©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page -
2 -
BUKU PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DAN BUKTI KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS
BERDASARKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN EDISI KE 1 TAHUN 2017
I. UMUM
1. Kementerian adalah Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi;
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan Teknologi Informasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, lembaga pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu; 4.
Arsip Dinamis Aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus;
5. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah
menurun; 6.
Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang;
7. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan atau lembaga kearsipan;
8. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kerasipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Arsiparis terdiri atas
Pegawai Negeri Sipil dan Arsiparis Non Pegawai Negeri Sipil.
9. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
organisasi perguruan tinggi yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi;
10. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip;
11. Unit pengolah adalah unit kerja yang menyelenggarakan fungsi pembuatan dan penyelesaian isi naskah dinas atau dokumen dan mengelola arsip aktif, yang terdiri atas
pimpinan pengelola, pelaksana pengolah dan tata usaha pengolah; 12. Unit Kearsipan adalah unit pengelola arsip inaktif pada tingkat universitas, fakultas,
direktorat dan unit pelaksana teknis; 13.
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang
berisikan rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip. JRA terdiri dari JRA fasilitatif dan subtantif, JRA fasilitatif adalah JRA yang berisi
©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page -
3 -
14. 15.
16. jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan
atau fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian, kehumasan, perlengkapan, ketatausahaan dan sebagainya. JRA subtantif adalah JRA yang berisi jangka waktu
penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi subtantif setiap pencipta arsip sesuai fungsi dan tugasnya, contohnya perguruan tinggi
maka arsip subtantifnya adalah yang terkait pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
Tata naskah dinas memuat antara lain pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip untuk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat dan
diterima. Klasifikasi arsip disusun berdasarkan analisis fungsi dan tugas pencipta arsip yang disusun secara logis, sistematis dan kronologis. Klasifikasi arsip digunakan sebagai
dasar pemberkasan dan penataan arsip untuk mendukung akses dan pemanfaatan arsip serta penyusutan arsip.
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan
kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip, ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat diakses
terdiri atas : arsip yang bersifat terbuka dan arsip yang tidak terbuka tertutup.
17. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip beserta informasinya. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi
pemeliharaan arsip vital, arsip dimanis aktif, dinamis inaktif baik yang termasuk arsip terjaga maupun arsip umum. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan
pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip. Pemeliharaan arsip dinamis aktif menjadi tanggung jawab unit kerja pencipta,
pemeliharaan arsip dinamis inaktif yang telah dipindahkan menjadi tanggung jawab unit kearsipan. Penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada sentral arsip inaktif, yang dimaksud
dengan sentral arsip inaktif atau
records center adalah tempat penyimpanan arsip inaktif pada tempat, ruangan, bangunan yang dirancang untuk menyimpan arsip;
18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki
nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan; 19. Sentral Arsip Inaktif Universitas
Record Center I adalah ruang penyimpan arsip inaktif yang mempunyai jangka waktu simpanretensi 10 tahun atau lebih dan arsip statis;
20. Sentral Arsip Inaktif Unit Kerja Record Center II adalah ruang penyimpanan arsip inaktif
yang mempunyai jangka waktu simpanretensi kurang dari 10 tahun; 21. Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan
penyelenggaraan negara dan atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan badan publik lainnya serta informasi lain yang berkaitan dengan
kepentingan publik;
22. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan
arsip; 23. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti
transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang di transfer dan diolah dengan sistem komputer;
24. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka
©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page -
4 -
ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya; 25. Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintah dan pembangunan;
26. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis;
27. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan;
28. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip
dilingkungannya. 29. Unit pelaksana teknis UPT adalah organisasi bersifat mandiri yang melaksanakan tugas
teknis operasional tertentu dan tugas teknis penunjang tertentu dari organisasi induknyaunit utama. Mandiri artinya satuan kerja yang diberikan kewenangan mengelola
kepegawaian, keuangan dan perlengkapan sendiri dan tempat kedudukan terpisah dari organisasi induknyaunit utama. Tugas teknis operasional adalah tugas untuk
melaksanakan kegiatan teknis tertentu yang secara langsung berhubungan dengan pelayanan masyarakat;
30. Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap unit kerja; 31. Pimpinan Universitas Padjadjaran yang meliputi Rektor, Wakil Rektor, Pejabat eselon I,
eselon II dan atau yang setingkat. Berdasarkan PP Nomor 28 Tahun 2012 pasal 23 bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan nasional di perguruan
tinggi negeri, subtansi kearsipan menjadi salah satu kurikulum wajib pendidikan dan pelatihan kepemimpinan.
Bahwa dalam rangka kelancaran pengelolaan arsip sebagai rekaman kegiatan atau informasi di lingkungan Universitas Padjadjaran, perlu dilakukan penataan kembali pengelolaan arsip di
lingkungan Universitas Padjadjaran. Untuk melakukan penataan kembali pengelolaan arsip diperlukan suatu pedoman. Untuk melaksanakan penataan kembali pengelolaan arsip diperlukan
pula salah satunya sumber daya manusia kearsipan. Dalam melaksankan tugasnya, sumber daya manusia kearsipan memerlukan suatu pedoman terkait pengelolaan arsip dan bukti kerja
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Oleh karena itu disusunlah buku ini sebagai pedoman. Pedoman ini diisi dengan butir-butir yang terkait dengan pengelolaan arsip dan
dilengkapi dengan bukti kerja yang bersumber dari berbagai peraturan perundang-undangan, sebagai berikut :
Pengelolaan arsip dinamis dilakukan untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya dalam rangka Sistem Kearsipan Nasional SKN dengan didasarkan
pada sifat keterbukaan dan ketertutupan informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip
1
yang dilaksanakan oleh unit kerja ketika arsip dinamis aktif dan oleh unit kearsipan bila sudah dipindahkan ketika arsip dinamis
inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip
2
JRA.
1
Pencipta arsip adalah satuan kerja di perguruan tinggi; PP Nomor 28 Tahun 2012 Psl. 10 Ayat 2 huruf a.
2
Retensi arsip adalah jangka waktu minimal penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu arsip, retensi arsip adalah akumulasi retensi aktif dan retensi inaktif, penentuan masa retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan
selesai atau closed file.
©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page -
5 -
Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: a.
penciptaan arsip
3
; b.
penggunaan
4
dan pemeliharaan arsip; dan c.
penyusutan arsip. Gambar 1
Penciptaan Arsip
Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, dan arsip vital.
Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri serta BUMN danatau BUMD wajib membuat program arsip vital.
Pelaksanaan program arsip vital menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis diperlukan instrumen pengelolaan arsip dinamis yang
terdiri atas: a.
tata naskah dinas; b.
klasifikasi arsip; c.
JRA; dan d.
sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
II. PENCIPTAAN
