PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP Gambar 8

©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page - 10 - Gambar 7 Penyimpanan Arsip

III. PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP Gambar 8

Pemeliharaan Arsip Negara 7 III.1. Penggunaan 7 Arsip negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan yang sebagian atau seluruhnya dibiayai uang negara dan diperlakukan sebagai arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. ©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page - 11 -  Penggunaan arsip 8 dinamis diperuntukan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat. Gambar 9 Penggunaan Arsip Dinamis  Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.  Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan dan autentisitas arsip aktif.  Pimpinan unit kearsipan atas nama pimpinan pencipta arsip bertanggung jawab terhadap ketersediaan arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal pencipta arsip dan kepentingan publik, serta penggunaan informasi arsip dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.  Penyediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis menjadi tanggung jawab kepala unit pengolah untuk arsip dinamis aktif dan kepala unit kearsipan untuk arsip dinamis inaktif dan dilaksanakan oleh Arsiparis.  Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. 8 Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan penggun a yang berhak ©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page - 12 - Gambar 10 Daftar Arsip Dinamis Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Gambar 11 Contoh Pengisian Daftar Klasifikasi Dan Akses Arsip Dinamis  Mekanisme penggunaan arsip dan informasi arsip dinamis oleh pengguna dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. III.2. Pemeliharaan  Pemeliharaan arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital dilaksanakan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip yang dikelolanya. ©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page - 13 -  Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program arsip vital 9 dan menjadi tanggung jawab pencipta arsip.  Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.  Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan.  Pemeliharaan arsip dilakukan dengan kegiatan pemberkasan 10 , penataan dan penyimpanan. III.2.1. Pemberkasan dan Penataan  Arsip yang sudah diregistrasi dan didistribusikan harus dilakukan pemberkasan sebagai arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip. Gambar 13 Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif Dengan Map Gantung 9 Yang dimaksud program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip vital pencipta arsip seperti pendirian universitasfakultasprodiasetakreditasiperaturanhaki yang masih berlaku. 10 Pemberkasan adalah penempatan naskahdokumen ke dalam suatu himpunan, tersusun sistematis dan logis sesuai dengan kegiatan pokoknya, menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi atau kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Berkas disimpan sesuai klasifikasi arsip dan nomor urut Tab penunjuk klasifikasi arsip Map gantung berisi berkas Berkas terdiri item arsip dinamis aktif ©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page - 14 - Gambar 14 Lokasi Simpan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif  Pemberkasan arsip aktif pada unit pengolah menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif.  Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.  Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan daftar arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan dilaksanakan oleh Arsiparis.  Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan dalam rangka penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional SIKN dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN.  Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan berdasarkan asas asal usul 11 dan asas aturan asli 12 .  Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dimaksudkan untuk memudahkan penemuan kembali, dilaksanakan melalui kegiatan: a. Pengaturan fisik arsip; b. pengolahan informasi arsip; c. penyusunan daftar arsip inaktif  Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan dan dilaksanakan oleh Arsiparis.  Daftar arsip inaktif disampaikan kepada unit kearsipan dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN.  Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN danatau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 dua kategori, yaitu arsip terjaga 13 dan arsip umum. 11 Asas asal usul adalah asas yang dilakukan menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsipprovenance, tidak dicampur dengan arsip dari pencipta lainnya, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. 12 Asas aturan asli adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan peraturan aslinyaoriginal order atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiataan pencipta arsip. Lokasi Simpan Arsip -LemariFilling Cabinet diberi nomor -Laci di Filling Cabinet diberi nomor -Map gantung diberi kode klasifikasi dan nomor urut bila ada lebih dari 1 map gantung dengan kode klasifikasi yang sama -Berkas diberi klasifikasi arsip dan nomor -Item Arsip isi berkas diberi klasifikasi dan nomor arsip ©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page - 15 -  Daftar arsip dinamis meliputi daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif. III.2.2. Penyimpanan  Arsip aktif dan inaktif yang sudah dibuatkan daftar arsip harus disimpan pada prasarana dan sarana sesuai standar penyimpanan arsip dinamis.  Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan dilaksanakan oleh arsiparis.  Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan dan dilaksanakan oleh Arsiparis.  Penyimpanan arsip aktif dan inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan keutuhan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA.  Dalam rangka penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan alih media arsip 14 .  Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.  Pencipta arsip membuat kebijakan alih media arsip meliputi memfotocopy, konversi, dan migrasi.  Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan: a. kondisi arsip; dan b. nilai informasi 15 .  Arsip yang dialih mediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.  Alih media arsip dilegalisasi dengan autentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu 16 yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media.  Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip.  Pimpinan unit pengolah melaporkan pelaksanaan alih media arsip aktif kepada pimpinan unit kearsipan.  Pimpinan unit kearsipan melaporkan pelaksanaan alih media arsip aktif dan arsip inaktif kepada pimpinan pencipta arsip.  Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. 13 Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan , keamanan dan keselamatannya seperti di Peraturan Kepala ANRI Nomer 41 Tahun 2015. 14 Alih media arsip diatur dalam PP Nomor 28 Tahun 2012, Pasal 48 dan 49. 15 Kondisi fisik dan nilai informasi adalah bahwa dalam melaksanakan alih media arsip perlu dilakukan seleksi arsip 16 Memberikan tanda tertentu adalah memberikan paraf atau tanda tangan secara manual atau elektronik terhadap arsip hasil alih media. ©Anita Trikusumawati Wawat Setiawati Page - 16 - Gambar 15 Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Ordner Gambar 16 Penyimpanan Arsip Berbentuk Buku Atau Berjilid

IV. PENYUSUTAN ARSIP