Buku Pedoman Pengelolaan Arsip 10 November 2017 Jam 16.54 Sharing & Creative Thinking Laskar Arsip

(1)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

1 -BUKU PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP

DAN BUKTI KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS

BERDASARKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

EDISI KE 1 TAHUN 2017

Nyi. R. Anita Trikusumawati. SE., MM. Wawat Setiawati, S.IP.

(2)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

2 -BUKU PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP

DAN BUKTI KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS

BERDASARKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

EDISI KE 1 TAHUN 2017

I. UMUM

1. Kementerian adalah Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi;

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan Teknologi Informasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, lembaga pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;

3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;

4. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus;

5. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah menurun;

6. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;

7. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan;

8. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kerasipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Arsiparis terdiri atas Pegawai Negeri Sipil dan Arsiparis Non Pegawai Negeri Sipil.

9. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi;

10. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip; 11. Unit pengolah adalah unit kerja yang menyelenggarakan fungsi pembuatan dan penyelesaian isi naskah dinas atau dokumen dan mengelola arsip aktif, yang terdiri atas pimpinan pengelola, pelaksana pengolah dan tata usaha pengolah;

12. Unit Kearsipan adalah unit pengelola arsip inaktif pada tingkat universitas, fakultas, direktorat dan unit pelaksana teknis;

13. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisikan rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. JRA terdiri dari JRA fasilitatif dan subtantif, JRA fasilitatif adalah JRA yang berisi

(3)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

3

-14.

15.

16.

jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian, kehumasan, perlengkapan, ketatausahaan dan sebagainya. JRA subtantif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi subtantif setiap pencipta arsip sesuai fungsi dan tugasnya, contohnya perguruan tinggi maka arsip subtantifnya adalah yang terkait pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;

Tata naskah dinas memuat antara lain pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip untuk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat dan diterima. Klasifikasi arsip disusun berdasarkan analisis fungsi dan tugas pencipta arsip yang disusun secara logis, sistematis dan kronologis. Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan dan penataan arsip untuk mendukung akses dan pemanfaatan arsip serta penyusutan arsip.

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip, ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat diakses terdiri atas : arsip yang bersifat terbuka dan arsip yang tidak terbuka (tertutup).

17. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip beserta informasinya. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip dimanis aktif, dinamis inaktif baik yang termasuk arsip terjaga maupun arsip umum. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip. Pemeliharaan arsip dinamis aktif menjadi tanggung jawab unit kerja pencipta, pemeliharaan arsip dinamis inaktif yang telah dipindahkan menjadi tanggung jawab unit kearsipan. Penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada sentral arsip inaktif, yang dimaksud dengan sentral arsip inaktif atau records center adalah tempat penyimpanan arsip inaktif pada tempat, ruangan, bangunan yang dirancang untuk menyimpan arsip;

18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan;

19. Sentral Arsip Inaktif Universitas (Record Center I) adalah ruang penyimpan arsip inaktif yang mempunyai jangka waktu simpan/retensi 10 tahun atau lebih dan arsip statis;

20. Sentral Arsip Inaktif Unit Kerja (Record Center II) adalah ruang penyimpanan arsip inaktif yang mempunyai jangka waktu simpan/retensi kurang dari 10 tahun;

21. Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan penyelenggaraan negara dan atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan badan publik lainnya serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik;

22. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip;

23. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang di transfer dan diolah dengan sistem komputer;

24. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka

(4)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

4

-ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya;

25. Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintah dan pembangunan;

26. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis;

27. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan;

28. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.

29. Unit pelaksana teknis (UPT) adalah organisasi bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan tugas teknis penunjang tertentu dari organisasi induknya/unit utama. Mandiri artinya satuan kerja yang diberikan kewenangan mengelola kepegawaian, keuangan dan perlengkapan sendiri dan tempat kedudukan terpisah dari organisasi induknya/unit utama. Tugas teknis operasional adalah tugas untuk melaksanakan kegiatan teknis tertentu yang secara langsung berhubungan dengan pelayanan masyarakat;

30. Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap unit kerja;

31. Pimpinan Universitas Padjadjaran yang meliputi Rektor, Wakil Rektor, Pejabat eselon I, eselon II dan atau yang setingkat. Berdasarkan PP Nomor 28 Tahun 2012 pasal 23 bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan nasional di perguruan tinggi negeri, subtansi kearsipan menjadi salah satu kurikulum wajib pendidikan dan pelatihan kepemimpinan.

