PENjELASAN UMUM PENGISIAN PELAPoRAN

36 PEDOMAN NASIONAL MONITORING DAN EVALUASI PROGRAM PENGENDALIAN HIV DAN AIDS NO. KODE DAN JENIS PELAPORAN 12 HA-UPK-10 Laporan Bulanan ODHA yang Diberi Dukungan HA-KabKota-10 Laporan Bulanan ODHA yang Diberi Dukungan HA-Prov-10 Laporan Bulanan ODHA yang Diberi Dukungan 13 HA-UPK-11 Laporan Bulanan Kasus AIDS HA-KabKota-11 Laporan Bulanan Kasus AIDS HA-Prov-11 Laporan Bulanan Kasus AIDS 14 - Laporan Surveilans Penderita AIDS 15 HA-UPK-12 Laporan Tahunan SDM Terlatih Lampiran HA-UPK-12 Lampiran Laporan Tahunan SDM Terlatih HA-KabKota-12 Laporan Tahunan SDM Terlatih Lampiran HA-Kab Lampiran Laporan Tahunan SDM Terlatih Kota-12 HA-Prov-12 Laporan Tahunan SDM Terlatih Lampiran HA-Kab Lampiran Laporan Tahunan SDM Terlatih Kota-12 16 HA-UPK-13 Laporan Triwulan Bahan dan Alat HA-KabKota-13 Laporan Triwulan Bahan dan Alat HA-Prov-13 Laporan Triwulan Bahan dan Alat

5.2 PENjELASAN UMUM PENGISIAN PELAPoRAN

1. Laporan diisi sesuai dengan format layanan yang telah disediakan, disesuaikan dengan jenis layanan yang dilakukan di masing-masing UPK. Setiap UPK dapat melaksanakan lebih dari satu jenis pelayanan, misalnya layanan KTSVCT, layanan PMTCT, dukungan dan sebagainya, sehingga setiap layanan dapat mengisi dan melaporkan secara rutin dengan menggunakan format yang telah disediakan. 2. Format pelaporan diisi dan dilaporkan secara rutin bulanantriwulanantahunan ke institusi vertikal setelah dilakukan validasi sebelumnya kemudian di rekap dan dianalisis secara periodik pula. 3. Laporan yang dicatat secara individual direkap setiap bulan, dihitung dan diisi pada setiap sel-sel dalam format yang telah dipersiapkan, sesuai dengan variabel kolom ke 2 dan kelompok umur, sesuai dengan jenis kelamin laki-laki atau perempuan pada kolom selanjutnya. 4. Variabel layanan UPK yang dilaporkan dalam bulan pelaporan; adalah variabel yang perlu dilaporkan dalam layanan UPK selama bulan berjalan kotak kiri, sedangkan kotak sebelahnya diisi dengan angka absolut sesuai pengelompokan jenis kelamin dan kelompok umur yang diperlukan sesuai dengan jenis kelamin data. 5. Laporan diisi dengan seluruh jumlah layanan, misalnya untuk KTSVCT yang dilayani dalam periode satu bulan oleh UPK pelapor. Demikian juga untuk layanan lainnya PMTCT, IMS, layanan dukungan dan lain lain. PELAPORAN PROGRAM 37 PEDOMAN NASIONAL MONITORING DAN EVALUASI PROGRAM PENGENDALIAN HIV DAN AIDS PELAPORAN PROGRAM 6. Pengisian kelompok umur untuk umur yang harus diisi :  1 adalah umur dalam tahun sejak baru lahir dihitung sampai kurang 1 hari sebelum masuk pada ulang tahun yang pertama.  1 – 4 adalah umur dalam tahun sejak umur satu 1 tahun dihitung sampai kurang 1 hari sebelum masuk pada ulang tahun yang kelima.  5 – 9 adalah umur dalam tahun sejak umur 5 tahun dihitung sampai kurang 1 hari sebelum masuk pada ulang tahun yang kesepuluh  10 – 14 adalah umur dalam tahun sejak umur 10 tahun dihitung sampai kurang 1 hari sebelum masuk pada ulang tahun yang kelima belas.  Dan seterusnya. 7. Sebelum laporan dikirim, lakukan validasi data kembali dan cocokan jumlahangka yang telah diisi pada masing-masing sel apakah jumlah laporan bulanan dari masing-masing data vertikal kolom dan horisontal baris sudah sesuai dan tidak terdapat kesalahan. 8. Catat nama pelaksana pelaporan dan sebagai keabsahan laporan, juga laporan bulanan triwulantahunan lainnya dan di tanda tangani atasan yang berwenang, serta dicap instansi pelapor. 9. Jelaskan secara singkat masalah, capaian dan hasil layanan pada bulan laporan yang sedang berjalan dan bandingkan dengan target atau sasaran yang seharusnya dicapai pada bulan itu kepada penanggung jawab UPK untuk tindak lanjut dan perbaikan. 10. Untuk KabupatenKota dan Propinsi hasil rekapitulasi dari semua UPKLSM pada bagian kiri bawah pada form laporan ditulis;  Laporan awal adalah laporan yang pertama dibuat dan dikirim pada bulan pembuatan laporan.  Perbaikan adalah laporan yang dibuat dan dikirim setelah laporan awal karena ada perbaikan seperti tambahan laporan layanan VCT yang baru memasukkan pelaporan ataupun ada kesalahan perhitungan  Jumlah layanan yang ada bulan laporan, adalah jumlah seluruh layanan yang ada di KabupatenKotaPropinsi.  Jumlah layanan yang melapor pada bulan laporan adalah jumlah layanan yang melapor pada bulan berjalan diisi dengan jumlah dan persentase jumlah layanan yang melapor pada bulan berjalan dibagi jumlah seluruh layanan yang ada dikali 100  Jumlah layanan yang melapor tepat waktu adalah jumlah layanan yang melapor tepat waktu pada bulan berjalan diisi dengan jumlah dan persentase jumlah layanan yang melapor tepat waktu pada bulan berjalan dibagi jumlah seluruh layanan yang ada dikali 100 . 11. Batas penyerahan laporan:  Dalam pelaporan bulanan ketepatan waktu dan kelengkapan laporan merupakan tolok ukur dari pelaporan itu sendiri.  Periode pelaporan bulanan diatur sesuai dengan yang telah disepakati setiap bulannya 38 PEDOMAN NASIONAL MONITORING DAN EVALUASI PROGRAM PENGENDALIAN HIV DAN AIDS  Batas waktu pelaporan rutin bulanan untuk UPK ke Dinas Kesehatan Kabupaten adalah paling lama diterima tanggal 30 bulan pelaporan, untuk pelaporan Kabupaten ke Propinsi adalah paling lama diterima tanggal 5 bulan berikutnya dan dari Propinsi ke Pusat adalah paling lama diterima tanggal 10 pada bulan pelaporan berikutnya telah diterima di unit yang menerima laporan.  Tanggal pelaporan dicatat sesuai dengan tanggal penyerahan laporan dan dicatat dan ditanda tangani disetiap tingkat penerima laporan. 12. Analisis data dilaksanakan baik di tingkat UPK, KabupatenKota dan Propinsi serta di Tingkat Pusat berdasarkan format rekapitulasi yang sudah ada sebagai bahan masukan untuk peningkatan aksessibilitas, kualitas pelayanan serta digunakan pula sebagai alat bantu untuk Monitoring dan evaluasi. 13. Umpan balik dilakukan secara teratur setiap 3 bulan atau 6 bulan dari unit managemen di atasnya terutama ke unit pelayanan untuk menjaga sustainabilitas sistem pencatatan laporan Nasional.

5.3 PERHITUNGAN REKAPITULASI BULANAN