B. Metode yang didasarkan pada faktor penggunaan :

1. Metode jam pemakaian/ unit jam jasa (Service hours method) 2. Metode output produksi/ jumlah unit produk (Productive

output method)

C. Metode berdasarkan tarif kelompok dan tarif gabungan (Group and Composite rate method)

1. Penyusutan kelompok (Group Depreciation) 2. Penyusutan gabungan (Composite Depreciation)

Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara hanya melaporkan aktiva tetap setiap 6 bulan sekali pertahun tanpa ada melakukan penyusutan pada aktiva tetapnya. Seluruh laporan aktiva tetap di bawah unit kerja Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara disatukan kemudian dilaporkan ke Departemen Keuangan di bawah wewenang Menteri Keuangan sebagai Bendahara Umum Negara. Laporan aktiva tetap di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara disusutkan oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara sebagai

perpanjangan tangan dari Menteri Keuangan. Biasanya metode yang diterapkan menggunakan metode garis lurus (Straight line method). Hasil penyusutan aktiva tetap diterbitkan setiap enam bulan sekali per tahun. Alasan menggunakan metode penyusutan garis lurus (Straight

line method) adalah kegunaan ekonomis dari suatu aktiva tetap akan

menurun secara proporsional setiap periode, biaya reparasi dan pemeliharaan tiap-tiap periode jumlahnya relatif tetap, kegunaan ekonomis berkurang karena terlewatnya waktu, penggunaan (kapasitas) aktiva tiap-tiap periode relatif tetap. Dokumen sumber yang dipakai untuk pencatatannya adalah bukti memorial. Pencatatan biaya penyusutan yang harus dilakukan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera utara adalah sebagai berikut:

Biaya penyusutan xxx

Akumulasi penyusutan aktiva tetap xxx

4. Transaksi penghentian penggunaan aktiva tetap

Proses penghentian penggunaan aktiva tetap menurut Skousen (2004 : 808) dapat terjadi dalam berbagai kondisi sebagai berikut: a. Asset Retirement by Sale

Hasil penjualan aktiva tetap dapat diterima dalam bentuk kas atau piutang. Bila harga jual lebih tinggi di banding dengan nilai buku aktiva yang bersangkutan berarti ada keuntungan, sedangkan jika harga jual lebih rendah dari nilai buku berarti ada kerugian. b. Asset Retirement by Exchange for Other Non monetary Assets

Seringkali perusahaan melakukan penghentian penggunaan aktiva tetap melalui pertukaran dengan aktiva tetap nonmoneter lainnya, maka aktiva tersebut dicatat sebesar nilai wajarnya atau nilai pasar aktiva yang diterima. Jika harga perolehan aktiva baru lebih

tinggi dari book value aktiva lama maka diperoleh keuntungan atau sebaliknya.

c. Retirement by Involuntary Conversion

Penghentian penggunaan aktiva tetap karena konversi terpakas dapat terjadi kerusakan berat akibat terjadinya peristiwa-perisyiwa seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, dan sebagainya.”

Badan Kepegawaian daerah Provinsi Sumatera utara akan menghentikan penggunaan suatu aktiva tetap karena aktiva tetap tersebut tidak dibutuhkan lagi dan sudah usang. Badan Kepegawaian Daerah menyimpan seluruh aktiva tetap yang tidak dibutuhkan lagi di dalam gudang penyimpanan. Seluruh aktiva yang tidak dibutuhkan lagi tetap dicatat dalam laporan aktiva karena aktiva tersebut merupakan kekayaan milik negara.

D. Dokumen yang di gunakan pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara

Formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk menetapkan tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukannya suatu kegiatan.

Dokumen yang digunakan Badan kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara untuk merekam data transaksi aktiva tetap yang bersangkutan adalah :

1. Surat permintaan otorisasi investasi ( expenditure authorization request)

Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relative besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relative panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang.

2. Surat permintaan reparasi ( authorization for repair )

Berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparsi yang merupakan pengeluaran modal.

3. Surat permintaan transfer aktiva tetap

Berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.

4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap.

Berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktivatetap.

5. Surat perintah kerja (work order )

Berfungsi sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.

6. Surat order pembelian

Diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok.

7. Laporan penerimaan barang

Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.

8. Faktur dari pemasok

Merupakan tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli. 9. Bukti kas keluar

Merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelahdokumen surat permintaan otorisasi invesatsi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsitersebut.

10.Bukti memorial

Digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktivatetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.

E. Catatan Akuntansi yang digunakan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara

Catatan akuntansi yang digunakan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah : 1. Kartu Aktiva Tetap

mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu.

2. Jurnal Umum

Untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan depresiasi aktiva tetap.

3. Register Bukti Kas Keluar

Untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.

 

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara telah berjalan dengan cukup baik.

2. Aktiva tetap yang terdapat di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara merupakan Barang Milik Negara (BMN).

3. Aktiva tetap yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara dikelompokkan menurut jenisnya yang masing – masing telah diberi kode tertentu.

4. Klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) didasarkan pada ketentuan tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) yang berlaku.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan beberapa saran yang di harapkan dapat berguna bagi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara dalam rangka penerapan sistem informasi akuntasi. 1. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara diharapkan dapat

lebih mandiri dan dapat mengatur segala penyusutan dan anggaran yang dapat akan disusun.

2. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara sebaiknya meningkatkan pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap. Salah satunya dalam hal mengakses dokumen dokumen yang penting dalam transaksi pengadaan aktiva tetap .Agar file-file dokumen terhindar dari pihak-pihak yang tidak berwenang yang dapat memanipulasi dokumen-dokumen penting tersebut.

3. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara diharapkan mampu meningkatkan pengawasan terhadap unit pengelola aktiva tetap untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan oleh pihak ekstern maupun intern dalam hal penggunaan dana untuk pengadaan aktiva tetap tersebut.

4. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara diharapkan mampu menjadi instansi yang mandiri dan menjadi contoh bagi instansi pemerintah yang lain, dengan mampu mempergunakan Sistem Informasi Akuntansi yang efektif dan efisien sehingga dapat membawa pengaruh positif seperti penghematan dan pengendalian yang menyeluruh.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H, and William S.Hopwood, 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.

Harahap, Sofyan Syafri, 2002. Akuntansi Aktiva Tetap, Edisi Keempat, PT. Raja Grafindo, Jakarta.

Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, and Terry D. Warfield, 2007. Akuntansi Intermediate, Edisi Ke-12, Erlangga, Jakarta.

M.Smith, Jay, K.Fred Skousen,1987. Akuntansi Intermediate, Edisi Kesembilan, Erlangga, Jakarta

Romney, Marshall B, and Paul Jhon Steinbart, 2006. Accounting Information System, 10th edition, Pearson Education International, New Jersey.

S.R,Soemarso, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar, Buku I,Salemba Empat,Jakarta

Stice, Earl K, James D. Stice, and K. Fred Skousen, 2004. Intermediate Accounting, 15th edition, South-Western College Publishing, Ohio.

1. Surat permintaan otorisasi investasi ( expenditure authorization request)

Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relative besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relative panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang.

2. Surat permintaan reparasi ( authorization for repair )

Berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparsi yang merupakan pengeluaran modal.

3. Surat permintaan transfer aktiva tetap

Berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.

4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap.

Berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktivatetap.

5. Surat perintah kerja (work order )

Berfungsi sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.

6. Surat order pembelian

Diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok.

7. Laporan penerimaan barang

Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.

8. Faktur dari pemasok

Merupakan tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli. 9. Bukti kas keluar

Merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelahdokumen surat permintaan otorisasi invesatsi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsitersebut.

10.Bukti memorial

Digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktivatetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.

E. Catatan Akuntansi yang digunakan Badan Kepegawaian Daerah

Provinsi Sumatera Utara

Catatan akuntansi yang digunakan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah : 1. Kartu Aktiva Tetap

mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu.

2. Jurnal Umum

Untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan depresiasi aktiva tetap.

3. Register Bukti Kas Keluar

Untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.

 

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara telah berjalan dengan cukup baik.

2. Aktiva tetap yang terdapat di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara merupakan Barang Milik Negara (BMN).

3. Aktiva tetap yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara dikelompokkan menurut jenisnya yang masing – masing telah diberi kode tertentu.

4. Klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) didasarkan pada ketentuan tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) yang berlaku.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan beberapa saran yang di harapkan dapat berguna bagi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara dalam rangka penerapan sistem informasi akuntasi. 1. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara diharapkan dapat

alokasi biaya terhadap penggunaan aktiva tetap tersebut, agar dapat lebih mandiri dan dapat mengatur segala penyusutan dan anggaran yang dapat akan disusun.

2. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara sebaiknya meningkatkan pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap. Salah satunya dalam hal mengakses dokumen dokumen yang penting dalam transaksi pengadaan aktiva tetap .Agar file-file dokumen terhindar dari pihak-pihak yang tidak berwenang yang dapat memanipulasi dokumen-dokumen penting tersebut.

3. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara diharapkan mampu meningkatkan pengawasan terhadap unit pengelola aktiva tetap untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan oleh pihak ekstern maupun intern dalam hal penggunaan dana untuk pengadaan aktiva tetap tersebut.

4. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara diharapkan mampu menjadi instansi yang mandiri dan menjadi contoh bagi instansi pemerintah yang lain, dengan mampu mempergunakan Sistem Informasi Akuntansi yang efektif dan efisien sehingga dapat membawa pengaruh positif seperti penghematan dan pengendalian yang menyeluruh.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H, and William S.Hopwood, 2006. Sistem InformasiAkuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.

Harahap, Sofyan Syafri, 2002. Akuntansi Aktiva Tetap, Edisi Keempat, PT. Raja Grafindo, Jakarta.

Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, and Terry D. Warfield, 2007. Akuntansi

Intermediate, Edisi Ke-12, Erlangga, Jakarta.

M.Smith, Jay, K.Fred Skousen,1987. Akuntansi Intermediate, Edisi Kesembilan, Erlangga, Jakarta

Romney, Marshall B, and Paul Jhon Steinbart, 2006. Accounting Information

System, 10th edition, Pearson Education International, New Jersey.

S.R,Soemarso, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar, Buku I,Salemba Empat,Jakarta

Stice, Earl K, James D. Stice, and K. Fred Skousen, 2004. Intermediate

Accounting, 15th edition, South-Western College Publishing, Ohio.