Bahwa dalam rangka kelancaran pengelolaan arsip sebagai rekaman kegiatan atau informasi di lingkungan Universitas Padjadjaran, perlu dilakukan penataan kembali pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Padjadjaran. Untuk melakukan penataan kembali pengelolaan arsip diperlukan suatu pedoman. Untuk melaksanakan penataan kembali pengelolaan arsip diperlukan pula salah satunya sumber daya manusia kearsipan. Dalam melaksankan tugasnya, sumber daya manusia kearsipan memerlukan suatu pedoman terkait pengelolaan arsip dan bukti kerja berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Oleh karena itu disusunlah buku ini sebagai pedoman. Pedoman ini diisi dengan butir-butir yang terkait dengan pengelolaan arsip dan dilengkapi dengan bukti kerja yang bersumber dari berbagai peraturan perundang-undangan, sebagai berikut :

 Pengelolaan arsip dinamis dilakukan untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya dalam rangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dengan didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

 Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip1 yang dilaksanakan oleh unit kerja ketika arsip dinamis aktif dan oleh unit kearsipan bila sudah dipindahkan ketika arsip dinamis inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip2_(JRA).

1_{Pencipta arsip adalah satuan kerja di perguruan tinggi; PP Nomor 28 Tahun 2012 Psl. 10 Ayat 2 huruf a.}

2_{Retensi arsip adalah jangka waktu minimal penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu arsip, retensi arsip} adalah akumulasi retensi aktif dan retensi inaktif, penentuan masa retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai atau closed file.

(5)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

5

- Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan:

a. penciptaan arsip3;

b. penggunaan4 dan pemeliharaan arsip; dan c. penyusutan arsip.

Gambar 1 Penciptaan Arsip

 Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, dan arsip vital.

 Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital.

 Pelaksanaan program arsip vital menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.

 Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis diperlukan instrumen pengelolaan arsip dinamis yang terdiri atas:

a. tata naskah dinas; b. klasifikasi arsip; c. JRA; dan

d. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

II. PENCIPTAAN

 Pencipta arsip melakukan penciptaan arsip terhadap setiap pelaksanaan fungsi dan tugas.

3_{Penciptaan arsip adalah pembuatan dan atau penerimaan arsip;PP Nomor 28 Tahun 2012 Psl.32 ayat 1.} 4_{Penggunaan yang berhak adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang}

didalamnya terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik, dan jenis arsip yang menurut aksesnya terbuka, terbatas, rahasia dan sangat rahasia dapat dilihat dalam Peraturan Rektor Unpad Nomer 16 Tahun 2016 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses arsip

(6)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

6

- Penciptaan arsip meliputi kegiatan mengatur dan mendokumentasikan5_proses:

a. pembuatan arsip; dan b. penerimaan arsip.

II.1. Pembuatan Arsip

 Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses.

 Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip.

Gambar 2 Tata Naskah Dinas

 Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip untuk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat.

5_{Dokumentasi pembuatan dan penerimaan arsip adalah buku agenda dan catatan pengendalian pembuatan dan} penerimaan arsip termasuk secara elektronik.

(7)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

7

-Gambar 3

Klasifikasi Arsip

Gambar 4 Pemberkasan Arsip

(8)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

8

-Gambar 5

Pemberkasan Arsip Negara Berpedoman Pada Klasifikasi Arsip

 Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

 Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi6.  Pendokumentasian pembuatan arsip dilakukan oleh Pencipta Arsip.

 Arsip yang sudah dilakukan registrasi harus didistribusian kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat waktu, utuh dan aman.

 Unit pengolah dan unit kearsipan bertanggung jawab terhadap pengendalian arsip yang didistribusikan sesuai kewenangannya.

 Pendistribusian diikuti dengan tindakan registrasi. II.2. Penerimaan Arsip

 Arsip diangggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak.

 Penerimaan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi oleh unit yang membawahi fungsi persuratan dan unit pengolah yang menindak lanjuti.

 Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh pencipta arsip.

 Arsip yang telah didokumentasikan wajib dipelihara dan disimpan untuk dapat digunakan oleh yang berhak secara efektif dan efisien.

6_{Yang dimaksud registrasi adalah tindakan pencatatan terhadap penciptaan (pembuataan dan atau penerimaan)} arsip yang merupakan bagian dari tahapan kegiatan pengurusan surat termasuk secara elektronik.

(9)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

9

-Gambar 6

Simulasi Pemberkasan

Simulasi pemberkasan arsip

keputusan/peraturan rektor

Kode Klasifikasi Peraturan Rektor Unpad, Nomor 2 & 3 tahun 2015

HK. Pokok Masalah HK.01 Sub Masalah HK.01.00 Sub Sub Masalah

Peraturan Rektor Tahun 2005=Berkas Peraturan Rektor Tentang ....Tahun 2005= Isi Berkas

HK.

(10)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

10

-Gambar 7

Penyimpanan Arsip

III. PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP

Gambar 8

Pemeliharaan Arsip Negara7

III.1. Penggunaan

7_{Arsip negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan yang sebagian atau seluruhnya dibiayai uang negara dan} diperlakukan sebagai arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(11)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

11

- Penggunaan arsip8_{dinamis diperuntukan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat.}

Gambar 9

Penggunaan Arsip Dinamis

 Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

 Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan dan autentisitas arsip aktif.  Pimpinan unit kearsipan atas nama pimpinan pencipta arsip bertanggung jawab terhadap

ketersediaan arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal pencipta arsip dan kepentingan publik, serta penggunaan informasi arsip dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.

 Penyediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis menjadi tanggung jawab kepala unit pengolah untuk arsip dinamis aktif dan kepala unit kearsipan untuk arsip dinamis inaktif dan dilaksanakan oleh Arsiparis.

 Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

(12)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

12

-Gambar 10

Daftar Arsip Dinamis Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Gambar 11

Contoh Pengisian Daftar Klasifikasi Dan Akses Arsip Dinamis

 Mekanisme penggunaan arsip dan informasi arsip dinamis oleh pengguna dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

III.2. Pemeliharaan

 Pemeliharaan arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital dilaksanakan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

(13)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

13

- Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program arsip vital9_{dan menjadi tanggung}

jawab pencipta arsip.

 Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.  Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan.

 Pemeliharaan arsip dilakukan dengan kegiatan pemberkasan10, penataan dan penyimpanan. III.2.1. Pemberkasan dan Penataan

 Arsip yang sudah diregistrasi dan didistribusikan harus dilakukan pemberkasan sebagai arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip.

Gambar 13

Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif Dengan Map Gantung

9_{Yang dimaksud program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan} memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip vital pencipta arsip seperti pendirian

universitas/fakultas/prodi/aset/akreditasi/peraturan/haki yang masih berlaku.

10_{Pemberkasan adalah penempatan naskah/dokumen ke dalam suatu himpunan, tersusun sistematis dan logis sesuai} dengan kegiatan pokoknya, menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi atau kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

Berkas

disimpan sesuai klasifikasi arsip dan nomor urut

Tab penunjuk klasifikasi arsip

Map gantung berisi berkas Berkas terdiri item arsip dinamis aktif

(14)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

14

-Gambar 14

Lokasi Simpan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif

 Pemberkasan arsip aktif pada unit pengolah menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif.

 Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

 Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan daftar arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan dilaksanakan oleh Arsiparis.

 Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan dalam rangka penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).

 Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan berdasarkan asas asal usul11 dan asas aturan asli12.

 Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dimaksudkan untuk memudahkan penemuan kembali, dilaksanakan melalui kegiatan:

a. Pengaturan fisik arsip; b. pengolahan informasi arsip; c. penyusunan daftar arsip inaktif

 Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan dan dilaksanakan oleh Arsiparis.

 Daftar arsip inaktif disampaikan kepada unit kearsipan dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN.

 Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga13 dan arsip umum.

11_{Asas asal usul adalah asas yang dilakukan menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta}

arsip(provenance), tidak dicampur dengan arsip dari pencipta lainnya, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

12_{Asas aturan asli adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan peraturan}

aslinya(original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiataan pencipta arsip.

Lokasi Simpan Arsip -Lemari/Filling Cabinet diberi nomor

-Laci di Filling Cabinet diberi nomor

-Map gantung diberi kode klasifikasi dan nomor urut bila ada lebih dari 1 map gantung dengan kode klasifikasi yang sama -Berkas diberi klasifikasi arsip dan nomor

-Item Arsip (isi berkas) diberi klasifikasi dan nomor arsip

(15)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

15

- Daftar arsip dinamis meliputi daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif.

III.2.2. Penyimpanan

 Arsip aktif dan inaktif yang sudah dibuatkan daftar arsip harus disimpan pada prasarana dan sarana sesuai standar penyimpanan arsip dinamis.

 Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan dilaksanakan oleh arsiparis.

 Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan dan dilaksanakan oleh Arsiparis.

 Penyimpanan arsip aktif dan inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan keutuhan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA.

 Dalam rangka penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan alih media arsip14.  Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi

informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

 Pencipta arsip membuat kebijakan alih media arsip meliputi memfotocopy, konversi, dan migrasi.  Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan:

a. kondisi arsip; dan b. nilai informasi15.

 Arsip yang dialih mediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

 Alih media arsip dilegalisasi dengan autentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu16_{yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih}

media.

 Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip.  Pimpinan unit pengolah melaporkan pelaksanaan alih media arsip aktif kepada pimpinan unit

kearsipan.

 Pimpinan unit kearsipan melaporkan pelaksanaan alih media arsip aktif dan arsip inaktif kepada pimpinan pencipta arsip.

 Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.

13_{Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara} yang harus dijaga keutuhan , keamanan dan keselamatannya seperti di Peraturan Kepala ANRI Nomer 41 Tahun 2015.

14_{Alih media arsip diatur dalam PP Nomor 28 Tahun 2012, Pasal 48 dan 49.}

15_{Kondisi fisik dan nilai informasi adalah bahwa dalam melaksanakan alih media arsip perlu dilakukan seleksi arsip} 16_{Memberikan tanda tertentu adalah memberikan paraf atau tanda tangan secara manual atau elektronik terhadap} arsip hasil alih media.

(16)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

16

-Gambar 15

Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Ordner

Gambar 16

Penyimpanan Arsip Berbentuk Buku Atau Berjilid

IV. PENYUSUTAN ARSIP

(17)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

17

-Gambar 17

Contoh Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian

Gambar 18

(18)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

18 -Gambar 19

Unsur Jadwal Retensi Arsip

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU SIMPAN

KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

3 Pembinaan karir pegawai

a Diklat/Kursus/Magang/Ujian Dinas/Izin Belajar 1 tahun setelah SK 2 tahun Musnah

Pegawai ditetapkan

1 Surat perintah/surat tugas/SK/surat Ijin 2 Laporan kegiatan pengembangan Diri

b Surat tanda tamat pendidikan dan

pelatihan/sertifikat - - Masuk berkas

perorangan

Unsur JRA : 1.Jenis/series arsip

2.Jangka waktu penyimpanan (retensi)

◦ retensi aktif umur/usia berkas di ruang kerja (unit pengolah)

◦ retensi inaktif umur/usia berkas di ruang arsip (record centre)

3.Keterangan :

◦ permanen, berkas/arsip disimpan karena memiliki nilai kesejarahan

◦ musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna

◦ dinilai kembali, Dinilai ulang setelah beberapa lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau permanen Menentukan retensi suatu arsip, harus juga dipertimbangkan kepada:

◦ Apakah ada peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang berapa lama sebuah dokumen/arsip harus

disimpan oleh pencipta arsip? Misalnya: Arsip tentang pajak merujuk kepada Undang-Undang Perpajakan, Arsip mengenai Perbendaharaan Negara harus merujuk kepada undang-undang perbendaharaan negara dll.

◦ Bagaimanakah kebutuhan organisasi?

Cara penulisan JRA :

a. Dengan angka, misalnya:

1 tahun 2 tahun Musnah 2 tahun 3 tahun Permanen 3 tahun 2 tahun Dinilai Kembali

b. Dengan kata-kata, misalnya:

selama masih menjadi pegawai c. Angka dan kata-kata :

1 tahun setelah mendapat kepastian hukum yang pasti  Penyusutan arsip meliputi kegiatan:

a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

IV.1. Pemindahan Arsip Inaktif

 Pemindahan arsip inaktif pada pencipta arsip menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.  Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dilaksanakan setelah melewati jangka

(19)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

19

-Gambar 20

Pemindahan Arsip Inaktif Ke Unit Kearsipan

 Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang dipindahkan.

 Berita acara pemindahan arsip inaktif ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan.

 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pencipta arsip dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip melalui kegiatan:

a. _{penyeleksian arsip inaktif;}

b. _{pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas;} c. _{penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.}

 Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan oleh pencipta arsip dan  arsiparis di unit kearsipan.

 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di lingkungan lembaga negara yang bersangkutan.

 Lembaga negara dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke depot penyimpanan arsip inaktif yang menjadi tanggung jawab ANRI.

 Pelaksanaan teknis pemindahan arsip inaktif di lingkungan masing-masing pencipta arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Gambar 21

Boks Arsip

(20)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

20

-Gambar 22

Penataan Arsip Inaktif

IV.2. Pemusnahan Arsip

 Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.  Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud di atas dilakukan terhadap arsip yang:

a. tidak memiliki nilai guna;

b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan

d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

 Dalam hal arsip masih diperlukan untuk barang bukti suatu sengketa yang sedang berlangsung, retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan pencipta arsip.

 Pemusnahan arsip oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan/atau BUMD wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.

 Prosedur pemusnahan arsip berlaku bagi arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun.

 Prosedur pemusnahan arsip bagi arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun berlaku ketentuan sebagai berikut:

a. penyeleksian17 dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh Arsiparis di unit kearsipan; b. permintaan pertimbangan dari unit kearsipan kepada pimpinan unit pengolah;

c. penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan pencipta arsip;

d. pelaksanaan pemusnahan oleh Arsiparis dengan disertai berita acara18 dan daftar arsip yang akan dimusnahkan19_;

e. pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan

f. pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi arsip musnah dan tidak dapat direkonstruksi.



Prosedur pemusnahan arsip bagi arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun berlaku ketentuan sebagai berikut:

17_{Penyeleksian arsip adalah kegiatan penilaian untuk memastikan bahwa arsip yang diusulkan musnah tidak} memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

18_{Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip tercantum dalam lampiran pedoman.} 19_{Contoh Daftar Arsip Yang Dimusnahkan tercantum dalam lampiran pedoman.}

(21)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

21

-a. pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip;

b. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh Arsiparis di unit kearsipan; c. penilaian dan pertimbangan oleh Panitia Pemusnahan;

d. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

e. penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan pencipta arsip;

f. pelaksanaaan pemusnahan oleh Arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan;

g. pelaksanaan pemusnahan oleh Arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan;

h. pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan

i. pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi arsip musnah dan tidak dapat direkonstruksi.



Pencipta arsip wajib menyimpan arsip yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip sebagai arsip vital yang meliputi:

a. keputusan Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip20;

b. notulen rapat Panitia Pemusnahan Arsip pada saat melakukan penilaian21;

c. usulan dari Panitia Pemusnahan Arsip kepada Pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;

d. surat keputusan pimpinan pencipta arsip tentang Penetapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip22; e. berita acara pemusnahan arsip; dan

f. daftar arsip yang dimusnahkan.

 Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.  Panita Pemusnahan bertugas untuk melakukan penilaian dan pemusnahan arsip.  Panitia pemusnahan arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:

a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;

b. pimpinan unit pengolah yang memiliki arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota; c. Arsiparis sebagai anggota; dan

d. pimpinan lembaga terkait dengan substansi arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota.  Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara.  Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)

tahun ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara.

 Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara berdasarkan hasil penilaian Panitia Pemusnahan Arsip.

 Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI.

 Pelaksanaan pemusnahan menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan lembaga negara.

IV.3. Penyerahan Arsip Statis

 Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang:

a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau

c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

20_{Surat Keputusan Rektor tentang personil.}

21_{Notulen hasil rapat dan hasil penilaian arsip usul musnah ditandatangani ketua dan anggota.} 22_{Surat keputusan Rektor tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan.}

(22)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

22

-Gambar 23

Penyusutan Arsip Negara

 Penyerahan arsip statis wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan atau BUMD dan perusahaan kepada lembaga kearsipan.

 Penyerahan arsip statis menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.

 Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip ke lembaga kearsipan harus autentik, reliabel, utuh, dan dapat digunakan.

 Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik dan reliabel maka pencipta arsip wajib melakukan autentikasi23.

 Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:

a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah24 oleh Arsiparis di unit kearsipan;

b. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;

c. verifikasi25_{oleh lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;}

d. persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;

e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip atau pimpinan perusahaan; dan

f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip atau pimpinan perusahaan kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara26 dan daftar arsip yang akan diserahkan27.

23_{Autentikasi arsip statis adalah pernyataan terhadap autentisitas arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan} setelah dilakukan proses pengujian.

24_{Contoh Daftar Arsip Usul Serah tercantum dalam lampiran pedoman.}

25_{Verifikasi secara langsung adalah verfikasi terhadap arsip statis yang tercantum didalam JRA yang berketerangan} dipermanenkan. Verifikasi secara tidak langsung adalah verifikasi terhadap arsip yang belum tercantum dalam JRA tetapi memiliki nilai guna kesejarahan dengan didukung bukti-bukti berdasarkan ketentuan perundang-undangan. 26_{Contoh Berita Acara Serah Terima Arsip Statis tercantum dalam lampiran pedoman, yang termasuk arsip statis} diantaranya peraturan/ijin/akreditasi/pendirian fakultas/ prodi yang sudah tidak berlaku atau ganti nama, buku induk mahasiswa, alumni, kurikulum yang sudah tidak berlaku, penelitian, laporan tahun, rencana tahunan , mahasiswa asing, lihat di JRA yang berstatus permanen.

(23)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

23

- Prosedur dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media arsip yang diserahkan.

 Arsip statis lembaga negara di pusat dan di daerah wajib diserahkan kepada ANRI.  Penyerahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan pertimbangan:

a. keamanan dan keselamatan arsip statis; b. aksesibilitas arsip statis; dan

c. kearifan lokal.

 Penyerahan arsip statis lembaga negara di daerah kepada ANRI dilaksanakan oleh pimpinan lembaga negara di daerah.

 Dalam rangka penyelamatan arsip statis ANRI dapat membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip ANRI di daerah.

Jabatan Fungsional Arsiparis sejak tahun 2017 menggunakan SKP, untuk aneka contoh bukti pekerjaan sebagai arsiparis dapat melihat Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2016, Perka ANRI Nomor 4 Tahun 2017 dan Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2017.

====================

(24)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

24

-Kamus :

1. Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis (SKHKA) adalah persyaratan mutu dari setiap kegiatan kearsipan, yang harus dipenuhi oleh Arsiparis untuk mendapatkan penilaian kinerja dari Pejabat Penilai Kinerja dan Tim Penilai Kinerja Arsiparis.

2. Pejabat Penilai Kinerja adalah pejabat yang berkedudukan sebagai atasan langsung Arsiparis yang mempunyai kewenangan melaksanakan penilaian kinerja Arsiparis.

3. Tim Penilai Kinerja Arsiparis adalah Tim Penilai Kinerja Instansi Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis dan Tim Penilai Kinerja Instansi yang dibentuk dan ditetapkan oleh pimpinan instansi pembina jabatan fungsional Arsiparis atau pejabat yang berwenang dan ditetapkan oleh pejabat Pembina kepegawaian pusat/daerah yang bertugas menjamin objektivitas penilaian oleh pejabat penilai prestasi kinerja dan memberikan pertimbangan terhadap usulan kenaikan pangkat dan/atau jabatan fungsional Arsiparis.

4. Sasaran Kerja Pegawai selanjutnya disingkat SKP adalah salah satu unsur di dalam penilaian prestasi kerja PNS sesuai dengan rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh arsiparis, minimal yang dilakukan selama satu bulan kerja.

5. Nilai Kualitas adalah nilai prestasi yang diperoleh Arsiparis terhadap kualitas hasil kerja kearsipan.

6. Tugas Pokok Arsiparis adalah tugas yang dilakukan Arsiparis dalam melaksanakan kegiatan kearsipan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi satuan unit kerjanya, yang meliputi : pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, dan pengolahan serta penyajian arsip menjadi informasi.

7. Tugas Tambahan arsiparis adalah tugas yang dilakukan oleh Arsiparis dalam melaksanakan kegiatan kearsipan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi satuan unit kerja lain.

8. Kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip yang dilakukan terhadap arsip baik arsip dinamis aktif, dinamis inaktif dan arsip vital secara efisien, efektif, dan sistematis.

9. Kegiatan Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

10.Kegiatan Pembinaan Kearsipan adalah kegiatan untuk memberikan pengarahan, penguatan, dan pemberdayaan kepada pencipta arsip, lembaga kearsipan dan sumber daya manusia kearsipan, serta pemangku kepentingan lainnya, berkenaan dengan arsip guna mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan secara efektif dan optimal.

11.Kegiatan Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi adalah proses pengolahan arsip yang dimulai dari pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, pengolahan arsip statis sampai menjadi suatu informasi kearsipan untuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). 12.Rincian Bukti Kerja Arsiparis adalah kelengkapan bukti pendukung kegiatan kearsipan yang

(25)

©Anita Trikusumawati & Wawat Setiawati

Page -

25

-Daftar Pustaka :

1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

(lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembar Negara

Nomor 4843);

2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembar

Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 4846;)

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembar Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor

14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembar Negara Republik Indonesia

Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor

43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembar Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor

152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48

Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Dan Angka Kreditnya;

7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13

Tahun 2016 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis;

8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 Tentang Standar

Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis;

9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 Tentang

Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis;

10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017 Tentang

Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis;

11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2017 Tentang

Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip;

12. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 60 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan

Arsip di Lingkungan Universitas Padjadjaran;

13. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 2 Tahun 2015 Tentang Pola Klasifikasi

Arsip Fasilitatif;

14. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 3 Tahun 2015 Tentang Pola Klasifikasi

Arsip Subtantif;

15. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Pedoman

Penyusutan Arsip Pada Unit Kerja Universitas Padjadjaran;

16. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 5 Tahun 2015 Tentang Petunjuk

Pelaksana Pembinaan Kearsipan Universitas Padjadjaran;

17. Peratun Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 16 Tahun 2016 Tentang Jadual Retensi

Arsip;

(26)

Page -

26 -Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip;

19. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Nomor 3 Tahun 2017 Tentang Penilaian

Kinerja Jabatan Fungsional Arsiparis.

(1)

Page -

21

-a. pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip;

b. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh Arsiparis di unit kearsipan;

c. penilaian dan pertimbangan oleh Panitia Pemusnahan;

d. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

e. penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan pencipta arsip;

f. pelaksanaaan pemusnahan oleh Arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan;

g. pelaksanaan pemusnahan oleh Arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan;

h. pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan

i. pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi arsip musnah dan tidak dapat

direkonstruksi.



Pencipta arsip wajib menyimpan arsip yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip

sebagai arsip vital yang meliputi:

a. keputusan Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip20;

b. notulen rapat Panitia Pemusnahan Arsip pada saat melakukan penilaian21;

c. usulan dari Panitia Pemusnahan Arsip kepada Pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa

arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;

d. surat keputusan pimpinan pencipta arsip tentang Penetapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip22;

e. berita acara pemusnahan arsip; dan

f. daftar arsip yang dimusnahkan.

 Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.

 Panita Pemusnahan bertugas untuk melakukan penilaian dan pemusnahan arsip.

 Panitia pemusnahan arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:

a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;

b. pimpinan unit pengolah yang memiliki arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota;

c. Arsiparis sebagai anggota; dan

d. pimpinan lembaga terkait dengan substansi arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota.

 Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara.

 Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara.

 Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI.

 Pelaksanaan pemusnahan menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan lembaga negara.

IV.3. Penyerahan Arsip Statis

 Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang:

a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau

c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

20_{Surat Keputusan Rektor tentang personil.}

21_{Notulen hasil rapat dan hasil penilaian arsip usul musnah ditandatangani ketua dan anggota.}

(2)

Page -

22

-Gambar 23

Penyusutan Arsip Negara

 Penyerahan arsip statis wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan

tinggi negeri, BUMN dan atau BUMD dan perusahaan kepada lembaga kearsipan.