25 laboratorium harus memahami aturan yang berlaku. Oleh karena itu tata tertib
harus jelas terpasang di ruangan dan perhatian mahasiswa seharusnya tertarik terhadapnya.
2.3.3 Pencatatan Administrating
Pencatatan atau
pengadministrasian merupakan
suatu proses
pendokumentasian seluruh komponen fisik laboratorium. Proses ini mencakup kegiatan mendaftar semua fasilitas, alat dan bahan yang ada berdasarkan kategori
tertentu atau sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pencatatan laboratorium berguna untuk:
1 informasi dengan cepat dan tepat mengenai keadaan laboratorium;
2 perencanaan dan pengembangan sehingga bila ada permintaan atau
penambahan alat dapat ditentukan prioritas dan mencegah duplikasi; 3
pencegahan kehilangan atau penyalahgunaan. Daftar alat sebagai bukti inventaris laboratorium merupakan suatu
keharusan. Daftar alat ini dapat dibuat dalam bentuk keseluruhan secara total atau perlaboratorium. Daftar alat dapat dikategorisasi berdasarkan jenis alat,
bahan alat, kerja alat dsb. Dalam daftar hendaknya sekurang-kurangnya tercantum kode alat berdasarkan ketentuan yang berlaku, jumlah, spesifikasi dan
nomor seri, tahun kedatangan dan asal. Pencatatan mengenai pemakai dan riwayat alat untuk alat-alat tertentu juga
sangat penting. Catatan ini biasanya dibuat dalam bentuk kartu alat. Kartu alat merupakan data spesifikasi alat, prosedur penggunaan, catatan pemakaian, dan
riwayat service atau perbaikan kerusakan serta keberadaan suku cadang atau
26 consumable part. Kartu alat biasanya diletakan dekat atau digantungkan pada alat.
Dengan adanya kartu alat ini lebih memudahkan proses pengawasan, karena setiap pemakai akan memeriksa kondisi alat berdasarkan spesifikasi dan kelengkapan
yang tercantum dalam kartu alat tersebut. Pencatatan mengenai bahan sangat penting untuk mengetahui jenis dan
jumlah bahan serta masa kadaluarsa. Dengan mengetahui jenis dan jumlah bahan dapat diperkirakan dan diprioritaskan bahan yang akan dibeli. Bahan-bahan
dengan jumlah yang sedikit dan kadaluarsa menjadi prioritas kebutuhan. Administrasi bahan yang baik dapat menghindarkan pembelian ulang bahan yang
sama. Keberadaan data alat dan bahan merupakan sumber kajian untuk
mempelajari potensi laboratorium. Berdasarkan alat yang ada maka dapat dikembangkan kegiatan produktif yang relevan. Data peralatan laboratorium
harus selalu dipelajari sekurang-kurangnya sekali dalam setiap semester. Hal ini juga sangat penting untuk memantau keberadaan jumlah alat, alat yang hilang atau
rusak, atau untuk memprioritaskan kebutuhan mendatang.
2.3.4 Pemeliharaan Maintenance
