Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah

33

C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah

Sebelum membahas masalah prosedur pencatatan gaji dan upah, ada baiknya terlebih dahulu dikemukakan pengertian prosedur itu sendiri. Menurut Hadibroto, arti dari prosedur tersebut adalah sebagai berikut: “Prosedur adalah merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindak dalam melakukan transaksi-transaksi yang sering terjadi”. 1984: 10 Adapun hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah menurut Usry1999: 305 adalah sebagai berikut: a. Time keeping Departemen Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu. b. Payroll Departemen Tugas Departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan uaph diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu kerja atau berdasarkan komputer. 34 c. Cost Departemen Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah. Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya produksi dan jasa – jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing – masing jenis produk. Anggaran kas menunjukkan arus uang masuk dan keluar yang direncanakan, dan posisi terakhir pada akhir periode interim tertentu misalnya akhir bulan. Sebagian besar perusahaan harus membuat rencana jangka panjang maupun rencana jangka pendek untuk arus uang mereka. Anggaran kas jangka pendek termasuk dalam rencana laba tahunan. Anggaran kas pada dasarnya meliputi dua bagian : 1 Penerimaan kas yang direncanakan. 2 Pengeluaran kas yang direncanakan. Anggaran hampir selalu merupakan bagian penting dari proses perencanaan karena anggaran merupakan rencana keuangan untuk masa depan, rencana tersebut mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Sebelum anggaran disiapkan, pihak manajemen seharusnya mengembangkan suatu rencana strategis strategic planning. Rencana strategis mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktivitas dan operasi dimasa depan. Untuk menyusun suatu anggaran perusahaan sebagai alat perencanaan, maka Budget itu harus realistis, fleksibel luwes dan kontinyu. Realistis berarti tidak terlalu optimis dan tidak pula terlalu pesimis; fleksibel luwes berarti tidak terlalu kaku, mempunyai peluang untuk disesuaikan dengan keadaan yang 35 mungkin berubah; kontinyu berarti dilaksanakan secara terus-menerus, tidak merupakan suatu usaha yang insidentil. Perencanaan adalah spesifikasi perumusan dari tujuan perusahaan yang ingin dicapai serta penentuan cara-cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut, jadi perencanaan mengandung aspek : 1. Penentuan tujuan yang akan dicapai 2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh dari semua alternatif yang mungkin dipilih. 3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih. Manfaat penting adanya perencanaan yang baik di dalam suatu perusahaan adalah: 1. Karena tujuan yang ingin dicapai telah ditetapkan dirumuskan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektivitas dan efisiensi setinggi mungkin. 2. Dapat untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan tersebut dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi-koreksi atas penyimpangan- penyimpangan yang timbul seawal mungkin. 3. Dapat mengindentifikasikan hambatan-hambatan yang timbul dan mengatasinya secara terarah. 4. Dapat menghindarkan adanya kegiatan, pertumbuhan, dan perkembangan yang tidak terarah dan terkontrol. 36 Winardi 1983 : 149 memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai berikut: Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai basil yang diinginkan. Dari kutipan diatas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya, pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan-kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan dicapai dari kegiatan-kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana tersebut, maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan baik. Sehubungan dengan itu, perencanaan yang disusun oleh Fakultas Ekonomi USU meliputi kegiatan-kegiatan operasional, tujuan dari kegiatan tersebut, dan berapa jumlah anggaran yang disediakan. Adapun kegiatan- kegiatan operasional yang dilakukan Fakultas adalah kegiatan dalam belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, belanja perjalanan, honorarium, dan kegiatan-kegiatan lain. Anggaran kas yang menunjukkan angka yang terlalu tinggi seringkali merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang telah direncanakan. Apabila hal ini terjadi, maka seluruh rencana mungkin perlu diperbaiki. Selain itu, anggaran dapat mengetahui dan mengatasi dengan segera apabila telah terjadi penyimpangan. Dan pada akhirnya realisasi dari anggaran inilah yang akan menjadi pedoman untuk menyusun anggaran tahun yang akan datang.Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan 37 upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut: 1. Bagian Umum a. Data Karyawan Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya. b. Pegawai Pencatatan gaji dan upah Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data-data karyawan dan hal- hal sebagai data pembayaran gaji karyawan. 2. Kepala Bagian Masing – masing unit Kepala bagian masing – masing uhnit mencek kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan promosi. Bagian keuangan a. Kasir 38 Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi. b. Bagian pembukuan Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti – bukti dari pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah. c. Internal Auditor Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur- prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah ditentukan, mengevaluasi system pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu: 1. Time Keeping Departemen Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu. 39 2. Payroll Departemen Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer. 3. Cost Departemen Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa karyawan.

D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah