PD II, 2.
Yang bertanggung jawab terhadap kas dan pembayaran gaji dosen pegawai adalah kasubag keuangan,
3. Yang bertanggung jawab terhadap seluruh kwitansi, faktur,
penandatanganan kwitansi dan faktur adalah PUMC, 4.
Yang bertanggung jawab untuk mencatat seluruh transaksi selama satu periode tertentu di buku besar adalah bagian pembukuan.
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi
USU 1. Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan
keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem
terkomputerisasi. Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU secara
lebih rinci meliputi : a.
Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor, b.
Pihak Fakultas mengirimkan rencana Anggaran ke Biro Rektor, c.
Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana Anggaran tersebut, d.
Pihak biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan sebelumnya,
e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang cek,
f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima
Universitas Sumatera Utara
dari birek, g.
Cekdana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas Bagian Keuangan Fakultas untuk membiayai semua kebutuhan kegiatan operasional
Fakultas, h.
Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cekdana tersebut, i.
Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan
kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban fakultas.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke
Biro Rektor. Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas
Ekonomi USU adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan dan pembiayaan fakultas dalam suatu periode
tertentu.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Sumber Data: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Setelah disetujui
Pembukuan
Realisasi Anggaran
Biro Rektor USU
Biro Rektor USU
Fakultas Mengajukan
Rencana Mengirimkan Cek
Mencatat di Buku Besar
Fakultas Ekonomi USU
Melampirkan Bukti
Penerimaan
Pengelolaan Dana Oleh
Fakultas
Setoran SPP
Mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan,
penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran
kas pada FE USU. Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh
Fakultas Ekonomi USU meliputi: a.
Menerima berkaskwitansi tagihan pembayaran, b.
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang, c.
Membuat bukti pengeluaran kascek dan mencetaknya, d.
Memarafmeminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kascek,
e. Meminta pengesahan pejabat Pudek II yang berhak menyetujui
pembayaran di bukti pengeluaran kasbank, f.
Membentuk pembayaran melalui bank dibuatkan cekgiro, g.
Menandatanganimeminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cekgiro,
h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah
pengeluaran, i.
Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke Birek USU.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU terdiri atas:
1. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar
2. Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen
Universitas Sumatera Utara
sebagai tanda bukti pembayaran, 3.
Surat Perintah Pencairan Dana SP2D yang diterbitkan oleh bendahara pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan,
4. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran
dilakukan melalui transfer antar bank, 5.
Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas
kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas, 6.
Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang
berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu, 7.
Bukti pembayaran pajak PPh Pasal 21 dan 22.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.2 Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Sumber Data: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Mencatat pengeluaran di
Buku Besar Menerima berkas
tagihan pembayaran Melampirkan dokumen
pendukung pengeluaran uang
Membuat bukti pengeluaran kas
Memarafmeminta tanda tangan
pengesahan Untuk
pembayaran melalui Bank
dibuatkan Meminta pengesahan
pejabat Pudek II yang berhak menyetujui
pembayaran
Membuat Laporan Realisassi Anggaran
Universitas Sumatera Utara
E. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi
